ZARZĄDZENIE NR 0151/01/09
BURMISTRZA MIASTA I GMINY SZCZUCIN z dnia 6 stycznia 2009 roku
w sprawie: nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Szczucinie.
Na podstawie art. 33 ust. 2 i art. 40 ust. 2, pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz.U. Z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:
§ 1.
Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędowi Miasta i Gminy w Szczucinie w brzmieniu załącznika do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Traci moc Zarządzenie Nr 0152/01/06 Wójta Gminy Szczucin z dnia 2 stycznia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Szczucinie.
§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Rozdział I.
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy w Szczucinie, zwany dalej Regulaminem określa:
1.zakres działania i zadania Urzędu Miasta i Gminy w Szczucinie, zwanego dalej Urzędem, 2.organizację Urzędu,
3.zasady funkcjonowania Urzędu,
4.zakres działania kierownika Urzędu i poszczególnych referatów, stanowisk pracy w Urzędzie.
§ 2.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Szczucin,
2.Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Szczucinie,
3.Burmistrzu, Z-cy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Asystencie,Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta i Gminy
Szczucin,Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Szczucin, Sekretarza Gminy Szczucin, Skarbnika Gminy Szczucin, Asystenta Burmistrza Miasta i Gminy oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Szczucinie.
§ 3.
1. Urząd jest jednostką organizacyjną przy pomocy, której Burmistrz, jako organ wykonawczy Gminy, realizuje swoje zadania:
a) własne gminy wynikające z ustawy,
b) zlecone i powierzone z zakresu działania organów administracji rządowej,
c) wynikające z porozumień zawartych między gminą a jednostkami samorządu terytorialnego, d) pozostałe, w tym określone statutem, uchwałami Rady i zarządzeniami Burmistrza.
2. Urząd jest jednostką budżetową.
3. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.
4. Siedzibą Urzędu jest miasto Szczucin.
§ 4.
Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, hierarchicznego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
§ 5.
1.W urzędzie zatrudnia się pracowników na podstawie:
wyboru,
powołania,
umowy o pracę.
2.Określone przez Burmistrza zadania mogą być wykonywane na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
2
§ 6.
Urząd jest czynny w dniach roboczych w godzinach:
1.w poniedziałki od 7.30 do 17.00 2.w pozostałe dni od 7.30 do 15.30.
Rozdział II
Zasady sprawowania funkcji kierowniczych
§ 7.
1.Pracą Urzędu kieruje Burmistrz przy pomocy Z-cy Burmistrza,Sekretarza i Skarbnika.
2.Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje pracę Urzędu i w tym zakresie nadzoruje działalność referatów i stanowisk pracy.
3.Burmistrz może udzielać pełnomocnictw Z-cy Burmistrza oraz podległym pracownikom, 4.Burmistrz może powierzyć prowadzenie określonych spraw Gminy w swoim imieniu Sekretarzowi.
5.Skarbnik zapewnia kompleksowe rozwiązywanie problemów ekonomiczno-finansowych Gminy oraz obsługę finansową i księgową Gminy i Urzędu.
§ 8.
1.Decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej wydaje Burmistrz.
2.Burmistrz może upoważnić z-cę Burmistrza,Sekretarza, Skarbnika lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych.
§ 9.
Do kompetencji Burmistrza należy w szczególności:
1. kierowanie bieżącymi sprawami Gminy,
2. reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,
3. podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego,
4. występowanie z wnioskiem o powołanie i odwołanie Skarbnika Gminy oraz zatrudnianie Sekretarza Gminy i Asystenta,
5.powoływanie Zastępcy Burmistrza,
6. wykonywanie funkcji Kierownika Urzędu,
7. wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 8. udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji, 9. niezwłoczne ogłaszanie uchwały budżetowej i sprawozdania z jej wykonania w trybie przewidzianym dla przepisów prawa miejscowego oraz innych uchwał,
10. przedkładanie uchwał i zarządzeń organów Gminy Wojewodzie a uchwał związanych z realizacją budżetu także Regionalnej Izbie Obrachunkowej w terminach ustawowych, 11. współdziałanie z Wojewodą przy wykonywaniu zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w ramach podpisanych porozumień, 3
12. prowadzenie polityki kadrowej Urzędu, 13. nadzorowanie realizacji budżetu,
14. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu, 15. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do kierowników jednostek organizacyjnych,
16. koordynowanie działalności służb użyteczności publicznej,
17. składanie jednoosobowo oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie spraw związanych z prowadzeniem bieżącej działalności Gminy oraz zarządu mieniem komunalnym,
18. nadzorowanie wykorzystania mienia komunalnego zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie,
19. koordynowanie wykonania uchwał Rady oraz składanie sprawozdań w tym zakresie, 20. wykonywanie zadań Szefa Obrony Cywilnej Gminy,
21. nadzorowanie działalności sołectw i czuwanie nad ich mieniem, 22. przyjmowanie obywateli w ramach skarg i wniosków,
23. sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością:
1)Z-cy Burmistrza, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, 2)Referatu Administracyjnego i Spraw Obywatelskich, 3)Referatu Organizacyjnego,
4)Referatu Finansowo-Budżetowego i Podatków,
5)Referatu Gospodarki Przestrzennej, Infrastruktury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, 6)Referatu Pozyskiwania Środków Zewnętrznych i Promocji Gminy,
7)Referatu Rozwoju Gospodarczego i Inwestycji, 8)samodzielnych stanowisk pracy: Radcy Prawnego,
9)jednostek organizacyjnych powołanych do wykonywania zadań na rzecz Gminy Szczucin, 24. wykonywanie innych zadań i czynności zastrzeżonych dla Burmistrza w przepisach szczególnych.
§ 10.
Do zadań Zastępcy Burmistrza należy w szczególności:
1. Zastępowanie Burmistrza Gminy w czasie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, we wszystkich sprawach dotyczących Urzędu,
2. Wykonywanie zadań powierzonych przez Burmistrza zgodnie z jego wskazówkami i poleceniami.
§ 11.
Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:
1. zapewnienie zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa oraz zapewnienie obsługi prawnej w Urzędzie,
2. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu,
3. koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, 4. nadzorowanie właściwego stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej,
5. nadzorowanie przestrzegania zasad rzetelnego i terminowego załatwienia spraw, 6. nadzorowanie dyscypliny pracy,
7. inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
8. opracowywanie i współudział przy opracowywaniu przez inne komórki organizacyjne pod względem merytorycznym projektów uchwał Rady oraz zarządzeń porządkowych wydawanych przez Burmistrza,
9. nadzorowanie przygotowania materiałów na posiedzenia Rady i Komisji Rady w zakresie
ustalonym przez Burmistrza Gminy,
10.przekazywanie do powszechnej wiadomości aktów prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy,
11.nadzór w zakresie spraw związanych ze skargami i wnioskami, kontrola prawidłowego oraz terminowego ich załatwiania przez poszczególne komórki organizacyjne,
12.organizowanie współdziałania z sołectwami, Radą oraz jednostkami organizacyjnymi na terenie Gminy,
13.wydawanie decyzji administracyjnych z upoważnienia Burmistrza,
14.wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu z wyjątkiem zatrudniania, zwalniania i awansowania pracowników,
15.nadzór nad kontrolą wewnętrzną w Urzędzie,
16.kompletowanie dokumentacji z przeprowadzonych kontroli zewnętrznych oraz nadzorowanie terminowego wykonywania zadań pokontrolnych,
17.prowadzenie powierzonych spraw przez Burmistrza,
18.zastępowanie Burmistrza w czasie jego nieobecności lub niemożności pełnienia obowiązków we wszystkich sprawach dotyczących funkcjonowania Urzędu,
19.prowadzenie i przygotowywanie spraw związanych z przeprowadzeniem wyborów, referendów, itp.,
20.sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Referatu Organizacyjnego oraz Referatu Administracyjnego i Spraw Obywatelskich,
21.wykonywanie innych prac doraźnie zleconych przez Burmistrza.
