1 Rozdział 1. Podstawy prawne
§ 1
Niniejszy Regulamin, zwany dalej Regulaminem, określa zasady funkcjonowania systemu zamówień na Wydziale Mechanicznym Politechniki Gdańskiej, zgodnie z:
1. ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z póź. zm.),
2. ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121), 3. ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz.
885.),
4. ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 168),
5. ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2010 r. nr 96, poz. 615 z póź. zm.).
6. Statutem Uczelni.
7. Regulaminem Uczelni.
Rozdział 2. Słownik
§ 2 Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:
1. Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z póź. zm.);
2. Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy Regulamin udzielania zamówień na Wydziale Mechanicznym Politechniki Gdańskiej;
3. Regulaminie Uczelni - należy przez to rozumieć „Regulamin zamówień publicznych Politechniki Gdańskiej”, wprowadzony Zarządzeniem Rektora Politechniki Gdańskiej;
4. Zamawiającym - należy przez to rozumieć Politechnikę Gdańską reprezentowaną przez Kierownika Zamawiającego;
5. Kierowniku Zamawiającego - należy przez to rozumieć Rektora Politechniki Gdańskiej oraz osoby upoważnione do działania w jego imieniu;
6. Osoba upoważniona - należy przez to rozumieć Dziekana Wydziału lub inną osobę oddzielenie upoważnioną;
7. Zespole - należy przez to rozumieć Zespół ds. zamówień publicznych Wydziału Mechanicznego;
8. Wnioskodawcy - należy przez to rozumieć osobę merytorycznie odpowiedzialną za dane zamówienie lub Kierownika komórki organizacyjnej Wydziału Mechanicznego;
9. Dysponencie środków finansowych – należy przez to rozumieć osobę władną do zaciągania zobowiązania finansowego;
10. Komórce organizacyjnej Wydziału Mechanicznego - należy przez to rozumieć katedry Wydziału, koła naukowe, inne komórki przygotowujące, prowadzące lub realizujące zamówienia, zobowiązane do wykonywania czynności określonych w niniejszym Regulaminie;
11. Wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalona przez Zamawiającego z należytą starannością na podstawie przepisów ustawy;
12. Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie
2 zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;
13. Zamówieniach z dziedziny nauki - należy przez to rozumieć zamówienia, o których mowa w art. 4 pkt 8a ustawy Pzp;
14. Zamówieniach wspólnych - należy przez to rozumieć zamówienia realizowane przez jednostki organizacyjne Uczelni;
15. Wspólnym Słowniku Zamówień - należy przez to rozumieć system klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych (CPV) na potrzeby zamówień publicznych, (dostępny na stronie http://www.uzp.gov.pl);
16. Planie zamówień publicznych – należy przez to rozumieć plan zamówień publicznych zamieszczony na stronie internetowej Uczelni: http://pg.edu.pl/dzial- zamowien-publicznych/plan-zamowien.
Rozdział 3. Postanowienia ogólne.
1. Zamawiającym w rozumieniu niniejszego Regulaminu jest Politechnika Gdańska.
2. Przepisom Ustawy podlega udzielanie zamówień publicznych opłacanych w całości lub w części ze środków finansowych Uczelni - wszystkie środki, które wpływają na konto Uczelni stają się środkami publicznymi.
3. Regulamin określa wewnętrzne zasady i organizację Wydziału Mechanicznego przy prowadzeniu postępowań w sprawach zamówień publicznych na:
1) dostawy, przez które należy rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu,
2) usługi przez które należy rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a lub art. 2b ustawy,
3) roboty budowlane przez które należy rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego,
4. Udzielanie zamówień o wartości szacunkowej poniżej 30 tys. euro (w skali Uczelni), zwolnionych ze stosowania przepisów Ustawy Prawo zamówień publicznych na podst. art. 4 pkt. 8 ustawy odbywa się z zachowaniem zasad wydatkowania środków publicznych określonych w ustawie o finansach publicznych.
5. Wszelkie zamówienia, których wartość netto w skali Uczelni nie przekracza wyrażonej w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, udzielane są na zasadach niniejszego Regulaminu.
