Budowa i Zarządzanie Projektem Teleinformatycznym

Budowa i Zarządzanie Projektem Teleinformatycznym

Halina Tańska

Olsztyn 2018

Literatura

• D. Lock, Podstawy zarządzania projektami, PWE, Warszawa 2009

• J. Philips, Zarządzanie projektami IT, Helion, Gliwice 2005

• M. Trocki, B. Grucza, K. Ogonek, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2009

• S. Barker, R. Cole, Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa 2010

• PMBOK Guide 2000, Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami, Warszawa 2003

• Z. Szyjewski, Zarządzanie projektami informatycznymi, Placet, Warszawa 2000

• E. Yourdon, Marsz ku klęsce. Poradnik dla projektanta systemów, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa 1999

• T. DeMarco, T. Lister, Czynnik ludzki. Skuteczne przedsięwzięcia i

wydajne zespoły, Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa 2002

• N. Mingus, Zarządzanie projektami

• R. Wysocki, R. McGary, Efektywne zarządzanie projektami

Cel przedmiotu - BZPT

• Cel przedmiotu:

– Zrozumienie potrzeby ZPI

– Poznanie zagadnień składających się na zarządzanie projektami teleinformatycznymi – Poznanie narzędzi i technik efektywnego

zarządzania

Co to jest projekt teleinformatyczny?

• Projektowanie systemów teleinformatycznych to

przygotowanie wytycznych dla stworzenia takiego systemu teleinformatycznego w organizacji, aby spełniał jej

zapotrzebowanie na korzystanie z sieci teleinformatycznej, jak i dopasowany był do możliwości organizacji w zakresie obsługi i ponoszonych kosztów związanych z jego implementacją.

• Odpowiednie zaprojektowanie systemu teleinformatycznego w każdej organizacji jest kluczem do jej sukcesu, zapewnia bowiem optymalne wsparcie systemów w bieżącej pracy danej organizacji.

• Projektowanie systemów teleinformatycznych to zarówno zaprojektowanie odpowiedniej sieci komputerowej, jak i

telekomunikacyjnej, dobór odpowiedniego oprogramowania oraz przeszkolenie użytkowników z jego użytkowania, to także

zapewnienie bezpieczeństwa posiadanych narzędzi teleinformatycznych.

Kluczowe aspekty

• projektowanie systemów teleinformatycznych w organizacji, w tym audyt posiadanych zasobów, badanie potrzeb w zakresie narzędzi teleinformatycznych, dopasowanie potrzeb do posiadanych zasobów i możliwości finansowych i kadrowych organizacji, przygotowanie pełnego rozwiązania bądź rekomendacji dla doboru optymalnych komponentów systemu

• wsparcie merytoryczne w aspekcie tworzenia systemu komputerowego w organizacji, w tym audyt obecnie działającej sieci komputerowej oraz badanie potrzeb komputerowych w organizacji, stworzenie propozycji modelu systemu komputerowego zgodnie z wynikami analizy, wskazanie optymalnych rozwiązań rynkowych zaspokajających potrzeby organizacji, pomoc w pozyskaniu i wdrożeniu systemu komputerowego w organizacji, w tym wsparcie w procesie przygotowania zapytań ofertowych i/lub wsadu merytorycznego do przetargów

• wsparcie merytoryczne w aspekcie tworzenia systemu telekomunikacyjnego w organizacji, w tym audyt obecnego systemu telekomunikacyjnego oraz badanie potrzeb telekomunikacyjnych w organizacji, stworzenie propozycji modelu systemu telekomunikacyjnego zgodnie z wynikami analizy, wskazanie optymalnych rozwiązań rynkowych zaspokajających potrzeby organizacji, pomoc w pozyskaniu i wdrożeniu systemu telekomunikacyjnego w organizacji, w tym wsparcie w procesie przygotowania zapytań ofertowych i/lub wsadu merytorycznego do przetargów

• wsparcie merytoryczne w aspekcie wdrażania oprogramowania wspierającego procesy i projekty w organizacji, takiego jak systemu wspomagania zarządzania ERP, CRM, HR, w tym audyt potrzeb i możliwości organizacji (finansowych i kadrowych), określenie stopnia zmian w organizacji pod kątem wdrożenia nowego oprogramowania, dobór lub rekomendacja

oprogramowania najbardziej optymalnego dla organizacji, pomoc w pozyskaniu i wdrożeniu

oprogramowania w organizacji, w tym wsparcie w procesie przygotowania zapytań ofertowych i/lub wsadu merytorycznego do przetargów

Kluczowe aspekty

• przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa informacji w systemie teleinformatycznym, obejmującego wszystkie elementy zarządzania systemami teleinformatycznymi, w tym gromadzenie i

przetwarzanie informacji, kontrola dostępu do sieci komputerowej, a także dokumentację polityki bezpieczeństwa informacji i wdrożone procedury związane z bezpieczeństwem informacji

