Rozliczenia z ubezpieczycielem w programie CDP

(1)

Vector Polska Spzoo T +48-22/56 90 888

Efraima Schroegera 28 E-Mail: biuro@vector-polska.pl

01-822 Warszawa Internet: www.vector-polska.pl

Skype: hotlinecdp_vectorpolska

Podręcznik Użytkownika

Rozliczenia z ubezpieczycielem

w programie CDP

(2)

Spis treści:

1. Cel procedury rozliczeń z ubezpieczycielem w programie CDP ... 3

2. Parametryzacja ... 3

2.1. Przesyłanie kodu ubezpieczyciela w pliku EDR ... 3

2.2. Definicja odbiorcy faktury ... 4

2.3. Definiowanie operacji ... 5

2.4. Definiowanie kodów pozycji robocizny ... 6

2.5. Teksty dodatkowe na fakturze ... 9

2.6. Przyporządkowanie ubezpieczycieli do kodów Importera ... 11

2.7. Księgowanie faktur ... 13

2.8. Parametry ubezpieczyciela ... 14

2.9. Magazyn pozycji lakierniczych ... 15

3. Praca w zleceniu ... 15

3.1. Operacje ... 15

3.2. Pozycje ... 15

3.3. Dane ubezpieczyciela ... 16

3.4. Wygląd przykładowej faktury z danymi ubezpieczyciela ... 19

3.5. Raport obrotów z ubezpieczycielem w programie CDP ... 20

3.6. Rozliczenia z klientem (bez ubezpieczyciela) ... 21

Ankieta przygotowania do rozliczeń z ubezpieczycielem ... 22

Data Przyczyna zmiany Autor

2013.10.01 Wersja bazowa JD

2013.10.14 Rozliczenia z klientem (pkt 3.6.) JD 2013.11.27 Wysyłanie kodów ubezpieczyciela w EDR JD

2014.10.06 Aktualizacja MB

2014.10.15 Weryfikacja JD

UWAGA:

Zawartość tego dokumentu może zostać zmieniona bez informowania o tym. Dokument jako całość, ani jego części nie mogą być kopiowane, ani przekazywane mechanicznie lub elektronicznie, niezależnie od celu tych działań, bez pisemnej zgody Vector Polska Spzoo.

(3)

1. Cel procedury rozliczeń z ubezpieczycielem w programie CDP

Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie ujednoliconej procedury rozliczeń z ubezpieczycielami, jednolitego wyglądu dokumentacji faktur, oraz przejrzystego i precyzyjnego raportowanie obrotów z ubezpieczycielem (raporty Pentaho, Raport Szefa Serwisu Palo).

2. Parametryzacja

Czynności opisane w tym rozdziale powinien wykonać administrator CDP.

2.1. Przesyłanie kodu ubezpieczyciela w pliku EDR

Aby kody ubezpieczyciela były wysyłane w pliku EDR należy wstawić wartość dla parametru „Obowiązkowe kody ubezpieczyciela” = 1.

Czynność należy wykonać w menu dla danych marki Renault i Dacia

Aktualizacja danych->Dane firmy rozliczenia->Parametry Profi-Center-

>Marki

(4)

2.2. Definicja odbiorcy faktury

Zlecenia->Programy dodatkowe zleceń->Wartości standardowe dla odbiorcy faktury

Należy zdefiniować parametry odbiorcy faktury R2 dla marki RE i DC:

(5)

2.3. Definiowanie operacji

Zlecenia->Programy dodatkowe zleceń->Operacje wzorcowe

Należy zdefiniować operacje na potrzeby rozliczeń napraw karoseryjnych z kodem rozliczenia R2 - operacja płatna przez ubezpieczyciela :

Dodatkowo można utworzyć operację wewnętrzna, w której można będzie rejestrować pozycje użyte do naprawy a nie będące przedmiotem fakturowania do

ubezpieczyciela.

(6)

2.4. Definiowanie kodów pozycji robocizny Zlecenia->Dane Stałe->Normatywy RGB

W menu Normatywy RGB można zdefiniować potrzebne normatywy robocizny używane w procesie tworzenia faktury dla ubezpieczyciela (zgodnie z kosztorysem).

(Np.: NB – Naprawa blacharska, ML – Materiały lakiernicze, NORM - Normalia)

(7)

Wg powyższego wzoru można zdefiniować robociznę dla pozycji kosztorysu Normalia.

UWAGA:

Dla pozycji „Materiały lakiernicze” proponujemy przyporządkowanie do grupy statystycznej, która posiada w polu „zewnętrzna grupa statystyczna” kod IP – dzięki temu będzie można uzyskać dane statystyczne do Raportu Szefa Serwisu Palo.

