1 Warszawa, dn. 1 marca 2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
3/2016
na pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń w projektach z zakresu tworzenia planów rozwoju, skierowanych do przedsiębiorców z regionu województwa mazowieckiego oraz z regionu
województwa świętokrzyskiego.
Projekty będą przedstawione do dofinansowania w konkursie nr POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16, organizowanym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.2 Wsparcie na rzecz zarządzania strategicznego przedsiębiorstw oraz budowy przewagi konkurencyjnej na rynku.
1. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
Nazwa: Związek Pracodawców Business Centre Club Siedziba: Pl. Żelaznej Bramy 10, 00-136 Warszawa NIP: 5252242171
Strona internetowa www.bcc.org.pl
Osoba uprawniona do kontaktu : Barbara Nikiel Telefon: +48 22 58 26 159
Adres e-mail: barbara.nikiel@bcc.org.pl
2 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Niniejsze zapytanie jest zgodne z wymaganiami zasady uczciwej konkurencji, o której mowa w części 6.5 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszy Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014- 2020 z dnia 10 kwietnia 2015 r.
Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010r.
Nr 113, poz. 759 z późniejszymi zmianami).
3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania jest pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń w projektach współfinansowanych ze środków UE w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER).
Obowiązki na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń są następujące:
• Obsługa rozliczeń finansowych Projektów, w tym rejestracja, przetwarzanie, opisywanie, kopiowanie, archiwizowanie faktur/rachunków oraz innych dowodów księgowych Projektów, dokonywanie płatności i bieżące archiwizowanie wyciągów bankowych potwierdzających dokonane płatności.
• Weryfikacja faktur i rachunków pod względem formalno-rachunkowym i prawidłowości rozliczeń finansowych, w tym weryfikacja ich zgodności z podpisanymi umowami.
• Kontrolowanie kwalifikowalności wydatków zgodnie z aktualnymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO WER, interpretacjami IP, IW, IZ PO WER i orzecznictwem sądowym.
• Opracowanie kompletu wzorów dokumentów projektowych w zakresie zapewnienia prawidłowego rozliczenia finansowego Projektów i ich stosowanie w Projektach, w tym wzoru opisu dokumentów księgowych Projektów.
• Prowadzenie monitoringu stanu kont Projektowych, w tym poziomu wydatkowania transz dotacji w Projektach i stanu refundacji wydatków Projektów z konta własnego ZP BCC.
• Przygotowanie i składanie wniosków o płatność, w tym kompleksowe przygotowanie wniosków o płatność w części finansowej i wszystkich załączników do wniosków o płatność, w tym załączników związanych z raportowaniem o uczestnikach Projektów oraz składanie wniosków o płatność, w tym wszystkich poprawek do wniosków.
• Współpraca z Instytucją Pośredniczącą w celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń finansowych Projektów.
• Bieżąca współpraca z zespołem projektowym w zakresie zapewniającym prawidłową
realizację finansową Projektów.
3
• Opracowywanie sprawozdań i zestawień finansowych nt. Projektów zgodnie z bieżącymi potrzebami ZP BCC, w tym na potrzeby kontroli Projektów i współpracy z Instytucją Pośredniczącą.
• Obsługiwanie audytów i kontroli w zakresie finansowym prowadzonych przez upoważnione instytucje (IP, IZ, UKS, KE itp.) i przygotowywanie odpowiedzi w w/w zakresie na informacje i zalecenia pokontrolne.
• Monitorowanie zmian w wytycznych i innych regulacjach w zakresie finansowego rozliczania projektów w ramach PO WER.
• Ścisła współpraca z Kierownikami Projektów, pozostałymi członkami zespołów projektowych, Instytucją Pośredniczącą, podwykonawcami w celu zapewnienia prawidłowości rozliczeń finansowych w Projektach.
• Monitorowanie terminów płatności dla wykonawców i personelu Projektów zgodnie z zawartymi umowami i zgłaszanie Kierownikom Projektów opóźnień i ryzyka przekroczenia wydatków przewidzianych na poszczególne pozycje budżetowe.
• Prowadzenie rejestru umów zawartych w Projektach.
• Inne zadania wynikające z obsługi finansowej Projektów.
4. KODY CPV
Wspólny Słownik Zamówień CPV:
Kod CPV: 79421000-1 - usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza składania Ofert wariantowych.
5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia warunkowane jest uzyskaniem przez Zamawiającego dofinansowania w konkursie POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16
Rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia – nie wcześniej niż 1 października 2016 r.
Termin zakończenia realizacji przedmiotu zamówienia – najpóźniej do dnia 30 września 2018 r.
6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Min. 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie merytorycznym stanowiska, tj.
rozliczania finansowego projektów UE, w szczególności w ramach PO KL.
Praktyczne umiejętności prowadzenia rozliczenia finansowego projektu PO KL.
Biegła znajomość aktualnych wymagań w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO WER i zasad finansowania PO WER.
Rzetelność, dokładność i skrupulatność w prowadzeniu rozliczeń finansowych.
4
Bardzo dobra umiejętność pracy biurowej, w tym korzystania z programu pocztowego MS Office Outlook, drukarki, skanera i faxu.
Bardzo dobra organizacja pracy własnej.
7. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH
W celu przystąpienia do procesu rekrutacyjnego należy do oferty cenowej oraz oświadczenia o braku powiązań (Załączniki nr 1 i 2 do niniejszego zapytania ofertowe) dołączyć następujące dokumenty:
1. CV najlepiej w formacie PDF.
2. List motywacyjny.
CV lub list motywacyjny musi zawierać oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.)”.
