Delft University of Technology
FACULTY MECHANICAL, MARITIME AND MATERIALS ENGINEERING
Department Maritime and Transport Technology Mekelweg 2 2628 CD Delft the Netherlands Phone +31 (0)15-2782889 Fax +31 (0)15-2781397 www.mtt.tudelft.nl
This report consists of 68 pages and 5 appendices. It may only be reproduced literally and as a whole. For commercial purposes only with written authorization of Delft University of Technology. Requests for consult are only taken into consideration under the condition that the applicant denies all legal rights on liabilities concerning the contents of the advice.
Specialisatie: Production Engineering and Logistics
Rapportnummer: 2013.TEL.7821
Titel: Het bepalen van KPI’s en
normen voor het beheersen van
het logistieke proces van
FloraHolland
Auteur: L.W. Lock
Opdracht: Afstudeeropdracht Vertrouwelijk: Ja (tot 1 januari 2019) Initiator (TU Delft): prof.dr.ir. G. Lodewijks Initiator (Floraholland): R. van ’t Hoog
Begeleider: Dr.ir. H.P.M. Veeke
Delft University of Technology
FACULTY OF MECHANICAL, MARITIME AND MATERIALS ENGINEERING
Department of Marine and Transport Technology
Mekelweg 2 2628 CD Delft the Netherlands Phone +31 (0)15-2782889 Fax +31 (0)15-2781397 www.mtt.tudelft.nl
Student: L. W. Lock Opdracht: Afstudeeropdracht
Supervisor (TUD): Dr. ir. H.P.M. Veeke ECTS: 35
Supervisor (Floraholland): C. van Oostrum Specialisatie: PEL
Rapportnumber: 2013.TEL.7821 Vertrouwelijk: Ja (tot 1 januari 2019)
Onderwerp: Het bepalen van KPI’s en normen voor het beheersen van het logistieke proces van FloraHolland
Introductie
Jaarlijks brengen 7.700 kwekers 3.8 miljoen stapelwagens met bloemen en planten naar FloraHolland. Deze producten worden geveild en zorgen voor een jaaromzet van 4.4 miljard. De producten worden door FloraHolland ontvangen en indien nodig opgeslagen in een koelcel, totdat de producten kunnen worden geveild. Elke morgen om 6:00 uur start de veiling en worden de geveilde producten gedistribueerd naar de kopers. De kopers ontvangen de gekochte producten in hun gehuurde of gekochte locatie op de veiling. Met de kopers is afgesproken dat de producten 2.5 uur na de aankoop bij de kopers afgeleverd moeten zijn. In totaal heeft FloraHolland 4.000 medewerkers in dienst, waarvan 2.200 zorgen voor de logistieke afhandeling van de aangevoerde producten.
Probleemstelling
De sierteeltsector globaliseert en digitaliseert in hoog tempo. Dit heeft effect op de stromen in de keten en de wijze waarop handel wordt gedreven met FloraHolland. Kopers worden steeds veeleisender en kopen meer op maat. Het gevolg hiervan is dat er minder producten via de klok geveild worden en meer producten via directe stromen. De grootte van de transacties via de klok daalt, wat gevolgen heeft voor de logistieke afhandeling. Hierbij is het van belang dat het logistieke proces met de juiste KPI’s en normen wordt aangestuurd om het proces te kunnen beheersen en het proces te kunnen beïnvloeden. Er zijn grote hoeveelheden data die moeten worden vertaald naar bruikbare informatie om de juiste verbeteracties te kunnen initiëren.
Delft University of Technology
FACULTY OF MECHANICAL, MARITIME AND MATERIALS ENGINEERING
Department of Marine and Transport Technology
Mekelweg 2 2628 CD Delft the Netherlands Phone +31 (0)15-2782889 Fax +31 (0)15-2781397 www.mtt.tudelft.nl Onderzoeksvraag
Met welke KPI’s en normen kan FloraHolland het logistieke proces beheersen in een veranderende omgeving?
Uitvoering
1. Analyseer de logistieke processen van klokstroom bloemen volgens de Delftse Systeemkunde. 2. Bepaal de KPI’s voor het logistieke proces.
3. Bepaal de normen voor het distributieproces van klokstroom bloemen (DS bloemen) met behulp van simulatie.
4. Gebruik de normen om de inzet van het personeel van DS bloemen te bepalen. 5. Analyseer relevante literatuur
2013.TEL.7763 i
Voorwoord
Na een documentaire over FloraHolland op televisie te hebben gezien, was mijn interesse in het logistieke proces van FloraHolland gewekt. De hoeveelheid stapelwagens met bloemen die verwerkt worden en de snelheid waarmee deze naar hun bestemming worden gebracht is een geweldige prestatie. Mijn afstuderen gaf mij een mooie gelegenheid om een kijkje te nemen in de keuken van deze gigant in de sierteeltsector.
Ik wil ten eerste Ron van ’t Hoog bedanken voor het mogelijk maken van de afstudeeropdracht. Toen ik aan het onderzoek begon en op het Projectenbureau terecht kwam werd ik door collega’s warm ontvangen en wegwijs gemaakt. Zoals mijn familie en vrienden weten, ging ik met veel plezier naar FloraHolland om daar met mijn directe manier van communiceren problemen boven tafel te krijgen en deze aan te pakken. Mijn begeleider vanuit Floraholland, Kees van Oostrum, gaf mij hier veel vrijheid in en was een luisterend oor voor als ik nieuwe ontdekkingen had gedaan in ‘het veld’. Hij gaf mij inzicht in de verschillen tussen theorie en praktijk en de menselijke factor die hierin meespeelt. Wat Kees mij ook heeft mee gegeven is hoe belangrijk het is om de belangen van collega’s, die in verschillende posities zitten, te begrijpen. Hiermee kan je gerichter een verbeteridee inbrengen en zo meer resultaat bereiken. Martijn Weenink wil ik bedanken bij wie ik met veel inhoudelijke vragen over het logistieke proces terecht kon. Door ervaring en stevig logisch redeneren had hij op elke vraag een antwoord, waar menig ander deze niet had. Ook waren de discussies erg leuk en leerzaam met collega’s uit het uitvoerende proces. Door soms pittige vragen te stellen, probeerde ik beter te begrijpen hoe het proces in elkaar zit. De werkvloer is tenslotte de plek waar het gebeurt.
Ik wil Hans Veeke bedanken voor de hulp bij het begeleiden en het overzicht houden over de structuur van het onderzoek vanuit de TU Delft. Ook bedank ik Gabriel Lodewijks voor het scherpe commentaar tijdens voortgangspresentaties.
Dankzij ondersteuning uit al deze verschillende hoeken is de kwaliteit van het onderzoeksrapport gestegen en presenteer ik hierbij het resultaat.
Lennert
2013.TEL.7763 iii
Summary (English)
The floriculture sector is globalizing and digitizing rapidly. This affects the flows in the supply chain and the way of doing business with FloraHolland. Customers are becoming more demanding and are expecting more service. Growers decrease the use of the auction clock, and do more business via direct flows. The Logistics and Facilities Department is partly responsible for optimizing the logistics process. In this process the available data is processed in a large number of different reports. While possessing this large number of reports, FloraHolland is looking for the Key Performance Indicators (KPI’s) for the logistics process.
The logistic process of FloraHolland is analyzed according to the Delft System Approach. During this analysis a number of issues were found referring to the control of the logistics process. The first observation is that the logistics process is controlled via financial control instead of logistic control. This leads to a lack of focus of an efficient logistics process and makes it hard to initiate the right process improvements. ‘Distribution Flowers’ is the largest of 13 logistics departments. This department is responsible for 39% of the working hours of the logistic process. However, the deployment of staff for this distributionprocess is determined by a planning-tool that is based on an outdated process. Also, there is no standard set for the productivity of the staff, but the productivity is chosen based on intuition and experience. In the distributionprocess the distributors transfer the casks from the auctioned trolley to trolleys which are delivered at buyers locations. The productivity of the distributors is dependent on the purchasing behavior and number of distributors because of congestion. The research question of this report is: With which KPIs and standards can FloraHolland control their logistics process in a changing environment?
FloraHolland provides logistics services to growers and buyers. The demands of the growers and buyers on the logistics process can be divided in reliability, quality, throughput time and efficiency. The first three can be expressed in the percentage of casks that are missing, damaged, or took more handling time than the agreed throughput time. For an efficient process a workload should be processed with minimal resources. The most important and most expensive resource is the staff. At different stages of the process the departments are dealing with various types of workloads. Tabel 1 shows the KPI’s of the efficiency of the logistics process for different stages in the process.
