ZARZĄDZENIE NR 5/2017
DYREKTORA OŚRODKA KULTURY
„ANDALUZJA”
w Piekarach Śląskich
z dnia 07 sierpnia 2017 roku ………..
w sprawie
wprowadzenia regulaminu organizacyjnego w Ośrodku Kultury
„Andaluzja” w Piekarach Śląskich
Na podstawie art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz.U. z 2017 poz. 862 i § 8 ust. 1 Uchwały Nr XXXIV/374/09 Rady Miasta w Piekarach Śląskich z dnia 26 lutego 2009 roku w sprawie nadania statutu Ośrodkowi Kultury „Andaluzja” w Piekarach Śląskich, ul.
Oświęcimska 45
zarządzam:
§ 1
Wprowadzić nowy Regulamin Organizacyjny Ośrodka Kultury
„Andaluzja” w Piekarach Śląskich w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem wydania.
§ 3
Regulamin organizacyjny zostaje podany do wiadomości pracowników Ośrodka Kultury „Andaluzja”.
§ 4
Wykonanie zarządzenia powierzyć Koordynatorowi oraz Referentowi ds.płacowo-kadrowych.
§ 5
Uchyla się Zarządzenie nr 1/2017 Dyrektora Ośrodka Kultury
„Andaluzja” w Piekarach Śląskich z dnia 05 stycznia 2017 roku.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 5/2017
Dyrektora
Ośrodka Kultury „Andaluzja” w Piekarach Śląskich z dnia ………
REGULAMIN ORGANIZACYJNY Ośrodka Kultury „Andaluzja”
w Piekarach Śląskich
Piekary Śląskie,, ………. 2017 r.
Ośrodek działa na podstawie następujących przepisów:
1) Uchwała Nr XXXIV/186/97 Rady Miejskiej w Piekarach Śląskich z dnia 22 maja 1997 roku w sprawie utworzenia Ośrodka Kultury w Brzozowicach Kamieniu i zatwierdzenia jego statutu
2) Uchwała Nr XXXIV/374/09 Rady Miasta w Piekarach Śląskich z dnia 26 lutego 2009 roku w sprawie nadania statutu Ośrodkowi Kultury „Andaluzja” w Piekarach Śląskich, ul. Oświęcimska 45
3) Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz.862)
4) Ustawa o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia2009 r. (Dz.U. z 2016 r.
poz. 1870 z późn. zm.)
I Postanowienia ogólne
1. Regulamin organizacyjny Ośrodka Kultury „Andaluzja” w Piekarach Śląskich określa strukturę organizacyjną oraz zakresy obowiązków.
2. Graficzny schemat organizacyjny stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
3. Przez użyte w regulaminie określenia rozumie się:
a) Ośrodek – Ośrodek Kultury „Andaluzja” w Piekarach Śląskich,
b) Dyrektor – osoba zatrudniona na stanowisku Dyrektora Ośrodka Kultury
„Andaluzja” w Piekarach Śląskich,
c) pracownik – pracownicy pozostający w stosunku pracy z Ośrodkiem.
