Instytut Spawalnictwa w Gliwicach Ośrodek Certyfikacji

(1)

1 Ośrodek Certyfikacji

Ośrodek Certyfikacji Instytutu Spawalnictwa w Gliwicach (zwany dalej Ośrodkiem) jest jednostką certyfikującą wyroby spawalnicze w oparciu o akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (PCA), certyfikat akredytacji Nr AC 029.

Certyfikacja elektrycznych urządzeń spawalniczych, materiałów dodatkowych do spawania oraz prostych zbiorników ciśnieniowych jest prowadzona według programu certyfikacji wyrobów typu 3.

2 Podstawy certyfikacji

Certyfikacja wyrobów spawalniczych prowadzona przez Ośrodek oparta jest na postanowieniach niżej wymienionych dokumentów:

a) Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz.U. nr 166, poz. 1360 z późniejszymi zmianami),

b) Norma PN-EN ISO/IEC 17065 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi,

c) Dokumentacja systemu jakości Ośrodka.

3 Zakres świadczonych usług certyfikacyjnych

Usługi świadczone przez Ośrodek w zakresie certyfikacji elektrycznych urządzeń spawalniczych, materiałów dodatkowych do spawania oraz prostych zbiorników ciśnieniowych obejmują dobrowolną certyfikację potwierdzającą zgodność z wymaganiami norm polskich, europejskich i międzynarodowych, norm krajowych (innych krajów) oraz innych dokumentów normatywnych;

Usługi certyfikacyjne wykonywane przez Ośrodek obejmują wyroby spawalnicze wyszczególnione w wykazie w Tablicy 1.

4 Program certyfikacji wyrobów typu 3

W ramach certyfikacji wyrobów objętych programem certyfikacji PCW-1 Ośrodek stosuje program certyfikacji wyrobów typu 3, który zawiera następujące elementy:

a) wybór obejmujący planowanie, określenie wymagań i pobieranie próbek, b) określenie właściwości poprzez badania wyrobu i ocenę procesu produkcji, c) przegląd dowodów zgodności z etapu określenia właściwości;

d) decyzja dotycząca certyfikacji, e) wydanie certyfikatu,

f) nadzór obejmujący:

- badania wyrobu na próbkach z fabryki;

- ocenę procesu produkcji;

- sprawdzenie wykorzystywania certyfikatu.

Zarządzający dokumentacją: mgr inż. Krzysztof Stefaniszyn Wersja strony: a Strona/Stron

1/13

Zatwierdził: dr inż. Eugeniusz Szczok marzec 2015

(2)

Tablica 1 Wykaz wyrobów spawalniczych objętych programem certyfikacji PCW-1 Nr

identyfikacyjny wg ICS

Nazwa grupy wyrobów wg Zał. 1 do DAC-08

Norma lub dokument normatywny

25 – Narzędzia i maszyny 25.160.30 25N Urządzenia do spawania,

zgrzewania i lutowania

PN-EN 60974-1:2013; PN-EN 60974-2:2013;

PN-EN 60974-3:2014; PN-EN 60974-5:2014;

PN-EN 60974-6:2011; PN-EN 60974-7:2013;

PN-EN 60974-8:2010;

PN-EN 60974-11:2010; PN-EN 62135-1:2012;

PN-M-69109:1999; PN-EN 60974-12:2011;

25.160.20 25M Materiały pomocnicze do spawania

PN-EN ISO 636:2008; PN-EN ISO 1071:2005;

PN-EN ISO 3581:2012; PN-EN ISO 2560:2010;

PN-EN ISO 3580:2011; PN-EN 12536:2002; PN- EN ISO 14171:2010; PN-EN ISO 14172:2009;

PN-EN ISO 14341:2011; PN-EN ISO 14343:2010;

PN-EN 14700:2014; PN-EN ISO 16834:2012;

PN-EN ISO 17632:2011; PN-EN ISO 17633:2010;

PN-EN ISO 17634:2006; PN-EN ISO 18273:2007;

PN-EN ISO 18274:2011; PN-EN ISO 18275:2012, PN-EN ISO 18276:2008; PN-EN ISO 21952:2012;

PN-EN ISO 24373:2009; PN-EN ISO 24598:2012;

PN-EN ISO 26304:2011;

5 Wstępne kontakty z zainteresowanym certyfikacją

Po zwróceniu się przez zainteresowanego certyfikacją wyrobów spawalniczych podejmowane są następujące działania:

 wstępna analiza możliwości zrealizowania usługi,

 potwierdzone na piśmie zgłoszenie z podaniem szczegółów dotyczących wyrobów, rodzaju certyfikatu, właściciela certyfikatu, producenta wyrobu itp.

 przygotowanie oferty zawierającej podstawowe informacje takie jak: rodzaj certyfikatu, termin realizacji usługi, opłaty, wymagania dotyczące badań, dokument odniesienia, sposób pobierania próbek do badań itp. Ofertę sporządza się pisemnie, chyba, że zainteresowany akceptuje ofertę ustną, która pozwoli na dalsze prowadzenie prac. Wraz z ofertą organizacja otrzymuje niniejszy program certyfikacji, który zawiera między innymi aktualny i szczegółowy opis procedur oceny i certyfikacji oraz prawa i obowiązki dostawcy, a także, jeśli tak uzgodniono, wniosek o certyfikację i kwestionariusz wstępnej oceny.