§ 12.
Do zadań Skarbnika Gminy należy w szczególności:
1.dokonywanie bieżącej oceny i analizy realizacji budżetu Gminy, 2.opracowywanie projektu budżetu Gminy,
3.prowadzenie i organizowanie gospodarki finansowej Gminy,
4.opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań o sytuacji finansowej Gminy oraz zgłaszanie swoich propozycji Burmistrzowi i Radzie,
5.kontrolowanie gospodarki finansowej jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy, 6.organizowanie i doskonalenie wewnętrznej informacji ekonomicznej w Gminie,
7.organizacja i czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej, 8.kierowanie i nadzorowanie wykonywania obowiązków w zakresie prowadzenia
rachunkowości oraz obsługi kasowej budżetu i Urzędu,
9.udzielanie kontrasygnaty do czynności prawnych powodujących powstawanie zobowiązań pieniężnych Gminy, należyte dysponowanie środkami pieniężnymi,
10.opiniowanie decyzji wywołujących skutki finansowe dla budżetu Gminy, 11.opracowywanie projektów planów i wykorzystania funduszy gminnych, 12.prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
13.opracowywanie układu wykonawczego budżetu,
14.opracowywanie informacji o przebiegu wykonania budżetu na pierwsze półrocze danego roku,
15.opracowywanie sprawozdania rocznego z wykonania budżetu i nadzorowanie innej sprawozdawczości budżetowej,
16.przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych oraz czuwanie nad przestrzeganiem przez pracowników Urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, a także osoby odpowiedzialne za gospodarowanie środkami publicznymi przekazywanymi podmiotom spoza sektora finansów publicznym w tym w szczególności:
1)nadzorowanie prawidłowego ustalania należności budżetu, 2)czuwanie nad terminowym regulowaniem zobowiązań Gminy,
3)czuwanie nad przestrzeganiem zasad i form postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego,
4)czuwanie nad właściwym przeprowadzaniem i rozliczaniem inwentaryzacji,
5)opracowywanie projektów zarządzeń Wójta z zakresu inwentaryzacji, kontroli i obiegu dokumentów, obrotu drukami ścisłego zarachowania, obsługi kasowej, planu kont i innych w zakresie gospodarki finansowej,
17. dokonywanie kontroli finansowej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy,
18. opracowywanie zakresów czynności pracowników podległych referatów w porozumieniu z Sekretarzem Gminy,
19. współpraca w przygotowywaniu wniosków o uzyskanie środków z funduszy pomocowych,
20. realizacja ustawy o dochodach Gminy, o finansach publicznych, o podatkach i opłatach lokalnych, opłacie skarbowej oraz innych aktów prawnych dotyczących finansowej działalności Gminy,
21.nadzór nad wykonywaniem czynności inwentaryzacyjnych Urzędu i jednostek
podległych oraz uzgadnianie zakresu i terminów inwentaryzacji z Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej,
22.sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością Referatu Finansowo-Budżetowego i Podatków,
23.wykonywanie innych prac doraźnie zleconych przez Burmistrza.
Rozdział III
Zasady załatwiania spraw i podpisywania pism
§ 13.
Kierownicy referatów, równorzędnych komórek organizacyjnych oraz pracownicy Urzędu przy załatwianiu określonych spraw działają na podstawie upoważnienia Burmistrza i ponoszą przed nim odpowiedzialność służbową za realizację powierzonych zadań.
§ 14.
Burmistrz podpisuje osobiście:
1.korespondencję z organami samorządu terytorialnego,
2.korespondencję z naczelnymi i terenowymi organami rządowej administracji ogólnej i specjalnej,
3.korespondencję z organami partii politycznych i organizacji społecznych, 4.korespondencję z posłami, senatorami, radnymi,
5.odpowiedzi na wnioski Komisji Rady, radnych oraz wnioski i postulaty wyborców, 6.odpowiedzi na skargi i wnioski,
7.korespondencję z organami Sądów, Prokuratury, Najwyższej Izby Kontroli i Regionalnej Izby Obrachunkowej,
8.wnioski o nadanie odznaczeń państwowych,
9.zarządzenia, decyzje, postanowienia, pisma okólne i polecenia służbowe dotyczące działalności Urzędu,
10.wszelkie pisma dotyczące stosunku pracy pracowników Urzędu, dyrektorów i kierowników podległych jednostek organizacyjnych,
11.pisma z zakresu obrony cywilnej i ochrony przeciwpowodziowej oraz z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP,
12.upoważnienia wynikające z ustawy o samorządzie gminnym,
13.pisma zastrzeżone do podpisu Burmistrza odrębnymi przepisami lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie.
§ 15.
Kierownicy referatów i pracownicy samodzielnych stanowisk podpisują pisma oraz decyzje administracyjne zgodnie z zakresem upoważnienia. Pisma i decyzje przed przekazaniem do zatwierdzenia Burmistrzowi winny być zaparafowane z podaniem imienia i nazwiska, stanowiska służbowego i datą sporządzenia.
§ 16.
Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przy załatwianiu spraw określa instrukcja kancelaryjna dla organów gmin.
§ 17.
Bieg korespondencji tajnej określa odrębna instrukcja.
§ 18.
W Urzędzie prowadzi się centralny rejestr kancelaryjny oraz spisy spraw i odpowiadające im teczki przewidziane instrukcją kancelaryjną, prowadzenie innych rejestrów niż centralny dozwolone jest za zgodą Burmistrza.
§ 19.
1.Kwalifikacja i załatwianie skarg, wniosków i listów należy do merytorycznie właściwych komórek organizacyjnych Urzędu.
2.Skargi, wnioski i listy podlegają rejestracji w centralnym rejestrze prowadzonym przez Wydział Administracyjny i Spraw Obywatelskich.
3.Przy centralnym rejestrze gromadzone są wyłącznie kopie dokumentów ostatecznego załatwienia, natomiast w merytorycznie właściwych komórkach organizacyjnych
(referat,samodzielne stanowisko) gromadzona jest dokumentacja oraz spisy załatwionych skarg, wniosków i listów.
4.Szczegółowe zasady organizacji, przyjmowania, rejestrowania i załatwiania skarg, wniosków i listów określa załącznik Nr 1 do Regulaminu.
§ 20.
1.Dokumenty i materiały przedstawione do podpisu Burmistrza, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarza Gminy powinny być uprzednio aprobowane przez kierownika referatu opracowującego lub przez pracownika samodzielnego stanowiska.
2.Na projektach dokumentów określonych w ust. 1 powinna być zamieszczona adnotacja wymieniająca nazwisko pracownika opracowującego.
§ 21.
Podstawowe zasady opracowywania, uzgadniania i opiniowania projektów aktów prawa miejscowego oraz innych uchwał i zarządzeń Organów Miasta i Gminy określa załącznik Nr 2 do Regulaminu.
§ 22.
Korespondencja przedkładana do podpisu kierownikowi referatu w ramach udzielonych upoważnień winna być opatrzona podpisem na kopii przez pracownika opracowującego.
§ 23.
1.Kontrole poprawności realizacji zadań Urzędu przez kierowników referatów
i równorzędnych komórek organizacyjnych sprawuje na bieżąco Sekretarz Gminy (kontrole wewnętrzne).
