ZAPYTANIE OFERTOWE
(na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych – Dz. U. z 2013 r.
poz. 907 ze zm.)
Ministerstwo Środowiska zaprasza do przesyłania ofert na świadczenie usług konsultingowych (doradczych) z zakresu wdrażania zarządzania procesowego w Ministerstwie Środowiska.
Zamawiający:
Ministerstwo Środowiska ul. Wawelska 52/54 00-922 Warszawa
Osoba upoważniona do kontaktów: Adrianna Rotuska-Hryniów, Biuro Kontroli i Audytu Wewnętrznego fax: (+48 22) 36-92-499, e-mail adrianna.rotuska-hryniow@mos.gov.pl I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konsultingowych (doradczych) w zakresie zarządzania procesowego w Ministerstwie Środowiska, a w szczególności wsparcie w przejściu od fazy planowania do praktycznego wdrażania zarządzania procesowego w Ministerstwie Środowiska.
Do zadań eksperta należeć będzie w szczególności:
a) Doradztwo w zakresie zaplanowania działań niezbędnych do wdrożenia zarządzania procesowego w resorcie – m.in. przygotowanie pisemnej analizy/opinii/wkładów do dokumentów (m.in. opracowań, strategii, założeń, wytycznych) pod kątem merytorycznym powstających w ramach działań Komitetu Sterującego ds. podejścia procesowego w Ministerstwie Środowiska, wparcie w przeprowadzeniu pilotowego przeglądu procesów i stworzeniu planu przeglądu procesów (road map)
b) Doradztwo w zakresie usprawniania procesów – przygotowanie wkładów/analiz niezbędnych do opracowania założeń usprawniania procesów biznesowych w resorcie, m.in. w zakresie definiowania mierników poszczególnych procesów, rozwiązań z zakresu monitorowania procesów;
c) Doradztwo w zakresie wyboru narzędzia informatycznego – m.in. przeprowadzenie analizy potrzeb MŚ i wskazanie funkcjonalności narzędzia, wsparcie w przygotowaniu specyfikacji biznesowej i technicznej oraz innych dokumentów niezbędnych do wyboru wykonawcy, opiniowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla poszczególnych zadań (opis przedmiotu zamówienia, dobór pozacenowych kryteriów oceny), pisemne opiniowanie i analiza złożonych ofert w ramach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
d) Udział w spotkaniach, w roli konsultanta (przewiduje się ok. 2-3 spotkania w miesiącu, w zależności od etapu prac i potrzeb), w tym spotkania z Komitetem Sterującym oraz przedstawianie mu prezentacji. Wymagana będzie dostępność telefoniczna i mailowa w dni robocze w godzinach 8:00 – 17:00.
Efektem pracy eksperta, będą raporty cząstkowe składane raz na miesiąc (do 5 dnia kolejnego miesiąca) ze zrealizowanych zadań oraz raport końcowy.
II. Termin wykonania zamówienia:
Świadczenie usług konsultingowych (doradczych) przez eksperta obejmie okres od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2016 r.
III. Warunki udziału w postępowaniu (np. szczególne uprawnienia, wymagana wiedza i doświadczenie):
Wymagane doświadczenie zawodowe i kwalifikacje oferenta (wymagania minimalne):
Posiada lub dysponuje specjalistą, posiadającym min. 5-letnie doświadczenie zawodowe w zakresie zarządzania procesami biznesowymi, w okresie ostatnich 8 lat. Prosimy o przedstawienie doświadczenia w formie krótkiego opisu zadań i zakresu świadczonych usług zawierające: nazwę odbiorcy, czas trwania projektu, rolę pełnioną przez oferenta w przedsięwzięciu, zakres udzielonej usługi, czas świadczenia usługi, rodzaje i formy zaangażowania i wsparcia.
Oferty nie spełniające warunków minimalnych nie będą rozpatrywanie.
Wymagania dodatkowe:
Oferent posiada lub dysponuje specjalistą posiadającym ugruntowaną pozycję zawodową w zakresie zarządzania procesami biznesowymi, potwierdzoną autorskimi artykułami w prasie branżowej (linki do artykułów, skany), opublikowanymi w ciągu ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert
Oferent posiada lub dysponuje specjalistą posiadającym doświadczenie w prowadzeniu szkoleń/zajęć dydaktycznych (załączone do oferty materiały szkoleniowe i inne dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie);
Oferent posiada doświadczenie we współpracy z administracją publiczną, potwierdzone referencjami;
Oferent posiada lub dysponuje specjalistą posiadającym certyfikat potwierdzający znajomość BPMN 2.0 – OCEB 2 Business Intermediate, OCEB 2 Business Fundamental, certyfikat wydany przez Instytut Badań Systemowych PAN.
IV. Wymagania dotyczące oferty.
1. Informacje, jakie Wykonawca musi uwzględnić w ofercie:
a) przedstawienie propozycji cenowej w powyższym zakresie uwzględniającej następujące elementy:
Liczba godzin przeznaczona na świadczenie usług podana w zapytaniu
Cena netto (za 1 godzinę
świadczonych usług
konsultingowych)
Cena brutto (za 1 godzinę
świadczonych usług
konsultingowych)
Cena netto dla podanej liczby godzin w zapytaniu
Cena brutto dla podanej liczby godzin w zapytaniu
100 h
b) CV zawierające informację o wymaganym doświadczeniu minimalnym oraz dodatkowym, wraz z załączonymi wymaganymi skanami, linkami;
c) Skany referencji potwierdzających posiadanie doświadczenia we współpracy z administracją;
d) Skan wymaganych certyfikatów.
