1 | S t r o n a
Wałbrzych, dnia 05 maja 2021 r.
...
pieczęć Zamawiającego
Nr DO/3220/ 6/21
ZAPYTANIE OFERTOWE
Zapytanie ofertowe dla postępowania o udzielenie zamówienia na organizację wyjazdowej imprezy sportowo - rekreacyjnej dla pracowników MOPS w Wałbrzychu.
--- 1. Nazwa oraz adres Zamawiającego
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wałbrzychu ul. Kilińskiego 1, 58-300 Wałbrzych
Strona internetowa: www.mops.walbrzych.pl Tel. 74 66 40 800, fax: 74 66 40 888
email.: zamowienia@mops.walbrzych.pl
--- 2. Podstawa prawna
Przedmiotowe postępowanie prowadzone jest z wyłączeniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 roku, poz. 2019 z późn. zm.).
3. Przedmiot zamówienia.
Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi polegającej na organizacji wyjazdowej imprezy sportowo - rekreacyjnej dla ok. 72 pracowników Zamawiającego w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
4. Warunki realizacji zamówienia.
1) Wymagany termin realizacji zamówienia: usługę należy wykonać w terminie:
3.06. – 6.06.2021 r.
2) Miejsce realizacji zamówienia: hotel lub kompleks hotelowy spełniający standardy min 3 gwiazdkowego hotelu nad morzem, na terenie województwa zachodniopomorskiego.
3) Liczba uczestników: 72 (+/- 10 %), potwierdzona liczba uczestników – 72 osób.
5. Ogólne zobowiązania Wykonawcy dotyczące wyjazdu
1) Zakwaterowanie pracowników Zamawiajacego w jednym hotelu (jeden budynek lub jeden kompleks) spełniajacy standardy 3 gwiadkowego hotelu, znajdującym się w odległości maksymalnie 500 metrów od plaży nad morzem, na terenie województwa
zachodniopomorskiego, w pokojach 2 lub 3 osobowych (w stosunku orientacyjnie
odpowiednio ok. 70% i 30 %). Zakwaterowanie (doba hotelowa) dla wszytskich uczestników wyjazdu musi się rozpocząć nie później jak o godz. 13.00 w dniu przyjazdu. Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla wszystkich uczestników w pokojach o jednakowym standardzie – niedopuszczalne jest zróżnicowanie standardu pokoi.
2) Pełne wyżywienie dla wszystkich uczestników wyjazdu, tj. 3 x śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w godzinach 8.00 – 10.00 (od 04.06.2021 do 06.06.2021), 3 x obiad w formie bufetu szwedzkiego w godzinach 13.00 – 16.00 (od 03.06.2021 do 05.06.2021), 3 x kolacja w
2 | S t r o n a
formie bufetu szwedzkiego w godzinach 20.00 – 21.00 (podczas imprez integracyjnych, o których mowa w pkt 5.4).
3) Wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą mieć zagwarantowaną bezpłatną możliwość korzystania ze wszystkich dodatkowych atrakcji określonych przez Wykonawcę w załączniku nr 3 do zapytania (opis środków organizacyjno – technicznych, zastosowanych przez Wykonawcę w celu zapewnienia jakości) : np.: basen, sauny, kręgielnia, wypożyczalnia rowerów itp., znajdujących się na terenie hotelu / kompleksu hotelowego.
4) Organizacja imprez kulturalno – sportowych z elementami animacyjnymi, mającymi na celu integrację zespołu pracowników:
a) dzień pierwszy: w godzinach od 20:00 do 02:00 ognisko biesiadne wraz poczęstunkiem grillowym (w tym kiełbasa, karkówka, filet drobiowy, kaszanka, pieczywo itp.) z 2 daniami na ciepło, nielimitowanego dostępu do kawy, herbaty, wody niegazowanej z cytryną.
b) dzień drugi: organizacja paintball – przejazd w docelowe miejsce po śniadaniu ok godz.11:00 – wykonawca zapewni scenariusz, ubezpiczenie, sędziego, wszelki niezbędny sprzęt, przebranie itp..
c) dzień trzeci: w godz od 20:00 do 02:00 integracyjny wieczór w otwartej przestrzeni przy muzyce oraz poczęstunek składający się min. z: dwóch dań ciepłych, min. 8 uzupełnianych przystawek na zimno w formie stołu szwedzkiego, nielimitowanego dostępu do kawy, herbaty, wody niegazowanej z cytryną.
