Nr 3: Szanse i wyzwania pracy zdalnej
S k u t k i p a n d e m i i z n a c z ą c o z m i e n i a j ą w a r u n k i f u n k c j o n o w a n i a
b i z n e s u , z m u s z a j ą c p r z e d s i ę b i o r c ó w d o w d r a ż a n i a s t r a t e g i i p o m o c n y c h
w a d a p t a c j i d o n o w e j s y t u a c j i . N a r z ę d z i e m u ł a t w i a j ą c y m z a r z ą d z a n i e
k r y z y s o w e i z a c h o w a n i e c i ą g ł o ś c i b i z n e s u j e s t p r a c a z d a l n a . W t r z e c i m
n u m e r z e b r o s z u r y O b s e r w a t o r i u m p r z e d s i ę b i o r c o m w y j a ś n i a m y , c z y m j e s t
p r a c a z d a l n a w ś w i e t l e o b o w i ą z u j ą c y c h p r z e p i s ó w ( s . 2 - 3 ) o r a z p o k a z u j e m y
s z a n s e i w y z w a n i a , z j a k i m i m i e r z ą s i ę f i r m y w d r a ż a j ą c e p r a c ę z d a l n ą w e
w ł a s n y c h s t r u k t u r a c h ( s . 4 - 9 ) .
Co to jest praca zdalna?
P O R A D N I K
Telepraca jest wymieniana w Kodeksie pracy, wykonuje się ją regularnie poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (np. praca wykonywana na komputerze i przekazywana pracodawcy pocztą e-mail).
Praca zdalna to szersze pojęcie – może się odbywać w domu (lub innym wybranym miejscu) także bez użycia środków komunikacji elektronicznej (np. analiza papierowych dokumentów, sporządzanie odręcznych opinii etc. i przekazywanie efektów pracodawcy w uzgodniony sposób).
Uznanie danego przypadku pracy „na odległość” za telepracę niesie za sobą
konsekwencje – pracodawca ma wówczas obowiązek podpisania aneksu do umowy o pracę oraz wyposażenia pracownika w stosowny sprzęt.
Inaczej przebiega wykonywanie pracy zdalnej i telepracy przez freelancerów – ci zwykle zakładają własną działalność gospodarczą i realizują zlecenia dla różnych
podmiotów bez oczekiwania zapewnienia potrzebnego sprzętu przez zleceniodawcę.
Więcej info: Koronawirus w Polsce. Praca zdalna. Dla kogo? Kto o niej decyduje? Ile wynosi wynagrodzenie? Poradnik; Praca zdalna. Na czym polega wykonywanie pracy zdalnej. Gdzie szukać oferty pracy zdalnej
Praca zdalna a telepraca
Praca zdalna rozumiana jako wykonywanie zadań służbowych w domu w sposób nieregularny nie jest właściwie definiowana w
Kodeksie pracy. W myśl tego podejścia pracownik wykonuje po prostu
swoje zadania w domu tak, jak wykonywałby je w siedzibie firmy i tak jest również traktowany przez przepisy - ciążą na nim te sama prawa i obowiązki bez względu na to, w jakim miejscu świadczy akurat pracę.
Więcej info: Praca zdalna. Na czym polega wykonywanie pracy zdalnej.
Gdzie szukać oferty pracy zdalnej
W jakim zakresie polscy przedsiębiorcy wdrażają pracę zdalną?
F I R M K O R Z Y S T A Ł O Z R O Z W I Ą Z A Ń P R A C Y Z D A L N E J
9 7 %
F I R M Z A D E K L A R O W A Ł O , Ż E P R A C A Z D A L N A D O T Y C Z Y Ł A P O N A D 6 0 % Z A T R U D N I O N Y C H
6 3 %
6 5 % 2 2 %
F I R M U Z N A Ł O P R Z E J Ś C I E N A P R A C Ę Z D A L N Ą Z A Ł A T W E
Z A D A N I E
F I R M U Z N A Ł O , Ż E P R Z E J Ś C I E N A P R A C Ę Z D A L N Ą N I E B Y Ł O Ł A T W Y M Z A D A N I E M
Praca zdalna w świetle Tarczy antykryzysowej 4.0
W rozumieniu nowej specustawy praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków służbowych poza miejscem, gdzie robi się to zazwyczaj, na polecenie pracodawcy i w celu przeciwdziałania COVID-19.
