BIUL
ET
YN
EURO INFO
ISSN 2544-4719
POLSKA
PRZETWARZANIE
DANYCH
BIOMETRYCZNYCH
PAKIET VAT
DLA E-COMMERCE
FAKTURY
USTRUKTURYZOWANE
6 (209) 2021
www.een.org.pl
Artykuły zgodne
ze standardem WCAG 2.0
na www.een.org.pl
Konsorcjum: Enterprise Europe
Network-Central Poland
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa tel. (22) 432 71 02
www.een.org.pl
Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego
ul. Racjonalizacji 6/8, 02-673 Warszawa tel. (22) 847 53 68
www.een-centralpoland.eu
Fundacja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul. Piotrkowska 86, 90-103 Łódź tel. (42) 630 36 67
www.frp.lodz.pl
Stowarzyszenie „Wolna Przedsiębiorczość”
ul. Piekarnicza 12A 80-126 Gdańsk tel. 58 350 51 40 www.een.pomorskie.pl
Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
ul. Włocławska 167, 87-100 Toruń tel. (56) 699 54 80-83
www.een.tarr.org.pl
Uniwersytet Warszawski DELab
ul. Dobra 56/66, 00-312 Warszawa tel. (22) 55 27 606
www.delab.uw.edu.pl/pl/een/
Konsorcjum: Enterprise Europe
Network-East Poland
Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego
ul. Starobojarska 15, 15-073 Białystok tel. (85) 740 86 83
www.pfrr.pl, www.een-polskawschodnia.pl, www.een.pfrr.pl
Centrum Innowacji i Transferu Technologii, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie
ul. Prawocheńskiego 9, 10-720 Olsztyn tel. (89) 523 39 00
www.uwm.edu.pl, www.een-polskawschodnia.pl, www.uwm.edu.pl/een
Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Olsztynie
ul. Jagiellońska 91a, 10-356 Olsztyn tel. (89) 512 24 05
www.een.wmarr.olsztyn.pl, www.een-polskawschodnia.pl
Centrum Innowacji i Transferu Technologii Politechniki Lubelskiej
ul. Nadbystrzycka 38H, 20-618 Lublin tel. (81) 538 42 70
http://lctt.pollub.pl,
www.een-polskawschodnia.pl, www.citt.pollub.pl
Lubelska Fundacja Rozwoju
Rynek 7, 20-111 Lublin tel. (81) 528 53 11-12-31 www.lfr.lublin.pl,
www.een-polskawschodnia.pl
Park Naukowo-Technologiczny Polska Wschód w Suwałkach Sp. z o.o.
ul. Innowacyjna 1, 16-400 Suwałki tel. (87) 564 22 24-25
www.park.suwalki.pl, www.een-polskawschodnia.pl
Konsorcjum: Enterprise Europe
Network-South Poland
Centrum Transferu Technologii, Politechnika Krakowska
ul. Warszawska 24, 31-155 Kraków tel. (12) 628 28 45
www.transfer.edu.pl
Izba Przemysłowo-Handlowa w Krakowie
ul. Floriańska 3, 31-019 Kraków (12) 428 92 55
www.iph.krakow.pl
Górnośląska Agencja Przedsiębiorczości i Rozwoju sp. z o.o.
ul. Wincentego Pola 16, 44-100 Gliwice tel. (32) 339 31 10
www.gapr.pl
Fundusz Górnośląski SA Oddział w Katowicach
ul. Powstańców 17, 40-039 Katowice tel. 32 72 85 828
www.enterprise.fgsa.pl
Świętokrzyskie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Sp. z o.o.
ul. Studencka 1, 25-323 Kielce tel. (41) 343 29 10
www.it.kielce.pl
Staropolska Izba Przemysłowo-Handlowa
ul. Sienkiewicza 53, 25-002 Kielce tel. (41) 368 02 78
www.siph.com.pl
Rzeszowska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
ul. Szopena 51, 35-959 Rzeszów tel. (17) 867 62 34
www.rarr.rzeszow.pl
Stowarzyszenie Grupy Przedsiębiorców Przemysłu Lotniczego Dolina Lotnicza
ul. Szopena 51, 35-959 Rzeszów tel. (17) 850 19 35
www.dolinalotnicza.pl
Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania
ul. mjr. H. Sucharskiego 2, 35-225 Rzeszów tel. (17) 852 49 75
www.een.wsiz.pl
Konsorcjum: Enterprise Europe
Network-West Poland
Wrocławskie Centrum Transferu Technologii, Politechnika Wrocławska
ul. Smoluchowskiego 48, 50-372 Wrocław tel. (71) 320 33 18
www.wctt.pwr.edu.pl
Poznański Park Naukowo-Technologiczny Fundacji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza
ul. Rubież 46, 61-612 Poznań tel. (+48) 61 827 97 46 www.ppnt.poznan.pl
Agencja Rozwoju Regionalnego SA w Koninie
ul. Zakładowa 4, 62-510 Konin tel. (+48) 63 245 30 95 www.arrkonin.org.pl
Centrum Przedsiębiorczości i Transferu Technologii Uniwersytetu Zielonogórskiego
ul. Syrkiewicza 6, 66-002 Nowy Kisielin tel. (+48) 504 070 281
www.cptt.uz.zgora.pl
Fundacja Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości
ul. Częstochowska 25, 62-800 Kalisz tel. (+48) 62 765 60 58
www.kip.kalisz.pl
Dolnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego SA
ul. Szczawieńska 2, 58-310 Szczawno-Zdrój tel. (+48) 74 648 04 50
www.darr.pl
Stowarzyszenie „Promocja Przedsiębiorczości” w Opolu
ul. Damrota 4, 45-064 Opole tel. (+48) 77 456 56 00 www.een.opole.pl
Regionalne Centrum Innowacji i Transferu Technologii
ul. Jagiellońska 20-21, 70-363 Szczecin tel. (+48) 91 449 41 09
www.innowacje.zut.edu.pl
Zachodniopomorskie Stowarzyszenie Rozwoju Gospodarczego – Szczecińskie Centrum Przedsiębiorczości
ul. Kolumba 86, 70-035 Szczecin tel. (+48) 91 433 02 20
www.zsrg.szczecin.pl/een/
Konsorcja realizujące projekt Enterprise Europe Network w Polsce
Enterprise Europe Network
- Central Poland Enterprise Europe Network- West Poland
Enterprise Europe Network
- East Poland Enterprise Europe Network- South Poland Enterprise Europe Network – Central Poland
Enterprise Europe Network – East Poland
Enterprise Europe Network – West Poland
Enterprise Europe Network – South Poland
Drodzy Czytelnicy,
coraz więcej administratorów danych osobowych, czyli np. przedsiębiorców, wykorzystuje dane biome-tryczne pracowników do realizacji swoich potrzeb. Czym w zasadzie są dane biometryczne? Czy jest to np. wzór linii papilarnych, kształt twarzy, czy dy-namika mowy? Czy montując kamerę, która będzie utrwalać zachowania osób zatrudnionych w przedsię-biorstwie, przetwarzamy dane biometryczne? W jaki sposób przetwarzać je prawidłowo wtedy, kiedy już wiemy, że na pewno mamy z nimi do czynienia? Na te oraz inne pytania staramy się odpowiedzieć w artyku-le pt. „Przetwarzanie danych osobowych przez przed-siębiorcę”.
W tym numerze przyglądamy się także zmianom, któ-re pojawiły się w związku z tzw. pakietem e-commerce, którego jednym z głównych zadań było uszczelnienie systemu VAT oraz zapewnienie konkurencyjności unij-nym przedsiębiorcom w rywalizacji z przedsiębiorcami spoza Unii Europejskiej. To oczywiście nie pozostaje bez wpływu na konsumentów. Więcej na ten temat można dowiedzieć się dzięki lekturze artykułu pt. „Pakiet VAT dla e-commerce”.
Zapraszamy także do zapoznania się z najnowszy-mi ofertanajnowszy-mi współpracy zagranicznej pochodzący-mi z bazy POD (Partnership Opportunities Database), prowadzonej przez Komisję Europejską i udostępnia-nej ośrodkom Enterprise Europe Network.
Z wyrazami szacunku zespół redakcyjny Biuletynu Euro Info
Spis treści
Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega so-bie prawo do ich zmiany i redagowania. Uwagi i komentarze prosimy kierować na adres: biuletyn_ei@parp.gov.pl.
Wszystkie teksty zawarte w Biuletynie Euro Info mogą być przedru-kowane wyłącznie po uzyskaniu zgody redakcji. Zainteresowanych prenumeratą prosimy o kontakt z najbliższym ośrodkiem Enterprise Europe Network.
Biuletyn Euro Info, wydawany przez ośrodek Enterprise Europe Net-work przy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, jest współ-finansowany przez Komisję Europejską ze środków pochodzących z programu COSME na lata 2014–2020 oraz przez Ministerstwo Roz-woju i Technologii w ramach programu pn. „Udział Polski w progra-mie na rzecz konkurencyjności przedsiębiorstw oraz małych i śred-nich przedsiębiorstw (COSME) oraz w instrumentach finansowych programów UE wspierających konkurencyjność przedsiębiorstw w latach 2015–2021”.
Komisja Europejska lub osoby występujące w jej imieniu nie są od-powiedzialne za informacje przedstawione w publikacji. Poglądy wy-rażone w publikacji są poglądami Autorów i nie muszą pokrywać się z działaniami Komisji Europejskiej.
Redaktor naczelny: Zespół: Korekta: Adres redakcji: Telefon: Paweł Sikorski
Agata Kudelska, Eryk Rutkowski Pracownia C&C Sp. z o.o. Enterprise Europe Network przy PARP
ul. Pańska 81/83, 00-834 Warszawa 22 432 71 02
Skład, druk i dystrybucja: Zdjęcia: Nakład:
Pracownia C&C Sp. z o.o. www.ccpg.com.pl AdobeStock 1400 egz.
