INFRA' 93 : informatyczne narzędzia pracy księgowego : materiały na konferencję, Szczecin, wrzesień 1993

STOWARZYSZENIE KSIĘGOWYCH W POLSCE

O dd zia ł O kręgowy w Szczecinie

UNIWERSYTET SZCZECIŃSKI

Instytut C ybernetyki Ekonom icznej i Inform atyki

INFRA ’93

INFORMATYCZNE NARZĘDZIA PRACY

KSIĘGOWEGO

Materiały na konferencję pod redakcją

Prof dr hab. Ignacego Dziedziczaka

(tezy do referatów)

SZCZECIN - WRZESIEŃ 1993

STOWARZYSZENIE KSIĘGOWYCH W POLSCE

O ddział Okręgowy w Szczecinie

UNIWERSYTET SZCZECIŃSKI

Instytut C ybernetyki Ekonom icznej i Inform atyki

INFRA ’93

INFORMATYCZNE NARZĘDZIA PRACY

KSIĘGOWEGO

Materiały na konferencję pod redakcją

Prof dr hab. Ignacego Dziedziczaka

(tezy do referatów)

SZCZECIN - WRZESIEŃ 1993

S P I S TREŚCI

s t r .

Wstęp...... 2

1.Prof.dr h a b .Ignacy Dziedziczak - RODZ A J E I N F O R M A T Y C Z ­ NYCH NARZĘDZI WSPOM A G A N I A PRACY K S I Ę G O W E G O 3 2 .Jacek Wojtecki - P A K I E T ZINTEGROWANY W PRACY

K S IĘGOWEGO 7

3.Dr Andrzej Bytniewskl, Prof.dr hab. Jan Stępniewski -DOŚWIADCZENIA Z W D R AŻANIA ZIN T E G R O W A N E G O S Y S TEMU

RACHUNKOWOŚCI Z WYKORZYS T A N I E M L O K ALNYCH SIECI

MIKROKOMPUTEROWYCH i 3

i.Dr Ryszard Orliński - M02LIW0SCI ROBOTYZACJI

RACHUNKOWOŚCI 17

5.Inź.Ryszard Sienkiewicz - BIZ N E S PLAN 25 - 6. Dr Wanda Skoczył a s - ANALIZA W S K AŹNIKOWA W BIZ N E S PLANIE 30

• 7.Dr Kazimiera Winiarska - OPRAC O W A N I E P L A N Ó W Z Y S K U I PLANÓW PRZEPŁYWÓW GOTÓWKOWYCH D L A POTRZEB BIZN E S

PLANU 35

8. Mgr Przemysław Sztandera r N I EFINANSOWE INFORMACJE

Z AWARTE W BIZNES PLANIE 40

9 . Dr Edwar Depa - MIKRO K O M P U T E R O W A B A Z A DANYCH

RACHUNKOWOŚCI J A K O NARZĘDZIE PRACY K S I Ę G O W E G O 45

P R Z E D M O W A

1N F R A * 9 3 r o z p o c z y n a i m a m y n a d : i e 1 ęy n c w y c y k l k o n f e r e n c j i

w a r s z t a t o w y c h . M a m y b o w i e m z a m i a r r o z p o c z ą ć c o r o c z n e " w a r s z t a t y

k s i ę g o w e g o " . P r a g n i e m y na p r a k t y c z n y c h p r z y k ł a d a c h , u z y s k i w a n y c h w

p r z e d k o n f e r e n c y j n y c h p r a c a c h , w y k a z y w a ć m o i ! i w o ś c i r a c j o n a l i z o w a n i a

s y s t e m u r a c h u n k o w o ś c i p r z y z a s t o s o w a n i u n a r z ę d z i i n f o r m a t y k i .

N a t e g o r o c z n y k o n f e r e n c j e p r z y g o t o w a l i ś m y p r z e g l ą d p r a k t y c z n i e

d o s t ę p n y c h n a r z ę d z i i n f o r m a t y c z n y c h , k t ó r e m o g s u s p r a w n i t w a r s z t a t

p r a c y k s i ę g o w e g o . T o w a r z y s z y ć b ę d a t e m u p r e z e n t a c j e s y s t e m ó w F K ,

Pr ¿ y g o t o w a n o r 6 w n i e i łnat 0I*iał t e o r e t y c z n y , z z a k r e s u p o s t ę p u w

m e t o d o l o g i i r a c h u n k o w o ś c i . P o z a tym. p r z y g o t o w a n e z o s t a ł y r e f e r a t y

w p r o s t s z k o l e n i o w e n a t e m a t b u d o w y b i z n e s p l a n u i z w i ą z a n y c h z n i m

p r a c

rachunkowych

J a k c o r o c z n i e , ż y c z y m y P a h s t w u p o ż y t k u m e r y t o r y c z n e g o z n a s z e j w s p ó l n e j k o n f e r e n c j i i m i ł y c h w r a ż e ó z K o / o b r z e g u .

I g n a c y D z i e d z i c z a k

-

3

I g n a c y D z i e d z i c z e k

R O D Z A J E I N F O R M A T Y C Z N Y C H N A R Z Ę D Z I W S P O M A G A N I A P R A C Y K S I Ę G O W E G O

P o s t ę p i r o z w ó j w i n f o r m a t y c e d o s t a r c z a k s i ę g o w y m c o r a z

l e p s z y c h , c o r a z s p r a w n i e j s z y c h 1 b a r d z i e j p r z y s t o s o w a n y c h d o

r a c h u n k o w o ś c i o r a z c o r a z w i ę c e j n a r z ę d z i p r a c y . P o s t ę p t e c h n i c z n y

p o w o d u j e z w i ę k s z a n i e p o j e m n o ś c i p a m i ę c i m a g n e t y c z n y c h , p o j a w i e n i e

s i ę p a m i ę c i o p t y c z n y c h , z w i ę k s z e n i e s z y b k o ś c i oblic z e f i i w y g o d ę .

P r z y p o m n i e ć m o ż n a c h o ć b y p o l s k i k o m p u t e r XY Z , k t ó r y w l a t a c h

s z e ś ć d z i e s i ą t y c h b y ł w p o s i a d a n i u P o l i t e c h n i k i S z c z e c i ń s k i e j . M i a ł

o n p a m l ę ó l a m p o w a ( b a r d z o z a w o d n a , b o c o r u s z s p a l a ł a s i ę j a k a ś

l a m p a e l e k t r o n o w a ) p o j e m n o ś c i b o d a j ż e k i l k u t y s i ę c y k o m ó r e k , a

g a b a r y t a m i s w o i m i z a j m o w a ł c a ł y p o k ó j . T e r a z , n i e c a ł e 3 0 lat

p ó ź n i e j , w l a t a c h d z i e w i ę ć d z i e s i ą t y c h , w i d z i c i e P a h s t w o

m i k r o k o m p u t e r p r z e n o ś n y n o t e b o o k w i e l k o ś c i k s i ą ż k i o p o j e m n o ś c i

p a m i ę c i r z ę d u p o n a d t y s i ą c r a z y w i ę k s z e j n i ż w s p o m n i a n y X Y Z i

n i e p o r ó w n a n i e w i ę k s z e j n i e z a w o d n o ś c i d z i a ł a n i a . N a n a s z y m r y n k u

m o ż e m y k u p i t c o r a z w i ę c e j , c o r a z b a r d z i e j r ó ż n o r o d n y c h i c o r a z

t a h s z y c h n a r z ę d z i i n f o r m a t y c z n y c h w p o s t a c i s p r z ę t u k o m p u t e r o w e g o

( g ł ó w n i e m i k r o k o m p u t e r ó w ) i c o r a z b a r d z i e j p r z y j a z n e g o

u ż y t k o w n i k o w i o p r o g r a m o w a n i a .

P r z e g l ę d w s p ó ł c z e s n y c h n a r z ę d z i i n f o r m a t y k i p o z w a l a z w r ó c i ć

u w a g ę k s i ę g o w y m n a n a s t ę p u j ą c e r o d z a j e n a r z ę d z i , k t ó r e m o ż n a j u ż

d z i ś p r a k t y c z n i e i p o w s z e c h n i e w y k o r z y s t a ć w r a c h u n k o w o ś c i , a m i a n o w 1c i e :

l m a k ł a d k i na s y s t e m y o p e r a c y j n e j a k X t r e e c z y N o r t o n C o m m a n d e r lub

U i n d o u s i

2 > e d y t o r y t e k s t ó w j a k W o r d s t a r c z y T A G i 3 ) a r k u s z e k a l k u l a c y j n e Jak M U L T I P L A N ;

A ) b a z y d a n y c h j a k D B A S E S p l u s j

5 ) p a k i e t y z i n t e g r o w a n e j a k F R A M E U O R K 1 II lub L o t u s 1 - 2 - 3 J

6 ) s y s t e m y e k s p e r c k i e J a k 1 B I E S / C X .

N a k ł a d k i na s y s t e m y o p e r a c y j n e ( k t ó r e p r o f e s j o n a l i s t o m

p o z w a l a j ą o p e r o w a * z a s o b a m i i n f o r m a c y j n y m i u k o m p u t e r z e ) u ł a t w i a j ?

o p e r o w a n i e k o m p u t e r e m <* m 1k r o k o m p u t e r e m ) w c z y n n o ś c i a c h w g l ą d u do

z b i o r O w d a n y c h , z m i a n na z b i o r a c h i w z b i o r a c h , p o z y s k i w a n i a

i n f o r m a c j i ze z b l o r o u itp. N i e z a l e ż n i e o d r o z p o w s z e c h n i o n y c h j u ż

n a k ł a d e k t y p u X T r e e G o l d , c o r a z p o p u l a r n i e j s z e s t a j a s i e U i n d o w s .

