Zapytanie ofertowe
Górnośląskie Przedsiębiorstwo Wodociągów S.A. ul. Wojewódzka 19, 40-026 Katowice zaprasza do złoŜenia oferty na uporządkowanie oraz archiwizację dokumentacji technicznej.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
- Dokumentacja techniczna nie posiada ewidencji i znajduje się w 8 Oddziałach Sieci Magistralnej. Archiwizacja będzie przeprowadzana u zamawiającego. Wykaz oddziałów stanowi załącznik nr 1
- Szacowana liczba dokumentacji wynosi 150 mb. Zamawiający zastrzega, Ŝe wyŜej wymienione ilości akt są danymi szacunkowymi i słuŜą jedynie do skalkulowania ceny ofert. Faktyczna ilość metrów bieŜących w stosunku do oszacowanej moŜe ulec zmianie
- W celu właściwego skalkulowania ceny za zamawiane usługi umoŜliwia się wykonawcy przed sporządzeniem oferty do przeprowadzenia wizji w miejscu przechowywania dokumentów mającej na celu zapoznanie się ze stanem dokumentacji, ilością i sposobem przechowywania
Uporządkowanie oraz archiwizacja dokumentacji technicznej polegać będzie na:
• wyselekcjonowaniu dokumentacji według poszczególnych obiektów, których ona dotyczy,
• zaprowadzeniu ewidencji całej dokumentacji technicznej,
• przepakowaniu w pudełka archiwizacyjne z tektury falistej oraz opisaniu tych pudełek,
• ułoŜeniu dokumentacji według spisów w odpowiedniej kolejności na regałach.
• spisanie dokumentacji wg następujących indeksów: nazwa oddziału, obiekt, rodzaj opracowania branŜowego, inwestor, nr zlecenia, data wykonania
• sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach w formie papierowej i elektronicznej
Podstawą realizacji usługi będzie umowa.
Wymagania :
- W cenę powinien być wliczony dojazd do oddziałów terenowych GPW S.A. oraz koszt dostarczenia pudeł archiwizacyjnych.
- ZłoŜenie oświadczenia (przed przystąpieniem do wykonania zamówienia) przez wszystkie osoby wykonujące prace będące przedmiotem zamówienia publicznego o znajomości ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm), iŜ znane są skutki w zakresie odpowiedzialności za naruszenie wymienionych przepisów oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji powziętych przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, zarówno w czasie jego realizacji jak i po zakończeniu
- Usługi muszą być wykonane zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167,poz. 1375 z późn. zm.) oraz
ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.
z 2006r. Nr 97 poz. 673).
- wykonawca powinien wykazać, Ŝe dysponuje lub będzie dysponował zespołem osób odpowiedzialnych za realizację zamówienia, w tym: co najmniej dwie osoby posiadające ukończone studia wyŜsze magisterskie o specjalności archiwistyka lub podyplomowe studia wyŜsze o specjalności archiwistyka lub szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjno- archiwalny II stopnia oraz posiadające co najmniej roczne doświadczenie w pracy archiwisty
Oferta winna zawierać co najmniej:
• Nazwę i adres oferenta
• Cenę jednostkową brutto za 1 mb archiwizacji dokumentacji
• Termin realizacji usługi
• Wymagany termin waŜności oferty min 30 dni
Termin płatności wymagany przez Zamawiającego 30 dni po zakończeniu prac.
Oferta winna być sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę jej sporządzenia oraz powinna być podpisana przez pełnoprawnego reperezentanta oferenta. Do oferty naleŜy dołączyć
- Parafowany wzór umowy
- Oświadczenie następującej treści: Zapoznaliśmy się ze wszystkimi warunkami podanymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, ze wzorem umowy i przyjmujemy je bez zastrzeŜeń. W przypadku wyboru naszej oferty, zobowiązujemy się do podpisania umowy w terminie zaproponowanym przez Zamawiającego o treści zgodnej z załączonym wzorem
Ofertę naleŜy przesłać na adres;
Górnośląskie Przedsiębiorstwo Wodociągów SA ul. Wojewódzka 19 , 40-026 Katowice
Wydział Eksploatacji Sieci
Termin złoŜenia ofert upływa w dniu 22.04.2013 Oferty moŜna dostarczyć:
- Za pośrednictwem poczty - Kurierem
- Osobiście
Informacji udziela Pani BoŜena Czechowska - Tel 032 60 38 716
Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert alternatywnych, niezgodnych z przedmiotem zapytania ofertowego.