Akademia PARP
Prysznic w 1,5 litrze wody
4
20
Podatki
Pakiet VAT dla e-commerce
24
Prawo energetyczne i OZE
Projektowane zmiany w ustawie Prawo
energetyczne i w ustawie o OZE
9
Płatności
Faktury ustrukturyzowane
Cyfryzacja
Akt o usługach cyfrowych
6
Ochrona danych osobowych
Retencja danych osobowych w elektronicznej
poczcie służbowej
12
Oferty współpracy
31
Ochrona danych osobowych
Przetwarzanie danych biometrycznych przez
przedsiębiorców
16
Przepisy antykorupcyjne
Zmiana przepisów o przeciwdziałaniu praniu
pieniędzy
Według danych Organizacji Narodów Zjednoczonych, ponad miliard ludzi na Ziemi ma bardzo ograniczony do-stęp do bieżącej wody, a blisko połowa globalnej populacji zmaga się z tym problemem przez co najmniej jeden miesiąc w roku. Naprzeciw tym wyzwa-niom wychodzi warszawska firma Wash Innovation, klient sieci Enterprise Euro-pe Network, która stworzyła innowacyj-ne – chronioinnowacyj-ne patentem urządzenie – pozwalające umyć się w niewielkiej ilości wody.
– Zajmujemy się produkcją przenośnych systemów higienicznych, które pozwa-lają się umyć w standardzie, jaki oferu-je zwykła łazienka, kiedy nie mamy do-stępu do bieżącej wody, np. jesteśmy na wycieczce w Himalajach lub w rejo-nie dotkniętym katastrofą naturalną czy działaniami wojennymi – mówi Zdzisław Iwanejko, prezes i współzałożyciel Wash Innovation, który zanim założył firmę, przez trzydzieści lat się zajmował tech-niką światłowodową, elektrotech-niką oraz technologiami LED.
Kilka lat temu zdecydował się odejść z zawodu i razem ze swoimi dziećmi – córką Zuzanną i synem Alexandrem – wszedł w spółkę, aby rozwiązać bardzo realny problem: niedostatecznej higie-ny ze względu na ograniczohigie-ny dostęp do wody. – Byłem w szoku, że trzy mi-liardy ludzi nie ma możliwości umycia rąk we własnym domu. Kiedy pojecha-łem do Afryki, przekonapojecha-łem się o tym na własne oczy – wspomina.
Efektem 6-letnich wysiłków Zdzisława Iwanejko na rzecz poprawy warunków higienicznych w regionach o ograni-czonym dostępie wody jest PocketBath (poprzednia nazwa HandyShower), czyli urządzenie higieniczne 3w1, które w zależności od potrzeb może być za-równo prysznicem, zaworem do mycia rąk, jak i bidetem – wystarczy 1,5 litra wody, aby wziąć kąpiel lub 200 ml, aby umyć ręce.
– Oprócz braku wody, problemem są pieniądze, których nigdy nie jest za wiele, dlatego postanowiliśmy stworzyć wysokiej jakości produkt w możliwie najniższej cenie, trwały i wygodny w użyciu oraz fajny. Musi być fun, bo wtedy łatwiej jest zachę-cić do mycia rąk, chociażby dzieci. Ła-twe w obsłudze, instalacji i transporcie. W naszym przypadku transport sta-nowi 30% wartości produktu u klienta końcowego. Wszystko zostało zapro-jektowane tak, aby również ograniczyć ślad węglowy – tłumaczy.
Całe przedsięwzięcie opiera się na in-nowacyjnym autorskim mechanizmie zaworu, który jest bardzo wydajny, trwały i niedrogi. Pozwala zaoszczędzić do 70% wody i jednocześnie jest prosty w użyciu. – Nasz produkt jest unikalny w skali światowej i chroniony patenta-mi zarówno w Unii Europejskiej, Sta-nach Zjednoczonych, jak i w ChiSta-nach, Japonii oraz Australii – dodaje prezes.
Różne rynki, różne
standardy
Do tej pory firma przeszła dwie udane kampanie crowdfundingowe (raz 108% drugi raz 367% planowanej kwoty) i pracuje nad dopracowaniem mode-lu biznesowego oraz strategii bizneso-wej, ponieważ drugą odnogą działal-ności jest klient outdoorowy. Testuje różne warianty oferty, bada potrzeby użytkowników i dąży do osiągnięcia maksymalnie dobrej jakości urządze-nia. Obecnie dostępne są cztery pakiety HandyShower, który jest częścią Pocke-tBath i CampTap, który wchodzi w skład PocketSink.
– Jeśli sprzedajmy do Emiratów Arab-skich, to urządzenie musi być jak najprostsze, bo nikomu nie będzie się chciało bawić w łączenie rurek
z króćcami. Z kolei w Afryce liczy się cena, dlatego tam sprzedajemy najtań-sze wersje produktu – będąc w Kenii, na własne oczy widziałem jak świetnie ci ludzie radzą sobie z montażem całe-go urządzenia. Gdy trzeba zrobić dziurę 10 mm średnicy w kanistrze, aby wpiąć wężyk, biorą odpowiedni pręt, rozgrze-wają go w ognisku i wypalają otwór – zwraca uwagę.
Obecnie Wash Innovation sprzedaje swoje produkty do takich państw jak Zjednoczone Emiraty Arabskie, Kenia czy Japonia, która jest zupełnie innym rynkiem niż dwa poprzednie, bardziej hermetycznym i z zupełnie innym po-strzeganiem produktu. W Japonii waż-na jest doskoważ-nała jakość, nie tylko sa-mego produktu ale całego zestawu z opakowaniem włącznie, w krajach arabskich bierzemy pod uwagę wymo-gi hiwymo-gieny osobistej przed modlitwą (tzw. „wudu”).
Zdzisław Iwanejko pracuje w szybkim tempie. Od naszej ostatniej rozmowy minęło kilka miesięcy i dwa urządze-nia, które były wtedy w fazie rozwojo-wej, czyli CampTap/PocketSink i Han-dyShattaf, zdążyły już trafić do oferty. Pierwszy z nich to ważąca niecałe 400 gramów składana umywalka do rąk, którą można zainstalować na-wet w samochodzie i myć ręce bezdo-tykowo w czasie jazdy. Jak mówi Prezes, to urządzenie jakiego do tej pory nikt nie zrobił. Handy Shattaf to z kolei kom-paktowy przenośny bidet, przeznaczo-ny dla krajów arabskich.
Wszystkie trzy produkty skierowa-ne są zarówno na ryskierowa-nek humanitar-ny, bezpośrednio do ludzi żyjących w trudnych warunkach oraz do załóg obsługujących misje, jak i na rynek sprzętów outdoorowych – wykorzysty-wanych na biwakach, kempingach, wy-cieczkach górskich itp. Z myślą o prze-znaczeniu outdoorowym, produkty Wash Innovation będą sprzedawane
Eryk Rutkowski
Prysznic w 1,5 litrze wody
do Niemiec, Wielkiej Brytanii, Kanady, Stanów Zjednoczonych, krajów skan-dynawskich oraz do Australii.
Godność, czyli
psychologiczny wymiar
produktu
– Zdarza się, że ludzie otrzymują-cy sprzęt od organizacji humanitar-nych, dostają produkty o słabej ja-kości, czasami wręcz prowizoryczne. To ma ogromny wpływ na samopo-czucie tych osób oraz ich godność. Nie potrzebują stu różnych gadżetów, tylko najbardziej niezbędne produkty, które pozwolą im zachować chociaż namiastkę normalności i minimalnie skompensować poczucie tego, co stra-cili – tłumaczy prezes.
Zdzisław Iwanejko zna potrzeby lu-dzi z autopsji. Sporo jeźlu-dzi po świecie i odwiedza miejsca, które są dotknięte brakiem wody. Dla przykładu – w kenij-skich slumsach spędził dwa tygodnie, aby porozmawiać z mieszkańcami o ich potrzebach, oraz zobaczyć w jaki spo-sób żyją. – Uderzające było to, że wię-cej z nich miało plazmę w „szałasie” niż dostęp do bieżącej wody. Ze względu na Internet i urządzenia mobilne mają dobry dostęp do informacji i wiedzą jak się żyje w innych rejonach świata. Ma-jąc punkt odniesienia, doskonale zda-ją sobie sprawę ze swojego położenia – zwraca uwagę prezes.
W Ugandzie, Tanzanii czy Kenii dostęp do wody jest bardzo ograniczony, a lu-dzie muszą za nią płacić ok. 20–30 szy-lingów za kanister. Po przeliczeniu oka-zuje się, że to ponad 10 dolarów za metr sześcienny, czyli jakieś 40 złotych – to kilka razy drożej niż w Warszawie. – Ktoś kto ma do dyspozycji 20 litrów wody dziennie musi czasami wybierać, czy danego dnia się myć, gotować, czy zrobić pranie – dodaje.
Problem z wodą ma nie tylko Afry-ka, ale też państwa, które do niedaw-na całkiem dobrze prosperowały. Pro-dukty Wash Innovation można znaleźć np. w Wenezueli – do niedawna jed-no z najbogatszych państw Ameryki Południowej, gdzie żyło się w bardzo
dobrych warunkach. – Chirurg-onko-log z uniwersytetu w Caracas mówi mi: „Słuchaj. My od pięciu miesięcy nie mamy wody i elektryczności”. Woda jest dostępna przez pół godziny dzien-nie. Ile nałapią, tyle im musi wystar-czyć na cały dzień. Jak można działać w takich warunkach? – pyta retorycz-nie prezes.
