1
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 181/18 Burmistrza Gminy i Miasta Grójec
z dnia 31 grudnia 2018 roku
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu
Rozdział I Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu zwany dalej Regulaminem określa:
1. Zakres działania i zadania Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu zwanego dalej Urzędem, 2. Zasady funkcjonowania Urzędu,
3. Organizację Urzędu,
4. Zakres działania Kierownictwa Urzędu i poszczególnych Wydziałów w Urzędzie,
§ 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Gminie – należy przez to rozumieć miasto i gminę Grójec, 2. Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Grójcu,
3. Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Gminy i Miasta Grójec, Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta Grójec, Sekretarza Gminy Grójec, Skarbnika Gminy Grójec, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Grójcu,
4. Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika Urzędu Gminy i Miasta w Grójcu, 5. Naczelniku – należy przez to rozumieć Naczelnika Wydziału w Urzędzie Gminy i Miasta
w Grójcu i samodzielne stanowisko.
6. Wydziale bez bliższego określenia należy przez to rozumieć odpowiednio – wydział, pion, lub samodzielne stanowisko.
§ 3
Siedzibą Urzędu jest budynek przy ul. Józefa Piłsudskiego nr 47 w Grójcu oraz budynek Ratusza Miejskiego w Grójcu Plac Wolności 2, w którym mieści się Urząd Stanu Cywilnego w Grójcu oraz Wydział do spraw obsługi Rady Miejskiej i współpracy z organizacjami pozarządowymi.
§ 4
Organizację pracy oraz porządek wewnętrzny w Urzędzie określa Regulamin Pracy Urzędu i inne Zarządzenia wydane przez Burmistrza.
2 Rozdział II
Zakres działania i zadania urzędu
§ 5 Do zakresu działania urzędu należy wykonywanie:
zadań własnych wynikających z ustawy o samorządzie gminnym,
zadań zleconych z zakresu administracji rządowej a także z zakresu organizacji, przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów tj. zadań zleconych przez ustawy,
zadań z zakresu administracji rządowej i samorządowej tj. zadań powierzonych do prowadzenia na podstawie porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.
§ 6
Do zadań wspólnych wydziałów Urzędu należy w szczególności:
1. przygotowywanie decyzji administracyjnych, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz przygotowywanie projektów uchwał Rady przez poszczególne wydziały w zakresie prowadzonych przez nie spraw,
2. przygotowanie materiałów do uchwalenia budżetu gminy,
3. realizacja budżetu i wykonywanie uchwał Rady i innych uprawnień i obowiązków wynikających z innych aktów organów gminy oraz przepisów prawa,
4. zapewnienie organom gminy możliwości przyjmowania skarg i wniosków oraz ich rozpatrywania i załatwiania,
5. przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej oraz przepisów jednolitego rzeczowego wykazu akt,
6. przestrzeganie prawa materialnego i formalnego,
7. opracowywanie informacji, analiz i sprawozdań z zakresu prowadzonych spraw,
8. współdziałanie między wydziałami w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
Rozdział III
Zasady funkcjonowania Urzędu
§ 7 1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
2. Burmistrz realizuje swoje zadania przy pomocy Urzędu i kieruje jego pracą przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.
§ 8 Urząd działa w oparciu o zasady:
a) praworządności,
b) pełnienia służebnej roli wobec społeczności lokalnej, c) racjonalnego gospodarowania mieniem komunalnym,
3
d) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne wydziały, e) wzajemnego współdziałania między wydziałami, współpracy z jednostkami
organizacyjnymi gminy i jednostkami pomocniczymi gminy.
Rozdział IV Organizacja Urzędu
§ 9 W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały:
1. Wydział Organizacyjny (symbol OR) 2. Wydział Budżetowy (symbol BF)
3. Wydział Podatków i Opłat (symbol WPO) 4. Wydział Inwestycji (symbol WI)
5. Wydział Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska (symbol GP) 6. Wydział Spraw Obywatelskich (symbol SO)
7. Wydział Gospodarki Nieruchomościami (symbol GN)
8. Wydział do spraw obsługi Rady Miejskiej i współpracy z organizacjami pozarządowymi (symbol BR)
9. Urząd Stanu Cywilnego (symbol USC) 10. Pion Ochrony (symbol IN)
11. W urzędzie tworzy się dział obsługi podporządkowany Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego oraz
12. Samodzielne stanowiska:
a) Pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych (symbol IN) b) Stanowisko do spraw informatyki (symbol SI)
c) Audytora wewnętrznego (symbol AW)
d) Stanowisko do spraw pozyskiwania środków zewnętrznych (SPF) e) Stanowiska do spraw promocji
f) Radcy prawnego
§ 10
1. Pracą poszczególnych Wydziałów kierują naczelnicy wydziałów w sposób zapewniający realizację zadań wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.
2. Naczelnicy poszczególnych wydziałów są bezpośrednio przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad prawidłową realizacją zadań w wydziale.
3. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) Sekretarz Gminy – będący jednocześnie Naczelnikiem Wydziału Organizacyjnego
2) Skarbnik Gminy – będący jednocześnie Naczelnikiem Wydziału Budżetowego, 3) Zastępca Skarbnika,
4) Naczelnik Wydziału Podatków i Opłat, 5) Naczelnik Wydziału Inwestycji,
6) Naczelnik Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska 7) Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
4
8) Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami
9) Naczelnik Wydziału do spraw obsługi Rady Miejskiej i współpracy z organizacjami pozarządowymi.
10) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego
11) Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych – będący Kierownikiem Pionu Ochrony
§ 11
Strukturę etatów poszczególnych Wydziałów określa Burmistrz w drodze zarządzenia i może dokonywać przesunięć etatów pomiędzy wydziałami.
§ 12
1. Naczelnicy wydziałów są zobowiązani do kierowania Wydziałami zgodnie z obowiązującymi przepisami i odpowiedzialni są za prawidłową realizację zadań prowadzonych w wydziale, a w szczególności zaś za:
- nadzór nad wypełnieniem obowiązków służbowych przez podległych im pracowników,
- przygotowaniem odpowiedzi na wnioski i interpelacje zgodnie z właściwością, - nadzór nad terminowym i prawidłowym załatwianiem spraw,
- nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy.
2. W przypadkach, gdy Naczelnik nie może pełnić swoich obowiązków i nie ma zastępcy naczelnika, na czas swojej nieobecności (z powodu urlopu wypoczynkowego lub innych usprawiedliwionych przyczyn nieobecności) wyznacza na ten okres zastępstwo spośród pracowników wydziału.
§ 13
1. Status prawny pracowników określa ustawa o pracownikach samorządowych.
2. Burmistrz określa zakres czynności i odpowiedzialności pracowników Urzędu.
3. Do podstawowych obowiązków pracownika należy dbałość o wykonywanie zadań publicznych oraz środki publiczne z uwzględnieniem interesu publicznego oraz indywidualnych interesów obywateli, a w szczególności:
a) przestrzeganie prawa,
b) wykonywanie zadań sumiennie, sprawnie i bezstronnie,
c) udzielanie informacji, instytucjom i osobom fizycznym oraz udostępnianie dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędu, jeżeli prawo tego nie zabrania,
d) dochowanie tajemnicy ustawowo chronionej,
e) zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, współpracownikami oraz w kontaktach z interesantami,
f) zachowanie się z godnością w miejscu pracy i poza nim, g) przestrzeganie dyscypliny pracy,
h) przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych.
5 Rozdział V
Zakres działania Kierownictwa urzędu i poszczególnych wydziałów
§ 14
1. Podziału zadań między Burmistrzem i jego zastępcami dokonuje Burmistrz w drodze zarządzenia.
2. Burmistrz sprawuje nadzór nad działalnością:
1) Zastępcy Burmistrza,
2) Sekretarza Gminy i Wydziału Organizacyjnego,
3) Skarbnika Gminy, Zastępcy Skarbnika oraz Wydziału Budżetowego, 4) Wydziału Inwestycji,
5) Wydziału Podatków i Opłat
6) Wydziału Gospodarki Nieruchomościami,
7) Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska, 8) Urzędu Stanu Cywilnego,
9) Wydziału Spraw Obywatelskich
10) Wydziału do spraw obsługi Biura Rady Miejskiej i współpracy z organizacjami pozarządowymi
11) Samodzielnymi stanowiskami pracy utworzonymi w Urzędzie Pionem Ochrony.
§ 15
Do zakresu i kompetencji Burmistrza należą w szczególności:
1. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy, reprezentowanie jej na zewnątrz oraz kierowanie Urzędem i reprezentowaniem Urzędu na zewnątrz,
2. ustanawianie regulaminu pracy Urzędu i wydawanie Zarządzeń określających strukturę organizacyjną Urzędu,
3. jako Kierownik Urzędu wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych gminy,
4. rozstrzyga spory pomiędzy wydziałami urzędu a także pomiędzy jednostkami organizacyjnymi gminy, w szczególności dotyczące podziału zadań i kompetencji, 5. wykonuje zadania zastrzeżone do kompetencji Burmistrza przez przepisy prawa, 6. ogłasza budżet gminy i sprawozdanie z jego wykonania,
7. przedkłada Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej Uchwały podejmowane przez Radę,
8. udziela odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych,
9. wydaje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
10. może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
11. wykonuje funkcję szefa obrony cywilnej na terenie gminy.
6
§ 16
Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.
§ 17
Skarbnik Gminy zapewnia prawidłową realizację zadań finansowych gminy.