2.Kierownicy referatów i równorzędnych komórek organizacyjnych prowadzą kontrole, o których mowa w ust.1 wobec podległych pracowników.
§ 24.
Upoważnieni przez Burmistrza pracownicy Urzędu prowadzą kontrole w podległych jednostkach organizacyjnych (kontrole zewnętrzne).
§ 25.
Koordynację planowania i realizacji kontroli wewnętrznej sprawuje Skarbnik i Sekretarz Gminy w zakresie własnego działania.
§ 26.
Organizację, zadania i zakres kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy określa Burmistrz w drodze zarządzenia, po ich wcześniejszym uzgodnieniu.
Rozdział IV
Struktura organizacyjna Urzędu
§ 27.
1. W Urzędzie tworzy się następujące jednostki organizacyjne:
1) Referaty,
2) Samodzielne stanowiska.
2. W celu realizacji określonych zadań w Urzędzie Burmistrz może powołać zespoły lub komisje zadaniowe.
3. Kierownicy jednostek organizacyjnych określają ich strukturę wewnętrzną oraz zakres działania i przedstawiają Burmistrzowi do zatwierdzenia.
§ 28.
1. Referat jest jednostką organizacyjną, zatrudniająca co najmniej 3 pracowników zajmujących się tymi samymi kategoriami spraw.
2. Referatem kieruje kierownik.
3. W przypadkach uzasadnionych wielością realizowanych przez referat zadań Burmistrz może utworzyć stanowisko zastępcy kierownika.
4. W referatach, gdzie brak etatowego zastępcy, w czasie nieobecności kierownika zastępstwo pełni wyznaczony przez niego pracownik.
§ 29.
1. Samodzielne stanowisko jest najmniejszą jednostką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia struktury realizującej jedną kategorię spraw.
2. Samodzielne stanowisko może być tworzone w ramach referatu lub poza ich strukturą.
§ 30.
W Urzędzie tworzy się następujące referaty, równorzędne komórki organizacyjne:
1.Referat Administracyjny i Spraw Obywatelskich, 2.Referat Organizacyjny,
3.Referat Finansowo-Budżetowy i Podatków,
4.Referat Gospodarki Przestrzennej, Infrastruktury i Ochrony Środowiska, 5.Referat Pozyskiwania Środków Zewnętrznych i Promocji Gminy, 6.Referat Rozwoju Gospodarczego i Inwestycji,
7.Urząd Stanu Cywilnego.
§ 31.
Schemat struktury organizacyjnej Urzędu określa załącznik Nr 3 do Regulaminu.
§ 32.
Stanowiskami kierowniczymi w Urzędzie Gminy są stanowiska kierowników referatów, o których mowa w § 30.
Rozdział V
Zasady funkcjonowania Urzędu
§ 33.
1. Kierownicy referatów są odpowiedzialni przed Burmistrzem za sprawne i zgodne z prawem wykonywanie zadań określonych dla referatu, a w szczególności za:
1) nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników, 2) zgodność z prawem opracowywanych projektów decyzji,
3) inicjowanie i opracowywanie projektów niezbędnych uchwał, zarządzeń, decyzji i wytycznych w zakresie prowadzonych spraw,
4) właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów.
2. Kierownicy referatów wykonują swoje zadania bezpośrednio przy pomocy podległych pracowników.
3. Przy wykonywaniu zadań kierownicy referatów są upoważnieni do:
1) współdziałania z właściwymi instytucjami i jednostkami,
2) brania udziału na zaproszenie właściwej Komisji Rady w jej posiedzeniach,
3) zasięgania opinii Komisji Rady i przedstawiania spraw do rozpatrzenia przez te Komisje.
4. W przypadku, gdy kierownik wydziału nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn, zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik.
§ 34.
1. Pracownicy są odpowiedzialni przed Burmistrzem za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:
1) przestrzeganie terminów załatwiania spraw,
2) właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów,
3) zgodność z prawem opracowywanych projektów aktów prawnych,
4) dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych w powierzonych im sprawach, 5) inicjowanie i opracowywanie projektów uchwał, zarządzeń, decyzji i wytycznych
w zakresie prowadzonych spraw,
6) należyte ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zbiorów zarządzeń, rejestrów itp.
2. Szczegółowe obowiązki pracowników określają zakresy czynności.
§ 35.
Czynności o charakterze przygotowawczym i techniczno-kancelaryjnym są wykonywane na poszczególnych stanowiskach we własnym zakresie.
§ 36.
W celu właściwego przekazu informacji oraz zawiadamiania obywateli o zasadach pracy Urzędu w jego siedzibie winny znajdować się:
1. tablica ogłoszeń urzędowych,
2. tablica informacyjna o godzinach pracy Urzędu i dniach przyjęć interesantów przez Burmistrza w sprawach skarg i wniosków,
3. tablice informacyjne o rozmieszczeniu stanowisk pracy w Urzędzie oraz tabliczki na drzwiach lokali biurowych wyszczególniające: nazwisko i imię pracownika, stanowisko służbowe, skrócony zakres działania.
§ 37.
Uchwały Rady , zarządzenia Burmistrza i inne ważne postanowienia podlegające ogłoszeniu podaje się do wiadomości mieszkańców Gminy poprzez:
1. wywieszanie obwieszczeń na tablicy informacyjnej w Urzędzie,
2. wywieszanie obwieszczeń na tablicach informacyjnych w poszczególnych sołectwach na terenie Gminy,
3. ogłaszanie na zebraniach wiejskich przez Sołtysów wsi,
4. publikowanie w Dzienniku Urzędowym Województwa Małopolskiego,
5. publikowanie w miejscowych publikatorach lub innych oraz na stronie internetowej urzędu i BIP.
Rozdział VI
Podział zadań pomiędzy referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy
§ 38.
1. Do wspólnych zadań referatów i samodzielnych stanowisk pracy Urzędu należy:
1) prowadzenie postępowania administracyjnego i podejmowanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz stosowanie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2) usprawnianie i wdrażanie należytej organizacji, metod i form pracy,
3) inicjowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjnych w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał Rady zarządzeń i decyzji Burmistrza,
4) inspirowanie przedsięwzięć społecznych i gospodarczych, wykorzystywanie inicjatyw lokalnych, zwłaszcza w realizacji czynów społecznych,
5) współdziałanie w przygotowywaniu projektów aktów prawnych wydawanych przez Burmistrza oraz projektów uchwał i innych materiałów wnoszonych pod obrady Rady i Komisji Rady w dziedzinach objętych zakresem działania,
6) opracowywanie projektów planów społeczno-gospodarczego rozwoju Gminy i budżetu Gminy w części dotyczącej ich zakresu działania,
7) opracowywanie programów, prognoz, analiz, ocen oraz sprawozdań w zakresie prowadzonych spraw,
8) wnioskowanie i podejmowanie przedsięwzięć organizacyjno-technicznych i ekonomicznych w celu prawidłowego rozwoju dziedzin należących do zakresu czynności,
9) wydawanie zaświadczeń w sprawach związanych z merytoryczną działalnością referatu lub samodzielnego stanowiska pracy,
10) współdziałanie w zakresie wykonywanych zadań z innymi komórkami Urzędu oraz z innymi jednostkami i instytucjami,
11) rozpatrywanie i załatwianie interpelacji wniosków radnych oraz skarg i wniosków obywateli i jednostek organizacyjnych,
12) wykonywanie zadań w zakresie planowania i realizacji dochodów i wydatków budżetowych oraz inwestycji prowadzonych przez Gminę i jednostki organizacyjne Gminy, w tym:
a) sporządzanie okresowych analiz z przebiegu wykonania budżetu,
b) kontrolowanie i rozliczanie wykorzystywanych środków przekazywanych z budżetu Gminy,
c) gospodarowanie środkami budżetowymi będącymi w dyspozycji referatu lub samodzielnego stanowiska pracy i kontrolowanie prawidłowości ich wykorzystania w jednostkach organizacyjnych Gminy,
d) współudział w opracowywaniu projektów budżetu Gminy w części dotyczącej działania referatu lub samodzielnego stanowiska pracy,
13) organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
14) współdziałanie i udział w działaniach związanych z obroną cywilną, z zapobieganiem i zwalczaniem skutków klęsk żywiołowych, ochroną przeciwpożarową itp.,
15) wykonywanie zadań wynikających z ustawy prawo zamówień publicznych,
16) wykonywanie zadań i ścisłe przestrzeganie zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych,
17) archiwizowanie prowadzonej dokumentacji,
18) kontrolowanie podległych pracowników i nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów prawa przy wykonywaniu obowiązków służbowych, 19) prowadzenie zbioru przepisów i innych aktów prawnych dotyczących zakresów
czynności.