(8)

UWAGA

Administrator CDP powinien zweryfikować poprawność wprowadzonych Działów Warsztatowych i Grup Statystycznych dla nowych kodów normatywów czasu pracy w porozumieniu z księgowością.

(9)

2.5. Teksty dodatkowe na fakturze

Na fakturze rozliczeniowej z ubezpieczycielem można automatycznie drukować teksty opisujące ubezpieczyciela oraz wykonaną naprawę.

Parametryzacja bloku tekstowego w menu Aktualizacja danych->Elementy

tekstowe>Blok tekstowy/Handel pojazdami

, dla typu faktury „U”, dla typu formularza A105 dla faktur ze zmienną czcionką, A005 dla faktur ze zwykłą czcionką jest wykonywana za pomocą znaków

podstawnych, i może wyglądać następująco:

Znaki podstawne, które mogą być użyte dla tekstu blokowego opisującego rozliczenie z ubezpieczycielem:

Kod Nazwa Długość

=========================================================

<111> Numer klienta ubezpieczyciela 6

<113> Rodzaj ubezpieczenia (OC/AC) 1

<114> Numer szkody 35

<115> Sprawca szkody 30

<116> Rzeczoznawca 30

<117> Numer telefonu rzeczoznawcy 20

<118> Data oględzin 8

<119> Czas oględzin 5

<120> Znak objęcia fakturą 1

<121> Udział własny 12

<122> Uwagi 1 30

<123> Uwagi 2 30

<124> Uwagi 3 30

(10)

<125> Uwagi 4 30

<126> Nazwa ubezpieczyciela 1 30

<130> Ulica ubezpieczyciela 30

<131> Kod kraju ubezpieczyciela 3

<132> Kod pocztowy ubezpieczyciela 10

<133> Miejscowość ubezpieczyciela 25

<148> Nr telefonu ubezpieczyciela 1 20

<149> Nr telefonu ubezpieczyciela 2 20

<150> Nr telefonu komórkowego ubezpieczyciela 1 20

<151> Nr telefonu komórkowego ubezpieczyciela 2 20

<152> Data szkody 8

<153> Suma szkody 12

<154> Nr rejestracyjny sprawcy 10

(11)

2.6. Przyporządkowanie ubezpieczycieli do kodów Importera W przeglądzie klientów ubezpieczalni, są wyświetlani wyłącznie klienci mający zdefiniowany w kartotece ADS rodzaj klienta U (ubezpieczania).

Każdy klient-ubezpieczyciel z rodzajem klienta „U” powinien zostać przyporządkowany do kodu ubezpieczyciela w zakładce „Dane banku”.

Uzupełnienie tego pola pędzie skutkowało automatycznym uzupełnianiem pola

„Kod ubezpieczyciela” podczas określania odbiorcy faktury przed zamknięciem zlecenia.

(12)

(13)

2.7. Księgowanie faktur

Aktualizacja danych->Dane firmy ogólne->Dane sterujące->Parametry FK/Statystyki

Tutaj można ustalić wartość dla parametru, który odpowiada za księgowanie faktury wystawionej na ubezpieczyciela: czy mają się księgować na koncie klienta czy tez na koncie firmy ubezpieczeniowej.

Wartość „1” w polu ‘Księgowanie faktur na ubezpieczyciela’ – oznacza księgowanie na konto ubezpieczalni.

Wartość PUSTE w polu „Księgowanie faktur na ubezpieczyciela’ – oznacza księgowanie na konto klienta.

(14)

2.8. Parametry ubezpieczyciela

Aktualizacja danych->Dane firmy ogólne->Dane sterujące->Parametry dla zleceń

Dodatkowe parametry dla rozliczeń z ubezpieczycielem

Dopuszczalne wartości: PUSTE, 1, 2 PUSTE = Zastosowanie będą miały kod płatności, warunki płatności i rabaty

końcowe odbiorcy faktury (klienta).

1 = Zastosowanie będą miały kod płatności, warunki płatności i rabaty końcowe, które znajdują się w stałych danych ubezpieczyciela.

2 = Zastosowania będą miały następujące znaki wyboru ceny wzgl. warunki płatności, które znajdują się w stałych danych ubezpieczyciela:

kod rabatu dla części , wybór ceny części , wybór ceny robocizny, rabat końcowy części , rabat końcowy robocizny, rabat końcowy pakietów, rabat końcowy cena kompletna pakietu, warianty usuwania odpadów, wyliczenie materiałów drobnych, wyliczenie podatku ekologicznego, kod płatności, dopuszczalne kody płatności, warunki płatności, znak kodu VAT, waluta dokumentu, zaokrąglanie faktur warsztat.

(15)

2.9. Magazyn pozycji lakierniczych

Gospodarkę magazynową dla pozycji lakierniczych proponujemy prowadzić w systemie dozującym lakiery.

