Załącznik do Zarządzenia nr 72/2021 Rektora UEP
z dnia 7 września 2021 roku
REGULAMIN
SYSTEMU KONTROLI DOSTĘPU (KD)
W UNIWERSYTECIE EKONOMICZNYM W POZNANIU
§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. W celu usprawnienia dostępu oraz wzmocnienia kontroli wstępu do obiektów Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu (zwanego dalej „Uczelnią” lub „UEP”) i znajdujących się w nich pomieszczeń, wprowadza się obowiązek korzystania z kart dostępu, zwanych dalej "kartami".
2. Karta umożliwia użytkownikowi dostęp do pomieszczeń zgodnie z przypisanymi uprawnieniami.
3. Karta może być:
1) kartą indywidualnie przypisaną do danego pracownika i stanowić równocześnie identyfikator służbowy, który może być użytkowany wyłącznie przez osoby, którym je przydzielono;
2) kartą klucz – którą można pobrać w portierni po wypełnieniu stosownego wniosku w systemie XPRIMER lub w wyjątkowych przypadkach – po wypełnieniu wniosku papierowo na wzorze, który stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu i jest dostępny w portierni danego budynku, gdzie należy go również złożyć; karta klucz umożliwia dostęp do:
a) pomieszczenia innego niż dydaktyczne – w przypadku np. zapomnienia karty indywidualnej; pracownik portierni weryfikuje możliwość wydania karty klucz wnioskodawcy zgodnie z uprawnieniami przypisanymi w rejestrze prowadzonym przez Dział Organizacyjny;
b) pomieszczenia dydaktycznego – w przypadku np. zapomnienia karty indywidualnej przez pracownika będącego nauczycielem akademickim UEP lub w przypadku osób prowadzących zajęcia na zlecenie Uczelni;
3) kartą gościa – przygotowywaną dla osoby niebędącej pracownikiem, współpracującej z UEP w szczególności na podstawie umowy cywilnoprawnej, zgodnie z zasadami określonymi poniżej, z tym zastrzeżeniem, że osoby wykonujące czynności dydaktyczne na mocy umów zlecenia lub o dzieło z Uczelnią nie otrzymują karty gościa, tylko kartę klucz;
4) kartą master – wykorzystywaną tylko w przypadkach szczególnych i wyjątkowych (takich jak np.: zagrożenie pożarowe, przeglądy budowlane czy realizacja innych obowiązków wynikających z przepisów prawa i zawartych przez Uczelnię umów), umożliwiającą dostęp do wszystkich pomieszczeń w danym budynku; o możliwości jej udostępnienia decyduje kierownik Działu Zarządzania Infrastrukturą w przypadku budynków dydaktycznych, a w domach studenckich decyzję w sprawie możliwości udostępnienia karty master podejmuje kierownik Działu Zarządzania Domami Studenckimi;
5) legitymacją studencką lub doktorancką.
4. Do korzystania z kart uprawnione są:
1) osoby pozostające w stosunku pracy z UEP, zwane dalej ,,pracownikami”;
2) osoby będące studentami oraz doktorantami Uczelni;
3) osoby niebędące pracownikami, współpracujące z UEP w szczególności na podstawie umowy cywilnoprawnej, zwane dalej ,,współpracownikami”;
4) osoby niebędące pracownikami, przebywające czasowo na terenie Uczelni w charakterze gości lub osób wykonujących czynności służbowe w UEP w ramach posiadanych
upoważnień do realizacji obowiązków ustawowych (np. pracownicy lub funkcjonariusze służb, inspekcji straży etc.).
Osoby korzystające z kart zwane są dalej również „użytkownikami”.
5. Osoby wymienione w ust. 4 pkt 4 (zwane dalej „gośćmi”), dla których podczas pobytu na terenie Uczelni wymagane jest przygotowanie karty gościa, otrzymują taką kartę z czasowymi uprawnieniami dostępu, na wniosek kierownika, dyrektora, koordynatora lub innego pracownika jednostki odpowiedzialnej za pobyt wyżej wymienionych osób na terenie Uczelni (wniosek jest wypełniany w systemie Xprimer co najmniej na dwa dni robocze przed koniecznością wydania takiej karty). Goście potwierdzają pobranie i zdanie karty dostępu w dedykowanej książce znajdującej się w portierni każdego budynku. Kartę gościa należy zwrócić w portierni niezwłocznie po zakończeniu czynności wykonywanych na terenie Uczelni.