• szkolenia z zakresu systemów teleinformatycznych, w tym szkolenia z zakresu wdrożenia i użytkowania wielu systemów informatycznych (systemy operacyjne, systemy bazodanowe, systemy zarządzania produkcją, finansowo-kadrowe, CRM, oprogramowanie biurowe), szkolenia z zakresu tworzenia i konfigurowania sieci komputerowej i poszczególnych jej

elementów, szkolenia z zakresu tworzenia i konfigurowania sieci telekomunikacyjnej i poszczególnych jej elementów, szkolenia z zakresu zabezpieczenia informacji

• zespół doświadczonych specjalistów związanych z wdrażaniem różnych rozwiązań – firmowych, typu Microsoft, Cisco, Oracle, IBM, Siemens, SAP, Impuls, jak i rozwiązań open source’owych

Metodologia i narzędzia zarządzania projektami

• Zarządzanie projektami - definicje

• Organizacja projektu

• Procesy zarządzania projektem

• Proces planowania i czynniki krytyczne

• Zarządzanie zakresem prac

• Wymiarowanie projektów informatycznych

• Zarządzanie czasem projektu

• Zarządzanie zasobami projektu

• Zarządzanie komunikacją, ryzykiem i zmianami

Co to jest zarządzanie?

• Dokładne poznanie tego, czego oczekuje się od ludzi, a następnie dopilnowanie, aby wykonali to w najlepszy i najtańszy sposób (F.W.Taylor, 1903)

• Ogół działań zmierzających do efektywnego wykorzystania zespołów ludzkich, środków materialnych i czasu w celu osiągnięcia wcześniej sformułowanego celu projektu

informatycznego w określonej technologii, zakresie i jakości (KF)

• Składa się z 5 funkcji: planowanie, organizowanie,

przekazywanie poleceń, koordynacja i kontrolowanie. W ramach każdej zarządzający może wykorzystać określone środki organizacyjne, motywacyjne i techniczne, służące ich realizacji.

• Nauka o metodach, zasadach, instrumentach dotyczących realizacji podanych założeń

Na czym polega zarządzanie

• Zasoby społeczne: ludzie z ich kwalifikacjami, umiejętnościami, predyspozycjami

• Zasoby finansowe: kapitały, dochody, dotacje, wypłaty

• Zasoby rzeczowe: budynki, sprzęt, działki

• Zasoby informacyjne: przetwarzane

dane, wiedza o produktach, klientach,

metodach

Na czym polega zarządzanie

Zasoby organizacji:

- Społeczne - Finansowe - Rzeczowe - Informacyjne

Planowanie Organizowanie

Kierowanie Kontrolowanie

Osiągnięte cele:

- Skutecznie - Sprawnie

Podstawowe funkcje kierownicze

• Planowanie: ustalenie celów i wybór najlepszego sposobu ich realizacji

• Organizowanie: przydział zadań, alokacja

zasobów, delegowanie niezbędnych uprawnień decyzyjnych

• Kierowanie: powodowanie wykonania pracy przez koordynowanie działań, przywództwo, motywowanie

• Kontrolowanie: sprawdzanie postępu prac, dokonywanie korekt

Istota problemu

Przedsięwzięcie – działanie złożone,

wielopodmiotowe, przeprowadzane zgodnie z planem, który ze względu na skomplikowanie bywa sporządzany za pomocą specjalnych metod.

Przedmiotem zarządzania przedsięwzięciami są złożone przedsięwzięcia specjalnego rodzaju, określane mianem projektów, natomiast

problematyka zarządzania przedsięwzięciami określana jest mianem zarządzania projektami.

Projekt informatyczny i jego produkt

Zarządzany niepowtarzalny zbiór zadań

wykonywanych na rzecz wspólnego celu – wytworzenie systemu informatycznego, który musi być osiągnięty w ramach

zdefiniowanych ograniczeń.

Sytuacja wytwarzania oprogramowania

• Rewolucja informacyjna – zastosowania informatyki

– Transport, produkcja, obsługa pieniądza, ochrona

zdrowia, administracja, rozrywka, telekomunikacja, …

• Oczekiwania – oprogramowanie powinno być:

– Wysoce niezawodne – Użyteczne

– Łatwe w użyciu

– Trudne do użycia w niewłaściwy sposób – Bezpieczne

– Tanie

– Dostępne …

Co to są projekty?

