WERYFIKACJA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH.
KONWERSJA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH W TRYBIE
ART. 31 zze USTAWY TZW TARCZY ANTYKRYZYSOWEJ
Szymon Posadzy
Niniejsza prezentacja w założeniu ma stanowić „swoiste”
uzupełnienie do prezentacji dotyczącej elektronicznych
notarialnych poświadczeń dokumentów.
Wzrastająca popularność występowania w obrocie dotyczącym
nieruchomości oraz w sferze prawa spadkowego dokumentów
sporządzonych w formie elektronicznej powoduje konieczność
wdrożenia w kancelariach notarialnych szybkiego i skutecznego
mechanizmu weryfikacji tych dokumentów.
Coraz częściej spotykamy się w praktyce notarialnej z dokumentami elektronicznymi – zarówno z „naszymi” elektronicznymi poświadczeniami, jak i w innymi dokumentami, które są w formie elektronicznej (elektroniczne wypisy geodezyjne, elektroniczne odpisy z USC, decyzje administracyjne i zaświadczenia wydawane w formie elektronicznej).
Trwająca obecnie epidemia COVID-19 spowodowała również zdecydowany wzrost liczby wydawanych urzędowych dokumentów elektronicznych, co więcej niektóre urzędy ograniczyły swoją działalność min w taki sposób, że wydawane są wyłącznie dokumenty w formie elektronicznej.
Jak weryfikować prawdziwość takich dokumentów i poprawność złożenia podpisu elektronicznego.
Ponadto z dniem 15 maja 2020 roku w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 ustawodawca przyznał notariuszom nową kompetencję – uprawnienie do dokonywania konwersji dokumentów elektronicznych w dokumenty papierowe.
Niniejsza prezentacja w założeniu ma stanowić samouczek i
instrukcję „krok po kroku” jak weryfikować dokumenty
elektroniczne oraz jak dokonywać konwersji dokumentów
elektronicznych, więc proszę nie poszukiwać w niej pogłębionej
teoretycznie analizy przepisów prawa w zakresie dokumentów
elektronicznych. Oczywiście by podbudować własne „ego” na
kolejnych slajdach znajdzie się kilka wyjaśnień stricte
prawniczych – osoby, które chcą zapoznać się wyłącznie z
instrukcją mogą bez większego uszczerbku te dywagacje
pominąć ;-)
Dla przypomnienia wyłącznie - ustawa dnia 10 lipca
2015 r. wprowadza do kodeksu cywilnego nową
definicję dokumentu (art. 77
3KC), a także nowe
formy dokonywania czynności prawnych w postaci
formy dokumentowej i elektronicznej (art. 77
2i
art. 78
1KC).
Art. 773. [Dokument] Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Art. 772. [Forma dokumentowa] Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Art. 781. [Forma elektroniczna] § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Definicja dokumentu jest na tyle szeroka, że nie musi być to tekst, dokumentem będzie również nośnik zawierający dźwięk, obraz itp. - byleby taki nośnik umożliwiał zapoznanie się z treścią informacji - tak więc nie tylko pliki tekstowe (maile, sms-y, faks), ale również pliki multimedialne (np. mms-y), pliki dźwiękowe (nagrania potwierdzające zawarcie umowy) czy też audiowizualne stają się dokumentem w rozumieniu kodeksu cywilnego.
Forma elektroniczna jest co do zasady równoważna formie zwykłej pisemnej. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, chyba że ustawa lub czynność prawna zastrzega inaczej.
Tytuł tego opracowania jest odrobinę nieprecyzyjny, gdyż w języku prawnym należy raczej używać pojęcia walidacja.
Zgodnie z art. 3 pkt 41 Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE pojęcie „walidacja”
oznacza proces weryfikacji i potwierdzenia ważności podpisu elektronicznego lub pieczęci.