2013.TEL.7763 iv Tabel 1: KPI’s for efficiency of the logistic process
Function KPI
Receiving, sorting & positioning (LDA) Supplied trolleys / working hours Supplying the action clock (LO) Supplied trolleys / working hours Distributing (LO) Supplied trolleys / working hours Trolleys for buyers/ working hours Logistic transactions / working hours Casks/ working hours
Delivering (LDK) Trolleys for buyers / working hours
For the distribution process, the process with multiple types of workload, is defined a reference for the standards via simulation. The productivity of the distributors and pathmanagers is depending on the purchasing behaviour. With more transactions on a trolley, the distributor has to make more stops and will it take longer distribute the trolley. The number of distributors deployed affects the productivity by the occurrence of congestion. During different scenarios of workload and a different amount of distributors the productivity of de staff is determined, which will help when needed staff for the process will be scheduled. To implement these results of the simulation in the distribution process, a new planning-tool for the distribution process is developed. A distinction is made whether the staff is dependent on the workload, the process time, or neither. When handling more or less workload, the amount of personnel which depend on the volume of work will scale according the workload. In this way, the functions with tasks that follow-up on each other will have the same production capacity and there is always a perfect balance of the staff. In addition to the planning-tool, it is also used as a reporting tool. Here the planner and department manager will find how much workload is processed with a certain amount of work hours. This performance is showed in visual form on a performance dashboard.
2013.TEL.7763 v
Samenvatting (Nederlandstalig)
De sierteeltsector globaliseert en digitaliseert in hoog tempo. Dit heeft effect op de stromen in de keten en de wijze waarop handel wordt gedreven met FloraHolland. Klanten worden steeds veeleisender en kopen meer op maat. Kwekers maken in afnemende mate gebruik van de veilingklok en bedrijven meer handel via directe stromen. De afdeling Logistiek en Faciliteiten is mede verantwoordelijk voor het optimaliseren van het logistieke proces. Hierbij wordt gebruik gemaakt van beschikbare gegevens die in de loop van de jaren zijn verwerkt in een groot aantal verschillende rapportages. Met de bagage van dit grote aantal rapportages is FloraHolland op zoek naar de belangrijkste prestatie indicatoren (KPI’s) voor het logistieke proces.
Het logistieke proces van FloraHolland is systeemkundig geanalyseerd. Hieruit volgden verschillende constateringen met betrekking tot de beheersing van het logistieke proces. De eerste constatering is dat het logistieke proces primair wordt beheerst met sturing op kosten in plaats van de activiteitenveroorzakers. Hierdoor gaat de focus om een efficiënt logistiek proces neer te zetten verloren en is het lastig de juiste verbeteracties te initiëren. Van de 13 logistieke afdelingen is ‘Distributie Bloemen’ de grootste en verantwoordelijk voor 39% van de ingezette uren van logistiek totaal. De inzet van het personeel voor dit distributieproces wordt bepaald met een planning die gebaseerd is op een verouderd proces. Het gevolg hiervan is dat er wordt gepland met een te laag werkaanbod met een afwijking van +/- 5%. De huidige norm voor de productiviteit van het personeel blijkt niet te kloppen, waardoor de productiviteit wordt bijgestuurd op basis van gevoel en ervaring. De verdelers moeten fusten van de geveilde aangevoerde stapelwagens(STW’s) overzetten op de af te leveren STW’s die naar de kopers toe worden gebracht. De productiviteit van de verdelers is sterk afhankelijk van het koopgedrag en het aantal ingezette verdelers door filevorming. De onderzoeksvraag van dit rapport luidt: Met welke KPI’s en normen kan FloraHolland het logistieke proces beheersen in een veranderende omgeving?
FloraHolland levert logistieke dienstverlening aan kwekers die producten aanleveren en naar kopers die producten afnemen. De eisen van de kwekers en kopers aan het logistieke proces zijn onder te verdelen in betrouwbaarheid, kwaliteit, doorlooptijd en efficiëntie. De eerste drie zijn uit te drukken in het percentage fusten dat vermist is, beschadigd is of buiten de doorlooptijd afgeleverd wordt. Voor een efficiënt proces dient het werkaanbod met zo min mogelijk middelen verwerkt te worden. Het belangrijkste en duurste middel is het personeel. In verschillende fases van het proces hebben de afdelingen te maken met verschillende activiteitenveroorzakers. In Tabel 2 zijn de KPI’s voor het meten van de efficiëntie van het logistieke proces voor verschillende fases in het proces weergegeven.
2013.TEL.7763 vi Tabel 2: KPI’s efficiëntie logistieke proces
Hoofdfunctie KPI
Ontvangen, sorteren & opstellen (LDA) Aangevoerde STW’s/ingezette uren Aan- en afvoeren van de klok (LO) Aangevoerde STW’s/ingezette uren
Distribueren (LO) Aangevoerde STW’s/ingezette uren
Af te leveren STW’s/ingezette uren Logistieke transacties/ingezette uren Fusten/ingezette uren
Afleveren (LDK) Af te leveren STW’s/ingezette uren
Voor het distributieproces, het proces met verschillende activiteitenveroorzakers, is een referentie voor de normen bepaald aan de hand van simulatie. De productiviteit van de verdelers en padbeheerders is onder andere afhankelijk van het koopgedrag. Hoe meer transacties op een te verdelen STW, hoe meer stops de verdeler moet maken en hoe langer deze bezig is de STW te verdelen. Ook het aantal ingezette verdelers heeft invloed op de productiviteit door het optreden van congestie. Congestie kan voorkomen door bezette overzetlocaties of door drukte in verdeelpaden. Bij verschillende scenario’s van werkaanbod en de inzet van verdelers is de productiviteit bepaald, wat helpt bij het inplannen van het personeel. Om de resultaten van de simulatie te implementeren in het distributieproces is er een nieuwe planningstool voor het distributieproces ontwikkeld. Hier wordt onderscheid gemaakt tussen personeel waarvan de inzet afhankelijk is van het werkaanbod, de duur van procestijd, of onafhankelijk is van het werkaanbod en de procesduur. Als er meer of minder werkaanbod is, schaalt de inzet van personeel dat van het werkaanbod afhankelijk is mee. Op deze manier hebben de functies met taken die op elkaar aansluiten dezelfde productiecapaciteit en is er altijd een ‘perfecte mix’ van de inzet van het personeel. Naast de inzet van personeel wordt de planningstool ook gebruikt als rapportagetool. Hier kunnen de planner en afdelingsmanager zien hoeveel werkaanbod er is verwerkt met hoeveel ingezette uren. Deze performance is visueel gemaakt in een dashboard.
2013.TEL.7763 vii
Inhoudsopgave
Voorwoord ... iSummary (English) ...iii
Samenvatting (Nederlandstalig) ... v
Inhoudsopgave ... vii
Lijst met figuren ... ix
Lijst met tabellen ... xi
Afkortingen ... xii
1 Introductie FloraHolland ... 1
2 Procesbeschrijving ... 4
2.1 Aanvoeren ... 5
2.2 Sorteren en opstellen ... 5
2.3 Aan- en afvoer van de klok ... 6
2.4 Verdelen ... 7
2.5 Afleveren bij kopers ... 8
2.6 Werkaanbod, productiviteit en planning ... 9
3 Procesanalyse ... 12 3.1 Orderstroom ... 15 3.2 Productstroom ... 16 3.3 Middelenstroom ... 23 3.4 Beheersen ... 23 3.5 Data analyse ... 27 4 Probleemstelling ... 29 4.1 Plannen ... 29
4.2 Normen DS bloemen proces ... 30
4.3 Financiële sturing en veranderende omgeving ... 31
5 KPI’s en normen ... 33
5.1 Dienstverlening naar kwekers en kopers ... 33
5.2 Efficiëntie logistieke proces ... 34
5.3 Beheersen distributieproces ... 35
5.4 Normen voor het distributieproces: simulatie ... 37
6 Het bepalen van normen voor het distributieproces met simulatie ... 38
6.1 Doelstelling ... 38
6.2 Output en performance indicatoren ... 39
6.3 Systeembeschrijving ... 39
6.4 Processen ... 41
6.5 Proces model ... 43
6.6 Verificatie van het model ... 45
6.7 Validatie ... 52
2013.TEL.7763 viii
7 Implementatie ... 59
