Warszawa, 23 stycznia 2017 r.
WPS-IX.431.4.8.2016.AS
Pan
Radosław Witkowski Prezydent
Miasta Radomia Urząd Miasta Radom ul. Jana Kilińskiego 30 26-600 Radom
SPRAWOZDANIE Z KONTROLI
przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Radomiu, z siedzibą przy ul. Kilińskiego 30, 26-600 Radom, oraz w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Radomiu, z siedzibą przy ul. Limanowskiego 134, 26-612 Radom
Na podstawie art. 16 w związku z art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej1 oraz art. 175 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych2 w Urzędzie Miejskim w Radomiu i Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Radomiu została przeprowadzona kontrola doraźna w trybie uproszczonym w zakresie organizacji i realizacji przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci3, w tym wykorzystania dotacji otrzymanej od 17 lutego do dnia kontroli, na wydatki związane z realizacją płatności świadczeń wychowawczych.
Kontrolę przeprowadzili:
- pani Wiesława Puciłowska - kierownik Oddziału do spraw Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 191/WPS/2016;
1 dalej ustawa o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)
2 dalej ustawa o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1870, z późn. zm.)
3 dalej ustawa o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. poz. 195, z późn. zm.)
WOJEWODA MAZOWIECKI
- pani Agnieszka Strzelecka - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia Nr 190/WPS/2016;
- pan Roman Trzcieliński - inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 438/WK/2016;
- pani Katarzyna Szymańska - inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 437/WK/2016.
Upoważnienia zostały wydane przez Wojewodę Mazowieckiego.
[akta kontroli – str.1-4 upoważnienia do kontroli]
Kontrolą objęto okres od 17 lutego 2016 r. do dnia kontroli, a czynności kontrolne przeprowadzono w dniach 10 - 14 października 2016 r.
Prezydentem Miasta Radom jest Pan Radosław Witkowski, pełniący tę funkcję od dnia 9 grudnia 2014 r. Skarbnikiem Miasta Radom jest Pan Sławomir Szlachetka powołany na stanowisko 5 kwietnia 2011 r. uchwałą nr 86/2011 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 4 kwietnia 2011 r.
Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu jest Pan Marcin Gierczak zatrudniony na stanowisku od dnia 1 lutego 2016 r. Bezpośredni nadzór na realizacją zadań z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci sprawuje Pan Krzysztof Gajewski – zastępca dyrektora. Główną księgową w Ośrodku jest Pani Agnieszka Prokopczyk na stanowisku od dnia 1 lutego 2016 r.
[akta kontroli - str. 190 zaświadczenie o wyborze prezydenta; str. 186 powołanie Dyrektora MOPS;
str. 189 uchwała w sprawie powołania skarbnika gminy; str. 187-188 umowy o pracę]
1. Organizacja zadania
Urząd Miejski w Radomiu funkcjonuje w oparciu o następujące akty prawne:
Statut Miasta Radom przyjęty uchwałą Nr 607/2013 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 30.09.2013 r.
w sprawie przyjęcia i ogłoszenia tekstu jednolitego Statutu Miasta Radomia zmieniany uchwałami Rady Miejskiej: Nr 637/2013 z dnia 25.11. 2013 r., Nr 646/2013 z dnia 09.12. 2013 r., Nr 26/2014 z dnia 09.12. 2014 r., Nr 261/2015 z dnia 21.12. 2015 r., Nr 360/2016 z dnia 29.08.2016 r.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Radomiu przyjęty Zarządzeniem Nr 983/2015 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 15 grudnia 2015 r. zmieniany przez Prezydenta Miasta Radomia
zarządzeniami: Nr 1030/2016 z dnia 08.01.2016 r., Nr 1291/2016 z dnia 15.04.2016 r., Nr 1552/2016 z dnia 29.07.2016 r.
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu funkcjonuje w oparciu o:
Statut Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu, przyjęty Uchwałą Nr 421/2004 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 17 maja 2004 r. w sprawie nadania Statutu Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Radomiu wraz ze zmianami wprowadzonymi uchwałami Rady Miejskiej:
Nr 855/2006 z dnia 03.07.2006 r., Nr 167/2007 z dnia 29.08.2006 r., Nr 253/2011 z dnia 21.12.2011 r., Nr 338/2012 z dnia 28.05.2012 r., Nr 34/2014 z dnia 22.12.2014 r., Nr 172/2015 z dnia 31.08.2015 r., Nr 286/2016 z dnia 29.02.2016 r.
Regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu wprowadzony Zarządzeniem nr 29/2010 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 14 maja 2010 r., którego tekst jednolity ogłoszono Zarządzeniem nr 20/2016 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 6 lipca 2016 r. uwzględniając wprowadzone zmiany. Ponadto zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu wprowadzono Zarządzeniem Nr 22/2016 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 21 lipca 2016 r. oraz Zarządzeniem Nr 25/2016 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 2 września 2016 r.
