TECHNOLOGIA INFORMACYJNA. Grafika menedżerska i prezentacyjna
Moduł 6
1. Praca z aplikacją
1.1. Tworzymy prezentację – dobry początek
Programy przeznaczone do tworzenia prezentacji multimedialnych wykorzystują grafikę, dźwięk, animowane efekty wizualne tak, aby jak najpełniej oddziaływać swoją formą na potencjalnego odbiorcę. Posiadają w swoich bibliotekach zbiory rysunków, dźwięków oraz szeroki wachlarz szablonów projektów i schematów animacji. Dodatkowym elementem wspomagającym prezentera jest możliwość tworzenia konspektu i notatek oraz możliwość przygotowania materiałów dla odbiorców.
1.1.1. Uruchomienie programu
Program do tworzenia prezentacji multimedialnych można uruchomić na kilka sposobów:
• Klikamy na przycisk Start → Wszystkie programy, a następnie nazwę programu do tworzenia prezentacji np. Microsoft Office PowerPoint.
• Klikamy na przycisk Start → Wszystkie programy i dalej Nowy dokument pakietu Office. W pojawiającym się oknie klikamy na jedną z zakładek: Ogólne, Szablony projektu (Pusta prezentacja pozwalająca użytkownikowi na samodzielne tworzenie prezentacji, Szablon projektu umożliwia wybór odpowiedniej kolorystyki i formatowania prezentacji, Kreator zawartości pozwala na wybór określonej zawartości i dostosowanie jej do potrzeb użytkownika, Z istniejącej prezentacji umożliwia otworzenie istniejącej prezentacji.) lub Prezentacje, gdzie możemy wybrać odpowiadający nam wariant.
Jeżeli często korzystamy z programu do tworzenia prezentacji możemy uruchomić aplikację korzystając z wcześniej utworzonego skrótu do programu umieszczonego na pulpicie lub w pasku szybkiego uruchamiania na pasku zadań.
W przypadku rozpoczęcia tworzenia nowej prezentacji wybieramy polecenie Plik → Nowy lub klikamy na ikonę Nowy na pasku narzędzi.
W celu zakończenia pracy możemy wybrać polecenie Plik → Zakończ lub odszukać na pasku tytułowym przycisk Zamknij.
Jeżeli w prezentacji wprowadzone zostaną zmiany, przed zamknięciem programu zostaniemy poinformowani o możliwości ich zapisu lub ewentualnym odrzuceniu.
1.1.2. Otwieranie prezentacji
Istniejącą prezentację możemy otworzyć poprzez wybranie polecenia Plik → Otwórz w otwartym oknie programu, lub naciśnięcie odpowiedniej ikony na pasku narzędzi (jak w innych programach pakietu Microsoftu).
Innym sposobem jest wybranie polecenia Plik → Nowy, następnie w pojawiającym się okienku zadań wybieramy polecenie Z istniejącej prezentacji.
Prezentację możemy otworzyć także poprzez dwukrotne kliknięcie myszą na ikonie pliku lub kliknięcie prawym klawiszem myszy na pliku i wybranie polecenia Otwórz.
Aby otworzyć kilka prezentacji jednocześnie, należy przytrzymać klawisz CTRL i wskazać kolejno pliki, które chcemy otworzyć. Wybór zatwierdzamy poleceniem Otwórz. Można także uruchomić kilkakrotnie program otwierając w każdym oknie inną prezentację.
1.1.3. Tworzenie prezentacji według wzorca – szablonu
Szablon charakteryzuje się tym, że wszystkie slajdy naszej prezentacji będą miały kolorystykę i formatowanie zgodne z wybranym wzorcem. Z menu wybieramy polecenie Plik → Nowy, następnie w pojawiającym się okienku zadań wybieramy polecenie Z szablonu projektu. Innym sposobem na szybkie skorzystanie z proponowanych wzorców jest klikniecie na przycisk Projekt znajdujący się na pasku narzędzi.
1.1.4 Zapisywanie prezentacji w określonym miejscu na dysku
Pierwszy zapis pliku wykonujemy wybierając polecenie Plik → Zapisz jako, nadajemy plikowi nazwę, wskazujemy lokalizację zapisu na dysku lub innym nośniku pamięci.
Aby zachować wszelkie zmiany i modyfikacje wprowadzane do pliku podczas pracy nad prezentacją, wybieramy polecenie Plik → Zapisz lub ikonę dyskietki znajdującą się na pasku narzędzi. Można również wybrać kombinację klawiszy Ctrl + S.
Systematyczne zapisywanie pliku zabezpieczy użytkownika przed utratą danych zawartych w prezentacji w przypadku awarii komputera lub braku zasilania. Można także skorzystać z funkcji automatycznego zapisywania pliku. W tym celu należy wybrać polecenie Narzędzia → Opcje na pasku menu. W oknie dialogowym Opcje na zakładce Zapisywanie możemy ustalić czas automatycznego zapisywania wprowadzanych zmian w prezentacji (np. co 10 minut).
1.1.5. Zapisywanie prezentacji pod inną nazwą
W celu zapisania pliku prezentacji pod inną nazwą należy w oknie programu wybrać na pasku menu opcje Plik → Zapisz jako, a w uruchomionym oknie dialogowym Zapisywanie jako nadać prezentacji nową nazwę.
Innym sposobem zapisania pliku prezentacji pod inną nazwą jest utworzenie jej kopii i nadanie innej nazwy. Jeżeli kopiowanie pliku odbywa się w tym samym folderze, kopia pliku otrzyma automatycznie nazwę składająca się z następujących elementów:
nazwa.rozszerzenie (np. PrezentacjaA.ppt).
1.1.6 Zapisywanie prezentacji jako RTF, wzorzec (szablon), plik obrazu, z określonym rozszerzeniem
Zapisując prezentację użytkownik może wybrać typ pliku. Program automatycznie sugeruje zapisanie pliku z domyślnym rozszerzeniem (prezentacja otrzyma rozszerzenie.ppt). W oknie dialogowym Zapisywanie jako możemy zdecydować o typie, w zależności od przeznaczenia pliku i jego dalszego wykorzystania. Może on być zapisany jako: pokaz slajdów (.pps), szablon (.pot), konspekt (.rtf), plik graficzny (jpg, .gif, .bmp, .tif) lub strona internetowa (.htm, .html).
1.1.7 Poruszanie się między otwartymi prezentacjami
Niejednokrotnie pracując z jedną prezentacją korzystamy równocześnie z innej. Aby ułatwić sobie pracę można w prosty sposób poruszać się pomiędzy otwartymi prezentacjami, korzystając z polecenia Okno znajdującego się na pasku menu. Możemy uruchomić prezentację w nowym oknie lub wybrać z listy tę prezentację, która ma być aktualnie wyświetlana.
Jeżeli chcemy mieć dostęp do wszystkich uruchomionych prezentacji wybieramy kaskadowy sposób ustawienia okien. Korzystając z polecenia Okno → Rozmieść wszystkie spowodujemy ustawienie okien uruchomionych prezentacji w pionie lub poziomie.
Wygodnym sposobem jest korzystanie z kombinacji klawiszy Ctrl + Tab.
1.1.8 Wykorzystanie funkcji pomoc
Wybieramy polecenie Pomoc na pasku menu. Możemy także wykorzystać ikonę
„znak zapytania” znajdującą się na pasku narzędzi lub skorzystać z klawisza funkcyjnego F1. Istnieje także możliwość skorzystania z pomocy dostępnej online.
1.1.9 Zamykanie prezentacji
Aby zamknąć prezentację klikamy ikonę z „iksem” – prawy górny narożnik pulpitu lub wybieramy polecenie Plik → Zamknij.
Zakończenie pracy z programem, możemy zrobić na kilka sposobów:
– Wybieramy na pasku menu polecenie Plik → Zakończ.
– Klikamy myszką (lewy klawisz) na ikonie przycisku „iks”, który znajduje się na pasku tytułu.
– Klikamy prawym klawiszem myszy na pasku tytułu i z menu kontekstowego wybieramy polecenie Zamknij
– Naciskamy kombinację klawiszy AIt+F4.|
W przypadku wprowadzonych w prezentacji zmian, przed zamknięciem programu zostaniemy poinformowani o możliwości ich zapisu, a tym samym zachowaniu bieżącej wersji prezentacji.
1.2. Ustawienia programu
1.2.1. Powiększanie i pomniejszanie widoku prezentacji
Odpowiednią dla użytkownika skalę widoku wybieramy klikając myszką polecenie Widok → Powiększenie na pasku menu. Istnieje również możliwość zmiany skali widoku prezentacji na pasku narzędzi Standardowy.
1.2.2. Wyświetlanie i ukrywanie pasków narzędzi
W zależności od potrzeb możemy wyświetlać nowe bądź ukrywać zbędne paski narzędzi. Aby dodać pasek narzędzi należy wybrać z paska menu polecenie Widok → Paski narzędzi.
Użytkownik ma możliwość dostosowania paska narzędzi do swoich potrzeb poprzez dodawanie do niego poleceń. W tym celu wybieramy z paska menu polecenie Widok → Paski narzędzi → Dostosuj. W oknie dialogowym Dostosuj, na zakładce Polecenia mamy możliwość wyboru kategorii i dostępnych poleceń. Aby dodać polecenie do paska narzędzi wystarczy je przeciągnąć z okna dialogowego na pasek narzędzi.
