REGULAMIN UCZESTNICTWA W PROGRAMIE ERASMUS W WYŻSZEJ SZKOLE ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ
IMIENIA STANISŁAWA STASZICA W BIAŁYMSTOKU
§ 1 Zasady ogólne
1. Program Erasmus jest edukacyjnym programem Unii Europejskiej dla uczelni, ich studentów i pracowników. Wspiera międzynarodową współpracę szkół wyższych, umożliwia wyjazdy studentów za granicę na część studiów i praktykę, promuje mobilność pracowników uczelni, stwarza uczelniom liczne możliwości udziału w projektach wspólnie z partnerami zagranicznymi.
2. Wszystkie informacje dotyczące udziału w programie Erasmus są dostępne w siedzibie Centrum Funduszy Europejskich i Współpracy Międzynarodowej (ul. Ks. S. Suchowolca 6, pok. 228 A), oraz na stronie Agencji Narodowej www.erasmus.org.pl.
3. Przygotowaniem umów bilateralnych, ustaleniami dotyczącymi ich realizacji oraz monitorowaniem i koordynowaniem międzynarodowej wymiany studentów i pracowników Uczelni zajmuje się CFEiWM – Koordynator Programu Erasmus (zwany dalej Koordynatorem).
4. Dokumentację finansową dotyczącą wymiany w ramach programu Erasmus prowadzi i przechowuje Kwestura.
§ 2 Zasady rekrutacji studentów:
1. Student niezależnie od liczby podjętych kierunków i uczelni macierzystej ma prawo zrealizować:
a) jednokrotny wyjazd na studia Erasmus, oraz
b) jednokrotny wyjazd na praktykę Erasmus.
2. Student ubiegający się o stypendium na studia w ramach programu Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne:
a) być studentem WSAP studiów stacjonarnych oraz niestacjonarnych pierwszego lub drugiego stopnia;
b) student studiów I stopnia może aplikować o wyjazd w ramach programu Erasmus po zaliczeniu co najmniej dwóch semestrów studiów;
c) powinien uzyskać pisemną zgodę Prorektora ds. Studenckich na wyjazd w formie akceptacji programu (Learning Agreement);
d) nie może być równolegle beneficjentem żadnych innych programów edukacyjnych finansowanych ze środków UE (np. Leonardo da Vinci, Youth);
e) w trakcie korzystania ze stypendium nie może przebywać na urlopie na zasadach określonych w Regulaminie Studiów WSAP;
f) nie może mieć długu wynikającego z zaciągniętego kredytu bankowego;
g) wykazać się znajomością języka obcego na poziomie co najmniej B1 potwierdzoną ważnym certyfikatem lub opinią lektora WSAP;
h) przejść pozytywnie procedurę kwalifikacyjną
i) nie może być objęty postępowaniem dyscyplinarnym, ani nie może być w stosunku do niego orzeczona kara dyscyplinarna.
3. Student ubiegający się o stypendium Erasmusa na praktyki zawodowe musi spełniać następujące kryteria formalne:
a) być studentem WSAP studiów stacjonarnych oraz niestacjonarnych pierwszego lub drugiego stopnia b) student studiów I stopnia może aplikować o wyjazd w ramach programu Erasmus po zaliczeniu co
najmniej dwóch semestrów studiów;
c) w trakcie korzystania ze stypendium nie może przebywać na urlopie na zasadach określonych w Regulaminie Studiów WSAP;
d) powinien uzyskać pisemną zgodę Prorektora ds. Studenckich na wyjazd w formie akceptacji programu praktyki (Training Agreement);
e) nie może być równolegle beneficjentem żadnych innych programów edukacyjnych finansowanych ze środków UE (np. Leonardo da Vinci, Youth, );
f) nie może być objęty postępowaniem dyscyplinarnym, ani nie może być w stosunku do niego orzeczona kara dyscyplinarna;
g) przejść pozytywnie procedurę kwalifikacyjną.
3. Koordynator ogłasza harmonogram rekrutacji na stronie www.wsap.edu.pl. Jest on również dostępny w biurze CFEiWM.
4. Lista uczelni partnerskich wraz z wykazem miejsc na uczelniach zagranicznych jest dostępna w biurze CFEiWM i na stronie internetowej www.wsap.edu.pl.