[akta kontroli - str.20-134 Statut i Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta; str. 136-185 Statut i Regulamin organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej]
Uchwałą Nr 286/2016 Rady Miejskiej z dnia 29 lutego 2016 r. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu (dalej MOPS w Radomiu lub Ośrodek) został wyznaczony do prowadzenia postępowań w sprawach o świadczenia wychowawcze na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. Uchwałą tą wprowadzono także do Statutu Ośrodka zmiany uwzględniające realizację zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
Ponadto, w zapisach § 15 ust. 4 pkt 8 regulaminu Ośrodka wskazano, że do zadań Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego należy „…prowadzenie i przygotowywanie decyzji w sprawach przyznania i wypłacania świadczeń wychowawczych.”
W okresie od 1 kwietnia do dnia kontroli w MOPS w Radomiu zadania z zakresu ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci wykonywało 209 pracowników Ośrodka, w tym 11 zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz 6 na podstawie umowy zlecenia, których stanowiska
sfinansowano z budżetu państwa z rozdziału 85211. Na dzień kontroli, powyższe zadania wykonywało 44 pracowników, w tym 10 zatrudnionych na podstawie umowy o pracę z rozdziału 85211.
[akta kontroli – str. 667-686 wykaz pracowników realizujących zadania ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci]
W wyniku analizy pisemnych informacji Ośrodka ustalono, że do realizacji zadań podlegających kontroli zaangażowani byli pracownicy w szczególności Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego oraz Działu Obsługi Mieszkańców. Pomoc świadczyli także w nielicznych przypadkach pracownicy innych działów Ośrodka, osoby zatrudnione na umowę zlecenie, a także pracownicy socjalni.
Jak wynika z pisemnych wyjaśnień zastępcy dyrektora Ośrodka „…pracownicy socjalni, którzy wsparli Ośrodek w realizacji zadania z zakresu świadczenia wychowawczego wykonywali pracę poza normalnymi godzinami czasu pracy ustalonymi przez pracodawcę. Dodatkowa praca świadczona przez pracowników socjalnych nie kolidowała z zapisem art. 10 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.”
[akta kontroli – str. 687-688 wyjaśnienia zastępcy dyrektora Ośrodka z dnia 14.10.2016 r. ]
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą, upoważnienia Prezydenta Miasta Radomia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń wychowawczych a także do wydawania w tych sprawach decyzji posiadali: Pan Marcin Gierczak - dyrektor Ośrodka, Pan Krzysztof Gajewski - zastępca dyrektora, Pani Teresa Opałka – kierownik Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego, Pani Agnieszka Pysiak – zastępca kierownika Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego oraz Pani Iwona Olszewska - pracownik Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego.
Ponadto, na wniosek Dyrektora upoważnienia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego z wyłączeniem wydawania decyzji w tych sprawach posiadało 96 pracowników MOPS w Radomiu.
Jednakże, w wyniku kontroli zwrócono uwagę, że pięciu pracowników wykonujących zadania wynikające z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (rozdział 85211), zgodnie z zakresem obowiązków (tj. Pani Dagmara Hombek, Pani Dagmara Oleszczuk, Pani Ewa Skurzyńska – Drózd, Pani Patrycja Szwajcer, Pani Milena Roszowska) na dzień kontroli nie posiadało upoważnienia Prezydenta Miasta Radomia, stosownie do art. 10 ust. 2 wymienionej ustawy. Powyższy przepis oznacza, że pracownicy ośrodka pomocy społecznej realizujący
merytorycznie zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych, którzy faktycznie prowadzą postępowanie administracyjne w danej sprawie (całość lub jego część) powinni posiadać upoważnienie do prowadzenia takiego postępowania wydane przez organ właściwy. Wykazane w zakresach czynności ww. pracowników zadania w szczególności „przyjmowanie wniosków o świadczenia wychowawcze, wstępna weryfikacja złożonych dokumentów, wzywanie wnioskodawców do uzupełnienia niekompletnych wniosków, przygotowywanie i wysyłanie pism do instytucji” należy traktować jako czynności w postępowaniu uregulowanym na gruncie ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
[akta kontroli – str. 228-329 upoważnienia pracowników Ośrodka]
Obieg dokumentów w Ośrodku reguluje Zarządzenie Nr 62/2014 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu z dnia 3 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu. Treść powyższego Zarządzenia wraz z wprowadzonymi zmianami została uzgodniona z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Radomiu, działającego z upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
[akta kontroli – str. 191-221 Zarządzenie nr 62/2014 Dyrektora MOPS w Radomiu z dnia 03.12.2014 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej ]
Obsługa świadczeń wychowawczych realizowana jest w programie Świadczenia Wychowawcze stanowiącym część systemu dziedzinowego do obsługi Świadczeń Rodzinnych. Dane osobowe związane z realizacją świadczeń wychowawczych są gromadzone także w systemie „Dokumentator”
– wewnętrznej aplikacji MOPS w Radomiu służącej do obsługi wniosków składanych przez wnioskodawców, wykorzystywanej głównie przez Dział Obsługi Mieszkańców.