Zarządzający dokumentacją: mgr inż. Krzysztof Stefaniszyn Wersja strony: b Strona/Stron

2/13

(3)

Wszystkie wyżej wymienione dokumenty i formularze mogą być na życzenie organizacji przesłane drogą elektroniczną lub pobrane przez nią ze strony internetowej Instytutu.

6 Etapy procesu certyfikacji

Proces certyfikacji wyrobów zgodnie z PCW-1 składa się z następujących etapów:

a) formalna ocena kompletności przekazanych dokumentów;

b) rejestracja wniosku o certyfikację wyrobu spawalniczego (lub grupy wyrobów spawalniczych o podobnych cechach);

c) zawarcie umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji, warunkach stosowania certyfikatu i zasadach nadzoru;

d) wykonanie i ocena wyników badań;

e) ocena systemu jakości organizacji na podstawie kontroli warunków techniczno- organizacyjnych do prowadzenia stabilnej produkcji;

f) przegląd i ocena całego materiału zebranego podczas procesu certyfikacji;

g) podjęcie decyzji o wydaniu lub odmowie wydania certyfikatu;

h) wydanie certyfikatu, i) nadzór nad certyfikatem.

Kolejność wykonywania etapów wymienionych w punktach d) i e) może być zamieniona.

Proces certyfikacji może zostać przerwany jeżeli:

a) z wnioskiem pisemnym o przerwanie wystąpi organizacja

b) organizacja nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, w tym zobowiązań finansowych;

c) wystąpią ważne przyczyny (np. zdarzenie losowe).

O przerwaniu procesu powiadamia się organizację pisemnie.

7 Zgłaszanie wyrobu do certyfikacji

Przesłanie do Ośrodka kompletu wypełnionych dokumentów jest równoznaczne z akceptacją oferty dotyczącej certyfikowania wyrobów spawalniczych.

Organizacja, wnioskująca o certyfikację, składa w Ośrodku:

a) wniosek, który może dotyczyć jednego typu wyrobu lub typoszeregu wyrobów;

b) kwestionariusz wstępnej oceny;

c) dokumenty identyfikujące wyrób (fotografie, dokumentację techniczną, prospekty, instrukcje obsługi, itp.);

d) sprawozdanie (raport) z badań, jeśli badania były wykonane wcześniej;

e) ewentualnie inne dokumenty określone przez Ośrodek przed złożeniem wniosku (np. upoważnienia itp.).

Dokumenty składa się w Ośrodku w 1 egzemplarzu.

8 Przegląd wniosku

Po otrzymaniu wymaganych dokumentów od dostawcy przeprowadza się ocenę ich kompletności i zawartości. W wyniku pozytywnej oceny wniosek zostaje zarejestrowany (do 7 dni od wpłynięcia) i oznakowany wg zasady przyjętej w Ośrodku.

Podczas dokonywania przeglądu wniosku należy uwzględnić zapisy punktu 7.2 normy PN-EN ISO/IEC 17065.

Zarządzający dokumentacją: mgr inż. Krzysztof Stefaniszyn Wersja strony: a Strona/Stron 3/13

(4)

W przypadku kiedy wniosek dotyczy wyrobów, które są poza kompetencjami i zakresem działalności Ośrodka, wniosek nie podlega rejestracji a wnioskująca organizacja jest informowana o braku możliwości realizacji takiego procesu certyfikacji.

9 Zawarcie umowy i powołanie zespołu oceniającego

Po zarejestrowaniu wniosku sporządza się umowę między Instytutem Spawalnictwa – Ośrodkiem Certyfikacji a organizacją.

W uzgodnieniu z klientem możliwe jest zawarcie umowy przed wnioskowaniem o certyfikację. W takim przypadku w umowie należy zastrzec, że termin wykonania umowy to 30 dni od dostarczenia wniosku i wszystkich wymaganych dokumentów.

Każdorazowo treść umowy jest dostosowywana do konkretnej organizacji i konkretnego procesu certyfikacji. Opłaty ustala się zgodnie z cennikiem.

Umowę sporządza się w 2 egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Zmiany w umowie dokonuje się wyłącznie w formie aneksów do umowy, które podpisują obie strony.

Podpisanie i zwrócenie przez organizację umowy lub aneksu jest warunkiem realizacji następnego etapu procesu certyfikacji.

Po podpisaniu umowy Kierownik Ośrodka powołuje zespół oceniający wyznaczając jednocześnie przewodniczącego zespołu.