Pracownicy portierni mają obowiązek weryfikacji tożsamości osoby pobierającej kartę gościa i zgodności danych z otrzymanymi informacjami na podstawie wniosku. Potwierdzenie tożsamości gościa jest warunkiem wydania karty.
6. Karty indywidualne oraz legitymacje studenckie i doktoranckie zawierają elementy umożliwiające identyfikację użytkownika np.: zdjęcie twarzy, imię i nazwisko, nazwę jednostki organizacyjnej. Powyższe dane udostępnia użytkownik karty.
7. Karty mogą być wykorzystywane w innych systemach uczelnianych, na przykład w celu wypożyczenia książek w Bibliotece Głównej lub korzystania z parkingów uczelnianych.
8. Wszystkie karty są własnością Uczelni.
9. Użytkownikowi karty nie wolno jej odstępować lub użyczać innym osobom. Odstąpienie lub użyczenie karty innej osobie w przypadku posiadacza karty będącego pracownikiem może zostać uznane za ciężkie naruszenie obowiązków pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy. W razie stwierdzenia takiego przypadku, karta może zostać zatrzymana i zablokowana, a użytkownik poniesie koszty takie, jak w przypadku wydania nowej karty.
10. Za szkody spowodowane nieuprawnionym użyciem karty dostępu, powstałe do momentu zgłoszenia jej utraty, odpowiada użytkownik.
§ 2
ZASADY WYDAWANIA I ZWROTU KART SYSTEMU KONTROLI DOSTĘPU
1. Kierownik, dyrektor lub koordynator (dotyczy w szczególności koordynatorów sekretariatów instytutów) danej jednostki organizacyjnej składa elektroniczny wniosek w systemie Xprimer w celu:
1) utworzenia nowej karty i nadania uprawnień nowemu pracownikowi lub dodania dodatkowych uprawnień;
2) wydania karty gościa, karty klucz (zastępczej) lub duplikatu karty dla pracownika danej jednostki organizacyjnej, którą kieruje lub koordynuje;
3) modyfikacji uprawnień na karcie w trakcie jej użytkowania np. w kwestii modyfikacji dostępu do pomieszczeń będących w użytkowaniu przez daną jednostkę organizacyjną.
2. Karty wykorzystywane w systemie kontroli dostępu wydawane są przez:
1) Dział Spraw Pracowniczych (dalej „DSP”) na podstawie zawartej umowy o pracę – dotyczy kart indywidualnych;
2) Biuro Obsługi Studenta (dalej „BOS”) na podstawie wpisu na listę studentów – dotyczy legitymacji studenckich;
3) Biuro Szkoły Doktorskiej (dalej „BSD”) po uzyskaniu statusu doktoranta – dotyczy legitymacji doktoranckich;
4) pracowników portierni – dotyczy kart kluczy;
5) Dział Zarządzania Infrastrukturą – dotyczy kart gości i kart master.
3. Jednostki wymienione w ust. 2 powyżej prowadzą w formie elektronicznej rejestr wydanych kart.
4. Każda osoba uprawniona ma prawo do korzystania wyłącznie z jednej karty, z zastrzeżeniem § 4 ust. 4 pkt 3.
5. Okres ważności karty jest zależny od:
1) terminu zakończenia zawartej umowy o pracę;
2) terminu zakończenia uprawnienia dostępu do danego pomieszczenia studenta lub doktoranta;
3) terminu zakończenia krótkoterminowego, długoterminowego wynajmu powierzchni lub pomieszczeń;
4) realizacji incydentalnych zadań przez osoby uprawnione.
6. W momencie zakończenia terminu wskazanego w ust. 5 pkt 2-4 następuje automatyczne zablokowanie uprawnień przypisanych do karty w systemie kontroli dostępu.
7. W przypadku konieczności zablokowania karty w innym terminie, niż wskazany w ust. 5 powyżej, DSP, BOS, BSD lub DZI zgłasza ten fakt administratorowi systemu, tj. wyznaczonemu pracownikowi Centrum Informatyki, który dokonuje blokady; wyjątek stanowią domy studenckie – w tych obiektach administratorami systemu są kierownicy domów studenckich.
8. W momencie ustania umowy o pracę osoba użytkująca kartę musi ją niezwłocznie zwrócić do DSP – najpóźniej w ostatnim dniu stosunku pracy. Zwrot karty powinien zostać potwierdzony w karcie obiegowej. Karta zostanie zniszczona w sposób trwały.