Wybór oferty nastąpi w oparciu o kryterium ceny – waga 100%
Zastrzegamy sobie prawo do nie skorzystania z Ŝadnej ze złoŜonych ofert, bez podania przyczyny jak równieŜ nie powiadamiania pisemnie oferentów o wyniku postępowania.
Informacja o wyborze oferenta zostanie umieszczona na stronie internetowej Spółki www.gpw.katowice.pl
Załącznik nr 1
Wykaz Oddziałów Sieci Magistralnej, w których znajduje się dokumentacja techniczna:
OSM Bytków ul. Wróblewskiego 34
41-106 Siemianowice Śląskie 32 228 22 07
OSM Czarny Las
ul. Hallera 80
41-709 Ruda Śląska 32 244 47 41
OSM Chropaczów
ul. Łagiewnicka 78
41-604 Chropaczów 32 245 27 03
OSM Mikołów ul. Filaretów 1
43-190 Mikołów 32 226 22 52
OSM Murcki ul. Wzgórze Wandy
40-749 Katowice 32 255 62 11
OSM Pszów ul. Traugutta 121
44-370 Pszów 32 457 83 43
OSM Zagórze ul. Lenartowicza 1
41-219 Sosnowiec 32 263 59 54
OSM śory ul. Szczejkowicka 4
44-240 śory 32 210 50 79
UMOWA NA USŁUGĘ ARCHIWIZACJI
zawarta w dniu ………… w Katowicach pomiędzy zamawiającym:
Górnośląskim Przedsiębiorstwem Wodociągów Spółka Akcyjna, ul. Wojewódzka 19, 40-026 Katowice, zwanym dalej „Zlecającym” zarejestrowanym pod numerem 0000247533 Krajowego Rejestru Sądowego, posiadającym NIP 634-012-87-88, REGON 271506695, będącym podatnikiem VAT czynnym, wysokość kapitału zakładowego – 608.393.000,00 zł, wpłacony w całości, którego reprezentują :
1) 2)
a
wykonawcą − ……….…….., reprezentowanym przez ………
§ 1.
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest uporządkowanie i archiwizacja dokumentacji techniczne znajdująca się w Oddziałach Sieci Magistralnej.
2. Szacunkowa wielkość przedmiotu umowy wynosi 150 metrów bieŜących.
3. Prace archiwizacyjne będą wykonywane w siedzibach Oddziałów Sieci Magistralnej wymienionych w załączniku 1
4. Po wykonaniu prac Wykonawca przekaŜe uporządkowaną i zarchiwizowaną dokumentację na podstawie protokołu odbioru
5. Wykonawca zapewnia niezbędne materiały do wykonania umowy
§ 2.
Szczegółowy zakres czynności Do obowiązków Wykonawcy naleŜy:
• wyselekcjonowanie dokumentacji według poszczególnych obiektów, których ona dotyczy,
• zaprowadzenie ewidencji całej dokumentacji technicznej,
• przepakowanie w pudełka archiwizacyjne z tektury falistej oraz opisaniu tych pudełek,
• ułoŜenie dokumentacji według spisów w odpowiedniej kolejności na regałach.
• spisanie dokumentacji wg następujących indeksów: nazwa oddziału, obiekt, rodzaj opracowania branŜowego, inwestor, nr zlecenia, data wykonania
• sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach w formie papierowej i elektronicznej, będących podstawą sporządzenia protokołu odbioru przedmiotu umowy
§ 3.
Termin wykonania
1. Termin wykonania umowy: cztery miesiące od daty podpisania umowy
§ 4.
Sposób i warunki realizacji
1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać umowę z najwyŜszą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności odpowiada za jakość i terminowość wykonania umowy.
2. Wszelkie materiały przekazane wykonawcy przez zamawiającego w związku z wykonaniem umowy, a takŜe powstałe w wyniku jej wykonania – pisemne, graficzne, zapisane w formie elektronicznej lub w inny sposób − nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody zamawiającego udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej ani ujawnione w inny sposób.
3. Wykonawca zobowiązuje się zwrócić zamawiającemu wszelkie materiały otrzymane od zamawiającego w związku z wykonaniem umowy
4. Realizacja umowy odbywa się na koszt i ryzyko wykonawcy.
5. Wykonawca oświadcza, Ŝe osoby wykonujące umowę posiadają niezbędne kwalifikacje do jej prawidłowego wykonania.
6. Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości świadczonych usług oraz do zgłaszania wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie.
7. Wszelkie zastrzeŜenia, co do jakości i prawidłowości wykonanych usług, Zamawiający zobowiązany jest zgłosić w protokole odbioru.
