Funkcjonowanie audytu
wewnętrznego w zarządzie morskich
portów Szczecin i Świnoujście S.A.
Studia i Prace Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania 16, 133-143Joanna Habelman
FUNKCJONOWANIE AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
W ZARZĄDZIE MORSKICH PORTÓW SZCZECIN I ŚWINOUJŚCIE SA
Wprowadzenie
Prowadząc działalność gospodarczą każda jednostka podejmuje decyzje zwią-zane między innymi z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków fi nansowych, poziomem kosztów, czy procesami rekrutacyjnymi. Decyzje powinny być zgodne z obowiązującymi w danym momencie i w danej jednostce aktami prawnymi i prze-pisami wewnętrznymi. Samo istnienie przepisów nie gwarantuje poprawności rea-lizacji planów i osiągnięcia zamierzonych celów jednostki, bez zastosowania odpo-wiednich mechanizmów audytu i kontroli wewnętrznej.
Celem artykułu jest ocena funkcjonowania Biura ds. Audytu Wewnętrznego i realizacji jego zadań w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnoujście Spółka Akcyjna.
1. Organizacja audytu wewnętrznego w ZMPSiŚ SA
Ustawa o fi nansach publicznych1 określa obowiązki jednostek sektora fi nansów publicznych co do zakresu stosowania audytu wewnętrznego. Artykuł 49 ustawy wskazuje jednostki zobowiązane do jego wdrożenia i stosowania. Należą do nich na
1 Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o fi nansach publicznych, DzU 2005, nr 249, poz. 2104
przykład: centralne i samorządowe jednostki administracji państwowej, sądy, proku-ratury, narodowy fundusz zdrowia, państwowe osoby prawne, regionalne izby obra-chunkowe oraz jednostki o znaczących przychodach i wydatkach (40 mln zł)2.
Zadaniem komórki audytu wewnętrznego jest dostarczenie kierownictwu naj-wyższego szczebla, niezależnych i obiektywnych informacji o działaniu jednostki, wdrożonych systemach kontrolnych, postrzeganym ryzyku, możliwościach jego wy-eliminowania oraz wprowadzeniu usprawnień w celu zwiększenia efektywności jed-nostki3. Najważniejszą funkcją współczesnego audytu wewnętrznego jest niezależna identyfi kacja, ocena i selektywne testowanie systemów kontroli wewnętrznej4.
Podmioty gospodarcze nie wymienione w ustawie nie są zobligowane do stoso-wania audytu wewnętrznego. Decyzja ta pozostaje w gestii kadry zarządzającej da-nego przedsiębiorstwa, która obecnie coraz bardziej dostrzega potrzebę i pozytywne efekty z jego stosowania. Dostrzegając efekty audytu wewnętrznego Zarząd Mor-skich Portów Szczecin i Świnoujście SA powołał Biuro ds. Audytu Wewnętrznego.
Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście Spółka Akcyjna powstała i działa na podstawie ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o portach i przystaniach morskich5 oraz kodeksu spółek handlowych. Spółka prowadzi działalność gospo-darczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i za granicą. Zawiązana jest na czas nieoznaczony. Przedmiotem działalności przedsiębiorstwa jest zarządzanie portami morskimi w Szczecinie i w Świnoujściu, w szczególności:
– zarządzanie nieruchomościami i infrastrukturą portową, – prognozowanie, programowanie i planowanie rozwoju portów,
– budowa, rozbudowa, utrzymanie i modernizacja infrastruktury portowej, – pozyskiwanie nieruchomości na potrzeby rozwoju portów,
– świadczenie usług związanych z korzystaniem z infrastruktury portowej, – stanowienie i pobieranie opłat portowych,
– zapewnienie dostępu do portowych urządzeń odbiorczych odpadów ze statków w celu przekazania ich do odzysku lub unieszkodliwienia.
2 Szerzej przedstawia to art. 49 ustawy o fi nansach publicznych poz. cyt. 3 K. Winiarska, Audyt wewnętrzny 2008, Difi n, Warszawa 2008, s. 40. 4 Ibidem, s. 41
5 Ustawa z dnia 20 grudnia 1996 r. o portach i przystaniach morskich, DzU nr 9 z 1997 r. poz. 44
Założycielami spółki są: Skarb Państwa reprezentowany przez Ministra Skarbu Państwa, Gmina Szczecin i Gmina Świnoujście.
Zarząd Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA posiada strukturę organi-zacyjną sztabowo-liniową, a Biuro ds. Audytu Wewnętrznego podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu, który zapewnia jego niezależność i odrębność. Umiejscowienie Biura ds. Audytu Wewnętrznego w ZMPSiŚ SA przedstawia schemat 1.