Wejść na rynek produktów
humanitarnych
Wash Innovation planuje nawiązać rela-cje biznesowe z różnymi agendami Or-ganizacji Narodów Zjednoczonych oraz innymi organizacjami humanitarnymi. Początki nie są jednak łatwe, zwłaszcza dla młodej firmy, obecnej od niedawna na rynku. – Aby być w ogóle branym pod uwagę, potrzebujemy rekomen-dacji od trzech innych instytucji-klien-tów. W przypadku „Czerwonego Krzy-ża”, trzeba mieć już ustabilizowaną produkcję, a sama instytucja może ku-pić do 30% możliwości produkcyjnych. Sytuację mamy już rozeznaną. Obec-nie pracujemy nad tym, żeby spełnić te wymagania. Musimy też przejść odpo-wiednie audyty i wykazać się trzyletnią obecnością na rynku – wyjaśnia prezes. Jako jedna z czterdziestu polskich firm, Wash Innovation brał udział we współ-organizowanym przez PARP między-narodowym seminarium online dla dostawców ONZ „UN International Procurement Seminar”, podczas które-go przedstawiciele firmy mieli okazję zapoznać się z polityką zamówień pu-blicznych w ramach systemu Organiza-cji Narodów Zjednoczonych.
W przypadku rynku outdoorowego, w nawiązywaniu kontaktów bizneso-wych pomaga udział w targach oraz w misjach gospodarczych i międzyna-rodowych giełdach kooperacyjnych. Podczas jednej z takich giełd, „Clu-ster2Cluster 2020” współorganizowa-nej przez ośrodek Enterprise Europe Network przy PARP, Wash Innovation nawiązał współpracę z jednym z nie-mieckich dystrybutorów, który zamó-wił partię testową produktu.
– Na chwilę obecną wygodniejsi są dla nas mniejsi partnerzy, a nie sieciówki,
które kupowałyby towar liczony w dzie-siątkach tysięcy sztuk. Wolimy 10 małych dystrybutorów, niż jednego dużego. Rozproszenie klientów jest zdecydowa-nie bezpieczzdecydowa-niejsze ze sprzedażowego punktu widzenia oraz utrzymania płyn-ności finansowej – zwraca uwagę pre-zes Iwanejko.
Współpraca Wash Innovation z Enter-prise Europe Network trwa już od kilku lat, kiedy to jeszcze we wczesnej fazie działalności firma otrzymała od konsul-tantów z ośrodka Sieci przy Łukasiewicz – IMBIGS (Instytut Materiałów Budow-lanych i Górnictwa Skalnego) informa-cję nt. możliwości pozyskania funduszy strukturalnych na rozwój działalno-ści, a HandyShower został umieszczo-ny w bazie POD (Partnership Oppor-tunities Database) i był promowany w ramach Technology Offer w sekto-rze urządzeń medycznych, jako zestaw do higieny w obozach dla uchodźców oraz na kempingach.
Z kolei przy wchodzeniu na rynek ja-poński, co było możliwe m.in. dzięki przeprowadzonej z sukcesem kampanii crowdfundingowej na lokalnej platfor-mie Makuake, Wash Innovation otrzy-mał wsparcie od tamtejszego ośrodka Enterprise Europe Network i ma już lo-kalnego dystrybutora. Weźmie także udział w nadchodzącym forum współ-pracy Japonii z krajami Afryki „Japan--Africa Business Forum 2021, organizo-wanym przez japoński ośrodek Sieci afiliowany przy UE-Japan Centre for In-dustrial Cooperation.
– Współpraca z tym ośrodkiem ukła-da nam się perfekcyjnie. Codziennie przez dwa tygodnie odbywaliśmy czte-rogodzinne zajęcia. Najpierw wprowa-dzenie do kultury japońskiej, potem zasady biznesowe, następnie trening negocjacji z ich japońskimi pracowni-kami. Do tego zorganizowali nam czte-ry spotkania z rzeczywistymi potencjal-nymi klientami, doskonale dobrapotencjal-nymi do naszego profilu. W dalszym ciągu szukają dla nas kontaktów i doradzają – podkreśla prezes Wash Innovation.
Eryk Rutkowski
Departament Wsparcia Przedsiębiorczości PARP
Karolina Kaim
Akt o usługach cyfrowych
Unijna strategia a obowiązki podmiotów z branży technologicznej
Nie od dziś wiadomo, że Unia Europej-ska dąży do statusu lidera na globalnym rynku cyfrowym, zarówno w wymiarze ekonomicznym, jak i prawnym, co reali-zuje poprzez proponowanie i wdraża-nie nowatorskich regulacji. Do tej kate-gorii bez dwóch zdań zalicza się projekt aktu o usługach cyfrowych (ang. Digital Services Act; DSA), nazywany przez nie-których „nowym RODO” lub „RODO dla Internetu”. Choć DSA jest jeszcze w fa-zie prac i przepisy te nie zostały jeszcze przyjęte, bez wątpienia będą one niosły za sobą znaczące reperkusje zarówno dla dostawców usług cyfrowych z sie-dzibą w Unii Europejskiej, jak i dla firm zlokalizowanych poza unijnymi grani-cami, których użytkownikami są oby-watele Unii. Należy do nich zakwalifiko-wać przede wszystkim dużych graczy ze świata „big tech”, takich jak Facebook, Twitter czy Snapchat. Jednocześnie na-leży zaznaczyć, że nowe przepisy zmie-niają zasady gry dla wszystkich przed-siębiorstw działających na rynku usług cyfrowych. Niniejszy artykuł wyjaśnia, dlaczego projekt DSA budzi tak silne emocje w branży technologicznej, a tak-że na co zwrócić uwagę, przygotowując się do wejścia przepisów w życie.
Akt o usługach cyfrowych
Akt o usługach cyfrowych stanowi efekt wysiłków podejmowanych przez
Komisję Europejską celem uregulowa-nia działalności branży technologicz-nej, w tym w szczególności działających w jej ramach firm-gigantów. Regulacja ta stanowi część unijnej strategii cyfro-wej „Shaping Europe’s Digital Future”, której celem jest stworzenie nowych ram regulacyjnych dla działalności firm technologicznych. Powyższe sygnalizu-je, że Unia Europejska (UE) chce w więk-szym stopniu regulować przemysł tech-nologiczny, co spotyka się z obawami zarówno ze strony konsumentów, jak i przedsiębiorców. W niniejszym artyku-le wyjaśniamy, jakie zmiany czekają nas w sektorze usług pośrednictwa interne-towego, o jakich nowych obowiązkach muszą pamiętać właściciele firm, a tak-że, co akt o usługach cyfrowych oznacza dla swobody wypowiedzi i usuwania nielegalnych treści z platform interne-towych.
DSA koncentruje się na moderacji tre-ści i reklamie internetowej. Ma na celu uregulowanie „pośredników i platform internetowych”. Należą do nich „ryn-ki internetowe, sieci społecznościo-we, platformy do udostępniania treści, sklepy z aplikacjami, a także interneto-we platformy turystyczne i noclegointerneto-we”. DSA docelowo ma zastąpić dyrektywę o handlu elektronicznym pierwotnie uchwaloną w 2000 r. Zdaniem Komi-sji, obecna dyrektywa ma ograniczone możliwości tworzenia „spójnego, trans-granicznego nadzoru nad pośrednikami
internetowymi”, z uwagi na jej otwarty charakter, prowadzący do niekonse-kwentnego stosowania przez państwa członkowskie. Aby rozwiązać ten pro-blem, Parlament Europejski zapropo-nował pakiet dodatkowych przepisów dotyczących polityki regulowania dzia-łalności branży technologicznej w po-staci dodatkowych regulacji, takich jak wymóg ujawniania algorytmów, rapor-towania i demonstrowania przejrzy-stości prowadzonych działań przez po-średników i administratorów platform internetowych. Akt o usługach cyfro-wych ma na celu uregulować zróżnico-wane obszary gospodarki cyfrowej, ta-kie jak definiowanie różnych dostawców usług w Internecie, moderację treści, klamę cyfrową, wewnętrzne systemy re-klamacyjne czy audyty zewnętrzne.
„Nowe RODO”
Nowe przepisy wprowadzane przez DSA regulują obowiązki dostawców usług cyfrowych i zapewniają większą ochro-nę konsumentów oraz praw podstawo-wych w Internecie. Celem omawianej regulacji jest zapewnienie, aby platfor-my internetowe prowadziły działalność w sieci w sposób bardziej odpowiedzial-ny, bez konieczności obarczania ich od-powiedzialnością prawną za wszystkie treści przesyłane przez użytkowników korzystających z ich usług.
cyfryzacja
Główne modyfikacje wprowadza-ne przez DSA to obowiązek docho-wania należytej staranności w zakre-sie świadczenia usług cyfrowych, przy czym jednolity obowiązek usuwania nielegalnych treści odnosić się będzie do wszystkich podmiotów prowadzą-cych działalność na rynku cyfrowym, a inne obowiązki – takie jak zapewnie-nie przejrzystości reklamy oraz obo-wiązek weryfikacji tożsamości klientów biznesowych – dotyczyć będą jedynie platform internetowych. Ponadto, akt o usługach cyfrowych wyróżnia szcze-gólną kategorię podmiotów, „bardzo duże platformy internetowe”, oraz na-kłada na nie szczególne zobowiązania w zakresie ryzyka systemowego oraz surowsze środki nadzoru. Podobnie jak w przypadku RODO, akt o usługach cy-frowych ma za zadanie wyposażyć orga-ny unijne w odpowiednie instrumenty prawne umożliwiające ściślejszą kon-trolę działalności pośredników i plat-form internetowych. Skuteczne egze-kwowanie przepisów przedstawionych w projekcie aktu o usługach cyfrowych to największe wyzwanie stojące przed Komisją, która zaproponowała w nim dość złożoną strukturę nadzoru i eg-zekwowania. Wedle obecnych założeń, odpowiednie organy państw członkow-skich będą mogły przeprowadzać kon-trole w siedzibie podmiotów przedmio-towo objętych zakresem DSA, nakładać na nie środki tymczasowe lub napraw-cze oraz kary pieniężne, a także zwracać się do organów sądowych o czasowe ograniczenie dostępu do danej usłu-gi cyfrowej. W przypadku naruszenia szczególnych obowiązków przez pod-miot wpisujący się do kategorii „bardzo dużej platformy internetowej”, Komi-sja dysponować będzie uprawnienia-mi wykonawczyuprawnienia-mi zbliżonyuprawnienia-mi do tych przyznanych państwom członkowskim. Będzie ona legitymować się również prawem do nakazania takim platfor-mom udostępnienia odpowiednich in-formacji i składania wyjaśnień w przed-miocie baz danych i algorytmów.
