Ustawienia prywatność plików nagranych w programie MS Teams, udostępnionych w programie MS Stream
1. Wszystkie pliki nagrane w usłudze MS Teams są automatycznie udostępniane w usłudze MS Stream – tam są przechowywane aż do usunięcia przez nagrywającego – Właściciela.
Wszystkie nagrania z egzaminów i posiedzeń kolegialnych należy kasować po upływie dwóch tygodni od nagrania – chyba że zarządzenia Rektora lub Dziekana mówią inaczej – a w przypadkach wskazanych przez w/w zarządzenia archiwizować na płytach CD lub DVD.
2. Na początku nagrania należy poinformować osoby nagrywane, że nagranie zostało włączone.
Warto także określić warunki, na których będzie ono udostępniane i przechowywane. Np.
‘Szanowni Państwo, włączono nagrywanie spotkania. Osoby, które nie wyrażają zgody na wykorzystanie do celów służbowych swojego wizerunku lub głosu proszę o wyłączenie kamer i mikrofonów. Nagranie zostanie udostępnione wyłącznie w celu realizacji zadań zespołu członkom zespołu / będzie znajdowało się wyłącznie w gestii nagrywającego do dwóch tygodni od dnia dzisiejszego. Proszę zapoznać się z nagraniem poprzez program MS Strem / Proszę zwrócić się do mnie o udostępnienie pliku. Nagranie zostanie zarchiwizowane wraz z dokumentacją / Nagranie zostanie skasowane po upływie dwóch tygodni. Pozostając w ramach spotkania wyrażają Państwo zgodę na te warunki’.
3. Po zakończeniu spotkania plik jest przekazywane na konto/a w programie MS Stream.
4. Nagrywający jako właściciel nagrania jest odpowiedzialny za ustawienie dostępności nagrania. Proszę pamiętać, że nagranie może być dostępne tylko dla osób określonych we wskazanym wyżej wstępie. Nie można udostępniać plików w ramach całej organizacji lub całego zespołu bez zgody osoby nagrywanej. Jest to równoznaczne ze złamaniem zasad RODO.
5. Aby określić poprawnie zasięg udostępniania należy wykonać następujące czynności:
a) Logujemy się do usługi MS Office wid przy pomocy naszego konta służbowego w domenie uwr.edu.pl korzystając z linka: https://portal.uwr.edu.pl/pl/
b) Po zalogowaniu widzimy w kolejności alfabetycznej listę dostępnych programów. Jeśli nie ma na niej Stream, klikamy Wszystkie aplikacje
c) Z listy aplikacji wybieramy Stream i wchodzimy do programu
d) W programie wybieramy na listwie górnej Moja zawartość, a z niej - Filmy
e) Wśród posortowanych chronologicznie plików odnajdujemy ten, którym jesteśmy
zainteresowani. Proszę pamiętać, żeby w polu Ochrona prywatności zawsze znajdowała się opcja Wszystko. Z prawej strony pliku mamy serię ikonek określających między innymi zakres udostępnienia (pomarańczowy znaczek wskazujący na Prywatny). Klikamy ikonę Aktualizuj szczegóły wideo.
f) Na otwartej karcie mamy możliwość nadania nazwy pliku (kolumna lewa) i określenia zakresu udostępniania (Uprawnienia). Domyślnie powinien to być Właściciel oraz Zespół w obrębie którego dokonano nagrania.
g) Proszę ustawić odpowiedni poziom i zakres udostępnień – pod żadnym pozorem nie można zaznaczyć pola Zezwalaj wszystkim w firmie…! W polu Udostępnij dla określamy zakres widzialności plików dla grup odbiorców.
h) Proszę pamiętać, że Właściciel ma prawo zarządzać plikiem – powinien być nim tylko nagrywający i/lub wspomagający go informatyk. Proszę unikać ustawiania całego Zespołu jako właściciela, bo może to spowodować przypadkowe, niewłaściwe określenie zasad udostępniania przez członków Zespołu.
i) Możemy odznaczyć Właścicieli, którym system niewłaściwie przypisał uprawnienia. Proszę także określić, kto ma prawo podglądu pliku. Domyślnie – Właściciel i wskazane osoby.
j) Ostatnia czynność to określenie, czy film ma być widziany na kanale, w obrębie którego dokonali Państwo rejestracji, czy tylko w usłudze MS Stream. Dla większej pewności zachowania prywatności nagrań proszę odznaczyć w kolumnie Ekran możliwość wglądu z poziomu kanału.