Ustawa uzupełnia dotychczasowe przepisy, m.in. o następujące zapisy:
- Główny Inspektor Sanitarny lub wojewódzki inspektor sanitarny mogą nakładać na pracodawców obowiązek „podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz żądać od nich informacji w tym zakresie”, - pracodawcy zyskali możliwość prewencyjnego kierowania pracowników na przymusową pracę zdalną.
Więcej info: Praca zdalna – co musisz wiedzieć o home office w czasie epidemii koronawirusa
Przez home office do Internetu?
Praca zdalna jako element transformacji biznesu
Część mediów internetowych przedstawia sytuację związaną z pandemią nie jako kryzys, ale jako czas zmian o niespotykanej dotąd dynamice. Przedsiębiorcy stoją dziś
przed ogromem szans, ale i nie mniejszą pulą wyzwań. A działać trzeba sprawnie, szybko i skutecznie.
Z takiej perspektywy realizacja pracy zdalnej jawi się jako norma w obrębie szeroko zakrojonej transformacji biznesu. W ciągu trwania pandemicznej izolacji masowo wykorzystywanymi rozwiązaniami stały się również m.in. wideokonferencje, e- commerce, cyfrowa reklama, media online, rozwiązania chmurowe, e-learning, e-usługi – słowem: narzędzia „przenoszące” biznes (lub jego część) do sieci.
Korzyści z realizacji pracy zdalnej
Z P E R S P E K T Y W Y P R A C O D A W C Y
Między innymi w zakresie utrzymania powierzchni lokalowej (mniej pracowników w budynku firmy – niższe koszty eksploatacyjne i szansa wynajęcia mniejszej przestrzeni do pracy), w zakresie transportu osób.
Pierwsze wyniki badań skutków obecnej pandemii donoszą, że w trybie zdalnym osoby zatrudnione pracują więcej i bardziej efektywnie, łatwiej jest im zbudować atmosferę sprzyjającą skupieniu we własnych domach niż w grupie w miejscu pracy (mniej przemieszczania się, załatwianie spraw w konkretnych wiadomościach mailowych, oszczędność czasu na dojazdy etc.).
DUŻA ELASTYCZNOŚĆ W ZARZĄDZANIU CZASEM PRACY
Na tej podstawie – wypracowania lepszych, skuteczniejszych rozwiązań.
Weryfikacji ulegają zasoby ludzkie – nierzadko zostają wyeksponowane wcześniej niezauważalne cechy pracowników.
Dla firm, które dotychczas nie praktykowały pracy zdalnej – efekt świeżości, dla tych, w których już wcześniej część pracowników działała zdalnie – szansa na wypracowanie większego porozumienia wewnątrz organizacji.
Ludzie kreatywni mają częstą tendencję do tworzenia rozwiązań nietuzinkowych w sytuacji dużego komfortu i spokoju, które zwykle łatwiej jest znaleźć w domu niż w hałaśliwym biurze. Obecna sytuacja może się okazać idealnym momentem na rozpoczęcie pracy nad nowym projektem lub trudnym problemem – zwłaszcza, że pierwszym etapem pracy nad nowym wyzwaniem zwykle jest proces researchu i
planowania.
Dlaczego firma z Poznania ma szukać pracowników tylko w okolicy, skoro zdalnie może zatrudnić ludzi z innych regionów?
OBNIŻENIE KOSZTÓW FUNKCJONOWANIA BIZNESU
WZROST EFEKTYWNOŚCI I JAKOŚCI PRACY, A ZARAZEM ODPOWIEDZIALNOŚCI I SATYSFAKCJI
OKAZJA DO INWENTARYZACJI DOTYCHCZASOWYCH SCHEMATÓW DZIAŁANIA ZESPOŁÓW I ORGANIZACJI
POSZERZENIE PERSPEKTYWY
CZAS NA KREATYWNOŚĆ
MOŻLIWOŚĆ ZAANGAŻOWANIA W PRACĘ OSÓB, KTÓRE Z RÓŻNYCH WZGLĘDÓW NIE MOGŁYBY
PRACOWAĆ W OKREŚLONYM MIEJSCU LUB CZASIE
Wyzwania związane z pracą zdalną
Z P E R S P E K T Y W Y P R A C O D A W C Y
JAK SPROSTAĆ WYZWANIOM?