6. Wszelkie zamówienia, których wartość netto w skali Uczelni przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy realizowane są zgodnie z przepisami ustawy oraz na zasadach Regulaminu Uczelni.
Rozdział 4. Udzielanie zamówień, których wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (w skali Uczelni)
§ 3
1. Do zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej 30 000 euro przepisów ustawy nie stosuje się na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia może być:
3 2.1 cenowe rozeznanie rynku dokonane u co najmniej trzech wykonawców poprzez
skierowane do wykonawców (drogą pocztową lub mailową) stosownego zapytania, 2.2 porównanie cen na stronach internetowych wykonawców (potwierdzone
odpowiednimi wydrukami z tych stron lub notatką służbową),
2.3 rozmowy telefoniczne z co najmniej trzema wykonawcami udokumentowane odpowiednią notatką służbową z przeprowadzonych rozmów,
2.4 wycena lub kosztorys inwestorski,
3. Z powyższego wyłączeniu podlegają m.in.: szkolenia, konferencje, publikacje.
4. O sposobie ustalenia wartości szacunkowej decyduje Wnioskodawca, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia.
5. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia negocjacji z zaproszonymi Wykonawcami w sprawie treści złożonych ofert (dotyczy wszystkich zamówień do wartości 30 000 euro).
Negocjacje mogą dotyczyć w szczególności: ceny, terminu wykonania, terminu płatności, jakości, parametrów technicznych, kosztów eksploatacji, warunków gwarancji.
6. Zamówienia należy udzielić Wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, w szczególności: cenę, termin wykonania, parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki gwarancji itp.
7. Zamówienia zwolnione z obowiązku stosowania przepisów ustawy muszą być dokonywane zgodnie z przepisami art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) tj. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań.
Rozdział 5. Dokumenty związane z postępowaniami o zamówienia publiczne, których wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro (w skali Uczelni)
§ 4 I. Zamówienie o wartości do 5 000,00 zł netto
1. Warunkiem udzielenia zamówienia jest wystąpienie Wnioskodawcy do Kierownika Zamawiającego o zatwierdzenie wniosku, o treści określonej w załączniku Nr 1.
2. Przy udzielaniu zamówień o wartości do 5 000,00 zł netto, nie wymaga się dokumentowania dokonania rozeznania rynku.
3. Zamówienie o wartości do 5 000,00 zł netto, kończy się sporządzeniem zamówienia, wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do nin. Regulaminu (nie wymaga się sporządzenia umowy). W przypadku zamówień o wartości poniżej 500,00 zł netto nie wymaga się sporządzania zamówienia.
4. W przypadku zamówień o wartości powyżej 500,00 zł netto, Wnioskodawca każdorazowo do wniosku, dołącza sporządzone zamówienie.
5. Zamówienie sporządza osoba merytorycznie odpowiedzialna za dane zamówienie.
6. Zamówienie sporządza się, w co najmniej dwóch egzemplarzach, po jednym dla stron.
Zamówienie podpisuje osoba sporządzająca oraz Kierownik Zamawiającego. Tak przygotowany druk zamówienia, osoba merytorycznie odpowiedzialna za dane zamówienie przekazuje Wykonawcy. Druk zamówienia zostaje w aktach sprawy osoby merytorycznie odpowiedzialnej za dane zamówienie.
7. Ze względu na specyfikę zamówienia dopuszcza się możliwość sporządzenia umowy przy udzieleniu zamówienia o wartości do 5 000,00 zł netto.
8. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów naukowych dodatkowo do wniosku należy załączyć oświadczenie o treści określonej w załączniku Nr 4 do nin. regulaminu.
4 II. Zamówienie o wartości od 5 000,00 zł netto do 30 000,00 euro (tj. do 126 747,00 zł
netto (wg aktualnego kursu)
1. Warunkiem udzielenia zamówienia jest wystąpienie Wnioskodawcy do Kierownika Zamawiającego o zatwierdzenie wniosku, o treści określonej w załączniku Nr 1.