Bardzo duże platformy
internetowe
DSA wprowadza rozróżnienie między pośrednikami internetowymi, tworząc kategorię „bardzo dużych platform”.
Będą do nich zaliczane te, które mają ponad 45 milionów użytkowników lub 10% populacji Unii Europejskiej. Taka kategoria obejmuje nie tylko tra-dycyjnych gigantów mediów społecz-nościowych, takich jak Facebook, Twit-ter czy Instagram, lecz także bardziej nowatorskie platformy, takie jak TikTok oraz Snapchat. Logika stojąca za ta-kim podziałem wskazuje, iż ze wzglę-du na swój znaczny rozmiar, platformy te mogą stwarzać większe ryzyko spo-łeczne, w tym przede wszystkim pod-wyższone ryzyko rozprzestrzeniania się nielegalnych treści, naruszenia praw podstawowych użytkowników, mani-pulacji zautomatyzowanym systemem i dominującej pozycji na rynku reklamy cyfrowej. Wymienione wyżej, niepożą-dane skutki działalności platform-gi-gantów mogą mieć negatywny wpływ na zdrowie publiczne, dyskurs obywa-telski, procesy wyborcze, a w skrajnych przypadkach także na bezpieczeństwo narodowe. Przedsiębiorstwa technolo-giczne podlegające temu rozróżnieniu będą musiały zmierzyć się z dodatko-wymi regulacjami dotyczącymi mo-deracji treści i reklam targetowanych. Do postulowanych, nowych wymogów zalicza się coroczne audyty zewnętrz-ne przeprowadzazewnętrz-ne na koszt dazewnętrz-nego podmiotu kwalifikującego się do kate-gorii „bardzo dużych platform interne-towych”, ściślejszy monitoring i nadzór ze strony władz europejskich oraz sto-sowanie się do podwyższonych stan-dardów raportowania praktyk reklamo-wych i moderacji treści.
Ujawnianie algorytmu
DSA nakłada na podlegających mu po-średników internetowych obowiązek udostępniania na żądanie Komisji pa-rametrów algorytmów wykorzystywa-nych do moderowania treści i reklamy targetowanej. Ponadto akt ten upo-ważnia Komisję do przeprowadzania kontroli na miejscu w celu dokonania przeglądu algorytmów oraz żądania udzielenia dodatkowych informacji bądź wyjaśnień. Jeśli administratorzy platform nie udostępnią takich infor-macji bądź nie zezwolą na przepro-wadzenie kontroli, zostaną ukarani grzywną w wysokości do 10% ich cał-kowitego przychodu w danym roku podatkowym.
Raporty z zakresu moderacji
treści
Na gruncie projektu aktu o usługach cy-frowych, platformy są również zobowią-zane do publikowania sprawozdań doty-czących przejrzystości – corocznie oraz na każdorazowy wniosek Komisji Euro-pejskiej. Przedsiębiorcy objęci zakresem DSA są zobowiązani do udostępniania ra-portów na temat podejmowanych przez nich działań w zakresie moderacji treści, które są jasne, łatwo zrozumiałe i szcze-gółowe. Raporty te muszą zawierać: (1) wszelkie informacje na temat modero-wania treści niezgodnych z prawem, do-konywanego na wniosek państw człon-kowskich; (2) treści usuwane w wyniku zgłoszeń użytkowników; (3) treści usu-wane według kryteriów i polityki danej platformy; a także (4) liczbę skarg zareje-strowanych za pośrednictwem obowiąz-kowego, wewnętrznego systemu skarg.
Wirtualny system
reklamacyjny
Jednym z ważniejszych obowiązków na-kładanych przez DSA na pośredników i administratorów platform jest ustano-wienie skutecznego, wewnętrznego sys-temu rozpatrywania skarg, który umoż-liwiał będzie odbiorcom usługi – to jest konsumentom – składanie wspomnia-nych skarg drogą elektroniczną w trybie nieodpłatnym. System ten musi umoż-liwiać konsumentom sprzeciwianie się wybranym praktykom moderowania treści, przy czym platformy muszą za-pewniać dostęp do systemu skarg przez co najmniej sześć miesięcy od momentu usunięcia treści opublikowanych przez danego użytkownika. W ramach swoich funkcjonalności, system musi umożli-wiać przedkładanie skarg na (1) decyzje o usunięciu lub zablokowaniu dostępu do informacji; (2) decyzje o zawiesze-niu lub zakończezawiesze-niu świadczenia usług, w całości lub w części, na rzecz odbior-ców; (3) decyzje o zawieszeniu bądź za-mknięciu konta użytkownika. Ponadto przedsiębiorcy będący administratorami platform internetowych muszą upewnić się, że udostępniane przez nich syste-my skarg są łatwe w obsłudze i przyja-zne użytkownikowi, a także ułatwiające
składanie wystarczająco precyzyjnych i odpowiednio uzasadnionych skarg. Samo rozpatrywanie zgłoszeń przed-kładanych przez użytkowników powin-no odbywać się w termipowin-nowy, rzetelny i obiektywny sposób. Ponadto, jeśli ad-ministrator platformy uzna, że usunięta zawartość nie jest niezgodna z prawem ani z warunkami świadczenia usług, jest on zobowiązany do cofnięcia swojej de-cyzji bez nieuzasadnionej zwłoki, to jest w najszybszym możliwym terminie.
Jakie kary?
Zgodnie z treścią projektu aktu o usłu-gach cyfrowych, jeśli platformy nie będą przestrzegać przepisów w nim określo-nych, mogą podlegać karze grzywny w wysokości do 10% globalnych przy-chodów. Niektóre z wymienionych w DSA kar pieniężnych są zarezerwowa-ne dla firm, które kwalifikują się do ka-tegorii „bardzo duże platformy inter-netowe”, oraz mogą sięgnąć wysokości 6% globalnych przychodów za pierw-sze narupierw-szenia aktu – to więcej, niż ana-logiczne kary wynikające z RODO, które ustanowiono na poziomie 4% oraz 1% za błędy w raportowaniu. Tak wysokie grzywny mają za zadanie już nie tyle zachęcać do stosowania się do nowych przepisów, co odstraszać gigantów technologicznych dotychczas balansu-jących na granicy nielegalnych praktyk biznesowych i cyfrowych.
Biznesowe implikacje
Nie ulega wątpliwości, że akt o usłu-gach cyfrowych nakładać będzie obo-wiązki o obciążającym charakterze na firmy działające w branży technolo-gicznej, w tym w szczególności reklamy internetowej. W środowisku pojawiają się również wątpliwości co do poten-cjalnych skutków ubocznych wejścia w życie aktu o usługach cyfrowych dla działalności przedsiębiorstw w tym ob-szarze. Przykładowo, obowiązek udo-stępniania algorytmów ich platform może prowadzić do ich kopiowania przez konkurencję, co w efekcie prowa-dzić będzie do obniżenia zwrotu z in-westycji w skuteczne rozwiązania infor-matyczne. Podobne zastrzeżenia budzi interpretacja wymogu udostępnienia
łatwego w dostępie i przyjaznego użyt-kownikom wirtualnego systemu rekla-macyjnego. Należy spodziewać się, że za wytyczne posłużą w tym przy-padku pierwsze wyroki oraz stanowiska publikowane przez organy regulacyjne, niemniej jednak nie będą one wynikać wprost z treści DSA.
Nowe obowiązki
przedsiębiorców
Obowiązki nakładane na mocy aktu o usługach cyfrowych w praktyce wiązać się będą z koniecznością poniesienia do-datkowych kosztów przez pośredników oraz właścicieli platform internetowych. Zarówno stworzenie i wdrożenie wirtual-nych systemów reklamacji, jak i tworze-nie raportów dotyczących moderacji tre-ści wiąże się z koniecznotre-ścią eksploatacji dodatkowych zasobów, zarówno finan-sowych, jak i pracowniczych. Powyższe będzie miało szczególne znaczenie dla właścicieli start-upów i małych firm, któ-re często mają do dyspozycji niewielu pracowników oraz dysponują ograniczo-nymi środkami, docelowo przeznaczo-nymi na maksymalny rozwój działalności w początkowym okresie jej prowadzenia. W najgorszym przypadku, implikacje fi-nansowe związane z wejściem w życie nowych obowiązków ciążących na przed-siębiorcach z branży cyfrowej może ogra-niczać konkurencję, obciążając mniejsze podmioty dodatkowymi kosztami, które w przeciwnym razie zostałyby zainwesto-wane w rozwój oraz udostępnianie no-wych funkcjonalności. Nie jest to, rzecz ja-sna, kwestia przesądzona ani zamierzony efekt DSA, przy czym podobną dynamikę dało się zaobserwować na etapie wejścia w życie RODO. Wedle założeń, miało ono „temperować” dotychczas dość swobod-ną działalność dużych graczy na rynku technologicznym, a ostatecznie dotknę-ło w większym stopniu mniejsze podmio-ty, które nie dysponowały tak obszernymi zasobami finansowo-ludzkimi.