7.1 Verbeteren huidige prestaties ... 59
7.2 Plansystematiek ... 60
7.3 Rapportage en dashboard ... 62
8 Conclusie ... 64
9 Aanbevelingen ... 66
Literatuurlijst ... 68
Appendix A: Scientific Research Paper ... 69
Appendix B: Systeemschema ... 74
Appendix C: Kosten Logistiek ... 75
Appendix D: Prestaties kostenplaatsen ... 76
2013.TEL.7763 ix
Lijst met figuren
Figuur 1: De keten ... 1Figuur 2: Bestuurlijke praktijk ... 2
Figuur 3: Organogram Logistiek & Faciliteiten Aalsmeer ... 2
Figuur 4: Ontwikkeling werkaanbod (STW’s) ... 3
Figuur 5: Ontwikkeling werkaanbod (fusten) ... 3
Figuur 6: Hoofdfuncties logistiek ... 4
Figuur 7: De weg van een STW van aanvoer-koper ... 4
Figuur 8: aanvoer ... 5
Figuur 9: Koelcel ... 5
Figuur 10: Mijnzaal ... 6
Figuur 11: Verdeelgebied ... 7
Figuur 12: Verdeelpad ... 8
Figuur 13: Elektronische hangbaan ... 8
Figuur 14: Proces van kweker-koper ... 9
Figuur 15: Ontwikkeling splits ... 9
Figuur 16: Afhandelproces van bedrijfsonderdeel Logistiek & Faciliteiten Aalsmeer weergegeven als Blackbox, aggregatieniveau 1 ... 12
Figuur 17: Afhandelproces L&F weergegeven als PROPER-model, aggregatieniveau 2 ... 13
Figuur 18: Afhandelproces L&F weergegeven als PROPER-model, aggregatieniveau 3 ... 14
Figuur 19: Productstroom ontvangen ... 16
Figuur 20: Productstroom sorteren en opstellen ... 17
Figuur 21: Productstroom aan-en afvoeren klok ... 18
Figuur 22: Productstroom distributie ... 20
Figuur 23: Productstroom afleveren ... 22
Figuur 24: Beheersing distributieproces ... 25
Figuur 25: Samenhang van concepten efficiëntie, effectiviteit en performance, Veeke, H.P.M., Ottjes, J., & Lodewijks, G. (2008) ... 26
Figuur 26: Verwerkingscapaciteit verdelers in logtra’s op 29-07-2013 ... 27
Figuur 27: Inzet verdelers week 31 ... 28
Figuur 28: Inzet padbeheerders week 31 ... 28
Figuur 29: Inzet afleverchauffeurs week 31 ... 28
Figuur 30: Afwijking planning DS Bloemen... 30
Figuur 31: Congestie (filevorming) ... 31
Figuur 32: Kwaliteit logistieke proces naar kweker ... 33
Figuur 33: Kwaliteit Logistieke Proces naar kopers ... 34
Figuur 34: Beheersing distributieproces ... 36
2013.TEL.7763 x
Figuur 36: wachten in verdeelpaden... 41
Figuur 37: Dashboard visualisatie ... 47
Figuur 38: resultaat testrun ... 48
Figuur 39: Wachttijd verdelers ... 49
Figuur 40: Aantal MK-logtra’s op MK-STW’s ... 50
Figuur 41: Aantal logtra’s per verdeelnummer... 50
Figuur 42: Simulatie versus werkelijkheid ... 53
Figuur 43: Productiviteit verdelers (logtra’s) met variërende MK-splits ... 55
Figuur 44: Productiviteit verdelers (STW’s) met variërende splits ... 55
Figuur 45: %Wachttijd met meer of minder verdelers ... 56
Figuur 46: Referentie voor norm verdelers in STW's/uur ... 57
Figuur 47: Referentie voor norm verdelers in Logtra's/uur ... 57
Figuur 48: wachttijd verdelers door niet voldoende padbeheerders ... 58
Figuur 49: Screenshot planning ... 60
Figuur 50: weekrapportage distributieproces ... 62
Figuur 51: Dashboard distributieproces ... 63
Figuur 52: Het effect van congestie ... 64
2013.TEL.7763 xi
Lijst met tabellen
Tabel 1: KPI’s for efficiency of the logistic process ... ivTabel 2: KPI’s efficiëntie logistieke proces... vi
Tabel 3: Overzicht aanvoer ... 17
Tabel 4: Overzicht sorteren en opstellen ... 18
Tabel 5: Overzicht aan- en afvoeren klok ... 19
Tabel 6: Overzicht distributie ... 21
Tabel 7: overzicht afleveren ... 22
Tabel 8: Functies distributieproces met afhankelijkheid tijd/werkaanbod ... 24
Tabel 9: Activiteitenveroorzakers per afdeling ... 35
Tabel 10: KPI's per afdeling ... 35
Tabel 11: Handelingstijden verdelers en padbeheerders ... 42
Tabel 12: balance check ... 45
Tabel 13: In = in process + uit ... 45
Tabel 14: Handsimulatie van verdeelproces ... 46
Tabel 15: Handsimulatie van het padbeheerproces ... 46
Tabel 16: Aantal verdeelposities per verdeelnummer ... 51
Tabel 17: Vergelijking procestijd simulatie met werkelijkheid ... 52
Tabel 18: Parameters voor experimenteel plan ... 54
Tabel 19: norm verdelers (logtra’s/uur) bij verschillende scenarios ... 56
Tabel 20: Activiteitenveroorzakers MDW’s distributie ... 59
Tabel 21: logistieke KPI's voor kwekers en kopers ... 64
2013.TEL.7763 xii
Afkortingen
A&A Aan- en afvoeren klok (afdeling onder LO) AIS Aanbod Informatie Systeem
ALX Aalsmeer Logistiek X DRS Dock Reserverings Systeem EAB Elektronische Aanvoerbrief FIFO First In First Out
FPC’s FloraHolland ProductCommissies
KOA Kopen Op Afstand
KoWaLa Koppeling-Wagen-Lading KoWaDi Koppeling-Wagen-Distributie KPI Key Performance Indicator L&F Logistiek & Faciliteiten
LDA Logistieke Dienstverlingen Kopers LDK Logistieke Dienstverlening Kopers LHP’s Logistieke Handeling Punten
LO Logistieke Operatie
Logtra Logistieke Transactie
MK-STW Meerkoopstapelwagen (stapelwagen met meerdere logistieke transacties) MK-splits Meerkoopsplits (de verhouding tussen MK-STW’s en MK-Logtra’s)
MLS Managing Logistic Services
PD-systeem Productiviteit- en doorlooptijdsysteem RAC’s Regional Advisory Committees SLA Service Level Agreement
SSP Samenstellen-SPoor
STW Stapelwagen
2013.TEL.7763 1
1
Introductie FloraHolland
FloraHolland is de grootste veiling van snijbloemen en planten ter wereld. FloraHolland is een coöperatie en is dan ook eigendom van haar leden: kwekers. Van de 5000 kwekers zijn er 600 die vanuit het buitenland producten aanleveren. FloraHolland biedt haar leden en klanten een internationaal handelsplatform op zes locaties: vijf in Nederland en één in Duitsland. Hier vinden leden sterke koopkracht dankzij de combinatie van marktplaatsen en ondersteunende diensten. De producten van de leden worden aangeboden op 38 veilingklokken, via de bemiddelingsorganisatie Connect en via de klok. Met Kopen Op Afstand(KOA) kan er worden meegeboden op de klok vanuit een eigen locatie. FloraHolland biedt daarbij logistieke en commerciële diensten en verzorgt de administratieve afhandeling.
FloraHolland heeft een jaaromzet van 4.4 miljard euro, die wordt gerealiseerd met 4000 medewerkers. Per jaar worden er 12.5 miljard stuks bloemen of planten geveild. De directe en indirecte werkgelegenheid binnen de sector bestaat uit 250.000 voltijd banen. Een indruk van de grootte van de operatie logistiek: in locatie Aalsmeer werden er in 2012 3.8 miljoen stapelwagens(STW’s) verwerkt.
De keten
Een veredelaar is bezig met het ontwikkelen van nieuwe of bestaande plantenrassen. Hierbij houdt hij in het oog naar welk product er vraag zal komen in de toekomst. De vermeerderaar levert zaden of beginnende planten aan de kwekers die het product kweken totdat het product veilklaar is. De kweker levert zijn veilklare producten aan FloraHolland waar de producten gekeurd en geveild worden. Als de producten zijn verkocht aan de kopers, exporteurs of groothandels, zorgt FloraHolland ervoor dat de producten bij deze kopers terechtkomen. Vervolgens worden de producten aan de detaillist of retailer verkocht om tenslotte bij de consument te eindigen.
Veredelaar/
vermeerderaar Kweker Flora Holland
Exporteur/
groothandel Detaillist/retailer Consument
2013.TEL.7763 2 Organisatie
In Figuur 2 is de bestuurlijke praktijk van FloraHolland te zien. De leden hebben invloed op het beleid via de algemene ledenvergadering, adviesraden, productcomissie’s (FPC’s) en de Regional Advisory Committees (RAC’s). De directie stuurt het bedrijf aan in het belang van de leden en wordt gecontroleerd door het bestuur. Het bestuur besluit over strategische en belangrijke coöperatieve
zaken. Op het bestuur wordt toezicht gehouden door de RvC en zij krijgt advies van FPC’s, RAC’s en adviesraden.
De directie bestaat uit een algemeen directeur, operationeel directeur en financieel directeur. ‘Logistiek en Faciliteiten’ valt onder de operationeel directeur met per vestiging een Logistiek Manager. De Logistiek Manager van Aalsmeer heeft drie managers onder zich (te zien in Figuur 3) welke elk leiding geven aan een deel van het logistieke proces. Hieronder vallen verschillende afdelingsmanagers die als laatste nog teamleiders en procesbegeleiders onder zich hebben om de werknemers aan te sturen.