• niepowtarzalne przedsięwzięcianiepowtarzalne przedsięwzięcia

• o wysokiej złożonościo wysokiej złożoności

• określone co do okresu ich realizacji, rozciągnięte znacznie w czasie, z określone co do okresu ich realizacji, rozciągnięte znacznie w czasie, z wyróżnionym początkiem i końcem

wyróżnionym początkiem i końcem

• wymagające zaangażowania znacznych lecz limitowanych środków wymagające zaangażowania znacznych lecz limitowanych środków rzeczowych, ludzkich, finansowych

rzeczowych, ludzkich, finansowych

• realizowane zespołowo przez zespół wysokokwalifikowanych realizowane zespołowo przez zespół wysokokwalifikowanych wykonawców różnych dziedzin (interdyscyplinarne)

wykonawców różnych dziedzin (interdyscyplinarne)

• związane z wysokim ryzykiem technicznym, organizacyjnym i związane z wysokim ryzykiem technicznym, organizacyjnym i ekonomicznym

ekonomicznym

• wymagające zastosowania specjalnych metod przygotowania i realizacjiwymagające zastosowania specjalnych metod przygotowania i realizacji

Co to jest projekt?

Parametry projektu

• Projekt to niepowtarzalny i nierutynowy proces

realizacji określonych celów, w określonym czasie i za pomocą określonych środków, który jest zdefiniowany przez:

– produkt końcowy (zakres) – czas realizacji (terminy) – koszty realizacji (budżet)

koszt zakres

czas

cel projektu

Parametry projektu

projekty projekty o wysokim o wysokim

stopniu stopniu innowacyjności innowacyjności

projekty projekty o niskim o niskim stopniu stopniu innowacyjności innowacyjności

Rodzaje projektów Rodzaje projektów

wg stopnia wg stopnia innowacyjności innowacyjności wg charakteru

wg charakteru rezultatu rezultatu wg pochodzenia

wg pochodzenia potrzeby potrzeby

projekty projekty zewnętrzne zewnętrzne

projekty projekty wewnętrzne

wewnętrzne projektyprojekty obiektowe obiektowe

projekty projekty

procesoweprocesowe projektyprojekty

duże duże

projekty projekty wielkie wielkie

wg rozmiaru wg rozmiaru

projekty projekty małe małe

Rodzaje projektów według pochodzenia zaspokajanej przez nie potrzeby

Projekty zewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia potrzeby

zewnętrznej tzn. klientów organizacji, zlecane zazwyczaj przez klientów organizacji i opłacane przez nich.

Projekty wewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia potrzeby wewnętrznej tzn. potrzeby organizacji, zlecane przez

kierownictwo organizacji i finansowane ze środków organizacji.

Przykłady projektów wg pochodzenia potrzeby

Projekty zewnętrzne

• projektowanie i wznoszenie obiektów budowlanych różnego

rodzaju: budynków mieszkalnych, budynków użyteczności publicznej, budowli przemysłowych, obiektów infrastruktury itd.

• wytwarzanie złożonych obiektów technicznych: statków, samolotów, dużych maszyn i urządzeń itp.

• produkcja filmów i dużych imprez rozrywkowych,

• przygotowanie i realizacja wielkich kampanii promocyjnych,

• organizowanie konferencji, szkoleń, itp.

• prowadzenie złożonych prac badawczych,

• opracowywanie dużych projektów konsultingowych.

Projekty wewnętrzne

• wewnętrzne projekty badawczo- rozwojowe,

• wprowadzanie nowych produktów na rynek,

• wprowadzanie nowych technologii,

• rozwój sieci dystrybucji,

• projektowanie i wdrażanie dużych systemów informatycznych,

• przygotowanie i wdrażanie projektów restrukturyzacyjnych,

• opracowywanie i wdrażanie systemów zapewniania jakości,

• opracowywanie i wdrażanie nowej strategii działalności

przedsiębiorstwa,

• opracowywanie i wdrażanie projektów marketingowych,

• instalacja złożonego wyposażenia.

Rodzaje projektów według charakteru ich rezultatu

Projekty obiektowe - ich rezultatem są obiekty materialne dające się dokładnie określić co do jakości wyniku, kosztów i terminu

zakończenia.

Projekty procesowe - ich rezultatem są procesy lub systemy działania nie dające się dokładnie określić co do jakości wyrobu, kosztów i terminu zakończenia.

Rodzaje projektów według stopnia ich innowacyjności / unikalności

Projekty o niskim stopniu innowacyjności

• podejmowane dla zaspokojenia

znanych potrzeb

• zmierzające do realizacji znanych i sprawdzonych obiektów

• korzystające z istniejącej wiedzy i doświadczeń

• oparte na znanych sposobach działania (technologiach)

Projekty o wysokim stopniu innowacyjności

• podejmowane dla

zaspokojenia nowych potrzeb

• zmierzające do stworzenia nie znanych dotąd obiektów

• wymagające zastosowania nowej wiedzy

• oparte na nowych sposobach działania (technologiach)

Atrybuty projektu

• Cel: wytworzenie pewnego produktu

informatycznego bądź dostarczenie usługi.

Produkty finalne mają zwykle swoje produkty składowe.

• Zadania – jednostki wykonywanej pracy, zwykle dzielone na podzadania i czynności.

