21 Facto Magazine nummer 1/2 januari/februari 2013
Beter voorkomen
dan genezen
Tijdens de planontwikkeling voor nieuwbouw of verbouw in de zorg, vinden vaak
nog allerlei veranderingen plaats in het programma van eisen. Gevolg: tijdverlies,
extra kosten en frustratie bij de betrokkenen. Zijn wijzigingen te voorkomen?
Kunnen we de nadelige effecten reduceren? Een verkenning van soorten
wijzigin-gen, oorzaken, gevolgen en mogelijke oplossingen.
theovander voordt*H
et programma van eisen is een belangrijk document in de plan ontwikkeling voor nieuw-bouw en (grote) ingrepen in bestaande bouw. De opdrachtgever legt er zijn ei-sen en wenei-sen in vast voor de locatie, het gebouw en de afzonderlijke ruim-ten en randvoorwaarden ruim-ten aanzien van tijd, geld en wet- en regelgeving. Ideeën over huidig en toekomstig ge-bruik en eisen en wensen ten aanzien van beleving, beeldkwaliteit, flexibili-teit, duurzaamheid en efficiency, moe-ten op een heldere manier worden om-gezet in vierkante meters, gewenste positionering van ruimten, beoogde uitstraling en technische prestatiespe-cificaties en worden getoetst aan de budgettaire mogelijkheden. Door de invoering van gereguleerdemarktwerking in de zorg hebben zorg-organisaties veel meer vrijheid gekre-gen in het maken van programmati-sche keuzes. Daar staat tegenover dat de risico’s van onvoldoende doordach-te programma’s van eisen en onhandi-ge of te dure onhandi-gebouwen, niet lanonhandi-ger worden ontlopen door de traditionele nacalculatie van de kapitaalslasten door de overheid, maar ten laste ko-men van de zorgorganisaties zelf. Het is dus erg belangrijk dat een zorg-organisatie goed nadenkt over wat zij wil, wat de financiële mogelijkheden en beperkingen zijn - zowel qua inves-teringen als ten aanzien van de exploi-tatielasten tijdens de gehele levensduur - en hoe een toekomstbestendig ge-bouw kan worden ontwikkeld.
Wijzigingen
In de praktijk wordt vaak eerst een ruimtelijk-functioneel basisprogram-ma ontwikkeld, dat later gedetailleerd wordt uitgewerkt, inclusief alle techni-sche eisen. Als wijzigingen worden aangebracht in het programma kan dat voor vertraging zorgen en hoge kosten met zich meebrengen voor ex-tra overleg, exex-tra tekenwerk door de architect of aanpassingen tijdens de uitvoering.
Wijzigingen en onvrede over wijzigin-gen zijn echter niet altijd te voorko-men, maar je kunt er wel op sturen. Dit blijkt onder meer uit afstudeeron-derzoek aan de TU Delft van Sven van den Berg, Judith Anjema en Laurence Buitenhuis, naar oorzaken en gevolgen van programmawijzigingen.
In een van de onderzochte ziekenhui-zen werden niet minder dan 98 pro-grammawijzigingen geconstateerd. Ook in de andere ziekenhuizen was sprake van een diversiteit aan wijzigin-gen. Soms ging het om kleine verande-ringen zoals een vraag naar meer toi-letten of een iets andere lay-out van een afdeling binnen dezelfde afdelings-grenzen. In andere gevallen was sprake van forse wijzigingen, bijvoorbeeld de keuze voor een andere stramienmaat, alleen nog 1-persoonskamers toepas-sen, een forse verlaging van het aantal operatiekamers, minder bedden door een verschuiving naar meer poliklini-sche zorg, of het verplaatsen van een afdeling naar een andere etage.
Wijzigingen in een PvE
thema FM in de zorg
Figuur 1. Zorg voor een goede afstemming tussen stuurgroep, projectgroep en gebruikersgroepen (Anjema, 2012).
