PRZEWODNIK DLA WYSTAWCÓW
Szanowni Państwo,
25. Piknik Naukowy zbliża się wielkimi krokami. Poniżej znajdą Państwo komplet informacji organizacyjnych dotyczących tegorocznej edycji. Ułatwią one Państwu orientację w przestrzeni Centrum Nauki Kopernik oraz usprawnią finalny etap przygotowań i aranżacji stanowisk. Tegoroczny Piknik odbędzie się 21 maja w godzinach 11.00 - 20.00.
W razie pytań prosimy o kontakt: piknik@kopernik.org.pl
Pozdrawiamy serdecznie
Zespół Organizacyjny 25. Pikniku Naukowego
Spis treści
I.Teren Pikniku Naukowego II.Nazewnictwo stref i stanowisk III.Mapa sytuacyjna
IV.Namioty – dane techniczne
V.Stanowiska w budynkach - dane techniczne VI.Aranżacja namiotów i stanowisk
I.Teren Pikniku Naukowego
W tym roku Piknik, po raz pierwszy, odbędzie się na terenie Centrum Nauki Kopernik:
● na Wystawach w budynku Centrum Nauki Kopernik,
● w Centrum Konferencyjnym (CK),
● w Planetarium Centrum Nauki Kopernik,
● przed budynkami Centrum Nauki Kopernik i Centrum Konferencyjnego,
● na terenach zielonych ograniczonych budynkami: CNK, Pracowni Przewrotu Kopernikańskiego
● na Parkingu naziemnym pomiędzy Centrum Nauki Kopernik a Pracownią Przewrotu Kopernikańskiego,
● na bulwarach nad Wisłą,
● w Pawilonie 512 przy bulwarach.
Adres: Centrum Nauki Kopernik; ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20; 00-390 Warszawa
2
II. Nazewnictwo stref i stanowisk
Aby ułatwić poruszanie się po Pikniku zarówno wystawcom, jak i zwiedzającym, wprowadziliśmy nazwy i kolory stref:
● Strefa fioletowa – Wystawy CNK wraz z terenem przed wejściami oraz
Planetarium CNK; z wejściem przez wejście główne Centrum Nauki Kopernik;
● Strefa żółta - Centrum Konferencyjne wraz z terenem przed wejściem; z wejściem przez wejście główne do Centrum Konferencyjnego;
● Strefa zielona – tereny zielone między Centrum Konferencyjnym a Planetarium CNK;
● Strefa czerwona - Park Odkrywców pomiędzy Pracownią Przewrotu Kopernikańskiego CNK a Pawilonem 512, razem z Parkingiem;
● Strefa błękitna – Pawilon 512 oraz bulwary wokół budynku.
Stanowiska oznaczone są liczbami trzycyfrowymi. Pierwsza cyfra liczby oznacza strefę:
● 1xx – strefa fioletowa
● 2xx – strefa żółta
● 3xx – strefa czerwona
● 4xx – strefa zielona
● 5xx – strefa błękitna
Druga i trzecia cyfra liczby to numer porządkowy stanowiska. Na przykład stoisko 112 to stoisko nr 12 w strefie fioletowej. W załącznikach do Przewodnika znajduje się tabela Wystawców wraz z numerami.
Dokładne rozmieszczenie stanowisk w strefach widoczne jest na Mapie_Stanowiska w załączniku do Poradnika.
Wersja cyfrowa mapy dostarczona zostanie pocztą elektroniczną po spotkaniu 22 kwietnia 2022 r.
4
III. Mapa sytuacyjna
IV. Namioty – dane techniczne
● Podczas 25. Pikniku Naukowego będziemy używać pięciu rodzajów namiotów w strefach znajdujących się na zewnątrz:
○ 5,0 x 5,0 m – namiot ze zintegrowaną, drewnianą podłogą
○ 6,0 x 3,0 m – namiot z konstrukcją nożycową, bez podłogi
○ 5,3 x 5,7 m – namiot z konstrukcją nożycową, bez podłogi
○ 4,0 x 4,0 m – namiot z konstrukcją nożycową, bez podłogi
○ 3,0 x 3,0 m – namiot z konstrukcją nożycową, bez podłogi
● Namioty będą wyposażone w stoły i krzesła wyszczególnione w formularzu zgłoszeniowym.
● W załączonej tabelce widnieje powierzchnia poszczególnych stanowisk.
● Każdy namiot będzie miał dostęp do prądu, oświetlenia oraz wi-fi dla podstawowych celów komunikacyjnych bez możliwości transmisji.