Zgodnie z art. 32 ust 1 tego rozporządzenia Proces walidacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego potwierdza ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pod warunkiem że:
a)certyfikat, który towarzyszy podpisowi, był w momencie składania podpisu kwalifikowanym certyfikatem podpisu elektronicznego zgodnym z załącznikiem I;
b)kwalifikowany certyfikat został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i był ważny w momencie składania podpisu;
c)dane służące do walidacji podpisu odpowiadają danym dostarczonym stronie ufającej;
d)unikalny zestaw danych reprezentujących podpisującego umieszczony w certyfikacie jest prawidłowo dostarczony stronie ufającej;
e)jeżeli w momencie składania podpisu użyty został pseudonim, zostaje to wyraźnie wskazane stronie ufającej;
f)podpis elektroniczny został złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego;
g)integralność podpisanych danych nie została naruszona;
h) wymogi przewidziane w art. 26 zostały spełnione w momencie składania podpisu.
Zgodnie z art. 32 ust 2 tego rozporządzenia System wykorzystany do walidacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego zapewnia stronie ufającej prawidłowy wynik procesu walidacji i umożliwia stronie ufającej wykrycie wszelkich problemów związanych z bezpieczeństwem.
Zgodnie zaś z art. 33 ust. 1 tego rozporządzenia Kwalifikowaną usługę walidacji kwalifikowanych podpisów elektronicznych może świadczyć wyłącznie kwalifikowany dostawca usług zaufania, który:
a) zapewnia walidację zgodnie z art. 32 ust. 1; oraz
b) umożliwia stronom ufającym otrzymanie wyniku procesu walidacji w automatyczny, wiarygodny i skuteczny sposób oraz przy użyciu zaawansowanego podpisu elektronicznego lub zaawansowanej pieczęci elektronicznej dostawcy kwalifikowanej usługi walidacji.
Przekładając to na język bardziej zrozumiały dla humanistów.
Walidacja jest procesem, w ramach którego dokonywana jest weryfikacja zarówno samego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jak i prawidłowość złożenia tego kwalifikowanego podpisu na dokumencie oraz wykrywa się ewentualną ingerencję w treść dokumentu lub podpisu po jego podpisaniu.
Walidacja kwalifikowana jest dokonywana wyłącznie przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania – czyli przez podmioty świadczące min usługi w zakresie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Przepisy te należy rozumieć w taki sposób, że walidacja jest możliwa i może być wykonywana przez każdy podmiot (można weryfikacji dokonywać choćby przez popularne program do odczytywania plików pdf), jednak jedynie oprogramowanie przygotowane przez dostawców podpisu elektronicznego daje nam efekt w postaci kwalifikowanej walidacji.
Proces weryfikacji dokumentu elektronicznego może być wykonany przy pomocy programów obsługujące pdf takie jak Adobe Reader czy jego klony (Foxxit Reader itp.). Jednak tutaj dopiero prawidłowa konfiguracja takiego programu gwarantuje poprawność walidacji. Zwykle bowiem te programy oferują własne
„podpisy elektroniczne”, które nie są kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi w rozumieniu prawa. W zależności od konfiguracji takiego programu na naszym komputerze program ten będzie wskazywał na prawidłowość bądź brak złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego na dokumencie.
Dokumenty elektroniczne weryfikujemy w zakresie podpisu za pośrednictwem programu dostarczanego przez dostawcę podpisu elektronicznego – w tym zakresie są to programy darmowe, praktycznie każdy dostawca podpisu elektronicznego udostępnia takie oprogramowanie. Z uwagi na popularność w środowisku notarialnym może to być „PROCERTUM SMART SIGN”, osobiście preferuję oprogramowanie „Szafir Weryfikująca” udostępniany przez KIR (Krajowa Izba Rozliczeniowa SA) z uwagi na prostotę i łatwość obsługi.
Stąd w dalszej części tej prezentacji dla zobrazowania walidacji dokumentów elektronicznych pokazywane będą screeny procesu weryfikacji dokonywanej przy użyciu oprogramowania kwalifikowanego dostawcy usług zaufania – będzie to wspomniany już program „Szafir Weryfikująca”.
Weryfikacja w Szafir Weryfikująca
Powyższe slajdy dotyczą możliwie najprostszej sytuacji, którą spotkamy (zapewne Państwo zauważyli, że screeny te zostały zrobione w 2017 roku) - była to weryfikacja dokumentu elektronicznego w postaci pliku pdf, gdzie certyfikat kwalifikowanego podpisu został umieszczony wewnątrz pliku.