4. Strukturę wewnętrzną Ośrodka tworzą:
a) Dyrektor
b) Administrator Bezpieczeństwa Informacji c) Główny Księgowy
d) Referent ds. płacowo-kadrowych e) Koordynator – Instruktor
f) Instruktor
g) Pracownicy obsługi h) Informatyk - Akustyk
II Zasady funkcjonowania Ośrodka
1. Na czele Ośrodka stoi Dyrektor, który zarządza Ośrodkiem i reprezentuje go na zewnątrz.
2. Dyrektora zatrudnia i zwalnia Prezydent Miasta Piekary Śląskie.
3. W Ośrodku obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa.
4. Dyrektor:
a) jest upoważniony do składania jednoosobowo oświadczeń woli w sferze zwykłego zarządu, w zakresie działania Ośrodka,
b) odpowiada za całokształt działalności Ośrodka, c) odpowiada za gospodarkę finansową Ośrodka,
d) dysponuje majątkiem Ośrodka w granicach określonych przepisami prawa, e) podejmuje zasadnicze decyzje we wszystkich sprawach związanych
z działalnością Ośrodka,
f) przedstawia Organizatorowi oraz podmiotom uprawnionym, plany rzeczowe i finansowe, sprawozdania oraz wnioski z zakresu działalności Ośrodka,
g) zatrudnia, zwalnia i awansuje pracowników Ośrodka, h) prowadzi politykę kadrową Ośrodka,
i) wydaje zarządzenia, regulaminy i instrukcje,
j) ustala organizację wewnętrzną Ośrodka, strukturę organizacyjną oraz określa zadania poszczególnych komórek organizacyjnych,
k) udziela zamówień publicznych na dostawy, roboty i usługi zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych,
l) zapewnia środki finansowe na sprawne funkcjonowanie Ośrodka, np. poprzez prowadzenie działalności gospodarczej,
m) pozyskuje sponsorów i darczyńców w celu uzupełnienia środków finansowych potrzebnych do realizacji planów i zamierzeń,
n) sprawuje nadzór nad realizacją projektów,
o) wprowadza i stosuje procedury w zakresie kontroli zarządczej, p) zapewnia właściwe warunki pracy,
q) dba o wizerunek Ośrodka.
5. W Ośrodku działa kontrola zarządcza, która stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
6. Szczegółowe zasady kontroli zarządczej określają odrębne zarządzenia Dyrektora.
7. W czasie nieobecności Dyrektora zastępstwo pełni wyznaczony przez niego pracownik, który uprawniony jest do składania oświadczeń woli i wiedzy w imieniu Ośrodka.
8. Dokumentację oraz korespondencję wysyłaną na zewnątrz i przedstawioną do podpisu Dyrektorowi parafują realizujący sprawę pracownicy.
9. Komórki organizacyjne w stosunkach wewnętrznych działają na zasadach równorzędności i są zobowiązane do współpracy i współdziałania przy rozwiązywaniu wspólnych działań.
10. Informacji dotyczących całości działań Ośrodka z zakresu wykonywanych przez nich obowiązków udzielają pracownicy upoważnieni przez Dyrektora.
11. Przy udzielaniu informacji należy bezwzględnie przestrzegać przepisów dotyczących informacji prawnie chronionych, w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych.
12. Każda z osób zatrudnionych w Ośrodku zobowiązana jest do dbania o jego dobre imię.
13. Opracowanie projektu aktu normatywnego należy do komórki organizacyjnej, której zakres działania dotyczy treść tego aktu.
14. Oryginały aktów przechowywane są w sekretariacie.
III Ramowe zakresy działania komórek
1. Administrator Bezpieczeństwa Informacji:
a) podlega bezpośrednio Dyrektorowi Ośrodka,
b) nadzoruje przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, c) prowadzi rejestr zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez
administratora danych,
d) wykonuje inne zlecone przez ADO obowiązki, jeżeli nie naruszy to prawidłowego wykonywania zadań wymienionych w pkt. 2 i 3
2. Główny Księgowy:
a) podlega bezpośrednio Dyrektorowi Ośrodka.