2. Przed udzieleniem zamówienia wymaga się udokumentowania dokonania cenowego rozeznania rynku, wg § 3 pkt 2 nin. Regulaminu.
3. Do wniosku należy załączyć pisemne potwierdzenie dokonania cenowego rozeznania rynku, wg § 3 pkt 2 nin. Regulaminu.
4. Każde zamówienie kończy się umową w formie pisemnej z wyłączeniem szkoleń, konferencji, publikacji itp. oraz zamówień zawieranych z Wykonawcą zagranicznym.
5. Wnioskodawca każdorazowo do wniosku, o treści określonej w załączniku Nr 1 dołącza wzór sporządzonej umowy.
6. Ramowy wzór umowy stanowi załącznik Nr 3 do nin. Regulaminu. Każdorazowo zapisy umowy powinny być dostosowane przez osobę sporządzającą umowę do specyfiki zamówienia.
7. Umowę sporządza osoba merytorycznie odpowiedzialna za dane zamówienie.
8. Umowę sporządza się, w co najmniej dwóch egzemplarzach, po jednym dla stron.
Umowę podpisuje osoba sporządzająca umowę, osoby reprezentujące w treści umowy Zamawiającego, Specjalista/Referent ds. zamówień publicznych.
9. Zaakceptowane i podpisane przez Zespół dokumenty przekazywane są do Sekcji Finansowej Wydziału, a następnie przekazane do Dziekana celem ich zatwierdzenia.
10. Wnioskodawca przekazuje Wykonawcy wszystkie egzemplarze umowy do podpisu, a
następnie, podpisany przez obie strony egzemplarz umowy przekazuje do Zespołu ds. zamówień publicznych.
11. W przypadku gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi służące wyłącznie do celów naukowych dodatkowo do wniosku należy załączyć uzasadnienie o treści określonej w załączniku Nr 4 do nin. Regulaminu.
Rozdział 6. Zamówienia wynikłe na skutek awarii
1. Usługi naprawy/konserwacji mające charakter nieprzewidywalny, nagły, konieczne do natychmiastowego wykonania celem zapewnienia ciągłość pracy, o wartości poniżej 30 000,00 euro (w skali Uczelni) podlegają procedurze uproszczonej.
2. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 dokonywane są na podstawie Wniosku oraz protokołu konieczności, którego wzór stanowi załącznik Nr 5 do nin. Regulaminu.
3. Przy udzielaniu przedmiotowych zamówień nie wymaga się dokonania rozeznania rynku.
4. Przedmiotowy tryb nie dotyczy usług naprawy/konserwacji urządzeń objętych umową realizowaną na podstawie zamówień wspólnych.
Rozdział 7. Zamówienia wspólne
1. Zamówienia wspólne realizowane są przez jednostki organizacyjne Uczelni w przedstawionym w Regulaminie Uczelni zakresie tematycznym, wg. określonych w nim standardów i asortymentu.
2. W przypadku zamówienia na dostawę/usługę objętą zamówieniem wspólnym, bez względu na jego wartość obowiązuje procedura zamówienia wspólnego. Udzielenie takiego zamówienia odbywa się na zasadach Regulaminu Uczelni.
3. Zespół ds. zamówień publicznych Wydziału:
3.1 każdorazowo wnioskuje do komórek organizacyjnych Wydziału o sporządzenie zapotrzebowania do zamówienia prowadzonego w ramach zamówienia wspólnego,
5 3.2 sporządza zbiorcze zapotrzebowania na podstawie danych otrzymanych od
komórek organizacyjnych Wydziału,
3.3 przekazuje zbiorcze zapotrzebowania do jednostki organizacyjnej Uczelni przeprowadzającej postępowanie,
3.4 przekazuje osobie merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia (wyznaczonej przez Dyrektora Administracyjnego WM) dokumenty niezbędne do realizacji umowy.
4. Za realizację umowy (w tym przyjmowanie faktur, opis faktur, nadzór nad zgodną realizacją z umową/zamówieniem, zamówienia) odpowiada osoba wyznaczona przez Dyrektora Administracyjnego Wydziału.
