Jak MŚP mogą zmniejszyć ryzyko oszustwa. Ograniczenie ryzyka oszustwa – co mogą zrobić MŚP

Fédération des Experts Comptables Européens

Jak MŚP mogą zmniejszyć ryzyko oszustwa Ograniczenie ryzyka oszustwa – co mogą zrobić MŚP

Listopad 2005

Opracowanie opublikowane przez Europejską Federację Księgowych (FEE)

Niniejsza publikacja jest tłumaczeniem dokumentu opracowanego przez Accountancy Europe pt. „Jak MŚP mogą zmniejszyć ryzyko oszustwa. Ograniczenie ryzyka oszustwa – co mogą zrobić MŚP”

(oryginalny tytuł: „How SMEs can reduce the Risk of Fraud. Limiting Fraud Risk – What SMEs can do”). Dokument został wydany w listopadzie 2005 r.

Pełną odpowiedzialność za tłumaczenie dokumentu ponosi Krajowa Izba Biegłych Rewidentów.

Accountancy Europe nie odpowiada za zawartość dokumentu w języku polskim ani za poprawność tłumaczenia. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, czytelnik powinien odwołać się do wersji angielskiej, dostępnej bezpłatnie na stronie Accountancy Europe:

https://www.accountancyeurope.eu/publications/how-smes-can-reduce-the-risk-of-fraud/

W celu wykorzystania dokumentów wydawanych przez Accountancy Europe, w całości lub częściowo, zarówno w oryginalnej wersji językowej, jak i po przetłumaczeniu na inne języki, należy uprzednio uzyskać zgodę Accountancy Europe (info@accountancyeurope.eu).

Federacja Europejskich Księgowych (Fédération des Experts Comptables Européens, FEE) to organizacja reprezentująca zawód księgowego w Europie. Członkowie FEE to 44 organizacje zawodowe księgowych z 32 krajów.

S

Rozdział 1: Wstęp ... 5

Rozdział 2: Oszustwo i jego znaczenie dla MŚP ... 6

2.1 Definicja oszustwa ... 6

2.2 Przyczyny popełniania oszustw ... 8

2.3 Oszustwo i kradzież w drodze zawłaszczenia majątku ... 8

2.4 Zniekształcenia wynikające z oszukańczej sprawozdawczości finansowej ... 9

2.5 Oszustwa popełniane przez strony trzecie ... 11

2.5.1 Oszustwo polegające na umowie pomiędzy interesariuszami (zmowa) ... 11

2.5.2 Oszustwa związane z kartami kredytowymi i kartami klienta... 12

2.6 Pozafinansowe skutki oszustw ... 12

Rozdział 3: Rozpoznanie oszustw ... 14

3.1 Obchodzenie kontroli ... 14

3.2 Ogólne czynniki ryzyka oszustwa: kultura nie oparta na etyce i brak wewnętrznych procedur i kontroli ... 14

3.3 Specyficzne czynniki ryzyka oszustwa ... 15

Rozdział 4: Zapobieganie oszustwom ... 19

4.1 Co przedsiębiorca może zrobić, żeby zapobiegać oszustwom ... 19

4.1.1 Kultura etycznego postepowania – standardy etyczne w środowisku pracy ... 19

4.1.2 Rozpoznanie obszarów ryzyka ... 20

4.1.3 Określenie polityk i procedur ... 20

4.1.4 Sygnalizowanie nieprawidłowości (whistle blowing) ... 23

4.2 Jakie działania podejmowane są na szczeblu europejskim i międzynarodowym ... 23

4.2.1 Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF – Office Européen de Lutte Anti Fraude) ... 23

4.2.2 Międzynarodowa Grupa Robocza ds. Walki z Praniem Brudnych Pieniędzy (FATF, Financial Action Task Force on Money Laundering) ... 23

Rozdział 5: Rekomendacje ... 25

Załącznik I: Przykłady okoliczności wskazujących na możliwość popełnienia oszustwa ... 26

Załącznik II: Oszustwo i rola biegłego rewidenta ... 28

Załącznik III: Odsyłacze ... 30

R

1: W

Oszustwa są poważnym problemem i ryzykiem, przed jakim stoją spółki, rządy i organizacje. Co roku tracone są ogromne sumy. Przyczyną tego, oprócz spektakularnych przypadków nagłaśnianych przez media, jest szerokie rozpowszechnienie oszustw. Skutki oszustw odczuwają pracownicy, inni interesariusze, ostatecznie odbijają się też na wynikach firmy. Oszustwo może mieć poważne konsekwencje dla działalności firmy a na dłuższą metę prowadzić nawet do niewypłacalności i bankructwa firmy.