§ 18
Do zadań poszczególnych wydziałów należy w szczególności:
I. Wydział Organizacyjny (symbol OR)
1. zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrzowi i jego Zastępcy, 2. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt
osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych gminy i spraw dotyczących zatrudniania i zwalniania Komendanta Gminnego Ochrony Przeciwpożarowej,
3. realizacja polityki kadrowej ustalonej przez Burmistrza, 4. prowadzenie archiwum zakładowego,
5. prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem pracowników i doskonaleniem zawodowym,
6. prowadzenie spraw pieczęci i tablic urzędowych,
7. podejmowanie zadań w zakresie przygotowania wyborów powszechnych i referendów lokalnych oraz ogólnokrajowych,
8. prowadzenie zbioru przepisów prawnych i udostępnianie ich do publicznego wglądu, 9. przyjmowanie ofert składanych przez oferentów w związku z ogłoszonymi przetargami i
prowadzenie rejestru złożonych ofert,
10. prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie działań w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków,
11. prowadzenie rejestru upoważnień, rejestru zarządzeń Burmistrza oraz rejestru umów zawieranych przez Burmistrza,
12. prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych, 13. prowadzenie rejestru żłobków i klubów dziecięcych, 14. prowadzenie kancelarii Urzędu,
15. zaopatrywanie Urzędu w druki i materiały biurowe,
16. serwis i administracja sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz aktualizacji serwisów internetowych urzędu przy współpracy z informatykiem Urzędu.
W ramach wydziału funkcjonują:
1. Biuro Obsługi Interesanta do zadań, którego należy w szczególności:
a. prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej do Urzędu i przyjmowanie podań, skarg i wniosków w zakresie realizacji zadań własnych i zleconych zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
b. udzielanie informacji interesantom Urzędu w zakresie prowadzonych przez Urząd spraw.
2. Dział obsługi do zadań, którego należy obsługa gospodarcza Urzędu.
7
II. Wydział Budżetowy (symbol BF) 1. Bieżąca analiza realizacji dochodów i wydatków budżetowych,
2. Racjonalne dysponowanie środkami budżetowymi poprzez dokonywanie zmian w działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej,
3. Opracowywanie projektu budżetu Gminy w trybie określonym przez Radę,
4. Ustalenie na podstawie budżetu szczegółowego podziału dochodów i wydatków budżetowych,
5. Wykonywanie budżetu poprzez przekazywanie środków dla jednostek realizujących budżet Gminy zgodnie z ustalonym harmonogramem,
6. Nadzorowanie przestrzegania równowagi i dyscypliny budżetowej, 7. Prowadzenie obsługi księgowej budżetu,
8. Prowadzenie spraw z zakresu kredytowania działalności Gminy, 9. Prowadzenie spraw związanych z podatkiem VAT,
10. Współpraca z bankami i funduszami w zakresie:
- bieżącej obsługi finansowej Gminy - lokowania nadwyżek finansowych - zaciągania zobowiązań finansowych
11. Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbami i Urzędami Skarbowymi, a także innymi jednostkami kontroli finansowej,
12. Bieżące i prawidłowe prowadzenie księgowości Urzędu, 13. Prawidłowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
14. Prowadzenie obsługi funduszu płac, umów cywilnoprawnych oraz innych wypłat na rzecz osób fizycznych,
15. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej i budżetowej,
16. Ustalenie zasad sporządzania, przyjmowania, obiegu i przechowywania oraz kontroli dokumentów,
17. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami w zakresie wykonywania budżetu,
18. Kontrola finansowa zgodności umów zawieranych przez Urząd z uchwalonym budżetem, 19. Prowadzenie obsługi kasowej Urzędu oraz zapewnienie ochrony wartości pieniężnych, 20. Terminowa spłata zobowiązań długoterminowych i krótkoterminowych,
21. Analizowanie wykorzystania środków przydzielonych z budżetu będących w dyspozycji Urzędu,
22. Opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez Burmistrza dotyczących prowadzenia rachunkowości,
23. Współpraca z wydziałami Urzędu w zakresie wykonywania budżetu,
24. Analiza i kontrola sprawozdawczości budżetowej i finansowej sporządzanej przez podległe jednostki organizacyjne gminy Grójec,
25. Prowadzenie ewidencji środków trwałych będących własnością gminy.
8
III. Wydział Podatków i Opłat (symbol WPO)
1. Prowadzenie ewidencji wymiarowej podatników i podstaw opodatkowania w zakresie podatku rolnego, leśnego, podatków i opłat lokalnych,
2. Prowadzenie urządzeń księgowo – ewidencyjnych dla należności podatkowych i wystawianie dowodów wpłat,
3. Dokonywanie wymiaru podatków i opłat oraz prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie prawidłowości informacji i deklaracji składanych przez podatników,
4. Prowadzenie postępowań podatkowych i kontrolnych w zakresie prawidłowości wymiaru i poboru podatków i opłat
5. Wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych, dokonywanie okresowych analiz ściągalności zaległości podatkowych oraz zabezpieczanie należności podatkowych poprzez wpis hipoteki przymusowej i inne formy zabezpieczenia uregulowane w przepisach prawa,
6. Rozpatrywanie wniosków i prowadzenie postępowań podatkowych w zakresie ulg i zwolnień ustawowych oraz udzielanych na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, 7. Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbami i Urzędami Skarbowymi a
także innymi jednostkami kontroli finansowej.