3. Praca w zleceniu

3.1. Operacje

W zleceniu należy wybrać odpowiednie operacje:

tutaj „Naprawa karoseryjna / ubezp.” oraz „Naprawa karoseryjna / wewn.”

3.2. Pozycje

Po wykonaniu naprawy należy wprowadzić pozycje do zlecenia – do operacji

„Naprawa karoseryjna / ubezp.” należy przyporządkować pozycje które mają być rozliczone na fakturze z ubezpieczycielem:

(16)

3.3. Dane ubezpieczyciela

W celu dodania danych ubezpieczyciela, który będzie odbiorcą faktury należy wybrać menu „Odbiorca faktury”:

Następnie dla kodu R2 należy wpisać parametr 9=Ubezpieczyciel:

(17)

Po potwierdzeniu ENTER otrzymujemy formatkę z danymi dodatkowymi dla ubezpieczyciela.

Numer klienta ubezpieczalni = tu należy wybrać właściwego ubezpieczyciela, który odbiera fakturę

OC/AC = tu można wprowadzić rodzaj ubezpieczenia

Numer szkody = tu można wprowadzić właściwy numer szkody Uwagi (pierwsza linia) = tu można wprowadzić numer kosztorysu

UWAGA – jeżeli klient-ubezpieczyciel został przyporządkowany do prawidłowego kodu ubezpieczyciela w bazie danych klientów, to kod ten zostanie uzupełniony automatycznie w zleceniu. Należy zadbać o to by kartoteki klientów ubezpieczycieli były uzupełnione o kody ubezpieczyciela jeszcze przed założeniem zlecenia, ponieważ

„Kod ubezpieczyciela” jest brany do raportów z bazowej kartoteki klienta.

Po wybraniu właściwej firmy ubezpieczeniowej należy wskazać czy zlecenie jest rozliczane z OC (O) czy z AC (A). Następnie należy uzupełnić formatkę o dane np. nr polisy, nr szkody.

(18)

[Powyższa parametryzacja jest przykładowa]

Po zdefiniowaniu wszystkich niezbędnych danych, zatwierdzamy formatkę z danymi ubezpieczyciela ENTER i otrzymujemy komunikat o fakturacji dla ubezpieczyciela.

Należy ten komunikat potwierdzić ENTER.

Po zatwierdzeniu komunikatów programowych przechodzimy do wyboru operacji.

(19)

3.4. Wygląd przykładowej faktury z danymi ubezpieczyciela

(20)

3.5.

Raport obrotów z ubezpieczycielem w programie CDP

(21)

3.6. Rozliczenia z klientem (bez ubezpieczyciela)

Naprawy związane ze szkodami komunikacyjnymi gdzie płatnikiem jest klient (nie_ubezpieczyciel) można rozliczać bez udziału ubezpieczyciela.

Rozliczenie takie w programie CDP rejestrowane jest również na podstawie operacji z kodem rozliczenia R2 (np. „Naprawa karoseryjna”), jednakże dane ubezpieczyciela nie zostaną podane, i w konsekwencji nie zostaną wydrukowane na fakturze.

W takim wypadku faktura będzie wyglądać następująco:

(22)

Ankieta przygotowania do rozliczeń z ubezpieczycielem

Parametryzacja CDP TAK/NI

E

Numer zakład u CDP

Uwagi

Przygotowanie standardowych danych dla odbiorcy faktury - Menu 1.9.12 dla marki RE i DC

Nie dotyczy

Przygotowanie operacje wzorcowe – Menu 1.9.11 odrębnie dla ubezpieczyciela z kodem R2, rozliczeń wewnętrznych

Nie dotyczy

Utworzenie pozycji „Naprawa blacharska”,

„Materiały lakiernicze”, „Normalia” – menu 5.10.4

Nie dotyczy

Oznaczenie klientów-ubezpieczycieli wartością

„U” w polu „Rodzaj klienta” w bazie danych klientów – Menu 1.6.1.

Nie dotyczy

Przyporządkowanie klientów-ubezpieczycieli do kodów Importera – Menu 1.6.1. zakładka

„Dane banku” pole „Kod ubezpieczyciela”

Nie dotyczy

Przygotowanie tekstów standardowych dla faktur przygotowane – menu 5.7.5. dla typu faktur „U”, faktury ze zmienną czcionką formularz A105, dla faktur ze zwykłą czcionką formularz A005

Ustalenie decyzji działu księgowego dla wartości parametru „Księgowanie faktur na ubezpieczyciela” – menu 5.1.2.8, zakładka

„księgowość F-K”

Ustalenie wartości parametru „Faktura dla ubezpieczyciela” – menu 5.1.2.3, zakładka

„Funkcje ogólne 2”

Pracownicy BOK są przeszkoleni z obsługi rozliczeń z ubezpieczycielem w programie CDP