Do realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci prowadzone są następujące rejestry:
Rejestr wniosków w systemie elektronicznym Dokumentator prowadzony przez Dział Obsługi Mieszkańców;
Rejestry w postaci raportów i zestawień w module Świadczenia Wychowawcze (raport wniosków zarejestrowanych, raport wydanych decyzji, raport listy osób, zestawienie list wypłat, raport odwołań) prowadzone w Dziale Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego.
[akta kontroli - str.689-690 Informacja zastępcy dyrektora dot. rejestrów]
Zbiór danych osobowych z zakresu świadczeń wychowawczych został zgłoszony do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych 07.03.2016 r. (nr zgłoszenia 004747/2016) i został zatwierdzony 04.08.2016r.
[akta kontroli - str. 691-694 informacja Dyrektora MOPS z dnia 12 października 2016 r.; str. 223- 227 Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji GIODO, str. 222 Zaświadczenie GIODO]
2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości
Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości sprawdzono poprzez porównanie danych przekazanych przez MOPS w Radomiu za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej w dwóch sprawozdaniach:
„Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. (stan na 1 lipca 2016 r.) - opublikowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w CAS, a przekazanej przez jednostkę do MUW w dniu 4 lipca 2016 r.;
„Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r.
(stan na 31 lipca 2016 r.) - opublikowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w CAS, a przekazanej przez jednostkę do MUW w dniu 2 sierpnia 2016 r.;
z prowadzonymi rejestrami i wykazami.
Rzetelność sporządzenia sprawozdań sprawdzono poprzez porównanie przekazanych Wojewodzie w dniu 4 lipca 2016 r. oraz w dniu 2 sierpnia 2016 r. sprawozdań ze stanem faktycznym:
A. SPRAWOZDANIE NA 1 LIPCA 2016
Tabela Nr 1. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na 1 lipca 2016 r.
Dane zawarte w sprawozdaniu stan na 1 lipca 2016 r.
Stan faktyczny na podstawie przedstawionych dowodów
Liczba osób realizujących ustawę o pomocy państwa w
wychowywaniu dzieci 168 168
Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (etaty) 10,00 10,00 Zatrudnionych na podstawie umowy cywilno - prawnej 5 5
Innych, w tym 153 153
otrzymujących dodatek za realizację ww. zadań 72 153
Różnica pomiędzy liczbą osób otrzymujących dodatek z tytułu realizacji zadań ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci przekazaną w sprawozdaniu a liczbą pracowników otrzymujących ww. dodatek w przedłożonym podczas kontroli wykazie wynosi 81osób. Wyjaśnienia w sprawie zaistniałej różnicy Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu przekazał w dniu 04.07.2016 r.
w sprawozdaniu z realizacji programu Rodzina 500+ za okres 1 kwietnia – 1 lipca 2016 r. (stan na 1 lipca 2016 r.) gdzie wyjaśnił, że na liczbę 72 osoby składa się: 15 osób przyjmujących wnioski o świadczenia wychowawcze oraz 57 osób zajmujących się rozstrzygnięciem merytorycznym i wydawaniem decyzji w systemie. Jednocześnie informując, że dodatek za realizację zadania otrzymały również osoby sporządzające listy wypłat i sprawozdania, oraz pozostałe osoby tj. księgowość, kierowcy, gońcy itp.
Tabela Nr 2. Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r.
do 1 lipca 2016 r.
Dane zawarte w sprawozdaniu Dane z raportów wygenerowane z systemu
Stan faktyczny na podstawie przedstawionych wyjaśnień
12911-Liczba złożonych unikatowych wniosków
o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego
15232 15536 15232
W tym liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego12911 Liczba wydanych decyzji w sprawach dotyczących świadczenia
wychowawczego
12489 12489 -
Zastępca dyrektora Ośrodka złożył oświadczenie w sprawie powyższych rozbieżności dotyczących liczby złożonych unikatowych wniosków:
„Danych, które wymagało od nas sprawozdanie tj. ilość wniosków unikatowych wyliczone jest na podstawie wydruku z systemu dziedzinowego Świadczeń Wychowawczych (Sygnity), w którym staraliśmy się ręcznie „wyłuskać” wnioski tego samego wnioskodawcy złożone wielokrotnie w formie papierowej i internetowej. W sprawozdaniu za okres od 1.04.2016 r.
do 1.07.2016 r. od łącznej ilości przyjętych wniosków zostało odjęte 250 wniosków wielokrotnie złożonych przesłanych drogą elektroniczną oraz 54 wnioski złożone w formie papierowej.”