1.2.3. Modyfikowanie ustawień programu
Należy wybrać z paska menu polecenie Narzędzia → Opcje. Okno dialogowe Opcje umożliwia zmianę ustawień i parametrów, takich jak: widok, informacje o użytkowniku, zasady edycji (np określenie liczby cofnięć), drukowania, zapisywanie (np. zezwalanie na szybkie zapisywanie, określenie, co ile minut będzie zapisywany plik, wskazanie domyślnej lokalizacji plików), opcje zabezpieczenia pliku przed otwarciem lub zmianami przy pomocy hasła, zasady pisowni i stylu wraz z sugestią korekty.
2. Tworzenie prezentacji
2.1. Widoki prezentacji
2.1.1. Tryby wyświetlania prezentacji
Mamy następujące tryby widoków: widok Normalny (zawiera karty: widok Slajdu, widok Konspekt), widok Sortowania slajdów, widok Pokazu slajdów oraz widok Strony notatek. Tworząc slajd korzystamy z widoku Normalnego. Chcąc np. zmienić kolejność slajdów będziemy stosować widok Sortowanie slajdów. W celu obejrzenia finalnego efektu pracy wyświetlimy ją w trybie Pokazu slajdów.
Widok → Normalny zawiera trzy obszary robocze: po lewej stronie widoczna jest karta Konspektu, zawierająca tekst oraz karta Slajdy z miniaturami utworzonych slajdów. W centralnej części znajduje się okienko slajdu, w którym wyświetlany jest duży widok bieżącego slajdu. Można w nim dodawać tekst, wstawiać rysunki, wykresy, tabele, dźwięki, filmy oraz tworzyć hiperłącza.
Aby przejść do kolejnego slajdu klikamy myszką w wybraną miniaturę slajdu na karcie Slajdy z lewej strony okna programu lub przesuwamy pionowy suwak znajdujący
się po jego prawej stronie. Można też poruszać się pomiędzy kolejnymi slajdami poprzez wybranie przycisków Poprzedni slajd, Następny slajd.
Widok → Konspekt umożliwia rozpoczęcie pisania treści prezentacji lub analizę istniejącej już informacji na poszczególnych slajdach.
Widok → Sortowanie slajdów pozwala wyświetlić całą prezentację w postaci miniatur. Wielkość miniatur można zmieniać korzystając ze zmiany skali widoku prezentacji na pasku narzędzi Standardowy. Widok Sortowanie slajdów umożliwia dodawanie lub usuwanie slajdów, zmianę ich kolejności, jak również podgląd efektów przejścia oraz animacji.
Widok → Strona notatek – na pasku menu, pojawi się strona składająca się z następujących elementów: obrazu slajdu i pola z miejscem na tekst komentarza do bieżącego slajdu lub prezentacji. Na górze widoczny jest slajd, aktualnie wyświetlany publiczności, a pod spodem komentarz prezentacji widoczny na monitorze prelegenta.
Sporządzone notatki można wykorzystać w formie wydrukowanej jako materiały pomocnicze. Tekst notatek jest również wyświetlany w widokach Konspekt i Normalny w dolnej części obszaru roboczego w panelu notatek.
Widok → Pokaz slajdów umożliwia obejrzenie prezentacji (wykorzystane elementy graficzne, zastosowane efekty i animacje). Wyświetlany slajd zajmuje cały ekran monitora. Klikniecie lewym klawiszem myszy spowoduje przejście do kolejnego slajdu.
Możemy do tego celu wykorzystać również klawisze klawiatury: N, Enter, PgDn.
Przejście do poprzedniego slajdu nastąpi przez dwukrotne naciśnięcie klawisza P, PgUp.
W widoku pokazu można skorzystać z przycisków nawigacyjnych znajdujących się w lewym dolnym rogu slajdu. Można także wyświetlić menu podręczne, klikając na slajdzie prawym klawiszem myszy. W tym menu znajdują się polecenia pozwalające na przejście do kolejnego lub poprzedniego slajdu, zmianę opcji wskaźnika na flamaster lub pismo odręczne. Czy też przejście do dowolnego slajdu (opcja Przejdź do slajdu)
Klawisz Esc powoduje przerywanie pokazu.
2.1.2. Przełączanie między trybami wyświetlania prezentacji
Przełączanie pomiędzy trybami wyświetlania prezentacji umożliwiają ikony przycisków w dolnym lewym rogu ekranu. Można również skorzystać z polecenia Widok na pasku menu.
2.2. Slajdy
2.2.1. Dodawanie nowego slajdu
Rozpoczynając pracę nad tworzeniem prezentacji wybieramy w okienku zadań opcję Pusta prezentacja. Okienko zadań zamienione zostaje na okienko Układ slajdu z możliwością wyboru różnych układów pogrupowanych w kategorie: układy tekstu, układy zawartości, układy tekstu i zawartości oraz inne układy.
Układ pokazuje sposób ułożenia elementów na slajdzie i zawiera pola z kropkowanymi obramowaniami zawierającymi tekst (np. tytuł i lista punktowana, tekst dwukolumnowy), zawartość slajdu (np. rysunki, wykresy, tabele, diagramy, schematy organizacyjne, klipy multimedialne). Możemy wybierać, różne typy slajdów spośród istniejących układów.
Aby do bieżącej prezentacji dodać kolejny slajd wybieramy z paska menu polecenie Wstaw → Nowy slajd lub klikamy na przycisk Nowy slajd, który znajduje się na pasku narzędzi Formatowanie.
2.2.2. Zmiana układu slajdu
Możemy jej dokonać z paska menu pomocą polecenia Format → Układ slajdu. W pojawiającym się okienku zadań wybieramy odpowiednia układ.
2.2.3. Zmiana koloru tła
Prezentacja ekranowa będzie bardziej efektowna i łatwiejsza w odbiorze, gdy zastosujemy do slajdów ciemne tło i jasne litery.
Jeżeli prezentacja będzie wyświetlana przy pomocy projektora multimedialnego tło powinno być w jasnych barwach, tekst natomiast w ciemnych kolorach. Oprócz zmiany koloru tła można do slajdu dodać cieniowanie, wzór, teksturę lub obraz. Zmienione tło slajdu można zastosować do bieżącego slajdu lub do całej prezentacji. Zmiany tła można wprowadzić także w przypadku notatek jak również materiałów informacyjnych.
Wybieramy na pasku menu polecenie Format → Tło. Pojawi się okno Tło z proponowanym domyślnym kolorem tła. Jeśli nam nie odpowiada, wówczas z menu rozwijanego w dolnej części okna wybieramy kolor z proponowanego domyślnego schematu kolorystycznego. Wybierając opcję Więcej kolorów mamy możliwość wybrania koloru tła spośród 144 kolorów standardowych lub szerokiej gamy kolorów niestandardowych.
Po wyborze opcji Efekty wypełnienia mamy do wykorzystania jedną z 4 zakładek:
– Gradient Daje możliwość wyboru zmiany natężenia odcienia koloru od najjaśniejszego do najciemniejszego, cieniowania dwóch różnych barw lub skorzystania z wstępnie ustawionych kolorów. Korzystając ze Stylów cieniowania możemy uzyskane warianty kolorystyczne ustawiać np. w poziomie lub w pionie.
– Tekstura to efekt polegający na wprowadzeniu do tła slajdu faktury jakiegoś materiału (np. drewna, kamienia, płótna itp.).
– Deseń umożliwia wybór styl wzoru np. falę, siatkę i koloru pierwszego planu i tła np.
niebieska fala na żółtym tle.
– Obraz umożliwia wstawienie jako tła dowolnego obrazu znajdującego się na naszym dysku. Po kliknięciu przycisku Wybierz obraz, pojawi się okno Wybieranie obrazu.
Zaznaczenie wybranego pliku graficznego spowoduje wypełnienie tła slajdu obrazem.
Wybrane tło można zastosować do jednego slajdu klikając na przycisk Zastosuj w oknie Tło. Chcąc mieć jednolitą prezentację charakteryzującą się tym samym tłem we wszystkich slajdach, wybieramy przycisk Zastosuj do wszystkich.
2.3. Szablony projektu
2.3.1. Zastosowanie szablonu projektu
Aby wykorzystać gotowy zestaw różnorodnych projektów graficznych wbudowanych w program należy skorzystać z Szablonów projektu.
Szablon jest dostępny po uruchomieniu aplikacji. W okienku zadań wskazujemy polecenie Z szablonu projektu → pojawia się okienko zadań Projekt slajdu z możliwością zastosowania dostępnych wariantów projektów.
2.3.2. Zamiana szablonu projektu w prezentacji
Decyzję o wyborze kolorystyki i formatowania możemy wykonać na każdym etapie pracy. Możemy wstawić szablon wybierając na pasku menu polecenie Format → Projekt slajdu lub zmienić bieżący szablon na inny.
Chcąc zmienić zastosowany szablon projektu wykonujemy taką samą operację, jak w przypadku wstawiania nowego szablonu do pustej prezentacji. Zmianę szablonu można zastosować do wybranego slajdu lub do całej prezentacji.