W e r s j a W i n d o w s 3 . 1 n i e t y l k o u ł a t w i a cza p o m o c ą " m y s z y " ) o p e r o w a n i e n a z b i o r a c h d a n y c h a l e J e s t w y p o s a ż o n a w s a m o d z i e l n e b o g a t e

o p r o g r a m o w a n i e s p e c j a l i s t y c z n e w z a k r e s i e f u n k c j i w y k o n y w a n y c h p r z e z d a l e j o m a w i a n e o p r o g r a m o w a n i e .

E d y t o r y t e k s t ó w z n a k o m i c i e w s p o m a g a j ? p r a c e m a s z y n o w e g o

p i s a n i a . U ł a t w i a j ? r e d a g o w a n i e t e k s t u , z m i a n y w t e k S c i e , o p e r o w a n i e

t e k s t e m , d r u k o w a n i e , p r z e c h o w y w a n i e n a n o ś n i k u m a g n e t y c z n y m itp.

B a r d z o r o z p o w s z e c h n i ł s i p w n a s z y m k r a j u TA G , z p o l s k i m i n a p i s a m i i

e d y c j ? ł a d n e g o k r o j u p o l s k i c h l i t e r . E d y t o r t e k s t u m o t a k s i ę g o w e m u

z n a k o m i c i e u ł a t w i * k o r e s p o n d e n c j e , jej o p r a c o w y w a n i e , k o n t r o l e , w y k o r z y s t y w a n i e i a r c h i u o w a n l e .

A r k u s z e k a l k u l a c y j n e s ł u ż ? g ł ó w n i e z a d a n i o m a n a l i z y , g d y d a n e

a? u ł o ż o n e w r e g u l a r n e t a b l i c e ( m a c i e r z e ) i t r z e b a w y k o n a ó w i e l e

c z y n n o ś c i o b 1 i c z e n i p w y c h . b a t w e j e s t d e f i n i o w a n i e t a b l i c y .

-

5

u p r o w a d z a n i e d o n i e j d a n y c h , d e f i n i o w a n i e o p e r a c j i n a d a n y c h ,

d o k o n y w a n i e z m i a n ( p r z y a u t o m a t y c z n y c h z m i a n a c h w c a ł y m a r k u s z u ) ,

d r u k o w a n i e itp. P r z e z m o ż l i w o ś f c r e k a l k u l a c j i m o ż n a s z y b k o i

w y g o d n i e p r z e p r o w a d z a * s p r a w d z e n i a s k u t k ó w z m i a n j e d n e g o p a r a m e t r u

n a z w i ą z a n y c h z n i m i n n y c h p a r a m e t r a c h . W s p ó ł c z e s n e a r k u s z e (na

p r z y k ł a d F R A M E U O R K I I I , E X E L p o d W i n d o w s ! s? w y p o s a ż o n e w r ó ż n o r o d n e

f u n k c j e , r ó w n i e ż d o o b l i c z a n i a z ł o ż o n y c h w s k a ź n i k ó w f i n a n s o w y c h .

B a z y d a n y c h u r o d z a j u D b a s e 3 p ! u s p o z w a l a j ? d z i a ł a ó n a z b i o r a c h

w p o s t a c i t a b l i c y z k o l u m n a m i ( t y p a m i z a p i s ó w ) i w i e r s z a m i

( w y s t ą p i e n i a m i z a p i s ó w ) , w k t ó r y c h o d b y w a s i e e w i d e n c j a k s i ę g o w a .

B o g a t y z e s t a w k o m e n d p o z w a l a w y k o n y w a * w s z y s t k i e o p e r a c j e n a

z b i o r a c h d a n y c h k s i ę g o w y c h . W y k o n y w a n i e t y c h o p e r a c j i , p o c z ą w s z y o d

z a ł o ż e n i a z b i o r u , p o p r z e z d o d a w a n i a i k a s o w a n i a z a p i s ó w w z b i o r a c h ,

p o i c h p o d g l ą d a n i e n a m o n i t o r z e e k r a n o w y m b ? d z d r u k o w a n i e , j e s t

d o ś * p r o s t e i m o ż e b y ó w y k o n y w a n e p r z e z k s i ę g o w e g o , p o k r ó t k i m -

k i l k u g o d z i n n y m p r z y u c z e n i u . W j ę z y k a c h b a z d a n y c h o p r a c o w y w a n a j e s t

w s p ó ł c z e ś n i e n a j w i ę k s z a l i c z b a s y s t e m ó w FK.

P a k i e t y z i n t e g r o w a n e ł ę c z a f u n k c j e e d y t o r a t e k s t ó w , a r k u s z a

k a l k u l a c y j n e g o i b a z y d a n y c h . I s t n i e j e m o ż l i w o ś ć w y m i a n y i n f o r m a c j i

m i ę d z y o k i e n k a m i t e k s t o w y m i , a r k u s z a m i k a l k u l a c y j n y m i i w s k a z a n y m i

z b i o r a m i b a z y d a n y c h . M o g ę to b y ó z b i o r y s p o d D b a s e 3 p l u s lub w ł a s n e

t e g o w ł a ś n i e p a k i e t u z i n t e g r o w a n e g o , n a k t ó r y m p r a c u j e m y . P a k i e t

z i n t e g r o w a n y m o ż e d o b r z e u z u p e ł n i * e k s p l o a t o w a n y s y s t e m FK,

z w ł a s z c z a w z a k r e s i e a n a l i z y f i n a n s o w e j a l e t e ż r a c h u n k u

e k o n o m i c z n e g o p r z e d s i ę w z i ę t g o s p o d a r c z y c h .

S y s t e m y e k s p e r c k i e p r z y n o s z ę k s i ę g o w e m u n o w e m o ż l i w o ś c i , k t b r e

m o ż n a z a l i c z y * j u ż d o z a k r e s u tzw. s z t u c z n e j i n t e l i g e n c j i .

P o z w a l a j ? o n e na w s p i e r a n i e i n t e r p r e t a c j i i n f o r m a c j i z k s i ę g o w o ś c i .

S y s t e m e k s p e r c k i u m o ż l i w i a b u d o w a n i e b a z y w i e d z y , p r z e n o s z e n i e

w i e d z y e k s p e r t a n a o d p o w i e d n i ? r e p r e z e n t a c j ę k o m p u t e r o w a . C z ę s t o

s p o t y k a n ? m e t o d a r e p r e z e n t a c j i w i e d z y j e s t f o r m u ł a w n i o s k o w a n i a w

p o s t a c i : J E 2 E L 1 ( w y s t ą p i ą t a k i e a t a k i e w a r u n k i ) T O ( n a l e ż y w y k o n a *

t a k i e a t a k i e c z y n n o ś c i ) . N a p r z y k ł a d J E Ż E L I w k s i ę g o w a n e j o p e r a c j i

g o s p o d a r c z e j r o d z a j d o k u m e n t u t o K a s a W y p ł a c i , o d b i o r c a ' j e s t n a s z

p r a c o w n i k , a t y t u ł e m J e s t p o b r a n i e z a l i c z k i T O o p e r a c j ę n a l e ż y

z a k s i ę g o w a * : W n 2 3 4 M a 101. S k o r o w i ę c p o t r a f i m y z a k o d o w a * t o n

" k a w a ł e k w i e d z y " w sposftb c z y t e l n y d l a k o m p u t e r a , to m o ż e o n sam,

a u t o m a t y c z n i e z a d e k r e t o w a * tę o p e r a c j ę . I s t n i e j e m o ż l i w o ś *

w y k o r z y s t a n i a s y s t e m b w e k s p e r c k i c h d o d e k r e t a c j i k s i ę g o w e j .

I s t n i e j e t e ż m o ż l i w o ś * z a s t o s o w a n i a s y s t e m u e k s p e r c k i e g o do

b a r d z i e j z ł o ż o n e j p r a c y j a k na p r z y k ł a d i n t e r p r e t a c j a w y n i k & w

a n a l i z y f i n a n s o w e j f i r m y . Z a d e m o n s t r u j e m y t o n a 1 B 1 £ S / C X .

-

7

J a c e k W o j t e c k l

P A K I E T Z I N T E G R O W A N Y W P R A C Y K S I Ę G O W E G O

W p i o w a d z e n l e .

P a k i e t z i n t e g r o w a n y t o p r o g r a m d y s p o n u j ą c y z e s t a w e m

r ó ż n o r o d n y c h f u n k c j i im . i n . e d y t o r t e k s t u , a r k u s z k a l k u l a c y j n y , b a z a d a n y c h , g r a f i c z n a p r e z e n t a c j a d a n y c h , o r g a n i z a c j a i

p o r z ą d k o w a n i e d o k u m e n t ó w , t e l e k o m u n i k a c j a ) p r z e z n a c z o n y c h do

o d m i e n n y c h z a d a h , a l e j e d n o c z e ś n i e ś c i ś l e d o s i e b i e d o p a s o w a n y c h i

w s p ó ł d z i a ł a j ą c y c h ze s o ba.