Koszty oszustw dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) nie są łatwe do skwantyfikowania, ponieważ w wielu wypadkach oszustwo pozostaje niewykryte bądź nie jest zgłaszane. Niemniej jednak, łączna liczba zgłaszanych oszustw w większości krajów rośnie. Ponadto, głośne przypadki wielkich oszustw, takie jak Enron, Worldcom, a niedawno Parmalat, mają wpływ pośredni na MŚP, zwłaszcza na te, które były ich interesariuszami – klientami czy dostawcami.

Większość oszustw popełniana jest przez pracowników – globalne badanie ankietowe, przeprowadzone przez Ernst & Young¹ sugeruje, że w około 85 proc. przypadków najbardziej kosztowne oszustwa popełniane są przez pracowników. Rośnie także liczba oszustw popełnianych przez same firmy; często przez właścicieli, kierownictwo i inne osoby odpowiadające za monitoring i nadzór. Pomimo tego, ryzykiem oszustwa często się nie zarządza. Częścią problemu jest apatia – wiele organizacji nie robi wystarczająco dużo w kierunku zapobiegania oszustwom i zgłaszania ich, kierownictwo nie dba o to by narzucić właściwy ton, który tworzyłby kulturę uczciwości i etycznego zachowania.

Niniejsza publikacja jest przewodnikiem pomagającym ograniczyć ryzyko oszustwa w MŚP; zawiera także analizę skutków ryzyka, przestawia praktyczne sugestie w zakresie identyfikacji, wykrywania i zapobiegania oszustwom, rekomenduje wdrożenie systemów kontroli wewnętrznej dostosowanych do konkretnych potrzeb. Przedstawiono także opisy przypadków, w celu zilustrowania zakresu i charakteru działalności oszukańczej.

1 Ernst & Young, “Fraud the Unmanaged Risk” 8. ankieta globalna 2003 r.

R

2: O

MŚP

2.1 Definicja oszustwa

W UE nie ma jednej wspólnej prawnej definicji oszustwa, które definiowane jest różnie w poszczególnych krajach członkowskich. Zasadniczo, można ogólnie zdefiniować oszustwo jako wszelkie działanie podjęte w sposób celowy i nieuczciwy w celu zdobycia przewagi, powodujące straty u innej strony. W szczególności Międzynarodowe Standardy Badania (MSB), które, jak się oczekuje, mogą się stać obowiązkowe dla badania ustawowego w UE², podają następującą definicję oszustwa: “Termin ‘oszustwo’ oznacza zamierzone działanie podjęte przez jednego lub kilku członków kierownictwa, osoby sprawujące nadzór nad jednostką, pracowników lub stronę trzecią, przy wykorzystaniu kłamstwa, w celu uzyskania nieuzasadnionej lub niezgodnej z prawem korzyści”³. Na potrzeby niniejszego opracowania przyjęto, że kradzież jest formą oszustwa.

Jeśli chodzi o skalę problemu, oszustwa nie są zamieszczane w zwyczajowym zakresie statystyk gospodarczych. Niemniej jednak, można mieć pewność, że oszustwa w coraz większym stopniu stają się poważnym problemem, co widać w mediach UE i co potwierdza uwaga, jaką wiele rządów europejskich poświęca tej tematyce. Istnieje wiele sposobów na popełnienie oszustwa, w tym oszukańcza sprawozdawczość finansowa i celowe zniekształcenia sprawozdań finansowych, oszustwa dokonywane z użyciem systemów komputerowych i Internetu. Niniejsze opracowanie będzie się koncentrować tylko na tych typach oszustw, które są najistotniejsze dla MŚP.

OPISPRZYPADKUA

TYPOWY PRZYKŁAD OSZUSTWA W MŚP, WYKRYTEGO PODCZAS BADANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO

W średniej wielkości niemieckim przedsiębiorstwie wytwarzającym meble biurowe, starsi rangą pracownicy byli pod nadmierną presją konieczności realizacji celów finansowych, w szczególności celów w zakresie sprzedaży, stawianych przez właściciela-prezesa zarządu. Aby zrealizować postawione cele i poprawić swoją osobistą sytuację zawodową, starsi rangą pracownicy postanowili zawyżać dochody poprzez rejestrowanie znaczących kwot fikcyjnych przychodów w ostatnim kwartale roku.