Rozdział 8. Podział obowiązków i odpowiedzialności
§ 5
Komórka organizacyjna:
Do zadań Wnioskodawcy, w szczególności należy:
1. Wystąpienie z kompletnym wnioskiem o rozpoczęcie postępowania.
2. Opis przedmiotu zamówienia (wraz z podaniem nazwy - przedmiotu zamówienia i kodu CPV) oraz określenie istotnych elementów zamówienia, zgodnie z przepisami ustawy.
3. Określenie z należytą starannością wartości zamówienia, zgodnie z przepisami ustawy.
4. Realizacja zamówienia/umowy.
5. Opis faktury (zgodnie z ogólnie przyjętym drukiem – załącznik do faktury).
6. Sporządzanie planu zamówień publicznych w ramach danej komórki organizacyjnej Wydziału.
§ 6
Zespół ds. zamówień publicznych:
1. Akceptuje poprawność:
a) wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, b) umów.
2. Prowadzi odpowiednie rejestry zamówień publicznych:
a) rejestr zamówień o wartości poniżej 30 tyś euro, b) rejestr zamówień o wartości powyżej 30 tyś euro, c) rejestr zamówień wspólnych.
3. Opisuje faktury (pkt. 3 załącznika do faktury) oraz podpisuje je za zamówienia publiczne.
4. Zapewnienia obsługę formalno-prawną postępowań realizowanych na wniosek komórek organizacyjnych Wydziału. Procedura udzielenia zamówienia kończy się z chwilą podpisania zamówienia/zawarcia umowy/unieważnienia postępowania. Zespół nie odpowiada za zasadność merytoryczną udzielanego zamówienia.
5. Wnioskuje do komórek organizacyjnych Wydziału o sporządzenie planu zamówień publicznych.
6. Przekazuje (drogą e-mailową) każdej komórce organizacyjnej Wydziału plan zamówień publicznych (po każdorazowej korekcie dokonanej przez Dział Zamówień Publicznych Uczelni).
7. Wnioskuje do komórek organizacyjnych Wydziału o sporządzanie zapotrzebowania do zamówień wspólnych.
6
Załącznik Nr 1
Nr postępowania …………. ...
(nadaje Zespół ds. zamówień publicznych WM)
WNIOSEK O ROZPOCZĘCIE POSTĘPOWANIA
1. Data:
2. Wniskodawca/Wnioskująca komórka organizacyjna Wydziału (katedra, imię i nazwisko, nr tel., adres e-mail):
3. Przedmiot zamówienia:
...
...
...
Kod CPV ……….... - ………
(numer) (nazwa)
...
(podpis osoby opisującej przedmiot zamówienia)
4. Szacunkowa wartość zamówienia:
Wartość zamówienia netto: ……….. PLN ……….. euro
(Kurs EURO wg Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 01.01.2014 w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 4,2249) 5. Data dokonania wyceny szacunkowej:
...
(podpis osoby dokonującej wyceny szacunkowej)
6. Źródło płatności:
7. Kwota, jaką Wnioskodawca zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (potwierdzenie posiadania środków finansowych):
zł BRUTTO
... ...
(podpis osoby merytorycznie odpowiedzialnej za realizację przedmiotu zamówienia lub dysponenta środków)
(podpis pracownika Sekcji Finansowej)
8. Czy zamówienie zostało ujęte w planie zamówień publicznych *
TAK* NIE*
7
9. Porównanie ofert:
(e-mail, strony internetowe, rozmowy telefoniczne, wycena, kosztorys) – ZAZNACZYĆ WŁAŚCIWE
L.p.
Nazwa i adres firmy Wartość netto
zł 1.
2.
3.
10. Wskazanie wykonawcy i uzasadnienie wyboru.
...
...
11. Uzasadnienie konieczności (pilności) wykonania zamówienia.
...
...
12. Zamówienie współfinansowane z UE: TAK* NIE*
...
(podpis dysponenta środków)
---
13. Podstawa prawna wraz z uzasadnieniem
...
...
Gdańsk, dnia ... ………...
(podpis Pracownika Zespołu ds. zamówień publicznych)
Zatwierdzam do realizacji :
Gdańsk, dnia ... ...