● Plakaty i plansze powinny być umieszczane na niezależnych konstrukcjach lub w ramach, które można będzie zamontować do konstrukcji namiotu za pomocą linki, sznurka itp. Nie można używać kleju i taśm samoprzylepnych.
● Instytucje korzystające z własnych namiotów proszone są o posiadanie aktualnych oryginałów atestów w języku polskim w momencie montażu.
V. Stanowiska w budynkach – dane techniczne
Dane techniczne stanowisk w budynku Centrum Konferencyjnym oraz w Pawilonie 512:
● Stanowiska – podesty sceniczne (2,0 x 1,0 m) o wysokości 0,8 m (na zamówienie możliwość regulacji) używane jako stoły do prezentacji oraz wykonywania pokazów.
● Fryzy z nazwami instytucji będą nadrukowane na pionowe pylony. Będą miały one rozmiar 0,75 x 2,5m.
● W załączonej tabelce widnieje powierzchnia poszczególnych stanowisk.
● NIE MOŻNA PRZYCZEPIAĆ plakatów lub pianek do stelaży i pylonów.
● Nie ma możliwości ustawiania roll-upów na stanowiskach.
6
VI. Aranżacja stanowisk
● Na terenie CNK obowiązują następujące reguły, których musimy przestrzegać:
○ zakaz naruszania powierzchni Centrum Nauki Kopernik (zakaz wbijania i kotwiczenia czegokolwiek do podłoża),
○ zakaz wjeżdżania samochodami na tereny zielone,
○ zakaz klejenia/przybijania/innego rodzaju montażu materiałów do ścian w bryle CNK, Centrum Konferencyjnego i Pawilonu 512,
○ zakaz wykorzystywania balonów, bannerów i innych elementów,
○ zakaz zasłaniania instalacji tryskaczowej w bryle CNK, CK i Pawilonie 512,
○ instytucja posiadająca na stanowisku sprzęt elektroniczny (telewizory,
komputery, tablety itp.) bądź wykorzystująca ogień/odczynniki chemiczne itp.
musi posiadać na stanowisku gaśnice z aktualnym przeglądem,
● Prosimy o listę osób obsługujących stanowiska do godz. 12.00 w dniu 18 maja na maila: piknik@kopernik.org.pl
● Każde stanowisko i namiot piknikowy opatrzone będą fryzą z nazwą instytucji i numerem stanowiska. Prosimy nie zdejmować i nie zmieniać bannerów zapewnionych przez Organizatora.
● Prosimy nie zostawiać stanowisk/wyposażenia bez opieki.
● Prosimy nie zastawiać hydrantów.
● Proszę pamiętać, że na stanowiskach wystawienniczych nie można stosować indywidualnego nagłośnienia.
VII. Montaże i demontaże - harmonogram i inne ważne informacje
● Akredytacje dla osób zajmujących się obsługą, montażem i aranżacją stanowisk będą wydawane w piątek, 20 maja w godzinach 14.00 - 22.00 oraz w sobotę, 21 maja w godzinach 5.30 - 9.30 w punkcie akredytacyjnym w namiocie Informacji przy wjeździe na parking. Prosimy o przesłanie listy osób, dla których
potrzebne będą akredytacje do 18 maja do godz. 12.00 na maila:
piknik@kopernik.org.pl
● Ze względu na ograniczone miejsca parkingowe na terenie CNK, podczas montażu i demontażu będzie obowiązywał harmonogram przyjazdu i rozładunku. Harmonogram przewiduje 30 minut dla każdej instytucji na rozładunek i opuszczenie parkingu. Na parkingu będzie specjalny podest na rozładowane wyposażenie. Harmonogram i ograniczenie 30-minutowe dotyczy jedynie rozładunku z samochodów, nie dotyczy aranżacji stanowisk. 27 kwietnia dostaną Państwo zaproszenie do wpisywania się do harmonogramu rozładunku.
● Wszystkie samochody muszą mieć numer telefonu kierowcy widoczny za przednią szybą pojazdu. Pojazdy bez takiej informacji nie będą mogły zostać
wpuszczone na teren CNK przez ochronę. Typ samochodu (osobowy, dostawczy) oraz numery rejestracyjne muszą być nam przekazane wraz ze zgłoszeniem rozładunku do harmonogramu rozładunku.
● Proszę zwrócić uwagę na sprawny rozładunek samochodów i sprawne opuszczenie terenu, by pojazdy nie tamowały ruchu. Wszystkie pojazdy (poza uzgodnionymi wcześniej z Organizatorem) muszą opuścić teren CNK do godziny 9.45, 21 maja (sobota).