Cyfrowa przyszłość
Jak podkreślono w niniejszym artykule, akt o usługach cyfrowych (DSA) wprowa-dza bardziej rygorystyczne przepisy dla pośredników internetowych i platform
cyfrowych, wymagając od nich wdro-żenia wirtualnego systemu skarg oraz ustanowienia rocznych wymogów spra-wozdawczych, pod groźbą nałożenia na nich kar pieniężnych. Co więcej, DSA przewiduje również znaczne różnice w obowiązkach nakładanych na platfor-my z aktywną bazą użytkowników wy-noszącą ponad 10% populacji europej-skiej w postaci bardziej rygorystycznych standardów raportowania i monitoro-wania, corocznych audytów zewnętrz-nych i wyższe kary. Omawiany akt wpły-nie na funkcjonowawpły-nie wpły-nie tylko firm zlokalizowanych w Unii Europejskiej, ale również na amerykańskich gigantów technologicznych, kwalifikujących się do grupy obarczonej największą liczbą obowiązków o dojmującym skutku dla formy prowadzenia działalności w sie-ci. Dla polskich przedsiębiorców dzia-łających na rynku cyfrowym oznacza to przede wszystkim przygotowanie się na konieczność podjęcia dodatkowych działań, celem spełnienia wskazanych w tym artykule nowych obowiązków na-kładanych na pośredników i platformy internetowe. Powyższe wymagać będzie dodatkowych prac informatycznych oraz konsultacji prawnych, co w sposób nieunikniony wiązać się będzie z eks-ploatacją większej ilości zasobów finan-sowych i ludzkich w ramach prowadzo-nej działalności. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że unijna strategia dla cyfrowej przyszłości wiązać się będzie z rosnącą ilością wymogów techniczno--prawnych stawianych biznesom z bran-ży technologicznej. Internet, uznawany do tej pory za szarą strefę, zaczyna pod-legać coraz bardziej precyzyjnym regu-lacjom obejmującym swoim zakresem nowe technologie i innowacje. Pozosta-je mieć nadzieję, że stosowanie nowych przepisów będzie odbywać się w spo-sób zdroworozsądkowy, a główny nacisk zostanie położony na gigantów techno-logicznych, którzy w największym stop-niu zagrażają tak uczciwej konkuren-cji na rynku właściwym, jak i chociażby wolności słowa w sieci.
Karolina Kaim
specjalistka ds. własności intelektualnej, w szczególności w obszarach nowych technologii i prawa amerykańskiego, współpracuje z kancelarią Barta & Kaliński sp. j. w Krakowie
Izabella Grabińska-Grabowska
Faktury ustrukturyzowane
Alternatywna opcja dla faktur w formie elektronicznej i papierowej
płatności
Ogłoszony 5 lutego 2021 r. projekt nowe-lizacji ustawy o VAT obejmuje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowa-nych, które ułatwią fiskusowi kontrolę faktur wystawianych przez podatników oraz wpłyną na wzrost dochodów do bu-dżetu państwa. Należy jednak podkreślić, że prócz uszczelnienia kontroli podatku VAT, wprowadzenie systemu będzie mia-ło również wiele zalet dla samych przed-siębiorców. Dzięki udostępnieniu specjal-nego systemu teleinformatyczspecjal-nego, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), po-datnicy zyskają możliwość bezpieczniej-szego rozliczania obrotu ze swoimi kon-trahentami, co przełoży się na poprawę płynności finansowej. Korzystanie z sys-temu, to również możliwość przyspie-szenia zwrotu podatku VAT o 20 dni, czy-li z 60 do 40 dni. Dzięki wprowadzeniu wspomnianego systemu, faktury będą wystawiane według ujednoliconego wzoru, a samo wystawianie i doręcza-nie będzie odbywało się zdecydowadoręcza-nie szybciej. System będzie początkowo do-browolny, natomiast od 2023 r. wszyscy podatnicy będą już obowiązani do jego używania.
E-faktury jako narzędzie walki z naduży-ciami w obszarze VAT nie są pomysłem polskich prawodawców. Takie rozwiąza-nie jest już stosowane w Hiszpanii, Por-tugalii oraz we Włoszech.
W polskim prawie podatkowym nie ma odrębnych przepisów, które odnosiły-by się konkretnie do e-faktur, w związku z tym stosuje się do nich przepisy ustawy o VAT mówiące o elementach, jakie po-winna zawierać każda faktura.
Sama faktura ustrukturyzowana ma swo-je początki w regulacjach Dyrektywy Par-lamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fak-turowania elektronicznego w zamówie-niach publicznych. Głównym celem takiej faktury było ułatwienie handlu pomiędzy państwami, które są członkami Unii Euro-pejskiej.
W Polsce Platforma Elektronicznego Fak-turowania została wprowadzona Usta-wą o elektronicznym fakturowaniu w za-mówieniach publicznych już w 2019 r. Na podstawie rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii za po-średnictwem platformy elektronicznego fakturowania prócz faktur elektronicz-nych w formie dokumentów ustruktury-zowanych mogą być przekazywane rów-nież zamówienia, potwierdzenia odbioru oraz awiza dostaw, a także faktury kory-gujące i noty korykory-gujące. Wspomniana platforma jest jak do tej pory przezna-czona dla dwóch rodzajów podmiotów. Są to podmioty zamawiające w ramach zamówień publicznych, a także wyko-nawcy tych zamówień. Obowiązek od-bierania przez kontrahentów ustruk-turyzowanych faktur elektronicznych istnieje, jak już wspominałam, od 2019 r. Od 18 kwietnia 2019 r. obowiązkiem zosta-ły objęte zamówienia o wartości powyżej 30 000 EUR, a 1 sierpnia 2019 r. obowiązek rozszerzono na wszystkie zamówienia. Z udostępnionych przez Ministerstwo Finansów założeń dotyczących faktur ustrukturyzowanych można znaleźć wie-le analogii do systemu, który był stosowa-ny we Włoszech dobrowolnie od 2017 r., a obligatoryjnie od stycznia 2019 r. Mini-sterstwo Finansów przygotowało propo-zycję struktury logicznej e-faktury. Uwa-gi dotyczące poprawności merytorycznej i logicznej struktury można było zgłaszać do 23 lutego 2021 r.
Zgodnie z zapowiedziami i trwający-mi uzgodnieniatrwający-mi w temacie projektu ustawy o VAT już 1 października resort finansów udostępni rządowy system do wystawiania faktur, czyli wspomniany wcześniej KSeF, które zgodnie z nową no-menklaturą będą występowały pod na-zwą faktur ustrukturyzowanych. Będzie to nic innego jak dokument wystawiony w określonej formie i zapisany w odpo-wiednim formacie np. xml, który umoż-liwi fiskusowi jego odczytanie i przetwo-rzenie. Tak zapisana faktura będzie mogła
być bez problemu odczytana przez sys-temy księgowe odbiorców. Z informacji, jakie podało Ministerstwo Finansów, wy-nika, że faktury ustrukturyzowane będą mogły mieć również format PDF, ale tyl-ko pod warunkiem, że będą zawierały ustrukturyzowane dane rozpoznawane przez systemy księgowe.
Każdy podatnik VAT będzie mógł zało-żyć w systemie konto indywidualne, któ-re będzie obsługiwane nie tylko z kom-putera, ale również za pośrednictwem każdego innego urządzenia mobilnego. Same faktury będą wystawiane tak, jak do tej pory przy użyciu systemów księ-gowych, z których korzystają podatnicy. Następnie będą one przesyłane bezpo-średnio do KSeF poprzez API, czyli zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą.
Korzystanie z KSeF początkowo będzie dobrowolne, natomiast plany są takie, aby od 2023 r. wszyscy podatnicy korzy-stali już tylko z nowego systemu. Do tego czasu podatnicy będą mogli wystawiać faktury również poza KSeF na dotychcza-sowych zasadach, czyli zarówno faktury papierowe, jak również dotychczas obo-wiązujące faktury elektroniczne. Należy zwrócić uwagę na to, że aby po-datnicy mogli skorzystać z powyższego rozwiązania, będą musieli pozyskać ak-ceptację od kontrahenta. Będzie ona po-zyskiwana w dwojaki sposób. Pierwszy to zaakceptowanie komunikatu w aplika-cji e-Mikrofirma, drugi to pobranie doku-mentu z systemu przez API. W uproszcze-niu, wystarczy pobranie faktury z KSeF, a będzie to już jednoznaczne z akcep-tacją przyjęcia faktury w takiej właśnie formie. Będzie to również oznaczało jej otrzymanie przez kontrahenta. Po tym jak faktura zostanie przesłana do KSeF system nada jej numer wraz ze wskaza-niem daty operacji. Oznacza to, że w tym samym momencie faktura będzie wysta-wiona i otrzymana przez kontrahenta.
płatności
Przesłanie
do systemu równoznaczne
z wystawieniem
Przesyłanie faktur do systemu KSeF bę-dzie możliwe po uwierzytelnieniu po-datnika w systemie. Do tego celu będzie potrzebny kwalifikowany podpis elektro-niczny lub podpis profilem zaufanym. Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzy-mane faktury ustrukturyzowane, a tak-że będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
Faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp nie tylko podatnik, ale również podmiot uprawniony do dostę-pu do KSeF, np. biuro rachunkowe obsłu-gujące podatnika lub konkretna osoba (np. księgowy lub inny pracownik działu księgowego). Podmiotem uprawnionym do wystawienia faktury ustrukturyzowa-nej może być też oczywiście każdy pra-cownik wskazany przez podatnika. Przed wystawieniem faktury ustruktu-ryzowanej podatnik będzie składał za-wiadomienie do naczelnika urzędu skar-bowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF. Z obowiązku zło-żenia takiego zawiadomienia wyłączo-ny będzie jedynie podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, o ile sam będzie wystawiał faktury ustruk-turyzowane.