Przedsiębiorstwo po raz pierwszy podlegało obowiązkowi ustawowego badania sprawozdania finansowego, ponieważ przekroczyło kryteria określone w Art. 267 niemieckiego kodeksu handlowego. W ramach badania ustawowego, wyznaczony biegły rewident wykonał analityczne procedury wiarygodności w odniesieniu do przychodów, korzystając z danych zdezagregowanych i porównał przychody bieżące raportowane miesięcznie dla każdej linii produktów z danymi z porównywalnych wcześniejszych okresów.

W ten sposób wykryto przypadek oszukańczej sprawozdawczości finansowej.

2 Zgodnie z art. 26 projektu 8 Dyrektywy prawa spółek.

3 Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw, 2004, w Załączniku III znajduje się streszczenie MSB 240.

Badanie sprawozdań finansowych nie gwarantuje jednak wykrycia oszustwa, ponieważ nie jest to celem badania ustawowego. Wykrywaniu oszustw służy badanie kryminalistyczne, jedna z form badania nieustawowego.

2.2 Przyczyny popełniania oszustw

Wydaje się, że nie istnieje jedna powszechna przyczyna popełniania oszustw, przez co są one trudne do kontrolowania: motywacja może obejmować szereg czynników, choć zazwyczaj chodzi o chciwość lub subiektywnie postrzeganą potrzebę.

Przy rozważaniu przyczyn popełnienia oszustwa, można wziąć pod uwagę następujące czynniki:

1. Niektóre osoby od początku mają intencję popełnienia oszustwa, podczas gdy inne będą się do niego uciekać, kiedy ich sytuacja osobista stanie się trudna, lub jeśli wywierana jest na nich wystarczająca presja;

2. Motywacje oszustów mogą być bardzo różnorodne. Występują np. warunki, w których oszuści mogą racjonalizować planowane przestępstwo jako „konieczne”, zwłaszcza jeśli jest popełniane dla dobra firmy, „nieszkodliwe” kiedy uważają, że przedsiębiorca może zaabsorbować ich skutki, lub też „uzasadnione” jeśli czują się pokrzywdzeni, np. w sytuacji, w której czują, że ich kolega niesprawiedliwie dostał awans lub podwyżkę. Najczęstszym powodem popełniania oszustw pozostaje jednak chciwość;

3. Oczekiwane i rzeczywiste ryzyko wykrycia również może prowadzić do oszustwa: poczucie bardzo niskiego ryzyka i mała szansa na wykrycie mogą sprzyjać oszustwom. W niektórych organizacjach pracownikom łatwo jest nadużywać swojego stanowiska: brak odpowiednich polityk i nieefektywne systemy kontroli wewnętrznej (lub ich całkowity brak) sprawią, że organizacja będzie bardziej podatna na oszustwa;

4. Presja na osiągnięcie założonych celów finansowych może prowadzić do fałszowania sprawozdawczości finansowej przez kierownictwo, zwłaszcza w sytuacjach, w których konsekwencje braku realizacji celów finansowych mogą być znaczne;

5. Brak dobrego przykładu ze strony kierownictwa lub właściciela, którzy odpowiadają za narzucenie odpowiedniego tonu i utrzymywanie kultury uczciwości i etycznego postępowania;

6. Istnienie krajowych i międzynarodowych sieci przestępczych również zwiększa ryzyko oszustwa.

Oszustwa, w które zaangażowane są osoby z kierownictwa i osób sprawujących nadzór, określane są jako oszukańcze działania zarządu; oszustwa, w których biorą udział tylko pracownicy jednostki określane są jako nieuczciwość pracowników. W obu przypadkach może mieć miejsce również zmowa w obrębie jednostki lub zmowa ze stronami trzecimi, spoza jednostki.

W niniejszym opracowaniu opisane są dwa typy umyślnych zniekształceń: zniekształcenia wynikające z oszukańczej sprawozdawczości finansowej oraz zniekształcenia wynikające z zawłaszczenia majątku.

2.3 Oszustwo i kradzież w drodze zawłaszczenia majątku

W MŚP pracownicy mogą mieć więcej okazji do popełnienia oszustwa i kradzieży w drodze zawłaszczenia majątku niż ma to miejsce w przypadku dużych organizacji. Główną przyczyną takiego stanu jest brak wysoko rozwiniętych systemów kontroli wewnętrznej. W MŚP istnieje także skłonność do obdarzania współpracowników większym zaufaniem, a właściciele i kierownictwo często nie rozważają nawet możliwości tego, że mogliby zostać oszukani. Istnieje większe prawdopodobieństwo nadużycia stanowiska przez pracownika jeśli pracuje bez nadzoru, w izolacji lub jeśli kierownictwo

nie narzuca odpowiedniej kultury i nie wykazuje dbałości o kulturę etycznego zachowania. Niemniej jednak, zawłaszczenie majątku może być również popełnione przez członków kierownictwa, którzy zazwyczaj mają więcej możliwości ukrycia lub zamaskowania takiego zawłaszczenia w sposób trudny do wykrycia.