8. Prowadzenie sprawozdawczości finansowej i sprawozdawczości w zakresie pomocy publicznej udzielanej przez gminę przedsiębiorcom,
9. Prowadzenie urządzeń księgowych opłat za wieczyste użytkowanie, opłat za przekształcenie prawa wieczystego użytkowania w prawo własności, czynszów dzierżawnych za grunt oraz opłat za wykup nieruchomości i lokali stanowiących mienie komunalne gminy oraz wystawianie dowodów wpłat,
10. Wydawanie zaświadczeń w zakresie danych z ewidencji podatkowej oraz o stanie zaległości podatkowych lub niezaleganiu w podatkach,
11. Dokonywanie rozliczeń inkasentów łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego i opłaty targowej,
12. Prowadzenie spraw dotyczących targowisk oraz kontrola poboru opłaty targowej i nadzór nad targowiskami,
13. Prowadzenie spraw dotyczących opłat skarbowej,
14. Weryfikacja wniosków, prowadzenie postępowania, wydawanie decyzji oraz sprawozdawczość w zakresie zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego producentom rolnym,
15. Współpraca z organami: ewidencji gruntów i budynków, ewidencji pojazdów, architektoniczno – budowlanymi, skarbowymi itp. w zakresie zbierania informacji podatkowych,
16. Rozpatrywanie wniosków o wydanie opinii w zakresie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych realizowanych przez Urząd Skarbowy, a stanowiących dochody gminy, 17. Prowadzenie ewidencji wymiarowej właścicieli nieruchomości zobowiązanych do
ponoszenia na rzecz gminy Grójec opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi za okres do 31.12.2013 roku,
18. Dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie prawidłowości złożonych deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz prowadzenie
9
postępowań podatkowych mających na celu wydanie decyzji określających wysokość opłaty i wysokość zaległości z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, 19. Prowadzenie urządzeń księgowo – ewidencyjnych dla należności z tytułu opłaty za
gospodarowanie odpadami komunalnymi i wystawianie dowodów wpłat,
20. Wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych, dokonywanie okresowych analiz ściągalności zaległości z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
21. Prowadzenie spraw z zakresu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
22. Wydawanie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz wydawanie zezwoleń na przewozy regularne i przewozy regularne specjalne w krajowym transporcie drogowym na obszarze gminy,
23. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych oraz prowadzenie spraw dotyczących opłat za korzystanie z tych zezwoleń,
24. Wydawanie decyzji w sprawie cofania i wygaśnięcia zezwoleń oraz w przypadku odmowy wydania zezwolenia na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
25. Współpraca z Pełnomocnikiem Burmistrza Gminy i Miasta Grójec do spraw Uzależnień oraz Gminną Komisją do Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w zakresie prowadzonych spraw,
26. Kontrola w zakresie prowadzonych spraw,
IV. Wydział Inwestycji 1. Przygotowanie i prowadzenie zadań inwestycyjnych:
a. organizowanie procesu budowy, zapewnienie przygotowania dokumentacji projektowej, uzyskanie pozwolenia na budowę, zapewnienie ustanowienia nadzoru, b. sprawowanie kontroli nad prawidłową realizacją budowy, rozliczenie budowy i po jej
zakończeniu uzyskanie pozwolenia na użytkowanie obiektu.
2. Przeprowadzanie przetargów w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych, i prowadzenie dokumentacji w zakresie prowadzonych spraw,
3. Prowadzenie spraw dot. realizacji zadań inwestycyjnych w zakresie wspierania inicjatyw społecznych,
4. Planowanie budowy, przebudowy i remontów dróg na terenie gminy,
5. Współdziałanie z jednostkami powiatowymi i wojewódzkimi w zakresie budowy, przebudowy i remontów dróg na terenie gminy,
6. Prowadzenie ewidencji gminnych dróg i drogowych obiektów mostowych,
7. Prowadzenie remontów cząstkowych dróg i chodników na terenie miasta i gminy oraz prowadzenie spraw dotyczących oznakowania dróg,
8. Przeprowadzanie okresowych kontroli stanu dróg, ulic i drogowych obiektów mostowych, 9. Wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym obiektów budowlanych lub urządzeń niezwiązanych z potrzebami zarządzania drogami lub potrzebami ruchu drogowego,
10. Wydawanie zezwoleń na zajęcie pasa drogowego,
11. Prowadzenie spraw w zakresie utrzymania czystości w mieście, w tym zlecanie, nadzór i rozliczanie zleconych prac,
12. Zimowe utrzymanie dróg na terenie gminy oraz ulic w mieście,
10
13. Prowadzenie spraw w zakresie zieleni miejskiej, w tym pielęgnacja drzewostanu i zieleni miejskiej, nowe nasadzenia, utrzymanie parku miejskiego oraz zlecanie, nadzorowanie i rozliczanie tych prac,
14. Organizowanie sprawowania opieki nad miejscami pamięci narodowej, w tym także nad grobami i cmentarzami wojennymi i zabytkowymi,
15. Prowadzenie ewidencji miejsc pamięci narodowej,