Niestety obserwowana jest w skali kraju praktyka występowania coraz większej liczby dokumentów elektronicznych, które zawierają tzw podpis elektroniczny zewnętrzny. W takim wypadku mamy współistniejące dwa skojarzone ze sobą pliki – plik pdf zawierający treść dokumentu (np. odpisu aktu małżeństwa) oraz plik zawierający kwalifikowany podpis elektroniczny – czyli plik o rozszerzeniu pdf.xades. Zwykle notariuszowi przesyłany jest pocztą elektroniczną lub przekazywany na nośniku tylko plik pdf, gdyż zdecydowana większość naszych klientów jest przekonana, że plik pdf jest dokumentem. Zdarza się też sytuacja (choć coraz rzadziej), że sam urząd wysyła naszemu klientowi wyłącznie plik pdf bez pliku podpisu pdf.xades. Próba weryfikacji samego pliku pdf kończy się negatywnym wynikiem walidacji.
Po tak przeprowadzonej weryfikacji informujemy naszych klientów, że przedstawiony plik pdf o nazwie AU._ZBIGNIEW.pdf nie zawiera podpisu elektronicznego. Co dalej – najlepiej od razu dopytać i ustalić czy wspomniany plik był jedynym plikiem przesłanym przez urząd na skrzynkę mailową klienta lub na jego konto epuap. Najczęściej wówczas pada informacja, że owszem był jeszcze jeden plik, ale o dziwnej nazwie, którego nie dało się żadnym zainstalowanym na komputerze programem otworzyć. Bingo! To nasz poszukiwany podpis elektroniczny. Prosimy więc klientów o dostarczenie obu plików. Należy oba pliki umieścić w jednym folderze i zadbać o to by przypadkiem nasz komputer przy kopiowaniu pliku nie zmienił ich nazwy (częste są sytuacje, gdy wszystkie pliki wpadają do folderu POBRANE – i gdy po raz kolejny zapisywany jest plik o tej samej nazwie – nasz komputer dodaje mu automatycznie kolejne cyfry – 1, 2 do nazwy). Jeżeli mamy już w jednym folderze plik pdf i pdf.xades o tej samej nazwie (w kolejnych slajdach są to plik AU._ZBIGNIEW.pdf oraz pli AU._ZBIGNIEW.pdf.xades) – możemy przystąpić do drugiej próby weryfikacji. Co ważne poddajemy weryfikacji plik pdf.xades
Jak widać tak przeprowadzony proces walidacji zakończony został sukcesem. Dokument okazał się być prawidłowo sporządzonym w formie elektronicznej odpisem skróconym aktu urodzenia Pana Zbigniewa, który wydany został przez Urząd Miejski w Chrzanowie przez Panią Agnieszkę Zielińską.
Kolejna sytuacja z jaką możemy się spotkać i kolejny problem z dokumentami elektronicznymi – otóż zgodnie ze swoją istotą certyfikaty kwalifikowanych podpisów elektronicznych mają określoną datę ważności.
Nasze podpisy elektroniczne mają określony czas ważności, a co za tym idzie dokumenty elektroniczne mogą być weryfikowane wyłącznie w okresie ważności tych certyfikatów. Spójrzmy jak to wygląda w praktyce.
Umieszczenie kilka slajdów wcześniej screenów z weryfikacji dokumentu elektronicznego z 2017 roku było celowe – poniżej chciałbym pokazać Państwu jak przebiegnie proces walidacji tego samego dokumentu w 2020 roku.
Jak widzimy po 3 latach proces weryfikacji tego samego pliku okazał się negatywny.
Oznacza to de facto, że dokumenty elektroniczne mają również swój okres ważności, który wyznaczony jest okresem ważności certyfikatu, którym zostały podpisane. Walidacja dokumentu elektronicznego po utracie ważności podpisu daje wynik negatywny, mimo iż (co widać na ostatnim slajdzie – weryfikacja samego podpisu była pozytywna).