Dalszych zmian dotyczących kolorystyki elementów takich jak tło, tekst i linie, cienie, czy wypełnienia, możemy dokonać wybierając w okienku zadań opcję Edytuj schematy kolorów. Na zakładce Niestandardowy w oknie dialogowym Edytowanie schematu kolorów, wybieramy element, któremu chcemy zmienić kolor np. tekst i linie. Po naciśnięciu przycisku Zmień kolor dostępna jest pełna paleta kolorów. Po wprowadzeniu zmiany wszystkie slajdy prezentacji będą miały tekst i linie w określonym przez nas kolorze.
2.4. Wzorzec slajdu
Należy unikać sytuacji, gdy w kolejnych slajdach stosujemy np. w tytułach czcionki różnej wielkości, innego kroju, różnie ustawiamy animację tekstu w tytule.
W zachowaniu jednorodności elementów całej prezentacji pomoże wzorzec slajdów.
Opisywane wcześniej szablony projektu zostały stworzone właśnie na podstawie wzorca slajdów. Wzorzec jest podstawowym elementem szablonu projektu. Są tam przechowywane informacje o stylach czcionek, rozmiarach, wzorze tła i położeniu pól tekstowych, umieszczeniu elementów graficznych.
Aby skorzystać z wzorca slajdów należy wybrać polecenie Widok → Wzorzec → Wzorzec slajdów.
Projektując własny wzorzec tworzymy Wzorzec slajdu jak również Wzorzec tytułu.
Wzorzec tytułu używany jest do wprowadzania zmian na slajdach prezentacji, w której wykorzystywany jest układ Slajd tytułowy. Wzorzec slajdów i wzorzec tytułów nazywane są parami. Występują one razem w widoku wzorca i będą określały szablon projektu, który został zastosowany do prezentacji. Aby wprowadzić do nich zmiany, należy zaznaczyć miniaturę jednego lub drugiego wzorca. Zmiany we wzorcu slajdów wprowadzamy w taki sam sposób, jak w dowolnym slajdzie, tzn. formatując np. tekst korzystamy z polecenia Format → Czcionka lub z narzędzi do formatowania umieszczonych na pasku narzędzi.
Tekst we wzorcu służy tylko do określania stylu, który będzie obowiązywał w całej prezentacji.
Pracę nad projektowaniem wzorca kończymy klikając polecenie Zamknij widok wzorca na pasku narzędzi Widok wzorca slajdów lub wybierając z menu Widok inny tryb widoku.
Gdy wzorzec slajdów zostanie przez nas zmieniony, zmiany wprowadzone do poszczególnych slajdów są zachowywane.
Własny wzorzec mogą mieć także materiały informacyjne przygotowane dla słuchaczy oraz notatki prelegenta.
2.4.1. Wstawianie/Usuwanie obrazu do wzorca slajdów
We wzorcu, prócz wprowadzonych zmian w formatowaniu tekstu, możemy umieścić dowolny obiekt graficzny np. clipart, autokształt, obraz z pliku znajdującego się w zasobach naszego komputera. Obiekt ten pojawi się na wszystkich slajdach w tym samym miejscu, w tym samym rozmiarze i w tej samej kolorystyce.
Aby wstawić do wzorca obiekt graficzny korzystamy z poleceń Wstaw → Obraz → ClipArt albo Wstaw → Obraz → Z pliku, na pasku narzędzi. Galeria Clipart to propozycje obrazków posegregowanych tematycznie w postaci kolekcji. Aby wyszukać określony obrazek wpisujemy słowo kluczowe, np. sport, następnie klikamy przycisk Przejdź. Możemy wybrać obrazki z określonej kolekcji, lub wyszukać określony typ pliku multimedialnego (clipart, fotografie, filmy, dźwięki). Wstawienie obrazka do prezentacji polega na kliknięciu na jego miniaturze lewym klawiszem myszy.
W przypadku, gdy chcemy zobaczyć tylko te obrazki, które należą do galerii Clipart, wówczas pole Wyszukaj zostawiamy puste. W obszarze Wyszukaj w: z rozwijanej listy wybieramy polecenie Wszystkie kolekcje oraz w polu Wyniki powinny mieć postać, pozostawiamy zaznaczone tylko pole Clipart.
Wybierając opcję Obraz → Z pliku z menu Wstaw możemy wkleić do slajdu dowolną fotografię lub ilustrację zapisaną w pliku graficznym. W taki sam sposób zamiast obrazów możemy wstawić ozdobny napis z galerii WordArt lub Autokształt.
Wstawiony rysunek możemy zmodyfikować (zmienić jego rozmiar, przyciąć, obrócić go w pionie lub poziomie, zmienić kolor, dodać linie obramowania, cień, itp.). Umożliwią nam to dostępne paski narzędzi: Obraz oraz Rysowanie. Innym sposobem jest wybranie z menu podręcznego pozycji dotyczącej formatowania obrazu.
Chcąc usunąć rysunek z wzorca należy w widoku wzorca zaznaczyć go i nacisnąć klawisz Delete.
2.4.2. Dodawanie tekstu do stopki
Wzorzec slajdów zawiera specjalne pola w obszarze stopki slajdu, w które możemy wstawić datę, godzinę, dowolny tekst lub numerację slajdów. W stopce tekst wprowadzamy na dwa sposoby:
– Wybieramy opcję menu Wstaw → Numer slajdu lub Wstaw → Datę i Godzinę;
– Dodając tekst po kliknięciu wnętrza ramki obszaru stopki na wzorcu.
W przypadku notatek i materiałów informacyjnych tekst możemy dodawać zarówno do nagłówka jak i do stopki dokumentu.
2.4.3. Zastosowanie automatycznej numeracji slajdów, uaktualnianej daty, daty stałej do stopki
W stopce wzorca slajdów możemy zastosować numerację slajdów oraz datę stałą i datę automatycznie uaktualnianą. Można tego dokonać na dwa sposoby:
– Wybierając opcję menu Wstaw → Numer slajdu lub Wstaw → Datę i Godzinę.
– Wpisując tekst po kliknięciu wnętrza ramki obszaru stopki we wzorcu.
W oknie dialogowym Nagłówek i stopka, ustawiamy parametry daty oraz numeracji.
Korzystając z przycisku Zastosuj możemy określić czy data, numeracja, tekst powinny pojawić się tylko w danym slajdzie czy też w całej prezentacji – przycisk Zastosuj do wszystkich.
Zlikwidowanie wpisów w stopce odbywa się poprzez usunięcie wprowadzonego tekstu w oknie dialogowym Nagłówek i stopka.
Aby na slajdzie nie pojawiały się informacje o dacie i numeracji slajdów, zmieniamy puste pole wyboru na przy poleceniu Stopka, Data i Godzina, Numer slajdu.
Możemy także usunąć pole ze wzorca poprzez zaznaczenie go i naciśnięcie klawisza Delete.
3. Teksty i ilustracje
3.1. Tekst, formatowanie
Tekst odgrywa ważną rolę w odbiorze prezentacji. Wprowadzając tekst do slajdów kierujmy się następującymi zasadami:
– Pamiętamy o celu prezentacji.
– Unikajmy skomplikowanych i nasyconych fachową terminologią zdań. Słownictwo należy dostosować do odbiorców (język zrozumiały dla słuchaczy).
– Każdy slajd powinien mieć tytuł o długości nie przekraczającej jednego wiersza.
– Liczba linijek tekstu nie powinna przekraczać ośmiu (optymalnym rozwiązaniem jest 5-6 linijek tekstu na slajdzie).
– W celu uzyskania większej skuteczności przekazu posługujmy się kilkuwyrazowymi hasłami w postaci listy wypunktowanej lub numerowanej. Jeśli to możliwe informacje podawajmy w postaci tabelarycznej.
– Unikajmy prezentowania tekstu w postaci ciągłej, dzielmy tekst na akapity.
– Czytelność tekstu (stosujmy czcionkę o rozmiarze nie mniejszym od 24 pkt.) Zastosowanie czcionki o większych rozmiarach korzystnie wpłynie na poprawę odbioru treści;
– Stosuj czytelną czcionkę (bezszeryfowe np. Arial lub klasyczne czcionki szeryfowe np.
Times New Roman).
– Liczba zastosowanych krojów czcionek w ramach jednej prezentacji nie powinna przekraczać dwóch (dwa w przypadku, gdy chcemy przytoczyć wykorzystać motto lub cytat).
– Liczba rysunków, zdjęć, wykresów, schematów, itd. na slajdzie nie powinna przekraczać sześciu, aby nie ograniczać czytelności przekazu.
– Kolorystyka dostosowana do typu pokazu (stosujmy nie więcej niż cztery kolory na jednym slajdzie w grafice i tekście, dla zwrócenia uwagi na ważne treści, stosujmy kolory ciepłe, np. czerwony, pomarańczowy, informacje mniej istotne przedstawiajmy w barwach zimnych, np. niebieskim, zielonym).
– Możemy stosować inwersję (odwrócenie kolorystyki tła i tekstu bądź innych obiektów).
– Slajd powinien zawierać taką ilość treści, żeby jego odbiór nie zajął odbiorcy więcej niż kilkanaście sekund.