5. Rekrutację do Programu Erasmus prowadzi Komisja rekrutacyjna, w skład której wchodzą:
Prorektor ds. Studenckich, Kierownik Biura CFEiWM i Koordynator.
6. Komisja rekrutacyjna tworzy listę rankingową w oparciu o kryteria kwalifikacyjne uwzględniając wybrane przez kandydatów uczelnie zagraniczne i podejmuje decyzję o zakwalifikowaniu kandydatów na listę główną oraz na listę rezerwową.
7. Wyniki rekrutacji podane są studentom niezwłocznie do wiadomości za pośrednictwem poczty mailowej i strony internetowej www.wsap.edu.pl
8. Liczba studentów zakwalifikowanych na wymianę zależy od wysokości środków finansowych przeznaczonych w danym roku na wyjazdy studentów oraz liczby miejsc na uczelniach zagranicznych uzgodnionych w umowach bilateralnych między uczelnią zagraniczną a WSAP.
9. Koordynator sporządza protokoły rekrutacji każdego studenta, który przystąpił do rozmowy kwalifikacyjnej.
§ 3 Zasady rozliczeń finansowych wyjazdów studenckich w ramach Programu Erasmus
1. Student zakwalifikowany na wyjazd otrzymuje stypendium, którego wysokość wynika z „Zasad realizacji mobilności” ogłoszonych przez Narodową Agencję na dany rok akademicki. Warunkiem niezbędnym do otrzymania stypendium jest podpisanie przez studenta umowy finansowej. Studenci, o dużym stopniu niepełnosprawności, zakwalifikowani na wyjazd mogą ubiegać się w Uczelni o dodatkowe środki na wyjazd ze specjalnego funduszu dla osób niepełnosprawnych.
2. Na czas praktyki i/ lub studiów zagranicznych w ramach programu Erasmus student WSAP zachowuje przysługujące mu prawa, w szczególności nabyte prawo do stypendium naukowego, socjalnego i innych.
3. Osoby korzystające z wyjazdu w ramach Programu Student Mobility - SMS są zwolnieni z opłaty czesnego w uczelni macierzystej na okres wskazany w Letter of Acceptance.
§ 4 Zasady rozliczeń dydaktycznych studentów WSAP
1. Studenci zakwalifikowani na studia Erasmus składają w wyznaczonym terminie do Koordynatora następujące dokumenty: komplet formularzy aplikacyjnych uczelni zagranicznej (ds. rezerwacji zakwaterowania, wyciągu dotychczasowych zaliczeń z indeksu w formie „ECTS Transcript of records”) potwierdzony przez Prorektora ds. Studenckich i inne wymagane przez uczelnię partnerską dokumenty. Niedostarczenie w wyznaczonym terminie wymaganych dokumentów może spowodować skreślenie studenta z listy osób zakwalifikowanych.
2. Prorektor ds. Studenckich rozpatruje i akceptuje indywidualny program studiów Erasmus (Learning Agreement) bądź program praktyki (Training Agreement) dla każdego studenta. Zmian w zawartym porozumieniu o programie studiów/ praktyki dokonuje się każdorazowo w formie pisemnej za zgodą wszystkich stron.
3. Student może wyjechać do uczelni lub instytucji pod warunkiem akceptacji jego kandydatury przez stronę przyjmującą. Odbywa się to na podstawie wymaganych dokumentów programowych dla każdego studenta.
4. Studenta przebywającego na praktyce lub studiach zagranicznych w ramach programu Erasmus obowiązuje Regulamin studiów WSAP.
5. Przedmioty zaliczone przez studenta za granicą są zaliczane w WSAP na podstawie ocen studenta (zawartych w dokumencie sporządzonym przez uczelnię zagraniczną ‘Transcript of records’
zawierającym pełny wykaz zaliczeń i ocen studenta). Zaliczenia okresu studiów zagranicznych dokonuje się przy zastosowaniu narzędzi systemu punktów kredytowych ECTS.