(podpis Kierownika Zamawiającego lub osoby upoważnionej)
* niepotrzebne skreślić
8 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA WNIOSKU O ROZPOCZĘCIE POSTĘPOWANIA 1. Nr postępowania – numer nadawany przez Zespół ds. Zamówień publicznych WM.
Wypełnia Pracownik Zespołu ds. zamówień publicznych WM.
2. Data – data sporządzania wniosku. Wypełnia osoba sporządzająca.
3. Przedmiot zamówienia – nazwa nadana zamówieniu wraz z podaniem kodu CPV(nr + nazwa kodu). Wypełnia osoba sporządzająca.
4. Szacunkowa wartość zamówienia – kwota netto zamówienia. Wypełnia osoba sporządzająca.
UWAGA: W przypadku zamówienia o wartości poniżej 5 000,00 zł netto, wartością zamówienia może być kwota, na którą faktycznie zostanie zawarte zamówienie. W przypadku zamówienia o wartości powyżej 5 000,00 zł netto, wartością zamówienia jest średnia otrzymanych ofert (wpisanych do pkt 9 wniosku – tabela).
Przykład 1: Zamówienie o wartości poniżej 5 000,00 zł netto.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa przetwornika o wartości 4 000,00 zł netto.
W pkt. 4 wniosku - Szacunkowa wartość zamówienia, wpisujemy:
Wartość zamówienia netto: 4 000,00 PLN 946,77 euro Przykład 2: Zamówienie o wartości powyżej 5 000,00 zł netto.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa przetwornika o wartości 6 000,00 zł netto (średnia z trzech ofert wpisanych do pkt 9 – tabela)
L.p.
Nazwa i adres firmy Wartość netto
zł 1.
Firma X 5 000,00 zł
2.
Firma Y 10 000,00 zł
3.
Firma Z 3 000,00 zł
W pkt. 4 wniosku - Szacunkowa wartość zamówienia, wpisujemy:
Wartość zamówienia netto: 6 000,00 PLN 1 420,15 euro
5. Data i podstawa dokonania wyceny szacunkowej:
UWAGA: wypełnić w przypadku gdy wartość zamówienia przekracza 5 000,00 zł netto.
- Data dokonania wyceny szacunkowej – należy podać dokładną datę (nie wcześniej niż 3 miesiące).
6. Źródło płatności – źródło, z którego zostanie sfinansowane zamówienie, np.: dydaktyka, DS, koszty wydziału, itp.
9. Porównanie ofert:
9 7. Kwota, jaką Wnioskodawca zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia
(potwierdzenie posiadania środków finansowych) – kwota brutto, na którą zostanie podpisane zamówienie/zawarta umowa.
8. Czy zamówienie zostało ujęte w planie zamówień publicznych – należy wskazać czy na etapie tworzenia planu zamówień publicznych zamówienie zostało ujęte w planie.
9. Porównanie ofert – w przypadku zamówienia o wartości poniżej 5 000,00 zł netto uzupełnienie tabeli nie jest wymagane. Tabelę bezwzględnie należy wypełnić w przypadku gdy wartość zamówienia przekracza 5 000,00 zł netto.
Do tabeli wpisujemy wykonawców, do których skierowane zostało zapytanie ofertowe ze wskazaniem kwoty z otrzymanej oferty. W przypadku nie złożenia przez wykonawcę oferty cenowej na wcześniejsze zapytanie należy wpisać nazwę tego wykonawcy z adnotacją „nie złożono oferty”.
Przykład:
L.p.
Nazwa i adres firmy Wartość netto
zł 1.
Firma X 6 000,00 zł
2.
Firma Y „nie złożono oferty”
3.
Firma Z 3 000,00 zł
10. Wskazanie wykonawcy i uzasadnienie wyboru – należy podać wykonawcę, któremu zamierza się udzielić zamówienia z uzasadnieniem jego wyboru.
Przykład:
Firma Z.
Najniższa cena
11. Uzasadnienie konieczności (pilności) wykonania zamówienia – należy szczegółowo umotywować konieczność i pilność wykonania zamówienia.