Po przesłaniu faktury system przydzieli jej numer identyfikujący z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fak-turę ma charakter systemowy i nie na-leży go utożsamiać ze stanowiącym ele-ment faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustruktu-ryzowanej przez system numeru identy-fikującego tę fakturę, będzie ona uzna-wana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.
Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze fak-tury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (tradycyjna faktura kory-gująca), jak i faktury korygującej w postaci
faktury ustrukturyzowanej, czyli wysta-wionej za pośrednictwem KSeF.
Przywileje za wystawienie
faktur ustrukturyzowanych
Z wystawieniem faktur za pośrednic-twem rządowego systemu wiążą się okre-ślone korzyści, które mają równocześnie stanowić czynnik zachęcający do korzy-stania z tego rozwiązania. Najważniejszą z zachęt ma być zwrot VAT wynikające-go z faktur ustrukturyzowanych w cza-sie krótszym o 20 dni, czyli po 40 zamiast po 60 dniach.
Ale aby taki zwrot uzyskać, trzeba będzie spełnić kilka warunków. Podatnik będzie musiał w danym okresie rozliczeniowym wystawiać wyłącznie faktury ustruktu-ryzowane. Musi też być przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośred-nio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu, zarejestrowany jako podatnik VAT czyn-ny oraz posiadać w tym okresie rachu-nek rozliczeniowy lub imienny rachurachu-nek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo--kredytowej zawarty w wykazie podatni-ków VAT (tzw. biała lista). Co jednak naj-ważniejsze, kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczo-na w poprzednich okresach rozliczenio-wych i wykazana w deklaracji do zwro-tu nie będzie mogła przekraczać 3000 zł. Wszystkie te warunki trzeba będzie speł-nić łącznie.
Szybszy zwrot VAT nie
będzie jedyną korzyścią
z wystawiania faktur
ustrukturyzowanych
Niewątpliwie wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych, to nie tylko korzy-ści dla fiskusa, ale to również wiele innych uproszczeń dla samych podatników. Prócz wspomnianego, szybszego zwro-tu podatku VAT, fakzwro-tury ustrukzwro-turyzowa- ustrukturyzowa-ne będą odczytywaustrukturyzowa-ne i zaciągaustrukturyzowa-ne przez systemy księgowe, co wpłynie na zwięk-szenie efektywności pracy, a co za tym idzie zmniejszy koszty obsługi księgowej.
Obecnie otrzymywane faktury niezależ-nie czy w formie papierowej, czy elek-tronicznej muszą być przeprocesowane przez człowieka. Oczywiście istnieją róż-ne systemy, które stosują technologie OCR, czyli rozpoznawanie znaków, ale nie są one doskonałe. Dodatkowo wymaga-ją często skanowania dokumentów, a na-stępnie wczytywania ich do systemów. Bardzo istotnym aspektem jest wyeli-minowanie zagubienia faktur, a tym samym wystawiania duplikatów. Dzię-ki samoczynnemu przesyłaniu podat-nicy unikną zagubienia faktury papie-rowej lub przeoczenia wiadomości e-mailowej z załączonym dokumentem. Ponieważ nie będzie możliwe zagubie-nie lub zniszczezagubie-nie faktury wystawio-nej za pośrednictwem KSeF, to do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały za-stosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106l ustawy o VAT). Nie będzie też możli-wości wystawiania przez KSeF not ko-rygujących (nie będzie takiej potrzeby, bo faktura wymaga akceptacji odbior-cy). Ale noty korygujące będzie można nadal wystawiać na zasadach dotych-czasowych, czyli tradycyjnie (art. 106k ust. 1–4 ustawy o VAT), tj. poza KSeF. Zdecydowanie ważną zaletą systemu bę-dzie uproszczenie przy ujmowaniu faktur w rejestrze VAT. Dzięki temu, że w dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzo-wanej przez system numeru identyfi-kującego będzie ona uznawana za wy-stawioną i jednocześnie za otrzymaną. Taka zmiana spowoduje, że szczególnie przy fakturach korygujących zmniejsza-jących, uproszczeniu ulegnie moment ujęcia faktury w JPK_V7. Jeżeli podat-nik będzie wystawiał faktury korygują-ce przy użyciu systemu KSeF, nie znajdą tu zastosowania przepisy, które dotyczą zbierania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie oraz spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania. To uproszczenie będzie obowiązywało również po stronie nabywcy. Nabywca, który otrzyma fakturę ustrukturyzowaną zmniejszającą podstawę opodatkowania, będzie ujmował ją w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma wspomnianą fakturę korygującą.
Praktyczną zaletą będzie również ujed-nolicony wzór otrzymywanych fak-tur. Dzięki temu będzie możliwe szyb-sze weryfikowanie i porównywanie
płatności
przekazywanych dokumentów. Wpły-nie to rówWpły-nież na ograniczeWpły-nie, a być może nawet na eliminację przeszkód w handlu pomiędzy krajami wewnątrz Unii Europejskiej, które są spowodowa-ne różnicami w prawodawstwie krajów członkowskich jak również w zakresie norm technicznych.
Ujednolicony wzór faktur wyeliminuje również błędy ludzkie, polegające m.in. na pominięciu jakichś elementów faktu-ry czy też niezbędnych informacji. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych zdejmie z podatników obowiązek ich archiwizacji. Ma to wymierne korzyści w postaci braku konieczności posiadania dodatkowej powierzchni na przecho-wywanie dokumentów lub korzystania z archiwów zewnętrznych.
Dzięki temu, że faktury będą przekazy-wane do KSeF, fiskus otrzyma natych-miastowy dostęp do tych dokumentów. Tym samym, nie będzie mógł już żądać od podatników przesłania takich fak-tur (nabywcy) lub strukfak-tury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) (wystawcy faktur) w przypadku ewen-tualnych kontroli lub czynności spraw-dzających. Będzie to oszczędność czasu szczególnie istotna w sytuacji, gdy do-kumenty dotyczą lat ubiegłych i są prze-chowywane w archiwach zewnętrznych. Ściągnięcie ich na wypadek wezwania lub kontroli wymaga dodatkowego za-angażowania, wydłuża również cały pro-ces przekazania informacji do urzędu skarbowego.
Stosowanie systemu KSeF usprawni ko-munikację pomiędzy kontrahentami – system będzie wysyłał komunikaty do-tyczące wystawienia, ale też odrzucenia faktury ustrukturyzowanej.
Korzyści ze stosowania
faktur ustrukturyzowanych
dla skarbówki
Dzięki wprowadzeniu faktur ustruk-turyzowanych fiskus zyska nowe za-awansowane narzędzie do tzw. e-kon-troli podatników, przy pomocy którego będzie mógł na bieżąco monitorować transakcje handlowe pomiędzy podat-nikami.
Fiskus przechowa faktury
10 lat
Nowelizacja wprowadzi zasadę, że fak-tury ustrukfak-turyzowane będą przecho-wywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wysta-wione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do cza-su upływu terminu przedawnienia zobo-wiązania podatkowego. Okres przecho-wywania faktur wystawionych np. pod koniec 2021 r. skończy się zatem 31 grud-nia 2031 r. Jeżeli jednak zobowiązanie przedawniałoby się dopiero 31 grudnia 2032 r. (co niestety może się zdarzyć), fak-tura przechowywana będzie do 31 grud-nia 2032 r. (czyli przez 11 lat).
Wprowadzenie systemu
to duże przedsięwzięcie
Niewątpliwie wprowadzenie KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych jest zdecydo-wanie większym przedsięwzięciem niż wprowadzona ostatnio struktura JPK_ VAT. Wiąże się ze zmianami w systemach księgowych, w systemach fakturowania. Pojawienie się nowego rodzaju faktur, których obieg będzie odbywał się jedy-nie drogą elektroniczną, będzie wyma-gało od przedsiębiorców opracowania nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów, archiwizacji, ale również samego wystawiania faktur.
Ministerstwo Finansów, prócz platformy KSeF, będzie musiało udostępnić podat-nikom wzór faktury ustrukturyzowanej,
ale również nowe rozwiązania w posta-ci interfejsu w postaw posta-ci API. Ponadto będą musiały zostać udostępnione dedykowa-ne konta na portalu podatkowym. Pomijając początkowe utrudnienia, pro-ponowane rozwiązanie będzie niewąt-pliwe dużym ułatwieniem zarówno dla podatników, jak i dla fiskusa, dlatego z dużym prawdopodobieństwem bę-dzie cieszyło się zainteresowaniem już w okresie przejściowym.
E-faktury a JPK_V7
Jeżeli Krajowy System e-Faktur w przy-szłości sprawdzi się na tyle, by po okre-sie przejściowym wprowadzić go dla wszystkich podatników, wówczas z pew-nością mógłby zastąpić konieczność tworzenia we własnym zakresie pliku JPK_V7. Jakie rozwiązanie wprowadzi Ministerstwo Finansów? Być może urząd skarbowy będzie na podstawie otrzyma-nych faktur ustrukturyzowaotrzyma-nych i przy użyciu dostępnych narzędzi samodziel-nie generował JPK, który następsamodziel-nie bę-dzie jedynie akceptowany lub nie przez podatników. Na chwilę obecną, fiskuso-wi zależy głownie na pilotażowym uru-chomieniu systemu i przedstawieniu korzyści, jakie płyną z jego stosowania również dla podatników.
