W MS WORD 2007
Opracował mgr K.Kutyła
Korespondencja seryjna - technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów, różniących się jedynie zawartością
kluczowych pól dokumentu, które są automatycznie wypełniane treścią pól pobieranych z zewnętrznej bazy danych.
Utworzenie korespondencji seryjnej wymaga napisania dokumentu wzorcowego z tekstem oraz wstawienia do niego pól odpowiadających np. bazie adresowej - imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail itd.
W chwili połączenia dokumentu wzorcowego z zewnętrzną bazą danych powstanie seria zindywidualizowanych dokumentów, w których pole
"imię" zostanie wypełnione imionami z bazy, pole "nazwisko"
nazwiskami z bazy itd. Seria takich dokumentów może służyć jako zwykłe listy, poczta elektroniczna, faks, etykiety, koperty itp.
Korespondencja seryjna jest zwykle stosowana w biurach, zaś narzędzia do jej tworzenia są zawarte we wszystkich zaawansowanych pakietach biurowych, jak OpenOffice, Microsoft Office, WordPerfect Office itd.
Technika ta znacznie ułatwia i przyspiesza prowadzenie korespondencji z wieloma osobami, zastępując staromodne techniki sprzed ery
komputerowej, w której napisanie tego rodzaju dokumentu wymagało zazwyczaj ręcznego redagowania każdego listu z osobna.
Korespondencję seryjną w MS Word 2007 uruchamiamy klikając opcję menu (wstążki) Korespondencja
W menu Korespondencja – rozpoczynamy naszą pracę w bloku – Rozpoczynanie korespondencji seryjnej – opcja Rozpocznij
korespondencję seryjną
Tworząc list (dokument seryjny) wybieramy opcję List.
Następnie musimy wybrać adresatów (opcja Wybierz adresatów ), czyli jeśli tworzymy po raz pierwszy dany dokument – tworzymy tabelę bazy danych i wybieramy opcję wpisz nową listę
Wpisując dane do naszej bazy (tabeli) musimy wiedzieć dokładnie jakie pola (kolumny) z danymi chcemy wykorzystać w naszej korespondencji. Stąd na następnym slajdzie zaproponuję Państwu przykładowy dokument seryjny, w którym pola korespondencji (kolumny w tabeli) zaznaczę kolorem
czerwonym
z powyższego dokumentu wynika, że powinniśmy utworzyć
następujące pola (kolumny) w bazie danych: imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz, opł.garaż, do zapłaty (8 pól).
Widzimy gotowe pola (kolumny) w bazie, które są domyślne
(wykonane jako przykład) i nie pasują do naszego dokumentu – wybieramy opcję Dostosuj
kolumny
Usuwamy wszystkie niepotrzebne pola (Usuń).
Dodajemy pola imię, nazwisko, ulica, nr_domu, nr_mieszk., czynsz,
opł_garaż, do zapłaty
Po wpisaniu wszystkich pól nasza baza powinna wyglądać jak na rysunku po lewej.
Aby kontynuować wybieramy OK.
Następnie wypełniamy naszą bazę przykładowy mi danymi jak na
rysunku i kończąc klikamy OK
Pojawia się okno zapisu naszej bazy – zapisujemy pod nazwą
Przykładowa baza danych (baza domyślnie zapisuje się w folderze Moje źródła danych w Moje dokumenty danego użytkownika Windows)
Piszemy nasz dokument, a w miejscach gdzie ma się pojawić pole korespondencji wybieramy Wstaw pole koresp. ser.
Po wpisaniu treści dokumentu wybieramy opcję Podgląd wyników i możemy przeglądać pisma do naszych adresatów
Aby ukończyć korespondencję – wybieramy opcję –
Zakończ i scal – edytuj poszczególne
dokumenty
A następnie w opcji Scal rekordy –
Wszystko i OK
Word 2007 utworzył nam nowy dokument Listy1
Jak widzimy w podglądzie – mamy dokumenty do wszystkich osób z bazy.
Skoro w naszej bazie danych Przykładowa baza danych mamy już dane osób, do których wysyłamy stworzony dokument, bazę tą można
wykorzystać ponownie do zaadresowania kopert. Otwieramy nowy dokument , wybieramy Korespondencja – Rozpocznij koresp. ser. - Koperty
Wybieramy rozmiar koperty na której
będziemy umieszczać dane do naszych
adresatów – np. koperta E6 (110mm x 155 mm)
Następnie klikamy OK
Po wybraniu rozmiaru koperty – wskazujemy nasz plik bazy
danych – Wybierz adresatów – użyj istniejącej listy
plik Przykładowa baza danych.mdb i klikamy Otwórz
Następnie w identyczny sposób jak z listem – adresujemy kopertę, wpisując dane adresata – wstawiamy pola
korespondencji seryjnej (imię, nazwisko, ulica, nr_domu itd.)
Kończymy adresowanie kopert i
wybieramy – Zakończ i scal – Edytuj poszczególne dokumenty – Wszystko – OK.
Jako efekt finalny – obserwujemy gotowe (zaadresowane koperty). Nieprawdaż, że
korespondencja ułatwia nam życie i skraca czas pracy?
Mam nadzieję, że prezentacja będzie Państwu pomocna w wykonaniu
samodzielnych ćwiczeń.
Życzę powodzenia
Krzysztof Kutyła