3.1.1. Dodawanie tekstu
Wprowadzając tekst do slajdu wyświetlamy go widoku Normalnym. Na slajdzie pojawią się pola z tzw. Symbolami zastępczymi. W polach tych wpisujemy tytuł, teksty a także osadzamy obiekty takie jak obrazy, schematy, wykresy. Każde pole zawiera również polecenie (np. kliknij, aby dodać tytuł). Po kliknięciu wewnątrz wybranego pola, pojawia się kursor tekstowy umożliwiający pisanie. Tekst zajmujący więcej niż jeden wiersz zostanie automatycznie zawinięty do kolejnego wiersza. Unikajmy niepotrzebnego naciskania klawisza Enter w celu przejścia do następnego wiersza. Pola tekstowe standardowo zdefiniowane są (z wyjątkiem tytułów) w formie listy wypunktowanej. Naciśnięcie klawisza Enter spowoduje przejście do następnej pozycji tej listy. Rozmiar pola, w którym wprowadzamy tekst można dowolnie zmieniać korzystając z uchwytu zmiany rozmiaru (są to kwadraty, które pojawiają się na jego konturze w rogach i na środkach boków). Gdy po wskazaniu myszką uchwytu, wskaźnik przybierze kształt strzałki z dwoma grotami, przeciągamy go zmieniając rozmiar pola. Po zakończeniu wprowadzania do pola zaplanowanego tekstu, klikamy poza jego obszarem, aby zakończyć edycję.
W widoku Konspekt tekst wprowadzamy i zmieniamy na karcie konspektu. Ten widok pozwala nam spojrzeć na prezentację z perspektywy zawartości treści i poziomów formatowania. Wprowadzając w tym widoku tekst możemy wykorzystać klawisze:
– klawisz Enter powoduje dodanie pozycji listy na tym samym poziomie wcięcia.
– klawisz Tab umożliwia zwiększenie wcięcia.
– kombinacja klawiszy Shift + Tab powoduje zmniejszenie wcięcia (przesuwa punkt wstawiania w lewo).
W widoku Konspekt tekst prezentacji może być zorganizowany na kilku poziomach. Każdy z tych poziomów ma inne wcięcie i jest inaczej sformatowany, tak jak zostało to pokazane na poniższym rysunku:
Pomocą w konstruowaniu konspektu jest pasek narzędzi Tworzenie Konspektu.
3.1.2. Edycja zawartości slajdu i stron notatek
W celu wprowadzenia tekstu do slajdu umieszczamy kursor w miejscu, w którym będą wstawiane znaki z klawiatury. Po kliknięciu myszką na obszar tekstu, jego obramowanie przyjmie postać kreskowanej ramki oraz pojawi się w kursor tekstowy umożliwiający nam wprowadzanie zmian w określonym miejscu tekstu.
Po zakończeniu pisania klikamy poza obszarem tekstu. Jeżeli zamierzamy dokonać zmian w tekście, umieszczamy kursor w miejscu zmian. Następnie korzystając z klawisza Backspace lub Delete, usuwamy zbędne znaki (Backspace usuwa znaki przed kursorem, Delete kasuje znaki za kursorem).
Wprowadzanie tekstu na stronę notatek (w widoku Notatek) odbywa się analogicznie jak w przypadku wprowadzania tekstu do slajdu.
3.1.3. Zmiana stopnia pisma i kroju czcionki
Szablonu projektu zawiera określone parametry czcionki. Aby samodzielnie ustawić parametry stopień (wielkość) i krój czcionek, zaczynamy fragmentu tekstu, a następnie wykonujemy jedną z poniższych czynności:
– Z paska narzędzi Formatowanie wybieramy opcję Czcionka (po kliknięciu w strzałkę obok pola możemy z listy rozwijanej wybrać krój czcionki lub stopień (rozmiar) czcionki – rozmiar wybieramy z listy rozwijanej.
– Klikamy na przycisk Zwiększ rozmiar czcionki lub Zmniejsz rozmiar czcionki lub ikonę z literą A na pasku narzędzi Formatowanie.
– Z paska menu wybieramy polecenie Format → Czcionka. W oknie dialogowym Czcionka z listy czcionek wybieramy odpowiedni krój czcionki. Z listy Styl czcionki, wybieramy właściwy styl, z listy Rozmiar, odpowiednią wielkość.
Naciśnięcie przycisku Ok zatwierdza wybrane.
3.1.4. Zmiana stylu czcionki (pogrubiona, pochylona, pokreślona)
Czcionkę pogrubioną stosujemy do zaznaczenia treści istotnych dla prezentacji, natomiast kursywę wykorzystujemy w cytatach lub przypisach. W programach do tworzenia prezentacji mamy do dyspozycji następujące style czcionki: normalny, pogrubiony, pochylony (kursywa), pochylona kursywa.
Zmianę stylu czcionki można wykonać kilkoma sposobami:
– Zaznaczamy fragment tekstu, który chcemy zmodyfikować klikamy w wybrany przycisk stylu czcionki na pasku Formatowanie
– Wybieramy opcję Format → Czcionka. W oknie dialogowym Czcionka wybieramy Styl czcionki. Można również zastosować w tekście Efekty. Należą do nich podkreślenie, cień, uwypuklenie, wgłębienie, indeks górny, indeks dolny, efekt cienia i efekt podkreślenia. Dwa ostatnie są dostępne również z paska narzędzi Formatowanie.
3.1.5. Zastosowanie różnych wielkości liter
Zmianę wielkości liter umożliwiają opcje znajdujące się w oknie dialogowym Zmienianie wielkości liter, które otwiera się po wybraniu polecenia Format → Wielkość liter.
3.1.6. Kolory czcionki
– Zaznaczamy fragment tekstu.
– Z paska narzędzi Formatowanie wybieramy narzędzie Kolor czcionki. Po kliknięciu na strzałkę po prawej stronie przycisku wybieramy kolor z palety domyślnych kolorów lub korzystamy z opcji Więcej kolorów.
– Wybieramy z paska menu polecenie Format → Czcionka. W oknie dialogowym Czcionka klikamy na strzałkę znajdującą się po prawej stronie pola Kolor.
Rozwinie się paleta z domyślnymi kolorami wraz z opcją Więcej kolorów. Po kliknięciu na Więcej kolorów otwiera się okno dialogowe Kolory składające się z dwóch zakładek (zakładka o nazwie Standardowy pozwala na wybór jednego z 144 kolorów standardowych i Niestandardowy – barwy wraz z ich odcieniami).
Naciśnięcie przycisku Ok zatwierdza wybrany kolor.
3.1.7. Cieniowanie tekstu
Na pasku narzędzi Rysowanie wybieramy menu Widok → Paski narzędzi → Rysowanie. Klikamy przycisk Cień.
3.1.8. Wyrównanie tekstu
Tekst możemy wyrównać do lewej, do środka lub do prawej. Zaznaczamy obszar tekstowy i klikamy w właściwy przycisk na pasku narzędzi Formatowanie. Innym sposobem wyrównania tekstu jest skorzystanie z polecenia Format → Wyrównanie na pasku menu. Z listy wybieramy właściwe wyrównanie. Polecenie Wyjustuj. wyrównuje tekstu do lewego i prawego marginesu.
3.1.9. Interlinia
Program automatycznie ustala odstępy w tekście. Jeśli chcemy zmienić odstępy w tekście, zaznaczamy odpowiedni obszar i wybieramy polecenie Format → Interlinia i w oknie dialogowym Interlinia zmieniamy ustawienia.
Chcąc zmienić odstępy między wierszami lub akapitami tekstu zmieniamy parametry w polach liczbowych. Możemy to zrobić klikając na strzałkę skierowaną w górę, wówczas zwiększamy odległość odpowiednio o punkt lub wysokość wiersza.
Strzałka skierowana w dół zmniejsza odległości. Możemy także wpisać odpowiednią liczbę w pole, co spowoduje zmianę położenia tekstu. Przycisk Podgląd, umożliwia bezpośrednie sprawdzanie ustalonych odstępów. Zmiany zatwierdzamy przyciskiem Ok.
3.1.10. Wypunktowanie, numerowanie
Lista wypunktowana lub numerowana pozwala na kilkuwyrazowe, hasłowe omawianie zagadnienia, sygnalizujące słuchaczom ważne informacje.
Wykorzystywane projekty szablonu proponują różne znaki wypunktowania.
Możemy zmienić istniejący znak na inny lub zmienić listę numerowaną. Aby to zrobić zaznaczamy pozycje listy, w których ma być wprowadzony inny znak. Jeśli każda pozycja listy ma mieć inny znak, kursor ustawiamy tylko przy wybranej pozycji.
Zmianę znaku punktora umożliwia okno dialogowe Punktory i numeracja. W tym celu klikamy na polecenie menu Format → Punktory i numeracja → w oknie dialogowym wybieramy inny z proponowanych na podglądzie rodzaj wypunktowania oraz określamy jego rozmiar w stosunku do tekstu oraz kolor.
Możemy wybrać dostępne punktory – klikamy na przycisk Dostosuj. Okno Symbol ukaże nam bardzo szeroki zbór znaków, symboli i czcionek, z których możemy wybrać odpowiedni znak graficzny. Znakiem punktora może być obrazek – w oknie dialogowym Punktory i Numeracja klikniemy na przycisk Obraz, pojawi się okno galerii Punktor obrazu. Wybieramy jeden z zamieszczonych tam znaków wypunktowania i zatwierdzamy wybór przyciskiem Ok. Wybrany punktor zostanie zastosowany do zaznaczonego fragmentu listy.