Funkcjonowanie Biura ds. Audytu Wewnętrznego regulowane jest regulami-nem stanowiącym załącznik do Zarządzenia Dyrektora Naczelnego Nr 27/2008. Regulamin ten nadaje uprawnienia pracownikom Biura ds. Audytu Wewnętrznego do przeprowadzania audytu wewnętrznego w przedsiębiorstwie. Audyt wewnętrzny w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA przeprowadza się w celu „sprawdzenia legalności, celowości, rzetelności i prawidłowości przeprowadzanych w Spółce działań zarówno zamierzonych, jak i dokonywanych w celu zwiększenia efektywności, zapewnienia ochrony mienia, zapewnienia prawidłowej organizacji i dyscypliny pracy oraz przestrzegania norm prawnych, zarządzeń i wewnętrznych przepisów, wynikających z zapisów:
– Ustawy o portach i przystaniach morskich, – Kodeksu Pracy,
– Kodeksu cywilnego,
– Kodeksu spółek handlowych,
– Regulaminu organizacyjnego,
– Zakładowego regulaminu wynagradzania, – Zarządzeń i instrukcji wewnętrznych, – innych obowiązujących przepisów prawa6.
Regulamin audytu wewnętrznego w ZMPSiŚ SA zawiera informacje na temat ogólnych zasad przeprowadzania audytu wewnętrznego oraz sposobów sporządzania i prezentacji raportów. W regulaminie zawarte są również uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego oraz zakres audytu wewnętrznego, warunki przechowywa-nia i zabezpieczeprzechowywa-nia dokumentacji audytowej, jak również warunki sporządzaprzechowywa-nia sprawozdań z przeprowadzonego audytu dla Zarządu Spółki i Rady Nadzorczej.
6 Regulamin audytu wewnętrznego w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA,
Z a rz ad S p ól k i Z a rz a d M o rs k ich P o rt ó w Sz cz ec in i S w in o u js ci e SA Dy re k to r N ac ze ln y R ad ca P raw n y Dzi al S pr aw Ob ro n ny ch Bi ur o ds . A u d yt u We w n et rz n eg o Dy re k to r ds . R o zw o ju P o rt ó w Dy re k to r ds . F in a ns o w y ch Za st ep ca D y re k to ra ds . N ad zo ru Gl ów n y Ks ie g o w y D zia l A na liz i Z ar zad zan ia Fi na n sa m i Ze sp ól In w ent ar yz ac ji Dzi al Ks ie g o w o sc i Se k cja E w id . i R oz l. Ma ja tk o w yc h Sek cj a R ozl iczen F in ans ow yc h Stan o w is k o ds . ko nt ro li Dzi al P racy i Pla c Dzi al Ad m in is tr acy jn y 0 Dzi al S pr aw P raco w ni czy ch Dzi al K o or d y nacj i Ob ro tu P or to w eg o Sta no w is k o d s. U bezp iecz. i l ikw . sz kód S C H E M A T O R G A NI Z A C Y J N Y Z A RZ A DU M O RS K IC H PO RT Ó W S Z C Z E C IN I S W IN O U J S CI E S A (s ta n na 0 1 .0 7 .2 0 09 r. ) Dzi al O ch ro n y S ro d ow is ka i B H P B iur o W O C -P or t Szczeci n Ze sp ó l ds . K on ta k tó w z M ed iam i Za st ep ca D y re k to ra d s. O rgan iz a cj i i Z a rz a d za n ia Bi ur o d s. N ie ruc ho m o sc i Dz ia l Na d zo ru B ud o w l. i T ec hn ic zn eg o Dz ia l En er ge ty cz n y Bi ur o d s. Ro zw oj u Po rt ó w Z ast ep ca D y re k tor a ds .I n w es ty cj i Po rt o w a S lu zb a R ato w nic za Dzi al O ch ro n y O bi ekt ów P o rt ow yc h i M ie nia Dzi al In fo rm at yk i B iur o d s. W d ra za ni a Pr oj ek tó w Bi ur o Z ar za d u Dzi al H an d lo w y i M ar k etin gu Bi ur o ds . I n w es ty cj i Za st ep ca D y re k to ra ds . H a n d lo w y ch i M a rk et in g u Schemat 1. Biuro ds.