9. Legitymacje studenckie należy zwracać do BOS, natomiast legitymacje doktoranckie do BSD – niezwłocznie po utracie statusu studenta lub doktoranta (w przypadku ukończenia studiów lub rezygnacji z kontynuacji nauki).
10. Posiadacz karty potwierdza przyjęcie karty oraz jest zobowiązany do stosowania zasad określonych w niniejszym Regulaminie.
§ 3
ZASADY NADAWANIA UPRAWNIEŃ W SYSTEMIE KONTROLI DOSTĘPU (KD)
1. W przypadku zmian kadrowych lub organizacyjnych, odpowiednio kierownik, dyrektor lub koordynator danej jednostki organizacyjnej wnioskuje do kanclerza o wyrażenie zgody na nowe rozmieszczenie pracowników lub doktorantów oraz o dostęp do pomieszczeń będących w dyspozycji danej jednostki, kierując wniosek w formie elektronicznej w systemie Xprimer.
2. W sprawach studenckich wniosek w systemie Xprimer wypełnia BOS na wniosek studenta (np.
w kwestii dotyczącej przyznania dostępu do pomieszczenia wykorzystywanego na potrzeby organizacji studenckiej).
3. Zmiany uprawnień są dokonywane w systemie KD przez jednostki wskazane w ust. 4 po zaakceptowaniu wniosku przez kanclerza.
4. Uprawnienia w systemie kontroli dostępu są nadawane lub modyfikowane w szczególności na wniosek osób wskazanych w ust. 1 lub 2 powyżej przez wyznaczonych pracowników:
1) Centrum Informatyki – w przypadku wydawania nowych kart;
2) Dział Zarządzania Infrastrukturą – w przypadku potrzeby każdorazowych zmian uprawnień na kartach, dotyczących zajmowanych pomieszczeń w budynkach dydaktycznych oraz innych lub dostępu do parkingów UEP;
3) Dział Zarządzania Domami Studenckimi – w przypadku pomieszczeń w domach studenckich.
5. Uprawnienia dostępu do pomieszczeń dydaktycznych nadawane są:
1) pracownikom Uczelni będącymi nauczycielami akademickimi do wszystkich pomieszczeń dydaktycznych;
2) osobom prowadzącym zajęcia na zlecenie UEP będą wydawane na portierni karty klucze wyłącznie na podstawie zgłoszonych odpowiednio wcześniej list osób uprawnionych przez merytoryczną jednostkę organizacyjną, na wniosek której osoba będzie realizowała zajęcia w Uczelni.
6. Z dostępu można korzystać tylko w zakresie pomieszczeń dydaktycznych, w których dany pracownik lub zleceniobiorca ma zaplanowane zajęcia. Nieuprawnione wejście będzie weryfikowane i wyjaśniane.
7. Uczelnia zastrzega sobie prawo do anulowania, całkowitego albo częściowego blokowania lub modyfikacji uprawnień dostępu przypisanych do poszczególnych kart.
§ 4
ZASADY KORZYSTANIA Z KART KONTROLI DOSTĘPU
1. Wszelkie problemy związane z użytkowaniem karty należy zgłaszać bezpośrednio w portierni budynku w celu uzyskania kontaktów do osób merytorycznych oraz pobrania karty zastępczej, w systemie elektronicznych zgłoszeń na stronie https://pomoc.ue.poznan.pl lub mailem na adres: helpdesk@ue.poznan.pl, natomiast w sprawie dostępu do pomieszczeń w domach studenckich – do kierownika danego domu studenckiego.
2. Użytkownicy kart dostępu są zobowiązani chronić posiadaną kartę przed zniszczeniem lub utratą. Nie wolno jej zginać ani rozwarstwiać.
3. Znalezione karty należy przesłać na adres Uczelni lub przekazać bezpośrednio pracownikom Działu Zarządzania Infrastrukturą (bud. CEUE, pok. 1.23).
