Wybrane zjawiska kształtujące jakość komunikacji w procesie sprawozdawczości w dobie wirtualizacji

(1)

KOMUNIKACJI W PROCESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI W DOBIE WIRTUALIZACJI

⁶⁶

Wprowadzenie

Szeroko rozumiana jakość komunikacji w procesie sprawozdawczości w dobie wirtualizacji to zagadnienie o doniosłym znaczeniu praktycznym. Należy bowiem mieć świa- domość, że inwestowane są tutaj znaczące fundusze publiczne w narzędzia i systemy, których efektywność bywa weryfi kowana według kryteriów nie tylko ekonomicznych.

Chodzi zwłaszcza o perspektywę powszechności akceptacji celu oraz funkcjonalno- ści wprowadzanych rozwiązań. Oczekuje się, że tego rodzaju zmiany będą miały uni- wersalny charakter optymalnego służenia dobru wspólnemu. Kwestia ta w pierwszej kolejności dotyka zagadnienia zgodności potrzeb potencjalnych użytkowników (pe- tentów) z oferowanymi im możliwościami, ale i z dodatkowymi obowiązkami. Na fali powszechnego procesu wirtualizacji obiegu informacji we wszystkich sferach życia społecznego i gospodarczego niejako automatycznie akceptujemy wprowadzanie kolejnych rozwiązań z zakresu technologii informatycznych do naszego codziennego życia prywatnego i zawodowego. Nieustannie doświadczamy daleko idących zmian w sposobie zorganizowania obiegu informacji wewnątrz różnych podmiotów oraz po- między nimi i ich otoczeniem. Konieczne staje się zatem wypracowanie mechanizmów analizy i śledzenia owych dynamicznych zmian i ich skutków, aby zapewnić tym, któ- rzy teoretycznie powinni najbardziej korzystać z dokonującego się postępu, możliwość kontrolowania i sterowania obserwowanym procesem. Jego systematyczne badanie, budujące świadomość rządzących nim zależności, decyduje o skuteczności podejmo- wanych prób optymalizacji funkcjonowania całego systemu. Biorąc pod uwagę to, że z punktu widzenia zagrożenia sankcjami prawnymi sprawozdawczość stanowi jedno z ważniejszych wyzwań dla funkcjonowania szczególnie podmiotów sektora małych i średnich przedsiębiorstw, staje się oczywiste, dlaczego opisywana tematyka wymaga głębszego zainteresowania. Tezą przyjętą w ramach prowadzonych rozważań jest stwierdzenie, że obserwowane przemiany skłaniają podmioty zobligowane do skła- dania sprawozdań do dbałości o rozwój technicznych parametrów komunikacji, jaka zachodzi w ramach realizacji spoczywających na nich obciążeń.

66 Michał Baran, Uniwersytet Jagielloński.

(2)

Jakość informacji sprawozdawczej w kontekście rozwoju technologii informacyjnych

Poszukując obecnie najbardziej istotnych czynników wpływających na zmiany w sferze realizacji obowiązków sprawozdawczych wobec administracji państwowej – a tym samym kształtujących również jakość wzajemnej komunikacji pomiędzy petentami oraz urzędami – stwierdzamy, że mamy do czynienia z rzeczywistością wielowymiarową. Jednym z widocznych zjawisk dotyczących tego obszaru jest ros- nące znaczenie technologii informatycznych (Smoląg 2015, 117–128). Dane pocho- dzące ze źródła, jakim są regularnie składane deklaracje, stanowią podstawę analiz pozwalających trafnie ocenić kondycję podmiotu gospodarczego, z perspektywy potrzeb zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych (Bauer, Jedynak, Jedynak 2010).

Dlatego wszelkie nowe sposoby podnoszenia ich jakości podlegają systematyczne- mu wdrażaniu. Podstawowe ograniczenie tempa procesu wirtualizacji omawianej sfery funkcjonowania organizacji stanowi jednak konieczność uwzględnienia silnie obecnego tutaj aspektu ekonomicznego (Kiełtyka, Kobis 2013, 13–19). Niemniej technologie informatyczne dynamicznie i radykalnie zmieniają sposób prowadzenia zorganizowanej działalności (Kucęba, Pabian, Bylok, Zawada2013, 79–90), także w aparacie administracji publicznej.