Audytu w strukturze organizacyjnej ZMPSi
Ś
SA
Ź
ród
ło: dane ZMPSi
Ś
2. Realizacja audytu wewnętrznego w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA
Celem Biura ds. Audytu Wewnętrznego jest niezależna, obiektywna ocena wszelkich procesów i systemów zarządzania działających w organizacji. Biuro to wykonuje czynności, które mają charakter oceniający, zapewniający i doradczy. Dzięki temu naczelne kierownictwo fi rmy, składające się z Prezesa Zarządu – rektora Naczelnego i dwóch członków zarządu, Dyrektora ds. Rozwoju Portów i Dy-rektora ds. Finansowych, otrzymują racjonalne zapewnienie, że mechanizmy zarzą-dzania i kontroli wewnętrznej działają prawidłowo. Audyt wewnętrzny w jednostce funkcjonuje niezależnie od czynności operacyjnych, systemu zarządzania i systemu księgowego.
Biuro ds. Audytu Wewnętrznego w ZMPSiŚ SA działa na podstawie regula-minu. Szczegółowe procedury przeprowadzenia audytu wewnętrznego obejmują: planowanie audytu i ocenę ryzyka, badanie właściwe oraz sprawozdawczość z prze-prowadzonego audytu. W toku przeprowadzania audytu, niezależnie od etapu pra-cy audytora, oceniane jest ryzyko, bowiem głównym celem audytu wewnętrznego w przedsiębiorstwie jest ograniczenie ryzyka w działalności jednostki. W procesie oceny ryzyka wyróżnia się dwa etapy:
– identyfi kację obszarów ryzyka,
– analizę ryzyka, gdzie następuje ustalenie obszarów ryzyka pod względem ich ważności dla działalności fi rmy, a w konsekwencji kolejność przeprowadzania zadań audytowych7.
Do zadań Biura ds. Audytu Wewnętrznego w ZMPSiŚ SA należy8:
– kontrola i nadzór nad procedurami związanymi z projektami strategicznymi fi r-my,
– kontrola i nadzór nad procedurami związanymi z pozyskiwaniem funduszy unij-nych,
– nadzór i kontrola komórek merytorycznych w procesie tworzenia dokumentacji przetargowej;
7 K. Winiarska, Teoretyczne i praktyczne aspekty audytu wewnętrznego, Difi n, Warszawa 2005, s. 149. 8 Regulamin audytu wewnętrznego w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA...
– kontrola formalno-prawna procedur związanych z udzielaniem zamówień pub-licznych oraz tych, realizowanych na podstawie Kodeksu cywilnego,
– kontrola formalno-prawna procedur związanych z protestami i odwołaniami w sprawach zamówień publicznych,
– audyt zamówień i umów,
– audyt wszelkich procesów dokonujących się w Spółce,
– kontrola ad hoc, zlecana przez Prezesa Zarządu, a dotycząca bieżących proce-sów działalności fi rmy.
W celu realizacji powyższych zadań, Biuro ds. Audytu Wewnętrznego zatrud-nia czterech pracowników. Szef Biura odpowiada za koordynację wszystkich dzia-łań dotyczących audytu wewnętrznego w fi rmie.
Pierwszym etapem procesu audytu w ZMPSiŚ SA jest planowanie prac audy-towych, który uwzględnia obszar ryzyka w fi rmie. Na tej podstawie zostaje opraco-wany harmonogram rocznego planu audytu, w pierwszej kolejności obejmujący te obszary działalności przedsiębiorstwa, które narażone są na największe ryzyko, a są to: procedury związane z projektami strategicznymi fi rmy, z pozyskiwaniem fundu-szy unijnych oraz tworzeniem dokumentacji przetargowej.
Czynności zadania audytowego zostają wszczęte po uprzednim, pisemnym zawiadomieniu kierownika komórki organizacyjnej, w której będą one przepro-wadzane. Zadanie audytowe, przeprowadzane przez pracownika Biura ds. Audytu Wewnętrznego, składa się z czterech faz, które prezentuje rysunek 1. W toku prze-prowadzanych czynności audytowych pracownicy Biura ds. Audytu Wewnętrznego ZMPSiŚ SA mają nieograniczony dostęp do dokumentacji i informacji badanych komórek, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, a pracowni-cy komórek audytowanych są zobligowani do dostarczenia wszelkich niezbędnych dokumentów na potrzeby audytu.
Faza wstępna polega na zbieraniu informacji o procesach, zdarzeniach i trans-akcjach zachodzących w badanej komórce. Na tym etapie audytor nie przeprowa-dza weryfi kacji szczegółowej, a jedynie dokonuje ogólnego przeglądu działalności, zwracając szczególną uwagę na obszary istotne z punktu widzenia tematu audytu.
