Kodeks postępowania partnerów biznesowych Valeo Wrzesień 2018

(1)

Kodeks postępowania partnerów biznesowych Valeo

Wrzesień 2018

(2)

Kodeks postępowania partnerów biznesowych Valeo 2 Program etyki i zgodności Valeo w roku 2018

Spis treści

1. WPROWADZENIE DO KODEKSU……….. 5

1.1. Kogo dotyczy kodeks……….5

1.2. Wdrażanie i egzekwowanie kodeksu……….5

1.3. Konsekwencje naruszenia kodeksu……… 6

2. UCZCIWOŚĆ WOBEC WSZYSTKICH ZAANGAŻOWANYCH INTERESARIUSZY……….7

2.1. Zdrowie i bezpieczeństwo………7

2.2. Poszanowanie praw człowieka i praw dziecka………...7

2.3. Zwalczanie dyskryminacji, promowanie różnorodności………..……8

2.4. Wolność zrzeszania się, prawa związków zawodowych i prawa do układów zbiorowych……… 8

2.5. Gospodarowanie środowiskiem naturalnym………..9

2.6. Nieustanny rozwój……….9

3. ETYCZNE PROWADZENIE INTERESÓW……….. 10

3.1. Zwalczanie praktyk monopolowych……….10

3.2. Zakaz wręczania i przyjmowania wszelkiego rodzaju łapówek……….10

3.3. Konflikt interesów………12

3.4. Zobowiązanie do zachowania profesjonalizmu i jakości………12

3.5. Poufność……….13

3.6. Ochrona danych……….14

3.7. Weryfikacja rzetelności……….15

3.8. Przestrzeganie restrykcji w Eksporcie/Imporcie lub sankcji gospodarczych………15

3.9. Minerały konfliktowe………. 17

3.10. Wykrywanie i zapobieganie problemom………18

4. ZOBOWIĄZANIE DO ZACHOWANIA UCZCIWOŚCI………. 20

(3)

Wstęp od

Jacques’a Aschenbroicha, Dyrektora Generalnego

Szanowni Partnerzy Biznesowi,

Kultura korporacyjna Valeo opiera się na globalnym promowaniu oraz przestrzeganiu ścisłych zasad etyki biznesowej, jak i prowadzeniu działalności zgodnie z obowiązującym prawem i standardami, bez względu na to, gdzie i z kim prowadzimy interesy.

Wierzymy, że zarówno przestrzeganie zasad etycznych jak i obowiązującego prawa odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania i satysfakcji wśród naszych interesariuszy oraz podnosi morale naszych pracowników. Wierzymy także w promowanie uczciwości na poziomie osobistym jak i zawodowym, która wraz z przejrzystymi zasadami i oczekiwaniami tworzy odpowiednie warunki dla stabilnego i dochodowego wzrostu.

Ponieważ jesteśmy członkiem inicjatywy ONZ Global Compact zaangażowanym na rzecz stabilnego rozwoju, dochowujemy wierności uniwersalnym zasadom mającym za przedmiot prawa człowieka, prawa pracowników, ochronę i dbałość o środowisko oraz walkę z korupcją. Nasze wartości oraz zaangażowanie w prowadzenie

(4)

Valeo Kodeks postępowania partnerów biznesowych 4

biznesu na najwyższym poziomie odzwierciedla Kodeks Etyki Valeo, w którym nakreślona została nasza polityka, w tym wartości etyczne oraz prawa, którym Valeo podporządkowuje się każdego dnia.

Z upływem czasu rozwinęliśmy współpracę z rozbudowaną siecią dostawców i Partnerów Biznesowych. Nasze wybory niewątpliwie opierają się na jakości, zapotrzebowaniu, wydajności i kosztach, jednak przede wszystkim chcemy, aby współpraca z naszymi Partnerami Biznesowymi była zgodna z prawem, etyczna i obopólnie korzystna.

Dlatego decydujemy się na nawiązywanie współpracy wyłącznie z tymi Partnerami Biznesowymi, którzy podobnie jak my przywiązują wagę do etyki biznesu, uczciwych praktyk sprzedażowych i marketingowych, ochrony poufności i własności intelektualnej oraz braku tolerancji dla łapówkarstwa i korupcji.

Zaangażowanie na rzecz innowacyjności, jakości, systemu wartości, uczciwości, poszanowania praw człowieka, bezpieczeństwa miejsc pracy, wyeliminowania dyskryminacji, troski o środowisko naturalne oraz etyczne pozyskiwanie materiałów są równie kluczowym czynnikiem doboru Partnerów Biznesowych.