UWAGA:
Punkt 13 wniosku (Podstawa prawna) - wypełnia Pracownik Zespołu ds. zamówień publicznych.
Zatwierdzam do realizacji – podpisuje Dziekan Wydziału
9. Porównanie ofert:
10 Załącznik Nr 2 Politechnika Gdańska Gdańsk, dnia …………..
Wydział Mechaniczny Katedra ………..
ul. Gabriela Narutowicza 11/12 80-233 Gdańsk
tel. ………; fax …………
NIP 584-020-35-93 REGON 000001620
……….
(Wykonawca)
ZAMÓWIENIE NR ……../2015 - wzór
Prosimy o wykonanie dostawy/usługi/roboty budowlanej*:
L.p. Nazwa zamówienia Ilość Cena
jedn.
netto
Wartość pozycji
netto
Wartość netto (bez podatku VAT) Wartość brutto (z …% VAT) Nazwisko i tel. osoby do kontaktu: Wydział Mechaniczny, …………..….., tel.: ……..
e-mail: ……..
Płatne: …………
Sposób zapłaty: ………….
Przelew zrealizujemy w terminie do 21 dni od dnia otrzymania poprawnie wystawionej faktury
Bank Zachodni WBK S.A. 1 O/Gdańsk konto 41 1090 1098 0000 0000 0901 5569 Uwaga:
Na fakturach oraz przesyłkach, w listach przewozowych itp. dokumentach dotyczących realizacji zamówień należy podać nr zamówienia oraz nazwę Wydziału zamawiającego względnie innej jednostki organizacyjnej Uczelni. Uczelnia zastrzega sobie prawo niepokrywania odsetek za zwłokę w zapłacie faktury za czas trwania postępowania wyjaśniającego, spowodowanego brakiem wyżej wymienionych danych.
*niewłaściwe skreślić
__________________________
(pieczątka i podpis)
11 Załącznik Nr 3 Umowa nr ………... - wzór
w dniu ……….. w Gdańsku pomiędzy:
Politechniką Gdańską, Wydziałem Mechanicznym z siedzibą w 80-233 Gdańsk, ul. Narutowicza 11/12, NIP 584-020-35-93, REGON 000001620
reprezentowaną przez:
………..
zwaną dalej „Zamawiającym”, a
………..
reprezentowanym przez:
………..
zwaną dalej „Wykonawcą”,
zawarto umowę treści następującej:
§ 1
Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem umowy jest ……….
2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy określa załącznik nr 1 do Umowy oraz formularz oferty Wykonawcy, stanowiący załącznik nr 2 do Umowy.
3. Wykonawca oświadcza, że przedmiot umowy spełnia wszystkie parametry techniczne i wymagania określone w złożonej ofercie.
§2
Termin i miejsce realizacji 1. Miejsce dostawy: ……….
2. Cały przedmiot umowy zostanie wykonany w terminie ………
3. Wykonawca zobowiązany jest uprzednio uzgodnić z Zamawiającym dokładny termin dostawy oraz bezwzględnie zawiadomić Zamawiającego o dostawie na co najmniej 2 dni przed planowaną dostawą.
4. Zamawiający ma możliwość przedłużenia terminu realizacji niniejszej umowy z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy.
§3
Cena oraz warunki płatności
1. Za wykonanie umowy, zgodnie ze złożoną ofertą, ustala się cenę brutto: …….. zł, słownie złotych: ……….
2. Ustalona w ust. 1 niniejszego paragrafu cena jest zgodna ze złożoną ofertą i obejmuje wszystkie elementy cenotwórcze, wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu umowy.
3. Niewywiązywanie się Wykonawcy z płatności dla podwykonawcy(ów) skutkować będzie wstrzymaniem płatności Wykonawcy.
4. Podstawą zapłaty będzie prawidłowo wystawiona przez Wykonawcę faktura, po dokonaniu odbioru przedmiotu umowy, potwierdzonego podpisanym przez obydwie strony umowy protokołem odbioru bez zastrzeżeń.