b) obowiązki Głównego Księgowego określa ustawa o finansach publicznych oraz ustawa o rachunkowości,
c) kieruje całokształtem spraw z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej zapewniających racjonalne efekty ekonomiczno – finansowe,
d) a w szczególności:
• prowadzi rachunkowość Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami i ponosi odpowiedzialność za wykonywane w tym zakresie obowiązki,
• odpowiada za właściwe prowadzenie dokumentacji finansowej,
• nadzoruje sporządzanie i rozliczanie wynagrodzeń, zasiłków chorobowych i innych świadczeń pracowniczych,
• nadzoruje rozliczenia pieniężne i ściąganie należności oraz spłatę zobowiązań,
• sporządza sprawozdania z zakresu wykorzystania środków przydzielonych z budżetu oraz środków własnych, prowadzi nadzór nad realizowaniem planów finansowych,
• opracowuje projekty zarządzeń wewnętrznych wydawanych przez Dyrektora Ośrodka, dotyczących w szczególności zakładowego planu kont, obiegu dokumentów księgowych, zasad przeprowadzania inwentaryzacji, instrukcji kasowej,
• opracowuje projekty i roczne plany finansowe – przychodów i rozchodów,
• sporządza okresowe sprawozdania finansowe i bilans,
• analizuje wyniki finansowo-ekonomiczne,
• współpracuje i prowadzi rozliczenia z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Miasta, Urzędem Statystycznym oraz bankiem,
• dokonuje analizy stanu majątkowego Ośrodka oraz rozliczeń wyników inwentaryzacji,
• opracowuje bieżące analizy gospodarcze, dotyczące wyników finansowych i wskaźników ekonomicznych Ośrodka oraz przekazuje je do wiadomości Dyrektora,
• sprawuje nadzór nad prawidłowym zabezpieczeniem i przechowywaniem dokumentów księgowo – płacowych,
• sprawuje nadzór nad podległymi pracownikami.
3. Referent do spraw płacowo-kadrowych:
Do zadań Referenta ds. płacowo – kadrowych należy w szczególności:
a) prowadzenie rachunkowości Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami, b) kompleksowe prowadzenie spraw związanych z wypłatą wynagrodzeń
i świadczeń z ubezpieczenia społecznego pracowników oraz osób, z którymi Ośrodek zawarł umowy cywilno-prawne,
c) zgłaszanie nowo przyjętych pracowników i zleceniobiorców do ubezpieczeń społecznych oraz zgłaszanie do ZUS wszelkich zmian dotyczących ubezpieczonych,
d) prowadzenie obsługi gotówkowej Ośrodka (kasa główna) zgodnie z obowiązującymi przepisami uregulowanymi w instrukcji kasowej,
e) przestrzeganie zasad obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów,
f) prowadzenie w całości spraw związanych z ubezpieczeniem grupowym pracowników,
g) sporządzanie sprawozdań finansowych,
h) wykonywanie wszelkich czynności kadrowych, dotyczących pracowników Ośrodka,
i) organizowanie i kontrola praktyk szkolnych, studenckich i staży absolwenckich.
4. Koordynator – Instruktor :
Do zadań Koordynatora – Instruktora należy w szczególności:
a) przygotowanie planów działalności merytorycznej, (długoterminowych) oraz kalendarzy imprez i miesięcznych planów pracy,
b) prowadzenie polityki programowej Ośrodka, zgodnie z celami i zadaniami określonymi w statucie oraz koncepcji programowej sporządzonej przez Dyrektora,
c) organizacja i czynne uczestnictwo w imprezach Ośrodka,
d) organizowanie i prowadzenie zajęć w czasie ferii zimowych i wakacji, e) sprawowanie nadzoru nad organizacją imprez własnych i obcych, f) dbanie o poziom merytoryczny organizowanych przedsięwzięć, g) koordynowanie współpracy z innymi ośrodkami kultury,
h) koordynowanie spraw związanych z reklamą działalności Ośrodka w środkach masowego przekazu,
i) nadzorowanie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne organizowane przez Ośrodek,
j) inicjowanie nowych formy pracy kulturalno-oświatowej na rzecz mieszkańców,
k) prowadzenie dokumentacji programowej i rozliczeniowej,
l) nadzór nad rozliczeniami za eksploatację wykonań artystycznych (ZAIKS, SAWP, ZAV, itp.),
m) sporządzanie wniosków o dofinansowanie działalności statutowej Ośrodka, n) sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem prac porządkowych,
konserwatorskich i innych związanych z utrzymaniem należytego stanu technicznego budynku Ośrodka,
o) nadzór i koordynacja wynajmu pomieszczeń Ośrodka,
p) prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową, przygotowanie planów zakupów i zakup materiałów, urządzeń i innych artykułów niezbędnych do funkcjonowania Ośrodka,
q) prowadzenie spraw kancelaryjnych – przyjmowanie i wysyłanie korespondencji,
r) organizowanie i kontrola prac społecznie- użytecznych.