Zakładka Numerowanie w oknie dialogowym Punktory i numeracja pozwala na modyfikację listy numerowanej – wybór sposobu numeracji, rozmiar oraz kolor. Można ustalić wartość, od jakiej będzie się zaczynała numeracja.
3.1.11. Polecenia Cofnij i Ponów
Dzięki poleceniom Cofnij i Ponów (znajdują się na pasku narzędzi) możemy przywrócić stan sprzed wprowadzanych modyfikacji czy ponownie wprowadzać cofnięte modyfikacje. Te polecenia dostępne są również w menu Edycja
→Cofnij/Powtórz.
3.2. Obrazy, rysunki
3.2.1. Wstawianie obrazu biblioteki grafik
Aplikacja do tworzenia prezentacji posiada wbudowaną galerię obrazków, które można wstawiać do slajdów. Galeria ClipArt (klip to pojedynczy plik multimedialny zawierający grafikę, animację, film lub dźwięk) zawiera kolekcje rysunków, fotografii, ale również dźwięki, pliki wideo i inne pliki multimedialne.
Aby dodać do prezentacji slajd z rysunkiem, wybieramy układ zawartości umożliwiający wstawienie klipu, następnie dwukrotnie klikamy na „z obrazkiem”
znajdującą się w centralnej części slajdu. Otworzy się okno dialogowe Wybierz obraz wraz z galerią obrazów. Wybieramy właściwy obrazek klikając na nim, co spowoduje jego wstawienie do slajdu. Przyciskiem Ok zatwierdzamy wybór. Można również skorzystać z menu Wstaw → Obraz → ClipArt lub kliknąć ikonę „obrazka” na pasku Rysowanie.
3.2.2. Wstawianie obrazu zapisanego w pliku na dysku
Z menu Wstaw → Rysunek → Z pliku lub klikając ikonę „obrazka” na pasku Rysowanie. W oknie dialogowym Wstawianie obrazu wyszukujemy w określonej lokalizacji interesujący nas obraz, zaznaczamy go i klikamy na przycisk Wstaw.
3.3. Kopiowanie, przenoszenie, usuwanie 3.3.1. Kopiowanie tekstu, rysunków, obrazów
Aby skopiować określony obiekt, zaznaczamy go, a następnie korzystamy z jednego z podanych sposobów:
– Wybieramy z menu opcję Edycja → Kopiuj, wskazujemy docelowe miejsce wykonania kopii (inny slajd w bieżącej prezentacji lub slajd w innej prezentacji), i wklejamy obiekt wybierając polecenie Edycja → Wklej.
– Klikamy prawym klawiszem myszy na obiekcie. Z menu kontekstowego wybieramy Kopiuj. Następnie klikamy prawym klawiszem w miejsce, w które ma być obiekt wklejony i wybieramy z menu kontekstowego polecenie Wklej.
– Zaznaczamy obiekt i korzystamy ze skrótów klawiszowych Ctr + C i Ctrl + V.
3.3.2. Przenoszenie tekstu, rysunków, obrazów
Przenoszenie obiektów polega na wycięciu ich z bieżącej lokalizacji i wklejeniu w nowej. Operacje tę możemy wykonać na kilka sposobów:
– Z menu Edycja → Wytnij i Edycja → Wklej.
–Zaznaczamy obiekt i korzystamy ze skrótów klawiszowych Ctr + X i Ctrl + V.
3.3.3. Zmiana rozmiarów rysunków i obrazów
– Zaznaczamy rysunek (w narożnikach obiektu i po jego bokach pojawią się charakterystyczne kółeczka);
– Ustawiamy kursor myszy na jednym z nich, w taki sposób, by kształt kursora zmienił się w strzałkę z podwójnym grotem, używając lewego klawisza myszy powiększamy lub zmniejszamy obrazek.
Formatowanie obrazu można wykonać z poziomu do okna dialogowego Formatowanie obrazu, które można uruchomić za pomocą przycisku Formatuj obraz na pasku narzędzi Obraz.
3.3.4. Usuwanie elementów
Zaznaczmy element przeznaczony do usunięcia i klikamy klawisz Delete.
4. Wykresy, diagramy, autokształty
4.1. Wykresy
4.1.1. Tworzenie i modyfikowanie w prezentacji różnych rodzajów wykresów Aby utworzyć wykres, wybieramy w okienku zadań Układ slajdu → układ Tytuł i wykres. Po pojawieniu się właściwego slajdu dwukrotnie klikamy na obszarze wykresu (lub wybieramy kliknięciem narzędzie Wykres – pojawi się przykładowy wykres oraz arkusz zawierający dane przedstawione na wykresie.).
Aby dostosować wykres do danych liczbowych, postępujemy w następujący sposób:
– Usuwamy przykładowe dane i wprowadzamy własne dane – klikamy polecenie Widok
→ Arkusz danych lub klikając prawym klawiszem myszy na obszarze wykresu i z menu kontekstowego wybierając Arkusz danych. Możemy również skorzystać z ikony Wyświetl arkusz danych na pasku narzędzi Standardowy.
– Po wprowadzeniu danych liczbowych zamykamy arkusz danych.
– Wybieramy typ oraz podtyp wykresu, klikając na pasku narzędzi na strzałkę na przycisku Typ wykresu. Pojawi się paleta wykresów. Wybieramy ten, który najlepiej zobrazuje nasze dane liczbowe (typ wykresu możemy wybrać klikając na pasku menu Wykres → Typ wykresu → korzystamy z zakładki Typy standardowe lub Typy niestandardowe; w dolnym obszarze okna znajduje się przycisk Naciśnij i przytrzymaj, aby zobaczyć przykład, który umożliwia podgląd wybranego podtypu wykresu. Typ wykresu
Modyfikowanie wykresu – służy do tego opcja Wykres → Opcje wykresu w menu.
Opcje w oknie dialogowym Opcje wykresu, umożliwiają nam dodanie do wykresu:
tytułu, osi, linii siatki głównych i pomocniczych, legendy, etykiet danych, czyli wartości, procentów, nazw
Aby powrócić do widoku slajdu, klikamy poza obszarem wykresu. Aby ponownie edytować wykres wystarczy dwukrotnie kliknąć na nim lewym przyciskiem myszy.
4.1.2. Zmiana barw elementów wykresu
Jeżeli chcemy zmienić kolor jakiegoś elementu wykresu klikamy na strzałkę przy liście rozwijanej Obiekty wykresu na pasku narzędzi Standardowy i wskazujemy nazwę odpowiedniego elementu (np. legenda).
Po wybraniu elementu, wybieramy menu Format, a następnie opcję np. Legenda (Ctrl+1). Pojawi się okno dialogowe umożliwiające formatowanie wybranego obiektu (obramowanie, kolor obszaru, desenie, czcionki, wyrównanie, itd.). Zmianę tła obszaru wykresu uzyskujemy, dwukrotnie klikając w obszarze tła wykresu – pojawia się okno dialogowe umożliwiające nam zmianę jego koloru.
Aby zmienić kolor można również po zaznaczeniu wybranego obiektu
kliknąć w strzałkę przycisku Kolor wypełnienia na pasku narzędzi Rysowanie.
4.1.3. Zmiana typu wykresu
Korzystamy z polecenia Wykres → Typ wykresu z paska menu. Możemy również kliknąć prawym klawiszem myszy na obszarze wykresu i z menu kontekstowego wybierać polecenie Typ wykresu.
4.2. Schemat organizacyjny
4.2.1. Wstawianie do slajdu schematu organizacyjnego
Wybieramy układ slajdu ze schematem organizacyjnym. klikamy dwukrotnie w oznaczone pole, pojawi się Galeria diagramów, z której wybieramy Schemat organizacyjny i zatwierdzamy polecenie przyciskiem Ok. W pojawiającym się oknie edycyjnym modyfikujemy istniejącą strukturę schematu lub wprowadzamy własną.
Wraz z domyślnym schematem, pojawia się pasek narzędzi Schemat organizacyjny.
Edycję rozpoczynamy od kliknięcia w wybranym kształcie, po czym wprowadzamy tekst.
Jeśli na elemencie klikniemy dwukrotnie pojawi się okno dialogowe umożliwiające nam formatowanie autokształtu (zmianę koloru wypełnienia, tekstury, tła, zmianę grubości i stylu linii, rozmiaru itp.)
Po kliknięciu na kształt prawym klawiszem myszy, z menu kontekstowego możemy rozbudować strukturę schematu o kolejne elementy dodając kształty, np. kierownik (przełożony), pracownik (podwładny), asystent lub współpracownik.
Zmiany związane z układem gałęzi schematu organizacyjnego dokonujemy za pomocą paska narzędzi Schemat organizacyjny, który pojawia się przy wstawianiu lub zaznaczeniu diagramu.
4.2.2. Zmiana struktury hierarchicznej schematu organizacyjnego
Strukturę hierarchiczną schematu organizacyjnego zmieniany przy pomocy paska narzędzi Schemat organizacyjny – polecenie Wstaw kształt.
Wstawianie obiektu polega na wcześniejszym zaznaczeniu bloku, do którego chcemy utworzyć jakąś relację. Następnie wybieramy określony obiekt, który zostanie wstawiony automatycznie.