• Zadaniom przypisuje się:

– Czas wykonania – Koszt

– Nieodzowne zasoby (sprzęt, oprogramowanie, ludzie,

… )

Podstawowe cele projektów

Jakość wyniku (Performance)

Czas i termin realizacji

(Time)

Koszt realizacji

(Cost) Zakres

(Scope)

Główni uczestnicy projektów

Sponsor (ten kto ponosi koszty

projektu)

Użytkownik (ten kto będzie

korzystał z wyników projektu)

Wykonawca (ten kto realizuje

projekt) Kierownik

projektu (ten kto będzie

zarządzał projektem)

Przykłady uczestników projektów

Przykłady

Role Budowa mostu Wdrażanie

systemu IT Modernizacja technologii

Budowa domu systemem gospodarczym

Sponsor Miejskie władze

samorządowe Kierownictwo

firmy Kierownictwo

firmy Rodzina

Kowalskich

Wykonawca Firma

budowlana Firma IT Dział

technologiczny firmy

Ojciec – Jan Kowalski, Syn – Andrzej

Kowalski

Użytkownik Ludność miasta Komórki organizacyjne

firmy

Wydział Produkcyjny

Rodzina Kowalskich

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami jest to dziedzina zarządzania zajmująca się zastosowaniem dostępnej wiedzy, umiejętności, narzędzi i metod dla osiągnięcia założonych celów przygotowania i

realizacji projektów, tzn:

– osiągnięcia założonych celów projektów,

– realizacji projektu w wyznaczonym okresie czasu,

– utrzymania kosztów projektu w wyznaczonym limicie,

poprzez harmonizację współdziałania uczestników projektu.

Obszary problemowe zarządzania projektami

Przebieg Problemy i rozwiązania funkcjonalne

(jak powinna przebiegać realizacja projektu)

Organizacja Problemy i rozwiązania

instytucjonalne (jak powinna być zorganizowana realizacja

projektu)

Wykonawcy Problemy i rozwiązania

personalne (jak należy kierować

zespołem ludzi zaangażowanych w realizację projektu)

Środki

Metody i techniki zarządzania

projektami

Porównanie zarządzania organizacją i zarządzania projektami

niepowtarzalne niepowtarzalne

Zadania

Zadania powtarzalnepowtarzalne

nietrwała, ograniczona w czasie nietrwała, ograniczona w czasie

Struktura organizacyjna

Struktura organizacyjna trwałatrwała

duża, bardzo duża duża, bardzo duża

Złożoność działań

Złożoność działań mała, średniamała, średnia

długi długi

Czas realizacji

Czas realizacji krótkikrótki

duże, bardzo duże duże, bardzo duże

Nakłady, koszty

Nakłady, koszty małe, średniamałe, średnia

wysokie wysokie

Ryzyko

Ryzyko średnieśrednie

wysokie wysokie

Kompetencje fachowe

Kompetencje fachowe średnieśrednie

dużaduża

Innowacyjność

Innowacyjność niewielkaniewielka

niska niska

Standaryzacja

Standaryzacja wysokawysoka

Dziedzina Dziedzina zarządzania

zarządzania Zarządzanie organizacjąZarządzanie organizacją Zarządzanie projektamiZarządzanie projektami

Kryteria Kryteria

Projekty, których realizacja przyczyniła się

do rozwoju nowoczesnego zarządzania projektami

LataLata Ważniejsze

Ważniejsze projekty projekty

Manhattan Engineering District Project (bomba atomowa) Telewizor kolorowy (USA)

Program Polaris (US - Navy) Myśliwiec Tornado

Komputer osobisty IBM Spacelab

Program Apollo (NASA) Reaktor SNR

Program rakietowy Ariane

Airbus A320

Jager’ 90

1940

1950

1960

1970

1980

1990

Źródło:

Źródło: H.-W. Litke, H.-W. Litke, Projektmanagement..., Projektmanagement..., op.cit.op.cit.