Wyboru osób do zespołu dokonuje się spośród osób wymienionych w Zarządzeniu Dyrektora Instytutu Spawalnictwa Nr 3/2007 z dnia 2 kwietnia 2007 roku (wraz z późniejszymi zmianami).

Liczba osób powołanych do jednego zespołu wynosi od 2 do 4, łącznie z przewodniczącym zespołu.

Przy doborze składu zespołu uwzględnia się odpowiednie wymagane kwalifikacje dla pełnienia poszczególnych funkcji. Do zespołu nie powołuje się osób, które są lub były związane lub zatrudnione przez jakąkolwiek jednostkę zaangażowaną w projektowanie, dostarczanie, instalowanie lub konserwację wyrobu podlegającego certyfikacji.

W przypadku gdy członkiem zespołu jest osoba nie będąca pracownikiem Ośrodka, skład zespołu oceniającego akceptuje Dyrektor Instytutu.

10 Ocena procesu produkcji

Ocenę systemu jakości dostawcy przeprowadza się w oparciu o kontrolę warunków techniczno-organizacyjnych. Celem kontroli jest upewnienie się, że organizacja ubiegająca się o certyfikat jest zdolna do stałego spełnienia ustalonych wymagań bezpieczeństwa i wymagań jakościowych dla wyrobu spawalniczego, zgłoszonego do certyfikacji.

Kontrolę warunków techniczno-organizacyjnych przeprowadza się w zakresie produkcji lub importu (pośrednictwa). Kontrola warunków techniczno-organizacyjnych do prowadzenia stabilnej produkcji lub importu przeprowadza się na reprezentatywnych dla wyrobu spawalniczego poddawanego procesowi certyfikacji stanowiskach, wydziałach i zakładach.

Oceny dokonuje się na podstawie raportu z kontroli warunków techniczno–organizacyjnych do prowadzenia stabilnej produkcji lub stabilnego importu. Raport może być sporządzony na miejscu lub w Ośrodku po dokonaniu kontroli.

(5)

W raporcie oprócz zapisów o charakterze ogólnym i formalnym opisuje się przebieg kontroli w zakresie ujętym w planie kontroli oraz ocenę procesu produkcji ujętą we wnioskach końcowych. Raport podpisuje Zespół oceniający oraz kontrolowana organizacja (członek kierownictwa). Raport sporządzony jest w 2 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje organizacja.

W wyniku przeprowadzonej kontroli może zaistnieć potrzeba przeprowadzenia w organizacji działań korygujących. W takim przypadku w raporcie podaje się niezgodności lub spostrzeżenia wynikłe z przeprowadzonej kontroli. Sposób realizacji działań korygujących leży w gestii organizacji, która powinien poinformować Ośrodek o zakończeniu działań i przedstawić dowody wprowadzonych korekt. Sprawdzenie tych działań może się odbyć na drodze analizy przesłanych dowodów lub poprzez ponowną kontrole WTO. Po pozytywnej ocenie skuteczności działań realizowane są dalsze etapy procesu certyfikacji.

11 Badania i ocena wyników badań

11.1 Dokumenty będące podstawą ustalenia wymagań i badań

Dokument, z którym ma być potwierdzona zgodność certyfikowanego wyrobu spawalniczego, określa dostawca ubiegający się o certyfikat zgodności, zgodnie z zakresem akredytacji Ośrodka (tablica 1).

Jeżeli dokument, z którym ma być poświadczona zgodność, nie definiuje jednoznacznie wszystkich cech charakterystycznych i wymagań certyfikowanego wyrobu spawalniczego, niezbędnych do określenia jego właściwości, Ośrodek określa:

a) wszystkie brakujące informacje dotyczące cech charakterystycznych i wymagań;

b) metody badań i ich kolejność oraz liczność próbek niezbędnych do określenia brakujących cech i wymagań.

11.2 Zasady ustalania przez Ośrodek wymagań dotyczących badań wyrobu spawalniczego

Wymagania dotyczące badań są ustalone w normach będących podstawą certyfikacji.

W przypadku braku dokumentu, o którym mowa wyżej, Ośrodek opracowuje kryteria techniczne, które określają rodzaj, sposób i ewentualnie kolejność wykonywania badań dla określonego wyrobu lub grupy wyrobów. Kryteria powinny zawierać wszystkie cechy charakterystyczne wyrobu oraz wymagania. Ponadto:

a) dla cech i wymagań mierzalnych, ujętych w kryteriach technicznych, podaje się wartości minimalne i maksymalne, które uznane będą jako wynik pozytywnych badań;

b) dla cech i wymagań niemierzalnych ujętych w kryteriach technicznych podaje się kryteria, spełnienie których uznane będzie jako pozytywny wynik badań;

c) podaje się informacje dotyczące liczności próbek oraz zasad pobierania próbek wyrobu spawalniczego do badań.

W przypadku badań kontrolnych niepełnych lub badań uzupełniających, wymagania dotyczące badań ustala Ośrodek.