Izabella Grabińska-Grabowska
Supervisor/Accounting & Payroll Outsourcing
innowacje
ochronadanychosobowych
Marcin Kaleta
Retencja danych osobowych w elektronicznej poczcie
służbowej
Jak długo można przechowywać wiadomości
Informacje stały się bezsprzecznie jed-nym z podstawowych nośników war-tości. Przetwarzamy oraz gromadzimy niewyobrażalne ilości danych, do cze-go wykorzystujemy różne nośniki i ka-nały komunikacji. Równie istotna stała się też możliwość skutecznej wymia-ny informacji, a szczególnie jej tem-po. Zresztą tempo wymiany informacji zawsze było istotne, zwłaszcza wtedy, gdy przekaz wpływał na określony czas reakcji wobec występujących okolicz-ności. Czasy przyzwyczaiły nas do tego, że informacja czy dostęp do niej powi-nien być błyskawiczny i stały. Jednym z nośników informacji oraz jej wymiany, który spełnia powyższe kryteria, stała się poczta elektroniczna. Jej wykorzy-stanie jest oczywiste, powszechne oraz niezbędne w kontaktach zarówno sek-tora prywatnego, jak i w relacji z pod-miotami publicznymi.
Poczta elektroniczna
Aby pokazać, jak istotna stała się usłu-ga poczty elektronicznej, można przyto-czyć kilka ciekawych faktów dostrzeżo-nych w ramach badania prowadzonego przez jednego z wiodących dostawców usługi hostingu poczty elektronicznej w Polsce. Otóż:
− przeciętny użytkownik poczty elek-tronicznej musi poświęcić około 1 godziny dziennie na odbieranie i wysyłanie wiadomości;
− pojedynczy użytkownik skrzynki wy-syła i odbiera rocznie około 2524 wia-domości.
Są to z pewnością niedoszacowane dane, bo uwzględniające tylko jedne-go z dostawców usługi hostingu poczty elektronicznej. Pomimo tego i tak mo-żemy stwierdzić, że spędzamy mnóstwo czasu na prowadzeniu korespondencji
za pośrednictwem maila. Rola tej formy komunikacji z pewnością będzie rosła.
Istotność informacji
gromadzonej na skrzynce
Z uwagi na fakt, że poczta elektronicz-na stała się jednym z głównych kaelektronicz-na- kana-łów komunikacji, to naturalnym jest to, że wiadomość e-mail stała się również nośnikiem najbardziej istotnych infor-macji dotyczących dysponenta skrzynki lub podmiotu, który prowadzi komuni-kację za jej pośrednictwem. Z tego po-wodu coraz bardziej zwracamy uwagę na to, co mamy w posiadanych wia-domościach na skrzynce, co i komu przesyłamy z wykorzystaniem poczty elektronicznej, jak zabezpieczony jest serwer, na którym znajduje się posiada-na skrzynka, czy obiektywnie posiada-nasze wia-domości są poufne i osoby nieupoważ-nione nie mają do nich dostępu.
Środki zabezpieczenia
Oczywiście na wiele aspektów zabezpie-czenia poczty elektronicznej nie mamy wpływu (zazwyczaj) i są to głównie tech-niczne mechanizmy zabezpieczenia sa-mej skrzynki lub transferu danych leżą-ce po stronie dostawcy. Niemniej mamy wpływ m.in. na:
• wybór wiarygodnego dostawcy za-równo w zakresie przechowywania informacji, jak i zabezpieczenia ko-munikacji oraz filtrowania wiadomo-ści „szkodliwych”;
• właściwe korzystanie z proponowa-nych mechanizmów uwierzytelnienia w tym zalecanego uwierzytelniania wielopoziomowego (ang. multi-factor authentication);
ochronadanychosobowych
• weryfikację otrzymanej korespon-dencji i niepodleganie mechani-zmom wpływu (szczególnie obecne w zjawisku phishingu).
Powyższe środki pozwalają na zabezpie-czenie informacji, niemniej nie są w 100% skuteczne. A jeżeli bierzemy pod uwagę nawet 0,01% prawdopodobieństwo wy-stąpienia zagrożenia, którym co do zasa-dy jest przejęcie informacji lub komuni-kacji przez osobę nieuprawnioną bądź zniknięcie czy usunięcie danych, to po-winniśmy próbować równolegle do za-bezpieczenia dostępu ograniczać poten-cjalne skutki wystąpienia zagrożenia. Jednym ze środków ograniczających skutki zmaterializowania się ryzyka zwią-zanego z przejęciem skrzynki e-mail jest ograniczenie przechowywania danych.
Zasada ograniczenia
przechowywania danych
Zasada jest na pozór prosta – weryfiku-jemy informacje, dane czy wiadomości, które posiadamy, a te które nie są nam potrzebne lub stwierdzamy, że są nie-istotne – wyłączamy z obiegu. W prak-tyce wyłączenie z obiegu oznacza usunięcie, wybrakowanie bądź zarchiwi-zowanie. Reguła jest czytelna, niemniej wymaga przeprowadzenia analizy, która pozwoli odpowiedzieć na pytanie: − jakie informacje możemy wyłączyć
z obiegu, dalej
− które informacje mogą okazać się nam jeszcze niezbędne, ostatecznie − co możemy swobodnie usunąć,
wy-brakować czy zarchiwizować. O tym, jak istotna w zakresie ochrony informacji jest zasada ograniczonego przechowania danych świadczy fakt, że zasada ta została umieszczona w ka-nonie zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w spra-wie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu ta-kich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (czyli tzw. RODO).
Art. 5 ust. 1 lit. e RODO stanowi:
„Dane osobowe muszą być (…) przechowy-wane w formie umożliwiającej identyfikację
osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane (…).”
Pomimo faktu, że przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oso-bowych mają zastosowanie w stosun-ku do informacji o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania oso-bie fizycznej, to można z pełną odpowie-dzialnością wskazać, że zasada ograni-czenia przechowywania (jak i pozostałe wskazane w art. 5 RODO) może być wy-korzystywana do wszystkich, innych niż dane osobowe, danych przez nas gro-madzonych (czy to w życiu prywatnym czy zawodowym).
Ideą umieszczenia zasady ograniczo-nego przechowywania w przepisach Rozporządzenia było zakończenie pro-cederu przechowania danych w nie-skończoność i wymuszenie wyważenia relacji pomiędzy wartością informacji, jej istotnością oraz okresem, w którym jest ona niezbędna i powinna być prze-chowywana. Ustawodawca dostrzegł fakt, że przechowując informacje doty-czące osób fizycznych bez ograniczenia czasu, ich dysponent może w pewnym momencie posiadać bardzo szeroki kres wiedzy o podmiocie danych – za-kres mogący naruszać prawa i wolności tej osoby. Dodatkowo w sytuacji naru-szenia poufności danych skala wpływu naruszenia na prawa i wolności pod-miotu danych jest większa niż wtedy, kiedy zakres posiadanych informacji był ograniczony do tego, co niezbędne. Nie trzeba szukać daleko przykła-dów, w których odpowiednie zasto-sowanie zasady ograniczenia prze-chowania mogłoby zmniejszyć skutki naruszenia ochrony danych. Za taki można podać naruszenie, do którego doszło w Szkole Główniej Gospodar-stwa Wiejskiego w Warszawie2. Prezes
Urzędu Ochrony Danych Osobowych nakładając na SGGW karę za narusze-nie jednoznacznarusze-nie stwierdził, że prze-twarzano dane osobowe kandydatów na studia pochodzące z okresu pię-ciu lat rekrutacji, co było niezgodne z wyznaczonym okresem przechowy-wania danych osobowych kandyda-tów na studia, który został określony w SGGW na trzy miesiące od zakończe-nia rekrutacji. Można jednoznacznie wskazać, że gdyby w SGGW stosowa-no zasadę ograniczenia przechowania,
to skutki naruszenia byłoby dużo mniejsze, bo dotyczyłyby jedynie osób uczestniczących w ostatniej rekrutacji. Zapewne również odpowiedzialność SGGW byłaby niższa.
Jak realizować
zasadę ograniczenia
przechowania?
Podczas implementacji zasady ograni-czenia przechowania najtrudniejszym zadaniem, będącym jednocześnie punk-tem wyjścia do podjęcia jakichkolwiek działań, jest odpowiedź na pytanie: jak długo dana informacja/wiadomość jest mi potrzeba?
Na powyższe pytanie trudno jest odpo-wiedzieć. Szczególnie wtedy, kiedy nie mamy pewności, jak długo posiadane dane będą nam potrzebne. Niestety, jak to zwykle bywa w kontekście wytycz-nych, które powinny być co do zasady precyzyjne, nie ma jasno sformułowa-nych kryteriów, czym należy się kiero-wać przy wdrożeniu ograniczenia prze-chowywania.
W motywie 39 RODO znalazła się jedy-nie wskazówka „Aby zapobiec
przecho-wywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administra-tor powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu”. Z kolei
od-powiadając na pytanie Czy trzeba
pre-cyzyjnie określać okres przechowywa-nia danych? w poradniku dostępnym
na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych3 wskazano „precyzyjnie”,
że okres przechowywania (lub kryteria jego ustalania) może być podyktowany takimi czynnikami, jak wymogi ustawo-we lub wytyczne branżoustawo-we (red. a kiedy ich nie ma?), jednak informacja o nim powinna być sformułowana w taki spo-sób, aby osoba, której dane dotyczą, miała możliwość ocenienia – na podsta-wie własnej sytuacji – ile będzie trwał okres przechowania w przypadku okreś- lonych danych/celów. Ogólne stwier-dzenie przez administratora, że dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak jest to niezbędne do praw-nie uzasadnionych celów przetwarza-nia, jest niewystarczające. W stosow-nych przypadkach należy ustalić różne
ochronadanychosobowych
okresy przechowywania dla różnych ka-tegorii danych osobowych lub różnych celów przetwarzania, w tym okresy ar-chiwizacji.
Czyli wiemy, co chcemy osiągnąć, ale niestety organ nie dał jasnej odpowie-dzi, jak to zrealizować.