Rodzaje działań składających się na realizację projektu

Potrzeba

Potrzeba Oczekiwany

rezultat Oczekiwany

rezultat

Zarządzanie projektem

• wyznaczanie celów

• planowanie

• organizowanie

• motywowanie

• kontrolowanie

• koordynowanie

Wykonawstwo projektu

• działania składowe

zależne od specyfiki projektu Obsługa realizacji projektu

• obsługa księgowo-finansowa

• obsługa kadrowa

• obsługa prawna

• obsługa informatyczna i techniczna

• obsługa administracyjno-biurowa

Uproszczony model projektu

Opis

problemu

Specyfikuj problem

Specyfikacja

problemu Zidentyfikuj rozwiązanie

Specyfikacja rozwiązania

Zrealizuj rozwiązanie

P

Środowisko współpracy klient - dostawca

Model cyklu „życia” projektu - schemat

Koszty Koszty

CzasCzas

definiowaniaFaza projektu

planowaniaFaza

i organizacji wykonania projektu

zakończeniaFaza projektu wykonawstwaFaza

projektu

KKzz-koszty-koszty

działalnościdziałalności

zarządczejzarządczej KKWW-koszty-koszty

działalnościdziałalności

wykonawczejwykonawczej KKLL-koszty-koszty

łącznełączne

Ko- koszty obsługi Ko- koszty obsługi

KKKK

KKWW

KKLL

KKOO

Model cyklu „życia” projektu - charakterystyka

Faza definiowania

projektu Faza planowania i organizacji

wykonawstwa projektu Faza zakończenia projektu Faza wykonawstwa

projektu Fazy

• Inicjowanie projektu

• Definiowanie projektu

• Organizowanie zespołu

projektowego

Etapy • Określanie struktury

projektu

• Planowanie przebiegu projektu

• Planowanie zasobów projektu

• Organizowanie wykonawstwa projektu

• Wykonawstwo projektu

• Kontrola projektu

• Koordynacja projektu

• Zamknięcie projektu Działalność

koncepcyjna

Charakter działalności

Działalność organizacyjna i planistyczna

Działalność wykonawcza, kontrolna i koordynacyjna

Działalność wdrożeniowa i sprawozdawcza

Niewielkie, wolno rosnące

Koszty,

nakłady Średnie, rosnące Wysokie, rosnące do

maksymalnego poziomu Średnie, spadające Zleceniodawca,

kierownictwo przedsiębiorstwa, specjaliści

odpowiedzialni za projekt

Uczestnicy Zespół projektowy, kierownictwo jednostek wykonawczych

Jednostki wykonawcze,

zespół projektowy Jednostki

wykonawcze, zespół projektowy,

kierownictwo przedsiębiorstwa, zleceniodawca

Schemat funkcjonalny realizacji projektu

Zarządzanie projektem

Wyko- nawstwo projektu

Obsługa realizacji projektu Obsługa księgowo- finansowa

Obsługa kadrowa

Obsługa prawna

Obsługa informatyczna

i techniczna

Obsługa administracyjno-

biurowa Wykonawstwo

projektu Koordynacja

projektu Kontrola

projektu

Zamknięcie projektu Organizowanie

zespołu projektowego

Organizowanie wykonawstwa

projektu Określenie

struktury projektu

Planowanie przebiegu

projektu

Planowanie zasobów

projektu Inicjowanie

projektu

Definiowanie

projektu Wyznaczanie celów

Planowanie

Organizowanie Motywowanie

Kontrolowanie

Koordynowanie

Inicjowanie projektu – problemy

1. Kto może występować z inicjatywą projektu?

2. Jaką treść i formę powinna mieć inicjatywa projektu?

3. Do kogo powinna być skierowana inicjatywa projektu?

4. Jaki powinien być tryb analizy i oceny inicjatywy projektu?

5. Kto i na jakiej podstawie decyduje o dalszych losach inicjatywy projektu?

1. Inicjowanie projektu - przebieg etapu 1.1. Analiza potrzeb

1.1. Analiza potrzeb

1.2. Formułowanie inicjatyw projektów 1.2. Formułowanie inicjatyw projektów

1.3. Zgłaszanie inicjatyw projektów kierownictwu 1.3. Zgłaszanie inicjatyw projektów kierownictwu 1.4. Analiza i ocena inicjatyw projektów

1.4. Analiza i ocena inicjatyw projektów

1.5. Przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego 1.5. Przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego

opracowania bądź jej odrzucenieopracowania bądź jej odrzucenie

Definiowanie projektu – problemy

1. Jakie mają być rezultaty i korzyści projektu?

2. Jaki powinien być zakres projektu?

3. Jakie ryzyko związane jest z realizacją projektu?

4. W jakim terminie powinien być zrealizowany projekt?

5. Jakie nakłady i koszty należy ponieść na przygotowanie i wykonawstwo projektu?

6. Czy realizacja projektu jest udana i opłacalna?

7. Czy należy dalej pracować nad projektem?

8. Jeśli tak, to jakie założenia (cele) należy przyjąć dla projektu?

2. Definiowanie projektu - przebieg etapu

2.1. Sprecyzowanie projektu 2.1. Sprecyzowanie projektu

2.2. Analiza i ocena ryzyka projektu 2.2. Analiza i ocena ryzyka projektu

2.3. Ocena nakładów i korzyści realizacji projektu 2.3. Ocena nakładów i korzyści realizacji projektu

2.4. Podjęcie przez kierownictwo decyzji o realizacji projektu 2.4. Podjęcie przez kierownictwo decyzji o realizacji projektu 2.5. Wyznaczenie założeń (celów) realizacji projektu