WYZWANIA
Przesunięcie środków dotychczas przeznaczonych np. na utrzymanie infrastruktury do pracy.
SPROSTANIE WYSOKIM KOSZTOM PRZY URUCHAMIANIU PRACY ZDALNEJ
Uruchomienie pracy zdalnej dla znaczącej liczby pracowników (komputery, modemy, telefony, koszty połączeń, zabezpieczenia przesyłanych danych) wymaga dużych nakładów finansowych.
Odpowiednie rozlokowanie zasobów, szczególnie wśród osób, których obowiązki zniknęły wraz z przeniesieniem pracy "do domu" lub związanych z oddziałami firmy, których działania wyhamowały na czas epidemii.
ODPOWIEDNIE ROZLOKOWANIE ZASOBÓW
ZAPEWNIENIE PŁYNNOŚCI DZIAŁAŃ
Zapewnienie płynności działań, wiążące się z reorganizacją wcześniejszych procesów i sposobu funkcjonowania zespołu.
Bieżące przeplanowywanie działań, reagowanie na zmieniającą się sytuację. Ogrom pracy wykonanej w tym momencie może w przyszłości zaprocentować, jak nigdy dotąd.
Zarządzanie pracownikami w kryzysowych warunkach to sprawdzian z przywództwa – ważne, by członkowie zespołu mogli czerpać dobry przykład z postawy przełożonych, regularnie raportujących postępy, dzielących się zrealizowanymi zadaniami. Więcej info: Praca zdalna dla tych, którzy nie umieją w pracę zdalną
Motywowanie pracowników, dbanie o kondycję psychiczną członków zespołu.
MOTYWOWANIE PRACOWNIKÓW
Zadowolony pracownik to lepszy pracownik. Według raportu „Praca zdalna – jestem na TAK!”, opracowanego przez Kantar Public na zlecenie startupu Crossover, 57%
pracowników na naszym rynku chciałoby pracować zdalnie, a 81% decydować przy okazji o czasie swojej pracy. Spełnienie tych oczekiwań przekłada się na komfort psychiczny, a tym samym podwyższeie efektywności pracy.
JAK SPROSTAĆ WYZWANIU?
WYZWANIA
Work-life balance w pracy zdalnej.
Długoterminowo brak efektu “czystej ekspozycji” może stanowić dodatkową trudność dla kadry zarządzającej:
w ramach pracy zdalnej trudno zaobserwować pewne zachowania pracownika, co może utrudniać np. decyzje o awansie.
WZMOCNIENIE OSŁABIONYCH WIĘZI MIĘDZYLUDZKICH, REINTEGRACJA ZESPOŁU
Warto zamienić spotkania "weekly" na
"online daily". Codzienne krótkie podsumowania
dokonywane przez każdego członka zespołu: co zrobiłem wczoraj, co zrobię dzisiaj, jakie mam problemy?
Warto wprowadzić spotkania "poza pracą" – czyli takie, które w standardowych warunkach byłyby wspólnym wyjściem na piwo czy kolację, jak np. popularne w Danii “Friday bars” i wirtualne spotkanie z członkami zespołu w mniej formalnych okolicznościach. Dzięki temu zyskujemy przestrzeń na żarty, wymianę prywatnych przemyśleń i mamy szansę wpływać pozytywnie na motywację i poczucie przynależności do zespołu.
Spotkania tylko video – nie tylko motywują do rezygnacji z pracy w piżamie, ale pozwalają lepiej zastąpić relacje face to face w biurze.
W biurze pracownik wpada w rytm pracy wyznaczony przez firmę, w domu – znajdzie mnóstwo powodów, by pracę odwlekać.
KONIECZNOŚĆ NABYCIA PRZEZ PRACOWNIKÓW
UMIEJĘTNOŚCI SAMOORGANIZACJI, ODDZIELENIA SPRAW SŁUŻBOWYCH OD PRYWATNYCH
Zapewnienie efektywności zdalnego zespołu i wdrożenie sposobów “kontroli jakości pracy”.
REALIZACJA MONITORINGU I NADZORU PRACY Z perspektywy większości managerów śledzenie każdej minuty pracy pracowników zwyczajnie nie jest możliwe.
Warto przejść z trybu "widzę jak ludzie pracują" na "widzę efekty ich pracy".
Wybranie i wdrożenie nowych narzędzi, które pozwolą na zapewnienie dostępu do danych, kontrolę jakości pracy, sprawniejszą komunikację czy raportowanie.