5. Instruktor :
Do zadań Instruktora należy w szczególności:
a) organizacja i czynne uczestnictwo w imprezach Ośrodka,
b) organizowanie i prowadzenie zajęć w czasie ferii zimowych i wakacji, c) współpraca w organizacji i realizacji zajęć stałych,
d) współpraca ze szkołami, przedszkolami w celu realizacji zadań z zakresu upowszechniania kultury,
e) realizowanie zadań związanych z reklamą działalności Ośrodka w środkach masowego przekazu oraz na słupach ogłoszeniowych i tablicach reklamowych,
f) sprzedaż biletów na imprezy kulturalne organizowane przez Ośrodek, g) należyte zabezpieczenie mienia Ośrodka przed kradzieżą i pożarem.
6. Pracownicy obsługi:
Do zadań pracowników obsługi należy w szczególności:
a) utrzymanie czystości i porządku w budynku Ośrodka,
b) utrzymanie czystości i porządku na terenie wokół budynku Ośrodka, c) przygotowanie sal na zajęcia stałe,
d) przygotowanie sal na imprezy, narady i posiedzenia odbywające się w Ośrodku,
e) dbałość o należyty stan wyposażenia,
f) konserwacja sprzętu, bieżące naprawy, drobne remonty,
g) należyte zabezpieczenie mienia Ośrodka przed kradzieżą i pożarem, h) pomoc przy organizacji imprez kulturalnych organizowanych przez
Ośrodek.
7. Informatyk – Akustyk:
Do zadań informatyka – akustyka należy w szczególności:
a) administracja i nadzór nad siecią komputerową, w tym archiwizacja i profilaktyka antywirusowa,
b) instalacja sprzętu i oprogramowania sprzętu komputerowego, c) dbanie o bezpieczeństwo systemu,
d) utrzymanie w sprawności sprzętu komputerowego, telefonicznego i faksowego,
e) obsługa strony internetowej Ośrodka,
f) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
g) odpowiedzialność za należyty stan sprzętu i wyposażenia nagłaśniającego, h) obsługa sprzętu nagłaśniającego i oświetleniowego podczas imprez
organizowanych w Ośrodku lub poza nim,
i) nadzór i konserwacja systemu alarmowego i monitoringu,
j) archiwizacja danych komputerowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
k) przeprowadzanie okresowych przeglądów technicznych oraz składanie wniosków w zakresie konserwacji, remontów i modernizacji,
l) zarządzanie i administrowanie budynku Ośrodka zgodnie z obowiązującymi przepisami,
m) dbanie o należyty stan i jakość wyposażenia i urządzeń w Ośrodku,
n) nadzór nad przeprowadzaniem okresowych przeglądów technicznych oraz składanie wniosków w zakresie konserwacji, remontów i modernizacji, o) prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz nadzór nad organizacją
i przebiegiem postępowań o zamówienia publiczne.
IV Postanowienia końcowe
1. Szczegółowe zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień określają imienne zakresy obowiązków każdego z pracowników.
2. Sprawy niewymienione w zakresie działania poszczególnych komórek organizacyjnych, są przydzielane przez Dyrektora do załatwiania komórce, której zakres działania jest najbardziej zbliżony do charakteru danej sprawy.
3. Sprawy związane z ochroną danych osobowych regulują obowiązujące przepisy oraz zarządzenia i instrukcje Dyrektora wydane w tej sprawie.
4. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie określonym dla jego nadania.