Tabela Nr 3. Informacja o należnych i wypłaconych świadczeniach wychowawczych oraz poniesionych wydatkach z budżetu państwa wg stanu za okres 1.04 – 1.07.2016 r.
Stwierdzono rozbieżności w wydatkach poniesionych z budżetu państwa na świadczenie wychowawcze pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniu (stan na 1 lipca 2016 r.) z ewidencją księgową na kwotę 435 zł.
B. SPRAWOZDANIE NA 31 LIPCA 2016
Tabela Nr 4. Informacja na temat liczby osób zajmujących się realizacją ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci na 31 lipca 2016 r.
Dane zawarte w sprawozdaniu stan na koniec lipca
Stan faktyczny na podstawie przedstawionych dowodów
Liczba osób realizujących ustawę o pomocy państwa w
wychowywaniu dzieci 70 70
Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (etaty) 10,00 10,00 Świadczenia wychowawcze
Dane zawarte w sprawozdaniu - stan za okres
1.04.-1.07.16 r.
Stan księgowy
Liczba przyznanych decyzją
świadczeń wychowawczych 74 227 -
Liczba wypłaconych świadczeń
wychowawczych 50 118 -
Poniesione wydatki z budżetu państwa na świadczenie wychowawcze bez kosztów obsługi
25 058 307 25 057 872
Zatrudnionych na podstawie umowy cywilno - prawnej 3 3
Innych, w tym 57 57
otrzymujących dodatek za realizację ww. zadań 4 4
Tabela Nr 5. Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r.
do 31 lipca 2016 r.
Dane zawarte w sprawozdaniu przekazanym 29.07.2016
Dane z raportów wygenerowane z systemu
Stan faktyczny na podstawie przedstawionych wyjaśnień Liczba złożonych
unikatowych wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego
15491 15491* -
Liczba wydanych decyzji w sprawie w sprawach dotyczących świadczenia
wychowawczego
14718 14716 14718
W tym liczba wydanych decyzji przyznających prawo do świadczenia wychowawczego
14117
14115 14117
* zostały ujęte korekty w odniesieniu do sprawozdania na 1.07.2016 r.
W odniesieniu do różnicy w liczbie wydanych decyzji wyjaśniono że:
„ W zestawieniach jest o 2 decyzje mniej, gdyż zaistniała konieczność cofnięcia zatwierdzenia decyzji.”
Tabela Nr 6. Informacja o należnych i wypłaconych świadczeniach wychowawczych oraz poniesionych wydatkach z budżetu państwa wg stanu za okres 1.04 – 1.07.2016 r. oraz na dzień 31.07.2016 r.
Świadczenia wychowawcze Stan za okres 1.04.-31.07.16 r.
Stan księgowy Liczba przyznanych decyzją
świadczeń wychowawczych 82 001 -
Liczba wypłaconych świadczeń
wychowawczych 79 966 -
Poniesione wydatki z budżetu państwa na świadczenie
wychowawcze bez kosztów obsługi
39 982 120
39 984 507
Stwierdzono rozbieżności w wydatkach poniesionych z budżetu państwa na świadczenie wychowawcze pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniu (stan na koniec lipca 2016 r.) z ewidencją księgową na kwotę 2 387 zł.
Jak wyjaśnił zastępca dyrektora jednostki: „Kwota wypłaconych świadczeń wychowawczych na koniec lipca 2016 roku z ksiąg rachunkowych wynosi 39.984.506,70 zł. W w/w sprawozdaniu kwota narastająca wynosi 39.982.120 zł. Różnica to 2.386,70, która spowodowana jest faktem, iż w/w sprawozdanie należało wysłać w CAS w dniu 2 sierpnia 2016 roku, tj. przed uzgodnieniem miesięcznych wydatków za lipiec. W księgowości nie był jeszcze zaksięgowany wyciąg bankowy z ostatniego dnia lipca. Uzgodnienia sald następują po zaksięgowaniu wszystkich operacji za dany miesiąc.”
W wyniku porównania danych przekazywanych wojewodzie w sprawozdaniach rzeczowo- finansowych z prowadzonymi rejestrami i zestawieniami stwierdzono, że występują różnice i błędy, które wynikały z niespójnej, jednakże w większości przypadków uzasadnionej weryfikacji danych.