R e f e r a t t e n m a z a z a d a n i e p r z e d s t a w i e n i e m o ż l i w o ś c i p a k i e t u

z i n t e g r o w a n e g o F R A M E W O R K III w p r a c y k s i ę g o w e g o , s z c z e g ó l n i e w

p o w i ę z a n i u z i s t n i e j ą c y m i , w s y s t e m a c h f i n a n s o w o - k s i ę g o w y c h ,

b a z a m i d a n y c h . P r z y k ł a d o w a b a z a d a n y c h z o s t a ł a z a c z e r p n i ę t a z

i s t n i e j ą c e g o s y s t e m u f i n a n s o w o - k s i ę g o w e g o n a p i s a n e g o p r z e z

p r a c o w n i k ó w I n s t y t u t u C y b e r n e t y k i E k o n o m i c z n e j i I n f o r m a t y k i

W y d z i a ł u E k o n o m i c z n e g o U n i w e r s y t e t u S z c z e c i ń s k i ego.

1. R e d a g o w a n i e t e k s t ó w .

R e d a g o w a n i e t e k s t ó w b ę d z i e z a p e w n e j e d n y m z p i e r w s z y c h i

z a r a z e m n a j c z ę s t s z y c h z a d a ń , d o k t ó r y c h p a k i e t z i n t e g r o w a n y

F R A M E W O R K III b ę d z i e w y k o r z y s t y w a n y . P r o g r a m d o r e d a g o w a n i a

t e k s t ó w , t z w . e d y t o r p o z w a l a w ł a t w y i w y g o d n y s p o s ó b

p r z y g o t o w y w a ć , p o p r a w i a ć , r o z s z e r z a ć t e k s t y o r ó ż n y c h o b j ę t o ś c i a c h p o c z ę w s z y o d k r ó t k i c h n o t a t e k , a na o b s z e r n y c h o p r a c o w a n i a c h

j a k i e w tej d z i e d z i n i e u d o s t ę p n i a F R A M E W O R K III. B ę d z i e tu w i ę c

m o w a o p o c z ą t k a c h p r a c y z e d y t o r e m , c z y l i o u t w o r z e n i u n o w e g o

o k i e n k a t e k s t o w e g o , w p r o w a d z a n i u , z a p a m i ę t y w a n i u i p o n o w n e j e d y c j i

t e k s t u , j a k i o t r o c h ę b a r d z i e j z a a w a n s o w a n / m w y k o r z y s t a n i u e d y t o r a , c z y l i o s e l e k c j i , k o p i o w a n i u , p r z e m i e s z c z a n i u i u s u w a n i u

p a r t i i t e k s t u , z m i a n i e k r o j ó w p i s m a , u s t a w i a n i u m a r g i n e s ó w ,

w y k o r z y s t a n i u s ł o w n i k ó w o r a z w i e l u i n n y c h p r z y d a t n y c h e l e m e n t a c h

e d y t o r a . J e d n y m z n i c h j e s t np. r e d a g o w a n i e s e r y j n e j

k o r e s p o n d e n c j i . F R A M E W O R K III p o z w a l a na a u t o m a t y c z n y w y d r u k

z a m ó w i e h , z a p r o s z e h i i n n y c h t e g o t y p u m a t e r i a ł ó w , w k t ó r y c h

z a s a d n i c z a c z ę ś ć t e k s t u j e s t s t a ł a , a z m i a n i e u l e g a j ? t y l k o p e w n e

e l e m e n t y m p . imię, n a z w i s k o i a d r e s u .

2. O r g a n i z a c j a i o b s ł u g a s e g r e g a t o r ó w .

S e g r e g a t o r J e s t s t r u k t u r ę d a n y c h p o z w a l a j ? c ? n a ł ? c z e n i e w

s o b i e r ó ż n e g o r o d z a j u o k i e n e k . S z c z e g ó l n i e p r z y d a t n y j e s t o n w

p r z y p a d k u p r a c y z d o k u m e n t a m i . F R A M E W O R K III u m o ż l i w i a z g r u p o w a n i e

w s z y s t k i c h r o z d z i a ł ó w r e d a g o w a n e g o d o k u m e n t u w j e d n y m o k n i e , w

f o r m i e w ł a ś n i e s e g r e g a t o r a . O p r ó c z ł a t w o ś c i o p e r o w a n i a na

p o s z c z e g ó l n y c h p a r t i a c h t e k s t u u z y s k u j e s i ę p r z e z t o t a k ż e

m o ż l i w o ś ó u j r z e n i a w k a ż d e j c h w i l i k o m p l e t n e g o s p i s u r o z d z i a ł ó w

c a ł e g o d o k u m e n t u o r a z j e g o a r a n ż a c j ę , z m i a n ę t e k s t u , d o ł ą c z e n i e

r y s u n k ó w , w y k r e s ó w , t a b l i c itd. Z a t e m t e n f r a g m e n t w y s t ? p i e n i a

b ę d z i e p o ś w i ę c o n y t a k i m z a g a d n i e n i o m , jak t w o r z e n i e s e g r e g a t o r a ,

t r y b y t s p o s o b y ł w y ś w i e t l a n i a s p i s u t r e ś c i , d o d a w a n i e i k a s o w a n i e

-9

o k i e n o r a z n u m e r a c j i r o z d z i a l i « d o k u m e n t u .

3. Z a s a d y o b s ł u g i b a z d a n y c h .

B a z a d a n y c h j e st, n a j o g ó l n i e j r z e c z b i o r ą c , s y s t e m e m s ł u ż ą c y m

d o p r z e c h o w y w a n i a r ó t n e g o r o d z a j u w i a d o m o f e c i . U r a i e j p t n o & ó jej

o b s ł u g i w a n i a m o ż e p r z y d a ó s i p « n i e m a l k a ż d y m z a s t o s o w a n i u , k a ż d a

b a z a d a n y c h p r z e c h o w u j e i n f o r m a c j e o o b i e k t a c h o k r e ś l o n e g o t y p u .

H o ż e to b y t np. w i e d z a d o t y c z ą c ą d a n e g o p r a c o w n i k a ( j e g o imip,

n a z w i s k o , w y k s z t a ł c e n i e , z a w ó d i t p . J , j a k i d a n e d o t y c z ą c e

k s i ę g o w a h d o k o n a n y c h n a p o s z c z e g ó 1n y c h k o n t a c h (w p r z y p a d k u

s y s t e m ó w f i n a n s o w o - k s i ę g o w y c h ) . T a k i z e s t a w d a n y c h o k a ż d y m

o b i e k c i e j e s t £ c i £ l e o k r efelony i z n o r m a l i z o w a n y , tzn. n a t e m a t

k a ż d e g o z o b i e k t ó w b a z y d a n y c h d o s t ę p n e se t e g o s a m e g o t y p u I n f o r m a c j e . T a k i J e d n o l i t y z b i h r " p a r a m e t r ó w ” d a n e g o o b i e k t u

n a z y w a m y r e k o r d e m . U b a z i e d a n y c h j e s t w i e l e t a k i c h r e k o r d ó w , d l a

k a ż d e g o o b i e k t u - o d d z i e l n y . K a ż d y z r e k o r d ó w d z i e l i s i e n a p o l a

z a w i e r a j ą c e o d p o w i e d n i e i n f o r m a c j e , W tej c z p & c i r e f e r a t u p o k a z a n e

z o s t a n ę s p o s o b y z a k ł a d a n i a b a z y d a n y c h w p a k i e c i e z i n t e g r o w a n y m

F R A M E U O R K 111, u s t a w i a n i a jej p a r a m e t r ó w ( f o r m a t o w a n i e b a z y

d a n y c h ) , w p r o w a d z a n i a d a n y c h . P r z e d e w s z y s t k i m J e d n a k

z a p r e z e n t o w a n e b ę d ę m o ż l i w o t c i p r a c y , j a k i e d a j e F R A M E U O R K III, z

b a z ę d a n y c h z a c z e r p n i ę t a z i s t n i e j ą c e g o s y s t e m u f i n a n s o w o -

k s i ę g o w e g o , o k t ó r y m b y ł a m o w a w e W p r o w a d z e n i u . P r z e d s t a w i o n e z a t e m

b ę d ę t a k i e e l e m e n t y , j a k t r y b y w y ś w i e t l a n i a r e k o r d ó w ,

z a b e z p i e c z a n i e z a w a r t o ś c i pól r e k o r d ó w , w y s z u k i w a n i e i n f o r m a c j i w

b a z i e d a n y c h , r e k a l k u l a c j a d a n y c h , k o p i o w a n i e d a n y c h o r a z

w s p ó j p r a c a z s y s t e m e m d B A S E .

A. O b l i c z e n i a w e F R A M E W O R K ’u III.

O b o k z a d a h z w i ą z a n y c h z p r z e t w a r z a n i e m t e k s t ó w , c z y t e i

o b s J u g ę b a z d a n y c h , o g r o m n a r o l e w e F R A M E W O R K * u H I o d g r y w a j ą j e g o

m o i I i w o 6 c i o b l i c z e n i o w e . D o t y c z y to s p o r z ą d z a n i a r ó ż n e g o r o d z a j u

b i l a n s ó w , k o s z t o r y s ó w , l i s t p ł a c o w y c h itd. O b l i c z e n i a te d o k o n y w a n e

sa w o p a r c i u o e l e k t r o n i c z n y a r k u s z o b l i c z e n i o w y (ang.

s p r e a d s h e e t ) . A r k u s z k a l k u l a c y j n y s k ł a d a s i ę z w i e r s z y i k o l u m n .