2. Kierownicy referatów oraz pracownicy samodzielnych stanowisk pracy wykonują także inne zadania na polecenie Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza Gminy.
§ 39.
Podziału zadań pomiędzy referaty, równorzędne komórki organizacyjne oraz stanowiska pracy dokonuje kierownictwo Urzędu.
§ 40.
I. Do Referatu Administracyjnego i Spraw Obywatelskich należy w szczególności:
1. przekazywanie do powszechnej wiadomości aktów prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy,
2. prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego,
3. nadzór nad wykonywaniem przez referaty zaleceń pokontrolnych z kontroli wewnętrznych, 4. współpraca ze stowarzyszeniami i fundacjami działającymi na terenie gminy.
5. udzielanie informacji w zakresie kompetencji i działania organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych na terenie Gminy oraz trybie załatwiania poszczególnych spraw w Urzędzie,
6. ogólny nadzór nad stosowaniem prawa, a w szczególności przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego, w tym zakresie ścisła współpraca z Radcą Prawnym Urzędu,
7. kompletowanie i przechowywanie aktów normatywnych oraz zbioru przepisów prawa powszechnie obowiązującego,
8. opracowywanie i współudział przy opracowywaniu przez inne komórki organizacyjne pod względem merytorycznym projektów uchwał Rady oraz zarządzeń wydawanych przez Burmistrza,
9. nadzorowanie przygotowania materiałów na posiedzenia Rady oraz Komisji Rady w zakresie ustalonym przez Burmistrza,
10. prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami obywateli, bieżące nadzorowanie i kontrolowanie prawidłowego oraz terminowego ich załatwiania przez poszczególne komórki organizacyjne,
11. prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
12. prowadzenie archiwum zakładowego, przyjmowanie akt do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego oraz udostępnianie pracownikom akt i innych dokumentacji znajdujących się w archiwum,
13. przekazywanie materiałów do archiwum, Archiwum Państwowego i na makulaturę, dbanie o ład i porządek w archiwum,
14. zapewnienie obsługi i techniczno-materialnych warunków pracy terytorialnej komisji wyborczej i obwodowych komisji wyborczych w wyborach na Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Burmistrza i Rady Miejskiej, Rady Powiatu, Sejmiku Wojewódzkiego,
referendów i konsultacji społecznych,
15. zapewnienie obsługi wyborów ławników do sądów powszechnych,
16. prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem i przygotowaniem spisu ludności i mieszkań,
17. prowadzenie wewnętrznej kontroli w Urzędzie,
18. kompletowanie dokumentacji z przeprowadzanych kontroli zewnętrznych oraz nadzorowanie terminowego wykonywania zaleceń pokontrolnych,
19. organizowanie współdziałania z sołectwami, Radą oraz jednostkami organizacyjnymi na terenie Gminy,
20. współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w sprawie zawierania umów o stażystów, o pracę dla absolwentów o prace interwencyjne i publiczne,
21. nadzór nad aktualizacją wywieszek informacyjnych, 22. zamawianie pieczęci urzędowych,
23. zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, 24. zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd,
25. nadzorowanie właściwego stosowania przepisów Instrukcji Kancelaryjnej,
26. nadzorowanie terminowości i rzetelności załatwiania spraw zgodnie z KPA i Instrukcją Kancelaryjną,
27. prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy, w tym prowadzenie kontroli dyscypliny pracy,
28. prenumerata wydawnictw, czasopism i dzienników, zaopatrzenie pracowników w lekturę fachową zgodnie ze zgłaszanym zapotrzebowaniem,
29. inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
30. prowadzenie ewidencji umów cywilno – prawnych dotyczących używania pojazdów do celów służbowych wraz ze stwierdzeniem oświadczeń służbowych o używaniu pojazdów, 31. wydawanie decyzji administracyjnych z upoważnienia Burmistrza,
36. wykonywanie innych prac doraźnie zleconych przez Burmistrza, 37. zapewnienie obsługi biurowej Rady, jej Komisji i Burmistrza,
38. wdrażanie uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza oraz nadzór nad ich realizacją, 39. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień
40. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji, 41. prowadzenie rejestru aktów prawa miejscowego,
42. opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady oraz Komisji, 43. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady jej Komisji,
44. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, Burmistrza, Komisji Rady oraz ich protokołowanie,
45. egzekwowanie obowiązków składania oświadczeń majątkowych przez radnych.
46. przedkładanie uchwał rady oraz zarządzeń burmistrza wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej – odpowiednio do właściwości organów nadzoru,
47.przygotowywanie dyspozycji dla Kierowników zainteresowanych referatów dotyczących realizacji uchwał rady – odpowiednio do zakresu ich działania,
49. ewidencjonowanie, nadawanie biegu sprawom i opracowywanie sprawozdań i informacji dotyczących postulatów, wniosków od mieszkańców gminy, których realizacja pozostaje w kompetencji Burmistrza,
50. zapewnienie prawidłowego przygotowania przez odpowiedzialnych pracowników materiałów na sesje i posiedzenia komisji Rady,
51. przedkładanie uchwał Rady Burmistrzowi,
52. prowadzenie ewidencji radnych oraz czuwanie nad zabezpieczeniem ich praw,
53. podejmowanie w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady czynności zmierzających do zapewnienia współdziałania Rady z organizacjami działającymi na terytorium gminy,
54. prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów radnych, zmianami w składzie osobowym Rady lub jej organów,
55. udział w organizowaniu przez Radę uroczystych obchodów świąt państwowych i lokalnych, 56. przygotowanie wykazów radnych dla wypłaty diet,
57. wykonywanie innych prac zleconych przez Przewodniczącego Rady, 58. prowadzenie spraw kadrowych, gospodarki etatami i funduszem płac,
59. prowadzenie i nadzór spraw związanych z zawieraniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z pracownikami, udzielaniem urlopów, zwolnień, awansowaniem, nagradzaniem, karaniem pracowników,
60.prowadzenie spraw osobowych pracowników na stanowiskach kierowniczych w jednostkach podporządkowanych,
61. prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
62. prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych poza sprawami dyrektorów przedszkoli, szkół i gimnazjów,
63. nadzór nad sprawami związanymi z Funduszem Świadczeń Socjalnych i Funduszem Płac, 64. prowadzenie listy obecności, ewidencji wyjść w godzinach służbowych w celach prywatnych i służbowych oraz ewidencji delegacji służbowych,
65. kontrola przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników Urzędu,
66.prowadzenie spraw związanych z okresowymi ocenami kwalifikacyjnymi pracowników, 67. prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników,
68.organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów,
69. sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak, 70. rejestracja legitymacji ubezpieczeniowych,
71. przygotowywanie wniosków dla celów rentowych i emerytalnych pracowników, 72.opracowywanie sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczących
pracowników Urzędu,
73. kierowanie pracowników na badania wstępne i kontrolne,
74. prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w drodze do i z pracy oraz w pracy, 75. egzekwowanie obowiązków składania oświadczeń majątkowych przez pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych.