Najczęściej spotykane typy nieuczciwego zachowania pracowników i kradzieży to zawłaszczenie majątku w drodze fałszowania rozliczeń kosztów. Na przykład:

 Kilometrówka i taksówki: zawyżone kwoty

 Bilety kolejowe/lotnicze: kupione ze zniżką, rozliczone w pełnej cenie

 Hotel: wydatek rozliczony, ale nie poniesiony

 Wydatki prywatne: wydatki prywatne rozliczane jako firmowe

Kolejny typ oszustwa popełnianego przez pracowników to kradzież przedmiotów o małej wartości jednostkowej, jak np. prywatne rozmowy telefoniczne z odległymi miejscowościami wykonywane na koszt firmy.

Jeśli tego typu kradzieże dokonywane są regularnie i nie są kontrolowane, mogą skutkować poważnymi stratami dla przedsiębiorcy. Wśród pracowników może się rozpowszechnić szkodliwe wrażenie, że kradzież przedmiotów o niskiej wartości jest tolerowana i że przedsiębiorstwo może łatwo zaabsorbować koszty.

Zawłaszczeniu majątku często towarzyszy sfałszowana lub wprowadzająca w błąd ewidencja lub dokumentacja, służąca ukryciu faktu, że aktywów brakuje, bądź że zostały użyte jako zastaw bez odpowiednich uprawnień.

2.4 Zniekształcenia wynikające z oszukańczej sprawozdawczości finansowej

Termin „oszukańcze działania zarządu” odnosi się do oszustwa popełnionego przez jednego lub kilku członków kierownictwa lub osoby sprawujące nadzór nad jednostką; w MŚP często chodzi o samego właściciela. Jak już wspomniano wyżej, kierownictwo może dopuścić się oszustwa w wyniku nacisków, aby sprostać oczekiwaniom rynkowym lub dążyć do maksymalizacji wynagrodzeń uzależnionych od wyników działalności. W mniejszych jednostkach, w których właściciele uczestniczą w zarządzaniu jednostką, mogą mieć motywację do znaczącego obniżania przychodów, aby w ten sposób zmniejszyć podatki lub też zawyżania przychody dla zapewnienia sobie finansowania ze strony banku.

Najczęstszym rodzajem oszustwa popełnianego przez zarząd lub właścicieli jest oszukańcza sprawozdawczość finansowa, która może obejmować⁴:

 Celowo wprowadzane zniekształcenia;

 Obchodzenie kontroli wewnętrznej.

4 Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw, 2004, w Załączniku III znajduje się streszczenie MSB 240.

Umyślne zniekształcenia obejmują między innymi pominięcie kwot bądź nieujawnianie informacji w sprawozdaniach finansowych, mające wprowadzić w błąd użytkowników sprawozdań finansowych (czasem nazywane „upiększaniem sprawozdań”). Można to osiągnąć w drodze:

 manipulacji, zafałszowania lub zmiany danych bądź dokumentacji źródłowej, na podstawie których sporządza się sprawozdania finansowe;

 błędnej prezentacji lub umyślnego pominięcia zdarzeń, transakcji i innych znaczących informacji w sprawozdaniach finansowych;

 zamierzonego niewłaściwego stosowania zasad rachunkowości do kwot, klasyfikacji, sposobu prezentacji i ujawniania informacji;

 unikania zgłoszenia pracowników do ubezpieczenia społecznego lub zatrudnianie pracowników

„na czarno”.

Oszustwo poprzez obejście kontroli może być dokonane przy zastosowaniu następujących technik:

 rejestrowanie fikcyjnych zapisów w księdze głównej w szczególności w czasie bliskim końca okresu obrotowego, aby w ten sposób manipulować wynikami operacyjnymi lub z zamiarem osiągania innych celów;

 nieodpowiednio korygowane założenia oraz zmiana osądów związanych z ocenami sald kont;

 pomijanie, dokonywane z wyprzedzeniem lub opóźnieniem ujmowanie w sprawozdaniach finansowych zdarzeń i transakcji w trakcie okresu obrotowego;

 ukrywanie lub nieujawnianie faktów, które mogłyby wpływać na kwoty ujęte w sprawozdaniach finansowych;

 uczestniczenie w złożonych transakcjach, których struktura prowadzi do błędnego przedstawienia sytuacji finansowej i wyników działalności finansowej jednostki;

 zmienianie zapisów i warunków dotyczących znaczących i nietypowych transakcji.