2.5. Wyznaczenie założeń (celów) realizacji projektu

Organizowanie zespołu projektowego – problemy

1. W jaki sposób organizacja projektu ma być powiązana ze strukturą organizacji realizującej projekt?

2. Kto powinien być kierownikiem projektu?

3. Jakie inne instancje kierownicze należy powołać (np. komitet sterujący)?

4. Jaki ma być skład zespołu projektowego?

5. Skąd, na jakich zasadach i w jakim zakresie można pozyskać uczestników zespołu projektowego?

6. Jak powinna być zorganizowana ich praca ( organizacja, plan, wyposażenie, finansowanie itd. )?

7. Jakie instrumenty motywacyjne należy zastosować?

8. Jak zapewnić właściwą komunikację w zespole projektowym i z innymi uczestnikami projektu?

3. Organizowanie zespołu projektowego - przebieg etapu

3.1. Wybór formy instytucjonalnej realizacji projektu 3.1. Wybór formy instytucjonalnej realizacji projektu 3.2. Powołanie kierownictwa projektu

3.2. Powołanie kierownictwa projektu

3.3. Powołanie innych organów kierowniczych projektu 3.3. Powołanie innych organów kierowniczych projektu 3.4. Organizowanie pracy zespołu projektowego

3.4. Organizowanie pracy zespołu projektowego

3.5. Pozyskanie pracowników zespołu projektowego 3.5. Pozyskanie pracowników zespołu projektowego 3.6. Opracowanie planu pracy zespołu projektowego 3.6. Opracowanie planu pracy zespołu projektowego 3.7. Zatwierdzenie organizacji i planu pracy zespołu 3.7. Zatwierdzenie organizacji i planu pracy zespołu projektowego przez kierownictwo

projektowego przez kierownictwo

Określenie struktury projektu – problemy

1. Jakie informacje są niezbędne dla opisu struktury projektu?

2. Czy znana jest struktura obiektu powstającego w wyniku projektu?

3. Czy struktura projektu powinna odzwierciedlać strukturę obiektu?

4. Według jakich kryteriów należy dzielić projekt na części składowe?

5. Jak głęboki ma być podział, kiedy trzeba go zakończyć?

6. Jak należy opisać części elementarne projektu?

7. Jaka ma być ostateczna postać (treść i forma) struktury hierarchicznej projektu?

8. Jakie związki przyczynowo-skutkowe występują pomiędzy częściami elementarnymi projektu?

9. Jaka ma być ostateczna postać (treść i forma) struktury kooperacyjnej projektu?

4. Określenie struktury projektu - przebieg etapu

4.1. Sprecyzowanie celów projektu 4.1. Sprecyzowanie celów projektu

4.2. Zebranie dodatkowych informacji dotyczących projektu 4.2. Zebranie dodatkowych informacji dotyczących projektu 4.3. Ustalanie kryteriów podziału projektu

4.3. Ustalanie kryteriów podziału projektu

4.4. Określenie struktury hierarchicznej projektu 4.4. Określenie struktury hierarchicznej projektu 4.5. Określenie struktury kooperacyjnej projektu 4.5. Określenie struktury kooperacyjnej projektu

4.6. Zatwierdzenie struktury projektu przez kierownictwo 4.6. Zatwierdzenie struktury projektu przez kierownictwo

Struktury: hierarchiczna i kooperacyjna projektu

Projekt Projekt

Podprojekt 1

Podprojekt 1 Podprojekt 2Podprojekt 2 Podprojekt 3Podprojekt 3

1.11.1 1.11.1

1.31.3

1.31.3 2.22.22.22.2 3.23.23.23.2 1.21.2

1.21.2 2.12.12.12.1 3.13.13.13.1 3.33.33.33.3 Czynności

Czynności

Pakiety robocze

Pakiety robocze (ang. work package) są to zespoły czynności nadające się do wykonania przez jednego

– wewnętrznego lub zewnętrznego – wykonawcę.

Stanowią one połączenie struktury projektu

ze strukturą organizacyjną.

Struktura projektu

PR 2 PR 1

PR 3

Struktura organizacyjna PR 4

Opis pakietów roboczych

Aby pakiet roboczy mógł być właściwie wykonany powinien być szczegółowo opisany co do celu, zakresu i warunków.

Opis pakietu roboczego obejmuje zazwyczaj następujące informacje:

 nazwa projektu

 nazwa i symbol pakietu

 wykonawca

 cel i zakres

 zadania i terminy

 oczekiwane wyniki

 niezbędne środki

 punkty styku

z innymi pakietami

 koszty / wyniki

 wydatki / wpływy

 status pakietu

 inne informacje

Planowanie przebiegu projektu – problemy

1. Ile czasu potrzeba na wykonanie elementarnych części (czynności, pakietów roboczych) projektu?

2. Jaki jest możliwy termin zakończenia projektu, a jaki konieczny termin rozpoczęcia projektu?

3. Jakie powinny być terminy rozpoczęcia i zakończenia czynności projektu?

4. Jakie występują w projekcie rezerwy czasu?

5. Jakie są krytyczne elementy projektu?

6. Jaki plan przebiegu projektu powinien być przyjęty jako podstawa jego realizacji?

5. Planowanie przebiegu projektu - przebieg etapu

5.1. Określenie czasu realizacji czynności projektu 5.1. Określenie czasu realizacji czynności projektu

5.2. Planowanie terminów realizacji czynności projektu 5.2. Planowanie terminów realizacji czynności projektu 5.3. Obliczenie rezerw czasu