76. obsługi kancelaryjnej Urzędu i sekretarskiej Burmistrza,
77. inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych w tym kursów i szkoleń,
78.zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania sekretariatu, 78. zapewnienie obsługi kancelaryjnej Urzędu,
79. prowadzenie kancelarii Urzędu, wysyłanie i przyjmowanie korespondencji,
80. prowadzenie obsługi techniczno-biurowej narad i zebrań organizowanych przez Burmistrza, 81. opracowywanie analiz i sprawozdań dotyczących skarg, wniosków oraz indywidualnych
spraw mieszkańców,
82. organizacja przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli,
83. prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami obywateli, bieżące nadzorowanie i kontrolowanie prawidłowego oraz terminowego ich załatwiania przez poszczególne komórki organizacyjne,
84. przyjmowanie, rozdział i wysyłka korespondencji,
85. weryfikowanie faktur i rachunków pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz przekazywanie ich niezwłocznie referatowi finansowo-budżetowemu, 86. prowadzenie dokumentacji ewidencji mieszkańców w postaci kart osobowych
mieszkańców,
87. prowadzenie ewidencji pobytu czasowego obywateli polskich i cudzoziemców,
88. prowadzenie i aktualizowanie komputerowej bazy danych w zakresie ewidencji ludności, 89. prowadzenie egzekucji administracyjnej obowiązków o charakterze niepieniężnym
w sprawach meldunkowych,
90. wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu zameldowań i wymeldowań,
91. wydawanie poświadczeń zamieszkania, zaświadczeń i poświadczeń w sprawach rentowych i związanych z zatrudnieniem poza granicami Polski,
92. współdziałanie z "PESEL", TBD, USC, urzędami gmin, organami policji i wojskowymi w sprawach wynikających z ruchu ludności oraz w zakresie przestrzegania dyscypliny meldunkowej, a także w związku z wystawianiem dokumentu tożsamości,
93. sporządzanie wymaganych ustawowo wykazów (np. przedpoborowych),
94. nadawanie numerów ewidencyjnych w dokumentacji ewidencyjnej i dowodowej,
95. załatwianie wszelkich pozostałych spraw obywateli wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
96. wydawanie, wymiana i kasowanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
97. prowadzenie archiwum teczek dokumentów tożsamości oraz dokumentacji ewidencyjnej, 98. prowadzenie spraw z zakresu spisu ludności i mieszkań,
99. zadania wynikające z przygotowania i przeprowadzenia wyborów: Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Burmistrza Szczucina, do Rady Miejskiej, Rady Powiatu, Sejmiku Wojewódzkiego, sołtysów i Rad Sołeckich Gminy oraz referendów, a w szczególności:
1) prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców Gminy, 2) sporządzanie, aktualizacja i weryfikacja spisów wyborców, 3) składanie meldunków do Krajowego Biura Wyborczego, 4) przyjmowanie wniosków o wpisanie do rejestru wyborców, 5) wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
6) sporządzanie spisów i zestawień ludności do celów wyborczych, potrzeb organów;
100.wywieszanie na tablicy ogłoszeń w lokalu urzędu informacji o ustanowieniu kuratora dla osoby, której miejsce pobytu jest nieznany,
101.nadzór nad umieszczaniem i utrzymywaniem tabliczek z nazwami ulic i placów, 102.wydawanie zawiadomień o nadaniu numeracji budynków,
103.prowadzenie rejestru numeracji budynków i wydawanie zaświadczeń o lokalizacji budyn- ków dla celów prawnych,
104.przygotowywanie uchwał w sprawie nazw ulic i zmiany numeracji, 105.obsługa Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
106.prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w oparciu o obowiązujące przepisy,
107.nadzór i koordynacja pracy świetlic środowiskowych,
108.organizowanie pomocy dla osób uzależnionych i ich rodzin w tym organizowanie wypoczynku dla dzieci i młodzieży,
109.opracowywanie i realizacja gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
110.działanie na rzecz tworzenia i wzmacniania lokalnej koalicji trzeźwości, szukanie poparcia dla działań na rzecz zmniejszenia rozmiarów problemów alkoholowych,
111.przygotowywanie projektów uchwał Rady i Komisji z zakresu ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,
112.współpraca z instytucjami i organizacjami działającymi w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
113.weryfikowanie faktur i rachunków pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym z zakresu zadań ujętych w gminnym programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
114.przygotowywanie umów z tytułu korzystania z samochodów prywatnych do celów służbowych,
115.przedkładanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej i do „Wieści Szczucińskich”.
II. Do Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1. prowadzenie nadzoru nad pracą pracowników obsługi Urzędu, 2. prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi w Urzędzie,
3. prowadzenie ewidencji materiałów biurowych i środków czystości oraz środków trwałych i rzeczowych, w tym odzieży ochronnej i roboczej oraz zaopatrywanie w te materiały i środki,
4. prowadzenie magazynu podręcznego materiałów biurowych, 5. obsługa gospodarcza urzędu;
6. obsługa urządzeń biurowych;
7. prowadzenie wspólnie z Wydziałem Finansowym ewidencji środków trwałych;
8. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w pomieszczeniach budynku i wokół,
9. dekorowanie siedziby Urzędu z okazji świąt i rocznic oraz nadzór nad przygotowaniem innych obiektów z okazji świąt i rocznic,
10. zlecanie bieżących remontów i prowadzenie konserwacji budynku – siedziby Urzędu i innych obiektów gminnych,
11. prowadzenie archiwum zakładowego, przyjmowanie akt do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego oraz udostępnianie pracownikom akt i innych dokumentacji znajdujących się w archiwum,
12. przekazywanie materiałów do archiwum, Archiwum Państwowego i na makulaturę, dbanie o ład i porządek w archiwum,
13. współdziałanie z sołectwami, oraz jednostkami organizacyjnymi na terenie Gminy, 14. prowadzenie i przygotowanie spraw związanych z przeprowadzeniem wyborów,
15. zapewnienie obsługi i techniczno-materialnych warunków pracy terytorialnej komisji wyborczej i obwodowych komisji wyborczych przy wyborach Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Burmistrza Miasta i Gminy, do Rady Miejskiej, Rady Powiatu, Sejmiku Wojewódzkiego, referendów,
16. zapewnienie obsługi referendum, konsultacji społecznych,
17. zapewnienie obsługi wyborów ławników do sądów powszechnych,
18. analizowanie kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych, planowanie i organizacja zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
19. nadzór nad aktualizacją wywieszek informacyjnych, 20. zamawianie pieczęci urzędowych,
21. kasowanie środków trwałych i rzeczowych,
22. prowadzenie obsługi gospodarczej i socjalnej Urzędu, spraw bhp, ochrony mienia oraz zapewnienie warunków przeciwpożarowych,
23. weryfikowanie faktur i rachunków pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz przekazywanie ich niezwłocznie referatowi finansowo-budżetowemu, 24. prowadzenie rejestru obiektów i inwentarza, spraw związanych z bieżącymi remontami,
konserwacją inwentarza biurowego oraz zarządzanie budynkiem Urzędu,
25. zapewnienie obsługi i zabezpieczenie łączności telefonicznej na potrzeby Urzędu, (centrala telefoniczna, fax, telefony komórkowe) oraz nadzór nad automatyczną centralą telefoniczną (w tym wykonywanie wydruków rozmów i zapewnienie serwisu oraz prawidłowego funkcjonowania urządzeń poligraficznych),