Aby zmieniać układ schematu organizacyjnego. Zaznaczamy znajdujący się na szczycie gałęzi obiekt np. kierownik i klikamy opcję Układ na pasku narzędzi. Z rozwiniętej listy opcji wybieramy jeden z układów.
Schemat organizacyjny można formatować jako całość (formatowanie obszaru schematu) bądź formatować poszczególne jego elementy. Klikając na przyciski Autoformatowanie, mamy możliwość wyboru jednego z wielu diagramów z Galerii stylów schematu organizacyjnego.
4.2.3. Dodawanie i usuwanie poziomów w strukturze hierarchicznej schematu organizacyjnego
Pola znajdujące się na jednej wysokości w schemacie tworzą jeden poziom.
Rozbudowywanie struktury hierarchicznej odbywa się stopniowo, pola dodajemy pojedynczo. Aby dodać określony element wykonujemy następujące czynności:
– Zaznaczamy pole, z którym chcemy utworzyć relację.
– Z polecenia na pasku narzędzi Wstaw kształt, wybieramy odpowiednie pole (np.
podwładny). Wybrane pole zostanie automatycznie wstawione do schematu.
Aby usunąć pole ze schematu organizacyjnego lub diagramu, klikamy na nim prawym klawiszem myszy i z menu kontekstowego wybieramy polecenie Usuń, zaznaczamy pole i usuwamy je za pomocą klawisza Delete.
4.3. Obiekty graficzne
4.3.1. Prosta, krzywe, strzałki, prostokąty, sześciany, okręgi, koła i inne
Do slajdu możemy dodać obiekty graficzne takie jak strzałki, prostokąty, linie czy okręgi. Obiekty te indywidualnie zestawione i pogrupowane tworzą własną galerię rysunków. Można je wstawiać wykorzystując pasek narzędzi Rysowanie możemy dodać
do slajdu rysunek i go sformatować (pasek narzędzi Obraz – samodzielnie narysowany obiekt graficzny np. okrąg linia, strzałka, lub wstawiony klip czy zdjęcie).
Paski Rysowanie i Obraz mają wiele przydatnych narzędzi, których znajomość ułatwi tworzenie lub obróbkę rysunku.
Narysowanie dowolnego obiektu typu prostokąt, elipsa czy autokształt rozpoczynamy od kliknięcia w wybrane narzędzie. Kursor myszy przyjmie kształt krzyżyka. Następnie trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przesuwamy ją po powierzchni slajdu w odpowiednim kierunku. Jeśli obiekt jest narysowany, zwalniamy przycisk myszy. Aby usunąć rysunek, zaznaczamy go i naciskamy klawisz Delete.
Obiekt Pole tekstowe umożliwi nam dodanie tekstu w innych miejscach niż zaplanowane w domyślnym układzie slajdu. Aby dodać do slajdu pole tekstowe wybieramy z menu polecenie Wstaw → Pole tekstowe lub klikamy na przycisk Pole tekstowe na pasku Rysowanie.
Wskaźnik myszy przyjmuje kształt krzyżyka. Ustawiamy go w punkcie, gdzie ma się znaleźć lewy górny narożnik naszego pola tekstowego. Następnie naciskamy lewy przycisk myszy i przeciągamy myszką w kierunku prawego dolnego rogu pola. W ten sposób uzyskamy na slajdzie nowe pole tekstowe przygotowane do wpisania tekstu.
W celu przeniesienia pola tekstowego w inne miejsce slajdu, ustawiamy myszkę na obramowaniu pola, wciskamy lewy przycisk myszy i przeciągamy. Jeżeli chcemy usunąć pole tekstowe zaznaczamy je i naciskamy klawisz Delete.
Kolejnymi obiektami, które możemy dodać do slajdu są Autokształty. Narzędzie to znajdziemy w menu Wstaw → Obraz → Autokształty lub na pasku Rysowanie w menu Autokształty. Jeżeli klikniemy w strzałkę obok napisu Autokształty, rozwinie się menu zawierające listę kształtów, które możemy wybrać.
Tworzenie autokształtu przebiega w następujący sposób: Klikamy w narzędzie z wybranym kształtem, następnie na obszarze roboczym slajdu, rozrysowujemy wybrany autokształt myszką, pamiętając, że kierunek przeciągnięcia będzie przekątną prostokąta, w który wpisze się wybrany kształt.
Możemy także tworzyć rysunek odręczny, korzystając z podmenu Linie w menu Autokształty.
4.3.2. Zmiana koloru tła obiektów graficznych, kolorów, grubości i stylu linii Operację dodania tła do obiektu graficznego lub zmienię bieżącego tła możemy wykonać na kilka sposobów:
– Zaznaczamy obiekt graficzny i klikamy na nim prawym przyciskiem myszy. Następnie z menu kontekstowego wybieramy polecenie Formatuj → Autokształt.
– Zaznaczamy obiekt graficzny, a następnie z menu wybieramy polecenie Format → Autokształt.
– Korzystamy z narzędzia Formatuj autokształt na pasku narzędzi Obraz.
– Klikamy na obiekcie, następnie z paska narzędzi Rysowanie wybieramy narzędzie kolor tła
Korzystając z trzech pierwszych sposobów tło zmieniamy korzystając z okna dialogowego Formatowanie autokształtu. W zakładce kolory i linie, w obszarze Wypełnienie, zmieniamy wypełnienie (tło) obiektu. W obszarze Linia wybieramy kolor, grubość i styl linii obiektu.
4.3.3. Zmiana początku i końca strzałki
Strzałkę możemy modyfikować zmieniając jej styl, wybierając kształt elementu początkowego i końcowego oraz rozmiar. Wprowadzenie zmian umożliwia nam narzędzie Styl strzałki na pasku narzędzi Rysowanie oraz okno dialogowe Formatowanie Autokształtu.
4.3.4. Zastosowanie cieniowania do obiektów graficznych
Aby dodać do obiektu graficznego efekt cienia, zaznaczamy go, a następnie klikamy na przycisk Cień na pasku narzędzi Rysowanie. Po wybieraniu stylu cienia, możemy
dodatkowo zmieniać parametry położenia cienia względem obiektu oryginalnego oraz jego kolor. W tym celu klikamy w polecenie Ustawienia cienia.
4.3.5. Obracanie i przerzucanie w pionie/poziomie obiektów graficznych
Aby zmienić położenie obiektu graficznego o określony kąt, obrócić go bądź przerzucić w pionie lub poziomie zaznaczamy obiekt, którego położenie chcemy zmienić.
Klikamy na przycisk Rysuj na pasku narzędzi Rysowanie, a następnie z listy rozwijanej wybieramy polecenie Obróć lub Przerzuć.
4.3.6. Wyrównanie obiektów graficznych do lewej, prawej, góry, dołu, wyśrodkowanie obiektu w pionie i w poziomie
Precyzyjne rozmieszczenie obiektu na slajdzie umożliwia opcja Wyrównaj lub Rozłóż. Po kliknięciu na przycisk Rysuj na pasku narzędzi Rysowanie rozwinie się w lista, z której wybieramy polecenie Wyrównaj lub Rozłóż.
4.3.7. Zmiana rozmiaru obiektu graficznego
Rozmiar obiektu graficznego, wykresu w prezentacji, można dowolnie zmieniać korzystając z uchwytu zmiany rozmiaru. Ustawiamy wskaźnik myszy na jednym z narożników obiektu tak, aby wskaźnik przybrał kształt strzałki z dwoma grotami.
Wówczas przeciągając uchwyt zmniejszamy lub zwiększamy obiekt.
W celu dokładnego określenia rozmiaru klikamy na obiekcie prawym klawiszem myszy, z menu kontekstowego wybieramy polecenie Formatuj obraz lub w przypadku wykresu Formatuj obiekt. W pojawiającym się oknie dialogowym przechodzimy na zakładkę Rozmiar i dokonujemy zmiany wysokości i szerokości obiektu graficznego. Możemy również przyciąć obiekt wybierając narzędzie Przytnij na pasku narzędzi Obraz.
4.3.8. Ustawienie położenia obiektu graficznego
Dodając wiele różnych obiektów graficznych do slajdu napotkamy na problem ustalenia ich położenia względem siebie, szczególnie w sytuacji, gdy jeden obiekt zachodzi na drugi. Aby ustalić kolejność obiektów i odpowiednio zmienić ich poziom, klikamy na jednym z nich prawym przyciskiem myszy, następnie wybieramy plecenie Kolejność i jedną z dostępnych opcji. Będziemy mieli następujące możliwości:
– Przeniesienie obiektu przed wszystkie pozostałe lub na spód.
– Zmianę położenia obiektu o jedną warstwę do przodu lub o jedną warstwę do tyłu.
4.4. Kopiowanie, przenoszenie, usuwanie obiektu graficznego
Kopiowanie, przenoszenie oraz usuwanie wykresów, diagramów lub obiektów graficznych wykonujemy w taki sam sposób jak w przypadku tekstów. Można to wykonać kilkoma sposobami:
– Wybrać z menu polecenie Edycja → Kopiuj, wskazać docelowe miejsce wykonania kopii (inny slajd w bieżącej prezentacji lub slajd w innej prezentacji), wkleić obiekt za pomocą polecenia Edycja → Wklej.