[Akta kontroli str. 695-698 sprawozdanie Realizacja Programu Rodzina 500 + za okres kwiecień – 1 lipca 2016 r.; str. 699-702 sprawozdanie Realizacja Programu Rodzina 500 + za okres kwiecień – 31lipiec 2016 r.; str. 703-741 raporty wniosków, decyzji wygenerowane z systemu; str. 755-760 zestawienia listy wypłat; str. 1028-1031 zestawienie obrotów i sald kont analitycznych za okres od 01.04.2016 – 30.06.2016 oraz za okres 01.04.2016 – 31.07.2016; str. 767-785 wykaz pracowników realizujących ustawę o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci; str. 786-867 wydruk listy płac zatrudnionych pracowników; str. 742-754, 761-766 wyjaśnienia pracowników MOPS w Radomiu]
3. Proces szacowania wysokości dotacji i jego rzetelność
W dniu 27 czerwca 2016 r. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu przekazał za pośrednictwem Centralnej Aplikacji Statystycznej zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 r. w zakresie działu 852 pomoc społeczna, w tym w rozdziale 85211 § 2060 (pozostała działalność państwa – pomoc państwa w wychowywaniu dzieci) oraz w dniu 12 lipca 2016 r. dodatkowe zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 r. w tym samym zakresie.
Łącznie narastająco od początku realizacji programu jednostka zapotrzebowała środki finansowe na kwotę 39 500 000 zł w rozdziale 85211. Dodatkowo zapotrzebowane środki
na realizację świadczeń wychowawczych na miesiąc lipiec wyniosły 1 500 000 zł i zostały w całości przez wojewodę przekazane 31.07.2016 r. na łączną kwotę 41 000 000. Na dzień 31 lipca nie wydatkowano kwoty 395 205 zł.
[akta kontroli str. 868 – 873 Zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 roku w zakresie działu 852 Pomoc społeczna; Dodatkowe zapotrzebowanie na środki finansowe z budżetu wojewody narastająco do końca lipca 2016 roku w zakresie działu 852-Pomoc społeczna]
Jak wyjaśnił zastępca dyrektora jednostki: „Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu na dzień 31 lipca 2016 roku otrzymał na realizację zadania w Rozdziale 85 211 § 2060 dotację w wysokości 41.000.000,00 zł. Ogółem niewykorzystane środki to kwota 395.205,40 zł (195.493,30 – 98%, 199.712,10 – 2%). Wydatek na zadanie merytoryczne wyniósł 39.984.506,70 zł, niewydatkowana kwota otrzymanej dotacji z przeznaczeniem na zadanie merytoryczne to 195.493,30 zł co stanowi 0,49% wydatku. Ośrodek przyjął zasadę, że pierwszorazowa wypłata świadczeń wychowawczych była planowana po upływie 14 dni od daty wydania decyzji (był to czas niezbędny na doręczenie decyzji stronie). Kwota ta została niezwłocznie wydatkowana pierwszą listą
w miesiącu sierpniu tj. 05.08.2016 r. Pozostała niewykorzystana kwota w wysokości 199.712,10 zł została zabezpieczona na wydatki inwestycyjne w wysokości 150.000,00 zł oraz zobowiązania powstałe w miesiącu lipcu 2016 roku w wysokości 49.712,10 zł.”
[akta kontroli – str. 874 Wyjaśnienia do sprawozdania dot. niewykorzystania środków na dzień 31 lipca 2016 r.]
Należy stwierdzić, iż wydatki na inwestycje w wysokości 150.000,00 wykazane w wyjaśnieniach nie zawierają się w kwocie 41.000.00,00 przekazanej na koniec lipca 2016 r. w rozdziale 85 211
§ 2060 na wypłaty świadczeń wychowawczych. Biorąc pod uwagę dane przekazane wojewodzie w sprawozdaniu „Realizacja Programu Rodzina 500+ za okres od 1 kwietnia 2016 r. do 31 lipca 2016 r. (stan na 31 lipca 2016 r.) oraz powyższe wyjaśnienia, kwota faktycznego zapotrzebowania była zbyt wysoka do faktycznych potrzeb.
4. Ujęcie w ewidencji księgowej dotacji przekazanej przez Wojewodę
Mazowiecki Urząd Wojewódzki (dalej MUW) przekazał do Urzędu Miasta Radom (dalej UM Radom) w piśmie oznaczonym FCR-I.3111.17.3.2016 z 18 lutego 2016 r. informację o przyznaniu ustawą budżetową na rok 2016 na program rządowy „Rodzina 500 plus” środków
finansowych na świadczenia wychowawcze w rozdziale 85295 paragrafie 2010 kwotę dotacji 80 980 465 zł, w tym na koszty obsługi 2% kwotę 1 619 609 zł.
MUW w piśmie oznaczonym FCR-I.3141.16.2016 z 31 marca 2016 r. poinformował o dokonaniu Decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 6/2016 z dnia 30 marca 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez zmianę przeznaczenia środków związaną z koniecznością uruchomienia środków finansowych na zakupy inwestycyjne w wysokości 150 000 zł (z paragrafu 2010 do paragrafu 6310).