Ponieważ musimy mieć pewność, że osoby działające na rzecz Valeo postępują zgodnie z przepisami prawa, promowanymi przez nas zasadami i niniejszym kodeksem, Kodeks Partnerów Biznesowych Valeo jest obowiązkowy dla wszystkich naszych dostawców, usługodawców, konsultantów, przedstawicieli, pośredników, partnerów joint venture i ich personelu przydzielonego do realizacji projektów Valeo lub pracującego na rzecz bądź wspierającego Valeo.

Prosimy o poświęcenie czasu na dokładne zapoznanie się z niniejszym kodeksem, aby zrozumieć jego treść. Mimo że żaden kodeks nie jest w stanie odpowiedzieć na wszystkie pytania ani rozstrzygnąć każdego etycznego dylematu, niniejszy dokument ma na celu zapewnienie solidnych podstaw do podejmowania właściwych decyzji z punktu widzenia zasad etycznych. Dziękujemy i mamy nadzieję na owocną współpracę.

Z poważaniem,

Jacques Aschenbroich, Dyrektor Generalny

(5)

1. Wprowadzenie do kodeksu

Celem Kodeksu Postępowania Partnerów Biznesowych Valeo (dalej

zwanego kodeksem) jest opisanie oczekiwań Valeo w zakresie etyki biznesowej i dochowania zgodności z przepisami w stosunku do osób trzecich (zwanych dalej „Partnerami Biznesowymi”), jak również zapewnienie im wytycznych dotyczących działań w wielu obszarach, w których prowadzimy działalność.

Zgodnie z naszym Kodeksem Etyki, wytyczne i standardy zawarte w tym kodeksie stanowią uzupełnienie wymagań Valeo w kwestiach Zrównoważonego Rozwoju wobec dostawców (tj. kryteria Zrównoważonego Rozwoju zawarte w formularzu ewaluacyjnym dostawców).

Kodeks ten jest praktycznym przewodnikiem po etycznych praktykach biznesowych, które zapewnią nam wspólny i długotrwały sukces.

1.1. Kogo dotyczy kodeks

Przestrzeganie niniejszego kodeksu jest wymogiem koniecznym do współpracy z Valeo. Dotyczy to wszystkich Partnerów Biznesowych i ich pracowników lub innych osób działających z ich ramienia. Partnerzy biznesowi są definiowani w szczególności jako następujące podmioty:

► sprzedawcy

► dostawcy

► usługodawcy

► przedstawiciele (agenci) i pośrednicy

► dystrybutorzy

► wszystkie inne podobne podmioty dostarczające towary lub usługi dla lub na rzecz Valeo

1.2. Wdrażanie i egzekwowanie kodeksu

Niezwykle ważne jest, aby niniejszy kodeks był stosowany na co dzień, a także aby nasi Partnerzy Biznesowi przestrzegali opisanych w nim wartości i upowszechniali je w ramach swoich struktur organizacyjnych.

Partnerzy Biznesowi mają obowiązek stosować i rozpowszechniać kodeks wśród swoich pracowników, podwykonawców i poddostawców, jak również regularnie podkreślać jego kluczowe aspekty.

Chociaż niniejszy kodeks przedstawia ogólny przegląd zagadnień, które są najważniejsze dla poszanowania etyki w naszych relacjach biznesowych,

(6)

nie ma on kompleksowego ani wyczerpującego charakteru. Prosimy o kontakt z nami, jeżeli kiedykolwiek zajdzie potrzeba uzyskania dodatkowych informacji na temat postępowania zgodnie z niniejszym kodeksem.

Konsultacja z radcą prawnym lub adwokatem również może okazać się niezbędna.

1.3. Konsekwencje naruszenia kodeksu

Naruszenie kodeksu i jakichkolwiek przepisów obowiązującego prawa pociąga za sobą poważne konsekwencje, w tym utratę możliwości prowadzenia interesów z Valeo i potencjalne wypowiedzenie umów.

Konsekwencje naruszenia obowiązującego prawa mogą obejmować wysokie grzywny dla przedsiębiorstw i osób fizycznych, a nawet karę pozbawienia wolności.

Przedmowa Marca Guedona,

Dyrektora ds. zakupów grupy Valeo

„ Mam zaszczyt zapoznać Państwa z kodeksem postępowania partnerów biznesowych Valeo.

Niniejszy kodeks, skierowany do naszych partnerów biznesowych na całym świecie, odzwierciedla kodeks etyki Valeo i opisuje nasze wymagania oraz oczekiwania, szczególnie w kontekście praw człowieka, ochrony środowiska, działań antymonopolowych i antykorupcyjnych, kontroli eksportu oraz ochrony danych.