P r z e c i ę c i e w i e r s z a i k o l u m n y w a r k u s z u n a z y w a n e j e s t k o m ó r k a *

Zaw a r t o f i ó k o m ó r k i m o ż e b y ó t e k s t e m , l i c z b a , w z o r e m o b l i c z e n i o w y m

lub p r o g r a m e m n a p i s a n y m w j ę z y k u F R E D . U tej c z ę ś c i r e f e r a t u b ę d z i e

m o w a o t a k i c h z a g a d n i e n i a c h , J a k t w o r z e n i e a r k u s z a k a l k u l a c y j n e g o ,

w p r o w a d z a n i e d o n i e g o d a n y c h , f o r m a t o w a n i e a r k u s z a , t w o r z e n i e

f o r m u j w a r k u s z u i i n n y c h p r z y d a t n y c h w p r a c y z a r k u s z e m

k a l k u l a c y j n y m . W s z y s t k o t o b ę d z i e t w o r z y ł o k a n w ę d l a g ł ó w n e g o w ę t k u

t e g o f r a g m e n t u r e f e r a t u , k t ó r y m j e s t p r z e d s t a w i e n i e m o ż l i w o ś c i

j ę z y k a p r o g r a m o w a n i a F R E D , a w t y m . s z c z e g ó l n i e p r o b l e m k o n s o l i d a c j i

a r k u s z a k a l k u l a c y j n e g o z b a z ę d a n y c h i d y n a m i c z n e j w y m i a n y i n f o r m a c j i p o m i ę d z y n i m i ,

5. W y k o r z y s t a n i e g r a f i k i w p a k i e c i e z i n t e g r o w a n y m F R A M E W O R K III.

O p r ó c z o k i e n t e k s t o w y c h , o k i e n b a z d a n y c h , s e g r e g a t o r ó w ,

a r k u s z y k a l k u l a c y j n y c h , F R A M E W O R K I I I •u d o s t ę p n i a t a k ż e o k i e n k a

g r a f i c z n e . U p r a k t y c z n y c h z a s t o s o w a n i a c h , d o g r a f i c z n e g o

-

11

z i l u s t r o w a n i a z w i ę z k ó w z a c h o d z ą c y c h p o m i ę d z y p e w n y m i w a r t o ś c i a m i

u ż y w a s i e s t a n d a r d o w y c h t y p ó w d i a g r a m ó w ! k o ł o w e g o , s ł u p k o w e g o i

l i n i o w e g o . W t y p o w y c h s y t u a c j a c h s ł u ż ? o n e - d o o k r e ś l e n i a .

z a l e ż n o ś c i , c z y t e ż d o p o r ó w n a n i a s ? s i a d u j a c y c h z e s o b ę k o m ó r e k

a r k u s z a k a l k u l a c y j n e g o lub pól b a z y d a n y c h . Z z a k r e s u

w y k o r z y s t y w a n i a g r a f i k i p r z e d s t a w i o n e z o s t a n ę n a s t e p u j ę c e

z a g a d n i e n i a : t y p y d l a g i a m ó w , t w o r z e n i e d i a g r a m ó w , s p o s ó b

w y ś w i e t l a n i a 1 d r u k o w a n i a d i a g r a m ó w , n a k ł a d a n i e d i a g r a m ó w i w koftou

m o d y f i k o w a n i e d i a g r a m ó w z a p o m o c ? f u n k c j i j e ż y k a F R E D .

6. W y d r u k i .

W z a s a d z i e o s t a t e c z n y m c e l e m p r a c y n a d d o k u m e n t e m , z w ł a s z c z a

t e k s t o w y m , j e s t s p o r z ą d z e n i e j e g o w y d r u k u . W z w i ą z k u z t y m

p r z e d s t a w i o n e tu z o s t a n ę o g ó l n e z a s a d y w y k o n y w a n i a w y d r u k ó w w

p a k i e c i e z i n t e g r o w a n y m F R A M E U O R K 111, s p o s o b y d r u k o w a n i a a r k u s z y

k a l k u l a c y j n y c h i b a z d a n y c h , s e g r e g a t o r ó w , n a l e p e k a d r e s o w y c h o r a z

o m ó w i o n e w s k r ó c i e b p d ? o p c j e m e n u P r i n t ,

7. O b s ł u g a p u l p i t u .

C e l e m t e j c z ę s t k i w y s t ą p i e n i a b ę d z i e z a p o z n a n i e ze s p o s o b ą m i

o b s ł u g i p l i k ó w , i c h ł a d o w a n i a na p u l p i t , k a s o w a n i a , s o r t o w a n i a ,

z a p i s y w a n i a na d y s k i i n n y m i o p e r a c j a m i d y s k o w y m i m o ż l i w y m i d o

w y k o n a n i a w Ś r o d o w i s k u p a k i e t u z i n t e g r o w a n e g o F R A M E U O R K III,

8. K o r z y s t a n i e z b i b l i o t e k i s y s t e m o w e j .

F R A M E W O R K 111 u m o ż l i w i a ł a t w e z w i ę k s z e n i e e f e k t y w n o ś c i p r a c y p o p r z e z z a s t o s o w a n i e m a k r o21ecefi, s k r ó t ó w , s z a b l o n ó w w y d r u k u ,

f u n k c j i z d e f i n i o w a n y c h p r z e z u ż y t k o w n i k a , p o d s t a w i e h . W s z y s t k i e te

e l e m e n t y w c h o d z ę w s k ł a d b i b l i o t e k i s y s t e m o w e j ( L i b r a r y lub, p o d c z a s p r a c y w s i e c i , S y s L i b ) . W tej c z ę ś c i r e f e r a t u

z a p r e z e n t o w a n e z o s t a n ę p r z e d e w s z y s t k i m m a k r o z l e c e n i a i s k r ó t y .

S t o s u j e s i ę je p o to, by u n i k n a ó u c i ą ż l i w e g o w c i s k a n i a k l a w i s z y w

c z ę s t o p o w t a r z a j ę c y c h s i e s e k w e n c j a c h . R ó ż n i c a m i e d z y n i m i p o l e g a

n a tym, ż e m a k r o z l e c e n i a d o t y c z ? r a c z e j a u t o m a t y c z n e j r e a l i z a c j i p e w n y c h c z y n n o ś c i , s k r ó t y n a t o m i a s t u ł a t w i a j ? p i s a n i e t e k s t ó w

z a w i e r a j ę c y c h p e w n e , s t a l e f r a g m e n t y .

-

13

Bytnlewski Andrzej Stępniewski Jan

DOŚWIADCZENIA Z WDRAŻANIA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU RACHUNKOWOŚCI Z WYKORZYSTANIEM LOKALNYCH SIECI MIKROKOMPUTEROWYCH

1. Zakres informatycznego systemu rachunkowości

Hlniejszy referat traktuje o sposobie wdrażania i eksplotacji systemu informatycznego rachunkowości z wykorzystaniem lokalnych sieci mikrokomputerowych w przedsiębiorstwach handlowych. Konkretnie w Centrum Zaopatrzenia Medycznego 'CEZAL' SA Wroclaw i Przedsiębiorstwie Zaopatrzenia Medycznego 'Cezal' Katowice.

System informatyczny rachunkowości składa się z dwóch podsystemów:

- podsystemu obrotu towarowego, - podsystemu finansowo-księgowego.

PodsyBtem obrotu towarowego obejmuje swym zkreaem następujące czynności:

utrzymywanie kartotek towarowych w permanenetnej aktualności,

utrzymawanle kartotek zamówień własnych i obcych oraz wspomagane komputerowo tworzenie zamówień własnych 1 ich automatyczną ewidencję,

- ewidencję dokumentów obrotu towarowego,

- utrzymywanie kartoteki towarowej wg Systematycznego Wykazu Wyrobów,

automatyzację aktualizacji kartoteki towarowej z tytułu rozcbodu (np: na cele sprzedaży),

- automatyczną aktualizację zamówień własnych i obcych, wspomagane komputerowo tworzenie faktur sprzedaży hurtowej i detalicznej,

- automatyczne naliczanie i ewidencję podatku VAT,

automatyczne tworzenie dokumentów obrotowych dotyczących nadwyżek i niedoborów na podstawie dokumentu Arkusz spisu z natury',

automatyczne tworzenie dekretów księgowych z dokumentów obrotu towarowego i automatyczne ich prrzekazywanie do podsystemu FK,

- analizę stopnia reealizacjl zamówień własnych i

obcych, , ,

- udostępnianie na bieżąco wybiórczych(analitycznych 1

zagregowanych) informacji dotyczących realizacji procesu obrotu

towarowego (zakup,sprzedaż, zwrot towarów do dostawcy na skutek reklamacji, zwrot towarów przez odbiorców, stan zapasu konkretnej pozycji towarowej, całego magazynu, całego przedsiębiorstwa).

Podsystem finansowo-księgowy obejmuje swoim zakresem następujące czynności!