MUW w pismach oznaczonych FCR-I.3111.17.40.2016 oraz FCR-I.3141.16.2016 z 28 kwietnia 2016 r. poinformował o dokonaniu Decyzją Wojewody Mazowieckiego Nr 42/2016 z dnia 28 kwietnia 2016 r. zmian w planie dotacji poprzez zmianę rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej (85295 paragraf 2010 na 85211 paragraf 2060 oraz 85295 paragraf 6310 na 85211 paragraf 6340) w związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 12 kwietnia 2016 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych4.
[akta kontroli - str.876-879 pismo MUW znak FCR-I.3111.17.3.2016 z 18 lutego 2016 r.; pismo MUW znak FCR-I.3141.16.2016 z 31 marca 2016 r.; pismo MUW znak FCR-I.3111.17.40.2016 z 28 kwietnia 2016 r.; pismo MUW znak FCR-I.3141.16.2016 z 28 kwietnia 2016 r.]
Na podstawie art. 257 i art. 258 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych Prezydent Miasta Radomia Zarządzeniami o numerach:
− 1205/2016 z 17 marca 2016 r.,
− 1262/2016 z 8 kwietnia 2016 r.,
− 1330/2016 z 4 maja 2016 r.,
− 1356/2016 z 10 maja 2016 r.
w sprawie zmian w budżecie gminy dokonał zwiększenia o przyznaną kwotę dotacji (80 830 465 zł) dochodów oraz wydatków bieżących, docelowo w rozdziale 85211 paragraf 2060 oraz dochodów oraz wydatków bieżących, docelowo w rozdziale 85211 paragraf 6340.
[akta kontroli - str. 880-895 Zarządzenie Prezydenta Miasta Radomia Nr 1205/2016 z 17 marca 2016 r.; Zarządzenie Prezydenta Miasta Radomia Nr 1262/2016 z 8 kwietnia 2016 r.; Zarządzenie
4 dalej rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji – Dz. U. z 2016 r., poz. 524
Prezydenta Miasta Radomia Nr 1330/2016 z 4 maja 2016 r.; Zarządzenie Prezydenta Miasta Radomia Nr 1356/2016 z 10 maja 2016 r.]
Zgodnie z zapisami wyciągów bankowych w urządzeniach księgowych UM Radom otrzymał w okresie od 19 lutego do 30 czerwca 2016 r. kwotę dotacji w wysokości 25 650 000 zł, w miesiącu lipcu 2016 r. 15 500 000 zł – co daje ogółem do 31 lipca 2016 r. kwotę 41 150 000 zł, zaś w miesiącu sierpniu 11 554 795 zł – co daje ogółem do 31 sierpnia 2016 r. kwotę 52 704 795 zł.
[akta kontroli - str. 896-897„Zestawienie dotacji otrzymanych na Program 500+ oraz środków przekazanych do MOPS w Radomiu na realizację zadania 852-85211-500+”]
UM Radom otrzymaną z MUW dotację na rachunek podstawowy w banku (Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ul. Grzybowskiej 53/57, Centrum Korporacyjne w Radomiu zwany dalej bankiem) przekazywał do swojej jednostki organizacyjnej (MOPS w Radomiu), która to realizowała ustawowy obowiązek wypłaty świadczeń wychowawczych.
Kwoty otrzymanych dochodów, daty ich wpływu zgodnie z wyciągiem bankowym na rachunek bankowy UM Radom oraz daty przekazania środków finansowych do MOPS w Radomiu zawarto w zestawieniu załączonym do niniejszego sprawozdania.
[akta kontroli - str. 896-897, „Zestawienie dotacji otrzymanych na Program 500+ oraz środków przekazanych do MOPS w Radomiu na realizację zadania 852-85211-500+”; str. 898-912 wydruki z kont rachunku bankowego UM Radom]
Terminarz wykorzystania środków finansowych w MOPS w Radomiu przedstawiono w załączonej tabeli. W trakcie kontroli stwierdzono ponadto zwroty pobranych świadczeń (w okresie do 30 września 2016 r. to kwota 83 500 zł) z powodu podawania niewłaściwych numerów kont przez beneficjentów.
[akta kontroli - str.913-916 „Zestawienie wpływu środków oraz wydatków w § 3110 w okresie od 01.04.2016 do 30.09.2016 Miejskiego Ośrodka Pomocy społecznej w Radomiu”]
5. Wydatki będące podstawą wykorzystania dotacji
a) przeznaczenie dotacji − 2% otrzymanej w 2016 r. dotacji na świadczenie wychowawcze zgodnie z art. 52 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci można przeznaczyć na obsługę zadania
Biorąc pod uwagę to, że do 31 sierpnia 2016 r. przekazano 52 704 795 zł to z tej wielkości na obsługę należało się 1 054 095,90 zł. W ramach przyznanej dotacji na obsługę administracyjną świadczeń wykorzystano 857 279,35 zł (2% kosztów obsługi). Do wykorzystania pozostało 196 816,55 zł.