Opiera się on na wspólnych wartościach i dążeniu do uczciwości oraz stwarza solidną podstawę dla długoterminowej współpracy pomiędzy Valeo a jego określonymi dostawcami lub partnerami biznesowymi, którzy muszą go w pełni zaakceptować i stosować się do jego zasad, aby współpracować z Valeo. ”

Marc Guedon - Dyrektor ds. Zakupów firmy Valeo

(7)

2. Uczciwość wobec wszystkich zaangażowanych interesariuszy

Przystępując do programu Global Compact ONZ w 2004 roku, Valeo świadomie zobowiązało się do poszanowania i promowania na całym świecie fundamentalnych praw ustanowionych w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, godności i niezbywalnej wartości każdego człowieka, wymagań dotyczących minimalnego wieku zatrudnienia, płac i świadczeń, równouprawnienia mężczyzn i kobiet oraz prywatnego życia pracowników.

Od naszych Partnerów Biznesowych oczekujemy promowania tych samych wartości, stosowania się do zasad Global Compact w odniesieniu do zrównoważonego rozwoju i wszelkich związanych z tym regulacji, a także zwalczania niewłaściwych lub nielegalnych zachowań.

2.1. Zdrowie i bezpieczeństwo

Zobowiązujemy się utrzymania bezpieczeństwa w miejscach pracy i opracowaliśmy wiele wytycznych, procedur i zasad bezpieczeństwa, aby chronić osoby pracujące w Valeo. Wprowadziliśmy zakaz spożywania alkoholu i środków odurzających w miejscach pracy i zabraniamy dystrybucji, sprzedaży, zakupu, wymiany, posiadania i zażywania narkotyków w miejscach pracy. Palenie jest dozwolone wyłącznie w przeznaczonych do tego obszarach w obrębie zakładów Valeo.

Oczekujemy, że personel Partnerów Biznesowych pracujący na terenie zakładów Valeo będzie stosować się do instrukcji Valeo dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

2.2. Poszanowanie praw człowieka i praw dziecka

Zwalczamy zjawisko pracy przymusowej i pracy dzieci: nie zatrudniamy dzieci poniżej 16. roku życia. Ogólnie rzecz ujmując, stosujemy się do konwencji MOP szczególnie dlatego, że odnosi się ona do zatrudniania dzieci pomiędzy 15. a 18. rokiem życia i oczekujemy od naszych dostawców i partnerów honorowania tych samych wartości oraz ścisłego przestrzegania odpowiednich ustaw.

(8)

Oczekujemy też, aby praktyki w zakresie zatrudnienia były wolne od pracy przymusowej, a pracownicy otrzymywali wynagrodzenie zgodne ze stosownymi przepisami, w tym dotyczącymi płacy minimalnej, nadgodzin i obowiązkowych świadczeń, a także byli traktowani równo i sprawiedliwie.

W szczególności, żaden z Partnerów Biznesowych Valeo nie może zatrudniać dzieci poniżej 16. roku życia, ani czerpać korzyści z pracy przymusowej lub obowiązkowej. Godziny pracy, czas odpoczynku oraz okresowe urlopy także muszą być respektowane zgodnie z lokalnymi przepisami lub zawartymi układami zbiorowymi, jeżeli mają zastosowanie.

2.3. Zwalczanie dyskryminacji, promowanie różnorodności

Jako firma globalna, cenimy i promujemy różnorodność. Zwalczamy również dyskryminację i mobbing. Jakiekolwiek formy prześladowania o podłożu seksualnym lub psychologicznym, nękanie bądź postępowanie, które ma negatywny wpływ na wydajność pracy danej osoby, lub stwarzające atmosferę strachu, wrogości lub agresji jest całkowicie zabronione w Valeo, nawet jeśli między stronami nie istnieje stosunek podległości służbowej.

W związku z tym Partnerzy Biznesowi Valeo muszą zadbać, aby ich praktyki dotyczące zatrudnienia były wolne od jakiegokolwiek rodzaju dyskryminacji, w szczególności wobec członków związków zawodowych, przedstawicieli pracowników, kobiet oraz mniejszości.

Muszą oni także stosować zasadę równości wynagrodzenia mężczyzn i kobiet, zgodnie z konwencją MOP nr 100.

2.4. Wolność zrzeszania się, prawa związków zawodowych i prawa do układów

zbiorowych

Wierzymy w swobodę zrzeszania się i wspieramy rzeczywiste poszanowanie prawa do układów zbiorowych w krajach, w których są one stosowane. Od naszych Partnerów Biznesowych oczekujemy przestrzegania wszelkich obowiązujących przepisów w tym zakresie, promowania dialogu pomiędzy pracownikami a kierownictwem

(9)

i respektowania ewentualnych układów zbiorowych, jeżeli takie zostały zawarte.

Wszelkie przejawy dyskryminacji, mobbingu i działań odwetowych wobec przedstawicieli pracowników lub członków związków zawodowych muszą być zwalczane.

2.5. Gospodarowanie środowiskiem naturalnym

Działamy zgodnie z wszelkimi lokalnymi przepisami dotyczącymi ochrony środowiska i zabraniamy wytwarzania lub sprzedawania towarów, które stwarzają niedopuszczalne ryzyko dla ludzkiego zdrowia lub środowiska naturalnego.