4. W przypadku zniszczenia lub zagubienia karty dostępu należy:
1) niezwłocznie zgłosić ten fakt do jednostki wydającej kartę; zgłoszenie takie jednostka powinna przekazać zgodnie z zapisami ust. 1 niniejszego paragrafu, co umożliwi zablokowanie karty w systemie;
2) złożyć wniosek do jednostki wydającej kartę o wydanie duplikatu karty w systemie Xprimer, korzystając z opcji wniosku dotyczącego nowej karty kontroli dostępu gościa/karty klucz (zastępczej)/duplikatu; do czasu wydania duplikatu pracownik, student lub doktorant będzie używał zastępczej karty dostępu (karty klucz); za wyrobienie duplikatu karty należy dokonać zapłaty, o której mowa w ust. 6 poniżej;
3) w sytuacji, gdy pracownik lub współpracownik Uczelni zapomni karty, na czas pobytu w UEP przez pracownika portierni zostanie wydana do używania karta klucz; karta jest wydawana na podstawie wniosku stanowiącego załącznik do niniejszego Regulaminu; karta musi zostać zdana na portiernię, z której była pobrana, niezwłocznie po zakończeniu pracy lub zadania.
5. Pierwsza karta jest wydawana nieodpłatnie. Nieodpłatnie będą wydawane również karty, które zostały utracone lub zniszczone z przyczyn nieleżących po stronie osoby uprawnionej.
6. W przypadku zawinionej utraty lub uszkodzenia karty, za wydanie każdej kolejnej karty dla osoby uprawnionej, pobierana jest opłata administracyjna w wysokości 50,00 zł, która jest płatna na podstawie noty obciążeniowej wystawianej przez Dział Zarządzania Infrastrukturą. W tytule przelewu należy wpisać „opłata za duplikat karty dostępu”. DZI dostarcza do Kwestury kopię noty obciążeniowej w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia wystawienia. Wpłata dokonywana jest w terminie i na rachunek bankowy podany na nocie.
§ 5
ADMINISTROWANIE DANYMI OSOBOWYMI
1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez system KD jest Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu z siedzibą w Poznaniu przy al. Niepodległości 10.
2. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail rodo@ue.poznan.pl.
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu przygotowania, wydania i użytkowania kart dostępu, przez czas nadanych uprawnień oraz w celach dowodowych przez okres 1 roku.
4. Dane osobowe przetwarzane są w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora (art. 6 ust.
1 lit. f RODO). System może korzystać z danych przetwarzanych przez monitoring.
5. Pełna informacja na temat przysługujących praw z tytułu przetwarzania danych znajduje się w Polityce prywatności UEP, dostępnej w serwisie internetowym Uczelni (www.ue.poznan.pl).
Załącznik do Regulaminu systemu kontroli dostępu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu
Poznań, ……….…….. roku
WNIOSEK
O WYDANIE KARTY KLUCZ DO POMIESZCZEŃ UEP
Od dnia ... roku proszę o wydanie karty klucz.
Imię i nazwisko wnioskującego: ………..
Cel wydania karty: ………..
Imię i nazwisko użytkownika karty: ……….………..
Do pomieszczenia/pomieszczeń* numer, w budynku: ……….………..
………
Planowany okres dostępu: ………
Numer wydawanej karty (uzupełnia pracownik UEP/portier) ……….
Jednocześnie oświadczam, że zapoznałam/-em* się z Regulaminem systemu kontroli dostępu w Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu i wyrażam zgodę na korzystanie z karty według zasad zawartych w niniejszym Regulaminie.
………..……….……… ………..…….………
(podpis pracownika UEP) (podpis wnioskującego)
Klauzula informacyjna
1. Administratorem danych osobowych jest Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu z siedzibą w Poznaniu (61-876), przy al. Niepodległości 10.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z administratorem za pośrednictwem Inspektora ochrony danych:
1) listownie na adres: al. Niepodległości 10, 61-875 Poznań, 2) elektronicznie na adres: rodo@ue.poznan.pl
3. Dane osobowe przetwarzane będą w celu potwierdzenia tożsamości wnioskującego oraz w celu dochodzenia i obrony przez ewentualnymi roszczeniami na podstawie prawnie uzasadnionego interesu UEP (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Dane osobowe przetwarzane będą przez czas ewentualnego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jednak nie dłużej niż 1 rok od pozyskania danych.
5. Dane osobowe mogą być przekazane jedynie zaufanym podmiotom współpracującym z administratorem.
6. Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy oraz do organizacji międzynarodowych.
7. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do własnych danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu.
8. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie przez administratora danych osobowych narusza jej prawa lub wolności.
9. W procesie przetwarzania danych nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
10. Podanie danych jest warunkiem niezbędnym do realizacji postanowień Regulaminu.