- utrzymywanie w permanentnej aktualności kartotek kont (przedmiotowych, podmiotowych.) ,

rejestrację operacji gospodarczych na wszystkich kontach,

automatyczne rozliczanie kontrahentów (z tytułu zakupu i sprzedaży towarów) w trybie Just in time,

emisję wydawnictw dla celów operatywnego zarządzania,

automatyczną emisję dokumentów korerspondencyjnych (polecenie przelewu, upomnień od przetreminowanych należności, not odsetkowych),

- automatyczną analizę należności i zobowiązań przetermionowanych, automatyczne księgowanie faktur za sprzedane towary (na kontach przedmiotowych i podmiotowych).

£. Sprzęt wykorzystywany do eksploatacji systemu

Oba wymieniane wyżej przedsiębiorstwa posiadają lokalne sieci mikrokomputerowe typu NOVELL NetWare E.l£ i 3 ^. 11 ^'.

Pierwsze z nich CZH JCezalH SA Wrocław w sieci mikrokomputerowej ma zainstalowaych ££ mikrokompterów klasy IBM typu PC AT z procesorem 3S6. Natomist PZL 'Cezal' w Katowicach posiada pracujących w sieci 9 mikrokomputerów takiej samej klasy Jak powyżej.

W obu przypadkach jako server wykorzystywany Jest mikrokomputer PC AT 386 z zegarem 40MHz i pamięcią operacyjną 8HB, pamięcią dyskową 360 MB (CZH-Wrocław), 560MB

(PZL-Katowice). W CZH - Wrocław sieć wyposażona Jest w karty sieciowe typu Arcnet, natomiast sieó PZL - Katowice wyposażona Jest w karty Ethernet. Zastosowanie kart Ethernet powoduje 4 krotne zwiększenie szybkości przesyłania informacji pomiędzy stacją a serverem.

3. Uwagi dotyczące procesu wdrażania systemu

Wdrażanie przedstawionego w zarysie wewnętrznie zintegrowanego systemu rachunkowości wywołało szereg kłopotów natury organizacyjnej, technologicznej 1 psychologicznej.

W obu przedsiębiorstwach funkcjonowały wcześniej Już

mikrokoputerowe systemy w omawianych dziedzinach przedmiotowych.

-

15

Jednak te nowe systemy wkorzystujące sieci spowodowały istotne zmiany w organizacji pracy poszczgólnych komórek i stanowisk pracy, ponadto uległy również zmianie czynności wykonywane przez poszczególne osoby na tym samym stanowisku pracy a taże wystąpiły przypadki likwidacji stanowisk pracy.

Pierwszą zasadniczą zmianą w zakresie zmian struktury organizacyjnej była likwidacja komórki fakturowania, czynności fakturowania zostały przejęte przez personel działów sprzedaży. Wprowadzenie takiego rozwiązania organizacyjnego możliwe było poprzez wyposażenie każdego sprzedawcy w stację roboczą. Oczywiście, wprowadzenie mikrokomputerów bezpośrednio na operacyjne stanowiska pracy spowodowało u wielu osób negatywne nastwienie do wprowadzanych zmian, i do możliwości samego systemu (Jogo funkcjonalności ,zakresu automatyzacji czynności, itp.). Podkreślić należy, że po okresie dwóch, trzech miesięcy pracownicy oswoili się z pracą w nowych warunkach.

Potwierdziła sie kolejna zasada, że najdłużej przyspasabiają się do pracy w nowych warunkach pracownicy o długim stażu pracy 1 niskim poziomie wykształcenia.

Ważnym zagadnieniem w procesie wdrażania systemów wykorzystujących sieci Jest szkolenie personelu w zakresie możliwości tych sytemów w porównaniu z systemami autonomicznymi, a szczególnie przestrzegania reżimu stosowanej symboliki, symbli operacji itp. , gdyż złe ich stosowanie powoduje dezinformację w całym systemie. Przykładowo, Jeśli są stoswane odpowiednie symblole operacji, które wyróżniają rodzaj sprzedaży (sprzedaż hurtowa, sprzedaż detaliczna) to zastoswanie symbolu operacji

sprzedaży hurtowwej zamiast sprzedaży detalicznej powoduje niewłaściwe automatyczne księgowania w podsystemie finansowo-księgowych, niewłaściwą klsyfikcję sprzedaży, a dalej ręcznej manipulacji w obu podsystemach mającej na celu sprostowanie błędu, co obniża liczbę czynności wykonywanych ąutomatycznie w podsystemach. podkreślić należy, że w autonomicznych systemach informacje z Jednych urządżeń ewidencyjnych były ręcznie przetransformowywane do drugich, i na etapie tym można było eliminować błędy wcześniejszych etapów, oczywiście ceną za to płaconą była bardzo duża pracochłonność.

4. Ocena efektów uzyskiwanych w wyniku zastosowania systemu

Ha skutek wdrożenia systemu Informatycznego w podanym wyżej zakresie uzyskano następujące efekty:

- uległa struktura wykonywanych czynności pracowników działów

sprzedaży (dysponowanie towaru z Jednoczesnym tworzeniem faktur

czyli system podpowiada zapas towaru, automatycznie wypisuje

nagłówek faktury po podaniu Jego ldentyfkatora, oblicza

wcześniej zaieklarowną marżę, automatycznie sporządza raport sprzedaży dla konkretnego sprzedawcy, działu handlowego,

wyeliminowano prawie do zera czas zużywany do uzgodnień na koniec miesiąca, kwratału, roku ( w starym systemie uzgodnienia pochłaniały ok. £ dwa dni w miesiącu wszystkich pracowników działów sprzedaży i magazynów,

- automatyczne rozliczanie faktur zakupu i sprzedaży,

automatyczne tworzenie dekretów z systemu obrotu towarowego spowodowało zmniejszenie o 40k pracochłonności działu finansowo-księgowego.

znacząco uległ skróceniu czas uzyskiwania różnych zestawień operacyjnych i sprawozdawczych.

wyeliminowano żmudne czynności obrachunkowe w obu podsystemach a pracowników przesunięto do prac analizy zestawień wynikowych.

Podkreślić należy, że budowa i organizacja obu podsystemów

wymagała zastosowania nowoczesnych metod projektowania sytemów

(metody Just in time, atomizacji struktur danych). Ponadto

potrzebna była konsekwencja w trakcie wprodzania zmian

organizacyjnych w obu przedsiębiorstwach.

R y s z a r d O r l i ń s k i -

17

H O Ż L I W O Ś C I R O B O T Y Z A C J I - R A C H U N K O W O Ś C I

I • _ _ . ‘ •

R o z w ó j t e c h n o l o g i i I n f o r m a t y c z n y c h c o r a z c z ę ś c i e j w p ł y w a a a z m i a n y w k o n s t r u o w a n i u , o r g a n i z a c j i i f u n k c j o n o w a n i u s y s t e m ó w i n f o r ­ m a t y c z n y c h . J e d n y m z t a k i c h s y s t e m ó w w j e d n o s t k a c h g o s p o d a r u j ą c y c h j e s t r a c h u n k o w o ś ć . P o m i m o s t o s o w a n i a ś r o d k ó w t e c h n i c z n y c h i n f o r m a ­ t y k i , w ś w i e t l e w s p ó ł c z e s n y c h t e c h n o l o g i i i n f o r m a t y c z n y c h . o r g a n i z a ­ c j a i f u n k c j o n o w a n i e s y s t e m u r a c h u n k o w o ś c i w y d a j e s i ę b y ć m a ł o n o w o c z e s n e .

N o w o c z e s n e ś r o d k i t e c h n i c z n e i n f o r m a t y k i o r a z jej w s p ó ł c z e s n e m e t o d y i n a r z ę d z i a p r o g r a m o w e s t w a r z a j ą m o ż l i w o ś c i a u t o m a t y z a c j i a n a w e t r o b o t y z a c j i r a c h u n k o w o ś c i . P r z e z r o b o t y z a c j ę n a l e ż y r o z u m i e ć w y k o n y w a n i e p o s z c z e g ó l n y c h c z y n n o ś c i m a n i p u l a c y j n y c h i r a c h u n k o w y c h p r z e z r o b o t y k s i ę g o w e . Z s y n c h r o n i z o w a n i e p o s z c z e g ó l n y c h r o b o t ó w t w o r z y z r o b o t y z o w a n e l i n i e t e c h n o l o g i c z n e f u n k c j o n u j ą c e w r a m a c h d a n e g o s y s t e m u r a c h u n k o w o ś ć i .C z ł o w i e k d o s t a r c z a i n f o r m a c j i w e j ś c i o ­ w y c h 1 o t r z y m u j e w y s o k o p r z e t w o r z o n e i n f o r m a c j e k s i ę g o w e na w y j ś c i u . R o b o t y k s i ę g o w e w y k o n u j ą e l e m e n t a r n e o p e r a c j e n a p r o s t y c h d e t a l a c h ( a t o m a c h ) t w o r z ą c c i ą g t e c h n o l o g i c z n y .

W p r o w a d z e n i e r o b o t y z a c j i do r a c h u n k o w o ś c i w y m a g a w i ę c :

- a t o m i z a c j i jej d o t y c h c z a s o w y c h s t r u k t u r d a n y c h c o m o ż n a u t o ż ­ s a m i a ć z p o d z i a ł e m na d e t a l e .