(6)

11.3 Pobieranie próbek wyrobu spawalniczego do badań

Próbki wyrobu spawalniczego do badań są pobierane w organizacji przez upoważnionego przedstawiciela Ośrodka i następnie przekazywane do akredytowanego laboratorium.

Pobrania próbek za zgodą Ośrodka może też dokonać organizacja.

Liczność próbki wyrobu spawalniczego powinna być zgodna z ustaleniami dokonanymi przez Ośrodek przed rozpoczęciem procesu certyfikacji, oraz z dokumentem będącym podstawą certyfikacji (jeżeli dokument zawiera taką informację).

Przy wyborze próbek do badań w odniesieniu do typoszeregu wyrobów stosuje się zasadę, że jeżeli typoszereg liczy łącznie 3 typy lub odmiany bada się jeden typ, jeżeli 4 i 5 to bada się 2 typy. Powyżej 5 typów w typoszeregu bada się 3 typy.

Próbki przed przekazaniem ich do akredytowanego laboratorium badawczego, (a w laboratorium przed przystąpieniem do badań) powinny być zabezpieczone przed zanieczyszczeniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz przed dostępem osób postronnych (należy przestrzegać wszelkich instrukcji dostarczonych z próbkami wyrobów spawalniczych).

Personel pobierający próbki wyrobów spawalniczych do badań jest zobowiązany do przestrzegania zasad poufności dotyczącej wszelkich informacji uzyskanych podczas wykonywania swoich zadań.

Wszystkie koszty związane z pobieraniem próbek, ich oznakowaniem i zabezpieczeniem oraz ich transportem do akredytowanego laboratorium oraz przeprowadzeniem badań w całości pokrywa organizacja ubiegająca się o certyfikację wyrobu spawalniczego.

Po zakończeniu badań, próbki wyrobu spawalniczego akredytowane laboratorium badawcze zwraca organizacji, chyba że zostały w czasie badań zużyte bądź zniszczone. Ustaleń dotyczących możliwości zużycia lub zniszczenia próbek wyrobu spawalniczego w czasie badań dokonać należy między organizacją, a akredytowanym laboratorium badawczym przed rozpoczęciem badań.

Jeżeli Ośrodek stwierdzi w sposób jednoznaczny i nie budzący wątpliwości, że typ wyrobu spawalniczego należycie zidentyfikowanego, przedstawionego do certyfikacji przez dwóch lub więcej importerów, jest identyczny, może wyrazić zgodę na przeprowadzenie wspólnych badań na pisemny wniosek wszystkich importerów.

11.4 Laboratoria przeprowadzające badania próbek wyrobów spawalniczych W odniesieniu do laboratoriów badawczych stosuje się poniższe postanowienia:

a) badania wykonuje się w Laboratorium Badawczym Spawalnictwa Instytutu Spawalnictwa (laboratorium własne) w zakresie zgodnym z zakresem laboratorium;

b) w przypadku metod poza zakresem akredytacji laboratorium, wymaganych przez dokument odniesienia, badania można wykonac w dowolnym, niezależnym, akredytowanym we właściwym zakresie laboratorium badawczym. Laboratoria te powinny spełniać wymagania określone w normie PN-EN ISO/IEC 17025;

c) wyboru właściwego laboratorium akredytowanego dokonuje Ośrodek Certyfikacji w porozumieniu z organizacją ubiegającą się o certyfikację wyrobu spawalniczego (przed rozpoczęciem procesu certyfikacji);

d) koszty badań pokrywa organizacja.

(7)

Jako „laboratorium akredytowane” określane są laboratoria akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji.

11.5 Badania pełne (typu) i niepełne wyrobów spawalniczych Badania pełne (typu)

Badania pełne są wykonywane w następujących przypadkach:

 przed wydaniem certyfikatu (warunek niezbędny dla wydania certyfikatu) w całym zakresie dokumentu odniesienia będącego podstawą badań i certyfikacji (dokumentu odniesienia). Badania są wykonywane na zlecenie wnioskującego;

 w trakcie nadzoru nad wydanym certyfikatem na zlecenie Ośrodka Certyfikacji w uzasadnionych przypadkach np. przy negatywnych wynikach badań niepełnych;

 przy rozszerzeniu zakresu wydanego certyfikatu.

Zakres badań pełnych (typu) powinien być zgodny z dokumentem odniesienia (norma, kryteria techniczne). W szczególnych przypadkach Ośrodek Certyfikacji ustala inny zakres badań informując o tym organizację we właściwym czasie.

Badania niepełne

Badania niepełne są wykonywane w następujących przypadkach:

 w trakcie nadzoru nad wydanym certyfikatem wykonywanym przez Ośrodek Certyfikacji, między innymi w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie, że wyrób nie spełnia wymagań lub na skutek zgłaszanych do Ośrodka zastrzeżeń do wyrobu lub reklamacji zgłoszonej organizacji;

 przy zmianie statusu wydanego certyfikatu, jeżeli jest to uzasadnione.

