WYDZIAŁ POLITYKI SPOŁECZNEJ ŁÓDZKIEGO URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO
W ŁODZI
PS.III.09314/1/10 Łódź, 12 maja 2010
Pani
Agnieszka Malinowska p.o Kierownika
Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Budziszewicach
W wyniku kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Budziszewicach w dniach 15, 16, 18, 22 lutego 2010 roku stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. W części VI wywiadu środowiskowego - Plan pomocy zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej nie wskazano przepisów prawnych na podstawie których przyznano świadczenia z pomocy społecznej.
2. Ośrodek zatrudnia jednego pracownika socjalnego co nie jest zgodne z zapisem art. 110 ust. 11 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej.
3. Nie prowadzono ewidencji wyjść pracowników socjalnych w teren w roku 2009.
4. Brak wykorzystywania w pracy pracowników socjalnych kontraktów socjalnych
5. We wszystkich skontrolowanych decyzjach w ich sentencji nie została umieszczona klauzula natychmiastowej wykonalności.
6. Brak w dokumentacji dotyczącej zasiłków stałych zaświadczeń z ZUS lub KRUS o braku uprawnień do pobierania świadczeń emerytalno – rentowych.
7. Brak w dokumentacji dotyczącej zasiłków stałych wywiadów przeprowadzonych u osób zobowiązanych do alimentacji.
8. Dwukrotny przypadek kiedy data wpływu wniosku, przypadająca na ostatni dzień miesiąca jest wcześniejsza (o 1 dzień oraz 3 dni) niż data wniosku.
9. Przerobienie dwóch wniosków o zasiłek celowy poprzez: a) skreślenie celu zasiłku bez parafy skreślającego oraz dopisanie innym charakterem pisma celu w postaci żywności, b) dopisanie innym charakterem pisma dodatkowego celu zasiłku w postaci żywności bez rozpatrzenia wniosku w zakresie pierwotnego celu.
10. a) Nierozpatrzenie wniosku z dnia 03.12.2009 r. z datą wpływu 30.11.2009 r. o pomoc w formie pieniężnej na zakup węgla lub przekazanie go w naturze, b) rozpatrywanie wniosków o zasiłek celowy na co najmniej 2 cele, w tym żywność, tylko w części dot. żywności, co narusza art. 7 i 35 § 1 Kodeksu postępowania administracji.
11. Około 40 wpisów w rubrykach, w części wzajemnie zależnych, Sprawozdania z Programu
„Pomoc państwa w zakresie dożywiania” za rok 2009 było niezgodne ze stanem faktycznym, w tym w zakresie podanej wysokości wykorzystanej dotacji Wojewody, która była o ok. 5 tys. zł niższa od faktycznie wykorzystanej /szczegóły w pisemnych Wyjaśnieniach p.o. Kierownika GOPS „na okoliczność różnicy kwot i danych wykazanych w Sprawozdaniu a kwot widniejących w ewidencji księgowej oraz danych zawartych w dokumentach pomocy społecznej” (w załączeniu) oraz Protokole z kontroli/.
12. Dzieci i uczniowie nie byli dożywiani w okresie wakacji i ferii, co powinno mieć miejsce m.in. w świetle przyczyny wprowadzenia zapisu art. 6a ust. 1 ustawy o ustanowieniu programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”, dającego możliwość natychmiastowego udzielenia głodnemu uczniowi lub dziecku posiłku przez szkołę lub przedszkole niejako „z urzędu” z pominięciem wniosku rodzica.
13. Brak opisu faktur, rachunków, list wypłat, not obciążeniowych poświadczających wydatkowanie środków na dożywianie, który bezpośrednio wskazywałby, zgodnie z obowiązkiem określonym w § 8 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Łódzkim i Wójtem Gminy Budziszewice, iż pochodzą z dotacji Wojewody.
14. W uzasadnieniu decyzji administracyjnych (także w kwestionariuszach wywiadu środowiskowego) przyznających zasiłek celowy na zakup żywności lub posiłku brak jest przedstawienia powodu przyznania zasiłku celowego na zakup żywności, zamiast gotowych posiłków, zgodnie z § 6 Rozporządzenia Rady Ministrów z 07.02.2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”, określającym ogólnie rodzaje przyczyn dopuszczających przyznanie zasiłku celowego.
15. Sporządzenie i podpisanie przez pracownika socjalnego p.o. Kierownika GOPS wniosku o udzielenie pomocy dla rodziny, rozpatrzonego w formie decyzji administracyjnej przez tego samego wnioskodawcę, co jest niezgodne z praktyką określoną w art. 102 ust. 2 ustawy z 12.03.2004 r. o pomocy społecznej w zw. z art. 61 § 1 Kpa.