W ramach kosztów obsługi sfinansowano wynagrodzenia pracowników zatrudnionych przy realizacji świadczeń oraz dokonano wydatków na zakup m.in. sprzętu biurowego, materiałów biurowych, druków, papieru, materiałów piśmiennych, kosztów oprogramowania „Świadczenia wychowawcze 500 +”, tonerów.
[akta kontroli - str.917-919 „Zestawienie wydatków w okresie od 01.04.2016 do 30.09.2016 r.
bez § 3110 Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu”; wydruki listy płac zatrudnionych pracowników; faktury potwierdzające dokonanie wydatków]
b) dowody potwierdzające poniesione wydatki oraz terminowość ich realizacji (odsetki od nieterminowych wypłat)
Przyznaną dla UM Radom dotację wykorzystano na wypłaty świadczeń wychowawczych w kontrolowanym okresie (do 30 września 2016 r.) w wysokości 62 565 307,30 zł.
W okresie kontrolowanym dokonywano wypłat świadczeń wychowawczych na podstawie list wypłat sporządzonych zgodnie z decyzjami administracyjnymi przyznającymi świadczenia.
Numery list, daty ich sporządzenia, kwoty oraz liczbę świadczeń na liście zawarto w załączonym do sprawozdania wyciągu z ewidencji MOPS w Radomiu.
W trakcie kontroli nie stwierdzono nieterminowych wypłat. Wypłaty świadczeń dokonywano w formie gotówkowej (w kasie MOPS w Radomiu) lub przelewem na rachunek bankowy rodzica/opiekuna dziecka.
[akta kontroli str.959-975 wyciąg z rejestru list wypłat świadczeń wychowawczych; str. 920-947 przykładowe listy wypłaty świadczeń wychowawczych; str. 976-984 przykładowe decyzje przyznające świadczenia wychowawcze]
c) wyodrębnienie wydatków w ewidencji oraz prawidłowość ich ujęcia w urządzeniach księgowych
Zarówno w UM Radom jak też MOPS w Radomiu prowadzono wyodrębnioną ewidencję księgową dla dotacji rozdziału 85211 zarówno po stronie dochodów jak też wydatków w sposób umożliwiający identyfikację dokonanych zapisów. Zapisy te wynikają z dowodów księgowych
(wyciągi bankowe, listy wypłaty świadczeń wychowawczych, list płac pracowników zatrudnionych przy obsłudze świadczeń wychowawczych oraz faktur dotyczących zakupów materiałów do tej obsługi).
d) klasyfikacja budżetowa wydatków
Poddane badaniu dowody źródłowe zawierały klasyfikację budżetową dotacji dział 852 – Pomoc społeczna rozdział 85295 zmieniony na 852115 oraz właściwy paragraf, były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, podpisane przez głównego księgowego MOPS w Radomiu oraz zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora MOPS w Radomiu.
e) kompletność i prawidłowość dowodów (art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości6)
Poddane kontroli dowody źródłowe spełniały wymogi art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości, w szczególności były zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych, zawierały elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz były wolne od błędów rachunkowych.
f) przestrzeganie zasad wynikających z art.5 ust. 2 pkt 4b oraz 48 ust. 1 ustawy o finansach publicznych
Jak wynika to z aneksu nr 4/2016 z dnia 30 marca 2016 r. do zawartej umowy z bankiem, środki finansowe na rachunku podstawowym podlegały oprocentowaniu.
Na rachunku podstawowym UM Radom gromadzone były środki pieniężne całego urzędu w tym z dotacji. Jak wynika to z załączonego wyliczenia z tego tytułu UM Radom uzyskał kwotę 19 351,83 zł, którą zaewidencjonował jako dochód gminy.
Środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym MOPS w Radomiu nie były oprocentowane w skali roku.
[akta kontroli - str.985-993 „UMOWA O PROWADZENIE RACHUNKÓW BANKOWYCH DLA KLIENTÓW KORPORACYJNYCH ORAZ O ŚWIADCZENIE USLUG ZWIĄZANYCH Z TYMI RACHUNKAMI” podpisana 1 lutego 2011 r. wraz z załącznikiem; str. 994-996 Aneks nr 4/2016 z 30 marca 2016 r. do umowy Nr 9120 z 14 marca 1994 r.; str. 997-1003 zestawienie
„OPROCENTOWANIE ŚRODKÓW NA RACHUNKU BANKOWYM GMINY MIASTA RADOMIA (ODSETKI) Z TYT. DOTACJI CELOWEJ Z PROGRAMU 500+”]
5 w związku z wejściem w życie rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji
6 ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.)