26. dokonywanie zakupów rzeczowych zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, 27. gospodarowanie, zabezpieczanie oraz prowadzenie ewidencji zakupu i kasacji, 28. podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia,
29. przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do systemu, w którym przetwarzane są
dane osobowe,
32.nadzór na fizycznym zabezpieczeniem pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe oraz nadzór na kontrolą przebywających w nich osób,
33. zarządzanie hasłami użytkowników, systemami antywirusowymi i ich procedurami, 34. nadzór nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz okresowym sprawozdaniem pod kątem ich dalszej przydatności,
35. nadzór nad obiegiem dokumentów zawierających dane osobowe,
36. nadzór nad prawidłowością archiwizacji oraz usuwania danych osobowych,
37.monitorowanie funkcjonowania zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych, 38. nadzór nad prowadzeniem wymaganej dokumentacji,
39. wdrożenie szkoleń z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych przy przetwarzaniu danych w systemach informatycznych,
40. kontrola dostępu do danych osobowych,
41. wypełniania innych obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych i innych przepisów w tym zakresie,
42. prowadzenie spraw w zakresie rejestru publicznego w oparciu o przepisy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
43. prowadzenie teczek zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
44. wykonywanie innych czynności doraźnie zleconych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Sekretarza Gminy oraz Kierownika Referatu,
45. nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu,
46. obsługa informatyczna oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu i ich szkolenia,
47. administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbiorów danych i zapewnieniem prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
48. zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie, 49. planowanie i realizacja rozwoju sieci informatycznej oraz jej modernizacja z uwzględnieniem potrzeb finansowych,
50. realizacja zadań na rzecz promocji Gminy (strona www, materiały promocyjne, materiały reklamowe, wydawnictwa),
51. dokonywanie zakupu sprzętu komputerowego, jego kwalifikacji, prowadzenie szczegółowej ewidencji oraz uzgadnianie ewidencji stanu środków trwałych z pracownikami Referatu Finansowo-Podatkowego,
52. prowadzenie i aktualizacja informacji na stronie internetowej Urzędu, prowadzenie BIP, 53. ochrona systemów i sieci teleinformatycznych,
54. dokonywanie zakupu nowych programów komputerowych przydatnych w działalności.
III. Do Pełnomocnika ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i spraw obronnych należy w szczególności:
1. realizowanie zadań z zakresu spraw wojskowych i obronnych,
2. przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych oraz współudział w przygotowaniu i przeprowadzaniu poboru przez Powiatową Komisję Poborową,
3. prowadzenie ewidencji osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej,
4. orzekanie o konieczności sprawowania przez żołnierzy oraz osoby spełniające zastępczo obowiązek służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, oraz o uznaniu ich za jedynych żywicieli rodzin,
5. przyznawanie i wypłacanie zasiłków członkom rodzin żołnierzy oraz pokrywanie należności
i opłat mieszkaniowych,
6. planowanie zadań z zakresu obrony cywilnej,
7. tworzenie formacji obrony cywilnej i zabezpieczenie materiałowe oraz sprzętowe,
8. ochrona ludności i środowiska przed nadzwyczajnymi zagrożeniami i klęskami żywiołowymi,
9. organizowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej, utrzymywanie systemów powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz urządzeń specjalnych,
10. prowadzenie magazynu sprzętu obrony cywilnej,
11. nakładanie obowiązków wykonywania świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obronności kraju,
12. planowanie i koordynowanie działalności w zakresie obrony cywilnej;
13. nadzór nad utrzymaniem w pełnej sprawności systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania ludności;
14. prowadzenie szkoleń w urzędzie w zakresie obrony cywilnej;
15. szkolenie ludności w zakresie powszechnej samoobrony;
16. nadzorowanie szkolenia kadry kierowniczej w zakładach pracy oraz załóg w zakresie powszechnej samoobrony;
17. opracowywanie wytycznych Szefa Obrony Cywilnej (OC) Gminy w zakresie OC w zakładach pracy
18. dokonywanie oceny stanu przygotowania OC i przedstawiania w tym zakresie wniosków szefowi OC;
19. planowanie i realizacja przedsięwzięć związanych z funkcjonowaniem urządzeń specjalnych;
20. zapewnienie ochrony publicznym ujęciom i urządzeniom wodnym przed środkami skażenia;
21. współdziałanie z organami wojskowymi w sprawach związanych z wykonywaniem czynności powszechnego obowiązku obronności,
22. zaopatrywanie formacji OC w sprzęt techniczno-wojskowy, umundurowanie oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie;
23. czynny udział w pracach Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego w czasie akcji oraz prowadzenie całości dokumentacji w tym zakresie,
24. sprawowanie nadzoru nad prowadzeniem w Urzędzie biurowości poufnej, 25. prowadzenie zadań specjalnych i wojskowych wynikających z przepisów prawa,
26. prowadzenie rejestru oraz nadzorowanie zbiórek publicznych, o ile zbiórka ma być przeprowadzona na obszarze Gminy,
27. prowadzenie rejestru terenowych ochotniczych straży pożarnych i innych spraw związanych z działalnością jednostek OSP,
28. zapewnienie ochotniczym strażom pożarnym środków, pomieszczeń i innych świadczeń określonych w ustawie o ochronie p.poż,
29. prowadzenie kontroli okresowych statutowej działalności jednostek OSP;
30. rozliczanie paliwa samochodów pożarniczych i motopomp oraz wydawanie kart drogowych kierowcom i kart pracy motopomp, stanu zabezpieczenia przeciwpożarowego;
31. zapewnienie na terenie Gminy zasobów wody do gaszenia pożarów,
32. organizowanie i sprawowanie opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi,
33. rejestracja stowarzyszeń oraz organizacji pozarządowych działających w gminie, współpraca z organizacjami pozarządowymi,
34. sprawowanienadzoru nad zgromadzeniami, imprezami i zbiórkami publicznymi, 35. wydawanie zezwoleń na przeprowadzenie zbiórki publicznej na terenie gminy;
36. prowadzenie zadań związanych z wydawaniem decyzji dotyczących organizowania imprez masowych,
37. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, 38. zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
39. kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych
informacji,
40. opracowanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji, szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych zatrudnionych w jednostce organizacyjnej,
41. wydawanie zaświadczeń stwierdzających odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych,
42. współpraca z właściwymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi służb ochrony państwa,
43. prowadzenie spraw związanych z obronnością poprzez:
1) realizację regulaminu organizacyjnego na czas stanu nadzwyczajnego, 2) realizację regulaminu stałego dyżuru,
3) szkolenie obronne,
4) opracowanie zestawu zadań obronnych, 5) realizację planu zamierzeń obronnych, 6) tworzenie zapasowych miejsc pracy.