Niemniej na obronę organu nadzorcze-go należy wskazać, że ustalenie okresu przechowywania danych nie jest pro-ste. Szczególnie wtedy, gdy nie mamy przepisów prawa lub wytycznych, któ-rymi możemy się posiłkować. Czasami trudno jest też jednoznacznie stwier-dzić, że dana informacja czy wiadomość np. po roku nie będzie już potrzebna. Trudność polega też na tym, że infor-macje stanowią wartość samą w sobie, dlatego ograniczając okres przechowa-nia, częściowo ograniczamy możliwość posiadania lub odtworzenia wiedzy. Za-danie trudne, ale należy wyważyć rów-nowagę interesów pomiędzy korzyścia-mi płynącykorzyścia-mi z posiadania informacji w porównaniu do negatywnych konse-kwencji, np. związanych z naruszeniami ochrony danych osobowych czy tajem-nicy przedsiębiorstwa.
Według mnie, ustalając jak długo prze-chowywać informacje, należy kierować się przede wszystkim poniższymi kryte-riami:
− jeżeli są przepisy wskazujące na okres przechowywania informa-cji, to je stosujemy;
− jeżeli takich przepisów nie ma, to we-ryfikujemy, czy informacji potrzebu-jemy do wykazywania określonych faktów, związanych z roszczeniami prawnymi (zarówno w kontekście wykazania roszczeń przez nas, jak i obrony przed nimi);
− czy jesteśmy w stanie określić okres przedawnienia potencjalnych rosz-czeń, jeżeli tak, to okres przechowa-nia ustalamy do czasu przedawnieprzechowa-nia tych roszczeń, jeżeli nie, to bierze-my pod uwagę maksymalny okres
dopuszczalny w przepisach prawa (w polskim Kodeksie Cywilnym okres maksymalny należy określić zgodnie z art. 117 KC tj. jeżeli przepis szczegól-ny nie stanowi inaczej, termin prze-dawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowa-dzeniem działalności gospodarczej – trzy lata);
− jeżeli danych nie potrzebujemy w aspekcie obrony przed roszcze-niami lub ich wykazywania, badamy, jak w praktyce dane te są wykorzy-stywane i przez jaki czas – co do za-sady (licząc się z tym, że oczywiście są wyjątki od reguły) są przydatne i po okresie tej przydatności nale-ży podjąć się czynności usunięcia, wybrakowania lub zarchiwizowania (ewentualnie w przypadku danych osobowych anonimizacji).
Nie jest to idealne rozwiązanie, niemniej pozwala określić ramy przechowania in-formacji lub w ogóle określić czas, a nie pozostawić informacji w kryterium nie-skończoności posiadania.
Niezbędnym do właściwej realizacji ograniczenia przechowania jest również zidentyfikowanie miejsc przechowywa-nia oraz ich ograniczenie do niezbędności – ograniczenie miejsc przechowania po-zwala skuteczniej realizować egzekucje przyjętych okresów retencji. Tutaj centra-lizm danych lepiej się sprawdza niż rozpro-szony system przechowania danych. Kolejnym ważnym elementem imple-mentacji zasady ograniczenia przecho-wania jest również przekazanie wiedzy i wymogów personelowi, który fizycznie ma dostęp do danych. Bo o ile jesteśmy w stanie ustawić mechanizmy automa-tyczne, to w niektórych przypadkach je-dynie człowiek będzie w stanie ocenić walor informacji oraz niezbędny okres jej przechowania (w niedługim czasie bę-dzie w stanie zrobić to na pewno lepiej ja-kościowo sztuczna inteligencja). Ponad-to Ponad-to człowiek jest najsłabszym ogniwem systemu bezpieczeństwa informacji, wo-bec czego przekazanie mu wiedzy w kon-tekście praktycznym (czyli faktycznej re-alizacji zasady, o której wspominaliśmy), może okazać się bardzo ważne. Dlatego warto poza wprowadzeniem stosownych procedur nauczyć pracowników:
− stałej weryfikacji i segregacji posia-danych zasobów informacji;
− bezpośredniego usuwania informa-cji roboczych oraz nieprzydatnych; − korzystania z mechanizmów
auto-matycznych – o ile są dostępne.
Procedura retencji danych?
Ustanawiane w organizacjach proce-dury pozwalają na efektywniejsze re-alizowanie stawianych zadań przez personel oraz podniesienie ich po-wtarzalności. W celu realizacji zasady ograniczonego przechowania organi-zacje implementują procedurę reten-cji danych, która określa, co i kiedy jest usuwane oraz ewentualnie, jakie me-tody niszczenia danych są dopuszczal-ne. Procedura retencji powinna okre-ślać przynajmniej:
− zakres zastosowania (przedmiotowy – czyli czego dotyczy oraz podmio-towy – kogo dotyczy);
− kategorie danych objętych procedu-rą w tym z wyszczególnieniem prze-strzeni przetwarzania tych danych (np. poczty elektronicznej);
− wskazanie kryteriów ustalania okre-sów przechowywania;
− zdefiniowane okresy przechowywania; − sposoby realizacji zasady
ogranicze-nia przechowaogranicze-nia.
Należy pamiętać, że samo ustanowienie procedury nie jest wyznacznikiem reali-zacji zasady ograniczenia przechowania danych – ważne jest, aby procedury były dostosowane do organizacji oraz zakre-su przetwarzanych przez nią informacji, a personel był świadomy konieczności jej stosowania.
Poczta byłego pracownika
(współpracownika)
Częstym problemem dla pracodawcy po odejściu pracownika czy zakończe-niu współpracy jest kwestia dalszego przechowywania treści korespondencji e-mail tej osoby. Tutaj co do zasady moż-na przyjąć, że poczta elektroniczmoż-na tej osoby (w naszej domenie) zawiera jedy-nie treści związane z realizacją obowiąz-ków służbowych (choć w praktyce moż-na równie dobrze założyć, że moż-na skrzynce mogą znajdować się także informacje prywatne takiej osoby). Co do zasady,
Ograniczając okres
przechowania, częściowo
ograniczamy możliwość
posiadania lub odtworzenia
wiedzy.
ochronadanychosobowych
jeżeli możemy przewidzieć czas zakoń-czenia współpracy, to przed tym mo-mentem należy zalecić samemu pra-cownikowi czy współprapra-cownikowi: − segregację wiadomości;
− usunięcie niepotrzebnych wątków i korespondencji;
− przekazanie korespondencji oraz in-formacji kluczowych osobie, która przejmuje jego obowiązki.
Po zakończeniu współpracy w interesie organizacji leży zarchiwizowanie po-siadanych zasobów byłego już człon-ka personelu przynajmniej na okres ewentualnych roszczeń pracowniczych lub wynikających z umowy cywilno-prawnej.
Oczywiście mogą zdarzyć się sytuacje wyjątkowe, np. zwolnienie bez okresu wypowiedzenia, i wtedy to pracodaw-ca będzie zmuszony do przeprowa-dzenia przede wszystkim przekazania prowadzenia komunikacji innej oso-bie. Co do usuwania oraz segregacji da-nych temat jest trudny z uwagi na to, że mogą zawierać prywatną korespon-dencję zwalnianej osoby. Dlatego tutaj, co do zasady, można przyjąć, że archiwi-zujemy całość, a po okresie przedawnie-nia potencjalnych roszczeń (pracownika lub podmiotu, z którym pracownik kore-spondował) dane usuwamy.
Co realnie pozwala
osiągnąć nam stosowanie
zasady ograniczenia
przechowywania?
Zastosowanie zasady ograniczenia prze-chowania jest bardzo przydatne – szcze-gólnie wtedy, gdy posiadamy znaczącą ilość przetwarzanych informacji. Zasada ta pozwala w szczególności na:
− działanie zgodnie z przepisami pra-wa ochrony danych osobowych; − ograniczenie skutków potencjalnych
incydentów ochrony danych (im mniej danych wycieka, tym mniej-sze skutki);
− zaoszczędzenie zasobów umożliwia-jących przechowywanie danych; − skupienie się na informacjach
naj-bardziej istotnych.
Organizacje coraz częściej zdają sobie sprawę, że posiadanie nielimitowanej czasowo informacji nie jest efektywne i przydatne w kontekście skuteczności jej wykorzystania. Niestety nadal panu-je dominujące przekonanie o przecho-wywaniu danych, w tym koresponden-cji skrzynki poczty elektronicznej, bez limitu czasowego – tutaj ograniczeniem staje się jedynie pojemność skrzynki.
To ostatnie niejako pośrednio wymusi realizację zasady ograniczonego prze-chowania – jak wspominałem przetwa-rzamy coraz więcej danych, coraz większa jest ich objętość, a więc dostępne zaso-by pojemności pamięci będą się kurczyć, co z kolei wymusi zakup dodatkowej przestrzeni. I być może – podobnie jak w przypadku implementacji RODO, kiedy kwestia odpowiedzialności finansowej jest głównym czynnikiem dostosowania się do przepisów Rozporządzenia – ogra-niczenie kosztów lub zahamowanie ich wzrostu będzie czynnikiem, który niejako wymusi stosowanie tej przydatnej zasady przetwarzania informacji.
Marcin Kaleta
radca prawny, właściciel IT Law Solutions Sp. z o.o., specjalizuje się w projektach związanych z prawem nowych technologii, prawem własności intelektualnej oraz ochroną danych osobowych
1 https://blog.home.pl/wp-content/uploads/2021/03/
Raport-home.pl_Jak-Polacy-korzystaja-ze-skrzynek- -e-mail-blog.pdf badanie home.pl.
2 Decyzja PUODO z dnia 21.08.2020 ZSOŚS.421.25.2019
https://www.uodo.gov.pl/decyzje/ZSOŚS.421.25.2019.