Figuur 3: Organogram Logistiek & Faciliteiten Aalsmeer
Manager Logistiek Locatie Aalsmeer
Manager Logistieke Dienstverlening & Aanvoerders
Afdelingsmanager Ontvangst
Afdelingsmanager Sorteren & Opstellen
Afdelingsmanager Operatie Logistieke Middelen
Afdelingsmanager Beheer Logistieke Middelen
Manager Logistieke Operatie Afdelingsmanager Distributie Bloemen Afdelingsmanager Aan&Afvoer Distr.Bloemen Afdelingsmanager Distributie Planten Afdelingsmanager Flexgroep Manager Logistieke Dienstverlening Kopers Afdelinsmanager Afleveren West Afdelingsmanager Afl.Centrum-Oost Afdelingsmanager Afleveren Zuid Afdelingsmanager Connect&Aan.Dienstverlening Afdelingsmanager Logistieke Ondersteuning Secretariaat Logistiek
2013.TEL.7763 3
FloraHolland heeft te maken met een dalend werkaanbod. Er worden steeds minder STW’s aangevoerd om geveild te worden. Uit Figuur 4 blijkt een dalende ontwikkeling van het aantal aangevoerde STW’s met bloemen. Per jaar is er een daling van ongeveer 8% procent te zien. In Figuur 5 zijn de ontwikkelingen van het aantal aangevoerde fusten met bloemen te zien. Hier is de daling minder, omdat de STW’s steeds hoger beladen worden.
Figuur 4: Ontwikkeling werkaanbod (STW’s)
Figuur 5: Ontwikkeling werkaanbod (fusten) 25.000 30.000 35.000 40.000 45.000 50.000 55.000 60.000 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 A ant al a ange voe rde S TW' s B loe m e n Weeknummers
Ontwikkelingen werkaanbod (aangevoerde STW's)
2011 2012 2013 600.000 800.000 1.000.000 1.200.000 1.400.000 1.600.000 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 Aan ta l a an ge vo erd e fu sten weeknummers
Ontwikkelingen werkaanbod (aangevoerde fusten)
2011 2012 2013
2013.TEL.7763 4
2
Procesbeschrijving
De kweker brengt of laat stapelwagens (STW’s) naar FloraHolland brengen die bij aankomst worden aangenomen door personeel van Logistieke Dienstverlening Aanvoerders (LDA). Hier worden de aangevoerde STW’s gecontroleerd. Vervolgens worden de STW’s in een sleep (meerdere STW’s aan elkaar gekoppeld) naar het verdeelplein gereden waar de STW’s worden gesorteerd op veilgroep. Vervolgens worden de STW’s naar de koelcel gereden waar de STW’s per veilgroep worden opgesteld om de volgende dag te worden geveild. Vroeg in de ochtend wordt geloot welke STW’s als eerste van de veilgroep worden geveild. De STW’s worden gekeurd op kwaliteit en vervolgens geveild. Na het veilen worden de verkochte fusten op de STW’s verdeeld onder de desbetreffende kopers (Logistieke Operatie). FloraHolland heeft afgesproken een geveilde STW binnen 2,5 uur af te leveren bij de koper. Als een STW verkocht is aan verschillende kopers zullen de verkochte fusten worden verdeeld op STW’s die naar de kopers worden gebracht. Als STW’s gereed zijn om naar de kopers te rijden zal de ‘Logistieke Dienstverlening Kopers’ de fusten afleveren bij de kopers die meestal boxen huren in de vestiging. In Figuur 6 zijn de hoofdfuncties van Logistiek & Faciliteiten weergegeven. In de volgende paragrafen wordt elke functie specifieker beschreven.
Te veilen STW van kweker
Aanvoeren (LDA) Veilen: aan en afvoer klok (LO) Verdelen (LO) Afleveren (LDK)
Geveilde en uitgesorteerde karren voor koper
Sorteren en opstellen (LDA)
Figuur 6: Hoofdfuncties logistiek
In Figuur 7 is een voorbeeld van de weg die een STW aflegt van de aanvoerder naar koper gevisualiseerd.
2013.TEL.7763 5
2.1 Aanvoeren
Voordat een kweker zijn producten naar FloraHolland stuurt, geeft de kweker via een Elektronische Aanvoerbrief (EAB) de hoeveelheid en soort van de producten aan die hij gaat aanvoeren. Het aanmelden van EAB’s kan tot 20.00 uur op de dag voordat het product geveild moet worden. Zo weet FloraHolland hoeveel en wat
voor aanvoer er binnen zal komen. In de vestiging Aalsmeer zijn door het groeien van de vestiging vele aanvoerlocaties. De aanvoerlocaties zijn te verdelen in docks en aanvoerlocaties op de vloer.
- Docks: de transporteurs (ook wel collectief vervoerders genoemd) of de kwekers die met hun vrachtwagen aandocken en hun producten lossen (zie Figuur 8).
- Aanvoerlocaties op de vloer: aanvoerders die geen mogelijkheid hebben om aan te docken kunnen op
aangewezen plaatsen lossen.
Producten komen binnen op vliegtuigpallets, worden
overgezet op STW’s en bij importverwerkers gebracht. Vervolgens worden de producten veilklaar gemaakt en weer opgehaald door FloraHolland om in de koelcel te worden opgesteld.
Als een STW de veiling verlaat moet er een slotplaat op een STW bevestigd worden. De slotplaten worden bij FloraHolland gekocht om STW’s ook buiten de vestiging te gebruiken. Na het uitladen moet de chauffeur wachten op een medewerker van FloraHolland om de slotplaten van de STW’s af te halen (te sleutelen).
Bij het aanvoeren wordt gecontroleerd of de aanvoerbrief aanwezig is en wordt deze gescand om te zien of de juiste producten afgeleverd zijn volgens de juiste aanvoerafspraken. Als dit klopt wordt er een scan van de aanvoerbrief en een scan van de barcode op de STW gemaakt: Koppeling-Wagen-Lading(KoWaLa). Na deze scan is bekend welke lading op welke STW staat. Deze informatie wordt later in het proces gebruikt.
2.2 Sorteren en opstellen
Een grote stroom van de aanvoer wordt na de KoWaLa-scan naar het ‘aanvoerplein’ gebracht. Hier gebeurt een grove sorteerslag waar wordt bepaald welke STW’s naar welke koelcel moeten.
Figuur 8: aanvoer
2013.TEL.7763 6
Vanuit de opstelplanning is duidelijk welke veilgroep in welke koelcel (zie Figuur 9) zal worden opgesteld. 90% van de te veilen bloemen dienen te worden gekoeld in verschillende koelcellen welke verschillende temperaturen hebben. Het streven is om producten die aankomen uiterlijk binnen 45 minuten in de koelcel te hebben staan. Als de slepen in de koelcellen aankomen worden ze aan de hand van een opstelplanning neergezet. In deze planning is per veilgroep een aantal sporen gereserveerd. De STW’s die de koelcel binnenkomen worden FIFO neergezet in de aangewezen sporen. Er zijn veel verschillende partijen die van de koelcel gebruik maken, zoals kwekers, kopers, importverwerkers, LDA, LO, LDK (M. Borst 2013).
2.3 Aan- en afvoer van de klok
Om 4 uur in de ochtend staan de STW’s opgesteld in de koelcellen en wordt geloot welke STW van een kweker als eerste wordt geveild in zijn veilgroep. Ook worden er om 4 uur partijen genummerd, omdat soms lastig te zien is in welke fusten welke soorten bloemen staan. Vanaf 5 uur beginnen de keurmeesters met het keuren van de te veilen STW’s. De kweker moet zelf de kwaliteit van zijn product een score geven van A1, A2 of B waarbij A1 de hoogste kwaliteit weergeeft. De keurmeester keurt ongeveer 30% van alle STW’s en in zijn scansysteem wordt aangegeven of een STW soms meer aandacht vraagt, omdat een kweker zijn producten al vaker in een te hoge klasse heeft ingedeeld. Nadat de keurmeester langs de STW’s in de koelcellen loopt, loopt ook de VOD’er (Veilen Ondersteunende Dienstverlener) langs de STW’s en scant elke aanvoerbrief. Aan de hand van deze scan wordt de veilvolgorde bepaald en het veilschema opgesteld.
Voor het veilen worden de eerste rijen STW’s op de kettingbaan gezet om te worden geveild onder de klok. Om 6 uur begint het veilen en zullen er steeds nieuwe rijen STW’s naar de kettingbaan van de klok moeten worden gevoerd. Sommige STW’s komen niet fysiek voor de klok langs, maar worden geveild aan de hand van een afbeelding (beeldveilen). Deze STW’s blijven in de koelcel staan en nadat ze verkocht zijn, worden ze direct via een kettingbaan het verdeelproces in gebracht.
Veilen
In de gelote volgorde worden de STW’s geveild. Op de veilklok loopt de prijs van een partij af en kunnen kopers op de knop drukken om voor de gedrukte prijs een deel van een partij te kopen. Een partij kan bijvoorbeeld uit 40 fusten rozen bestaan, verdeeld over twee STW’s. Een koper krijgt Figuur 10: Mijnzaal
2013.TEL.7763 7
na het drukken op een prijs direct de veilmeester aan de ‘telefoon’ om te vertellen hoeveel fusten hij wil afnemen. Als één STW verkocht wordt aan één koper wordt dit een 1-koops STW genoemd en hoeven de fusten op deze STW niet te worden overgezet op aparte STW’s. Als een STW verkocht is aan meerdere kopers wordt dit een meer-koops STW genoemd.