OPISPRZYPADKUB

OSZUSTWO POPEŁNIONE PRZEZ WŁAŚCICIELI, WYKRYTE PODCZAS DOBROWOLNEGO BADANIA ŚLEDCZEGO

Alimentos, SA to portugalska spółka z o.o. prowadząca działalność w zakresie handlu żywnością w puszkach i inną żywnością przetworzoną. Alimentos, SA jest zarządzana przez dwóch udziałowców, V. Silva i J. Gomes, którzy są bliskimi przyjaciółmi, ma też brytyjskiego udziałowca inwestora J. Smith. V. Silva zajmuje się przede wszystkim sprawami sprzedaży i pozyskiwaniem nowych klientów, a J. Gomes zajmuje się sprawami finansowymi, w tym ściąganiem należności z tytułu kredytu, podatkami i rachunkowością. W 2000 r., który był pierwszym rokiem działalności spółki, sprzedaż wyniosła około 1.000.000 €. Cztery lata później, sprzedaż wzrosła do 5.000.000 € i trzej wspólnicy byli bardzo zadowoleni z potencjału firmy.

Choć MŚP w fazie szybkiego wzrostu często mają problemy z przepływem gotówki, Alimentos SA wykazywała problemy z przepływami gotówkowymi na nieoczekiwaną skalę. Podstawowe sprawozdania finansowe (sporządzane dla celów podatkowych i prawnych) wykazywały wzrost sprzedaży, należności i zysków przy równoczesnym wzroście zadłużenia operacyjnego. V. Silva był zaskoczony wysoką kwotą należności, ponieważ był poinformowany, że klienci płacą na czas.

Ze względu na stale pogarszającą się sytuację finansową, pod koniec 2004 r. J. Smith zasugerował dobrowolne badanie sprawozdań finansowych z jednym głównym celem – wykrycie źródła problemów z przepływem gotówki.

Na początku roku 2005 wspólnicy otrzymali wstępne sprawozdanie z badania. Okazało się, że J. Gomes, z pomocą swojego asystenta ds. rachunkowości, oszukiwał pozostałych dwóch wspólników.

Płatności od klientów otrzymane w formie czeków przez J. Gomesa były deponowane na rachunku bankowym Alimentos SA. Jednak asystent ds. rachunkowości ewidencjonował je jako pożyczkę od J. Gomesa, nie zaś jako płatność od klientów. Następnie, J. Gomes otrzymał spłatę fikcyjnej pożyczki.

W związku z tym, sprawozdania finansowe nie wykazywały spadku kwoty należności od klientów, ponieważ płatności dokonywane przez klientów nie były ewidencjonowane. Skutkiem oszustwa był upadek firmy. Wspólnicy stanęli przed portugalskim sądem.

2.5 Oszustwa popełniane przez strony trzecie

2.5.1 Oszustwo polegające na umowie pomiędzy interesariuszami (zmowa)

W oszustwach popełnianych przez strony trzecie mogą uczestniczyć właściciele, kierownictwo lub pracownicy: polega ono na zawieraniu fałszywych umów z interesariuszami firmy, jak np. klienci czy dostawcy. Może to powodować znaczne straty dla firmy i zazwyczaj, jeśli nie zostanie w porę wykryte, prowadzi do pogorszenia wyników finansowych lub upadku firmy.

Tego rodzaju oszustwo może mieć miejsce jeśli np. pracownik lub członek kierownictwa zmówi się z dostawcą tak, że faktyczna jakość lub cena dostarczanego towaru będzie niższa niż na fakturze, a pracownik lub członek kierownictwa dostanie za to „prowizję”. Podobna umowa może mieć miejsce pomiędzy pracownikiem a klientem, kiedy klient dostaje większą ilość towarów lub usług niż ujęta na fakturze, w zamian za łapówkę dla pracownika uczestniczącego w malwersacji.

2.5.2 Oszustwa związane z kartami kredytowymi i kartami klienta

W niektórych krajach, oszustwa związane z użyciem krat kredytowych i kart klienta w Internecie to typ oszustw dokonywanych przez strony trzecie, który może być szczególnie dotkliwy dla MŚP.