Oczekujemy, aby nasi Partnerzy Biznesowi przestrzegali tych samych zasad i przyczyniali się do ochrony środowiska, pomagając nam w zmniejszaniu zużycia surowców i energii, optymalizacji zużycia zasobów naturalnych i redukowaniu ilości odpadów w trakcie projektowania, produkcji, dystrybucji, użytkowania i recyklingu wszelkich naszych towarów. W celu uzyskania dalszych informacji prosimy skorzystać z internetowego portalu Sustainable Development firmy Valeo.

2.6. Nieustanny rozwój

Ogólnie rzecz biorąc, zachęcamy naszych Partnerów Biznesowych do przejrzystości, odpowiedzialności oraz zaangażowania w ciągłe doskonalenie w kierunku zrównoważonego rozwoju.

W związku z tym zdecydowanie zalecamy promowanie zasad i wartości zawartych w tym kodeksie wśród swoich własnych dostawców i partnerów. Przypominamy, że Partner Biznesowy nie może zatrudnić żadnego przedstawiciela, który pośrednio reprezentowałby Valeo bez uprzedniej formalnej, pisemnej zgody Valeo.

(10)

Kodeks postępowania Partnerów Biznesowych Valeo 10

3. Etyczne prowadzenie interesów

W Valeo wiemy, że etyczne postępowanie w biznesie zapewnia nam obecny sukces, a także zrównoważony rozwój firmy na przestrzeni przyszłych lat. Wierzymy, że uczciwość i sukces są ze sobą powiązane.

Właśnie dlatego ściśle przestrzegamy zasad i przepisów prawa promujących uczciwą konkurencję na rynku i chroniących przed nieuczciwą konkurencją, łapówkarstwem i korupcją: absolutnie nie tolerujemy ich nieprzestrzegania.

3.1. Zwalczanie praktyk monopolowych

Oczekujemy, że wszyscy nasi Partnerzy Biznesowi będą przestrzegać tych samych zasad i nie będą wchodzić w zmowy z konkurentami w ramach karteli, angażować się w ustalanie cen, podział rynku i ustawianie przetargów ani wymieniać poufnych danych biznesowych z konkurentami w celu ograniczenia konkurencji.

Strony trzecie wspierające Valeo w projektach z udziałem konkurencji, tj. usługodawców, wykonawców, praktykantów czy stażystów, muszą zachowywać się odpowiednio i przestrzegać naszych standardów uczciwości. Poradnik Valeo na temat świadomości ryzyka monopolu dla stron trzecich oraz platforma e-learningu zostały stworzone z myślą o nich i ich zespołach.

3.2. Zakaz wręczania i przyjmowania wszelkiego rodzaju łapówek

Łapówki i korupcja są absolutnie zakazane w Valeo: Przestrzegamy wszelkich obowiązujących przepisów krajowych oraz powszechnie aprobowanych regulacji międzynarodowych (w tym Sapin II, the Foreign Corrupt Practices Act, the UK Bribery Act itp.).

Nasi pracownicy nie mogą przyjmować żadnych podarunków ani korzyści/zaproszeń od klientów lub dostawców w jakiejkolwiek formie (w szczególności pieniędzy, towarów, usług, rozrywek lub podróży),

(11)

chyba że podarunek lub korzyść/zaproszenie ma minimalną wartość.

Nie podejmujemy działań, które mogą być odebrane jako próby wywarcia niewłaściwego wpływu na klienta, rząd bądź decyzje administracyjne w kwestiach związanych z Valeo. Unikamy wszelkich sytuacji, w których Valeo mogłoby być postrzegane jako otwarte na czynne lub bierne przekupstwo, wobec którego obowiązuje zasada zero tolerancji.

W rezultacie, pracownikom, dyrektorom i Partnerom Biznesowym Valeo zabrania się wręczania lub obiecywania wręczenia w zamian za lub w celu uzyskania kontraktu lub jakiejkolwiek innej niewłaściwej korzyści handlowej lub finansowej, lub jakiejkolwiek nienależnej korzyści, bezpośrednio lub pośrednio, jakiegokolwiek prezentu lub gratyfikacji w gotówce lub w innej formie, wszelkich zaproszeń i zaproszeń na imprezy rozrywkowe, jakimkolwiek przedstawicielom klienta lub dostawcy lub osobom trzecim, w tym dziennikarzom.

Rygorystyczne przepisy Valeo dotyczące walki z łapówkami i korupcją tyczą się również bezpośredniego lub pośredniego kontaktu z urzędnikami państwowymi lub osobami publicznymi, jednostkami administracji oraz organami władzy.