Zamawiający dopszcza zamianę organizacji paintballa na dzień trzeci a integracyjny wieczór na dzień drugi, w zależności od ewentualnej prognozy pogody.
Wszystkie wyżej wymienione imprezy kulturalno - sportowe muszą się odbyć w odpowiednich warunkach sanitarnych i obostrzeniach obowiązujących na dzień w.w.
wydarzeń.
W przypadku braku możliwości zorganizowania imprez integracyjnych spowodowanych wprowadzonymi obostrzeniami ogólnokrajowymi w celu przeciwdziałaniu pandemi Covid -19 wykonawca zapewni alternatywne wieczory integracji pracowniczej z zachowaniem
odpowiednich wymogów sanitarnych.
5) Przewóz uczestników imprezy odbywać się może wyłącznie środkami transportu
spełniającymi wymagania techniczne określone w przepisach ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz. U. z 2021, poz. 450 ze zm.) i innych przepisach
związanych
z przewozem osób, w tym ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.
U. z 2019, poz. 2140 z późn. zm.). Pojazdy przeznaczone do świadczenia usługi muszą znajdować się w stanie technicznym gwarantującym prawidłowy przejazd i bezpieczeństwo.
Pojazdy te muszą posiadać na wyposażeniu co najmniej: pasy bezpieczeństwa , klimatyzację, regulowane oparcia foteli, indywidualne oświetlenie, kabinę WC z umywalką. Odstępy między rzędami siedzeń min. 77 cm. Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby
pracowników ilość autobusów / busów. Wykonawca zapewni odpowiędnią ilość miejsc w razie potrzeby zachowania odległości między pasażerami odpowiednio do ewentualnych na dzień wyjazdu przepisów, wytycznych i ograniczeń związanych z pandemią SarsCov-2.
6) Zamawiający poda Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników wyjazdu w terminie do 20.05.2021 r.
3 | S t r o n a
7) Wyjazd z Wałbrzycha (z ostatniego punktu zbiórki) nastąpi w nocy ze środy na czwartek 3/4.06 br.), nie później niż o godzinie 4.00 (należy uwzględnić czas wymagany na
przeprowadzenie kontroli sprawności pojazdu przez uprawnione służby). Wyjazd powrotny do Wałbrzycha nastąpi w niedzielę 6.06. br. o godz. 13.00 (doba hotelowa musi kończyć się o 11.00).
8) Zamawiajacy określi najpóźniej na dwa tygodnie przed datą wyjazdu trzy miejsca zbiórek pracowników, z których nastąpi wyjazd i powrót. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania w trakcie jazdy (tam i z powrotem) 3 dodatkowych miejsc zbiórki dla pracowników.
9) Wykonawca ubezpiecza autobusy/busy i pasażerów od wszelkich szkód mogących powstać podczas wyjazdu i pozostających w związku z wyjazdem. Wykonawca zobowiązany
jest do zapewnienia ubezpieczenia NNW dla przewożonych osób. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności za powstałe w wyniku realiazacji usługi wypadki i zdarzenia
jakiegokolwiek typu, w wyniku których nastąpi uszkodzenie ciała, śmierć lub szkoda, wynikłe z winy Wykonawcy. Polisy należy przedłożyć Zamawiającemu w terminie 7 dni przed
planowanym wyjazdem.
10) Wykonawca zobowiązany jest posiadać opłaconą polisę OC w zakresie prowadzonej
działalności, związanej z przedmiotem zamówienia. Polisę należy przedłożyć Zamawiającemu w dniu podpisania umowy.
11) Wykonawca zapewnia pasażerom bezpieczny przewóz tzn. odpowiednie warunki bezpieczeństwa i higieny.
12) Wykonawca w ramach przejazdu zapewni odpowiednią liczbę kierowców, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
13) W cenę przejazdu wliczone będą wszelkie ewentualne koszty w tym: parkingi, koszty delegacji, wyżywienia i noclegu kierowcy/kierowców itp.
14) Płatność za wykonanie usługi nastąpi wg wyliczenia – stawka jednostkowa za wyjazd jednej osoby x ilość osób.
15) Płatność za wykonanie usługi nastąpi w dwóch ratach:
a. Pierwsza rata – zaliczka do wysokości 40 % ceny całkowitej zamówienia – w terminie do dwóch tygodni, przed datą wyjazdu, na podstawie faktury. Wraz z fakturą
Wykonawca dostarczy potwierdzenie rezerwacji w hotelu / kompleksie hotelowym, zgodnym z ofertą, na określoną zgodnie z pkt 6 liczbą uczestników i w zakresie zgodnym z zapisami zapytania ofertowego.
b. Druga rata – 60 % ceny całkowitej zamówienia – w terminie do 14 dni po wykonaniu zamówienia, przedstawieniu faktury i zaakceptowaniu jej przez Zamawiającego.