2.4 Verdelen
In het verdeelproces komen de fysiek en beeld geveilde STW’s bij elkaar en worden er bonnen geprint en geplakt op de STW’s. Op de bon staat informatie over hoeveel fusten er van de desbetreffende partij naar welke koper moeten. Hierna komen de STW’s in de automatische verdeelbuffer terecht. Deze buffer scheidt de 1-koops STW’s, de makkelijk te verdelen meer-koops STW’s en de moeilijk te verdelen meer-koops STW’s. De verdelers weten aan de hand van kleuren van lampjes welke STW zij moeten verdelen.
Een verdeler komt aanrijden op een trekker en haakt een STW aan die verdeeld moet worden. Na het aanhaken zoekt de verdeler een rustig plekje op om te controleren of de bonnen overeenkomen met de producten op de STW. Als dit niet correct is, zal de verdeler met de STW naar een herstelpunt rijden. Hier zal
aan de hand van barcodes van bonnen en STW’s in meerdere systemen gezocht worden naar wat er mis is en zal de fout hersteld worden.
Als na het controleren van de verdeler de inhoud van de STW klopt, is er een scanmoment. De verdeler rijdt naar een scanpaal en scant één van de bonnen van zijn STW en zijn pasje. Hier wordt een koppeling van een medewerker aan een STW gemaakt. Vervolgens zal de verdeler naar zijn eerste verdeelnummer rijden. Op dit verdeelnummer staat een STW die naar de koper zal gaan. Aan de hand van de bijbehorende bon weet de verdeler hoeveel en welke fusten hij moet overstapelen op de STW van de koper. De verdeler zal doorrijden totdat hij alle orders heeft afgeleverd. Het is mogelijk dat er op de bon ‘restkoop’ vermeld staat. In dit geval hoeft de verdeler de laatste producten op de STW niet over te zetten, maar gaat de STW direct door naar de koper.
2013.TEL.7763 8
De padbeheerders
De padbeheerders letten op doorlooptijden van producten op STW’s in het pad. Een STW wordt gewisseld als de doorlooptijd bijna verstrijkt of verstreken is. Bij het wisselen scant de padbeheerder de bon van de partij en telt het aantal fusten op de STW. Als dit klopt zet de padbeheerder een vinkje op de bovenste bon en leest op de bon in welk afleverspoor de STW gezet moet worden. De STW wordt gekoppeld aan de sleep die al in het spoor staat, zodat de hele sleep in één keer kan worden aangekoppeld en weggereden. De padbeheerders proberen de STW’s de beladingsgraad zo hoog mogelijk te krijgen, om zo logistieke kosten te besparen.
2.5 Afleveren bij kopers
De afdeling Logistieke Dienstverlening Kopers (LDK) zorgt ervoor dat de sleep met gekoppelde STW’s wordt afgeleverd bij de kopers. Aan de hand van spoornummers weten de afleverchauffeurs waar de sleep naartoe moet. Als de sleep gekoppeld is, wordt elke STW uit de sleep gescand. Vervolgens gaat de chauffeur naar de kopers rijden en zal indien nodig zijn sleep uitsorteren over verschillende kopers in
een kopersgebied op de locatie. Soms zijn er locatiemedewerkers aanwezig in een kopersgebied die het uitsorteren over de kopers overnemen. Deze locatiemedewerkers weten naast de locaties van kopers ook vaak de aparte wensen en eisen van de kopers. Een deel van de kopers zit in een apart complex: genaamd Zuidzicht. Naar Zuidzicht is er een Elektrische Hangbaan (Figuur 13), ook wel shuttle genoemd, waar de STW’s in worden geplaatst en automatisch aankomen bij de kopers in gebied Zuidzicht.
Schema kweker-koper:
Figuur 14 laat zien welke activiteiten er plaatsvinden vanaf het moment dat de kweker zijn STW bij FloraHolland brengt, of laat brengen totdat zijn producten bij de koper terechtkomen. Ook is te zien bij welke activiteit de STW’s, EAB’s of bonnen gescand worden en dus waar er informatie in verschillende systemen terechtkomt. In appendix B is het systeemschema te zien van FloraHolland.
Figuur 12: Verdeelpad
2013.TEL.7763 9
Figuur 14: Proces van kweker-koper
2.6 Werkaanbod, productiviteit en planning
Splitsfactor en expansiefactor
24 uur per dag vindt er aanvoer plaats. Op een maandag komen er bijvoorbeeld 8.000 STW’s binnen met gemiddeld zo’n 26 fusten per STW. De volgende ochtend worden de STW’s geveild en zal er steeds meer bekend worden over het koopgedrag van die dag, namelijk hoeveel kopers er meer-koops- of 1-koops STW’s hebben. De splitsfactor wordt dus bekend: de splitsfactor is het aantal transacties per STW die verdeeld moeten worden (de meer-koops STW’s). 3,0 3,5 4,0 4,5 5,0 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 Sp lits b lo e m e n Weeknrs
Ontwikkelingen splits
2011 2012 20132013.TEL.7763 10
Een andere factor van belang is de expansiefactor. De expansiefactor is de verhouding tussen de aangevoerde STW’s van kwekers en de bij de kopers af te leveren STW’s.
In Figuur 15 is de stijgende trend in de ontwikkeling van de splits van de klokstroom bloemen te zien. Een hogere splits betekend dat er fijnmaziger gekocht wordt. De fusten op een geveilde STW moet worden uitgesplitst over gemiddeld meer kopers, en dus moeten verdelers in de distributie meer stops per STW maken.
Productiviteit meten
De hoofdprocessen worden gestuurd op het aantal verwerkte STW’s per betaald uur. De productiviteit op medewerkers niveau wordt bij de Aanvoer en het Sorteren en Opstellen niet gemeten. Aan de hand van Logistieke Handeling Punten (LHP’s) wordt bij LO en LDK bepaald hoe productief een logistieke medewerker is. Voor elke handeling kan de medewerker punten verdienen. Een nieuwe medewerker heeft een aantal weken om op het niveau van de norm te komen, maar als na veel hulp en aanwijzingen de norm niet gehaald kan worden, wordt de persoon niet geschikt bevonden voor de functie. Met het LHP-systeem wordt voornamelijk gestuurd in het verdeelproces, waar het systeem voor ontwikkeld is. Wat in het verdeelproces werd opgemerkt is dat steeds dezelfde medewerkers de moeilijkere en zwaardere STW’s te verdelen kregen en vaak dezelfde medewerkers de makkelijk te verdelen STW’s uitkozen. Een logistieke handeling is bijvoorbeeld een rijhandeling, buffer handeling, fust handeling of het wegzetten van een lege STW. Aan de hand van een formule wordt het aantal behaalde LHP’s berekend. De punten die voor een handeling gekregen worden zijn voor een deel gekoppeld aan de tijd die de handeling kost. De punten die verkregen worden met fusten overstapelen, zijn ingedeeld aan de hand van de ‘zwaarte en moeilijkheid’ van overstapelen om te voorkomen dat de verdelers selectief kiezen welke STW zij verdelen.
Bij LDK wordt er niet actief gestuurd op LHP’s, terwijl deze er wel zijn. Het onderhoud aan het LHP-systeem is afgelopen jaren nagelaten. De verkregen punten die verdiend worden, zijn niet altijd meer reëel ten opzichte van het verrichte werk. Wel wordt via het LHP-systeem in de gaten gehouden hoe vaak medewerkers een nieuwe sleep aanpikken om naar de koper te rijden.
Personeel inplannen
Op de logistieke afdelingen wordt woensdag de planning voor de volgende week gemaakt op basis van de prognose van het werkaanbod. Aan de hand van deze planning worden indien nodig uitzendkrachten aangevraagd. In de ochtend wordt het veilschema opgesteld en daarmee is ook bekend wat het aantal STW’s is dat geveild moet worden. Omdat er ook STW’s worden samengevoegd als er weinig fusten op een STW staan, is het aantal te
2013.TEL.7763 11
verwerken STW’s in praktijk altijd iets minder ten opzichte van het veilschema. Er zijn geen vaste momenten dat er interventies plaats vinden op de planning. Als wordt opgemerkt dat de prognose gedurende de week veel verandert, wordt de planning bijgesteld.
Bij de planning voor het verdeelproces wordt op basis van het aantal STW’s, de 1-koopsfactor en de splitsfactor per veilklok het aantal transacties berekend. De medewerkers hebben een productiviteit aan de hand van het aantal logistieke transacties (orders op een aangevoerde STW) die ze kunnen verwerken. De eindtijd wordt gepland op de doorlooptijd van de logistieke transacties (logtra’s), het werkaanbod en de productiviteit van de medewerkers.
