1
Gmina Siewierz
Urząd Miasta i Gminy Siewierz ul. Żwirki i Wigury 16
42-470 Siewierz
Siewierz, dn. 2014-11-19
S.3052.1.2014
ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Przedmiot zamówienia publicznego:
Bankowa obsługa budżetu Gminy Siewierz
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
1. Otwarcie i prowadzenie złotówkowych i walutowych rachunków podstawowych i pomocniczych dla budżetu Gminy Siewierz i jednostek organizacyjnych:
Zespół Szkół w Siewierzu Zespół Szkół w Brudzowicach
Zespół Szkolno – Przedszkolny w Wojkowicach Kościelnych Zespół Szkolno – Przedszkolny w Żelisławicach
Szkoła Podstawowa Nr 2 w Siewierzu Przedszkole Publiczne w Siewierzu Ośrodek Pomocy Społecznej w Siewierzu
2. Dokonywanie wypłat gotówkowych własnych i obcych 3. Przyjmowanie wpłat gotówkowych własnych i obcych
4. Realizacja poleceń przelewów wewnętrznych i do innych banków, w tym walutowych za pomocą systemu bankowości elektronicznej
5. Uznawanie i obciążanie rachunków w dniu operacji, tj. wykonywanie poleceń przelewu złożonych do godz. 15:00 w tym samym dniu
6. Przechowywanie depozytów
7. Generowanie i przekazywanie obsługiwanym jednostkom wyciągów bankowych wraz z załącznikami w następnym dniu roboczym po dyspozycji
8. Realizacja czeków gotówkowych lub równoważnych odpowiedników elektronicznych
9. Instalacja, udostępnianie, aktualizacja, pomoc techniczna w siedzibie Zamawiającego i jednost- kach organizacyjnych pełnego oprogramowania związanego z systemem bankowości elektro- nicznej oraz przeszkolenie wskazanych pracowników w terminie nie dłuższym niż do 31 grudnia 2014 r.
10. Udzielanie informacji telefonicznej o stanie i obrotach środków na rachunkach 11. Wydawanie przez bank zaświadczeń i opinii na wniosek Zamawiającego
12. Lokowanie środków na lokatach krótkoterminowych i długoterminowych dostępnych w ofercie
2 Banku z możliwością ich automatycznej prolongaty oraz negocjacji oprocentowania na wniosek Zamawiającego
13. Automatyczne deponowanie wolnych środków znajdujących się na koncie podstawowym budżetu Gminy po konsolidacji rachunków podstawowych podległych jednostek na koniec każdego dnia na lokacie O/N (over night)
14. Automatyczne deponowanie wolnych środków znajdujących się na koncie podstawowym budżetu Gminy po konsolidacji rachunków podstawowych podległych jednostek w każdy piątek na koniec dnia na lokacie weekendowej
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do lokowania wolnych środków także w innych bankach 16. Wydanie na wniosek Zamawiającego maksymalnie do 10 kart debetowych.
17. W oprocentowaniu winny być skalkulowane wszystkie koszty obsługi bankowej budżetu Gminy Siewierz, dotyczące przedmiotu zamówienia zawartego w pkt. od 2.1 do 2.16
18. Zamawiający zastrzega sobie prawo do korzystania z innych usług banku zawartych w jego ofercie na wynegocjowanych warunkach określonych w umowie zawartej na świadczenie tych usług.
3. Termin lub okres realizacji zamówienia:
Termin wykonania zamówienia: od 1.01.2015 r. do 31.12.2018 r.
4. Warunki, jakie Oferenci muszą spełnić:
1. Oferent posiada uprawnienia do wykonywania czynności bankowych
2. Oferent posiada możliwości techniczne do obsługi Zamawiającego za pomocą systemu bankowości elektronicznej
3. Oferent posiada na terenie miasta Siewierz siedzibę, oddział lub placówkę, w której można dokonać wpłat i wypłat gotówkowych na zlecenie Zamawiającego
Ocena spełnienia ww. warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”, w oparciu o oświadczenia złożone przez Oferenta i informacje zawarte w dokumentach wyszczególnionych w Zapytaniu ofertowym.
5. Dokumenty i oświadczenia, które należy dołączyć do oferty:
1. Zamawiający żąda od Oferentów następujących dokumentów (w formie oryginału lub kopii po- twierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta):
aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działal- ności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewi- dencji działalności gospodarczej;
zezwolenie Komisji Nadzoru Finansowego, (jeżeli dotyczy) w formie decyzji, na podjęcie działal- ności gospodarczej w zakresie objętym zamówieniem (oryginał lub potwierdzona kserokopia – wystawione nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania oferty)
pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestro- wych
wypełniony formularz ofertowy, który stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
3 projekt umowy uwzględniający warunki oferty, który będzie stanowił jej załącznik
oświadczeń o spełnieniu warunków wymienionych w pkt. 4.2 i 4.3
2. W oparciu o w/w dokumenty i oświadczenia załączone do oferty Zamawiający oceni czy Oferent spełnia warunki udziału w postępowaniu
6. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Oferentami:
Wszelka korespondencja pomiędzy Zamawiającym a Oferentami odbywać się będzie w formie pisemnej.