44. opracowanie planu postępowania z materiałami zawierającymi wiadomości niejawne stanowiące tajemnicę państwową - w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,
45. opracowanie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnice służbową - oznaczonych klauzula "zastrzeżone" uzyskując ich zatwierdzenie przez kierownika jednostki organizacyjnej,
46. wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa upoważniających do dostępu do informacji niejawnych,
47. prowadzenie wykazu stanowisk i prac zleconych oraz osób dopuszczonych do pracy na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,
48. współdziałanie z Policją dla zapewnienia bezpieczeństwa publicznego, 49. prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpowodziową,
50. prowadzenie ewidencji obiektów zabytkowych, sprawowanie nadzoru nad stanem technicznym i pracami konserwatorskimi,
51. wydawanie zarządzeń w celu zabezpieczenia zabytku w nagłych przypadkach i niezwłoczne zawiadamianie o tym właściwego wojewódzkiego konserwatora zabytków,
52. składanie wniosków o wpis do rejestru zabytków dóbr kultury oraz kolekcji, przyjmowanie zgłoszeń oraz niezwłoczne zawiadamianie wojewódzkiego konserwatora zabytków o ujawnieniu przedmiotu oraz obiektu , który posiada cechy zabytku, o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub odkryciu wykopaliska,
53. działanie w porozumieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków w zakresie użytkowania obiektu zabytkowego zgodnie z zasadami opieki nad zabytkami i w sposób odpowiadający jego wartości zabytkowej,
54. prowadzenie ewidencji dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków prowadzonego przez wojewódzkiego konserwatora zabytków, a znajdujących się na terenie Gminy Szczucin,
55. ustalanie dla jednostek organizacyjnych zadań w zakresie powszechnego obowiązku obrony;
56. organizowanie akcji kurierskiej w ramach współpracy z organami wojskowymi;
57. zapewnienie ochrony informacji niejawnych oraz kontrola przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji;
58. przeprowadzanie okresowej kontroli ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;
59. opracowywanie planu ochrony urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz nadzorowanie jego realizacji;
60. szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
IV. Do Referatu Finansowo – Budżetowego i Podatków należy w szczególności:
1. opracowywanie projektu planu dochodów i wydatków budżetowych Gminy i gospodarki
pozabudżetowej oraz podejmowanie działań zapewniających rytmiczną realizację planu dochodów i wydatków z zachowaniem równowagi budżetowej,
2. opracowywanie projektów uchwał, postanowień i decyzji w sprawach zmian w budżecie w granicach upoważnień,
3. dokonywanie okresowych analiz, ocen wykonania budżetu Gminy, gospodarki pozabudżetowej,
4. koordynacja i realizacja zmian w zakresie remontów kapitalnych i inwestycji oraz rozliczanie wykonawców i wykonywanych robót pod względem finansowym,
5. kontrola gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych oraz analiza przestrzegania zasad dyscypliny budżetowej,
6. sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu Gminy, gospodarki pozabudżetowej oraz z wymiaru i poboru zobowiązań podatkowych a także wniosków ocen i analiz polityki podatkowej na terenie Gminy,
7. wnioskowanie powoływania Komisji Inwentaryzacyjnej, przeprowadzanie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ich rozliczanie,
8. prowadzenie obsługi finansowo-księgowej samorządów jednostek pomocniczych,
9. prowadzenie rachunkowości Gminy, gospodarki pozabudżetowej zobowiązań pieniężnych, podatków i opłat lokalnych,
10. organizowanie nadzoru nad prawidłowością prowadzenia rachunkowości przez jednostki organizacyjne i ich kontrola,
11. współpraca z Urzędem Skarbowym w zakresie planowania i wykonywania dochodów budżetowych,
12. branie udziału w szkoleniach, pogłębianie wiedzy specjalistycznej przez pracowników, prowadzenie zbioru przepisów prawnych z zakresu działania Referatu,
13. sporządzanie sprawozdań rocznych i kwartalnych dla GUS i innych jednostek zgodnie z obowiązującymi przepisami,
14. prowadzenie obsługi kasowej Urzędu,
15. prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania,
16. opracowywanie układu wykonawczego budżetu gminy, harmonogramu wykonywania dochodów i wydatków,
17. nadzór nad opracowaniami i realizacją planów finansowych jednostek i zakładów budżetowych wykonujących budżet gminy,
18. obsługa finansowo - księgowa Urzędu, w tym: prowadzenie spraw płacowych pracowników, realizacja wydatków osobowych, podatku dochodowego, ubezpieczeń społecznych, nagród, rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych oraz ekwiwalentów za używanie samochodów prywatnych dla celów służbowych i zaliczek, fundusz socjalny, PKZP, prowadzenie wszelkich rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym i ubezpieczycielami,
19. sporządzania sprawozdań z realizacji budżetu, windykacji należności podatkowych i opłat, obsługi GFOŚiGW,
20. ewidencjonowanie składników majątkowych w tym: księgowanie syntetyczne i analityczne środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
21. prowadzenia spraw związanych z obsługą bankową budżetu Gminy oraz obsługą długu Gminy a także ewidencjonowaniem i rozliczaniem środków pozabudżetowych otrzymanych przez Gminę,
22. prowadzenie nadzoru i kontroli nad poborem przez inkasentów oraz opłaty targowej,
23. prowadzenia urządzeń syntetycznych księgowości podatkowej i w zakresie dochodów niepodatkowych, wydatków budżetowych oraz środków pozabudżetowych i inwestycji, 24. prowadzenia urządzeń analitycznych dochodów podatkowych, wydatków budżetowych,
inwestycji oraz środków pozabudżetowych,
25. prowadzenia windykacji należności Gminy wynikających z umów cywilno - prawnych, 26. prowadzenie spraw związanych z podatkiem od towarów i usług (VAT), a także innymi
podatkami, opłatami i składkami do uiszczania, do których Gmina jest zobowiązana odrębnymi ustawami,
27. prowadzenie rejestru umów i zleceń,
28. zapewnienie ochrony mienia komunalnego poprzez jego ubezpieczenie, 29. realizacja zadań wynikających z ustawy o opłacie skarbowej,
30. zarządzanie podatkami i finansami w ramach posiadanych pełnomocnictw, 31. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbą i Urzędami Skarbowymi, 32. przekazywanie opłat i składek na cele wierzycieli, wynikające z odrębnych przepisów.
33. prowadzenie rachunkowości Gminy, gospodarki pozabudżetowej zobowiązań pieniężnych, podatków i opłat lokalnych,
34. prowadzenie wymiaru i poboru należności podatkowych jednostkom organizacyjnym, opracowywanie planu i realizacji likwidacji zaległości podatkowych,
35. prowadzenie postępowania administracyjnego i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych w zakresie ustalania wysokości zobowiązań pieniężnych, 36. prowadzenie rejestracji spraw w zakresie ulg, umorzeń zobowiązań, zaniechania poboru
podatków, odroczeń na raty należności podatkowych oraz innych należności, 37. prowadzenie egzekucji administracyjnej w granicach uprawnień,
38. załatwianie indywidualnych spraw z zakresu zobowiązań podatkowych - skarg, wniosków oraz listów, wydawania zaświadczeń,
39. sporządzanie sprawozdań z realizacji budżetu, windykacji należności podatkowych i opłat, 40. opracowywanie propozycji polityki podatkowej Gminy oraz stawek podatków i opłat
lokalnych,
41. przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawach podatków lokalnych i opłat stanowiących dochody Gminy,
42. organizowanie i nadzorowanie wymiaru, poboru podatków i opłat lokalnych oraz ich egzekucji administracyjnej,
43. wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych i ustanowienia hipotek w zakresie podatków i opłat lokalnych,
44. prowadzenie ewidencji tytułów wykonawczych,
45. opracowywanie i przedkładanie podatnikom decyzji wymiarowych, w zakresie umorzeń z2- kowych, przesunięć terminów, rozłożenia na raty,
46. nadzór i kontrola nad poborem przez inkasentów podatku opłaty targowej,
47. wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym, zaleganiu w podatkach, oraz w zakresie dochodowości z gospodarstwa rolnego, prowadzenie rejestru zaświadczeń,
48. wydawanie decyzji indywidualnych dotyczących zwrotu akcyzy paliwowej, 49. zarządzanie podatkami i finansami w ramach posiadanych pełnomocnictw, 50. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbą i Urzędami Skarbowymi, 51. przekazywanie opłat i składek na cele wierzycieli, wynikające z odrębnych przepisów, 52. przekazywanie danych do Biuletynu Informacji Publicznej oraz do „Wieści Szczucińskich”.