Rozważając postępującą ewolucję form realizacji zadań sprawozdawczych, moż- na wręcz mówić o zmianie uwarunkowań strategicznych (Nowodziński 2013). Nowe obowiązki stanowią przecież szansę na unowocześnienie prowadzonej działalności (Łobos, Pypłacz 2015, 149), sposobów przetwarzania posiadanych informacji, wy- korzystywanych systemów – co wpływa na kwestie dotyczące szeroko rozumianej jakości, chociażby poprzez pełniejsze rozeznanie sytuacji, źródeł przydatnej wiedzy, wdrażanie nowoczesnych standardów, porządkowanie wnętrza organizacji (Kafel 2012). Standardem staje się działanie elastyczne, co wymaga stałego monitorowa- nia złożonych skutków całego zestawu równoległych decyzji (Dudek 2013, 22–29).

Technologie informacyjne stają się jednym z najważniejszych elementów budowania systemu kompleksowego zapewnienia jakości (Kobis 2014), a wszelki postęp doko- nujący się w tym obszarze sprzyja temu zjawisku.

Istotny wpływ na powodzenie projektów wymuszających postęp wirtualizacji wymiany informacji w układzie podmiot gospodarczy–jednostka administracji publicznej ma czynnik ludzki. Nowoczesne technologie wymagają od użytkowników – petentów i urzędników – sprawnego zdobywania nowych kompetencji (Czekaj, Jabłoński 2009, 365–373). Opór wobec zmian, jakie niosą innowacyjne rozwiąza- nia w sferze IT, może być jedną z istotnych barier dalszego postępu w tej materii (Surówka-Marszałek, Śmigielska 2009, 51–61), jednak w świetle optymistycznego nastawienia sektora małych i średnich przedsiębiorstw do sięgania po takie rozwią- zania (Nesterak 2008, 487–496) zarysowuje się przestrzeń, którą administracja może z powodzeniem zagospodarować. Wymaga to jednak wykreowania nowego podej- ścia, także i wewnątrz samych podmiotów gospodarczych do kształtowania pożąda- nych postaw (Oleksyn, Stańczyk, Bugaj 2011).

(3)

Współcześnie doświadczamy swoistej redefi nicji roli, zasad działania administracji publicznej (Ćwiklicki 2015, 15–26), co wszakże również można rozważać jako jeden z efektów zmiany dostępności informacji oraz sposobów gospodarowa- nia nią. Dynamiczne przekształcanie powszechnie znanych, dotychczas niezmiennie stosowanych modeli biznesowych jest bezsprzecznym faktem (Nesterak, Hobora 2005, 36–39). Usługi księgowe, które zwykle jako jedne z pierwszych podlegają out- sourcingowi, są oferowane na styku biznesu i administracji, dlatego stanowią one tak wartościowe poznawczo pole badań pozwalających odkryć naturę procesów mogą- cych wkrótce szerzej objąć inne sfery współpracy w ramach zorganizowanej działal- ności człowieka (Okoń-Horodyńska, Wisła, Sierotowicz 2013).

Metoda badawcza

Przeprowadzone badania ankietowe zostały zrealizowane w roku 2015 na próbie 114 niezależnych biur rachunkowych, mających swoją siedzibę na terenie Polski po- łudniowej. W module będącym podstawą prezentowanych rozważań jako wiodące sformułowano pytanie:

Czy Państwa system informatyczny wymaga modyfi kacji, doinwestowania w związku z coraz szerszym stosowaniem elektronicznej wymiany dokumentów księgowych? (możliwe odpowiedzi: cały; w większości; połowicznie; punktowo;

wcale; nie wiem). Przez pryzmat odpowiedzi uzyskanych na powyższe pytanie prze- analizowano następujące kwestie:

• Czy w nadchodzących dwóch latach spodziewają się Państwo, że kolejne obszary kontaktu z urzędami o charakterze obligatoryjnym (przymusowym), zostaną objęte elektroniczną wymianą informacji? (możliwe odpowiedzi: zdecydowanie tak; raczej tak; nie wiem; raczej nie; zdecydowanie nie).

• Czy w nadchodzących dwóch latach spodziewają się Państwo, że kolejne obszary kontaktu z urzędami o charakterze opcjonalnym (dobrowolnym), zosta- ną objęte elektroniczną wymianą informacji? (możliwe odpowiedzi: zdecydowanie tak; raczej tak; nie wiem; raczej nie; zdecydowanie nie).

• Czy w kontaktach z urzędami skarbowymi w imieniu klientów sięgają Pań- stwo po możliwość przesyłania dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej? (możliwe odpowiedzi: zawsze; często; czasami; rzadko; nigdy; nie wiem).

• Czy w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w imieniu klien- tów sięgają Państwo po możliwość przesyłania dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej? (możliwe odpowiedzi: zawsze; często; czasami;

rzadko; nigdy; nie wiem).