2013.TEL.7763 12
3
Procesanalyse
Aan de hand van de Delftse Systeemkunde (Veeke, Ottjes & Lodewijks, 2008) zal het proces dat is beschreven in hoofdstuk 3 worden geanalyseerd. Het proces kan worden beschouwd als een systeem en weergegeven als een Blackbox (Figuur 16). Het systeem heeft als functie: het afhandelen van aangevoerde producten (bloemen) van kwekers. Het afhandelen stopt als de bloemen afgeleverd zijn bij de kopers. Aan het systeem wordt een aantal eisen gesteld. De primaire eis is dat de aangevoerde bloemen de volgende dag geveild worden. Tijdens het proces moet er voorzichtig worden omgegaan met de aangevoerde bloemen omdat de bloemen erg snel waarde verliezen als deze van mindere kwaliteit zijn; dit betekent minder opbrengsten voor de kweker. Ruwweg 90% van de aangevoerde bloemen wordt gekoeld opgeslagen totdat ze geveild worden. Dit is om de bloemen met de hoogst mogelijke kwaliteit te veilen. Ook willen de kwekers dat FloraHolland zo efficiënt mogelijk werkt omdat kwekers heffingen aan FloraHolland moeten afstaan. Hoe minder heffingen hoe minder kosten de kwekers hebben.
Tijdens het veilen veranderen de aangevoerde bloemen van eigenaar. De koper wordt de nieuwe eigenaar en de bloemen zullen bij de koper moeten worden afgeleverd. Kopers hebben verschillende wensen voor de aflevertijd van hun producten. Sommige kopers willen hun producten snel ontvangen nadat ze gekocht zijn en anderen hebben liever een gelijkmatige stroom van gekochte bloemen. Hier zijn afspraken over gemaakt: een product moet binnen 2,5 uur nadat deze geveild is bij de koper afgeleverd zijn. Ook moeten alle producten afgeleverd zijn op afgesproken tijden welke meeveren met het aantal te veilen STW’s (zie Figuur 16). Uiteraard wil de koper zijn producten onbeschadigd en in zo hoog mogelijke kwaliteit ontvangen. Samengevat zijn de eisen aan het afhandelen van aangevoerde bloemen: betrouwbaarheid, kwaliteit, efficiëntie en aflevertijd.
betrouwbaarheid kwaliteit aflevertijd efficiëntie prestaties Afhandelen
Aangevoerde bloemen Afgeleverde bloemen
Figuur 16: Afhandelproces van bedrijfsonderdeel Logistiek & Faciliteiten Aalsmeer weergegeven als Blackbox, aggregatieniveau 1
Bedrijfsonderdeel Logistiek & Faciliteiten (L&F) verzorgt het logistiek afhandelen van bloemen en planten die onder de klok worden geveild, maar ook de directe kweker-koper stromen die
2013.TEL.7763 13
niet onder de klok worden geveild. Voor dit onderzoek wordt alleen gekeken naar de bloemen-stroom, die onder de klok wordt geveild. Dit kan via fysiek of beeld veilen. Bij het fysiek veilen komen de te veilen producten op een kettingbaan langs de tribune met kopers. Producten die gebeeldveild worden, worden geveild aan de hand van een afbeelding van het product. De producten zelf staan in de koelcel totdat deze verdeeld kunnen worden.
Het afhandelproces van L&F kan worden gezien als een systeem dat de order binnen krijgt van de kweker om zijn aangevoerde producten logistiek af te handelen. Om de aangevoerde producten logistiek af te handelen zijn er hulpmiddelen zoals o.a. trekkers, personeel en scanners nodig. Als de Blackbox wordt geopend, biedt het PROPER-model (PROcess PERformance model, Veeke, Ottjes & Lodewijks, 2008, p 101-103) de mogelijkheid om weer te geven dat het proces uit drie stromen bestaat: de orderstroom, de productstroom en de hulpmiddelenstroom.
In het PROPER-model van het afhandelproces van L&F (Figuur 17) is te zien dat elke stroom zijn eigen functie heeft. Via de Elektronische Aanmeldbrief(EAB) geeft de kweker door hoeveel producten hij komt brengen. Dit resulteert in een taak voor de productstroom. De opdracht van de kweker wordt verwerkt en zijn producten worden geveild. Uit de productstroom volgt de voortgang van het afhandelproces. Voor het afhandelen van producten zijn hulpmiddelen nodig, die de functie van de productstroom ondersteunen. Als de producten geveild zijn, heeft de koper een aantal producten gekocht. Dit resulteert in een te verwerken transactie. Ook deze te verwerken transactie resulteert in een taak om producten af te handelen.
Figuur 17: Afhandelproces L&F weergegeven als PROPER-model, aggregatieniveau 2
2013.TEL.7763 14
2013.TEL.7763 15
Op het PROPER-model zal worden ingezoomd (Figuur 18) zodat er onderscheid kan worden gemaakt tussen de hoofdfuncties van het afhandelproces: ontvangen, sorteren en opstellen, aan- en afvoeren klok, distributie en afleveren. ‘Ontvangen’ en ‘sorteren en opstellen’ vallen onder de afdeling Logistieke Dienstverlening Aanvoer (LDA). Het ‘aan en afvoeren van de klok’ en ‘distributie’ valt onder de afdeling Logistieke Operatie(LO) en het ‘afleveren’ valt onder de afdeling Logistieke Dienstverlening Kopers (LDK). Op alle stromen kan worden ingezoomd om een gedetailleerder beeld van het proces te krijgen en de daadwerkelijke problemen aan het licht te brengen.
3.1 Orderstroom
De kweker geeft FloraHolland de opdracht om zijn aangevoerde STW te veilen in de vorm van een EAB’s. Vanaf het ontvangen tot aan het veilen is de kweker de eigenaar van het product. Vanaf het veilen is de koper de eigenaar en deze geeft FloraHolland de opdracht om zijn producten van zijn transactie af te leveren in zijn box.
Aanvoer
Op verschillende momenten worden er scans gemaakt van STW’s of transacties waarmee het proces beheerst wordt. Deze informatie wordt verzameld in verschillende systemen, (zie appendix B) welke aan elkaar gekoppeld zijn. De kweker geeft op hoeveel en welke producten hij naar de veiling zal gaan sturen via een EAB. Deze EAB’s komen terecht in het Aanbod Informatie Systeem (AIS). Als de producten aankomen bij FloraHolland wordt er een Koppeling-Wagen-Lading (KoWaLa) scan gemaakt. Hier wordt de informatie van de EAB gekoppeld aan de STW. De KoWaLa komt in het systeem Aalsmeer Logistiek X (ALX) terecht. Aan het verschil van het aantal EAB’s en KoWaLa-scans kan LDA zien hoeveel producten er nog zouden moeten binnen komen. Dit is echter slechts een indicatie omdat kwekers niet altijd een EAB aanmaken en toch producten aanleveren. Hier staat een boete voor de kweker op van 15,- euro per STW. Andere kwekers maken soms een EAB aan, maar leveren vervolgens geen producten. Hier zijn geen sancties voor, omdat FloraHolland hier niet direct meer werk aan heeft.
Veilen
De afdeling Veilen en Kwaliteit ontvangt informatie over de EAB’s en weet zo welke producten van de kweker geveild moeten worden. Ook wordt er in de koelcellen een Veil-ondersteunende-dienst-scan (VOD-scan) gemaakt van alle te veilen STW’s. Door de VOD-scan weten de veilmeesters in welke volgorde de STW’s staan, die zij fysiek moeten veilen. Doordat bekend is hoeveel STW’s geveild moeten worden, is de voortgang van het veilen bekend.
Distributie en afleveren
Na het veilen is de koper de nieuwe eigenaar van het product. Om het product bij de koper af te leveren is er logistieke afhandeling nodig. Als de producten geveild zijn, komt de informatie van de
2013.TEL.7763 16
transacties in MLS terecht. In MLS zit informatie over de locatie van de koper en zo stuurt MLS het juiste product naar de juiste koper. Met deze informatie wordt er een bon geprint, waarop staat hoe een STW onder de kopers verdeeld moet worden en ook waar deze moet worden afgeleverd. Als er een STW klaar staat om te worden afgeleverd krijgt de koper een bericht dat hij de STW binnen 30 minuten kan verwachten.