Zamawiający dopuszcza komunikowanie się za pomocą faksu i poczty elektronicznej.
7. Osoba do kontaktu:
Agnieszka Zarychta, tel. 32 64 406, fax. 32 64 99 402, e-mail: azarychta@siewierz.pl
8. Termin związania ofertą
Oferenci składający ofertę są związani treścią oferty przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertę rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
9. Opis sposobu przygotowania oferty
oferta powinna być złożona pod rygorem nieważności w formie pisemnej w języku polskim oraz podpisana przez Oferenta lub jego upełnomocnionego przedstawiciela
oferta winna być zapakowana w kopertę, zabezpieczona przed otwarciem, zawierającą następujące oznaczenie:
„OFERTA NA WYKONYWANIE BANKOWEJ OBSŁUGI BUDŻETU GMINY SIEWIERZ ORAZ PODLEGŁYCH JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH”
wszelkie poprawki w tekście oferty powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę strony oferty winny być ponumerowane
oferta powinna zawierać:
1. Wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego)
2. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeśli nie wynika ono z odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
3. Pozostałe dokumenty (lub ich uwierzytelnione kserokopie) wymienione w punkcie 5.
10. Miejsce oraz termin składania ofert
Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz, ul. Żwirki i Wigury 16, I piętro, pok. 11 do dnia 3 grudnia 2014 r. do godz. 1500.
Dla zachowania powyższego terminu decydujące znaczenie ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową lub kurierską. Oferty otrzymane po wyznaczonym terminie zostaną zwrócone bez rozpatrzenia.
11. Otwarcie ofert
Zamawiający otworzy oferty w siedzibie Zamawiającego, tj. w Urzędzie Miasta i Gminy Siewierz, ul.
Żwirki i Wigury 16.
12. Sposób liczenia oprocentowania i opis kryteriów oceny ofert Sposób liczenia oprocentowania.
4
− Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych zmienne przez cały okres obowiązywania umowy oparte na stopie WIBID 1M przemnożone przez stały współczynnik banku (W).
Dla celów porównawczych i wyłonienia najkorzystniejszej oferty przyjmuje się WIBID 1M z dn. 17.11.2014 r. wynoszący 1,87% (założenia nie są wiążące dla podpisania umowy na obsługę bankową budżetu Gminy).
− Oprocentowanie lokat O/N zmienne przez cały okres obowiązywania umowy oparte na stopie WIBID O/N przemnożone przez stały współczynnik banku (W).
Dla celów porównawczych i wyłonienia najkorzystniejszej oferty przyjmuje się WIBID O/N z dn. 17.11.2014 r. wynoszący 1,84% (założenia nie są wiążące dla podpisania umowy na obsługę bankową budżetu Gminy).
− Oprocentowanie lokat weekendowych zmienne przez cały okres obowiązywania umowy oparte na stopie WIBID O/N przemnożone przez stały współczynnik banku (W).
Dla celów porównawczych i wyłonienia najkorzystniejszej oferty przyjmuje się WIBID O/N z dn. 17.11.2014 r. wynoszący 1,84% (założenia nie są wiążące dla podpisania umowy na obsługę bankową budżetu Gminy)”
W oprocentowaniu winny być skalkulowane wszystkie koszty obsługi bankowej budżetu Gminy Siewierz, dotyczące przedmiotu zamówienia zawartego w pkt. od 2.1 do 2.16
Dla celów porównawczych i wyłonienia najkorzystniejszej oferty przyjmuje się dane wykazane w Załączniku Nr 2 do zapytania ofertowego.
Opis kryteriów oceny ofert.
Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującym kryterium i ich wagami oraz oceni oprocentowanie:
• środków na rachunkach bankowych – waga – 0,4, Ilość przyznanych punktów zostanie obliczona wg wzoru:
oprocentowanie badanej oferty
P1 = × 100 × 0,4
oprocentowanie najwyższe
• lokat O/N – waga – 0,3,
Ilość przyznanych punktów zostanie obliczona wg wzoru:
oprocentowanie badanej oferty
P2 = × 100 × 0,3
oprocentowanie najwyższe
• weekendowych – waga – 0,3.
Ilość przyznanych punktów zostanie obliczona wg wzoru:
oprocentowanie badanej oferty
P3 = × 100 × 0,3
oprocentowanie najwyższe
5 Oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów zostanie wybrana:
P = P1 + P2 + P3
gdzie P - punktacja dotycząca kryterium „wysokość oprocentowania”
13. Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy 1. Zawarcie umowy na okres od 1.01.2015 roku do 31.12.2018 roku
2. Warunki prowadzenia obsługi bankowej muszą być zgodne z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w pkt. 2. Zapytania ofertowego
3. Nowe rachunki pomocnicze, w tym walutowe będą otwierane, prowadzone i zamykane na zlecenie Zamawiającego na zasadach określonych w umowie
4. Dla poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy zostaną zawarte odrębne umowy rachunku bankowego, na warunkach wynikających z wybranej oferty i według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Bankiem, ze zmianami wynikającymi ze specyfikacji jednostki 5. Oprocentowanie rachunków bankowych liczone będzie w oparciu o średnią stawkę WIBID 1M z
ostatnich 10 dni miesiąca notowań w miesiącu poprzedzającym miesiąc odsetkowy pomniejszoną o marżę banku.