16. Prowadzenie spraw związanych z dzierżawą kotłowni i sieci ciepłowniczej oraz planowaniem i wykonywaniem remontów sieci,
17. Prowadzenie spraw w zakresie opieki nad bezdomnymi zwierzętami oraz nadzór nad odławianiem bezpańskich psów,
18. Prowadzenie spraw w zakresie windykacji długów za najem lokali mieszkalnych od Gminy Grójec,
19. Prowadzenie spraw w zakresie planowania energetycznego i gospodarki niskoemisyjnej na terenie gminy Grójec,
20. Prowadzenie spraw w zakresie zakłócenia stosunków wodnych na nieruchomościach osób fizycznych,
21. Prowadzenie spraw w zakresie dotowania spółek wodnych 22. Prowadzenie spraw związanych z wycinką drew i krzewów,
23. Prowadzenie spraw związanych z przejmowaniem na własność przez Gminę Grójec pojazdów porzuconych na drogach,
24. Dekorowanie miasta flagami państwowymi oraz świetlnymi dekoracjami świątecznymi, 25. Nadzór nad zużyciem energii i wody w hydrantach p.poż oraz zdrojach ulicznych,
26. Prowadzenie sprawozdawczości dla potrzeb GUS, Wojewody Mazowieckiego, Marszałka Województwa Mazowieckiego i WIOŚ,
27. Urządzanie, utrzymywanie i wyposażanie ogródków jordanowskich oraz placów zabaw dla dzieci.
28. Opieka nad gminnymi parkami zabytkowymi,
29. Organizacja odbioru odpadów azbestowych od osób fizycznych, 30. Prowadzenie bazy azbestowej,
31. Edukacja ekologiczna – organizowanie warsztatówa., konkursów i imprez o tematyce ekologicznej,
32. Prowadzenie ewidencji form ochrony przyrody i opieka nad pomnikami przyrody, 33. Uczestnictwo w pracach komisji dot. Dotacji na ograniczenie niskiej emisji,
V. Wydział Gospodarki Przestrzennej i Ochrony Środowiska (symbol GP) 1. Przygotowanie materiałów do opracowania studium uwarunkowań kierunków
zagospodarowania przestrzennego,
2. Prowadzenie procedury administracyjnej związanej z uchwalaniem studium i planów miejscowych,
3. Przygotowanie projektów Uchwał Rady w sprawie opracowań studium i planów miejscowych,
4. Prowadzenie procedury administracyjnej związanej z uchwaleniem planów miejscowych oraz zmian planów miejscowych,
11
5. Przygotowanie materiałów do opracowania planów miejscowych, zmian planów miejscowych,
6. Przygotowanie materiałów do zlecenia opracowań planistycznych i studialnych na zewnątrz w drodze zamówień publicznych,
7. Współpraca z innymi jednostkami w procesie planowania przestrzennego, 8. Prowadzenie dokumentów związanych z podjęciem prac planistycznych,
9. Prowadzenie dokumentów sporządzanych w toku opracowania projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
10. Prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, 11. Przygotowanie materiałów do oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,
12. Przygotowanie materiału do uzgodnienia projektu planu zagospodarowania przestrzennego województwa (regionu),
13. Wprowadzenie zadań rządowych do planu miejscowego,
14. Przedstawianie wniosków o opracowanie planów miejscowych Burmistrzowi, 15. Wydanie wypisów i wyrysów z planu,
16. Wydawanie decyzji ustalających opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek uchwalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
17. Wydawanie decyzji w sprawach o ustalenie warunków zabudowy, 18. Współdziałanie z instytucjami w zakresie wydawanych decyzji,
19. Zawieszanie postępowania w sprawach ustalania warunków zabudowy do czasu uchwalenia planu miejscowego,
20. Stwierdzenie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy, 21. Prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy,
22. Wydawanie zaświadczeń o przeznaczenie terenu z planu miejscowego,
23. Wydawanie postanowień opiniujących podział działek pod kątem zgodności z planem miejscowym,
24. Wydawanie opinii o zgodności proponowanego podziału z planem miejscowym, 25. Wydawanie decyzji o sposobie tymczasowego zagospodarowania terenu,
26. Prowadzenie spraw w zakresie ochrony środowiska i ochrony przyrody, należących do kompetencji gminy,
27. Wykonywanie zadań należących do kompetencji gminy w zakresie gospodarki odpadami, 28. Prowadzenie spraw w zakresie wydawania decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach
zgody na realizację przedsięwzięcia,
29. Prowadzenie spraw w zakresie ochrony środowiska przed hałasem i zanieczyszczania powietrza przez osoby fizyczne,
30. Prowadzenie spraw pomocy osobom fizycznym w utylizacji azbestu,
31. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach nieprawidłowego użytkowania zbiorników bezodpływowych i składowania odpadów w miejscach do tego nieprzeznaczonych,
32. Wydawanie decyzji zezwalających na odbiór i transport nieczystości ciekłych na terenie gminy Grójec,
33. Prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych na terenie gminy Grójec,
12
34. Opiniowanie wniosków podmiotów gospodarczych o pozwolenie na wytwarzanie odpadów niebezpiecznych, eksploatację studni głębinowych, wydanie koncesji górniczych i opiniowanie projektów robót geologicznych,