(4)

Wyniki badań

Tabela 1. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (wiersze) w kontekście ich oczekiwań co do obligatoryjnego objęcia elektroniczną wymianą informacji z urzędami kolejnych obszarów w najbliższych dwóch latach

(kolumny)

Zdecydowanie

tak Raczej tak Nie wiem Raczej nie Zdecydowanie nie

Cały 2% 0% 0% 0% 1%

W większości 8% 2% 2% 1% 0%

Połowicznie 1% 23% 0% 1% 0%

Punktowo 10% 17% 3% 1% 0%

Wcale 3% 3% 0% 0% 0%

Nie wiem 4% 11% 9% 2% 0%

Źródło: opracowanie własne.

25%

20%

15%

10%

5%

0%

cały w większości połowicznie punktowo wcale nie wiem

zdecydowanie tak raczej tak nie wiem raczej nie zdecydowanie nie

Rysunek 1. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (oś pozioma) w kontekście ich oczekiwań co do obligatoryjnego objęcia elektroniczną wymianą informacji z urzędami kolejnych obszarów w najbliższych dwóch latach

(oś pionowa) Źródło: opracowanie własne.

Zestawienie przekonań co do konieczności modyfi kacji posiadanych przez biura rachunkowe systemów informatycznych z ich oczekiwaniami co do pojawienia

(5)

się nowych obowiązków prowadzenia sprawozdawczości w formie elektronicznej uwidacznia intrygującą właściwość uzyskanego rozkładu. Największą grupę (51%) stanowią podmioty dostrzegające konieczność pewnych modyfi kacji systemu (poło- wicznie bądź punktowo) oraz przekonane o nieuchronności zmiany zasad współpra- cy z urzędami (zdecydowanie tak, raczej tak).

Tabela 2. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (wiersze) w kontekście ich oczekiwań co do opcjonalnego (dobrowolnego) obję-

cia elektroniczną wymianą informacji z urzędami kolejnych obszarów w najbliższych dwóch latach (kolumny)

Zdecydowanie

tak Raczej tak Nie wiem Raczej nie Zdecydowanie nie

Cały 3% 0% 0% 0% 0%

W większości 5% 5% 1% 1% 0%

Połowicznie 2% 18% 4% 1% 0%

Punktowo 10% 16% 4% 1% 0%

Wcale 4% 0% 2% 0% 0%

Nie wiem 4% 9% 11% 2% 0%

20%

18%

16%

14%

12%

10%

8%

6%

4%

2%

0%

zdecydowanie tak raczej tak nie wiem raczej nie zdecydowanie nie

Rysunek 2. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (oś pozioma) w kontekście ich oczekiwań co do opcjonalnego (dobrowolnego)

objęcia elektroniczną wymianą informacji z urzędami kolejnych obszarów w najbliższych dwóch latach (oś pionowa)

(6)

Porównanie uzyskanych odpowiedzi na pytania o konieczności modyfi kacji posiadanych przez biura rachunkowe systemów informatycznych z ich oczekiwaniami co do pojawienia się nowych możliwości dobrowolnego komunikowania się z urzędami w formie elektronicznej wykazuje analogię do poprzedniego zestawienia.

Również i tutaj największą, dającą się wyodrębnić grupę (46%) stanowią podmioty dostrzegające konieczność pewnych modyfi kacji systemu (połowicznie, punktowo), które w tym przypadku są dodatkowo przekonane o nieuchronności rozwoju komunikacji we wspomnianej formie (zdecydowanie tak, raczej tak).

Tabela 3. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (wiersze) w kontekście ich skłonności do przesyłania urzędom skarbowym

dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej

Zawsze Często Czasami Rzadko Nigdy Nie wiem

Cały 2% 1% 0% 0% 0% 0%

W większości 5% 3% 4% 1% 0% 0%

Połowicznie 7% 9% 7% 2% 0% 0%

Punktowo 11% 11% 7% 2% 0% 0%

Wcale 4% 1% 0% 0% 0% 0%

Nie wiem 7% 10% 2% 4% 2% 2%

12%

10%

8%

6%

4%

2%

0%

zawsze często czasami rzadko nigdy nie wiem

Rysunek 3. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (oś pozioma) w kontekście ich skłonności do przesyłania urzędom skarbowym

dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej Źródło: opracowanie własne.

(7)

Badając kwestię szczegółową, jaką jest ocena skali koniecznych modyfi kacji systemu informatycznego w kontekście deklarowanego zakresu korzystania z moż- liwości przesyłania urzędom skarbowym dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej, odnotowujemy dominację jasno określonej grupy podmiotów (38%).