WYBRANIE I WDROŻENIE NOWYCH NARZĘDZI Wdrożenie odpowiednich narzędzi, jak np.
komunikatory Slack, Google Hangouts czy Skype, jest stosunkowo proste. Większym wyzwaniem może
być reorganizacja sposobu, w jaki działamy, np. jak często organizować spotkania online? Jakich technik
integracyjnych używać?
cd. Wyzwania związane z pracą zdalną
Problemy z pracą zdalną
Z P E R S P E K T Y W Y P R A C O W N I K Ó W
O problemy z pracą zdalną zapytano 1240 pracowników z różnych branż w ramach
badania pt. „Które obszary w firmach są kluczowe dla efektywności pracy zdalnej”. Jak wynika z raportu opracowanego przez psychologów z Instytutu Gaussa na podstawie badań
Hinter.ai, zdaniem pracowników w realizacji pracy zdalnej najwięcej usprawnień wymaga organizacja pracy (163), a także dostępność sprzętu (156) i jakość łączy oraz oprogramowania (105).
KTÓRE OBSZARY W FIRMACH SĄ KLUCZOWE DLA EFEKTYWNOŚCI PRACY ZDALNEJ??
Źródło: raport pt. „Które obszary w firmach są kluczowe dla efektywności pracy zdalnej”
,
0 50 100 150 200
Organizacja pracy Sprzęt Łącza/sieć Programy komputerowe Informowanie/przepływ informacji Spotkanie (organizacjia, przebieg, itd.) Inne Standaryzacja komunikacji Zwiększenie proporcji pracy zdalnej/zasoby Dofinansowanie (łącza, prąd, itd) Szkolenie Potrzeba kontaktu bliższego CO DLA PRACOWNIKÓW W PRAKTYCE
OZNACZAŁA LEPSZA ORGANIZACJA PRACY?
Wprowadzenie elastycznych godzin pracy, organizowanie przez przełożonych
cotygodniowych spotkań, lepsze wykorzystanie programów do pracy z zadaniami, ale również doskonalenie technicznych możliwości (m.in.
udostępnienie podpisu elektronicznego czy przejście na elektroniczny obieg dokumentów).
ANALIZA TREŚCIOWA ZGŁASZANYCH PRZEZ PRACOWNIKÓW USPRAWNIEŃ W ZAKRESIE PRACY ZDALNEJ
JAK WSPOMÓC PRACOWNIKA?
TRUDNOŚCI/KOSZTY PRACOWNIKA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PRACY ZDALNEJ
Dodatki dla pracowników na pokrycie kosztów eksploatacji pomieszczeń, dostarczenie łącza internetowego.
Trudności z osiągnięciem work-life balance, którego brak może znacząco wpływać na samopoczucie, a także efektywność pracownika. Zorganizowanie służbowej przestrzeni i stałych godzin pracy w domu może się okazać trudne dla wszystkich, którzy mają niewielkie mieszkania, małe dzieci lub inne osoby zależne pod opieką na czas pandemii. Podatność na
„rozpraszacze” lub trudności z wykonywaniem pracy o stałych godzinach mogą jednak dotyczyć wszystkich.
TRUDNOŚCI Z OSIĄGNIĘCIEM WORK-LIFE BALANCE
Organizacja benefitów pracowniczych „na odległość” – np.
dopłata do opieki nad dzieckiem lub zorganizowanie opieki na czas pracy, pozytywne formy kontroli (np. stałe meldunki w godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy), umożliwienie pracownikom wykonywania części obowiązków w siedzibie firmy (np. wybrane dni w tygodniu), szkolenia i warsztaty z zarządzania czasem.
Nawet jeśli dostarczymy pracownikowi służbowy sprzęt komputerowy, w trybie pracy zdalnej to on będzie odpowiedzialny za opłacenie wykorzystanego prądu, dobrego łącza internetowego etc.
KOSZTY FINANSOWE ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PRACY W DOMU
Z dużym prawdopodobieństwem można podejrzewać, że wejście w tryb pracy zdalnej nie będzie łatwe np. dla pracownika, który przez wiele lat był związany z kulturą organizacyjną firmy i jej rytuałami. Może być trudne też dla osób mało biegłych w poruszaniu się po Internecie.