- e l e m e n t a r n e g o u j ę c i a p r o c e s ó w p r z e p r o w a d z a n y c h n a p o s z c z e g ó l ­ n y c h r o d z a j a c h s t r u k t u r d a n y c h o r a z o k r e ś l e n i a i c h c h r o n o l o g i i w y s t ę p o w a n i a , co p o z w o l i na s f o r m a l i z o w a n i e s y n c h r o n i z a c j i p r o c e s ó w , a w k o n s e k w e n c j i na p e ł n ą i c h a u t o m a t y z a c j ę . - w p r o w a d z e n i a n a j b a r d z i e j k o r z y s t n y c h r o z w i ą z a ń m e t o d o l o g i c z ­

n y c h r a c h u n k o w o ś c i z p u n k t u w i d z e n i a t e c h n o l o g i c z n e j r e a l i z a c j i . W w y n i k u p r o c e s u r o b o t y z a c j i u z y s k u j e s i ę z r o b o t y z o w a n y s y s t e m r a c h u n k o w o ś c i , k t ó r y c h a r a k t e r y z u j e s i ę a u t o m a t y c z n y m w y k o n y w a n i e m s z e r e g u z s y n c h r o n i z o w a n y c h z e s o b ą c z y n n o ś c i , z a d a n i e m k t ó r y c h j e s t r e j e s t r a c j a i o d n o s z e n i e o p e r a c j i g o s p o d a r c z y c h n a k o n t a c h k s i ę g o w y c h i i n n y c h p r z e k r o j a c h e w i d e n c y j n y c h o r a z w y k o n y w a n i u c z y n n o ś c i m a n i p u ­ l a c y j n y c h b e z b e z p o ś r e d n i e g o u d z i a ł u c z ł o w i e k a .

P r o c e s t w o r z e n i a j a k i c h k o l w i e k s y s t e m ó w w y m a g a p r e c y z y j n e g o o k r e ś l e n i a p o j ę ć n o w y c h e l e m e n t ó w , k t ó r e w d o t y c h c z a s o w y m u ż y c i u n i e w y s t ę p o w a ł y , b ą d ź w y s t ę p o w a ł y l e c z ich z n a c z e n i e b y ł o i n n e .

R z e c z y w i s t o ś ć k s i ę g o w ą j e d n o s t k i g o s p o d a r u j ą c e j ( w r a c h u n k o w o ­ ści z r o b o t y z o w a n e j ) m o ż n a o d w z o r o w a ć za p o m o c ą n a s t ę p u j ą c y c h k a t e g o r i i ( e l e m e n t ó w s k ł a d o w y c h ) :

- o b i e k t ó w i n f o r m a c y j n y c h , - z d a r z e ń ,

- o p e r a c j i ,

- z w i ą z k ó w z a c h o d z ą c y c h m i ę d z y t y m i e l e m e n t a m i .

O b i e k t to d o w o l n y e l e m e n t r z e c z y w i s t o ś c i j e d n o s t k i g o s p o d a r u j ą ­ cej p o s i a d a j ą c y w ł a s n e ż y c i e . Z d a r z e n i e to k a ż d e z j a w i s k o z a c h o d z ą c e na o b i e k c i e , k t ó r e w y w o ł u j e o p e r a c j e m o d y f i k u j ą c e t e n s a m o b i e k t lub i n n e o b i e k t y . Z d a r z e n i e z a w s z e z a c h o d z i w o k r e ś l o n y m c z a s i e i w d a n y m m i e j s c u . O p e r a c j a to c z y n n o ś ć , k t ó r ą m o ż n a w y k o n a ć p r z e z d a n y c z y n n i k w d a n y m m i e j s c u i w d a n y m m o m e n c i e . O p e r a c j e m o d y f i k u j ą o b i e k t y a k o n k r e t n i e i c h a t r y b u t y .

W y m i e n i o n e w y ż e j t r z y k a t e g o r i e p o j ę ć c e c h u j ą s i ę o k r e ś l o n y m i p o ł ą c z e n i a m i , k t ó r e m a j ą z n a c z e n i e p r a k t y c z n e w p r o c e s i e o d w z o r o ­ w a n i a r z e c z y w i s t o ś c i j e d n o s t k i g o s p o d a r u j ą c e j .P o ł ą c z e n i e - K O N S T A T U J E - w y s t ę p u j e m i ę d z y o b i e k t e m i z d a r z e n i e m i s t w i e r d z a z m i a n y j a k i e w y w o ­ ł u j e w j a k i m ś o b i e k c i e . P o ł ą c z e n i e - I N I C J U J E - w y s t ę p u j e m i ę d z y z d a ­ r z e n i e m i o p e r a c j ą a p o w o d u j e w y w o ł a n i e c o n a j m n i e j j e d n e j o p e r a c j i . P o ł ą c z e n i e - M O D Y F I K U J E - w y s t ę p u j e m i ę d z y o p e r a c j ą i o b i e k t e m o d z w i e r ­ c i e d l a j ą c w p ł y w o p e r a c j i na o b i e k t . O p e r a c j a m o ż e k r e o w a ć n o w y o b i e k t , s k r e ś l i ć o b i e k t , a k t u a l i z o w a ć o b i e k t l u b m o d y f i k o w a ć o b i e k t .

O b i e k t y i n f o r m a c y j n e o d z w i e r c i e d l a j ą c e r z e c z y w i s t o ś ć g o s p o d a r c z ą b ę d ą p r z e d s t a w i o n e w p o s t a c i a t o m ó w k s i ę g o w y c h . A t o m to n a j m n i e j s z a i n i e p o d z i e l n a j e d n o s t k a i n f o r m a c j i . W y r a ż a d o w o l n y e l e m e n t r z e c z y ­ w i s t o ś c i j e d n o s t k i g o s p o d a r u j ą c e j , p o s i a d a j ą c y w ł a s n e ż y c i e . Z t e o r e ­ t y c z n e g o p u n k t u w i d z e n i a p r z y j m u j e m y , ż e a t o m s k ł a d a s i ę z t r z e c h a t r y b u t ó w ( c e c h ) :

- s y m b o l u z j a w i s k a , - w a r t o ś c i z j a w i s k a ,

- d a t y w y s t ą p i e n i a z j a w i s k a .

W r a m a c h k s i ę g o w y c h o b i e k t ó w i n f o r m a c y j n y c h w y s t ę p u j ą a t o m y p a s y w n e - o d w z o r o w u j ą c e s t a ł ą s t r u k t u r ę z a t o m i z o w a n e j b a z y d a n y c h k s i ę g o w y c h o r a z a t o m y a k t y w n e o d w z o r o w u j ą c e o p i s z m i a n , k t ó r e z a ­ i s t n i a ł y w r z e c z y w i s t o ś c i g o s p o d a r c z e j . A t o m y a k t y w n e p o w o d u j ą m o d y f i k a c j ę a t o m ó w p a s y w n y c h . W s z y s t k i e a t o m y w r a z z i c h w y s t ą p i e ­ n i a m i o p i s u j ą c y m i r z e c z y w i s t o ś ć j e d n o s t k i g o s p o d a r u j ą c e j t w o r z ą z a t o m i z o w a n ą b a z ę d a n y c h .

-

19

F u n k c j o n o w a n i e r a c h u n k o w o ś c i p r z e j a w i a s i ę w y k o n y w a n i e m z e s p o ł u c z y n n o ś c i m a j ą c y c h na c e l u o d z w i e r c i e d l e n i e p r o c e s ó w g o s p o d a r c z y c h m e t o d a m i k s i ę g o w y m i .

W p r o c e s i e f u n k c j o n o w a n i a r a c h u n k o w o ś c i z m e r y t o r y c z n e g o p u n k t u w i d z e n i a w y o d r ę b n i o n o n a s t ę p u j ą c e p o d s t a w o w e (z a s a d n i c z e ) r o d z a j e c z y n n o ś c i :

- o b s e r w a c j a z d a r z e ń g o s p o d a r c z y c h , - p o m i a r z d a r z e ń g o s p o d a r c z y c h , - r e j e s t r a c j a z d a r z e ń g o s p o d a r c z y c h , - p r z e s y ł a n i e d o k u m e n t ó w ,

- d e k r e t a c j a d o k u m e n t ó w k s i ę g o w y c h , - k s i ę g o w a n i e d e k r e t ó w na k o n t a c h ,

- r e a l i z a c j a i n n y c h a l g o r y t m ó w o b l i c z e n i o w y c h , - u d o s t ę p n i e n i e i n f o r m a c j i .

K a ż d a z w y m i e n i o n y c h c z y n n o ś c i r a c h u n k o w o ś c i m o ż e p o d l e g a ć a u t o ­ m a t y z a c j i . Im w i ę k s z y j e s t z a k r e s t y c h ż e c z y n n o ś c i o b j ę t y c h a u t o m a ­ t y z a c j ą t y m b a r d z i e j z a a w a n s o w a n y t e c h n o l o g i c z n i e j e s t s y s t e m r a c h u n ­ k o w o ś c i .

O b s e r w a c j a z d a r z e ń g o s p o d a r c z y c h p o l e g a n a s t w i e r d z e n i u z a i s t ­ n i e n i a z d a r z e n i a g o s p o d a r c z e g o . C z y n n o ś ć ta - na o g ó ł - j e s t w y k o n y ­ w a n a m e t o d ą t r a d y c y j n ą p r z e z c z ł o w i e k a . J e d n a k , w m i a r ę w p r o w a d z a n i a s p r z ę t u i n f o r m a t y c z n e g o d o r e a l i z a c j i p r o c e s ó w p r o d u k c y j n y c h i i n f o r ­ m a c y j n y c h , c z y n n o ś ć o b s e r w c j i m o ż e b y ć w y k o n y w a n a a u t o m a t y c z n i e p o p r z e z r ó ż n e g o r o d z a j u e l e k t r o n i c z n e u r z ą d z e n i a p o m i a r o w e ( n p t e l e k - t r o n i c z n e r e j e s t r a t o r y z u ż y c i a c i e p ł a , e l e k t r o n i c z n e w a g i i t p . ) . Z d a r z e n i a m o g ą b y ć j e d n o r a z o w e ( n p : w y d a n i e t o w a r u z m a g a z y n u ) lub m o g ą t r w a ć p r z e z p e w i e n o k r e s (np: o b s e r w a c j a z u ż y c i a e n e r g i i ).