3.2 Productstroom
Ontvangen
Bij de functie ‘ontvangen’ worden STW’s van kwekers/transporteurs/importeurs aangenomen zodat deze in het proces kunnen worden opgenomen. Belangrijk voor de kweker is dat indien zijn product gekoeld moet worden zijn producten z.s.m. vanaf het moment van aankomst in de koelcel worden gezet. Hierover is de afspraak gemaakt dat als een product 8 graden gekoeld moet worden het product binnen 45 min in de koelcel moet staan en een product dat 2 graden gekoeld moet worden binnen 30 min in de koelcel moet staan. Naast de doorlooptijd is het een eis aan FloraHolland dat de producten van de kweker geveild worden (kwantiteit) en onbeschadigd bij de koper aankomen(kwaliteit). C KoWaLa scan Controle EAB Aangevoerde STW Sleutelen Gecontroleerde STW STW naar sorteerbuffer brengen Sorteerbuffer
Figuur 19: Productstroom ontvangen
Het aanleveren kan op verschillende manieren. Een van de manieren is het aanvoeren met een vrachtwagen welke aan moet docken. Voordat de chauffeur de lading komt afleveren heeft hij contact met FloraHolland waar via Het DRS (Dock-toewijzingssysteem) hem wordt verteld bij welk dock hij zijn lading mag aanvoeren. FloraHolland zorgt dan ook dat er iemand bij is die de lading kan afhandelen. De hoofdactiviteiten zijn te zien in Figuur 19. De STW’s worden eerst gecontroleerd op kwaliteit: staat het juiste aantal fusten met de juiste producten op de STW. Als dit klopt wordt er de KoWaLa scan gemaakt en worden de STW’s gesleuteld. De slotplaten die aangeven dat een STW buiten de veiling gebruikt mag worden, worden door een ontvangstmedewerker van de STW afgehaald (gesleuteld). Vaak neemt de chauffeur ook weer lege STW’s mee terug en worden er op de lege STW’s weer slotplaten gezet. De STW’s met te veilen producten worden naar de sorteerbuffer gereden waar medewerkers van sorteren en opstellen de STW verder gaan verwerken. Indien mogelijk wordt de sorteerbuffer overgeslagen en halen medewerkers van sorteren en opstellen direct de te veilen STW’s
2013.TEL.7763 17 Tabel 3: Overzicht aanvoer
Kleinste logistieke eenheid: aangevoerde STW’s Input uit orderstroom (taken): - Prognose
- Aantal EAB’s
- Output Docktoewijssysteem Output orderstroom (Voortgang): KoWaLa-scans
Inzet middelen - Personeel
- Trekkers - Retour STW’s - Retourfusten - Docks, ruimte - Slotplaten/slotsleutels - scanners
Wat te monitoren: - Aantallen: Prognose vs. Werkelijkheid vs. Realisatie (combi van prognose EAB en KoWaLa)
- DRS (dockingsysteem) - Productiviteit Medewerkers
Sorteren en Opstellen
Bij het sorteren en opstellen wordt de aangevoerde STW op veilgroep gesorteerd, zodat de STW’s in een van de koelcellen kunnen worden opgesteld en gereed staan om geloot te worden. 90% van de aangevoerde bloemen moeten in koelcellen worden opgesteld. Indien nodig wordt eerst een grove sorteerslag gemaakt waarbij de aangevoerde STW’s op koelcel worden gesorteerd.
Sorteren op veilgroep Opstellen Tussen-buffer 90% gekoelde STW (90% Koelcel) Gecontroleerde STW Opgestelde STW Naar opstel-locatie rijden Gesorteerde STW s Sorteerbuffer
Figuur 20: Productstroom sorteren en opstellen
Vervolgens wordt er een ‘slimme’ sleep gemaakt waarmee zo efficiënt mogelijk naar de koelcellen gereden wordt. In de koelcel staat er een medewerker die de STW’s zal gaan opstellen in de goten. De opstelplanning geeft een overzicht van waar de producten van een veilgroep moeten worden opgesteld. Omdat bij het aan en afvoeren van de klok de volgorde van het voeden van de klokstroom erg belangrijk is wordt de opstelplanning gemaakt door medewerkers van LO.
2013.TEL.7763 18 Tabel 4: Overzicht sorteren en opstellen
Kleinste logistieke eenheid: aangevoerde STW Input uit orderstroom (taken): - Prognose
- Aantal EAB’s - Aantal KoWaLa’s Output orderstroom (Voortgang): Aantal opgestelde STW’s
Inzet middelen - Personeel
- Trekkers - Opstelruimtes
Wat te monitoren: - Opstelplanning gepland vs werkelijkheid - Productiviteit medewerkers (Lus met
realtime hoeveel mensen waar rijden)
Aan- en afvoeren klok
Per veilgroep wordt er geloot welke STW uit de groep eerst geveild wordt. Vaak is het zo dat een STW die eerder geveild wordt meer oplevert, omdat kopers bepaalde producten nodig hebben om aan de wens van hun klanten te voldoen. Terwijl er geloot wordt, worden ook de partijen die op de STW staan genummerd. Een partij bestaat uit exact dezelfde producten. Een kweker kan een STW aanleveren met verschillende partijen, bijvoorbeeld van dezelfde soort bloem maar van verschillende steellengtes. Het nummeren van partijen heeft als doel het aantal fouten te verminderen tijdens het distribueren, omdat het vaak lastig te zien welke eigenschappen producten hebben en dus bij welke partij ze horen.
Om 5:00 uur beginnen de keurmeesters met het keuren van de aangevoerde producten. Kwekers geven aan van welke kwaliteit hun aangevoerde producten zijn. De keurmeesters keuren de producten op de kwaliteit. Als er afwijkingen zijn, worden er opmerkingen bij het product gezet die getoond worden tijdens het veilen. Een aangevoerde partij kan zelfs een kwaliteitsklasse terug worden
Figuur 21: Productstroom aan-en afvoeren klok
Loten Keuren opzetten beeldveilenKettingbaan
Opgestelde STW’s Ketting-baan Fysiek veilen m VOD Scan m Keurscan STW’s bij verdeelbuffer brengen Geveilde STW’s
Veilen & Kwaliteit
Vanaf 5:00 Van 4:00-5:00 Vanaf 5:30 Vanaf 6:00 Van 4:00-5:00 Partij nummeren Veilen & Kwaliteit Beeldveilen Ketting-baan Kettingbaan opzetten fysiek veilen Vanaf 5:30 Geveilde STW’s Bonnen uitprinten en op kar plakken m Scan om bon te printen
2013.TEL.7763 19
gezet. Na het keuren worden alle STW’s gescand door medewerker van de Veil-Ondersteunende Dienst (een VOD-er) zodat de veilmeesters weten in welke volgorde ze de producten gaan veilen. Bij het aan- en afvoeren van de klok worden de fysiek te veilen producten op de kettingbaan van de desbetreffende klok gezet. De fysiek- en gebeeldveilde producten moeten FIFO aankomen in de verdeelbuffer, zodat de afgesproken doorlooptijden gehaald worden. De gebeeldveilde producten worden zo lang mogelijk in de koelcel bewaard omdat in de koelcel de kwaliteit van de producten het hoogst blijft. Het afvoeren van de klok en het voeden van de verdeelbuffer is in het huidige proces een ingewikkeld spel omdat er 10 klokken tegelijkertijd veilen en het doel is deze afvoer FIFO af te handelen. De STW’s die fysiek geveild zijn moeten worden gemixed met STW’s die in de koelcellen staan en gebeeldveild zijn. Ook geeft de distributie voorkeur aan een gevarieerd aanbod van STW’s om voldoende werk te hebben voor zijn medewerkers. Voordat de STW’s bij de verdeelbuffer aankomen wordt de verdeelbon op de STW geplakt. Op deze bon staat informatie over aan wie de producten verkocht zijn en hoe deze door distributie afgehandeld moeten worden.
Tabel 5: Overzicht aan- en afvoeren klok
Kleinste logistieke eenheid: aangevoerde STW’s Input uit orderstroom (taken): - Prognose
- KoWaLa’s
- Informatie over transacties uit MLS Output orderstroom (voortgang): - Aantal geveilde STW’s die afgeleverd
zijn bij de verdeelbuffer
Inzet middelen - Personeel
- Trekkers
- Scanners, printers en bonnen - kettingbanen
Wat te Monitoren: - Hoeveel er nog in de koelcel staat en
hoeveel is afgeleverd
- Achterstand logistieke proces t.o.v. veilen
2013.TEL.7763 20
Voordat de STW’s in de verdeelbuffer terecht komen, rijden de STW’s over een lus heen waar de tag van de STW’s gelezen wordt. Door de KoWaLa-scan is bekend welke lading op welke STW staat en nu de producten geveild zijn ook waar de producten naartoe moeten. Met behulp van het systeem ALK wordt bepaald in welke buffergoot de te verdelen STW terecht komt. Aan de hand van input van MLS is het bij ALK bekend of een STW een 1-koops STW, makkelijk te verdelen STW of moeilijk te verdelen STW is. Als van een STW geen KoWaLa-scan gemaakt is, is niet bekend welke producten er op de STW staan en zal deze in de ‘foutgoot’ komen. Deze foutgoot wordt door meer ervaren verdelers leeggehaald en zal er worden uitgezocht waar de producten naartoe moeten.