12
5. Faktura, o której mowa w ustępie powyższym, w swej treści zawierać musi numer niniejszej Umowy „………..”
6. Zapłata należności nastąpi przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie do 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego od Wykonawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT.
7. Za termin zapłaty strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
§4 Odbiór
1. Zamawiający dokona odbioru w terminie do 10 dni od dnia dostawy. Wykonawca sporządzi Protokół Odbioru zawierający wszelkie ustalenia dokonane w toku odbioru, który zostanie podpisany przez Strony.
2. Podpisanie przez Wykonawcę i Zamawiającego Protokołu Odbioru z adnotacją bez zastrzeżeń upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury.
3. Protokół odbioru zostanie zakończony:
a) odbiorem bez zastrzeżeń,
b) odbiorem z uwagami,
c) odrzuceniem.
4. W przypadku stwierdzenia wadliwości, niezgodności z ofertą, umową lub szczegółowym opisem przedmiotu umowy, odbiór zakończy się odrzuceniem, a w przypadku wad i niezgodności mniejszej wagi – odbiorem z uwagami.
5. Wszelkie koszty związane ze zwrotem wadliwego przedmiotu umowy i ponowną dostawą poniesie Wykonawca.
6. Tylko dostarczenie pełnego przedmiotu umowy tj. obejmującego pełen asortyment w terminie określonym w § 2 ust. 2 umowy kwalifikuje do odbioru bez zastrzeżeń.
7. Jeżeli odbiór nie zakończył się wynikiem pozytywnym, Strony wyspecyfikują Listę wad, które Wykonawca jest zobowiązany usunąć w ciągu 7 dni roboczych, liczonych od dnia jej sporządzenia. Po usunięciu wad oraz pozytywnym zakończeniu odbioru Strony sporządzą Protokół Odbioru.
8. Wykonawca zgłasza produkt odebrany z uwagami do ponownego odbioru, przy zachowaniu tych samych, bądź bardziej szczegółowych kryteriów odbioru, ustalonych przez Zamawiającego.
9. Protokół Odbioru z uwagami będzie zawierał uzasadnienie dla każdej zgłoszonej uwagi.
10. Zamawiający może podjąć decyzję o przerwaniu czynności odbioru końcowego, jeżeli w czasie tych czynności zostaną ujawnione takie wady, które uniemożliwiają użytkowanie Sprzętu zgodnie z przeznaczeniem. Odbiór będzie kontynuowany po zgłoszeniu przez Wykonawcę faktu usunięcia tych wad.
§5
Warunki gwarancji
1. Wykonawca udziela minimum …… miesięcznej gwarancji na przedmiot umowy (okres gwarancyjny).
2. Okres rękojmi na przedmiot Umowy wynosi ….. m-cy.
3. Bieg terminu gwarancji oraz rękojmi rozpoczyna się w dniu następnym po dniu podpisania Protokołu Odbioru „bez zastrzeżeń”.
4. W trakcie trwania okresu gwarancji lub rękojmi Wykonawca zobowiązany będzie do bezpłatnego usuwania wad. Termin usunięcia wady - maksymalnie 10 dni od daty zawiadomienia przez Zamawiającego.
13 5. W przypadku stwierdzenia wady nie dającej się usunąć Wykonawca zobowiązany jest
wymienić towar na fabrycznie nowy, wolny od wad.
6. Okres gwarancyjny przedłuża się o czas usunięcia wady.
§6
Reprezentacja
1. W trakcie realizacji przedmiotu Umowy w imieniu Zamawiającego występują:
a) ………
2. W trakcie realizacji przedmiotu Umowy w imieniu Wykonawcy występują:
a) ……….
§7 Kary umowne 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:
a) w przypadku opóźnienia w dostawie przedmiotu umowy zgodnie z § 2 ust. 2 Umowy, w wysokości 1% ceny brutto, o której mowa w § 3 ust. 1 Umowy za każdy dzień opóźnienia,
b) w przypadku nieterminowego usunięcia wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji i rękojmi, w wysokości 0,5% ceny brutto, o której mowa w § 3 ust.