22 Facto Magazine nummer 1/2 januari/februari 2013 Facto Magazine nummer 1/2 januari/februari 2013 23
thema FM in de zorg
thema FM in de zorg
(Advertentie)
kelijker uitwisselbaar zijn zonder de plattegrond te hoeven veranderen.
Geïntegreerd programmeren
Een derde oplossingsrichting is om niet alleen gefaseerd te programmeren maar ook meer geïntegreerd met het ontwerpproces, door het werken aan het programma van eisen en het ont-werpen meer interactief te laten plaatsvinden, parallel aan elkaar en niet na elkaar (figuur 2).
Voordeel hiervan is dat de expertise van de ontwerper en zijn vertaling van wensen en eisen in ruimtelijke oplos-singen direct kan worden gebruikt om te reflecteren op het programma. Dit kan de opdrachtgever helpen zijn eisen duidelijker en beter doordacht te for-muleren. Een nadeel kan zijn dat de opdrachtgever zich te veel laat leiden door suggesties van de ontwerper en mogelijk minder geneigd is zelf vol-doende tijd te nemen om over het ge-wenste programma na te denken en de organisatie hierin mee te nemen. Een vierde optie om onverwachte wij-zigingen te voorkomen of de gevolgen ervan te reduceren is om toekomst- gericht(er) te programmeren, gebruik te maken van scenario’s en je proactief de gevolgen te realiseren. Denk bij-voorbeeld aan de bouwkundige impli-caties van verdere specialisatie binnen ziekenhuizen en samenwerking tussen ziekenhuizen in regionale en landelijke netwerken, groei- en krimpscenario’s, andere poilitieke keuzen, andere finan-cieringsvormen of een verdere toena-me in gebruik van robotica en andere vormen van medische technologie. Het programma mag er door dergelijke
wijzigingen dan beter van worden, het goedkeuren van de wijzigingen en het aanpassen van het ontwerp, kosten tijd en geld, leiden tot onvrede bij (een deel van) de deelnemers en vertragen het proces.
Oorzaken wijzigingen in PvE’s
Wat zijn nu de oorzaken voor wijzigin-gen in PvE’s die dan in een (te) laat stadium moeten worden doorgevoerd? Vaak terugkerende factoren die aanlei-ding geven tot programmawijzigingen zijn met name:
»Voortschrijdend inzicht ten
aan-zien van de ruimtebehoefte en op-lossingsrichtingen.
»Te laat inschakelen van eindge-bruikers zoals zorgpersoneel en
ver-tegenwoordigers van patiënten, waardoor hun wensen en prioritei-ten pas laat in beeld komen.
»Slechte communicatie tussen de
betrokkenen; problemen met de juis-te injuis-terpretatie van documenjuis-ten en tekeningen.
»Verdeeldheid in de besluitvor-ming door ‘conflicts of interest’
tus-sen verschillende stakeholders en onvoldoende aandacht voor ma-nagement van verwachtingen.
»Veranderingen in de organisatie,
bijvoorbeeld een nieuwe Raad van Bestuur met een andere visie.
»Veranderingen in de externe con-text, bijvoorbeeld veranderingen in
de vraag naar zorg, nieuwe Arbo-regels, andere milieuwetgeving, nieu-we medische technologie en wijzi-gingen in de politieke
besluitvorming.
»Financiële redenen zoals (meestal)
overschrijding van het budget, (soms) beschikbaar komen van extra geld en strengere eisen en randvoor-waarden van financiers.
»Onvoldoende anticiperen op de
toekomst.
Oplossingsrichtingen
Een mogelijkheid om wijzigingen te voorkomen of de gevolgen ervan te re-duceren, is het beter en tijdiger antici-peren op invloedsfactoren op het pro-gramma en het ontwerp. Door
periodiek te communiceren met
(toe-komstige) gebruikers en een varieteit
aan middelen te gebruiken om te
visua liseren hoe het toekomstige
ge-bouw eruit gaat zien - ontwerpschet-sen, maquettes, computeranimaties, 3D-impressies, virtual reality - kunnen de ervaringen en wensen van de eind-gebruikers tijdig geïntegreerd worden in het besluitvormingsproces.