Skutki stwierdzonych nieprawidłowości faktyczne
− skutkiem określenia wpływów wniosków w miesiącu wcześniejszym niż ich daty jest przyznanie świadczenia za miesiąc określony w dacie wpływu wniosku, niezgodnie
z faktem, jaki należy domniemywać z daty wniosku, iż został on wytworzony w kolejnym miesiącu;
− naruszanie praw obywateli do pisemnego rozpatrzenia przez organ administracji publicznej jego podania (we wszystkich jego częściach) dającego m.in. możliwość ewentualnego odwołania się od wydanej decyzji;
− błędne rozliczenie otrzymanej dotacji (skorygowane bezzwłocznie w trakcie kontroli z inicjatywy GOPS);
− przyczynianie się do przekłamań danych statystycznych w zakresie realizacji Programu
„Pomoc państwa w zakresie dożywiania”;
− konieczność sprawdzenia na okoliczność kontroli dokumentacji poświadczającej wydatki na program dożywiania także ze środków własnych gminy, w tym ich rachunkowego sumowania /pkt 14 nieprawidłowości/.
potencjalne
− ewentualna absencja chorobowa jedynego pracownika socjalnego GOPS (tym bardziej gdy pełni on obowiązki Kierownika GOPS) w istotnym stopniu uniemożliwiałaby w tym okresie realizację przez ośrodek zadań z zakresu pomocy społecznej, w tym, zgodnie z § 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego "pomoc państwa w zakresie dożywiania", realizację Programu dożywiania;
− możliwe niedożywienie niektórych dzieci i uczniów w okresie wolnym od nauki szkolnej oraz pozostawania w przedszkolu.
Przyczyny powstania nieprawidłowości bezpośrednie
- motywacja wykorzystania w roku budżetowym w całości dotacji Wojewody na program dożywiania (wskazuje na to m.in. fakt, że 6 z 7 przyznanych zasiłków celowych w 2009 r.
udzielono w miesiącu grudniu);
- niewystarczająca znajomość lub rozumienie przywołanych zapisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz art. 102 ust. 2 obowiązującej ustawy o pomocy społecznej, mówiącego, że pomoc społeczna może być przyznawana z urzędu;
- niewystarczająca znajomość lub rozumienie Objaśnień do formularzy sprawozdawczych
„Pomoc państwa w zakresie dożywiania”;
- niewłaściwe przekonanie, że podawane na dokumentach księgowych różne rozdziały budżetowe mogą stanowić wystarczające, wymagane poświadczenie o źródle środków opisywanych operacji finansowych, podczas gdy faktycznie odnoszą się one do przeznaczenia wydatkowanych środków a nie oznaczania ich źródła;
źródłowe
- nie zatrudnienie dodatkowego pracownika socjalnego w sytuacji wykonywania przez dotychczasowego jedynego pracownika socjalnego funkcji po Kierownika, sprawiało, że na właściwe wykonywanie obu najważniejszych funkcji w ośrodku pomocy społecznej jedna osoba w ramach jednego etatu miała zdecydowanie zbyt mało czasu;
- powołanie przez Wójta na okres ponad roku do pełnienia obowiązków Kierownika GOPS osoby bez wyższego wykształcenia oraz specjalizacji z organizacji pomocy społecznej przygotowującej do pełnienia tej funkcji.
Osoby odpowiedzialne za powstanie nieprawidłowości w kontrolowanym okresie 2009 roku bezpośrednio
1. w zakresie nieprawidłowości, o których mowa w pkt 1-13 oraz 15 - pracownik socjalny GOPS, który podjął się odpowiedzialności jednoczesnego pełnienia obowiązków Kierownika GOPS;
2. w zakresie nieprawidłowości, o której mowa w pkt 14 - księgowa GOPS;
pośrednio
3. zatrudniający Kierownika GOPS Wójt Gminy Budziszewice, będący stroną Porozumienia zawartego z Wojewodą o przekazanie dotacji celowej na Program dożywiania i z którego upoważnienia jedyny pracownik socjalny GOPS wydawał decyzje administracyjne.
W związku z powyższym, na podstawie art. 128 pkt.1 ustawy o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. zalecam:
1) W części VI wywiadu środowiskowego - Plan pomocy zatwierdzony przez kierownika jednostki organizacyjnej pomocy społecznej wskazywać przepisy prawne na podstawie których przyznano świadczenia z pomocy społecznej.