Dzieje się tak, kiedy MŚP, po zawarciu transakcji kartą kredytową i jej zatwierdzeniu, mniej więcej miesiąc później otrzymuje pismo z żądaniem zwrotu środków, ponieważ prawdziwy posiadacz karty nie potwierdził płatności. Jest to olbrzymie wyzwanie dla MŚP, ponieważ może mieć do czynienia z dobrze zorganizowaną i zdeterminowaną grupą przestępczą.

Wszelkie próby powstrzymania oszustów muszą być dokonywane bardzo ostrożnie, ponieważ sprzedawcy nie chcą mimowolnie nagłaśniać sposobów na dokonywanie oszustw przy pomocy ich witryn internetowych. Niemniej jednak, istnieją sposoby na ograniczenie ilości oszustw online a tym samym zapewnienie zaufania klientów. MŚP mogą zapobiec działaniom oszustów finansowych poprzez zatrudnienie osób o odpowiednich kwalifikacjach do opracowania systemu rachunkowości i IT, a także korzystanie z najnowszych technologii IT, takich jak firewall, w celu zapobiegania potencjalnym oszustwom.

OPIS PRZYPADKU C

OSZUSTWA Z UŻYCIEM KART KREDYTOWYCH I KART KLIENTA

Peter Jenson, menedżer sprzedaży w Fast Games (UK), sklepie z grami komputerowymi, aż za dobrze wie, jakie skutki dla firmy działającej online mogą mieć oszukańcze zamówienia. W ubiegłym roku ta rodzinna firma omal nie zbankrutowała. W ważnym dla sprzedaży okresie przedświątecznym, Fast Games otrzymała oszukańcze zamówienia z użyciem kart kredytowych i kart klienta na łączną kwotę 47.000 €. Ilość zamówionego towaru była tak duża, że firma musiała się zapożyczyć, żeby je zrealizować. Obsługa oszukańczych zamówień wiązała się z ogromnym stresem, zwłaszcza w sytuacji w której możliwość realizacji dostawy nie była pewna, ponieważ w pewnym momencie spółka wykorzystała cały dostępny limit kredytowy.

Kolejnym przykładem była osoba, która kupowała towary przy użyciu skradzionych kart kredytowych zamawiając dostawę na adres firmy spedycyjnej, skąd towary wysyłane były do właściwego odbiorcy.

W ten sposób, spółka nie tylko straciła pieniądze, ale nie mogła również odzyskać towaru.

2.6 Pozafinansowe skutki oszustw

Niezależnie od charakteru oszustwa (czy zostało popełnione przez pracowników, kierownictwo, właścicieli czy strony trzecie), jego ostatecznym wynikiem zawsze będzie strata finansowa. Niemniej jednak, oszustwo może mieć również poważne skutki niefinansowe.

Oszustwo powoduje utratę zaufania pomiędzy firmą a jej najważniejszymi interesariuszami, co ma wpływ na reputację firmy. W przypadku MŚP, które polegają na relacji z jednym klientem lub dostawcą (bądź na ich bardzo małej liczbie), szkody na reputacji mogą prowadzić do utraty znaczącego źródła dochodów, zwłaszcza jeśli takie MŚP działa w bardzo konkurencyjnym środowisku.

Osoby, które dopuściły się oszustwa najprawdopodobniej staną przed sądem, stracą pracę, i najprawdopodobniej trudno będzie im znaleźć kolejne zatrudnienie.

Niektóre typy oszustwa, bądź też wysoka częstotliwość oszustw w firmie, może mieć demoralizujący wpływ na pozostałych pracowników i wytworzyć atmosferę braku zaufania. To z kolei nieuchronnie wpłynie na ich wyniki i obsługę klientów.

W szerszym ujęciu, oszustwa mogą mieć poważny wpływ na konkurencyjność. Jeśli do tego oszustwo jest tolerowane z przyczyn kulturowych, może w ostatecznym rozrachunku zaszkodzić gospodarce regionu i rynkowi, na którym działa oszukańcza firma.

R

3: R

3.1 Obchodzenie kontroli

Żaden system nie jest całkowicie „odporny na oszustwa”, ponieważ zawsze istnieją sposoby na obejście kontroli. W przypadku MŚP, oszustwa są równie prawdopodobne jak w przypadku dużych przedsiębiorstw, ponieważ struktura organizacyjna jest mniej złożona i często brak w nich pisemnych procedur i polityk, a system kontroli wewnętrznej jest niewystarczający.