Zakres badań niepełnych jest każdorazowo ustalany przez Ośrodek Certyfikacji.

11.6 Sprawozdanie z badań (raport z badań)

Czynności badawcze przeprowadzone przez laboratorium badawcze ujęte są w sprawozdaniu (raporcie) z badań, w którym jednoznacznie przedstawione są wyniki badań i wszelkie inne istotne informacje.

Sprawozdanie z badań stanowiące własność importera, może być wykorzystane przez Ośrodek do wydania certyfikatu na ten sam typ wyrobu spawalniczego dla innego importera pod warunkiem, że właściciel tego sprawozdania wyrazi zgodę na piśmie. Ośrodek powinien sprawdzić na podstawie wzoru wyrobu spawalniczego zgłoszonego do certyfikacji, czy odpowiada on typowi wyrobu zidentyfikowanego w sprawozdaniu z badań.

11.7 Ocena wyników badań

Ocenę ocenę wyników badań próbek wyrobu spawalniczego przeprowadza zespół oceniający.

Podstawą oceny wyników badań próbek wyrobu spawalniczego są dokumenty będące podstawą certyfikacji.

Wyniki oceny przeprowadzonej przez zespół oceniający są przedstawione w ocenie wyników badań. Ocena może zawierać uwagi i komentarze związane z analizą wyników badań. Ocena zawiera w swojej części końcowej jednoznaczny wniosek o spełnieniu lub nie spełnieniu przez próbki wyrobu spawalniczego wymagań ujętych w dokumencie stanowiącym podstawę certyfikacji;

Jeżeli w ocenie została zidentyfikowana niezgodność, którą należy usunąć w celu spełnienia

Zarządzający dokumentacją: mgr ds. Krzysztof Stefaniszyn Wersja strony: a Strona/Stron 7/13

Zatwierdził: dr ds. Eugeniusz Szczok marzec 2015

(8)

wszystkich wymagań stawianych przy certyfikacji określa się wymagany zakres dodatkowej oceny lub badań. Ośrodek dokonuje powtórnej oceny niezbędnych fragmentów pierwotnej oceny.

W przypadku różnic w ocenie wyników badań, Kierownik Ośrodka może przedstawić problem Komitetowi Technicznemu ds. Certyfikowania Wyrobów Spawalniczych, który wydaje swoja opinię dotyczącą oceny wyników badań próbek wyrobu spawalniczego lub grupy wyrobów spawalniczych.

12 Przegląd i ocena całej dokumentacji

Po zrealizowaniu poszczególnych etapów procesu certyfikacji przewodniczący zespołu oceniającego przekazuje całą dokumentację Kierownikowi Ośrodka, który dokonuje przeglądu i oceny całości dokumentacji zgromadzonej w związku z realizacją konkretnego procesu.

13 Decyzja o certyfikacji, wydanie certyfikatu i zasady posługiwania się certyfikatem Po dokonaniu przeglądu dokumentacji Kierownik Ośrodka podejmuje decyzję o przyznaniu (na podstawie pozytywnej oceny przeglądu) lub nie przyznaniu certyfikatu. Pod nieobecność Kierownika decyzję o wydaniu certyfikatu podejmuje jego zastępca lub inna wskazana osoba o ile nie uczestniczyła w pracach zespołu oceniającego.

Uprawnienia tego nie można przekazywać osobie, która dokonywała oceny lub kontroli w danym procesie certyfikacji ani osobie lub jednostce z zewnątrz.

W wyniku decyzji Kierownika Koordynator przygotowuje certyfikat.

Certyfikat podpisuje Kierownik Ośrodka lub jego Zastępca oraz Dyrektor Instytutu.

Wydane certyfikaty rejestruje się w Rejestrze wydanych certyfikatów wyrobów spawalniczych.

Organizacja otrzymuje 2 egzemplarze certyfikatu natomiast jeden pozostaje w aktach Ośrodka.

Przekazanie certyfikatu może odbywać się drogą pocztową, przesyłką poleconą lub bezpośrednio przedstawicielowi organizacji, który w tym przypadku potwierdza pisemnie otrzymanie certyfikatu.

Nie przewiduje się wydawania duplikatów certyfikatu a jedynie, w przypadkach szczególnych, kopii certyfikatu będącego w aktach Ośrodka.

Certyfikat wydaje się na okres 3 lat z możliwością przedłużenia okresu ważności na kolejne 5 lat.

Organizacja ma prawo do publikowania swojego certyfikatu w celach reklamowych wyrobu, jednak jedynie w całości i w sposób uznany za właściwy, zapewniając, że publikacje te dotyczą wyłącznie wyrobów objętych certyfikatem.

W szczególności zabrania się organizacji dokonywania zmian w certyfikacie i jego kopiach oraz publikować i używać kopii certyfikatu w materiałach dotyczących innych, nie objętych certyfikatem wyrobów.