16) Zamawiajacy zastrzega sobie prawo konroli w zakresie:
a. Warunków sanitarnych.
b. Posiadania dokumentów potwierdzających sprawność pojazdów, atestów, dowodów rejestarcyjnych itp.
c. Posiadania opłaconych polis OC i NNW, d. Zlecenia kontroli pojazdu policji i/ lub ITD.
17) Zamiawiąjący zastrzega, że w razie sytuacji epidemicznej w kraju niepozwalającej na spełnienie podstawowych założeń wyjazdu tj. wydarzeń integracyjnych zamawiający może rozwiązać przedmiotową umowę a wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu
4 | S t r o n a
zamawiającemu wpłaconej zaliczki o której mowa w pkt 5.15) w terminie 14 dni od dnia rozwiązania umowy bez dodatkowego wezwania.
18) Organizacja wyjazdowej imprezy sportowo rekreacyjnej powinna obyć się w obowiązujacych warunkach sanitarnychz zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa (w tym sanitarnego) zgodnie z obowiązującymi ogolnokrajowymi przepisami, wytycznymi i ograniczeniami związanych z pandemią Sars-Cov-2.
6. Warunki udziału w postępowaniu
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają n/w warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu.
Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
1) Dotyczące kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej;
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli wykonawca wykaże, że posiada aktualne uprawnienia do prowadzenia działalności, o której mowa w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 listopada 2017 roku o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (Dz. U.
z 2020 roku, poz. 2139).
2) Dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej;
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca:
a) wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres wykonywania działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej dwie usługi polegajace na zorganizowaniu wyjazdu tożsamego z przedmiotem zamówienia (t.j. min. 4 dniowego wyjazdu wraz z organizacją zabaw integracyjnych dla uczestników) dla
minimum 60 osób każda oraz,
b) wykaże, że dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym – odpowiednim autokarem, spełniającym wymagania określone w zapytaniu oraz hotelem lub kompleksem spełniającym standardy trzygwiazdkowego hotelu, którego standardy określają przepisy szczególne w tym przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j.
Dz. U. z 2020 roku, poz. 2211) oraz Rozporządzenia Ministra Gospodarki i pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. z 2017 roku, poz. 2166), który spełnia wymagania Zamawiajacego określone w zapytaniu, Z postępowania wyklucza się:
1) Wykonawcę, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu, lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia,
2) Wykonawcę, wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że Wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odstekami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności,
3) Wykonawcę, który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził Zamawiającego w błąd przy przedstawieniu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria, zwane dalej
"kryteriami selekcji", lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych dokumentów,
5 | S t r o n a
4) Wykonawcę, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd Zamawiającego, mogące mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez Zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, 5) Wykonawcę, w stosunku do którego otwarto likwidację, w zatwierdzonym przez sąd
układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust.
1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne (Dz.U. z 2020 r. poz. 814 ze zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (Dz.U. z 2020, poz. 1228 ze zm.);
7. Wykaz oświadczeń i dokumentów wymaganych w postępowaniu.
L.p.
Wymagane oświadczenia lub dokumenty Forma dokumentu
1. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
Oświadczenie w druku oferty (załącznik nr 1)
2.
1.
Dokument potwierdzający wpis do rejestru, o którym mowa w art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 24 listopada 2017 roku o imprezach turystycznych i powiązanych
usługach turystycznych (Dz. U. z 2020 roku, poz. 2139) - zaświadczenie lub wydruk ze strony
Oryginał lub kopia
poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
3.
Wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu (w tym ilości osób), dat wykonania i podmiotów, na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz, którego usługi były wykonywane, a jeżeli z
uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych
dokumentów - oświadczenie Wykonawcy;
Oryginał (załącznik nr 2)
4.
Opis środków organizacyjno – technicznych,
zastosowanych przez Wykonawcę w celu zapewnienia, jakości
Oryginał (załącznik nr 3) 5. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z
postępowania Oświadczenie w druku oferty
6 | S t r o n a
(załącznik nr 1)
6.
Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego dokumentu
potwierdzającego, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem podatkowym w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości
wykonania decyzji właściwego organu
Oryginał lub kopia
poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
7.
Zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, lub innego dokumentu potwierdzającego, że
Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w
szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji
właściwego organu
Oryginał lub kopia
poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
8.
Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, (jeżeli dotyczy)
W przypadku zaistnienia zmian, nieodzwierciedlonych w ww. dokumentach, Wykonawca obowiązany jest załączyć do oferty dokument będący podstawą tychże zmian (np. uchwała wspólników, prawomocny wyrok sądowy)
Oryginał lub kopia
poświadczona za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
9.
oświadczenia Wykonawcy o niezaleganiu z opłacaniem podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170 ze zm.)
Oświadczenie w druku oferty (załącznik nr 1)
8. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.
7 | S t r o n a
1. Najkorzystniejszą ofertą będzie oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.
2. Ocenie ofert podlegają tylko oferty niepodlegające odrzuceniu.
3. Kryterium oceny ofert i jego znaczenie oraz opis sposobu oceny ofert:
1) kryterium 1 – CENA:
a) ·znaczenie kryterium - 50 pkt;
b) ·opis sposobu oceny ofert według kryterium 1:
x1 = (xmin / xo) x 50 pkt
gdzie:
x1 - liczba uzyskanych punktów ocenianej oferty w kryterium 1, xmin - cena w ofercie z najniższą ceną,
xo - cena w ofercie ocenianej,
2) kryterium 2 – DOŚWIADCZENIE:
a) ·znaczenie kryterium - 20 pkt;
b) ·opis sposobu oceny ofert według kryterium 2:
Zamawiający przyzna punkty za każdą wykonaną usługę Wykonawcy w zakresie organizowania imprez turystycznych tożsamych z przedmiotem zamówienia (t.j. min. 4 dniowego wyjazdu wraz z organizacją zabaw integracyjnych dla uczestników) dla minimum 60 osób każda. Punktacja będzie oparta o wykaz usług wykonanych o którym mowa w pkt 7 ( L.p.3 tabeli) zapytania ofertowego. Ilość punktów w tym kryterium zostanie przyznana wg wzoru:
x2 = (xo / xmax) x 20 pkt
gdzie:
x2 - liczba uzyskanych punktów ocenianej oferty w kryterium 2, xmax – doświadczenie w ofercie z największym doświadczeniem, xo – doświadczenie w ofercie badanej,
3) Kryterium 3 – ATRAKCYJNOŚĆ HOTELU (JAKOŚĆ USŁUG):
a) ·znaczenie kryterium - 30 pkt;
b) ·opis sposobu oceny ofert według kryterium 2:
Zamawiający przyzna punkty za zapewnienie dodatkowych bezpłatnych atrakcji
znajdujących się na terenie hotelu (wyłącznie spośród określonych przez Zamawiającego atrakcji w załączniku nr 3). Liczbę atrakcji określonych przez Zamawiającego w załączniku nr 3 uznaje się za maksymalną. Zamawiający nie przyzna punktów za atrakcje wykazane
8 | S t r o n a
dodatkowo przez Wykonawcę ponad liczbę określoną w załączniku nr 3. Niedopuszczalne jest także ingerowanie w treść załącznika tj. np. poprzez wpisywanie w opisie innych atrakcji niż wymienione przez Zamawiającego. Punkty zostaną przyznane w następujący sposób:
Ilość punktów w tym kryterium zostanie przyznana wg wzoru:
X3 = (xo / xmax) x 30 pkt
gdzie:
x3 - liczba uzyskanych punktów ocenianej oferty w kryterium 3, xmax – faktyczna liczba atrakcji w ofercie z największą liczbą atrakcji, xo – faktyczna liczba atrakcji w ofercie badanej.
Wyliczenie punktów zostanie dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania. Do realizacji niniejszego zamówienia zostanie wybrany Wykonawca, który złoży ofertę najkorzystniejszą w oparciu o przyjęte w zapytaniu ofertowym kryteria oceny ofert, spośród wszystkich ważnych i niepodlegających odrzuceniu ofert.
--- 9. Opis sposobu obliczenia ceny.
1) Należy podać cenę brutto za wyjazd 1 osoby oraz cenę całkowitą, przy założeniu prognozowanej maksymalnej liczby osób uczestniczących w wyjeździe tj. 72 osób.
Zamawiający zastrzega, że liczba ta nie jest liczbą ostateczną. Ostateczną liczbę osób Zamawiający przekaże zgodnie z pkt 5.6). Zamawiający prognozuje, że liczba ta nie będzie różniła się o więcej niż 10% od podanej wyżej.