● Prosimy o zorganizowanie własnych wózków transportowych. Organizatorzy spróbują pomóc w tym zakresie jedynie w sytuacjach wyjątkowych.
8
Jeżeli chcą Państwo przygotować swoje stanowisko już w piątek
KIEDY:
■ montaże: piątek 20 maja od 16.00 do 24.00
■ przyjazd i rozładunek zgodnie z harmonogramem
■ 27 kwietnia dostaną Państwo zaproszenie do wpisywania się do harmonogramu montażu
■ Akredytacje dla osób zajmujących się obsługą, montażem i aranżacją stanowisk będą wydawane w piątek 20 maja w godzinach 14.00 - 22.00 w punkcie akredytacyjnym w namiocie Informacji przy wjeździe na parking.
DOJAZD:
■ Do stanowisk w strefie błękitnej (stanowiska o numerach 5xx):
miejsca parkingowe na parkingu naziemnym przed Pracownią
Przewrotu Kopernikańskiego. Ruch pieszy do Pawilonu 512 (Załącznik:
Mapa_Montaże). Wystawcy z dużym/ciężkim sprzętem będą mieli możliwość podjechania pod Pawilon 512 bulwarami ze specjalną przepustką. Dostęp od Bulwarów jest ograniczony, prosimy więc o wybieranie tej opcji tylko w uzasadnionych przypadkach. Prosimy o zaznaczenie stosownej opcji w harmonogramie montażu.
■ Do stanowisk w strefie czerwonej (stanowiska o numerach 3xx):
miejsca parkingowe na parkingu naziemnym przed Pracownią Przewrotu Kopernikańskiego. Ruch pieszy do Parku Odkrywców (Załącznik: Mapa_Montaże)
■ Do stanowisk w strefie zielonej (stanowiska o numerach 4xx):
miejsca parkingowe na parkingu naziemnym przed Pracownią Przewrotu Kopernikańskiego. Ruch pieszy na Patio (Załącznik:
Mapa_Montaże)
■ Do stanowisk w strefie żółtej (stanowiska o numerach 2xx): miejsca parkingowe na rampie rozładunkowej na poziomie –1 w Centrum Nauki Kopernik. Ruch pieszy windami wewnątrz budynku. (Załącznik:
Mapa_Montaże). Ograniczenia dla pojazdów: wysokość maksymalna pojazdu to 1,9m. Pojazdy nie mogą być na LPG.
● W zależności od miejsca, w którym znajduje się Państwa stanowisko, prosimy o wybór odpowiedniego miejsca parkingowego.
● Prosimy o zorganizowanie własnych wózków transportowych. Organizatorzy spróbują pomóc w tym zakresie jedynie w sytuacjach wyjątkowych.
● Podłoga w Centrum Konferencyjnym pokryta jest ozdobną powierzchnią betonową.
Prosimy o zachowanie szczególnej ostrożności podczas montaży, a także podczas wykonywania doświadczeń.
Jeżeli chcą Państwo przygotować swoje stanowisko w sobotę…
KIEDY:
■ montaże: sobota 21 maja od 6.00 do 9.45
■ przyjazd i rozładunek zgodnie z harmonogramem
■ w dniu 27 kwietnia dostaną Państwo zaproszenie do wpisywania się do harmonogramu montażu
■ Akredytacje dla osób zajmujących się obsługą, montażem i aranżacją stanowisk będą w sobotę 21 maja w godzinach 5.30 - 9.30 w punkcie akredytacyjnym w namiocie Informacji przy wjeździe na parking.
DOJAZD:
■ Do stanowisk w strefie błękitnej (stanowiska o numerach 5xx):
miejsca parkingowe na parkingu naziemnym przed Pracownią
Przewrotu Kopernikańskiego. Ruch pieszy do Pawilonu 512 (Załącznik:
Mapa_Montaże)
■ Do stanowisk w strefie czerwonej (stanowiska o numerach 3xx):
miejsca parkingowe na parkingu naziemnym przed Pracownią Przewrotu Kopernikańskiego. Ruch pieszy do Parku Odkrywców (Załącznik: Mapa_Montaże)
■ Do stanowisk w strefie zielonej (stanowiska o numerach 4xx):
miejsca parkingowe na parkingu naziemnym przed Pracownią Przewrotu Kopernikańskiego. Ruch pieszy na Patio (Załącznik:
Mapa_Montaże)
■ Do stanowisk w strefie żółtej (stanowiska o numerach 2xx): miejsca parkingowe na rampie rozładunkowej na poziomie –1 w Centrum Nauki Kopernik. Ruch pieszy windami wewnątrz budynku. (Załącznik:
Mapa_Montaże). Ograniczenia dla pojazdów: wysokość maksymalna pojazdu to 1,9m. Pojazdy nie mogą być na LPG.