8. INFORMACJA O SPOSOBIE KONTAKTOWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI
Postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. W toku niniejszego postępowania oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są pisemnie.
9. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT
Oferty należy dostarczyć w formie pisemnej (w zamkniętej kopercie z dopiskiem ZAPYTANIE OFERTOWE 3/2016 ) drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego - w Warszawie (kod pocztowy: 00-136), Plac Żelaznej Bramy 10, Recepcja (I piętro), w godz. od 9.00 - do 16.00.
Termin składania ofert upływa dnia 9 marca 2016 r. o godz. 16.00.
UWAGA! Liczy się data i godzina złożenia oferty do miejsca wyznaczonego w siedzibie Zamawiającego.
10. OPIS KRYTERIÓW OCENY I WYBORU OFERTY
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o punktację przyznaną w poniższych kryteriach według następujących obliczeń. Zastosowany zostanie następujący wzór do obliczenia punktowego:
1. Cena – 50 pkt.
5 Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów w ramach kryterium (podana cena ma dotyczyć wynagrodzenia za 1 godzinę pełnienia stanowiska ds. rozliczeń w jednym projekcie), następnie cena zostanie podstawiona do wzoru)
cena najniższa
ocena oferty = --- x 50 pkt.
cena badana gdzie:
cena najniższa – najniższa wartość brutto spośród ofert nieodrzuconych, cena badana – wartość brutto oferty badanej.
2. Doświadczenie – 50 pkt.
Oferta z najwyższą liczbą otrzyma maksymalną liczbę punktów w ramach kryterium. Zastosowany wzór do obliczenia punktowego:
Badana liczba projektów ocena oferty = --- x 50 pkt.
Najwyższa liczba projektów gdzie:
Badana liczba projektów – liczba projektów w których oferent pełnił funkcję specjalisty ds.
rozliczeń z oferty badanej
Najwyższa liczba projektów – najwyższa liczba projektów w których pełniono funkcję specjalisty ds. rozliczeń projektu spośród ofert nieodrzuconych.
UWAGA1: Zamawiający zakłada, że jeden wiersz uzupełniony przez Oferenta odpowiada jednemu projektowi.
UWAGA2: Ocenie podlegać będzie pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń od 01.01.2010 r.
(w ocenę wliczać się będą projekty, których okres realizacji rozpoczął się przed 01.01.2010 r., o ile termin zakończenia projektu nastąpił po 01.01.2010 r.).
11. POZOSTAŁE
Termin związania Ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od upływu terminu składania Ofert. Koszty opracowania i dostarczenia Oferty oraz uczestnictwa w postępowaniu obciążają wyłącznie Wykonawcę.
Niniejsze zapytanie ofertowe dostępne jest na stronie internetowej wskazanej wyżej.
Dokumenty składane w trakcie postępowania zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późniejszymi zmianami), co do których Wykonawca zastrzegł, że nie mogą być udostępnione podmiotom innym niż Zamawiający muszą być oznaczone klauzulą „POUFNE” w prawym górnym rogu każdej strony dokumentu je zawierającego. Brak takiego zastrzeżenia traktowany będzie jako zgoda Wykonawcy na ujawnienie zainteresowanym
6 przedmiotowych informacji. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity: Dz.U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późniejszymi zmianami) rozumie się nieujawnione do publicznej wiadomości informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny.
Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy.
W sprawach nie uregulowanych niniejszym Zapytaniem ofertowym obowiązują przepisy zawarte w kodeksie cywilnym.
12. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Kompletne Zapytanie ofertowe zawiera następujące załączniki:
Zał. 1 Wzór Oferty
Zał. 2 Oświadczenie o braku powiązań
7 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego 3/2016
OFERTA CENOWA I. DANE KONTAKTOWE:
Imię i Nazwisko Adres
Telefon e-mail
II.OFERTA CENOWA
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe, oświadczam, że:
oferuję wykonanie zamówienia – pełnienia funkcji personelu projektu na stanowisku specjalisty ds. rozliczeń w projekcie za jednostkową cenę brutto* (proszę podać kwotę wynagrodzenia brutto dla jednego projektu za 1 godzinę pracy): ………. zł (słownie: ……… złotych).
zaoferowane wynagrodzenie uwzględnia wszystkie koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z udzieleniem zamówienia (wszystkie obciążenia publicznoprawne, w tym składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczki na podatek).
Zestawienie posiadanego doświadczenia:
Lp. Nazwa klienta Tytuł projektu Krótki opis projektu Okres realizacji projektu
1 2 3 4 5 6
...
(imię i nazwisko) (podpis osoby)
8 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 3/2016
OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH I KAPITAŁOWYCH
Składając ofertę w postępowaniu ofertowym z dnia z dnia 1 marca 2016 r. w ramach planowanych do dofinansowania projektów w konkursie nr POWR.02.02.00-IP.09-00-002/16, organizowanym przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości ze środków Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w ramach Osi priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, Działania 2.2 Wsparcie na rzecz zarządzania strategicznego przedsiębiorstw oraz budowy przewagi konkurencyjnej na rynku, oświadczam, że pomiędzy Oferentem,
……….……….………..
(należy wpisać nazwę)
a Zamawiającym, ………, nie istnieją wzajemne powiązania kapitałowe lub osobowe, wykluczające udział w niniejszym postępowaniu.
Przez powiązania, o których mowa powyżej, rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w jego imieniu czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
..., dnia ... ...
Miejscowość Czytelny podpis Wykonawcy