6. W przypadku nieterminowego uzyskania Transcript of Records z uczelni zagranicznej, Prorektor ds. Studenckich może dokonać wpisu warunkowego na kolejny semestr lub skreślenia studenta z listy studentów WSAP zgodnie z Regulaminem Studiów WSAP.
7. Brak ustalonej uprzednio liczby uzyskanych punktów kredytowych na uczelni zagranicznej wymaga decyzji Prorektora ds. Studenckich o warunkach kontynuowania studiów w WSAP.
8. Student zobowiązany jest dostarczyć do CFEiWM zaświadczenie z uczelni zagranicznej potwierdzające faktyczny czas pobytu zgodny z okresem ustalonym w podpisanej przed wyjazdem umowie finansowej. W przypadku wcześniejszego powrotu z zagranicy student jest zobowiązany do zwrotu całości stypendium (gdy pobyt trwał krócej niż trzy miesiące) lub jego części (gdy pobyt był dłuższy niż trzy, ale krótszy niż pięć miesięcy na semestr). Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych, określanych jako “siły wyższe” (ds. poważna choroba lub nieszczęśliwe zdarzenie). W tym przypadku konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji.
9. Student, który zrealizował program praktyki zawodowej zobowiązany jest dostarczyć potwierdzenie z instytucji, w której był zatrudniony. Potwierdzony pobyt w instytucji zagranicznej wraz z uzupełnioną kartą praktyki jest podstawą zaliczenia jej jako integralnej części programu studiów i /lub wpisaniem do suplementu do dyplomu.
10. W przypadkach nieobjętych powyższymi zasadami ostateczną decyzję podejmuje Prorektor ds.
Studenckich.
§ 5 Zasady rozliczeń dydaktycznych studentów zagranicznych Erasmus studiujących w WSAP
1. Studenci obcokrajowcy zobowiązani są do przesłania Application Form oraz Learning Agreement nie później niż miesiąc przed rozpoczęciem semestru tj. do 30 czerwca na semestr zimowy i do 30 grudnia na semestr letni.
2. Zagraniczni studenci kwaterowani są wg zasad umowy podpisanej z WSAP.
3. Na zakończenie pobytu, student cudzoziemiec zobowiązany jest do dostarczenia do CFEiWM karty obiegowej z wymaganymi podpisami oraz karty egzaminacyjnej.
4. CFEiWM na podstawie ocen zawartych w karcie egzaminacyjnej wystawia studentowi Transcript of Records wraz z datami potwierdzającymi czas odbytych studiów w WSAP.
5. Studenci, przyjeżdżający na studia/praktyki z partnerskich uczelni zagranicznych, mogą uczęszczać na zorganizowany przez uczelnię kurs języka polskiego z elementami wiedzy o geografii, historii i kulturze Polski.
§ 6 Zasady realizacji mobilności nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych
oraz wyjazdów pracowników w celach szkoleniowych
1. Wymiana międzynarodowa pracowników Uczelni realizowana jest w formie krótkich wyjazdów finansowanych ze środków programu Erasmus (działania: STA – Teaching Assignments i STT – Staff Training) .
2. Osoba zakwalifikowana na wyjazd w ramach programu Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne:
a) być obywatelem kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus lub posiadać oficjalny status uchodźcy albo prawo stałego pobytu na terytorium Polski;
b). być pracownikiem WSAP, w przypadku pracowników naukowo- dydaktycznych musi być pracownikiem pierwszoetatowym .
3. Przy kwalifikowaniu na wyjazd uczelnia bierze pod uwagę:
a) kompetencje językowe;
b) doświadczenie zawodowe i, w przypadku nauczycieli akademickich, doświadczenie dydaktyczne;
c) wcześniejszy udział w programie LLP Erasmus.
4. Kandydatury osób ubiegających się po raz pierwszy o wyjazd oraz osób stanowiących młodszą kadrę dydaktyczną (dotyczy stażu pracy oraz stopnia naukowego) są traktowane priorytetowo. Przy liczbie kandydatów przewyższającej liczbę zakontraktowanych wyjazdów pracownik WSAP może skorzystać tylko z jednego wyjazdu STA lub STT w ramach programu Erasmus w danym roku akademickim. Z wyjazdów ST A korzystają nauczyciele akademiccy, a z wyjazdów STT korzystają w pierwszej kolejności pracownicy administracyjni.