Wyżej w części teoretycznej wskazywałem, że należy do weryfikacji dokumentów elektronicznych używać oprogramowania tzw kwalifikowanego dostawcy usług zaufania – czyli dostawcy podpisu elektronicznego, gdyż tylko użycie takiego oprogramowania daje nam całkowitą pewność co do prawidłowego przebiegu walidacji. Poniżej screeny procesu weryfikacji tego samego pliku 3251.pdf podpisanego podpisem elektronicznym, który utracił już ważność w programie Adobe Acrobat. Wynik weryfikacji w programie Adobe Reader jest pozytywny, gdyż program ten nie weryfikuje daty ważności certyfikatu.
Kolejny element procesu walidacji to dokumentowanie jej wyników. Używany w tej prezentacji program „Szafir weryfikująca” posiada jedną cechę ujemną – jest nią brak wbudowanej możliwości zapisu wyniku weryfikacji np. w formacie pdf.
Jak wykazałem już powyżej proces walidacji powinien być przeprowadzony w momencie otrzymania i stosowania dokumentu elektronicznego, tak by wykonać weryfikację w czasie ważności podpisu kwalifikowanego.
Udokumentowanie procesu walidacji może być przydatne w sytuacji, gdy po kilku latach ktoś chciałby kwestionować użyty przez notariusza dokument elektroniczny.
Jak więc to robić, gdy brak w „Szafirze” takiej funkcji?
Wystarczy zrobić screen ekranu – kombinacją klawiszy ctrl+alt+prtscr (lub sam przycisk print screen), a następnie zapisać taki zrzut ekranowy w dowolnym programie (w wordzie, paincie itp.). Dla ułatwienia najlepiej zapisywać go pod nazwą zbliżoną do weryfikowanego dokumentu np.
„3215.pdf_wynik weryfikacji”
Nowe kompetencje notariuszy przyznane na czas epidemii COVID 19
Zgodnie z art. 31 zze ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (w brzmieniu ustalonym nowelizacją opublikowaną w Dz.U poz 875) w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19 notariusz może wydrukować dokument elektroniczny sporządzony przez podmiot publiczny, o którym mowa w art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, i opatrzyć wydruk datą pewną, o ile dokument ten jest niezbędny do przeprowadzenia czynności notarialnej.
Sporządzony przez notariusza wydruk dokumentu, o którym mowa wyżej, opatrzony datą pewną, ma moc prawną dokumentu elektronicznego.
Podmiot publiczny, na żądanie osoby uprawnionej do otrzymania dokumentu elektronicznego sporządzanego przez podmiot publiczny, dostarcza notariuszowi za pomocą elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP) dokument elektroniczny.
Mamy więc dwie odrębne normy prawne wynikające z art. 31 zze. Pierwsza przyznaje kompetencje notariuszom do dokonywania konwersji dokumentów elektronicznych, a druga uprawnia do uzyskiwania dokumentów w postaci elektronicznej bezpośrednio przez notariusza.
Możliwość uzyskania dokumentów elektronicznych przez notariusza bezpośrednio poprzez platformę ePUAP przewidziana w ust. 3 tego artykułu nie jest ograniczona do okresu epidemii COVID-19. Pamiętać jednak należy, że wniosek o wydanie takiego dokumentu nie może być złożony przez notariusza.
Notariusz jest tylko (aż) odbiorcą wnioskowanych dokumentów.
Pamiętać jednocześnie należy, że w zakresie niezbędnym dla sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia notariusz może zwracać się do organów administracji publicznej oraz organów wykonujących zadania z zakresu administracji publicznej o udzielenie informacji lub wydanie dokumentów.
Uprawnienie to uregulowane w art. 95 da ust. 1 prawo o notariacie nadal obowiązuje i uprawnia notariuszy do uzyskiwania min odpisów aktów stanu cywilnego niezbędnych do sporządzenia APD (w tym również dokumentów w formie elektronicznej)
Przepis art. 31 zze ust. 1 tej ustawy przyznaje więc tymczasową kompetencję notariuszy do dokonywania konwersji dokumentów elektronicznych w dokument papierowy.
Konwersja ta będzie następować przy zastosowaniu innej czynności notarialnej jaką jest data pewna.
Konwersja w dokument papierowy dotyczyć może wyłącznie dokumentów elektronicznych sporządzonych przez podmioty publiczne, a dodatkowo tylko dokumentów, które są niezbędne do przeprowadzenia czynności notarialnej.