35. Prowadzenie spraw dotyczących opłat za usługi wodne.
VI. Wydział Spraw Obywatelskich (symbol SO)
1. Prowadzenie spraw z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych oraz prowadzenie rejestrów w tym zakresie a także prowadzenie archiwum dowodów osobistych,
2. Wydawanie decyzji administracyjnych i zaświadczeń w zakresie prowadzonych spraw oraz udzielanie informacji osobowo – adresowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
3. Prowadzenie rejestru wyborców,
4. Prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej i innych spraw związanych z obronnością kraju określonych odrębnymi przepisami,
5. Prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem rejestracji przedpoborowych praz z poborem a także innych spraw związanych z powszechnym obowiązkiem obrony określanych odrębnymi przepisami,
6. Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem zbiórek publicznych, zgromadzeń i imprez masowych,
7. Współdziałanie z Gminnym Komendantem Ochrony Przeciwpożarowej i jednostkami Ochotniczej Straży Pożarnej oraz rozliczanie kierowców Ochotniczej Straży Pożarnej ze zużytego paliwa i olejów a także współudział w przeprowadzeniu inwentaryzacji sprzętu w jednostkach Ochotniczej Straży Pożarnej,
8. Rozliczanie kierowcy Urzędu ze zużytego paliwa,
9. Przygotowanie i prowadzenie akcji kurierskiej na terenie miasta Grójca,
10. Planowanie i realizacja zadań związanych z przygotowaniem Urzędu do funkcjonowania w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny.
11. Organizacja szkolenia dla kadry kierowniczej Urzędu i pracowników w zakresie zadań obronnych oraz kierownictwa jednostek organizacyjnych gminy,
12. Nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności kraju,
13. Współdziałanie z organami powiatowymi oraz wojewódzkimi w sprawach dotyczących obronności.
VII. Wydział Gospodarki Nieruchomościami (symbol GN) 1. Bieżąca obsługa interesantów i geodetów uprawnionych.
2. Załatwianie bieżącej korespondencji w sprawach z zakresu geodezji i gospodarki nieruchomościami.
3. Prowadzenie sprawozdawczości i statystyki.
4. Oznaczanie nieruchomości numerami porządkowymi.
5. Prowadzenie spraw dotyczących nadawania nazw ulicom, placom i osiedlom.
6. Przygotowywanie opracowań geodezyjno – kartograficznych do regulacji stanów prawnych nieruchomości.
7. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej postępowań rozgraniczeniowych i spraw związanych z rozgraniczeniem nieruchomości
13 8. Zatwierdzanie projektów podziału nieruchomości.
9. Uczestnictwo w wizjach lokalnych w sprawach rozgraniczeń i podziałów nieruchomości.
10. Ustalanie opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku podziału.
11. Prowadzenie spraw dotyczących odszkodowań za grunty przejęte pod drogi.
12. Sprzedaż lokali komunalnych.
13. Regulacja stanu prawnego nieruchomości - przygotowywanie dokumentacji do przejmowania gruntów rolnych, gruntów na drodze komunalizacji oraz nieruchomości na drodze sądowej i cywilno-prawnej.
14. Tworzenie i prowadzenie gminnego zasobu nieruchomości.
15. Prowadzenie ewidencji mienia gminnego.
16. Sporządzanie na bieżąco informacji o stanie mienia gminnego w wyniku zaistniałych zmian.
17. Przygotowywanie informacji o stanie mienia gminnego do sprawozdań rocznych.
18. Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej obrotu nieruchomościami z gminnego zasobu w drodze bezprzetargowej oraz w drodze przetargu od momentu przygotowania uchwały do podpisania umowy.
19. Wykonywanie prawa pierwokupu nieruchomości.
20. Sporządzanie wykazów nieruchomości, podawanych do publicznej wiadomości, będących w gminnym zasobie przeznaczonych do obrotu lub innej formy zagospodarowania.
21. Przygotowywanie przetargów na sprzedaż, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę nieruchomości gminnych.
22. Sporządzanie umów najmu i dzierżawy.
23. Oddawanie nieruchomości w trwały zarząd.
24. Oddawanie nieruchomości gruntowych w użytkowanie wieczyste.
25. Przekształcanie prawa wieczystego użytkowania w prawo własności nieruchomości.
26. Naliczanie i aktualizacja opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości.
27. Bieżące wprowadzanie do programu opłat lokalnych danych o nieruchomościach gminnych oddanych w użytkowanie wieczyste.