Een doordacht procesontwerp met hel-dere afspraken over wie waarover mag besluiten en wanneer, duidelijke lijnen tussen de verschillende lagen in de be-sluitvorming - stuurgroep, project-groep en gebruikersproject-groepen (zie figuur 1) - en goede communicatie over wij-zigingen (door wie geïnitieerd en waar-om, consequenties, waarom wel of niet geaccepteerd) verkleinen de kans op frustraties bij betrokkenen. Dit draagt bij tot een fair proces en het creëren van draagvlak. Het kan verstandig zijn iemand in het projectteam of uit de organisatie specifiek verantwoordelijk te maken om hier goed op te sturen.
Gefaseerd programmeren
Door gefaseerd te programmeren - eerst het basisconcept, dan een structuur-plan of vlekkenstructuur-plan, vervolgens de technische infrastructuur en pas later de gedetailleerde invulling - kunnen bepaalde besluiten worden uitgesteld tot meer (actuele) informatie beschik-baar is.
Een andere manier om meer flexibili-teit in het programmeren in te bouwen is het gebruik van standaardmaten voor functies die bijna dezelfde ruimtebe-hoefte hebben. Dit zorgt ervoor dat
functies binnen de plattegrond gemak-
»
Figuur 2. Drie manieren voor het ontwikkelen van een programma van eisen: vooraf, gefaseerd en geïntegreerd (Prins e.a. 2001).
Van den Berg (2010) vat
toekomstge-richt programmeren samen in zes stap-pen:
1. Toekomstvisies in kaart brengen,
sa-men met alle stakeholders en toe-komstverkenners.
2. Kiezen welke scenario’s in de vorm
van mogelijke toekomsten worden be-trokken in de besluitvorming.
3. Verkennen van de mate van
waar-schijnlijkheid waarin deze scenario’s werkelijkheid worden en de risico’s van het niet of onvoldoende inspelen op mogelijke toekomstige ontwikkelingen onder ogen zien.
4. Huisvestingsconcepten ontwikkelen
en huisvestingsconsequenties in kaart brengen voor de meest waarschijnlijke scenario’s.
5. Oplossingen bedenken om door
middel van flexibel programmeren en flexibiliteit in te bouwen in het
ont-werp, te kunnen inspelen op verwach-te en onverwachverwach-te veranderingen.
6. Evalueren en blijven monitoren of
de toekomstvisie voldoende actueel is of bijstelling behoeft (= terug naar stap 1).
Het is dus zaak niet alleen te sturen op productflexibiliteit - scheiding drager/ inbouw, interne herverkavelmogelijk-heden, uitbreidbaarheid, afstootbaar-heid van gebouwonderdelen - maar ook veel aandacht te besteden aan een zorgvuldig programmeerproces met duidelijke verantwoordelijkheden van alle betrokkenen, heldere procedures voor programmawijzigingen en antici-peren op de toekomst.
Literatuur
Anjema, J. (2012), Een goed
procesont-werp is het halve werk. Afstudeerscriptie
Faculteit Bouwkunde TU Delft. Berg, S. (2010), Toekomstgericht
pro-grammeren in de ziekenhuisbouw.
Afstu-deerscriptie Faculteit Bouwkunde TU Delft. Zie ook Berg, Sven van den,
Theo van der Voordt en Alijd van Doorn (2010). Een flexibel programma
van eisen. ZM Magazine (26) 9, 2-5.
Buitenhuis, L. (2012),
Programmawij-zigingen door voortschrijdend inzicht.
Afstudeerscriptie Faculteit Bouwkunde TU Delft.
Prins, M. e.a. (2001), Ontwerpma-nagement. In Duijn, F.A., Lousberg, L.H.M.J. (red), Handboek
Bouwproject-management. Ten Hagen & Stam. ‹‹
* Theo van der Voordt is universitair hoofddo-cent aan de Faculteit Bouwkunde van de TU Delft, afdeling Real Estate & Housing.