6. Zwrot niewykorzystanej dotacji do Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego
Na podstawie analizy dowodów księgowych oraz kont prowadzonych przez UM Radom nie stwierdzono przypadku zwrotu niewykorzystanej dotacji do MUW.
7. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-50 (sprawozdanie o dotacjach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami) oraz Rb-28S (sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego) z ewidencją księgową
W sprawozdaniach sporządzonych przez MOPS w Radomiu Rb-50 oraz Rb-28S wg stanu na dzień:
1. 30 czerwca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem 25 493 880,74 zł w następujących paragrafach:
− 3020 (Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń) – 59,04 zł,
− 3110 (Świadczenia społeczne) – 25 057 872,00 zł,
− 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) – 289 122,04 zł,
− 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) – 22 003,16 zł,
− 4120 (Składki na Fundusz Pracy) – 2 625,60 zł,
− 4170 (Wynagrodzenia bezosobowe) – 9 735,78 zł,
− 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) – 72 588,74 zł,
− 4280 (Zakup usług zdrowotnych) – 600,00 zł,
− 4300 (Zakup usług pozostałych) – 6 082,27 zł,
− 4360 (Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych) – 232,11 zł,
− 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) – 6 160,00 zł,
− 4700 (Szkolenia pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej) – 26 800,00 zł.
2. 31 lipca 2016 r. wydatki wynosiły ogółem 40 604 794,60 zł w następujących paragrafach:
− 3020 (Wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń) – 118,08 zł,
− 3110 (Świadczenia społeczne) – 39 984 506,70 zł,
− 4010 (Wynagrodzenia osobowe pracowników) – 395 102,14 zł,
− 4110 (Składki na ubezpieczenia społeczne) – 64 531,52 zł,
− 4120 (Składki na Fundusz Pracy) – 7 499,58 zł,
− 4170 (Wynagrodzenia bezosobowe) – 20 206,61 zł,
− 4210 (Zakup materiałów i wyposażenia) – 87 001,92 zł,
− 4270 (Zakup usług remontowych) – 689,27 zł,
− 4280 (Zakup usług zdrowotnych) – 600,00 zł,
− 4300 (Zakup usług pozostałych) – 10 991,57 zł,
− 4360 (Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych) – 587,21 zł,
− 4440 (Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) – 6 160,00 zł,
− 4700 (Szkolenia pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej) – 26 800,00 zł.
Wg stanu na 31 lipca do dyspozycji MOPS w Radomiu pozostało 545 205,40 zł wolnych środków.
Powyższe wielkości wydatków były również potwierdzone w sprawozdaniach Rb-50 oraz Rb-28S sporządzonych przez UM Radom. W trakcie kontroli stwierdzono, że powyższe wielkości były zgodne z zapisami w urządzeniach księgowych MOPS w Radomiu.
[akta kontroli - str. 1004-1027 sprawozdania Rb-50 za drugi kwartał UM Radom i MOPS w Radomiu; sprawozdania RB-28S na 30 czerwca, 31 lipca oraz 31 sierpnia 2016 r. UM Radom i MOPS w Radomiu; str. 1028 – 1033 wydruki zestawień obrotów i sald kont analitycznych MOPS w Radomiu]
Przedstawiając powyższe ustalenia informuję, że realizację zadania w przedmiocie organizacji zadania, rzetelności sporządzanej sprawozdawczości oraz szacowania wysokości dotacji ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami, natomiast wykorzystanie dotacji przekazanej z budżetu Wojewody na pokrycie wydatków związanych z realizacją płatności świadczeń wychowawczych wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w rozdziale 85211 – Świadczenia wychowawcze ocenia się pozytywnie.
Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Prezydenta do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do:
1. Zapewnienia rzetelnego sporządzania sprawozdań z realizacji programu oraz jednolitej weryfikacji przekazywanych danych.
2. Zapewnienia procesu szacowania zapotrzebowania na dotację niezbędną do realizacji ustawy w sposób uwzględniający zasady określone w art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz dokumentowania tego procesu.
3. Zapewnienia prowadzenia postępowań z zakresu realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci przez osoby posiadające stosowne upoważnienia Prezydenta Miasta Radomia, zgodnie z art. 10 ust. 2 wymienionej ustawy.
4. Dokonania zwrotu pozyskanej kwoty w wysokości 19 351,83 zł z tytułu oprocentowania rachunku bankowego podstawowego na rachunek dochodów budżetu państwa.
Zgodnie z art. 52 ust. 5 ustawy o kontroli w administracji rządowej kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania z kontroli ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli.
Jednocześnie na podstawie art. 49 ww. ustawy zobowiązuję Pana Prezydenta do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego sprawozdania, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Marcin Wodziński
Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej
Do wiadomości:
Pan Marcin Gierczak Dyrektor
Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Radomiu
ul. Limanowskiego 134 26-612 Radom