O b s e r w a c j a j e s t z a w s z e c z y n n o ś c i ą p o p r z e d z a j ą c ą c z y n n o ś ć p o m i a r u . P o m i a r z d a r z e n i a p o l e g a n a o k r e ś l e n i u w i e l k o ś c i i w a r t o ś c i p r z e d ­ m i o t u z d a r z e n i a z i d e n t y f i k o w a n e g o w c z y n n o ś c i " o b s e r w a c j a " . P o m i a r , p o d o b n i e j a k i o b s e r w a c j a m o ż e b y ć w y k o n y n y p r z e z c z ł o w i e k a lub p r z e z e l e k t r o n i c z n e u r z ą d z e n i e p o m i a r o w e . P o d k r e ś l i ć n a l e ż y , że n i e w s z y s t k i e c z y n n o ś c i da s i ę w y m i e r z y ć a u t o m a t y c z n i e np. p o m i a r w y k o ­ n a n e j u s ł u g i r e m o n t u b u d y n k u . D l a t e g o t e ż a u t o m a t y z a c j a p o m i a r u z a l e ż e ć b ę d z i e od c h a r a k t e r u z d a r z e n i a g o s p o d a r c z e g o .

R e j e s t r a c j a z d a r z e n i a g o s p o d a r c z e g o p o l e g a na u t r w a l e n i u na o d p o ­ w i e d n i m n o ś n i k u i n f o r m a c j i w y n i k ó w o b s e r w a c j i i p o m i a r u . R e j e s t r a c j a m o ż e b y ć w y k o n a n a p r z e z c z ł o w i e k a , p ó ł a u t o m a t y c z n i e l u b a u t o m a t y c z n i e . R e j e s t r a c j a p ó ł a u t o m a t y c z n a m o ż e b y ć z r e a l i z o w a n a p r z e z c z ł o w i e k a z w y k o r z y s t a n i e m u r z ą d z e ń t e c h n i c z n y c h d o t w o r z e n i a m a s z y n o w y c h n o ś n i ­ k ó w i n f o r m a c j i . R e j e s t r a c j a a u t o m a t y c z n a m o ż e o d b y w a ć s i ę za p o m o c ą

e l e k t r o n i c z n y c h u r z ą d z e ń p o m i a r o w y c h p o ł ą c z o n y c h z k o m p u t e r e m . N o ś n i ­ k i e m m o ż e b y ć p a p i e r , p a m i ę ć m a g n e t y c z n a , l a s e r o w a , itp.

P r z e s y ł a n i e d o k u m e n t ó w p o l e g a na i c h p r z e m i e s z c z a n i u w p r z e s t r z e ­ ni l u b p r z e k a z y w a n i u i c h z a w a r t o ś c i i n f o r m a c y j n e j , c z y l i z e ź r ó d ł a p o w s t a n i a d o m i e j s c a p r z e c h o w y w a n i a , p r z e t w a r z a n i a i u ż y t k o w a n i a . P r z e s y ł a n i e d o k u m e n t ó w m o ż e o d b y w a ć s i ę w s p o s ó b l o g i c z n y lub f i z y c z ­ n y . L o g i c z n e p r z e s y ł a n i e d o k u m e n t ó w p o l e g a na p r z e k a z a n i u t y l k o z a ­ w a r t o ś c i i n f o r m a c y j n e j , n a t o m i a s t d o k u m e n t w s e n s i e f i z y c z n y m p o z o ­ s t a j e n a d a l u ź r ó d ł a p o w s t a n i a . F i z y c z n e p r z e m i e s z c z e n i e d o k u m e n t u p o l e g a n a p r z e t r a n s p o r t o w a n i u g o ze ź r ó d ł a p o w s t a n i a do m i e j s c a p r z e c h o w y w a n i a , p r z e t w a r z a n i a i u d o s t ę p n i a n i a . L o g i c z n y s p o s ó b p r z e ­ s y ł a n i a d o k u m e n t u m o ż e b y ć r e a l i z o w a n y z a p o m o c ą w s p ó ł c z e s n y c h ś r o d ­ k ó w t e 1 e k o m u n i k a c y j n y c h .W y k o r z y s t a n i e ś r o d k ó w t e c h n i c z n y c h z n a c z n i e p r z y s p i e s z a p r o c e s o d z w i e r c i e d l a n i a z d a r z e ń g o s p o d a r c z y c h i i n t r - p r e t o w a n i a i c h m e t o d a m i k s i ę g o w y m i .

D e k r e t a c j a d o k u m e n t ó w k s i ę g o w y c h p o l e g a na o k r e ś l e n i u k o r e s p o n ­ d u j ą c y c h z e s o b ą k o n t . D e k r e t a c j a w k l a s y c z n y c h s y s t e m a c h i n f o r m a ­ t y c z n y c h r e l i z o w a n a j e s t p r z e z k s i ę g o w y c h t r a d y c y j n i e . N a t o m i a s t w s y s t e m a c h c z ę ś c i o w o i c a ł k o w i c i e z r o b o t y z o w a n y c h r a c h u n k o w o ś c i j e s t on a w y k o n y w a n a w s p o s ó b a u t o m a t y c z n y . K o r e s p o n d e n c j a k o n t d l a o k r e ś ­ l o n y c h r o d z a j ó w z d a r z e ń g o s p o d a r c z y c h o p i s a n a j e s t w b a z i e w i e d z y k t ó r a z a w i e r a i n f o r m a c j e d o t y c z ą c e " j a k k s i ę g o w a ć " . A u t o m a t y c z n a d e k r e t a c j a d o k u m e n t ó w k s i ę g o w y c h o d g r y w a i s t o t n e z n a ć z e n i e w p r o ­ c e s i e r o b o t y z a c j i s y s t e m u r a c h u n k o w o ś c i , g d y ż z a s t ę p u j e w i e d z ę m e ­ r y t o r y c z n ą k s i ę g o w y c h o r a z z n a c z n i e e l i m i n u j e p r a c o c h ł o n n o ś ć i z m n i e j s z a l i c z b ę b ł ę d n y c h k s i ę g o w a ń ,k t ó r e z d a r z a j ą s i ę s z c z e g ó l n i e n i e d o ś w i a d c z o n y m k s i ę g o w y m .

R e a l i z a c j a i n n y c h a l g o r y t m ó w o b l i c z e n i o w y c h p o l e g a na w y k o n y w a ­ n i u s z e r e g u c z y n n o ś c i w o b s z a r z e s z e r o k o r o z u m i a n e j r a c h u n k o w o ś c i n i e z w i ę z a n y c h b e z p o ś r e d n i o z p r o c e s e m k s i ę g o w a n i a .D o t e g o t y p u c z y n ­ n o ś c i m o ż n a z a l i c z y ć m i ę d z y i n n y m i : k a l k u l a c j ę k o s z t u j e d n o s t k o w e g o , t w o r z e n i e p r z e k r o j ó w k l a s y f i k a c y j n y c h z u ż y c i a m a t e r i a ł ó w w g . S W W , k l a s y f i k a c j ę s p r z e d a ż y ^ w y r o b ó w , s p r z e d a w c ó w , d z i a ł ó w , i t p . C z y n n o ś c i te z a l i p z a s i ę - na o g ó ł - doj s y s t e m u i n f o r m a c j i e k o n o m i c z n e j .

U d o s t ę p n i a n i e i n f o r m a c j i p o l e g a na w y p r o w a d z a n i u g o t o w y c h s t a n ­ d a r d o w y c h z e s t a w i e ń i n f o r m a c y j n y c h z d e f i n i o w a n y c h na e t a p i e p r o j e k ­ t o w a n i a s y s t e m u o r a z p ó ł p r o d u k t ó w i n f o r m a c y j n y c h na p o d s t a w i e ad h o c s f o r m u o w a n y c h a l g o r y t m ó w w y s z u k i w a n i a d a n y c h p r z e z b e z p o ś r e d n i c h u ż y t k o w n i k ó w . W z r o b o t y z o w a n y c h s y s t e m a c h r a c h u n k o w o ś c i w y s t ę p u j ą s t a n d a r d o w e z e s t a w i e n i a , a l e i p o n a d t o i s t n i e j e m o ż l i w o ś ć w y d o b y w a n i a

-

21

p ó ł f a b r y k a t ó w i n f o r m a c y j n y c h w s k u t e k r o z w i n i ę t y c h s t r u k t u r d a n y c h k s i ę g o w y c h . Z n a c z n i e w i ę k s z a m o ż l i w o ś ć n i e s t a n d a r d o w e g o k r e o w a n i a i n f o r m a c j i p o w o d u j e , że w s k a z a n y s y s t e m r a c h u n k o w o ś c i z r o b o t y z o w a n e j s t a j e s i ę b a r d z i e j e l e s t y c z n y w p o r ó w n a n i u d o k l a s y c z n y c h s y s t e m ó w i n f o r m a t y c z n e j r a c h u n k o w o ś c i .