2) Szczegółowy sposób przedstawienia ceny zawiera formularz ofertowy (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego). Cena oferty winna zawierać wszelkie koszty poniesione w celu należytego i pełnego wykonania zamówienia, zgodnie z opisanymi wymaganiami, a w szczególności: koszty wynagrodzeń pracowników, koszty ogólne, w tym: wszelkie podatki, opłaty i elementy ryzyka związane z realizacją zamówienia, zysk Wykonawcy oraz podatek VAT, ubezpieczenie, o którym mowa w punkcie 5.9), itd.
3) Wynagrodzenie brutto powinno uwzględniać podatek VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. Ocenie będzie podlegała cena oferty brutto.
4) Cena winna być przedstawiona w polskich złotych. Cena powinna być podana do 2 miejsca po przecinku.
5) Cena podana w ofercie nie ulegnie zwiększeniu.
--- 10. Opis sposobu przygotowania oferty.
1) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności, każdy dokument składający się na ofertę powinien być czytelny.
3) Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie powinno być oznaczone nazwą (firma) i adresem Wykonawcy i zaadresowane następująco:
9 | S t r o n a
„Oferta dotyczy zapytania ofertowego
na organizację wyjazdowej imprezy sportowo - rekreacyjnej dla pracowników MOPS w Wałbrzychu”
NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM 12 maja 2021 r. godz. 15.30”
11. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert.
1) Oferty należy składać w terminie do dnia 12 maja 2021 r. do godziny 15:30
w siedzibie Zamawiającego tj. przy ul. Kilińskiego 1, ofertę należy wrzucić do urny na parterze przy wejściu do budynku.
2) Jeżeli oferta Wykonawcy nie będzie oznaczona w wymagany sposób, Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności za nieterminowy wpływ oferty. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe złożenie oferty w szczególności w sytuacji,
gdy oferta nie zostanie dostarczona w wymaganym terminie do wskazanego pokoju. Oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana i zostanie zwrócona Wykonawcy bez
otwierania.
3) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 13 maja 2021 r. o godzinie 8.00.
4) Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający umieści na platformie przetargowej Gminy Wałbrzych informacje: nazwę Wykonawców, którzy złożyli oferty
w postępowaniu, zaoferowane ceny, dane dotyczące pozostałych kryteriów oraz kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
--- 12. Informacje dotyczące prowadzonego postępowania.
1) W toku badania i oceny złożonych ofert Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego dokumentów, albo złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
2) Zamawiający może żądać od Wykonawców dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, a ponadto dokonuje poprawienia oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w złożonych ofertach oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty – informując o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
3) W niniejszym postępowaniu, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, Zamawiający i Wykonawca przekazują zgodnie z wyborem Zamawiającego w jednej z form:
pisemnie lub drogą elektroniczną. Swoboda wyboru formy nie dotyczy oferty i umowy (forma pisemna pod rygorem nieważności) oraz dokumentów składanych wraz z ofertą (także uzupełnianych na wezwanie Zamawiającego).
4) Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
5) Zamawiający informuje, że dokona badania ofert pod kątem rażąco niskiej ceny w
przypadku, w którym będzie miał wątpliwości, co do możliwości wykonania zamówienia, a w szczególności, gdy zaoferowana cena będzie niższa o więcej niż 30% od średniej
arytmetycznej wszystkich złożonych ofert, z wyjątkiem ofert drastycznie zawyżonych (powyżej 100% od średniej arytmetycznej z pozostałych ofert) chyba, że rozbieżność wynika
10 | S t r o n a
z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na Wykonawcy. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie udzieli wyjaśnień lub dokonana ocena złożonych wyjaśnień wraz ze złożonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.
6) Zamawiający odrzuca ofertę Wykonawcy, jeżeli:
• jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego,
• jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
• zawiera błędy w obliczeniu ceny,
• zawiera rażąco niską cenę,
• jeżeli jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
7) Zamawiający unieważnia postępowanie:
• jeżeli nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
• cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
• postępowanie obarczone jest wadą niemożliwą do usunięcia, powodującą sytuację, w której niemożliwym jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
8) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.
9) Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym, projekcie umowy oraz w ofercie przedstawionej przez Wykonawcę.
13. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO.
− Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
− administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Wałbrzychu;
− inspektor ochrony danych osobowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Wałbrzychu – kontakt iod@mops.walbrzych.pl;
− Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia.
− odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;
11 | S t r o n a
− Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
− obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana
dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP;
− w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
− posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
− nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