Wiele oszustw jest wykrywanych przypadkowo, na przykład na podstawie informacji otrzymanych od byłych pracowników lub urażonych byłych wspólników. MŚP powinny wprowadzać polityki i procedury umożliwiające wykrycie ryzyka oszustwa na jak najwcześniejszym etapie.

Kiedy ryzyko oszustwa zostanie wykryte, można je skutecznie minimalizować. Można skorzystać z profesjonalnej porady, na przykład biegłego rewidenta, nie tylko wtedy kiedy firma ma już poważne straty finansowe dla których nie ma rozsądnego wyjaśnienia, ale z wyprzedzeniem, tak, by aktywnie zapobiec powstaniu takiej sytuacji. Biegli rewidenci mogą odegrać kluczową rolę w wykrywaniu oszustw, ponieważ mają umiejętności i zdolności w zakresie rozpoznawania nieprawidłowości, za którymi może kryć się oszustwo.

Wiele MŚP nie podlega obowiązkowi badania sprawozdań finansowych. Niemniej jednak, niektóre z nich dobrowolnie poddają się takiemu badaniu by podnieść wiarygodność sprawozdawczości finansowej firmy, zwłaszcza w oczach banków. Takie badanie może być kluczowym instrumentem rozpoznania i zapobiegania oszustwom. Jednak ustawowe badanie sprawozdań finansowych nie zagwarantuje wykrycia oszustwa, ponieważ nie jest to jego celem. Wykrywaniu oszustw służy specjalny rodzaj dobrowolnego badania sprawozdań finansowych, zwany audytem śledczym (forensic audit). W Załączniku 1 przedstawiono przykładowe okoliczności wskazujące zawodowym doradcom możliwość zaistnienia oszustwa w sprawozdaniach finansowych.

Ryzyko oszustwa w organizacji można identyfikować w oparciu o:

 Ogólne czynniki ryzyka oszustwa (rozdział 3.2);

 Specyficzne czynniki ryzyka oszustwa (rozdział 3.3).

3.2 Ogólne czynniki ryzyka oszustwa: kultura nie oparta na etyce i brak wewnętrznych procedur i kontroli

Oznaki ryzyka oszustwa można znaleźć w samej organizacji. Są to między innymi kultura nie oparta na etyce, brak procedur oraz brak odpowiedniej kultury/postawy narzucanej przez kierownictwo.

Wiele decyzji biznesowych obok wymiaru technicznego czy handlowego ma również wymiar moralny. Uczciwe i etyczne postępowanie kierownictwa lub właścicieli MŚP musi determinować codzienne decyzje i leżeć u ich podstaw. W miejscu pracy, w którym panuje kultura etycznego postępowania i uczciwości istnieje większe prawdopodobieństwo etycznych zachowań. Klimat ogólnego niezadowolenia wśród pracowników może sprzyjać działalności oszukańczej: dyskryminacja i niezadowoleni pracownicy to czynniki zwiększające prawdopodobieństwo oszustwa.

Ponadto, jeśli nie istnieje deklaracja polityki wyznaczająca konsekwencje (drobnych) kradzieży popełnianych przez pracowników, bardziej prawdopodobne jest, że będą się oni dopuszczali oszustw:

brak pisemnych procedur i systemów regularnej kontroli otwierają znaczne możliwości dla działalności oszukańczej, ponieważ nie ma jasnych reguł, którymi pracownicy powinni się kierować.

Jeśli kierownictwo nie może wykazać się jasnym zaangażowaniem we wdrożenie i upublicznienie solidnych ram kontroli wewnętrznej, może to również wskazywać na ryzyko oszustwa. W każdej sytuacji, w której role i zakresy odpowiedzialności nie są jasno zdefiniowane i przypisane, łatwiej jest dopuścić się oszustwa, które pozostanie niezauważone. Brak delegacji odpowiedzialności także czasem może być sygnałem ryzyka oszustwa.

3.3 Specyficzne czynniki ryzyka oszustwa

Pewne specyficzne wydarzenia mogą być objawami oszustwa i przedsiębiorca powinien być o nich poinformowany bezzwłocznie – bezpośrednio lub przez doradcę biznesowego.

Poniżej przedstawiono przykłady czynników ryzyka oszustwa związanych konkretnie z typami oszustw omawianymi w Rozdziale 2. Nie jest to wyczerpująca lista, przedstawia jednak wybrane przykłady. Nie są na niej uwzględnione czynniki ryzyka dla MŚP notowanych na giełdzie.