● W zależności od miejsca, w którym znajduje się Państwa stanowisko, prosimy o wybór odpowiedniego miejsca parkingowego.
● Organizatorzy nie zapewniają wózków, których można użyć przy transporcie
10
W DNIU PIKNIKU, 21 MAJA: Wszelkie uwagi dotyczące wyposażenia stanowisk (stoły, krzesła itd.) oraz energii elektrycznej należy zgłaszać przedstawicielom Organizatora (osoby w koszulkach z logo 25. Pikniku Naukowego) lub do najbliższego punktu informacji.
W załączniku znajdą Państwo mapę, na której wskazano miejsca parkingowe oraz kierunek ruchu pieszego obowiązujący w trakcie montaży i aranżacji stanowisk.
○ Załącznik: Mapa_Montaże
Demontaże:
W pierwszej kolejności odbędzie się demontaż z parkingu naziemnego w strefie czerwonej: 21 maja w godzinach 20.00 - 21.00.
W drugiej kolejności będzie odbywał się demontaż pozostałych stanowisk: 21 maja w godzinach 21.00 - 24.00.
W związku z ograniczoną przestrzenią na terenie CNK, prosimy podczas demontażu:
○ w pierwszej kolejności przewieźć wyposażenie i sprzęt na podest przy parkingu;
○ w drugiej kolejności przyjazd samochodem na parking i załadunek wyposażenia i sprzętu.
VIII. Parking w dniu Pikniku
Niestety Organizatorzy Pikniku nie mogą zaoferować Wystawcom parkingu w dniu Pikniku.
Przypominamy jednak, że w soboty wszystkie parkingi miejskie są bezpłatne.
IX. Punkt medyczny, patrole piesze
● Stacjonarny punkt medyczny znajduje się przy stanowisku Straży Pożarnej na parkingu PPK (punkty oznaczone na mapie z usytuowaniem stanowisk – Mapa_Stanowiska).
● Poza punktem stacjonarnym, będą także patrole piesze (pracownicy w strojach służby medycznej).
● Sytuacje wymagające interwencji medycznej prosimy zgłaszać bezpośrednio do patrolu (o ile znajduje się w zasięgu wzroku) lub do najbliższego punktu Informacji, lub do wolontariuszy będących przedstawicielami Organizatora na Pikniku.
X. Toalety
Podczas 25. Pikniku Naukowego można korzystać z toalet:
● stacjonarnych w budynku Wystaw CNK (toalety wyposażone są w przewijaki dla dzieci oraz dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami),
● stacjonarnych w budynku Centrum Konferencyjnego (toalety dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami,
● stacjonarnych w Planetarium CNK (toalety dostosowane dla osób z niepełnosprawnościami,
● przenośnych w strefie błękitnej na Bulwarach oraz w strefie czerwonej na parkingu naziemnym.
12
XI. Woda do doświadczeń i zlewki
● Prosimy o zaopatrzenie się w pojemniki na wodę we własnym zakresie.
● Woda dostępna będzie w toaletach CKK. Tam mogą się Państwo zaopatrzyć w wodę potrzebną do doświadczeń.
● Woda do stanowisk na zewnątrz dostępna będzie w punkcie poboru na terenie zielonym między Centrum Konferencyjnym a Planetarium CNK (oznaczona na Mapie_Stanowiska).
● Zlewek chemicznych nie można wylewać do kanalizacji. Organizator zapewni odbiór zlewek chemicznych (tych, które zostały do nas zgłoszone).
● Przed 21 maja dostaną Państwo instrukcje dotyczące utylizacji zlewek.
XII. Grafika piknikowa
● Kompletny przewodnik promocji 25. Pikniku Naukowego zostanie udostępniony na przełomie kwietnia i maja.
● Wszystkie materiały do promocji zostaną udostępnione na stronie Pikniku w zakładce dla Wystawców.
● W razie pytań, zarówno przed otrzymaniem przewodnika, jak i po, mogą Państwo kierować do:
Sylwia Łasiewicka - Dział Promocji i Komunikacji CENTRUM NAUKI KOPERNIK
ul Wybrzeże Kościuszkowskie 20; 00-390 Warszawa Tel.: 501 636 868
E-mail: sylwia.lasiewicka@kopernik.org.pl
XIII. Inne pytania
Jeżeli mają Państwo pytania, prosimy o kontakt: piknik@kopernik.org.pl