1 Umowy - za każdy dzień opóźnienia, za każde zdarzenie,
c) w przypadku odstąpienia od Umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w wysokości 10% ceny brutto, o której mowa w § 3 ust. 1 Umowy.
2. Za odstąpienie od niniejszej umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Zamawiający zapłaci karę umowną w wysokości 10% ceny brutto, o której mowa w § 4 ust. 1 Umowy.
3. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego zgodnie z zasadami ogólnymi Kodeksu cywilnego, przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.
§8
Odstąpienie od umowy
1. Wykonawca może odstąpić od Umowy, w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach stanowiących podstawę odstąpienia, jeżeli Zamawiający nie dotrzymuje warunków Umowy, za wyjątkiem sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 3 Umowy.
2. Odstąpienie od Umowy przez Zamawiającego może nastąpić, w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o okolicznościach stanowiących podstawę odstąpienia, w szczególności gdy Wykonawca nie wykonuje umowy z należytą starannością lub naruszy postanowienia niniejszej umowy.
§9
Inne postanowienia umowy
1. Zmiana adresu siedziby Wykonawcy wymaga pisemnego powiadomienia Zamawiającego, pod rygorem uznania za doręczoną przesyłki (listu) lub informacji nadanej na ostatni znany Zamawiającemu adres Wykonawcy.
2. W przypadku uchybienia obowiązkowi, o którym mowa w ust. 1 przesyłkę (list) lub informację dostarczoną lub awizowaną dwukrotnie na ostatni znany adres Wykonawcy uważa się za doręczoną.
3. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
14 4. Przez dni robocze strony rozumieją dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem sobót i
dni ustawowo wolnych od pracy.
5. Wykonawca nie może dokonać cesji wierzytelności ani przeniesienia praw i obowiązków z niniejszej umowy na osoby trzecie bez uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego.
6. Umowa została zawarta na podstawie ustawy stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8.
7. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
8. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Załączniki stanowiące integralną część Umowy:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu Umowy Załącznik nr 2 – Oferta
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA
15 Załącznik nr 4
Gdańsk, dnia …………
OŚWIADCZENIE WNISOKODAWCY DOTYCZACE ZAMÓWIENIA SŁUŻACEGO WYŁACZNIE DO CELÓW NAUKOWYCH
Oświadczam, że zamówienie, którego przedmiotem jest:
………
………
……….
……….
(należy szczegółowo opisać przedmiot zamówienia)
będzie służyło wyłącznie do celów prac naukowych, które nie służą prowadzeniu produkcji seryjnej mającej na celu osiągnięcie rentowności rynkowej lub pokryciu kosztów badań lub rozwoju.
………....………
(podpis osoby merytorycznie odpowiedzialnej za realizację zamówienia)
*niewłaściwe skreślić
Uwaga: Przedmiot zamówienia należy opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, nie wskazując znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, bez podawania nazw.
16 Załącznik nr 5
Gdańsk, dnia …………
………..
(komórka organizacyjna Wydziału)
PROTOKÓŁ KONIECZNOŚCI NAPRAWY
1. Wskazanie urządzenia, które uległo awarii:
………
2. Opis awarii/uszkodzenia:
………
……….
3. Uzasadnienie konieczności pilnej naprawy:
……….
……….
………..
4. Oświadczam, że w wyniku nagłego uszkodzenia w/w urządzenia niemożliwa jest jego dalsza eksploatacja.
………....………
(podpis wnioskodawcy)
17 Załącznik nr 6
SCHEMAT TWORZENIA DOKUMENTÓW
ZAMÓWIENIE
O WAROŚCI DO 5 000,00 ZŁ NETTO O WAROŚCI OD 5 000,00 ZŁ NETTO
WNIOSEK O ROZPOCZĘCIE WNIOSEK O ROZPOCZĘCIE POSTĘPOWANIA ZP POSTĘPOWANIA ZP
O WAROŚCI O WAROŚCI
DO 500,00 ZŁ OD 500,00 ZŁ UMOWA
FAKTURA ZAMÓWIENIE FAKTURA
FAKTURA