2. Forma i termin w jakim ma być złożona oferta
Oferty należy składać drogą elektroniczną na adres: adrianna.rotuska-hryniow@mos.gov.pl do dnia 4 września 2015 r.
V. Kryteria oceny ofert, ich wagi i sposób dokonywania oceny
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
Lp. Kryterium Waga
1. Cena brutto 60 %
2 Doświadczenie Wykonawcy 40%
RAZEM 100 %
1. Proponowana cena za świadczenie usług konsultingowych (stawka godzinowa) – 60% oceny
Maksymalną liczbę punktów (60) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą całkowitą cenę za realizację zamówienia. Pozostali wykonawcy otrzymają liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem:
P - liczba punktów przyznanych wykonawcy za cenę:
[ 60 ] C
C
OB N
P
gdzie:CN – najniższa zaoferowana cena brutto, COB – cena brutto oferty badanej
Punkty zostaną zaokrąglone do 2 miejsc po przecinku.
2. Doświadczenie zawodowe – 40% oceny, w tym:
posiadanie ugruntowanej pozycji zawodowej w zakresie zarządzania procesami biznesowymi, potwierdzoną autorskimi artykułami w prasie branżowej (linki do artykułów, skany), opublikowanymi w ciągu ostatnich 5 lat przed terminem składania ofert – 5 pkt.
posiadanie doświadczenia w prowadzeniu szkoleń/zajęć dydaktycznych z zakresu zarządzania procesowego (załączone do oferty materiały szkoleniowe i inne dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie) 0- 10 pkt:
o doświadczenie 3-4 lata – 5 pkt.
o doświadczenie 5 lat i więcej – 10 pkt.
Posiadanie lub dysponowanie specjalistą posiadającym doświadczenie we współpracy z administracją publiczną potwierdzone referencjami – 0- 15 pkt:
o przedstawienie 1 referencji – 5 pkt.
o przedstawienie 2 referencji – 10 pkt.
o przedstawienie 3 i więcej referencji – 15 pkt.
Posiada lub dysponuje specjalistą posiadającym Certyfikat potwierdzający znajomość BPMN 2.0 –OCEB 2 Business Intermediate, OCEB 2 Business Fundamental, Certyfikat wydany przez Instytut Badań Systemowych PAN – 10 pkt.
Maksymalną możliwą końcową oceną oferty jest 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która po zsumowaniu punktów przyznanych za poszczególne kryteria uzyska najwyższą liczbę punktów.
VI. Informacje dodatkowe
1. Ministerstwo Środowiska otrzymało certyfikat Zarządzania Środowiskowego, zgodny z rozporządzeniem EMAS, w oparciu o Politykę Środowiskową, zatwierdzoną przez Ministra Środowiska. W związku z tym, zaleca się aby Wykonawca zapoznał się z treścią Polityki Środowiskowej dostępną na stronie MŚ (http://www.mos.gov.pl/kategoria/4214_emas_w_ms/).
Ekspert zobowiązany będzie oświadczyć przy podpisywaniu umowy, że zapoznał się z Polityką Środowiskową zamawiającego i że jest świadomy znaczenia zgodności z Polityką przy realizacji postanowień umowy.
2. Wykonawca wypełnia pole dotyczące ceny, zgodnie ze stanem na dzień składania oferty.
3. Zamawiający może zorganizować spotkanie z wybranymi ekspertami w celu doprecyzowania oferty.
4. Zamawiający po otrzymaniu zgłoszeń dokona wyboru oferty, a następnie skontaktuje się z wybranym ekspertem w celu podpisania umowy.
5. Wskazany w zamówieniu zakres świadczenia usług konsultingowych może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu w zależności od stanu zaawansowania prac.
6. Od ekspertów oczekujemy dyspozycyjności (możliwość nawiązania kontaktu telefonicznego i/lub mailowego w dni robocze w godz. Od 8:00 do 17:00, stawienie się na spotkanie w siedzibie zamawiającego w terminie dogodnym dla obu stron, nie dłuższym niż 2 dni robocze od zaistniałej potrzeby).
7. W przypadku podpisania umowy z ekspertem, wynagrodzenie będzie płatne w ratach miesięcznych, po wykonaniu usług przeznaczonych do realizacji w danym miesiącu, w terminie 21 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku oraz po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego.
8. Ekspert poniesie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
9. W przypadku jakichkolwiek pytań informacji udziela Pani Adrianna Rotuska-Hryniów (e-mail:
adrianna.rotuska-hryniow@mos.gov.pl, tel. (22) 36-92-361.
10. Powyższe zapytanie jest jedynie zapytaniem ofertowym, a nie zamówieniem. Zapytanie ofertowe nie jest również ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie wywołuje określonych w nim skutków prawnych.