6. Oprocentowanie lokat O/N i weekendowych liczone będzie w oparciu o stawkę WIBID ON opublikowanej w dniu złożenia depozytu przemnożoną przez stały współczynnik banku.
7. Odpowiedzialność odszkodowawcza Banku za opóźnienia w realizacji zlecenia płatniczego płatna jest w wysokości rzeczywistych strat poniesionych przez Posiadacza rachunku.
Dopuszcza się negocjowanie warunków umowy z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana.
14. Informacje dodatkowe
Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje o tym Wykonawcę oraz wszystkie podmioty, które złożyły ofertę.
Zatwierdził:
Burmistrz
Miasta i Gminy Siewierz Zdzisław Banaś
Załączniki:
1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 – Dane szacunkowe dotyczące operacji i rachunków bankowych 3. Załącznik nr 3 – Pakiet informacyjny (w formie plików elektronicznych)
6 ZAŁĄCZNIK NR 1 do zapytania ofertowego
Urząd Miasta i Gminy Siewierz ul. Żwirki i Wigury 16
42-470 Siewierz
FORMULARZ OFERTOWY
Nazwa Wykonawcy: ………
z siedzibą w ……….
telefon ………, fax ……….., e-mail ………
NIP ………, REGON ………,
Nawiązując do zapytania ofertowego na Bankową obsługę budżetu Gminy składamy niniejszym następującą ofertę:
• Oprocentowanie środków znajdujących się na rachunkach bankowych budżetu Gminy i jednostek organizacyjnych:
………%, słownie: ……… = stawka WIBID 1M ………% × W ………
• Oprocentowanie lokat O/N:
………%, słownie: ……… = stawka WIBID O/N ………% × W ………
• Oprocentowanie lokat weekendowych:
………%, słownie: ……… = stawka WIBID O/N ………% × W ………
gdzie, W – współczynnik banku stały przez okres obowiązywania umowy.
Oświadczamy, że:
1. zapoznaliśmy się z Zapytaniem ofertowym i nie wnosimy do żadnych zastrzeżeń oraz że zdobyliśmy konieczne infor- macje do przygotowania oferty,
2. uważamy się za związanych ofertą w okresie 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert,
3. posiadamy uprawnienia do wykorzystania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
4. zrealizujemy zamówienie w terminie,
5. przyjmujemy wszystkie warunku wyszczególnione w Zapytaniu ofertowym, dotyczące istotnych postanowień, które zostaną wprowadzone do treści umowy w sprawie zamówienia publicznego i przystąpimy do podpisania umowy po otrzymaniu powiadomienia o wyborze naszej oferty jako najkorzystniejszej.
………..
Podpis i pieczątka osób(-y) upoważnianych do występowania w obrocie prawnym lub posiadające
pełnomocnictwo
………..
Pieczęć firmowa
……….., dnia ………. r.
1 ZAŁĄCZNIK NR 2 do zapytania ofertowego
PAKIET INFORMACYJNY Dane szacunkowe opracowane na podstawie obrotów za miesiąc październik 2014 r.:
Lp. Nazwa jednostki
Ilość kont podstawo
wych (PLN)
Ilość kont pomocni
czych (PLN)
Ilość kont pomocnic
zych (EUR)
Ilość przelewów – obciążeń (w miesiącu)
Ilość wpłat gotówkowych
(w miesiącu)
Ilość wypłat gotówkowych
( w miesiącu)
Razem w tym
wewnętrzne
w tym zewnętrzne
1. Urząd Miasta i Gminy Siewierz 1 15 3 788 312 476 60 10
2. Zespół Szkół w Siewierzu 1 4 1 256 31 225 5 1
3. Zespół Szkół w Brudzowicach 1 3 1 149 30 119 2 1
4. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Wojkowicach Kościelnych 1 3 1 183 33 150 6 1
5. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Żelisławicach 1 5 1 189 35 154 8 1
6. Szkoła Podstawowa Nr 2 w Siewierzu 1 5 1 97 27 70 1 1
7. Przedszkole Publiczne w Siewierzu 1 3 1 101 30 71 5 1
8. Ośrodek Pomocy Społecznej w Siewierzu 1 3 1 757 66 691 4 1
Razem 8 41 10 2520 564 1956 91 17
Plan wydatków budżetu gminy na rok 2014 r. wynosi: 43.827.984,80 zł.
Średniomiesięczny przewidywany stan środków na rachunku budżetu Gminy Siewierz oraz na rachunkach podstawowych jednostek organizacyjnych to 1.299.071,73 zł (średnie saldo lokat O/N za okres 1.01.2014 r. – 31.10.2014 r.).
Przewidywana liczba osób obsługujących system bankowości elektronicznej: 22 osoby, w tym UMiG – 6 osób, jednostki organizacyjne – 16 osób.