– Kliknąć prawym przyciskiem myszy na obiekcie, z menu kontekstowego wybrać polecenie Kopiuj. Następnie wkleić obiekt w inne miejsce, klikając na slajdzie prawym przyciskiem myszy, wybierając z menu kontekstowego polecenie Wklej
– Skorzystać ze skrótów klawiszowych Crtl+C – kopiuj i Ctrl +V – wklej.
Podobnie z operacją przenoszenia obiektu:
– Wybrać z menu polecenie Edycja → Wytnij i Edycja → Wklej.
– Korzystamy ze skrótów klawiszowych Ctrl +X – wytnij i Edycja → Wklej.
Aby usunąć obiekt zaznaczamy go, następnie wciskamy klawisz Delete.
5. Animacje
Efekt animacji powoduje poruszanie się na slajdach obiektów takich jak tekst czy grafika.
5.1. Wprowadzenie efektów animacji tekstu, obrazów, rysunków
Aby wprowadzić animację do slajdu, klikamy na pasku menu polecenie Pokaz slajdów → Schematy animacji. Następnie wybieramy z listy jeden z wstępnie ustawionych schematów.
Schematy animacji powodują dodanie do slajdu wbudowanych w program efektów wizualnych.
Każdy układ animacji posiada określony efekt dla tytułu slajdu, tekstu, grafiki bądź punktorów. Jeden schemat animacji zastosowany do wszystkich slajdów spowoduje, że pokaz będzie spójny i profesjonalny. Wybierając kolejne schematy animacji, możemy je na bieżąco oceniać, dzięki standardowo włączonej opcji Autopodglad. Wybrany schemat stosujemy do konkretnego slajdu lub całej prezentacji.
Jeżeli chcemy samodzielnie animować każdy element slajdu oraz mieć możliwość dodania dźwięku do wybranego efektu, korzystamy z polecenia Pokaz → Animacja niestandardowa.
Animacja niestandardowa pozwala na
– Dodanie lub zmianę efektu animacji do określonego elementu slajdu: Zaznaczamy ten element (element tytułu, tekstu, grafiki lub wykresu). Klikamy na przycisk Dodaj efekt.
Po dodaniu pierwszego efektu, przycisk Dodaj efekt zostanie zastąpiony przyciskiem Zmień, który umożliwia zastąpienie efektu innym. Możemy również usuwać efekty w przypadku rezygnacji z wcześniejszego wyboru przy pomocy przycisku Usuń
– Ustalenie kierunku działania efektu jego prędkości.
– Zmianę kolejności animacji elementów slajdu. Na liście efektów widoczne są zastosowane efekty w kolejności ich dodawania, tworząc własny schemat animacji użytkownika.
Charakteryzowane są ikonami, które przedstawiają typ wykorzystanego efektu.
– Dostosowanie pojedynczego efektu do swoich potrzeb. Po kliknięciu myszką w strzałkę, rozwinie się lista umożliwiająca oglądanie sekwencji składających się na animację elementu. Wybierając Opcję efektu lub Chronometraż mamy możliwość dopracowania efektów.
– Ustalenie sposobu animacji tekstu. Możemy animować cały tekst według akapitów, wyrazów lub liter, możemy przygaszać lub ukrywać tekst.
– Dodanie dźwięków towarzyszących animacji.
Obejrzenie efektów zastosowanych dla poszczególnych elementów slajdu, umożliwi nam przycisk Odtwórz. Podgląd całej prezentacji umożliwi nam opcja Widok → Pokaz slajdów.
5.2. Przejścia slajdów
Pojęcie przejście polega na odpowiednim zastąpieniu jednego slajdu drugim. Jeżeli nie dodamy do prezentacji efektu przejść pomiędzy slajdami z automatycznym przełączaniem, pojawienie się kolejnego slajdu należy wywołać kliknięciem myszy lub klawiszami z klawiatury np. Enter, Spacja, N.
5.2.1. Wprowadzenie efektów przejść pomiędzy slajdami
Mamy kilka sposobów na wprowadzenie efektu przejść pomiędzy slajdami. Mając slajdy wyświetlone w widokach Normalny lub Sortowanie slajdów, wybieramy polecenie Pokaz → Przejście slajdu. Z okienka zadań Przejście slajdu, wybieramy najciekawszy naszym zdaniem efekt, ustalamy szybkość przejścia, decydujemy o ewentualnym dodaniu efektu dźwiękowego. Zaznaczamy również sposób nawigacji pomiędzy slajdami, tzn. po kliknięciu myszą lub automatycznie po określonym czasie.
Wybrany efekt możemy zastosować do bieżącego slajdu lub do całej prezentacji.
Kolejnym sposobem wprowadzenia efektu przejścia slajdu jest kliknięcie na przycisk Przejście na pasku Sortowanie slajdów w widoku Sortowanie slajdów.
Jeszcze inny sposób polega na wyborze polecenia Przejścia slajdu z menu kontekstowego wywoływanego kliknięciem prawym klawiszem myszy na slajdzie.
Aby wprowadzić zmiany do efektu przejścia pomiędzy slajdami korzystamy z okienka zadań Przejście slajdu i wykonujemy te same czynności jak w przypadku wprowadzania efektu. Jeżeli każdy slajd ma mieć inne przejście, wówczas opisane kroki powtarzamy dla poszczególnych slajdów:
– Wybieramy widok slajdów Normalny, na karcie Slajdy zaznaczamy te slajdy, w których zmienimy efekt przejścia. Aby jednocześnie zaznaczyć kilka pojedynczych slajdów, klikamy na nich przy wciśniętym klawiszu Ctrl. Jeśli planujemy zaznaczyć sąsiadujące ze sobą slajdy, wówczas klikając na nie, przytrzymujemy wciśnięty klawisz Shift.
– Na pasku narzędzi wybieramy polecenie Pokaz slajdów → Przejście slajdu.
– W okienku zadań Przejście slajdu wybieramy właściwe przejście.
Aby zmienić efekt przejść pomiędzy slajdami możemy również wyświetlając slajdy w widoku Sortowania slajdu zaznaczając wybrany slajd.
6. Przygotowanie pokazu slajdów
6.1. Przygotowanie prezentacji
6.1.1 Wybór sposobu przedstawiania prezentacji
Możemy wybierać kilku sposobów przedstawiania prezentacji: na monitorze, na projektorze, slajdy 35 mm, prezentacja online, oraz materiały informacyjne w formie wydruku na papierze.
Prezentując materiały na ekranie bądź projektorze, korzystamy z polecenia na pasku menu Pokaz → Przygotuj pokaz. W oknie dialogowym Przygotowanie pokazu zaznaczamy odpowiednie parametry pokazu slajdów. Z obszaru Typy pokazu możemy wybrać:
– Prezentowany przez prelegenta (pełny ekran).
– Przeglądany indywidualnie (okno).
– Przeglądany jako kiosk (pełny ekran).
Opcje pokazu umożliwiają nam ciągłe powtarzanie prezentacji (tzw. pętla), która zostaje przerwana przez naciśnięcie klawisza Escape. Możemy wybrać opcję Pokaz bez narracji, w której nie jest odtwarzana nagrana ścieżka tekstu narratora.
W opcji Pokaz bez animacji wyświetlamy pokaz pomijając wszystkie dodane efekty animacji. Mamy także wybór Koloru pióra, które będzie nam towarzyszyć podczas prezentacji pokazu.
Gdy w obszarze Slajdy pokazu zaznaczymy opcję Wszystkie, wówczas w czasie pokazu będziemy prezentować wszystkie slajdy. Kolejna opcja Od Do pozwala na zaprezentowanie tylko określonej grupy slajdów. Pokaz niestandardowy umożliwia nam wyświetlenie slajdów wcześniej zapisanych pod określoną nazwą za pomocą polecenia Pokaz → Pokazy niestandardowe.
Obszar Przełączanie slajdów pozwala ustalić sposób przełączania pomiędzy slajdami: czas przełączenia ustala prelegent w czasie pokazu lub jest zgodny z wcześniej ustawionymi parametrami czasowymi ekspozycji (zgodnie z chronometrażem prezentacji). Możemy także określić liczbę monitorów, na których wyświetlony zostanie pokaz, jak również dokonać wyboru widoku na monitorze prelegenta.
Przedstawienie prezentacji w formie slajdów 35 mm. umożliwia nam polecenie Plik
→ Ustawienia strony. W oknie dialogowym Ustawienia strony w obszarze Dopasuj rozmiar slajdów z listy rozwijanej wybieramy opcję slajdy 35mm.
Kolejnym sposobem przedstawienia prezentacji jest emisja online w sieci Internet. W tym celu wybieramy polecenie Pokaz slajdów → Transmisja Online. Aby zapisać prezentację jako stronę www wybieramy na pasku menu polecenie Plik → Zapisz jako stronę sieci Web.
Pokaz prezentacji może zostać przedstawiony jako materiały informacyjne lub wydruk slajdów. Aby to uzyskać należy wybrać polecenie Plik → Drukuj. W oknie dialogowym
Drukowanie wybieramy odpowiednie opcje wydruku (np.: zakres wydruku, typ wydruku – slajdy, materiały informacyjne, strona notatek, widok konspektu), ilość materiałów informacyjnych umieszczonych na stronie kartki, kolor wydruku, oraz liczbę kopii.