Partnerzy Biznesowi Valeo, którzy współdziałają z urzędnikami państwowymi w naszym imieniu, na naszą rzecz lub w naszym interesie mają bezwzględny zakaz wręczania lub składania obietnic wręczenia korzyści osobistych, oferowania ich, dokonywania płatności lub obiecywania korzyści majątkowych albo dokonania zapłaty w jakiejkolwiek formie, bezpośrednio lub pośrednio, jakiemukolwiek urzędnikowi państwowemu w zamian za przychylne działanie ze strony rządu, jednostek administracji lub innego podmiotu.

Właśnie dlatego nasi Partnerzy Biznesowi podlegają rygorystycznej procedurze selekcji, która może też obejmować sprawdzenie przeszłości. W przypadku pośredników i przedstawicieli stron trzecich, są oni wybierani i utrzymywani na podstawie Polityki Valeo dotyczącej retencji i wyboru przedstawicieli i pośredników, która odzwierciedla najwyższe standardy uczciwości i etyki biznesu.

Zabrania się świadczenia usługi, dokonywania płatności oraz podpisywania, przedłużania lub odnawiania jakiejkolwiek umowy z pośrednikiem strony trzeciej, chyba że ona lub jej firma została

(12)

uprzednio zaakceptowana zgodnie z rzeczoną polityką. Warunkiem koniecznym jest również akceptacja Postanowień umownych Valeo dla pośredników stron trzecich, uwzględniających między innymi zakaz oferowania korzyści urzędnikom państwowym, i Kodeksu Etyki Valeo, a także wymóg wskazania rzeczywistych usług do wykonania, podstawy opłat lub ceny oraz innych warunków i postanowień.

Nieprzestrzeganie tych zasad traktowane jest niezwykle poważnie.

Może to skutkować rozwiązaniem umów z Partnerami Biznesowymi.

Poradnik o świadomości ryzyka łapówek dla stron trzecich oraz platforma e-learningowa mają za zadanie pomóc Partnerom Biznesowym zrozumieć nasze zasady i oczekiwania.

3.3. Konflikt interesów

„Konflikt interesów” występuje wtedy, gdy prywatne interesy pracownika kolidują z interesami Valeo bądź ingerują w nie lub gdy pracownik bądź jego bliski krewny miałby skorzystać osobiście na transakcji, w którą zaangażowana jest firma z grupy Valeo.

Od pracowników oczekuje się podejmowania decyzji biznesowych leżących wyłącznie w najlepszym interesie Valeo. Angażowanie się w jakikolwiek konflikt interesów jest zabronione.

W związku z tym, zabronione jest bezpośrednie lub pośrednie inwestowanie w Partnera Biznesowego współpracującego z Valeo, w spółkę matkę dostawcy lub jej spółki zależne. Partnerzy biznesowi nie mogą pożyczać pieniędzy pracownikom Valeo, ani bezpośrednio lub pośrednio oferować lub wręczać korzyści majątkowych ani łapówek.

3.4. Zobowiązanie do zachowania profesjonalizmu i jakości

Z roku na rok ciężko pracujemy, aby innowacyjność i jakości naszych towarów i usług, była doceniana przez naszych klientów i partnerów oraz wyróżniania nagrodami za wysoką jakość przez niezależnych specjalistów w naszej branży.

(13)

Wierzymy, że wysoka jakość towarów i usług, które oferujemy naszym klientom zależy od integralności i niezawodności naszych systemów produkcyjnych.

Valeo ustanawia rygorystyczne standardy produkcji i kontroli jakości, aby zapewnić, by nasze towary spełniały nie tylko wszelkie wymogi przewidziane prawem i właściwymi regulacjami, ale także oczekiwania klientów. Cel, jakim jest poprawa jakości, motywuje i wzmacnia nas w codziennej pracy Valeo, zgodnie z uznawanymi przez nas wartościami, a wszyscy pracownicy Valeo są odpowiedzialni za wdrażanie wspomnianych procedur kontroli jakości.

Kluczowe znaczenie ma również pro-aktywność: czujność i odpowiednio wczesne zgłaszanie kierownictwu wszelkich dostrzeżonych usterek, takich jak wadliwe części, faktyczne lub potencjalne trudności w produkcji oraz transparentność to podstawowe zasady naszej etyki biznesowej w zakresie produkcji i dostaw.

Profesjonalizm zapewnia naszym przedsiębiorstwom i relacjom partnerskim możliwość rozwoju i wzrostu.

3.5. Poufność

W Valeo chronimy naszą wiedzę, know-how, prawa własności intelektualnej, oraz szeroko rozumiane informacje o charakterze poufnym lub strategicznym.

Jesteśmy niezwykle ostrożni w kwestii zachowywania uczciwości i bezpieczeństwa naszej sieci informatycznej oraz urządzeń, a także wymiany informacji, czy to bezpośrednio, czy za pośrednictwem systemów informatycznych lub mediów społecznościowych.