Norma dotycząca konwersji dotyczy wszystkich dokumentów elektronicznych wydawanych przez podmioty publiczne – niezależnie czy notariusz otrzymał je na platformę epuap (w trybie art. 31 zze ust. 3 ) czy też zostały one mu przekazane przez klienta.
Sporządzony przez notariusza wydruk dokumentu, o którym mowa wyżej, opatrzony datą pewną, będzie miał moc prawną dokumentu elektronicznego.
Postulaty dotyczące dopuszczenia możliwości konwersji dokumentu elektronicznego w papierowy pojawiały się w środowisku notarialnym już od jakiegoś czasu (min w artykule S. Jankiewicz, S. Posadzy Czynności notarialne w środowisku cyfrowym, Krakowski Przegląd Notarialny, nr 3 z 2018 roku – http://www.kin.pl/files/textpage/editor/Krakowski_Przeglad_Notarialny_ROK_3_(Nr_3 )_LIPIEC_WRZESIEN_2018.pdf).
Należy jednak pamiętać, że przewidziana w art. 31 zze konwersja jest ograniczona:
- czasowo – na okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonych w związku z COVID-19,
- tylko w zakresie dokumentów elektronicznych sporządzanych przez podmioty publiczne,
- wyłącznie gdy dokumenty te są niezbędne do przeprowadzenia czynności notarialnej (oczywiście innej niż użyta do konwersji data pewna).
Sporządzony w wyniku konwersji dokument papierowy korzysta z mocy pierwotnego dokumentu elektronicznego.
Konwersja dokumentu elektronicznego polega na wydruku dokumentu i opatrzeniu tego wydruku datą pewną przez notariusza.
Wybór daty pewnej jako metody konwersji nie wydaje się właściwy.
Poświadczenie daty pewnej wymaga bowiem zgodnie z art. 99 ust. 2 prawa o notariacie w poświadczeniu notariusz wymienia imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała.
Jednocześnie zgodnie z art. 84 prawa o notariacie notariusz nie może dokonywać czynności dotyczących min jego samego.
Zestawienie tych dwóch norm oraz nowej normy art. 31 zze ust. 3 (zezwalającej na przesyłanie dokumentu elektronicznego bezpośrednio na platformę epuap notariusza) prowadzi do dość absurdalnego wniosku, że by dokonać konwersji dokumentu otrzymanego w trybie powołanego art. 31 zze ust. 3 (bezpośrednio na epuap notariusza) – dokument taki notariusz musi przekazać osobie trzeciej.
Druga ewentualnie możliwa interpretacja tych norm prowadzi do wniosku, że umieszczając na wydruku dokumentu elektronicznego datę pewną notariusz umieszcza swoje imię i nazwisko oraz adres zamieszkania bądź ewentualnie, że takie poświadczenie daty pewnej zawiera wyłącznie informację, że dokument został przekazany notariuszowi w trybie art. 31 zze ust. 3 (bez danych osobowych notariusza).
Osobiście uważam, że jeżeli dokument elektroniczny będzie przesyłany bezpośrednio na jego epuap (w trybie ust. 3 art. 31 zze) – poświadczenie daty pewnej powinno zawierać wyłącznie dane o otrzymaniu dokumentu w tym trybie, z pominięciem danych (imię, nazwisko i miejsce zamieszkania) osoby, która dokument okazała.
Techniczny sposób konwersji – w pierwszej kolejności notariusz powinien dokonać walidacji dokumentu elektronicznego (w trybie pokazanym powyżej), po pozytywnej weryfikacji, należy wydrukować dokument i opatrzyć datą pewną.
Wydaje się, że umieszczenie w klauzuli poświadczeniowej informacji dotyczącej struktury dokumentu elektronicznego, w szczególności danych dotyczących daty ważności i danych certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego byłoby wskazane.
Poniżej przykład takich informacji:
„Okazany dokument elektroniczny podpisany został przez: Szymon Posadzy - PNOPL- 76070109***, certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego numer 49 53 4E AC C3 03 A2 23 39 A2 95 A4 86 C9 D5 08 – ważny do 2022/07/01 03:05:32 +02'00'.”