W przypadku naruszenia tych zasad certyfikat może zostać zawieszony lub unieważniony.

(9)

14 Nadzór

Sprawowanie nadzoru przez Ośrodek odbywa się w okresie ważności certyfikatu i zapewnia on, że certyfikowane wyroby stale spełniają wymagania zawarte w dokumentach odniesienia (normach, kryteriach technicznych), na które są certyfikowane.

Stosowane są następujące formy działania związane z nadzorem:

a) badania certyfikowanego wyrobu na próbkach z fabryki;

b) ocena procesu produkcji poprzez kontrolę warunków techniczno-organizacyjnych (WTO) obejmująca działania organizacji zapewniające stałą zgodność wyrobów z wymaganiami certyfikacyjnymi;

c) sprawdzenie wykorzystywania i stosowania kopii certyfikatu.

Formy nadzoru są ustalone w umowie i są zależne od rodzaju wykonywanej przez organizację działalności.

Częstotliwość wykonywania czynności w trakcie nadzoru jest ustalana w umowie przy czym nie może być ona mniejsza niż raz w okresie ważności certyfikatu.

W trakcie nadzoru sprawdza się posiadanie, wykorzystywanie i okazywanie certyfikatów.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego powoływania się (np. w katalogach, prospektach, instrukcjach użytkowania itp.) na system certyfikacji lub certyfikat podejmuje się stosowne działania np. cofnięcie certyfikatu, działania korygujące, opublikowanie informacji o wykroczeniu lub odpowiednie działania prawne.

15 Zmiana statusu wydanego certyfikatu

W okresie ważności status certyfikatu może ulec zmianie ze względu na:

a) rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikatu;

b) przedłużenie okresu ważności certyfikatu;

c) zawieszenie certyfikatu;

d) unieważnienie certyfikatu;

e) zmianę statusu prawnego organizacji wytwarzajacej certyfikowany wyrób.

W przypadku wystąpienia wątpliwości dotyczących postępowania Ośrodka odnośnie zmiany statusu certyfikatu sprawę może rozpatrywać Komitet Techniczny ds. Certyfikowania Wyrobów Spawalniczych, który wydaje orzeczenie w formie opinii.

15.1 Rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikatu

Podstawą działania Ośrodka Certyfikacji w zakresie rozszerzenia lub ograniczenia zakresu certyfikatu jest wystąpienie właściciela certyfikatu;

Rozszerzenie zakresu certyfikatu o odmiany lub wersje certyfikowanego wyrobu spawalniczego może być dokonane, jeżeli nie różnią się one znacząco pod względem rozwiązań konstrukcyjnych i spełniają wymagania odnoszące się do tego typu wyrobów (rozszerzenie może dotyczyć również nazw handlowych wyrobu);

Wymagana jest pozytywna ocena produkcyjnego dokonana w trakcie nadzoru;

Dla uzyskania rozszerzenia zakresu certyfikatu organizacja powinna:

- złożyć wniosek (formularz FW-84);

- dostarczyć dokumenty wymagane przez Ośrodek Certyfikacji;

- zawrzeć umowę lub aneks do poprzedniej umowy;

- wywiązać się z zobowiązań finansowych.

(10)

Ośrodek Certyfikacji może wymagać następujących dokumentów niezbędnych do rozszerzenia zakresu certyfikatu:

– oświadczenia o podobieństwie cech konstrukcyjnych wyrobów, o które ma być poszerzony zakres certyfikatu;

– raportu (sprawozdania) z badań niepełnych wyrobu lub wyrobów, o które ma być poszerzony zakres certyfikatu;

– raportu (sprawozdania) z badań pełnych (typu) wyrobu lub wyrobów, o które ma być poszerzony zakres certyfikatu.

Decyzję o tym, które z ww. dokumentów mają być dostarczone podejmuje upoważniony pracownik Ośrodka w zależności od sytuacji.

Decyzję o rozszerzeniu certyfikatu podejmuje Kierownik Ośrodka po ocenie zebranej dokumentacji.

Ograniczenie zakresu certyfikatu nastepuje na wniosek organizacji i nie wymaga dodatkowych dokumentów. Decyzje w tej sprawie podejmuje Kierownik Ośrodka.

Rozszerzenie lub ograniczenie zakresu certyfikatu nie powoduje zmiany jego okresu ważności

15.2 Przedłużenie okresu ważności certyfikatu

Podstawą działania Ośrodka Certyfikacji w zakresie przedłużenia okresu ważności certyfikatu jest złożenie stosownego wniosku przez organizację oraz dostarczenie dokumentów wymaganych przez Ośrodek Certyfikacji.