Szanujemy własność intelektualną i informacje poufne należące do innych osób, a także poufność ich danych, projektów, tajemnic handlowych, praw autorskich i wszelkich innych własności intelektualnych, w tym oprogramowania, ilustracji i publikacji.

Informacje poufne oznaczają zasadniczo informacje, wiedzę lub dane o dowolnych charakterze (w tym między innymi informacje finansowe,

(14)

przemysłowe, techniczne i handlowe, które mogą zawierać dane osobiste zdefiniowane przez ogólne rozporządzenie o ochronie danych UE).

Aby zapewnić poufność i bezpieczeństwo informatyczne, wymagana jest dyscyplina i rozwaga. Od naszych Partnerów Biznesowych oczekujemy ścisłego stosowania się do naszego Karty IT podczas korzystania z urządzeń dostarczanych przez Valeo. Oczekujemy również, że będą oni przestrzegać poufności i cudzych praw, a także wykorzystywać ujawnione informacje lub udzielone prawa wyłącznie w celu wypełnienia swoich zobowiązań względem Valeo.

Partnerzy Biznesowi Valeo nie mają prawa wypowiadać się w imieniu Valeo, mówić ani pisać o Valeo, projektach Valeo, klientach Valeo.

W rezultacie wszelkie zapytania lub zaproszenia do udziału w rozmowach/wywiadach należy kierować do wiceprezesa ds.

komunikacji firmy Valeo, a wszelka komunikacja prowadzona w mediach społecznościowych lub w inny sposób, np. za pośrednictwem CV, jest zabroniona, jeśli miałaby prowadzić do ujawnienia informacji poufnych Valeo, klientów Valeo lub innych interesariuszy.

3.6. Ochrona danych

Starannie chronimy dane osobowe i wdrożyliśmy szczegółowy Program Zgodności z Zasadami Ochrony Danych. Gromadzimy, wykorzystujemy i przechowujemy dane osobowe naszych Partnerów Biznesowych jedynie na potrzeby zarządzania interesami i/lub stosunkami umownymi. W celu uzyskania dalszych informacji można skontaktować się z Inspektorem ds. Ochrony Danych firmy Valeo pod adresem:

dpo.external@valeo.com

Od naszych Partnerów Biznesowych oczekujemy przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Jeśli Partner Biznesowy miałby pełnić rolę podmiotu przetwarzającego dane w sposób zdefiniowany w tym rozporządzeniu, strony zawierają umowę o powierzeniu przetwarzania danych. Umowa ta będzie

(15)

zawierać obowiązkowe klauzule dotyczące międzynarodowego przekazywania danych w przypadku przetwarzania danych poza Unią Europejską.

Partner Biznesowy zobowiązany będzie dopilnować, aby jego pracownicy mający dostęp do informacji poufnych, w szczególności ci, którzy mogą przetwarzać dane osobowe na podstawie umowy o przetwarzaniu danych, zostali w pełni uświadomieni i uczuleni na przepisy o regulacji danych i obowiązku poufności Partnera Biznesowego.

3.7. Weryfikacja rzetelności

Ze względów prawnych Valeo może wymagać przeprowadzenia odpowiedniej weryfikacji rzetelności swoich Partnerów Biznesowych.

Firma Valeo zastrzega sobie prawo do odmówienia lub zaprzestania współpracy z partnerem, którego praktyki nie odpowiadają jej standardom etyki biznesowej.

Dane zebrane w ramach procesu selekcji lub retencji zostaną wykorzystane zgodnie z Oświadczeniem Valeo o ochronie danych oraz prywatności dostępnym na stronie valeo.com, w którym opisano również prawa Partnerów Biznesowych dotyczące ich danych.

W celu uzyskania dalszych informacji można skontaktować się z Inspektorem ds. Ochrony Danych firmy Valeo pod adresem:

dpo.external@valeo.com

3.8. Przestrzeganie restrykcji

w Eksporcie/Imporcie lub sankcji gospodarczych

Valeo zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących importu i eksportu towarów, usług, technologii i informacji, w tym reeksportu i handlu równoległego. w szczególności, w zależności od charakteru towarów, usług, technologii, walut lub zaangażowanych stron, prawo UE i/lub prawo USA może zostać zastosowane w następujących dziedzinach:

► Systemy sankcji ograniczające bezpośredni lub pośredni import

(16)

z lub eksport do (również opłaty z/od) terenu objętego sankcjami, obecnie Krymu na Ukrainie, Kubie, Iranu, Korei Północnej, Sudanu lub Syrii, bądź podmiotów objętych sankcjami (takimi jak te objęte przez restrykcje Unii Europejskiej i/lub Stanów Zjednoczonych), w tym import lub eksport dokonany przez państwa trzecie lub podmioty trzecie (takie jak odsprzedawcy lub dystrybutorzy);

► Ograniczenia rządowe dotyczące fizycznego lub elektronicznego eksportu dóbr i technologii, na przykład tam, gdzie takie przedmioty mogłyby być użyte w celach militarnych lub do represji politycznych i wymagają odpowiedniej licencji;

► Prawidłowa klasyfikacja i deklaracja celna importowanych towarów.