2) Zwiększyć zatrudnienie pracowników socjalnych terenowych, aby spełnić wymóg określony w ww. artykule. Powyższe zalecenie należy wykonać w terminie do 30 września 2010 roku.
3) Prowadzić ewidencję wyjść pracowników socjalnych w teren.
4) Wykorzystywać w pracy z klientami Ośrodka kontrakty socjalne.
5) W sentencjach wydawanych decyzji administracyjnych umieszczać klauzulę natychmiastowej wykonalności - niezwłocznie.
6) Do dokumentacji dotyczącej zasiłków stałych załączać zaświadczenia z ZUS lub KRUS
o braku uprawnień do pobierania świadczeń emerytalno – rentowych - niezwłocznie.
7) Uzupełnić dokumentację dotyczącą zasiłków stałych o wywiady przeprowadzane u osób zobowiązanych do alimentacji – niezwłocznie.
8) Skreślenia we wniosku bez podpisu wnioskodawcy przy skreśleniu traktować jakby ich nie było, w związku z czym należy wydać decyzję rozpatrującą wniosek z dnia 20.11.09r. Nr 128/2009 o „udzielenie pomocy w formie zapomogi pieniężnej przeznaczonej na zakup węgla”.
9) Składane wnioski rozpatrywać pisemnie w formie decyzji administracyjnej, w związku z czym należy wydać decyzję rozpatrującą wniosek z dnia 03.12.2009 r. z datą wpływu 30.11.2009 r. o pomoc w formie pieniężnej na zakup węgla lub przekazanie go w naturze.
10) W wydawanych decyzjach administracyjnych rozpatrywać wniosek o pomoc,
w szczególności celową, w całym jego zakresie a nie tylko w części, w związku z czym należy wydać decyzje rozpatrujące wnioski:
- z dnia 09.12.2009 r. Nr 142/2009 „o udzielenie pomocy w formie zasiłku celowego na dofinansowanie do zakupu opału.”;
- z dnia 1.12.2009 r. w części dot. „zapomogi na odzież”, znak sprawy:
8121/75/81/2009/PW;
- z dnia 30.11.2009 r. Nr 136/2009 w części „o udzielenie pomocy w formie pieniężnej na zakup węgla”, znak sprawy 8121/277/79/2009/PW.
11) W przypadkach uzasadnionych udzielać pomocy z urzędu a nie na wniosek pracownika socjalnego, w związku z czym należy zmienić decyzję z dnia 08.07.2009 r. znak:
8121/239/54/2009 na wydaną „z urzędu” a nie na wniosek.
12) Sprawozdania z Programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” wypełniać rzetelnie zgodnie ze stanem faktycznym, stosując się ściśle do Objaśnień MPiPS, w szczególności w polach gdzie stwierdzono nieprawidłowe wpisy.
13) Dzieci i uczniów dożywianych w okresie roku szkolnego w formie posiłku dożywiać także w okresie wakacji i ferii np. w formie zasiłku celowego na zakup żywności przyznanego z urzędu.
14) Na dokumentach mających poświadczać wydatkowanie środków z dotacji przeznaczonych na dożywianie zamieszczać jednoznaczny i nie budzący wątpliwości opis, iż pochodzą one z dotacji Wojewody.
15) W uzasadnieniu decyzji administracyjnych przyznających zasiłek celowy na zakup żywności lub posiłku przedstawiać powód przyznania zasiłku celowego na zakup żywności zamiast gotowych posiłków.
W ramach uwag i wniosków, właściwe byłoby w decyzjach administracyjnych rozstrzygających wydatkowanie środków z Programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” jako główny akt prawny przywoływać ustawę o ustanowieniu wieloletniego programu „Pomoc Państwa w zakresie dożywiania”, w szczególności jej artykuły 3 pkt 1) oraz 5 ust. 1), z ewentualnym jej powiązaniem z zapisami ustawy o pomocy społecznej.
Ponadto wskazane byłoby wzięcie udziału przez pracownika socjalnego w szkoleniu z zakresu postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r. (Dz.U. z 2008 r. Nr 115, poz.728 tekst jednolity ze zmianami) jednostce kontrolowanej przysługuje w terminie 7 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych prawo zgłoszenia do nich zastrzeżeń.
W przypadku braku zastrzeżeń jednostka kontrolowana obowiązana jest
w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszych zaleceń powiadomić Wojewodę Łódzkiego o sposobie ich realizacji przesyłając informację na adres: Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi Wydział Polityki Społecznej, ul. Roosevelta 18, 90-056 Łódź.
Dyrektor
Wydziału Polityki Społecznej
Agnieszka Łukomska - Dulaj