Włączając przycisk Podgląd, możemy sprawdzić jak wygląda wydruk.
6.1.2. Sprawdzenie poprawności językowej i ortograficznej
Korzystamy z funkcji sprawdzania pisowni. Wybieramy na pasku menu polecenie Narzędzia → Pisownia, lub klikamy na pasku narzędzi na przycisk Pisownia, F7 czy przycisk ikonę z literami ABC. W oknie dialogowym Pisownia, pojawi się propozycja zamiany wyrazu oraz lista sugestii. Korzystając z przycisków Zmień lub Ignoruj, zatwierdzamy wprowadzenie zmian lub pozostawiamy niezmieniony wyraz.
W trakcie pracy nad prezentacją funkcja autokorekty na bieżąco wprowadza zmiany w błędnie napisanym tekście. Automatycznie zaznacza jako błąd powtórzone słowo, które należy usunąć.
Aby ustalić zasady poprawności językowej i stylu pisowni korzystamy z polecenia Narzędzia → Opcje. W oknie dialogowym Opcje na zakładce Pisownia i Styl pojawią się ustawienia kontrolujące poprawność wpisywanego tekstu.
6.1.3. Dodawanie notatek do slajdów
Aby do slajdu dodać notatki wybieramy menu Widok i polecenie Strona Notatek.
Pole tekstowe znajdujące się pod miniaturą slajdu umożliwia wpisanie notatki. Jeżeli chcemy, aby domyślny wzorzec strony notatek wyglądał inaczej niż zaproponowany w programie, możemy wprowadzić zmiany we wzorcu. W tym celu w menu Widok → Wzorzec, wybieramy polecenie Wzorzec notatek.
6.1.4. Zmiana orientacji i rozmiaru stron slajdów
Chcąc zmienić orientację stron slajdów wybieramy z menu polecenie Plik
→Ustawienia strony. W obszarze Orientacja wybieramy ułożenie pionowe lub poziome slajdów jak również notatek, materiałów informacyjnych i konspektu. W polu Dopasuj rozmiar slajdów wybieramy m.in. pokaz na ekranie, slajdy 35 mm, lub format papieru (np. A4, B5) do jakiego należy dopasować slajdy.
6.1.5. Kopiowanie, przenoszenie slajdów
Kopiowanie lub przenoszenie slajdu w ramach jednej prezentacji lub pomiędzy otwartymi prezentacjami ułatwimy sobie wyświetlając slajdy w odpowiednim widoku.
Widok Konspekt i Slajd oraz widok Sortowania slajdów umożliwią nam skuteczne przeprowadzenie operacji kopiowania lub przenoszenia. Po wybraniu odpowiedniego widoku zaznaczany pojedynczy slajd lub grupę slajdów, a następnie wybieramy jeden ze sposobów kopiowania i wklejania:
– Wybrać z menu polecenie Edycja → Kopiuj, wskazać docelowe miejsce wykonania kopii, wkleić obiekt wybierając polecenie Edycja → Wklej.
– Klikamy prawym przyciskiem myszy na slajdzie. Z menu kontekstowego wybrać Kopiuj. Następnie wkleić slajd w inne miejsce – kliknąć na slajdzie prawym przyciskiem myszy wybierając z menu kontekstowego Wklej.
– Skorzystać ze skrótów klawiszowych: Ctrl+C – kopiuj i Ctrl+V – wklej.
Podobnie z operacją przenoszenia slajdów:
– Wybrać z menu polecenie Edycja → Wytnij, wskazać docelowe miejsce wklejenia.
Wkleić obiekt wybierając polecenie Edycja → Wklej.
– Skorzystać ze skrótów klawiszowych: Ctrl+X – wytnij i Ctrl+V – wklej.
6.1.6. Usuwanie slajdu/slajdów
Aby usunąć slajd zaznaczamy go, a następnie wciskamy klawisz Delete 6.2. Drukowanie prezentacji
Można drukować prezentację jako: slajdy, notatki, konspekt. Wybór opcji umożliwi okno dialogowe Drukowanie, które pojawi się po kliknięciu na pasku menu Plik i wybraniu polecenia Drukuj. W oknie dialogowym Drukowanie, można zdefiniować odpowiednie parametry wydruku:
– W obszarze Zakres wydruku określamy liczbę slajdów do wydruku: wszystkie, bieżący slajd, slajd o określonym numerze lub zakres sąsiadujących slajdów.
– W obszarze Materiały informacyjne decydujemy o rodzaju drukowanych materiałów np. jako slajdy, materiały informacyjne, konspekt, czy strony notatek. Decydujemy także o druku kolorowym czy w czerni i bieli, czy w odcieniach szarości.
– W obszarze Kopie wskazujemy liczbę drukowanych kopii.
– Zaznaczając pole Drukuj do pliku, prezentację możemy wydrukować na innej drukarce lub w innym czasie z zachowaniem ustawień. Plik wydruku automatycznie otrzyma rozszerzenie .prn
– Można zadecydować o skalowaniu wydruku do rozmiaru papieru, obramowaniu slajdów, drukowaniu ukrytych slajdów lub dołączaniu stron komentarza.
6.3.1. Wyświetlanie, ukrywanie slajdów
Slajdy mniej istotne dla pokazu możemy ukryć, tak aby nie były widoczne w danej sesji. Dogodnym widokiem do ukrywania slajdu jest widok Sortowanie slajdów.
Klikamy na wybranym slajdzie prawym klawiszem myszy i z menu kontekstowego wybieramy polecenie Ukryj slajd. Możemy także wybrać na pasku zadań Sortowanie slajdów przycisk Ukryj slajd – przycisk z ikonką przekreślonego slajdu.
Możemy skorzystać z widoku Normalny, na karcie Slajd zaznaczamy wybrany slajd, a następnie wybieramy na pasku menu polecenie Pokaz → Ukryj slajd. Tytuły slajdów na liście są numerowane. Numery slajdów ukrytych umieszczone są w nawiasach.
Chcąc, aby wcześniej ukryty slajd wyświetlał się ponownie podczas pokazu, wystarczy w widoku Sortowania slajdu kliknąć prawym klawiszem myszy na ukrytym slajdzie.
Jeśli w czasie pokazu prelegent zdecyduje się wyświetlić wcześniej ukryty slajd, po kliknięciu prawym klawiszem myszy na slajdzie z listy menu kontekstowego wybiera polecenie Przejdź do slajdu, a następnie z kolejnej listy zawierającej spis wszystkich slajdów wybiera tytuł wcześniej ukrytego slajdu.
6.3.2. Uruchamianie prezentacji Sposoby uruchamiania prezentacji:
– Wybieramy z menu Pokaz slajdów → Wyświetl pokaz lub Widok → Pokaz slajdów.
– Wybieramy przycisk Pokaz slajdów (ikona ekranu) na pasku przewijania.
– Wciskamy klawisz funkcyjny F5.
Poruszanie się między slajdami:
– Enter, Spacja, Page Down, N, klawisze strzałek w dół lub w lewo powodują przejście do następnego slajdu lub następnej animacji.
– Backspace, Page Up, P, strzałka w lewo lub strzałka w górę powodują powrót do poprzedniego slajdu lub poprzedniej animacji.
– Klikanie lewym przyciskiem myszy na slajdzie powoduje wyświetlenie kolejnego slajdu.
– Kliknięcie na slajdzie prawym klawiszem myszy wywołuje menu kontekstowe z poleceniami: Następny, Poprzedni lub Przejdź do slajdu, umożliwiający nawigację pomiędzy dowolnymi slajdami.
Aby zaprezentować pokaz określonych slajdów ułożonych w innej niż poprzednio ustalonej kolejności, wykorzystujemy opcję Pokazy niestandardowe. Zaczynamy od wybrania polecenia Pokaz slajdów → Pokazy niestandardowe. W oknie dialogowym klikamy przycisk Nowy, następnie podajemy nazwę i wybieramy z listy slajdów te, które mają być elementami nowego pokazu.
Aby dokonać zmian w zdefiniowanym wcześniej pokazie niestandardowym (np.
zmienić kolejność slajdów), w oknie Pokazy niestandardowe klikamy przycisk Edytuj.
W wyświetlonym oknie dialogowym Definiowanie pokazu niestandardowego dokonujemy zmiany.
Literatura:
1. PowerPoint 2000 PL. Stefan Uss, HELP 2000
2. Microsoft PowerPoint 2000 krok po kroku. Perspection, Inc., RM, 1999 3. PowerPoint 2000 - ćwiczenia. Kamila Ceran, Mikom, 2000
4. Ćwiczenia z Microsoft PowerPoint 2000 PL. Mirosława Kopertowska, Mikom, 1999 5. Po prostu PowerPoint 2000/98. Rebecca Bridges Altman, Helion, 2000
6. Power Point. Alina Kwaśna, Krystyna Piszczyk KISS 2001
7. Grafika menedżerska i prezentacyjna. Mirosława Kopertowska, Mikom, 2004
Opracowano na podstawie publikacji Alicji Biegańskiej Grafika menedżerska i prezentacyjna. Moduł 6. Zdajemy egzamin ECDL. Kompendium wiedzy i umiejętności.
Copyright Stowarzyszenie Komputer Sprawy Szkoły KISS 2007.
Do użytku wewnętrznego