W kontaktach z Valeo, Partnerzy Handlowi Valeo są zobowiązani do postępowania zgodnie z tymi zobowiązaniami, w tym przestrzegania praw i regulacji Stanów Zjednoczonych o zasięgu eksterytorialnym, a także do przekazywania Valeo informacji dotyczących ich międzynarodowych kontaktów handlowych, pochodzenia i/lub klasyfikacji eksportowej towarów/materiałów dostarczanych do Valeo, a także/lub pisemnego potwierdzenia przeznaczenia i/lub użytkowania końcowego i/lub użytkownika końcowego towarów Valeo, które kupują od lub dystrybuują w imieniu Valeo.

W rezultacie przyjęcie zamówienia od Valeo oznacza dla dostawcy, że ani dostawca, ani żaden dostawca wyższego szczebla lub inny podmiot trzeci czerpiący korzyści finansowe z dostarczenia towarów nie może znajdować się na żadnej liście podmiotów objętych ograniczeniami prowadzonymi przez rząd Stanów Zjednoczonych lub Unii Europejskiej oraz jej państw członkowskich lub innych krajów.

Jeśli eksport, powrotny wywóz lub transfer do Valeo zidentyfikuje przedmiot, oprogramowanie lub materiał figurujący na liście U.S Commerce Control List, w wykazie kontrolnym UE lub na jakiejkolwiek podobnej liście, Valeo musi zostać poinformowane przez dostawcę tak szybko, jak to możliwe i najpóźniej w chwili złożenia zamówienia.

Dostawca musi również przekazać Valeo wszelkie powiązane klasyfikacje eksportowe każdego towaru (np. US Export Control

(17)

Kodeks postępowania Partnerów Biznesowych Valeo 17 Classification Number lub EU Control List Number).

Z kolei od dystrybutorów i odsprzedawców oczekuje się ścisłego przestrzegania wszelkich obowiązujących sankcji gospodarczych, kontroli eksportu oraz regulacji importowych Stanów Zjednoczonych, Unii Europejskiej i wszelkich innych odpowiednich jurysdykcji.

Ani dystrybutor, ani żadna spółka dominująca, zależna, powiązana, dokonująca sprzedaży lub stowarzyszona nie mogą figurować na żadnej liście podmiotów objętych ograniczeniami prowadzonej przez rząd Stanów Zjednoczonych lub na skonsolidowanej liście podmiotów objętych sankcjami Unii Europejskiej ani tym podobnej, a także nie mogą być własnością lub być kontrolowane przez bądź działające w imieniu podmiotu ograniczonego (łącznie określanych jako

„stronami objętymi ograniczeniami”).

Nie mogą oni importować, eksportować, powtórnie wywozić, sprzedawać, odsprzedawać, transferować ani pozyskiwać żadnych towarów, danych technicznych, oprogramowania, materiałów lub zaopatrzenia (i) z naruszeniem jakichkolwiek obowiązujących przepisów dotyczących kontroli handlu; lub (ii) do ani z żadnego kraju, w którym wymagane jest uzyskanie pozwolenia na eksport bądź innej autoryzacji w czasie importu lub eksportu bez uprzedniego uzyskania wszelkich wymaganych pozwoleń i autoryzacji.

Nie mogą, bezpośrednio ani pośrednio, prowadzić interesów, dostarczać towarów i usług lub pozyskiwać towarów i materiałów od żadnego podmiotu ograniczonego ani kraju, z którym handel jest zakazany przez OFAC lub jakiekolwiek inne przepisy dotyczące ochrony handlu. Kraje lub tereny obecnie objęte szeroko zakrojonymi sankcjami Stanów Zjednoczonych lub ograniczeniami eksportu obejmują Kubę, Iran, Koreę Północną, Sudan, Syrię oraz Krym (łącznie określane jako „kraje sankcjonowane”).

3.9. Minerały konfliktowe

Minerały konfliktowe to pewne rodzaje surowców, które pochodzą z określonych regionów, gdzie dochodzi do łamania praw człowieka i gwałtownych konfliktów. Najczęściej tymi materiałami są cyna, wolfram, tantalit i złoto z Demokratycznej Republiki Konga i okolicznych terenów. Valeo i wszyscy Partnerzy Biznesowi muszą

(18)

aktywnie unikać nabywania, handlu, posiadania i przyczyniania się w jakikolwiek inny sposób do szerzenia wykorzystywania tych minerałów konfliktu.