S c h a r a k t e r y z o w a n e p o d s t a w o w e c z y n n o ś c i r e a l i z u j ą c e r a c h u n k o w o ś ć m u s z ą b y ć s z c z e g ó ł o w o r o z ł o ż o n e na c z y n n o ś c i e l e m e n t a r n e ( a t o m o w e ) . C z y n n o ś c i e l e m e n t a r n e w y r a ż a j ą p e w n e p r o c e s y z a c h o d z ą c e na z a t o m i z o ­ w a n y c h o b i e k t a c h i n f o r m a c y j n y c h o d w z o r o w u j ą c y c h r z e c z y w i s t o ś ć k s i ę ­ g o w ą j e d n o s t k i g o s p o d a r u j c e j . F u n d a m e n t a l n y m w i ę c p r o b l e m e m r o b o t y ­ z a c j i r a c h u n k o w o ś c i j e s t w y o d r ę b n i e n i e a t o m ó w .

P r z y k ł a d f r a g m e n t u z a t o m i z o w a n e j b a z y d a n y c h . A . Z a t o m i z o w a n a b a z a f a k t ó w ( a t o m y a k t y w n e )

N A Z W A A T O M U A T R Y B U T Y A T O M U

+ Z A Ó W I E N I E O B C E - n r z a m ó w i e n i a ,s y m b o l k o n t r a h e n t a ,w a r t o ś ć z a m ó w i e ­ n i a , w a r t o ś ć r e a l i z a c j i ,t e r m i n r e a 1 i z a c j i ,d a t a o t r z y ­ m a n i a z a m ó w i e n i a ,da ta r e a l i z a c j i .

■•■POZYCJA Z A M Ó W I E N I A - n r z a m ó w i e n i a , s y m b o l t o w a r u , i l o ś ć z a m ó w i o n a , c e n a j e d n o s t k o w a / w a r t o ś ć z a m ó w i o n a ,w a r t o ś ć z r e a l i z o w a n a , d a t a r e a l i z a c j i .

♦ D O K U M E N T P R Z Y C H Ó D - s y m b o l k o n t r a h e n t a ,n r m a g a z y n u ,s y m b o l z d a r z e n i a Z E W N Ę T R Z N Y k s i ę g o w e g o ,nr P z , n r f a k t u r y o b c e j . w a r t o ś ć t o ­

w a r ó w , d a t a s p o r z ą d z e n i a d o k u m e n t u .

♦ P R Z Y C H Ó D T O W A R U - n r P z , n r m a g a z y n u , s y m b o l t o w a r u , c e n a j e d n o s t k o w a , w a r t o ś ć p r z y c h o d u , d a t a p r z y c h o d u .

♦ D O K U M E N T W Z - n r W Z , s y m b o l k o n t r a h e n t a ,w a r t o ś ć m a g a z y n o w a ,w a r t o ś ć ( f a k t u r a ) m a r ż y , s y m b o l z d a r z e n i a k s i ę g o w e g o , d a t a s p o r z ą d z e n i a

f a k t u r y .

♦ R O Z C H Ó D T O W A R U - n r W Z , n r m a g a z y n u ,s y m b o l t o w a r u , i l o ś ć t o w a r u , c e n a j e d n o s t k o w a ,w a r t o ś ć t o w a r u , n r z a m ó w i e n i a o b c e g o , d a t a w y d a n i a .

B . Z a t o m i z o w a n a b a z a k s i ą g ( a t o m y p a s y w n e )

♦ K O N T R A H E N T - s y m b o l k o n t r a h e n t a . n a z w a k o n t r a h e n t a ,a d r e s k o n t r a h e n ­ ta ,da ta .

♦ O B R O T Y K O N T R A H E N T A - s y m b o l k o n t r a h e n t a ,o b r o t y W N , o b r o t y M A , s y m b o l t r a n s a k c j i W N , s y m b o l t r a n s a k c j i M A , s a l d o WN, s a l d o M A , d a t a .

♦ T O W A R Y Z A M Ó W I O N E - s y m b o l t o w a r u , i l o ś ć z a m ó w i o n a ,i 1 o ś ć z r e a l i z o w a n a , P R Z E Z O D B I O R C Ó W w a r t o ś ć z a m ó w i o n a ,w a r t o ś ć z r e a 1 i z o w a n a ,d a t a .

♦ T O W A R Z A M Ó W I O N Y P R Z E Z - s y m b o l d z i a ł u a s o r t y m e n t o w e g o ,w a r t o ś ć O D B I O R C Ó W w g A S O R T Y M E N T U z a m ó w i o n a ,w a r t o ś ć z r e a 1 i z o w a n a ,da t a .

♦ T O W A R Y Z A M Ó W I O N E - s y m b o l t o w a r u , i l o ś ć z a m ó w i o n a , w a r t o ś ć U D O S T A W C Ó W z a m ó w i o n a , d a t a .

♦ Z A P A S M A G A Z Y N O W Y - n r m a g a z y n u , w a r t o ś ć z a p a s u , d a t a .

♦ K O N T O P R Z E D M I O T O W E - s y m b o l k o n t a p r z e d m i o t o w e g o ,o b r o t y WN, o b r o t y MA, s a l d o , d a t a .

W s z y s t k i e a t o m y o d z w i e r c i e d l a j ą c e z d a r z e n i a k s i ę g o w e w p o s t a c i d o k u m e n t ó w o k r e ś l a n e b ę d ą j a k o a t o m y a k t y w n e . A t o m y a k t y w n e ( w e j ­ ś c i o w e ) m o d y f i k u j ą b ą d ź a k t u a l i z u j ą a t o m y p a s y w n e ( w y j ś c i o w e ) to z n a c z y , ż e k a ż d a o p e r a c j a t e c h n o l o g i c z n a w y k o n a n a j e s t na p o d s t a w i e d w ó c h a t o m ó w . W y k o r z y s t y w a n a j e s t tu r e g u ł a " j e ś l i W A R U N E K to A K C J A " , g d z i e w a r u n e k to n a z w a ( n r ) z d a r ż e n i a ,o p e r a c j i o r a z n a z w a a t o m u a k t y w ­ n e g o z a ś a k c j a to s p o s ó b r e a l i z a c j i t e j ż e o p e r a c j i na p a s y w n y c h a t o m a c h w y j ś c i o w y c h .

A t o m y w e j ś c i o w e są t o z r e g u ł y a t o m y a k t y w n e b ę d ą c e w y n i k i e m d z i a ł a n i a a n a l i z a t o r a z d a r z e ń , u r u c h a m i a n e g o na s k u t e k p o w s t a n i a z d a r z e n i a i n i c j u j ą c e g o .A t o m w e j ś c i o w y j e s t o p i s a n y p o p r z e z n a z w ę a t o m u , k l u c z d o s t ę p u o r a z n a z w ę a t r y b u t u .A t o m w y j ś c i o w y j e s t to z r e g u ł y a t o m p a s y w n y , n a k t ó r y m p r z e p r o w a d z a n e są z m i a n y na s k u t e k p o j a w i e n i a s i ę o d p o w i e d n i e g o a t o m u a k t y w n e g o . A t o m w y j ś c i o w y p o s i a d a p r a w i e t a k i s a m o p i s a t r y b u t ó w z t y m , ż e n i e w y s t ę p u j e tu j u ż k l u c z d o s t ę p u , g d y ż w a r t o ś ć k l u c z a z o s t a ł a u s t a l o n a w a t o m i e a k t y w n y m . D o d a t k o w o w a t o m i a t y m w y s t ę p u j e a t r y b u t " r o d z a j o p e r a c j i ", k t ó r y o k r e ś l a j a k ą o p e r a c j ę n a l e ż y w y k o n a ć n a a t r y b u c i e a k t u a l i z o w a n y m a t o m u w y j ś c i o w e g o .

W o b s ł u d z e b a z y d a n y c h z r o b o t y z o w a n e g o s y s t e m u r a c h u n k o w o ś c i m o ż n a w y o d r ę b n i ć c z t e r y r o d z a j e p r o c e s ó w :

- p r o c e s a n a l i z y z d a r z e ń - o b s e r w a c j a , p o m i a r , r e j e s t r a c j a z d a ­ r z e ń g o s p o d a r c z y c h o r a z p r z e s y ł a n i e i c h o p i s ó w d o z a t o m i z o w a ­ n e j b a z y f a k t ó w ;

- p r o c e s I n t e r p r e t a c j i a t o m ó w - r o z p o z n a n i e a t o m ó w a k t y w n y c h za p o m o c ą i c h n a z w o r a z i c h o d p o w i e d n i e i n t e r p r e t o w a n i e ;

p r o c e s t e s t o w a n i a h o m e o s t a z y a t o m ó w - p r o w a d z e n i e a n a l i z y h o m e o s t a z y a t o m ó w p o z o s t a j ą c y c h w e w z a j e m n y c h z w i ą z k a c h z a l e ż - n o ś c i o w y c h ;

- p r o c e s w y d o b y w a n i a i n f o r m a c j i - u ł a t w i e n i e p o b i e r a n i a i n f o r - m a c j i z e z a t o m i z o w a n e j b a z y d a n y c h .