5. Kwalifikacji na wyjazdy pracowników w celu prowadzania zajęć (STA) oraz w celach szkoleniowych (STT) dokonuje Prorektor ds. Studenckich.
6. Nauczyciel akademicki jest zobowiązany pod rygorem skreślenia z listy kandydatów do złożenia w okresie rekrutacji następujących dokumentów w języku angielskim:
a) CV i listu motywacyjnego b) Individual Teaching Program
c) pisemnej deklaracji miejsca i okresu wykładu.
7. Pracownik administracyjny jest zobowiązany pod rygorem skreślenia z listy kandydatów do złożenia w okresie rekrutacji następujących dokumentów w języku angielskim:
a) CV i listu motywacyjnego b) Individual Teaching Program
c) pisemnej deklaracji miejsca i okresu szkolenia
8. Prorektor ds. Studenckich dokonuje wyboru pracowników do udziału w Programie Erasmus w oparciu o kolejność zgłoszeń z zastrzeżeniem pierwszeństwa dla osób, które korzystają z Programu po raz pierwszy lub nie korzystały z wyjazdów w latach ubiegłych.
9. Prorektor ds. Studenckich ogłasza listę osób zakwalifikowanych do wyjazdu oraz listę osób rezerwowych zamieszczając ją na stronie internetowej www.wsap.edu.pl. Każdy kandydat zostaje również powiadomiony o wynikach rekrutacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
10. Celem wyjazdu pracownika Uczelni jest prowadzenie zajęć dydaktycznych w uczelni partnerskiej w minimalnym wymiarze 5 godzin dydaktycznych lub doskonalenie zawodowe. Przed wyjazdem pracownika do uczelni partnerskiej powinien być uzgodniony pomiędzy stronami plan zajęć tzw.
‘Individual Teaching Program’ lub ‘Individual Training Program’.
11. Pracownik zakwalifikowany do udziału w programie Erasmus w nieprzekraczalnym terminie do 31 marca roku akademickiego, w którym ma być zrealizowana wizyta, zobowiązany jest do przedstawienia Koordynatorowi pisemnego potwierdzenia z instytucji przyjmującej dot. okresu pobytu w tej instytucji. Niedostarczenie potwierdzenia, o którym mowa powyżej skutkować będzie skreśleniem Pracownika z listy osób zakwalifikowanych do wyjazdu, na poczet osób znajdujących się na liście rezerwowej.
12. Pobyt pracownika WSAP w uczelni partnerskiej/w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie jednego roku akademickiego. Minimalny czas pobytu w uczelni partnerskiej/instytucji przyjmującej to 5 dni. Nauczyciel akademicki jest zobowiązany do przeprowadzenia co najmniej 5 godzin zajęć dydaktycznych. Zajęcia dydaktyczne w uczelni partnerskiej powinny stanowić integralną część programu studiów.
13. Wyjazdy pracowników WSAP mają ścisłe powiązanie z wymianą studentów. Każdy wyjazd jest połączony z tzw. wizytą monitoringową studentów WSAP, o ile przebywają oni na studiach w danej uczelni partnerskiej. Wyjazd pracownika może wiązać się także z obecnością lub potwierdzoną intencją przyjazdu (aplikacja) studenta zagranicznego do WSAP w ramach wymiany.
14. Plan wymiany kadry dydaktycznej w danym roku akademickim sporządza Koordynator na podstawie wniosków zgłoszonych przez wykładowców zainteresowanych wyjazdem lub nauczycieli przyjeżdżających po zatwierdzeniu listy beneficjentów przez Prorektora ds. Studenckich.
15. Wymiana programowa kadry w celach szkoleniowo-dydaktycznych jest realizowana w ramach podpisanych przez Uczelnię umów bilateralnych zatwierdzonych przez Narodową Agencję, w formie krótkoterminowej delegacji służbowej, finansowanej na podstawie umowy zawieranej pomiędzy pracownikiem a Uczelnią macierzystą.