Rysunek 1. Fazy zadania audytowego
Źródło: opracowanie własne na podstawie K. Winiarska, Audyt wewnętrzny 2008, Difi n, Warszawa 2008, s. 121.
Etap drugi to przeprowadzenie właściwych czynności audytu. Na tym etapie pracownicy Biura ds. Audytu Wewnętrznego w ZMPSiŚ SA wykorzystują nastę-pujące techniki audytu właściwego: obserwacje, oględziny, wywiady, porównanie danych pochodzących z różnych działów oraz porównanie ich informacji.
Trzeci etap prac audytora polega na sporządzeniu protokołu z przeprowadzo-nego audytu. Zgodnie z regulaminem obowiązującym w przedsiębiorstwie protokół ten musi zawierać informację o tym, w jakiej komórce i w jakim czasie odbył się au-dyt, jakie były podstawy do jego przeprowadzenia, jak również opis kontrolowanych dokumentów, przebieg audytu oraz wykaz ujawnionych błędów wraz z terminem ich naprawy i wnioski wynikające z przeprowadzonego audytu. Protokół ten podpi-suje pracownik przeprowadzający audyt i przedkłada go Szefowi Biura ds. Audytu Wewnętrznego w ZMPSiŚ SA. Protokół sporządzony jest w czterech egzempla-rzach, po jednym dla kontrolowanej komórki, audytora, Szefa Biura oraz Dyrektora Naczelnego.
Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej ma prawo na piśmie usto-sunkować się do wniosków zawartych w protokole. Dokumenty nie okazane audy-torowi, przez pracowników kontrolowanych komórek, nie stanowią podstawy do kwestionowania treści zawartych w protokole końcowym. Mogą natomiast zostać wymienione w piśmie kierownika komórki merytorycznej z podaniem przyczyny nieokazania ich na prośbę pracownika Biura ds. Audytu Wewnętrznego. Pracownicy Biura ds. Audytu Wewnętrznego dokonują weryfi kacji wykonania zaleceń pokon-trolnych oraz podjętych działań lub przyczyn niepodjęcia działań przez komórkę
CzynnoĞci wstĊpne
CzynnoĞci
wáaĞciwe Sprawoz- dawczoĞü
Monitorowanie zaleceĔ Fazy zadania
audytowaną. Weryfi kacja przeprowadzana jest głównie poprzez ponowną kontrolę w danej komórce organizacyjnej i sprawdzenie poprawności wykonanych zaleceń.
Zgodnie z regulaminem, na koniec każdego roku kalendarzowego Biuro ds. Audytu Wewnętrznego sporządza roczne sprawozdanie z przeprowadzonych au-dytów wewnętrznych.
3. Wyniki audytu wewnętrznego w ZMPSiŚ SA w roku 2008
Zidentyfi kowane przez audytorów wewnętrznych obszary ryzyka w zakresie działania jednostki to:
– zamówienia publiczne, – projekty strategiczne fi rmy,
– gospodarowanie mieniem,
– usługi portowe i operatorskie.
W roku 2008 Biuro ds. Audytu Wewnętrznego przeprowadziło trzydzieści sie-dem zadań audytowych. Komórki poddane audytowi i tematykę audytu przedstawia-ją wykresy 1, 2, 3.
Wykres 1. Ilość przeprowadzonych zadań audytowych w ZMPSiŚ SA w podziale na komórki organizacyjne w roku 2008
Źródło: opracowanie własne na podstawie sprawozdania z audytu wewnętrznego za rok 2008 r.
IloĞü przeprowadzonych audytów 22% 17% 12% 10% 17% 8% 12% 2%
Pion Administracyjny i Pracowniczy Pion Rozwoju Portów
Pion Handlowy i Marketingu Pion Nadzoru Majątkowego Pion Finansowy
Pion Dyrektora Naczelnego
Pion Ochrony ĝrodowiska i BezpieczeĔstwa Portów Zarząd Spóáki i Rada Nadzorcza
Wykres 2. Wykonanie audytu w podziale na zadania audytowe w 2008 r.
Źródło: opracowanie własne na podstawie sprawozdania z audytu wewnętrznego za rok 2008 r.
Wykres 3. Piony, w których najczęściej dochodziło do uchybień
Źródło: opracowanie własne na podstawie sprawozdania z audytu wewnętrznego za rok 2008 r.