Dostrzegają one połowiczną lub punktową potrzebę modernizacji posiadanego roz- wiązania i jednocześnie chętnie korzystają z dostępności innowacyjnej formy prze- kazywania sprawozdań (tzn. wybierają odpowiedzi: „zawsze”, „często”, choć dość wysoki odsetek stanowią również wskazania „czasami”).

Tabela 4. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (wiersze) w kontekście ich skłonności do przesyłania Zakładowi Ubezpieczeń

Społecznych dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej

Zawsze Często Czasami Rzadko Nigdy Nie wiem

Cały 3% 0% 0% 0% 0% 0%

W większości 5% 3% 4% 1% 0% 0%

Połowicznie 7% 7% 5% 3% 3% 0%

Punktowo 15% 8% 4% 2% 1% 0%

Wcale 4% 1% 0% 0% 0% 0%

Nie wiem 5% 13% 3% 2% 1% 2%

16%

14%

12%

10%

8%

6%

4%

2%

0%

zawsze często czasami rzadko nigdy nie wiem

Rysunek 4. Ocena koniecznej skali modyfi kacji posiadanego przez biura rachunkowe systemu informacyjnego (oś pozioma) w kontekście ich skłonności do przesyłania Zakładowi Ubezpieczeń

Społecznych dokumentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej Źródło: opracowanie własne.

(8)

Analizując obraz, jaki wyłania się dzięki zestawieniu ocen skali koniecznych modyfi kacji systemu informatycznego z deklaracjami biur rachunkowych co do zakresu korzystania z możliwości przesyłania Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych doku- mentów rozliczeniowych w postaci elektronicznej, stwierdzamy ponownie główną rolę dającej się precyzyjnie wyodrębnić grupy podmiotów (35%). Są one świadome konieczności (połowicznej lub punktowej) modernizacji posiadanego systemu i rów- nocześnie cechuje je aktywne użytkowanie rozwiązania technologicznego pozwala- jącego na przekaz sprawozdań w omawianej tutaj formie – świadczy o tym wybór odpowiedzi: „zawsze”, „często”.

Przyszłość sprawozdawczości w formie elektronicznej z perspektywy postaw użytkowników

Zebrane dane oraz przeprowadzone analizy pozwalają stwierdzić, że najbardziej aktywną grupę stanowią biura rachunkowe, których przedstawiciele jednoznacznie sygnalizują potrzebę połowicznej lub częściowej modernizacji posiadanego systemu informatycznego. W opinii takich respondentów dominują oczekiwania co do nie- uchronnego objęcia w najbliższych dwóch latach elektroniczną wymianą informacji kolejnych obszarów komunikacji z urzędami – zarówno o charakterze obligatoryjnym, jak i dobrowolnym. Co charakterystyczne, są to również podmioty chętnie ko- rzystające z już istniejących możliwości przesyłania sprawozdań do urzędów skarbo- wych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w wersji elektronicznej. Oczywiście istnieje możliwość, że mamy tutaj do czynienia z podmiotami zapóźnionymi tech- nologicznie, które właśnie uświadomiły sobie istniejące zaległości. Przeczy temu jednak ukierunkowanie uwagi respondentów w stronę przyszłości oraz deklaracje co do zakresu wykorzystywania dostępnej technologii. Prezentowany profi l odpowiedzi może świadczyć nie tylko o wysokim stopniu świadomości zachodzących procesów, ich potencjału, najbliższych wyzwań, jakie są z tym zjawiskiem związane, ale i o ot- wartości na zmiany. Można oczekiwać, że taka postawa powinna owocować chęcią sięgania po innowacyjne rozwiązania w sferze IT, a tym samym podnosić jakość prowadzonej komunikacji w układzie: autor sprawozdań–urząd. Aktywność, świado- mość – to dwie najwyraźniejsze cechy omawianej grupy. Drugi podzbiór (znacznie mniejszy, choć nadal wyraźnie widoczny na tle całości) stanowią respondenci niepo- trafi ący ocenić, jakim narzędziem pracy obecnie dysponują w kontekście postępów wirtualizacji. Można powiedzieć, że są oni ogólnie dość sprawni w bieżącym korzy- staniu z technologii, ale rozpiętość uzyskanych odpowiedzi jest tutaj wyższa, co czy- ni ową grupę mniej spójną. Tym samym są to podmioty, które dopiero czeka analiza możliwości dostosowania prowadzonej działalności do rysujących się wyzwań.