16. Organizacją wymiany programowej i rozliczeniem wyjazdu pod względem merytorycznym zajmuje się CFEiWM.
17. Przekazanie stypendium beneficjentowi może nastąpić tylko pod warunkiem akceptacji wszystkich warunków umowy finansowej. Wypłata stypendium następuje na rachunek bankowy podany przez beneficjenta na formularzu danych bankowych, a jego wysokość jest wyrażona w euro.
18. Stypendium wyjazdowe jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w uczelni partnerskiej (koszty podróży, przygotowania językowego,
zwiększone koszty utrzymania za granicą). Stypendium nie musi pokrywać pełnych kosztów związanych z przygotowaniem i realizacją wyjazdu.
19. Wysokość stypendiów przeznaczonych na wyjazdy pracowników ustalane są na podstawie alokacji środków z Agencji Narodowej.
20. Pracownik WSAP wyjeżdżający w ramach wymiany może ubiegać się o dofinansowanie poza środkami programu Erasmus (pisemny wniosek o dodatkowe środki z wydziału macierzystego, dotacja rektora, sponsorzy zewnętrzni).
21. Beneficjant programu powinien być ubezpieczony na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej.
22. Pracownik WSAP jest zobowiązany do przedłożenia pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu w uczelni przyjmującej. Wykładowca powinien potwierdzić liczbę godzin przeprowadzonych zajęć dydaktycznych w formie zaświadczenia/certyfikatu na papierze firmowym uczelni przyjmującej z odręcznym podpisem osoby upoważnionej. Pracownik wyjeżdżający na szkolenie powinien potwierdzić czas trwania szkolenia, jego tematykę i zrealizowanie jego programu.
23. Beneficjent programu obowiązany jest wypełnić online Ankietę Stypendysty (także przy wyjazdach programowych bez stypendium).
24. Nauczyciele akademiccy przyjeżdżający w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych na WSAP w ramach programu, otrzymują stypendium przeznaczone na zakwaterowanie i utrzymanie za granicą w uczelni macierzystej (wysyłającej pracownika).
§ 7 Zasady rozdziału środków finansowych
otrzymanych z Narodowej Agencji Programu na wypłaty stypendiów dla indywidualnych beneficjentów Programu Erasmus – Mobilność
I. Wyjazdy studentów
1. Przy określaniu zasad rozdziału kwoty grantu otrzymanej z Narodowej Agencji (NA) indywidualnym studentom Uczelnia kieruje się następującymi zasadami:
a) uwzględnia maksymalną kwotę stypendium na wyjazd studenta ogłoszoną przez NA (www.erasmus.org.pl ) na każdy rok akademicki;
b) uwzględnia średnie koszty zakwaterowania w miejscowości będącej siedzibą uczelni przyjmującej;
c) okres pobytu w uczelni partnerskiej/ instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do 0,5 miesiąca
2. Ustalenie kwoty stypendiów do poszczególnych uczelni następuje po zakończeniu rekrutacji w terminie podanym przez CFEiWM w harmonogramie rekrutacji.
II. Wyjazdy pracowników
1. Przy określaniu zasad rozdziału ogólnej kwoty grantu otrzymanej z Narodowej Agencji indywidualnym beneficjantom Programu, Uczelnia kieruje się następującymi zasadami:
a) uwzględnia maksymalną kwotę grantu wypłaconego pracownikowi i ogłaszaną przez NA (www.erasmus.org.pl);
b) uwzględnia liczbę i kraj docelowy wyjazdów
c) uwzględnia sugerowaną średnią kwotę grantu wypłacanego w przypadku wyjazdów nie przekraczających 5 dni łącznie z podróżą;
d) uwzględnia maksymalną kwotę grantu w przypadku wyjazdów dłuższych niż 1 tydzień.
2. Zasady opisane w punkcie II.1 dotyczą alokacji pierwotnej, dokonywanej przed rozpoczęciem roku akademickiego.
3. Redystrybucja środków będzie dokonywana przez NA na podstawie danych z Raportu Przejściowego. W redystrybucji przyznanych środków będą uczestniczyli proporcjonalnie wszyscy beneficjanci programu w danym roku akademickim.