5.3. Obliczenie rezerw czasu

5.4. Określenie krytycznych elementów projektu 5.4. Określenie krytycznych elementów projektu 5.5. Weryfikacja przebiegu projektu

5.5. Weryfikacja przebiegu projektu

5.6. Zatwierdzenie planu przebiegu projektu przez kierownictwo 5.6. Zatwierdzenie planu przebiegu projektu przez kierownictwo

Techniki planowania przebiegu projektów

Technika LOB Technika LOB Technika drzewa Technika drzewa zależności

zależności

PATTERNPATTERN

CPECPE

Struktura Struktura projektu

projektu HierarchicznaHierarchiczna KooperacyjnaKooperacyjna

Czynności Czynności projektu

projektu zdeterminowana stochastycznazdeterminowana stochastyczna

Zdeterminowane Zdeterminowane

Stochastyczne Stochastyczne

Harmonogramy Harmonogramy (wykresy Gantta) (wykresy Gantta) Technika sieciowa Technika sieciowa

CPMCPM

Technika sieciowa Technika sieciowa

MPMMPM Techniki drzewa

Techniki drzewa decyzyjnego

decyzyjnego

Techniki sieciowa Techniki sieciowa

PERTPERT

Technika sieciowa Technika sieciowa

GERTGERT

Planowanie zasobów projektu – problemy

1. Jakie zasoby są potrzebne do realizacji poszczególnych czynności (pakietów roboczych) projektu?

2. Jakie koszty realizacji poszczególnych czynności wynikają z tego zapotrzebowania?

3. Jakie jest łączne zapotrzebowanie na zasoby i jakie są łączne koszty realizacji projektu w trakcie jego przebiegu?

4. Czy respektowane są limity dysponowanych zasobów?

5. Jeśli nie, to jak należy wyrównać zużycie zasobów?

6. Jaki to będzie miało wpływ na przebieg projektu?

7. Jaki plan zużycia zasobów projektu powinien być przyjęty jako podstawa jego realizacji?

8. Jaki powinien być budżet projektu?

Zasoby projektów

Rodzaje Rodzaje zasobów zasobów Zasoby

Zasoby materialne materialne

Zasoby Zasoby ludzkie ludzkie

Zasoby Zasoby nominalne nominalne

materiały, surowce, półprodukty wyposażenie trwałe

wyposażenie ruchome

wykonawcy

kierownicy, specjaliści

środki finansowe

Planowanie wykorzystania zasobów

a) Zapotrzebowanie na zasoby

a) Zapotrzebowanie na zasoby b) Wyrównanie wykorzystania zasobówb) Wyrównanie wykorzystania zasobów

0 1 2 3 4 5 6 7 0 1 2 3 4 5 6 7

Zasoby Zasoby

CzasCzas Limit

zasobów

Zasoby Zasoby

CzasCzas

0 1 2 3 4 5 6 7 0 1 2 3 4 5 6 7

Limit zasobów

LICZBA PRACOWNIKÓ W

TERMIN Y C1

C3 C2 C4

C5

Wyrównywanie zasobów

Źródło: J. Hoecke, Projektphasen und -lebenszyklus, s. 223

a) Brak wyrównania b) Zorientowane na

termin c) Zorientowane na limit

zasobów

LICZBA PRACOWNIKÓ W

TERMINY

LICZBA PRACOWNIKÓ W

TERMINY C5

C1

C3 C2

C4

C3 C5 C1

C4 C2

6. Planowanie zasobów projektu - przebieg etapu

6.1. Określenie zapotrzebowania zasobów przez poszczególne 6.1. Określenie zapotrzebowania zasobów przez poszczególne czynności projektu

czynności projektu

6.2. Planowanie zasobów ludzkich i materialnych projektu 6.2. Planowanie zasobów ludzkich i materialnych projektu 6.3. Planowanie kosztów projektu

6.3. Planowanie kosztów projektu

6.4. Planowanie finansowania projektu 6.4. Planowanie finansowania projektu 6.5. Budżetowanie projektu

6.5. Budżetowanie projektu

6.6. Zatwierdzenie planu zasobów projektu przez kierownictwo 6.6. Zatwierdzenie planu zasobów projektu przez kierownictwo 6.7. Podjęcie decyzji o przystąpieniu do wykonawstwa projektu 6.7. Podjęcie decyzji o przystąpieniu do wykonawstwa projektu