Warunkiem przedłużenia ważności certyfikatu są wcześniejsze pozytywne wyniki nadzoru nad certyfikatem oraz wywiązanie się z wszystkich zobowiązań finansowych

Ośrodek Certyfikacji wymaga następujących dokumentów niezbędnych do przedłużenia okresu ważności certyfikatu;

- oświadczenia o niezmienności konstrukcyjnej lub cech fizycznych, chemicznych oraz warunków wytwarzania, badań i kontroli wyrobu – w przypadku, gdy wyrób nie uległ przez okres ważności certyfikatu istotnym zmianom pogarszającym bezpieczeństwo i jakość wyrobu;

- raportu (sprawozdania) z badań niepełnych – w przypadku wprowadzenia zmian częściowo zmieniających budowę, skład lub zmiany warunków wytwarzania badań i kontroli. Zakres badań niepełnych ustala Ośrodek Certyfikacji;

- raportu (sprawozdania) z badań typu – w przypadku zasadniczych zmian w wyrobie.

Ocenę zakresu zmian dokonuje Ośrodek Certyfikacji. W tym celu może wymagać udostępnienia wyrobu celem dokonania kontroli wizualnej.

Dalsze postępowanie jest takie samo jak przy pierwszej certyfikacji, przy czym certyfikat jest wydawany na okres od 3 do 5 lat i nie podlega dalszemu przedłużeniu (jeśli organizacja chce nadal certyfikować wyrów, rozpoczyna się nowy proces certyfikacji).

15.3 Zawieszenie certyfikatu

Zawieszenie ważności certyfikatu następuje w przypadku:

a) stwierdzenia, że wyrób nie spełnia już w znacznym stopniu wymagań certyfikacyjnych;

b) negatywnych wyników badań kontrolnych wyrobu lub kontroli WTO w ramach nadzoru (części badań lub kontroli);

Zarządzający dokumentacją: mgr inż. Krzysztof Stefaniszyn Wersja strony: a Strona/Stron 10/13

(11)

c) uniemożliwienia Ośrodkowi zorganizowania badań lub kontroli w ramach nadzoru;

d) nie wywiązania się organizacji z zobowiązań zawartych w umowie a mówiących o warunkach stosowania certyfikatu;

e) stwierdzenia niewłaściwego stosowania certyfikatu i nie wykonania działań korygujących z tym związanych.

Certyfikat może być również zawieszony na podstawie porozumienia pomiędzy jednostką certyfikującą a organizacją w przypadku np. przerwy w produkcji wyrobu lub z innych istotnych przyczyn.

Zawieszenie ważności certyfikatu może być całkowite lub częściowe (np. na jeden typ wyrobu z całego typoszeregu).

Zawieszając ważność certyfikatu, Ośrodek określa warunki (np. działania korygujące) na jakich może nastąpić jego przywrócenie oraz termin ich realizacji. Termin ten nie może być dłuższy niż 6 miesięcy.

W przypadku stwierdzenia, że wyrób nie spełnia już wymagań bezpieczeństwa, zawieszenie następuje w trybie natychmiastowym, a Ośrodek podejmuje wszelkie możliwe działania w celu zmniejszenia zagrożenia dla użytkowników.

Decyzję o zawieszeniu certyfikatu podejmuje Kierownik Ośrodka na wniosek Koordynatora.

Pisemną decyzję o zawieszeniu certyfikatu przesyła się organizacji.

Jeżeli organizacja spełni warunki narzucone przez Ośrodek a ich nie zgłosi, to pod koniec okresu zawieszenia należy sprawdzić spełnienie warunków pozwalających na przywrócenie certyfikatu.

Pozytywna ocena spełnienia warunków jest podstawą do cofnięcia zawieszenia i powiadomienia o tym organizacji.

Jeżeli warunki nie zostały spełnione w wyznaczonym czasie certyfikat unieważnia się.

15.4 Unieważnienie certyfikatu

Unieważnienie certyfikatu następuje w przypadku:

a) niespełnienia przez organizację warunków cofnięcia zawieszenia;

b) rezygnacji organizacji z certyfikatu;

c) udowodnionego nie spełniania przez wyrób wymagań potwierdzonych certyfikatem.

Decyzję o unieważnieniu certyfikatu podejmuje Kierownik Ośrodka.

Pisemną decyzję o unieważnieniu certyfikatu przesyła się organizacji. Jednocześnie należy zwrócić się do organizacji o zwrot obu egzemplarzy unieważnionego certyfikatu.

Unieważnienie certyfikatu jest publikowane przez Ośrodek w wykazie certyfikowanych organizacji na stronie internetowej Instytutu.

15.5 Przeniesienie praw do certyfikatu

W przypadku zmiany statusu prawnego organizacji możliwe jest przeniesienie praw do certyfikatu na nowy (zmieniony) podmiot gospodarczy.

Zasady i tok postępowania jest następujący:

- nowo powstały podmiot gospodarczy składa pisemne zawiadomienie oraz dokument(y) potwierdzające zmianę statusu prawnego;

- po przeanalizowaniu dokumentów i okoliczności związanych ze zmianą statusu dostawcy certyfikowanego wyrobu Kierownik Ośrodka podejmuje decyzję w sprawie dalszego działania;

(12)

- jeżeli wymagają tego okoliczności, Kierownik Ośrodka może zadecydować o przeprowadzeniu przez Zespół oceniający postępowania wyjaśniającego w siedzibie

organizacji.