28. Wydawanie zaświadczeń o pomocy publicznej w zakresie gospodarki nieruchomościami 29. Wnioskowanie o ujawnienie w księgach wieczystych praw Gminy do działek
stanowiących jej własność.
30. Uzupełnianie półrocznych sprawozdań ujawniających prawa własności nieruchomości gminnych i Skarbu Państwa w księgach wieczystych.
31. Bieżące przygotowywanie informacji o stanie prawnym mienia gminnego do deklaracji podatkowych.
32. Załatwianie spraw związanych z poświadczeniem przez Burmistrza własnoręczności podpisu na oświadczeniu o fakcie osobistego prowadzenia gospodarstwa rolnego.
33. Wydawanie zezwoleń na utrzymanie psa rasy uznanej za agresywną i prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń.
34. Prowadzenie postępowań w sprawie szacowania szkód w gospodarstwach rolnych spowodowanych klęskami żywiołowymi.
35. Realizacja działań wynikających z programu przeciwdziałania narkomanii (kontrola upraw).
14
36. Opiniowanie rocznych planów łowieckich i wieloletnich łowieckich planów hodowlanych.
37. Przyjmowanie i podawanie do publicznej wiadomości komunikatów z zakresu ochrony roślin sadowniczych, rolniczych i warzywniczych oraz zgłoszeń o chorobach zwierząt.
38. Podawanie do publicznej wiadomości treści zarządzeń służb weterynaryjnych.
VIII. Wydział do spraw obsługi Rady Miejskiej i współpracy z organizacjami pozarządowymi
1. zapewnienie warunków organizacyjnych i obsługa administracyjna sesji Rady oraz posiedzeń jej Komisji,
2. sporządzanie protokółów z sesji Rady i posiedzeń Komisji Rady, 3. organizowanie współpracy z jednostkami pomocniczymi gminy,
4. inne czynności związane z obsługą Rady zlecane przez Przewodniczącego Rady,
5. prowadzenie rejestru uchwał Rady i zbioru przepisów gminnych dostępnych do powszechnego wglądu,
6. ewidencjonowanie wniosków i interpelacji radnych,
7. prowadzenie spraw dotyczących awansu zawodowego nauczycieli
8. prowadzenie spraw dotyczących współpracy z organizacjami pozarządowymi w tym także udzielania dotacji na wspieranie lub powierzanie wykonywania zadań własnych gminy w oparciu o ustawę o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
9. wysyłanie do publikacji aktów prawa miejscowego i informowanie kierowników realizujących ich postanowienia o publikacji,
10. Prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczenia majątku gminy i miasta Grójec,
11. Kontrola finansowa zadań własnych gminy zleconych do realizacji podmiotom zewnętrznym,
12. Kontrola wykorzystania udzielonych z budżetu dotacji podmiotom zewnętrznym, 13. Wykonywanie czynności koordynatora kontroli zarządczej.
IX. Urząd Stanu Cywilnego (symbol USC)
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno opiekuńczych i cywilnych a w szczególności:
1. Rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów oraz innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
2. Sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, 3. Sporządzanie i wydawanie odpisów aktu stanu cywilnego oraz zaświadczeń, 4. Przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
5. Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z prawem o aktach stanu cywilnego, przepisem kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz kodeksu cywilnego,
6. Stwierdzanie legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub nie możności zawarcia małżeństwa konkordatowego,
7. Wydawanie decyzji i postanowień w oparciu o prawo w aktach stanu cywilnego, 8. Załatwianie spraw związanych z zawarciem ślubu cywilnego,
9. Prowadzenie korespondencji konsularnej z zakresu stanu cywilnego,
15
10. Prowadzenie spraw dotyczących nadawania medali za długoletnie pożycie małżeńskie, 11. Sporządzanie testamentu allograficznego.
12. Załatwianie spraw dot. zmiany imion i nazwisk.
X. Pion Ochrony (symbol IN)
W Urzędzie funkcjonuje Pion Ochrony, którego strukturę organizacyjną określa Burmistrz oddzielnym zarządzeniem.
Do zadań Pionu Ochrony należy:
zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji,
okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów,
opracowywanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
szkolenie pracowników Urzędu w zakresie ochrony informacji niejawnych.
XI. Samodzielne stanowiska 1. Informatyk (symbol SI):
Do zadań informatyka należy:
Administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej,
Prowadzenie strony internetowej gminy przy współpracy ze stanowiskiem do spraw promocji,
Prowadzenie spraw dotyczących komputeryzacji Urzędu oraz administrowanie systemami informatycznymi,
Zabezpieczanie danych zgromadzonych w systemach informatycznych Urzędu i wypełnianie obowiązków administratora bezpieczeństwa systemów i inspektora bezpieczeństwa teleinformatycznego.