Organizacja wykonawstwa projektu – problemy

1. Skąd i na jakich warunkach można pozyskać środki finansowe na realizację projektu?

2. Kto ma być wykonawcą, podwykonawcą i dostawcą projektu; jak ich pozyskać?

3. Jak należy zarządzać kontraktami z podwykonawcami i dostawcami?

4. Jakie warunki współpracy mogą być motywacją dla podwykonawców i wykonawców?

5. Czy potrzebny jest specjalny system zarządzania jakością projektu i jak go opracować?

6. Jakie inne jeszcze rozwiązania są potrzebne dla rozpoczęcia wykonawstwa projektu?

7. W którym momencie można uznać przygotowanie do wykonawstwa projektu za zakończone?

7. Organizacja wykonawstwa projektu - przebieg etapu

7.1. Pozyskanie środków finansowych na realizację projektu 7.1. Pozyskanie środków finansowych na realizację projektu

7.2. Planowanie podziału zadań z zakresu wykonawstwa projektu 7.2. Planowanie podziału zadań z zakresu wykonawstwa projektu 7.3. Poszukiwanie dostawców i podwykonawców projektu

7.3. Poszukiwanie dostawców i podwykonawców projektu 7.4. Kontraktowanie dostaw i usług

7.4. Kontraktowanie dostaw i usług

7.5. Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa 7.5. Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa projektu

projektu

7.6. Opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu 7.6. Opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu

7.7. Zatwierdzenie przez kierownictwo organizacji wykonawstwa 7.7. Zatwierdzenie przez kierownictwo organizacji wykonawstwa projektu

projektu

Kontrola projektu – problemy

1.Jaki jest status realizacji projektu?

2.Jakie występują problemy?

3.Jakie są postępy i osiągnięcia?

4.Jak przebiega projekt w czasie w stosunku do planu przebiegu?

5.Jak przebiega zużycie zasobów w stosunku do planu?

6.Jak przebiega realizacja budżetu projektu?

7.Czy zespół projektowy pracuje prawidłowo?

8. Kontrola projektu – przebieg etapu

8.1. Kontrola terminów projektu

8.2. Kontrola zużycia zasobów projektu 8.3. Kontrola kosztów projektu

8.4. Kontrola dostaw i podwykonawstwa 8.5. Kontrola innych działań

8.6. Kontrola pracy zespołu projektowego

Koordynacja projektu – problemy

1.Jakie interwencje należy podjąć w wyniku kontroli aby projekt mógł być zrealizowany zgodnie z planami?

2.Czy konieczna jest zmiana planu?

3.Jakie negatywne skutki zagrażają projektowi?

4.Co trzeba zrobić, aby zapobiec takim skutkom w przyszłości?

9. Koordynacja projektu – przebieg etapu

9.1. Koordynacja terminów projektu 9.1. Koordynacja terminów projektu

9.2. Koordynacja zużycia zasobów projektu 9.2. Koordynacja zużycia zasobów projektu 9.3. Koordynacja kosztów projektu

9.3. Koordynacja kosztów projektu

9.4. Koordynacja dostaw i podwykonawstwa 9.4. Koordynacja dostaw i podwykonawstwa

9.5. Koordynacja innych działań (ograniczanie ryzyka, działania 9.5. Koordynacja innych działań (ograniczanie ryzyka, działania

projakościowe, itp.)projakościowe, itp.)

9.6. Koordynacja pracy zespołu projektowego 9.6. Koordynacja pracy zespołu projektowego

Zamknięcie projektu – problemy

1. Czy projekt może być odebrany przez zleceniodawcę?

2. Jak rozliczyć projekt ze zleceniodawcą, wykonawcami i dostawcami?

3. Jakiego wsparcia należy udzielić użytkownikom projektu i na jakich zasadach?

4. Jaką dokumentację eksploatacyjną należy sporządzić?

5. Kogo i jak należy przeszkolić?

6. Jak należy opracować doświadczenia realizacji projektu?

7. Jaka i w jakiej formie obowiązuje odpowiedzialność za rezultaty projektu?

8. Jak wynagrodzić zespół projektowy i czy można go wykorzystać w następnych projektach?

10. Zamknięcie projektu – przebieg etapu

10.1. Odbiór projektu przez zamawiającego 10.1. Odbiór projektu przez zamawiającego

10.2. Rozliczenie projektu 10.2. Rozliczenie projektu

10.3. Opracowanie dokumentacji eksploatacyjnej 10.3. Opracowanie dokumentacji eksploatacyjnej

10.4. Szkolenie użytkowników 10.4. Szkolenie użytkowników

10.5. Inne działania wspomagające użytkowników 10.5. Inne działania wspomagające użytkowników

10.6. Opracowanie raportu z realizacji projektu 10.6. Opracowanie raportu z realizacji projektu

10.7.

10.7. Lessons learnedLessons learned

10.8. Podjęcie decyzji o zakończeniu projektu 10.8. Podjęcie decyzji o zakończeniu projektu

10.9. Rozwiązanie zespołu projektowego 10.9. Rozwiązanie zespołu projektowego