(9)

Wnioski

W świetle przeprowadzonych rozważań należy uznać, że teza przyjęta na wstępie rozważań, mówiąca, iż obserwowane przemiany skłaniają podmioty zobligowane do składania sprawozdań do dbałości o rozwój technicznych parametrów komunikacji mającej miejsce w ramach realizacji spoczywających na nich obciążeń sprawozdawczych, jest prawdziwa. Świadczy o tym przede wszystkim stwierdzona zgodność tre- ści zgłaszanych oczekiwań i świadomości koniecznych działań dostosowawczych.

Należy mieć nadzieję, że takie nastawienie przełoży się na podejmowanie optymal- nych decyzji inwestycyjnych przez poszczególne podmioty odpowiedzialne za reali- zację zadań sprawozdawczych.

Bibliografi a

Bauer K., Jedynak M., Jedynak P. (2010). The Audit as the Tool of the Diagnosis of the Or- ganization. Międzynarodowa Konferencja Naukowo-Praktyczna. Iwano-Frankowsk.

Czekaj J., Jabłoński M. (2009). Postęp techniczno-organizacyjny a zmiany w strukturze kompetencji pracowniczych. Wrocław: Uniwersytet Ekonomiczny.

Ćwiklicki M. (2015). Towards Neo-bureaucracy: Bureaucracy in Contemporary Public Management Concepts. W: R. Wiszniowski, K. Glinka (red.), New Public Gover- nance in the Visegrád Group (V4). Toruń: Wydawnictwo Adam Marszałek.

Dudek M. (2013). Zwinność produkcji, czyli niskokosztowa elastyczność systemu. Prze- gląd Organizacji, 9, 22–29.

Kafel T. (2012). Pojęcie i klasyfi kacja źródeł informacji. W: J. Czekaj (red.), Podstawy zarządzania informacją. Kraków: Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego.

Kiełtyka L., Kobis P. (2013). Ekonomiczne aspekty wirtualizacji zasobów informatycz- nych przedsiębiorstw. Przegląd Organizacji, 4, 13–19.

Kobis P. (2014). Wpływ nowych technologii przetwarzania informacji na kompleksowe zarządzanie jakością. W: E. Kulej-Dudek, P. Pypłacz, K. Smoląg (red.), Rozwój i do- skonalenie funkcjonowania organizacji. Aspekty teoretyczne i praktyczne. Częstocho- wa: Wydawnictwo Politechniki Częstochowskiej.

Kucęba R., Pabian A., Bylok F., Zawada M. (2013). Infl uence of IT on Changes in Con- temporary Management. International Journal of Management & Computing Scien- ces, 3, 1, 79–90.

Łobos K., Pypłacz P. (2015). Funkcje i narzędzia zarządzania dla małych i średnich przedsiębiorstw. Warszawa: CeDeWu.

Nesterak J. (2008). Optymizm informatyczny w małych i średnich przedsiębiorstwach.

W: R. Borowiecki, A. Jaki (red.), Doskonalenie procesu zarządzania przedsiębior- stwem w obliczu globalizacji. Z teorii i praktyki. Kraków: Katedra Ekonomiki i Orga- nizacji Przedsiębiorstw Uniwersytetu Ekonomicznego.

Nesterak J., Hobora D. (2005). Czy centra usług są szansą na wzrost efektywności przed- siębiorstwa. Controlling i Rachunkowość Zarządcza, 4, 36–39.

(10)

Nowodziński P. (2013). Zarządzanie strategiczne współczesnym przedsiębiorstwem. Oto- czenie a strategia. Częstochowa: Wydawnictwo Wydziału Zarządzania Politechniki Częstochowskiej.

Okoń-Horodyńska E., Wisła R., Sierotowicz T. (2013). Leading Trends of the Informa- tion Society Technology Development. Transformation in Business & Economics, 12, 2B(29B), 421–430.

Oleksyn T., Stańczyk I., Bugaj J. (2011). Diagnoza i kierunki zmian w zarządzaniu zaso- bami ludzkimi w przedsiębiorstwach z Listy 500. Raport z badań. Warszawa: Ofi cyna Wydawnicza Szkoły Głównej Handlowej.

Smoląg K. (2015). Charakterystyka wybranych systemów informatycznych w sekto- rze MSP. W: A. Pachura (red.), Strategie globalizacji w działalności sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Częstochowa: Wydawnictwo Wydziału Zarządzania Poli- techniki Częstochowskiej.

Surówka-Marszałek D., Śmigielska G. (2009). Bariery ograniczające działalność inno- wacyjną fi rm w sferze usług. W: D. Fatuła (red.), Dylematy ekonomii i zarządzania w dobie kryzysu gospodarczego. Kraków: Krakowska Akademia.