ZRÓŻNICOWANE KOMPETENCJE I MOŻLIWOŚCI PRZESTAWIENIA SIĘ NA PRACĘ ZDALNĄ W RÓŻNYCH GRUPACH PRACOWNIKÓW
Indywidualne sondowanie trudności i potrzeb, udzielenie odpowiedniego wsparcia szkoleniowego i psychologicznego.
Praca zdalna jest ok, ale…
Z P E R S P E K T Y W Y P R A C O W N I K Ó W
W świetle przytoczonych korzyści zdalne wykonywanie obowiązków służbowych wydaje się korzystne zarówno dla pracowników, jak i dla firm. Jak się okazuje, praca zdalna może jednak obciążać pracownika kosztami finansowymi, społecznymi oraz
emocjonalnymi. Najcenniejszą wartością dla pracodawcy obok kapitału ekonomicznego jest kapitał ludzki – warto o tym pamiętać, gdy planuje się wdrożyć nowe formy organizacji pracy.
JAK WSPOMÓC PRACOWNIKA?
TRUDNOŚCI/KOSZTY PRACOWNIKA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PRACY ZDALNEJ
Łatwość weryfikacji efektywności pracy
zdalnej może generować niepotrzebny stres wśród
pracowników i poczucie, że powinni się „pilnować” bardziej, niż zwykle.
NASTAWIENIE PRACODAWCY NA EFEKTY A PRESJA WYNISZCZAJĄCA PRACOWNIKA
Zapewnienie pracownikom poczucia komfortu, że są traktowani tak, jak wcześniej, pracodawca ma do nich zaufanie.
cd. Praca zdalna jest ok, ale…
Zatomizowany pracownik ma mniejsze szanse w forsowaniu korzystnych dla siebie rozwiązań, a zespół pracowników, który się fizycznie nie spotyka, nie będzie w stanie się łatwo
zorganizować i dociekać swoich praw. Brak kontaktu pracowników może też powodować rozłam w zespołach, wyobcowanie niektórych (np. mimowolne wykluczenie pracownika przez innych, którzy pozostają ze sobą w częstym kontakcie) lub w skrajnych przypadkach wszystkich członków zespołu.
ATOMIZACJA PRACOWNIKÓW, ROZPAD WIĘZI W ZESPOLE
Regularny kontakt z pracownikami, spotkania online, organizacja integracji pracowniczej w ciekawych formach online (np. gry interaktywne), spotkania bezpośrednie z zachowaniem środków ostrożności (np. w małych grupach, na świeżym powietrzu). Zapewnienie pracownikom komfortu swobodnego artykułowania potrzeb.
Przegląd ciekawych treści #1 Organizacja pracy zdalnej Praca zdalna – co musisz wiedzieć o home office w czasie epidemii koronawirusa
Praca zdalna dla tych, którzy nie umieją w pracę zdalną
“Przymusowa” praca zdalna z perspektywy managerów - wyzwania, korzyści i sposoby
Jakie wyzwania niesie praca zdalna pracowników dla pracodawcy?
Organizacja pracy z domu całego zespołu? Formalności
Ciemne strony pracy zdalnej. Rewolucja nie nadejdzie tak szybko Tylko co trzeci pracujący w domu nie skarży się na uciążliwości home office
Obserwatorium Gospodarki i Rynku Pracy Aglomeracji Poznańskiej działa przy Centrum Doradztwa Zawodowego dla Młodzieży w Poznaniu. Celem OGiRPAP jest dostarczanie informacji na temat sytuacji społeczno-gospodarczej regionu oraz kondycji lokalnego rynku pracy instytucjom zajmującym się wyznaczaniem kierunków rozwoju edukacji i gospodarki, doradcom zawodowym, a także rodzimym przedsiębiorcom.
Więcej o pracy zdalnej – przydatne linki
Autorzy: Hanna Kroczak, Dominik Zasada Koncept i skład broszury: Ewelina Szymańska zdjęcia: Canva.com Znajdziesz nas:
O tym, gdzie mogą szukać wsparcia i z jakich dokładnie form skorzystać przedsiębiorcy aglomeracji poznańskiej, pisaliśmy w pierwszym i drugim numerze broszury. Warto na bieżąco aktualizować wiedzę o pojawiające się nowe źródła informacji. Dołączyły do nich m.in. serwis oraz newsletter pt. Odporność biznesu w dobie COVID-19, dostępne na portalu marki Deloitte.