Distribueren
De verdeler zal met zijn trekker naar een verdeelbuffer rijden en aan de kleur van de lampjes boven de goten zien wat voor soort STW er in welke goot staat. De verdeler is geïnstrueerd om een STW aan te haken die hij mag verdelen. Als de STW is aangehaakt, rijdt de verdeler naar een rustige plek in de buurt van de verdeelbuffer waar hij gaat controleren of werkelijk alle producten op de STW staan die hij moet verdelen. Hij leest hierbij de bonnen en ziet welke producten naar welke kopers moeten. Als er producten missen zal de verdeler naar een zoekersstation rijden waar wordt uitgezocht wat er mis is. Als de lading overeenkomt met de verdeelbon rijdt de verdeler naar een scanpaal waar hij 1 van de bonnen scant. Hier wordt de koppeling gemaakt tussen de verdeler en de te verdelen STW. Na het scannen rijdt de verdeler naar het distributienummer van de koper, om vervolgens de fusten over te zetten op de bij de koper af te leveren STW. Ook de verdeelbon wordt hierbij overgeplakt op de te verdelen STW. De verdeler gaat zo langs elk verdeeladres. Als de verdeler een 1-koops STW heeft, kan hij deze direct aan de padbeheerder doorgeven. De verdeler kan ook een bon hebben waar ‘restkoop’ op staat. Deze restkoop bestaat uit een minimaal aantal fusten die niet hoeven worden overgezet maar direct door mogen naar de padbeheerder. Als de verdeler geen restkoop heeft moet hij de lege STW afleveren en kan hij weer naar de dichtstbijzijnde verdeelbuffer rijden om een nieuwe STW te verdelen.
De padbeheerder zal controleren of op de af te leveren STW’s voor de kopers de juiste producten staan. Ook loopt de padbeheerder dikwijls door zijn pad om te zien of doorlooptijden niet verstrijken.
Automatisc he buffer Verdeel STW controleren Naar verdeelnummer rijden Overstapelen (bon overplakken)
Andere te verdelen transacties
Koper STW controleren Fijnsorteren Af te leveren gecontroleerde STW m Koppeling transactie aan medewerker (BUF) m Koppeling transacties en STW (KoWaDi) 1-koops- en restkoopSTW’s
2013.TEL.7763 21
Als de doorlooptijd van een af te leveren product verstreken is zal de STW in de aflevergoot worden gezet, ook als deze nog niet vol beladen is. De lege plek bij het distributienummer van de koper zal worden gevuld met een lege STW. Als een STW gecontroleerd is, wordt er een Koppeling Wagen Distributie(KoWaDi)-scan gemaakt. De STW wordt vervolgens doorgeduwd naar de juiste aflevergoot en de padbeheerder haakt ook gelijk de STW’s in de aflevergoot aan elkaar.
De afspraak is gemaakt dat LDK 30 minuten heeft om de STW bij de koper af te leveren en distributie op moet letten dat de producten na uiterlijk doorlooptijd van 2 uur in de aflevergoten moeten staan.
Tabel 6: Overzicht distributie
Kleinste logistieke eenheid: fusten
Input uit orderstroom (taken): - Prognose
- Veilschema voor het aantal af te handelen STW’s
- Informatie over transacties uit MLS Output orderstroom (voortgang): - #STW’s voor kopers in sporen
- # verwerkte transacties
Inzet middelen - Personeel
- Trekkers - Scanners
- Automatische buffer - Lege STW’s
- kettingbanen
Wat te Monitoren: - Welke transacties op welke STW’s
waar in het proces?
Afleveren
De af te leveren STW’s in de goten worden gescand door de afleverchauffeur. Met deze SSP-scan(Samenstellen-SPoor-scan) wordt de koppeling tussen de af te leveren STW’s, de samenstelling van de sleep en de chauffeur gemaakt. Na het scannen gaat de chauffeur de sleep STW’s aanhaken en naar de koper(s) rijden. Als hij de STW’s heeft afgeleverd geeft de chauffeur op de scanner aan dat hij de STW’s heeft afgeleverd. Nu zijn de STW’s logistiek afgehandeld door ForaHolland en worden de transacties verder financieel afgehandeld. Een koper kan ook zelf zijn producten oppikken uit de aflevergoten. Hierbij is de afspraak dat een medewerker van FloraHolland de STW’s eerst scant.
2013.TEL.7763 22
Naar koper rijden dc Scan afleveren Af te leveren en gecontroleerde STW Afgeleverde STW m Koppeling STW, spoor en chauffeur (SSP)
Figuur 23: Productstroom afleveren
Naast het afleveren heeft LDK ook andere taken zoals het ophalen van lege STW’s van de kopers. Als de kopers de gekochte producten hebben verwerkt, komen er lege STW’s vrij. De kopers huren boxen met beperkte ruimte, dus de afvoer van lege STW’s is belangrijk. Ook komen er lege fusten van kopers vrij die eigendom zijn van FloraHolland. Deze fusten worden ook opgehaald door LDK. Verder doet FloraHolland intern vervoer voor kopers. Kopers geven aan dat hun producten vanuit hun box naar de vrachtwagen gereden moet worden, maar niet alle kopers hebben zelf trekkers.
Als STW’s met producten klaar staan om de veiling te verlaten moet er een slotplaat op de STW zitten omdat de STW buiten de veiling gaat. Het sleutelen van de slotenplaten valt ook onder LDK. Zo heeft LDK een aantal taken waarmee service aan de kopers wordt geleverd.
Tabel 7: overzicht afleveren
Kleinste logistieke eenheid: af te leveren STW Input uit orderstroom (taken): - Prognose
- Hoeveel STW’s in sporen om af te leveren
- Koopschema (voor voorspelling rijafstanden kopers)
Output orderstroom (voortgang): # STW’s bij kopers afgeleverd
Belangrijkste resources: - Personeel
- Trekkers - Scannners
Wat te Monitoren: - Wat is al afgeleverd en wat nog af te
leveren - Doorlooptijden
2013.TEL.7763 23
3.3 Middelenstroom
Voor het afhandelen van de aangevoerde producten zijn middelen nodig. De ‘Financial Controller’ geeft aan dat ruwweg 90% van de gemaakte kosten bestaan uit personeelskosten en 10% aan overige middelen (Appendix C). Overige middelen bestaan uit trekkers, scanners, en verdeelbuffers. Het inzetten van middelen wordt als een Blackbox beschouwd met als belangrijkste middel het personeel.
3.4 Beheersen
Planning
Voor het inzetten van personeel zijn er per afdeling één of meerdere planners die de dagplanning maken. Elke planner bepaalt zelf welke prognosecijfers er de beste input voor zijn planning geven. Planners gebruiken informatie van Commercie, anderen ontvangen informatie van data-analysten en anderen kijken weer zelf naar patronen over de afgelopen weken. Een mix van deze data is dan de input voor de planning.
De planning van distributie is verouderd en kan moeilijk worden aangepast, omdat deze ingewikkeld in elkaar zit. Zo gaat de planning nog uit van verouderde processen waar sommige te verdelen STW’s in een apart proces afgehandeld werden. Hierdoor wordt er gepland op een afwijkend werkaanbod. Aan de hand van de ervaring en gevoel van de planners wordt de productiviteit van medewerkers aangepast om het afwijkende werkaanbod te corrigeren. In het huidige planproces wordt er voornamelijk gekeken naar de afdelingsproductiviteit en niet naar de productiviteit van de verschillende werknemers met verschillende taken. De inzet van sommige werknemers zoals de verdelers, padbeheerders en 1-koopsrijders zijn afhankelijk van het werkaanbod. Anderen zoals de acculaadbeheerders zijn niet afhankelijk van het werkaanbod, maar moeten aanwezig zijn zo lang het distributieproces duurt. Anderen zijn helemaal niet afhankelijk van het werkaanbod of procestijd en hebben een vaste werktijd waarin zij hun taken moeten volbrengen. Een overzicht hiervan is te zien in Tabel 8: Functies distributieproces met afhankelijkheid tijd/werkaanbodTabel 8.
2013.TEL.7763 24
Tabel 8: Functies distributieproces met afhankelijkheid tijd/werkaanbod
Teamleiders Vast
Procesbegeleiders Tijdsafhandelijk
Verdelers Werkaanbod afhankelijk
1-kooprijders Werkaanbod afhankelijk
Padbeheerders Werkaanbod afhankelijk
Lege STW rijders Werkaanbod afhankelijk
Bledderaars Werkaanbod afhankelijk
MDW's voeden 023/afleverchauffeurs Werkaanbod afhankelijk MDW's voeden 014/padbeheerders Werkaanbod afhankelijk
Accu-centrale Tijdsafhandelijk
Kantine Vast
Instructie Tijdsafhandelijk
Overig
Omdat er niet gepland wordt met de productiviteit van medewerkers met verschillende taken, zijn er ook geen normen voor deze productiviteit. Met het LHP-systeem wordt wel de productiviteit van individuele verdelers gemonitord, maar van de overige medewerkers die afhankelijk zijn van het werkaanbod, de 1-koopsrijders, padbeheerders, lege STW rijders en bledderaars, wordt de inzet van personeel bepaald door de teamleiders. De teamleider bepaalt deze inzet aan de hand van ‘wat er nodig is’ en geeft dit door aan de planner. Voor deze groep medewerkers wordt er niet met een productiviteit en normen gewerkt. In Figuur 24 is weergeven dat er niet cijfermatig naar de prestaties van de medewerkers wordt gekeken om de inzet van het personeel te bepalen. Het evalueren van de prestaties van de verschillende taken mist, terwijl deze wel gemeten worden. Afwijkingen in productiviteit van overig personeel wordt niet opgemerkt en niet gebruikt bij het bepalen van de inzet van personeel.