- w przypadku pozytywnego wyniku postępowania podpisywany jest aneks do umowy a następnie wydawany jest nowy certyfikat. Okres ważności certyfikatu nie ulega zmianie i jest taki sam jak na pierwotnym certyfikacie;

- fakt przeniesienia praw do certyfikatu jest publikowany przez Ośrodek w wykazie certyfikowanych organizacji na stronie internetowej Instytutu.

16 Zmiany w wymaganiach certyfikacyjnych

W przypadku wprowadzenia zmian w wymaganiach certyfikacyjnych ustala się formę poinformowania o tych zmianach. Może to być forma publikacji lub powiadamiania indywidualnego.

Informacja powinna zawierać opis zmiany oraz datę jej wprowadzenia, uwzględniając możliwość jej realizacji przez organizacje (termin wprowadzenia, zakres).

W przypadku zmiany wydania normy będącej podstawą certyfikacji Jednostka przeprowadza analizę zmian zawartości normy. Na podstawie wyników analizy Jednostka ustala sposób postępowania i zawiadamia pisemnie zainteresowane organizacje, podając warunki do spełnienia zawierające zakres niezbędnych badań uzupełniających oraz termin realizacji działań dostosowawczych.

Wprowadzenie zmian dostosowawczych w organizacji należy sprawdzić przez kontrole WTO w ramach nadzoru i/lub badania kontrolne lub uzupełniające.

17 Opłaty za usługi certyfikacyjne

Opłaty za usługi certyfikacyjne są ustalone w oparciu o obowiązujący cennik dotyczący certyfikowania wyrobów spawalniczych, udostępniany organizacjom na życzenie.

Inne koszty pośrednie związane z usługą, nie ujęte w cenniku (np. koszty delegacji), ustala Koordynator w porozumieniu z Kierownictwem Ośrodka i organizacją.

Ustalane opłaty są ujęte w umowie, która zawiera również inne postanowienia związane z płatnościami (termin, podatek, itp.).

18 Reklamacje i odwołania

Podczas procesu certyfikacji i w okresie ważności certyfikatu (nadzoru) organizacja ma prawo zgłaszać reklamacje i składać odwołania.

Organizacja ma prawo składania do Ośrodka Certyfikacji reklamacji dotyczących uchybień w pracy Ośrodka Certyfikacji np. błędnych zapisów, nie dotrzymania terminów, braku niezbędnych informacji itp. a także uchybień dotyczących zespołu oceniającego.

Organizacja ma prawo odwołania się od decyzji podjętej w trakcie procesu certyfikacji. Mogą to być decyzje związane z odmową wydania certyfikatu lub zmianą jego status (zawieszenie, unieważnienie, ograniczenie, rozszerzenie, przedłużenie, itp.).

Odwołanie rozpatrywane jest przez powołany niezależny Zespół Odwoławczy. Po zapoznaniu się z opinią Zespołu Odwoławczego Kierownik Ośrodka podejmuje decyzję o uznaniu lub nie

(13)

uznaniu odwołania. W przypadku nie uznania odwołania, organizacja może zwróć się do Dyrektora Instytutu Spawalnictwa o ponowne rozpatrzenie odwołania. W takiej sytuacji Dyrektor Instytutu Spawalnictwa, przed podjęciem ostatecznej decyzji, może dodatkowo zwrócić się do Rady Zarządzającej lub Komitetu Technicznego o wydanie opinii do rozpatrywanego odwołania.

Warunkiem wniesienia reklamacji do Ośrodka Certyfikacji i/lub odwołania od decyzji Ośrodka Certyfikacji jest uregulowanie przez organizację wszystkich zobowiązań finansowych wynikających z wykonywanych przez Ośrodek Certyfikacji czynności związanych z postępowaniem certyfikacyjnym.

Sposób składania reklamacji i odwołań jest także zawarty w umowie o certyfikację.

19 Poufność i obiektywność

Osoby wykonujące czynności związane z certyfikacją, będące zarówno pracownikami Ośrodka jak i innych komórek organizacyjnych Instytutu Spawalnictwa lub z poza niego, są zobowiązane do zachowania poufności w odniesieniu do informacji uzyskanych w trakcie procesu. Są również zobowiązane do nienaruszania praw własności organizacji (prawa autorskie i pochodne). Osoby te obowiązuje również zasada obiektywności wykonywanej oceny np. wyników badań lub systemu jakości organizacji.

Ośrodek ma opracowaną procedurę dotyczącą ww. zagadnień, która stanowi element dokumentacji systemu jakości Ośrodka i jest stosowana w procesie certyfikacji i nadzoru nad wydanym certyfikatem.

- K O N I E C –