13% 19% 13% 10% 16% 16% 13%
Audyt systemu zakupu Audyt kontroli wewnĊtrznej
Pozyskiwanie i wykorzystanie Ğrodków unijnych Audyt ochrony Ğrodowiska
Audyt procedur przetargowych
Audyt systemu wynagradzania i umów o pracĊ Audyt rozrachunków i roszczeĔ
Piony, w których najczĊĞciej popeániane byáy báĊdy
48% 6% 3% 9% 16% 9% 3% 6%
Pion Administracyjny i Pracowniczy Pion Rozwoju Portów
Pion Handlowy i Marketingu Pion Nadzoru Majątkowego Pion Finansowy Pion Dyrektora Naczelnego
Pion Ochrony ĝrodowiska i BezpieczeĔstwa Portów Zarząd Spóáki i Rada Nadzorcza
Jak wynika z powyższych wykresów, w 2008 roku najczęściej poddawane au-dytowi wewnętrznemu były komórki w Pionie Administracyjnym i Pracowniczym, Pionie Rozwoju Portów oraz w Pionie Finansowym. Badaniem objęte były następu-jące obszary:
– zarządzanie zasobami ludzkimi: prawidłowość naliczania i przyznawania na-gród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, wykorzystania urlopów wypoczyn-kowych, świadczeń z ZFŚS, szkoleń i kursów,
– nadzór nad gospodarką fi nansową przedsiębiorstwa, w tym prawidłowość: za-mówień materiałów, artykułów żywnościowych, rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych, podpisywania faktur i sporządzania przelewów, windykacja na-leżności,
– system kontroli przestrzegania procedur przetargowych zamówień publicznych, pod względem zgodności z ustawą Prawo zamówień publicznych, Kodeksem cywilnym i wewnętrznymi zasadami zamówień.
Najważniejsze słabości wewnętrzne w jednostce dotyczą nieprzestrzegania za-rządzeń wydanych przez Dyrektora Naczelnego w zakresie gospodarowania środka-mi trwałyśrodka-mi. Brak jednolitej polityki odnośnie stosowanych pieczątek, wewnętrzne-go regulaminu szkoleń i dokształcania się pracowników, uregulowań odnośnie prze-pustek jednorazowych i tymczasowych, co w konsekwencji powoduje brak pełnego nadzoru nad ruchem osobowym pojazdów na terenie portu Szczecin i Świnoujście. W celu usunięcia wszystkich powyższych nieprawidłowości Biuro ds. Audytu We-wnętrznego w protokołach pokontrolnych zaleciło usunięcie nieprawidłowości.
Wszystkie powyższe nieprawidłowości, zdefi niowane w czasie audytu we-wnętrznego, nie wpływają w znaczący sposób na sprawność i efektywność funkcjo-nowania Zarządu Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA.
Uwagi końcowe
Zmieniające się warunki funkcjonowania przedsiębiorstw wymuszają koniecz-ność ciągłego monitorowania wszystkich procesów zachodzących w jednostce. Roz-wiązaniem tego problemu jest funkcjonowanie audytu wewnętrznego. Zadaniem Biura ds. Audytu Wewnętrznego w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnouj-ście SA jest dostarczenie kadrze zarządzającej obiektywnych informacji o działaniu
jednostki, istniejących systemach kontroli czy zidentyfi kowanym poziomie ryzyka, w celu zwiększenia efektywności działania przedsiębiorstwa.
Literatura
Regulamin audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznej w Zarządzie Morskich Portów Szczecin i Świnoujście SA, Szczecin 2008.
Schemat organizacyjny ZMPSiŚ SA, Szczecin 2009.
Winiarska K., Audyt wewnętrzny w 2007 r. Standardy międzynarodowe – Regulacje krajowe, Difi n, Warszawa 2007.
Winiarska K., Audyt wewnętrzny 2008, Difi n, Warszawa 2008.
Winiarska K., Teoretyczne i praktyczne aspekty audytu wewnętrznego, Difi n, Warszawa 2005.
Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o fi nansach publicznych, DzU nr 249, poz. 2104, z późn. zm.
Ustawa z dnia 20 grudnia 1996 r. o portach i przystaniach morskich, DzU nr 9 z 1997 roku, poz. 44 z późn. zm.
ACTIVITY OF INTERNAL AUDIT OFFICE IN AUTHORITY OF SZCZECIN AND ŚWINOUJŚCIE SEAPORTS
Summary
In the article there are presented the working regulations of Internal Audit Offi ce at Szczecin and Świnoujście Seaports Authority. There has also been conducted an analysis of the 2008 audit report while presenting the audit tasks and the audited organizational units.