Valeo pomaga również klientom sprostać ich zobowiązaniom wobec przepisów dotyczących minerałów konfliktu i oczekuje od Partnerów Biznesowych współpracy oraz udzielania wymaganych informacji.

W celu uzyskania dalszych informacji prosimy odnieść się do valeo.com – Strategia zakupowa.

3.10.Wykrywanie i zapobieganie problemom

Najważniejsze jest wczesne wykrywanie problemów, zapobieganie naruszeniom i łamaniu prawa i zasad, a w przypadku ich wystąpienia, zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu. Świadomość i zrozumienie ryzyka ma zatem zasadnicze znaczenie dla wykrywania i zapobiegania ryzyku.

Mimo że odpowiednie szkolenie personelu jest Państwa obowiązkiem, opracowaliśmy materiały podnoszące świadomość, mające na celu pomóc Państwa zespołom przydzielonym do zadań lub projektów Valeo zrozumieć ryzyka, którym Valeo chce szczególnie przeciwdziałać, a także umożliwiające poznanie naszych oczekiwań w zakresie postaw i zachowań. Te materiały to tzw. Poradnik świadomości dla stron trzecich Valeo i Kurs e-learningowy świadomości Partnerów Biznesowych Valeo.

Prosimy o branie udziału w szkoleniu w miarę potrzeb, a także o dopilnowanie, aby Państwa zespoły zachowywały się odpowiednio przez cały czas.

Zachęcamy również do zabierania głosu i zadawania pytań w celu rozwiania jakichkolwiek wątpliwości dotyczących przestrzegania zasad w trakcie zadań lub projektów Valeo, szczególnie w razie zauważenia lub podejrzenia działań mogących naruszać politykę Valeo lub jakiekolwiek powiązane przepisy.

Aby podzielić się obawami w sposób poufny, prosimy o jak najszybszy kontakt z osobą reprezentującą Valeo lub, jeżeli chcą Państwo zachować anonimowość, prosimy o kontakt z Inspektorem Głównym ds. Etyki i Zgodności firmy Valeo pod numerem 33 1 40 55 20 20

(19)

Kodeks postępowania Partnerów Biznesowych Valeo 19 lub o skorzystanie z Linii alarmowej Valeo.

Valeo nie toleruje działań odwetowych wobec jakichkolwiek wewnętrznych lub zewnętrznych osób, które w dobrej wierze zgłosiły o możliwym naruszeniu prawa, kodeksów lub zasad Valeo ani na skutek uczestnictwa w jakimkolwiek rodzaju dochodzenia, postępowania lub przesłuchania.

Zgłoszenia dokonane w dobrej wierze są wyrazem uczciwości i stanowią adekwatną reakcję. Nie należy obawiać się dokonywania takich zgłoszeń, w tym nie ma potrzeby zatajania swojej tożsamości.

(20)

4. Zobowiązanie do zachowania uczciwości

Zdecydowanie zalecamy Partnerom Biznesowym, aby przeprowadzili odpowiednie szkolenia pracowników w zakresie niniejszego kodeksu.

Szkolenie kluczowego personelu jest obowiązkowe dla każdego Partnera Biznesowego zaangażowanego w kontakt z rządem lub utrzymującego bezpośrednie stosunki z przedstawicielami rządu bądź organami władzy. Również Partnerzy Biznesowi Valeo, którzy pracują przy dedykowanych projektach Valeo muszą zostać przeszkoleni pod kątem znajomości kodeksu. Valeo może uznać za konieczne wprowadzenie obowiązku szkolenia w zakresie kodeksu dla niektórych Partnerów biznesowych.

Valeo zastrzega sobie prawo do monitorowania i okresowego sprawdzania przestrzegania kodeksu przez swoich partnerów biznesowych, wliczając w to niezapowiedziane wizyty i inspekcje.

W miarę możliwości Partnerzy Biznesowi muszą utrzymywać dowód dostępności kodeksu oraz prowadzić ewidencje wszelkich szkoleń, certyfikatów i komunikacji w zakresie kodeksu. Od Partnerów Biznesowych oczekuje się stosowania odpowiednich i skutecznych środków samodzielnego nadzoru wobec przestrzegania kodeksu.

Mamy nadzieję, że wykorzystają Państwo ten dokument jako platformę do stworzenia, wdrożenia, komunikacji i działania zgodnie z wartościami, które Valeo uznaje za uniwersalne i kluczowe, w celu tworzenia etycznego i sprawiedliwego środowiska biznesowego dla nas wszystkich.

(21)

DZIAŁ ETYKI i ZGODNOŚCI

https://sites.google.com/a/valeo.com/ethics-compliance-portal/home

DZIAŁ ETYKI i ZGODNOŚCI www.valeo.com