8. W razie zgłoszenia zastrzeŜeń w protokole odbioru zamawiający wyznaczy wykonawcy na piśmie stosowny termin, nie dłuŜszy jednak niŜ 7 dni w celu:
1) usunięcia stwierdzonych protokołem końcowym usterek i wad lub
2) dokonania ponownej archiwizacji tej części dokumentacji, która nie została wykonana zgodnie z umową
9. Wykonawca zobowiązuje się usunąć wady lub dokonać ponownej archiwizacji w wyznaczonym przez zamawiającego terminie bez prawa do osobnego wynagrodzenia z tego tytułu.
10. Do bieŜącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy, w tym do sporządzania protokołów przekazania i odbioru dokumentacji oraz protokołu końcowego, są upowaŜnieni:
1) ze strony zamawiającego − ………, 2) ze strony wykonawcy − ………
§ 5.
Wynagrodzenie i warunki płatności
1. Wartość wynagrodzenia za świadczoną usługę ustala się na kwotę
……… zł netto za metr bieŜący (słownie: ……… złotych netto).
2. Wykonawca ponosi we własnym zakresie koszty dojazdów do oddziałów terenowych GPW S.A. oraz dostarczenia pudeł archiwizacyjnych
3. Rozliczenie za wykonane prace odbędzie się na podstawie. prawidłowo wystawionej faktury i dokumentu potwierdzającego prawidłowe wykonanie usługi
4. Dopuszcza się moŜliwość częściowego rozliczenia usługi w podziale na dany Oddział
5. Płatność nastąpi w terminie 30 dni od daty wystawienia faktury na numer rachunku bankowego wskazany w treści faktury
6. Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciąŜenia rachunku zamawiającego
7. Wykonawca nie moŜe bez zgody zamawiającego przenieść wierzytelności wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie
§ 6.
Kary umowne
1. Zlecający ma prawo obciąŜyć Wykonawcę za niewykonanie lub nienaleŜyte wykonanie umowy karą umowną w następujących przypadkach i wysokościach:
1) za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy 2% wynagrodzenia umownego, za kaŜdy dzień zwłoki
2) 5000 zł za odstąpienie od umowy z przyczyn leŜących po stronie Wykonawcy
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych przewidzianych w KC, w przypadku gdy szkoda wynikła z niewykonania lub nienaleŜytego wykonania umowy przewyŜsza wartość zastrzeŜonej kary umownej.
§ 7.
Odstąpienie od umowy
1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy i naliczenia kar umownych w następujących okolicznościach:
1) Nie podjęcia przez Wykonawcę prac w terminie 14 dni od podpisania umowy
2) Zwłoka w oddaniu przedmiotu umowy trwająca 14 dni od umownego terminu ich wykonania
2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej wraz z podaniem przyczyny pod rygorem niewaŜności takiego oświadczenia.
§ 8.
Inne podmioty
1. Wykonawca nie moŜe powierzyć wykonania zakresu niniejszej umowy innemu podmiotowi bez zgody zamawiającego.
2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za powierzone mu materiały i dokumentację. W razie uszkodzenia lub zniszczenia zobowiązany jest pokryć koszty ich naprawy lub odtworzenia.
§ 9.
Zmiana treści umowy
1. Zmiana postanowień niniejszej umowy moŜe nastąpić za zgodą obu stron i wymaga formy pisemnej pod rygorem niewaŜności.
§ 10.
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy ustawy oraz KC.
2. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z realizacji niniejszej umowy jest sąd właściwy miejscowo dla zamawiającego.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŜdej ze stron.
………. ………..
Zamawiający Wykonawca
Załącznik nr 1
Wykaz Oddziałów Sieci Magistralnej, w których znajduje się dokumentacja techniczna:
OSM Bytków ul. Wróblewskiego 34
41-106 Siemianowice Śląskie 32 228 22 07
OSM Czarny Las
ul. Hallera 80
41-709 Ruda Śląska 32 244 47 41
OSM Chropaczów
ul. Łagiewnicka 78
41-604 Chropaczów 32 245 27 03
OSM Mikołów ul. Filaretów 1
43-190 Mikołów 32 226 22 52
OSM Murcki ul. Wzgórze Wandy
40-749 Katowice 32 255 62 11
OSM Pszów ul. Traugutta 121
44-370 Pszów 32 457 83 43
OSM Zagórze ul. Lenartowicza 1
41-219 Sosnowiec 32 263 59 54
OSM śory ul. Szczejkowicka 4
44-240 śory 32 210 50 79