2. Audytor wewnętrzny (symbol AW):
Do zadań audytora należy:
a. przeprowadzenie zadań zapewniających w Urzędzie oraz jednostkach podległych i nadzorowanych, w wyniku, których Burmistrz (kierownicy jednostek) uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności systemu kontroli oraz procesów zarządzania organizacją,
b. prowadzenie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu oraz jednostek podległych i nadzorowanych, c. opracowywanie planu rocznego audytu wewnętrznego i sprawozdawczości zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa.
d. Przeprowadzanie kompleksowej kontroli kasy w Urzędzie Gminy i Miasta w Grójcu,
16
3. Stanowisko do spraw pozyskiwania środków zewnętrznych (symbol SPF) do zadań, którego należy:
a. pozyskiwanie informacji na temat źródeł finansowania i możliwości współfinansowania realizacji zadań i inwestycji gminy przy współudziale środków zewnętrznych,
b. przygotowywanie i wypełnianie wniosków o przyznanie zewnętrznych środków finansowych na realizację zadań i inwestycji gminnych oraz kompletowanie niezbędnej dokumentacji w tym zakresie przy współpracy z innymi wydziałami urzędu, a także prowadzenie rozliczeń w tych sprawach.
c. Prowadzenie spraw z zakresu ograniczania niskiej emisji na terenie Gminy Grójec,
4. Stanowisko do spraw promocji (symbol SP)
a. koordynowanie procesów związanych z przyznawaniem patronatów honorowych Burmistrza Gminy i Miasta Grójec,
b. aktualizacja kalendarza wydarzeń kulturalnych, sportowych i patriotycznych, c. przygotowywanie i realizacja projektów miękkich,
d. promocja prowadzonych przez gminę projektów miękkich,
5. Radca prawny do zadań, którego należy obsługa prawna Urzędu.
17 Rozdział VI Postanowienia końcowe
§ 20
W celu właściwego przekazywania informacji, w siedzibie Urzędu znajdują się:
- tablice ogłoszeń urzędowych,
- tablica do wywieszania uchwał Rady podlegających ogłoszeniu poprzez podanie do wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty.
§ 21
1. Czynności kancelaryjne i obieg korespondencji reguluje Instrukcja Kancelaryjna,
2. Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno – kancelaryjnym wykonywane są na poszczególnych stanowiskach pracy we własnym zakresie.
§ 22
Organizację kontroli wewnętrznej określa Burmistrz oddzielnym Zarządzeniem.
§ 22
Załącznik od nr 1 do nr 3 do Regulaminu stanowią jego integralną część.
§ 23
Zmiany Regulaminu następują w trybie przewidzianym dla jego wprowadzenia.
§ 24
Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 roku.
18
Załącznik nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego
Zasady i tryb przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
1. Zasady postępowania w sprawach wnoszonych skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego.
2. Informacja o przyjęciach interesantów w sprawach skarg i wniosków winna być podana do publicznej wiadomości poprzez umieszczanie jej na tablicy ogłoszeń w Urzędzie.
3. W sprawie skarg i wniosków przyjmuje Burmistrz lub jego zastępca w dniach i godzinach ustalonych przez Burmistrza.
4. Sekretarz Gminy i Naczelnicy Wydziałów przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków każdego dnia pracy w ramach swoich możliwości czasowych.
5. Spostrzeżenia poczynione w toku załatwiania skarg i analiz należy wykorzystać do podejmowania środków zmierzających do usuwania przyczyn skarg.
6. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu:
- przyjmuje Biuro Obsługi Interesanta zgodnie z instrukcją Kancelaryjną,
- na podstawie dekretacji Burmistrza Wydział Organizacyjny rejestruje skargę lub wniosek i przekazuje je do merytorycznego rozpatrzenia zgodnie z dyspozycją Burmistrza.
7. Skarga lub wniosek winny być załatwiane w terminie i trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
19
Załącznik nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego
Zasady podpisywania pism
1. Burmistrz podpisuje :
a) pisma, zarządzenia, decyzje administracyjne i inne akty normatywne należące do jego wyłącznej właściwości,
b) pisma związane z reprezentowaniem gminy na zewnątrz, c) odpowiedzi na zalecenia pokontrolne kierowane do Burmistrza,
d) korespondencję wynikającą z podziału zadań między Burmistrzem a jego zastępcami.
2. Zasady podpisywania pism przez Zastępców Burmistrza określa Burmistrz w Zarządzeniu w sprawie podziału zadań i obowiązków między Burmistrzem a jego Zastępcami.
3. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego zastępca podpisuje pisma i decyzje oraz zaświadczenia w zakresie swoich zadań.
4. Naczelnicy wydziałów podpisują pisma i dokumenty z zakresu działania wydziałów niezastrzeżone do właściwości Burmistrza lub Zastępcy Burmistrza, zaświadczenia i decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej zgodnie z udzielonymi upoważnieniami.
5. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym także decyzji administracyjnych, zarządzeń, projektów uchwał parafują je swoim podpisem umieszczonym na końcu tekstu projektu, z lewej strony.