V. Do Referatu Gospodarki Przestrzennej, Infrastruktury, Rolnictwa i Ochrony Środowiska należy w szczególności:
1. sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;
2. prowadzenie negocjacji warunków wprowadzenia zadania rządowego do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego;
3. opiniowanie zgodności proponowanego podziału nieruchomości z ustaleniami planu miejscowego oraz przepisami szczególnymi;
4. uczestniczenie na wezwanie organów nadzoru budowlanego w czynnościach inspekcyjnych i kontrolnych oraz udostępnianie wszelkich dokumentów i informacji związanych z tymi
czynnościami,
5. sporządzanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego z uwzględnieniem ustalenia strategii rozwoju województwa zawartego w planie zagospodarowania przestrzennego województwa,
6. przyjmowanie wniosków o sporządzeniu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
7. przedkładanie studium do zaopiniowania właściwym organom,
8. ogłaszanie w prasie miejscowej oraz przez obwieszczenia a także, w sposób zwyczajowo przyjęty o przystąpieniu do sporządzania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
9. zawiadamianie na piśmie o przystąpieniu do sporządzenia planu organy właściwe do uzgodnienia projektu planu oraz Zarząd Województwa i Powiatu,
10. występowanie o opinię właściwych organów administracji rządowej, 11. uzgodnienie projektu planu z:
1) organami właściwymi do uzgodnienia miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
2) wojewodą w zakresie zgodności z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego z zadaniami rządowymi, gospodarowania przestrzennego z zadaniami rządowymi,
3) sąsiednimi Gminami,
4) właściwymi terytorialnie organami wojskowymi, ochrony granic oraz bezpieczeństwa państwa w zakresie ich właściwości,
5) właściwym zarządem dróg,
12. zawiadamianie na piśmie o terminie wyłożenia projektu planu:
1) właścicieli nieruchomości, których interes prawny może być naruszony ustaleniami planu,
2) właścicieli nieruchomości od których może być pobrana opłata związana ze wzrostem wartości nieruchomości,
3) osoby, których wnioski nie zostały ujęte w projekcie planu, uzasadniając odmowę ich uwzględnienia,
13. przyjmowanie protestów i zarzutów wniesionych do projektu planu zagospodarowania przestrzennego,
14. wykładanie projektu planu wraz z prognozą skutków wpływu planu na środowisko przyrodnicze wraz z ogłoszeniem o jego wyłożeniu,
15. rozpatrywanie protestów i zarzutów wniesionych do projektu planu i przedstawianie Radzie protestów i zarzutów nie uwzględnionych w projekcie planu,
16. ogłoszenie i imienne powiadamianie zainteresowanych o terminie sesji, na której Rada rozpatrzy nie uwzględnione protesty i zarzuty do projektu planu,
17. doręczenie zainteresowanym wyciągu z uchwały Rady rozstrzygającej o nie uwzględnieniu złożonych zarzutów,
18. przedstawienie Radzie do uchwalenia projekt planu uwzględniający orzeczenia sądu administracyjnego wydane w związku ze złożonymi zarzutami,
19. ogłoszenie o terminie sesji, na której będzie rozpatrywany projekt planu,
20. ustalenie terminu przedstawienia uzgodnień i opinii odnośnie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
21. przedstawienie Radzie do uchwalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
22. wydawanie zainteresowanym wypisów i wyrysów z planu zagospodarowania przestrzennego,
23. prowadzenie rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz gromadzenie materiałów związanych z planami,
24. przekazywanie wojewodzie, staroście, marszałkowi województwa kopii uchwalonych
miejscowych planów,
25. dokonywanie oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym i przedstawienie ich Radzie, 26. wydawanie decyzji w sprawie tymczasowego zagospodarowania terenu,
27. wydawanie decyzji w sprawie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
28. wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu w przypadku braku miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
29. uzgadnianie wydanych decyzji z:
1) działającymi w imieniu wojewody wojewódzkimi inspektorami: ochrony środowiska oraz sanitarnym w odniesieniu do inwestycji szczególnie szkodliwych dla środowiska i zdrowia ludzi,
2) powiatowym inspektorem sanitarnym w odniesieniu do inwestycji mogących pogorszyć stan środowiska,
3) wojewódzkim konserwatorem zabytków w odniesieniu do obszarów i obiektów objętych ochroną konserwatorską,
4) właściwym organem państwowego nadzoru górniczego w odniesieniu do terenów górniczych,
30. wydawanie decyzji o wygaśnięciu decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
31. prowadzenie rejestru wydawanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
32. wydawanie zaświadczeń zainteresowanym osobom i instytucjom dotyczących informacji, co do zgodności działek z miejscowym planem ogólnym zagospodarowania przestrzennego, 33. powoływanie biegłych do wyceny nieruchomości w celu obliczenia opłat planistycznych z tytułu wyposażania terenu w urządzenia inne jak wodociąg i kanalizacja,
34. naliczanie opłaty planistycznej,
35. sporządzanie sprawozdań dotyczących gospodarowania odpadami;
36. naliczanie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska;
37. udzielanie pomocy organizacjom ekologicznym w ich działalności w dziedzinie ochrony środowiska;
38. zapewnienie czystości i porządku na terenie gminy oraz tworzenie warunków niezbędnych do ich utrzymania poprzez planowanie budowy, utrzymanie i eksploatację instalacji i urządzeń do odzysku lub unieszkodliwienia odpadów komunalnych;
39. prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych w celu kontroli częstotliwości ich opróżniania oraz w celu opracowania planu rozwoju sieci kanalizacyjnej;
40. prowadzenie ewidencji przydomowych oczyszczalni ścieków w celu kontroli częstotliwości i sposobu pozbywania się komunalnych osadów ściekowych oraz w celu opracowania planu rozwoju sieci kanalizacyjnych;
41. ustanawianie ograniczeń, co do czasu pracy lub korzystania z urządzeń technicznych oraz środków transportu i komunikacji, stwarzających uciążliwości dla środowiska w zakresie hałasu i wibracji,
42. zapewniania warunków organizacyjnych i technicznych niezbędnych dla ochrony środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości na terenie Gminy,
43. nakazywanie użytkownikowi maszyny lub innego urządzenia technicznego wykonanie w określonym czasie odpowiednich czynności zmierzających do ograniczenia ich uciążliwości dla środowiska, a w wypadku niezastosowania się użytkownika maszyny lub innego urządzenia technicznego do w/w ustaleń nakazywanie unieruchamianie maszyny lub innego urządzenia technicznego, powodujących uciążliwości dla środowiska,
44. wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości, a w przypadku, gdy nieruchomość ta jest wpisana do rejestru zabytków za zgodą konserwatora zabytków,
45. wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew lub krzewów, ustalanie opłat za