Czynniki ryzyka związane z oszukańcza działalnością kierownictwa lub właścicieli (oszukańczą sprawozdawczością finansową)

Zachęty/naciski ⁵

Stabilność finansowa lub rentowność są zagrożone przez warunki ekonomiczne, branżowe lub operacyjne jednostki, takie jak (lub wskazane przez):

 duża konkurencja lub nasycenie rynku w połączeniu ze zmniejszaniem się marż,

 nagłe zmiany w branży, na przykład duża zależność od szybkich zmian technologicznych, szybkiego starzenia się produktu lub zmian stóp procentowych,

 znaczący spadek popytu rynkowego oraz rosnące niepowodzenia w branży lub w całej gospodarce,

 straty operacyjne stwarzające zagrożenie bankructwem, egzekucją mienia lub wrogim przejęciem,

 powtarzające się ujemne przepływy pieniężne z działalności operacyjnej lub niezdolność do wypracowania przepływów środków pieniężnych z działalności operacyjnej przy jednoczesnym wykazywaniu zysków i ich wzrostu,

 niezwykle szybki wzrost rentowności, w szczególności w porównaniu z innymi firmami z tej samej branży,

 nowe wymogi rachunkowości, ustawowe lub regulacyjne;

 plany motywacyjne oparte na przychodach lub zyskach mogą prowadzić do manipulowania liczbami.

Na kierownictwo i personel operacyjny wywierana jest nadmierna presja w kierunku realizacji celów finansowych określanych przez osoby sprawujące nadzór, w tym cele sprzedażowe lub podnoszenie rentowności.

Możliwości⁶

5 Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw – Załącznik 1 - 2004, wybrane elementy.

6 Idem

Rodzaj branży lub działalności operacyjnej jednostki stwarza możliwość angażowania się w oszukańczą sprawozdawczość finansową, która może wynikać ze:

 znaczących transakcji z podmiotami powiązanymi, które nie mieszczą się w zakresie zwykłej działalności gospodarczej lub z podmiotami powiązanymi, które nie są badane lub są badane przez inną firmę audytorską;

 wyceny aktywów, zobowiązań, przychodów i kosztów w oparciu o znaczące szacunki, u podstaw których leżą subiektywne oceny lub niepewności trudne do zweryfikowania;

 znaczących, nietypowych lub wysoce złożonych transakcji (szczególnie następujących pod koniec roku), które rodzą trudne pytania z zakresu „przewagi treści nad formą”,

 ważne obszary działalności są zlokalizowane lub prowadzone na zasadach transgranicznych w systemach prawnych, w których funkcjonują różniące się między sobą środowiska gospodarcze i kulturowe,

 wykorzystywanie pośredników gospodarczych, dla zatrudnienia których nie ma jasnego uzasadnienia gospodarczego,

 pokaźne sumy na kontach bankowych lub działalność jednostek zależnych bądź oddziałów w rajach podatkowych, do których nie ma jasnego uzasadnienia gospodarczego.

Postawy/Usprawiedliwienia ⁷

 Nieskuteczne przekazywanie, wdrażanie, wspieranie albo egzekwowanie wartości lub zasad etyki przez kierownictwo bądź nieskuteczne przekazywanie wartości lub etycznych standardów;

 Praktyka polegająca na zobowiązywaniu się kierownictwa wobec analityków, kredytodawców i innych stron trzecich do realizacji nadmiernie wygórowanych lub nierealistycznych planów;

 Kierownictwu nie udaje się bez zbędnej zwłoki skorygować wykrytych istotnych słabości systemu kontroli wewnętrznej;

 W interesie kierownictwa leży stosowanie nielegalnych środków służących zmniejszeniu wykazywanych zysków ze względów podatkowych;

 Właściciel-kierownik nie odróżnia transakcji prywatnych od firmowych.

W Załączniku I przedstawiono przykładowe okoliczności, mogące wskazywać na możliwość istnienia w sprawozdaniach finansowych istotnych zniekształceń wynikających z oszustwa.

Czynniki ryzyka związane z oszustwami popełnianymi przez pracowników i strony trzecie Zachęty/naciski ⁸

Osobiste zobowiązania finansowe mogą prowadzić do wywierania nacisków na kierownictwo lub na pracowników mających dostęp do gotówki lub innego rodzaju majątku narażonego na zawłaszczenie.

Negatywne związki pomiędzy jednostką a pracownikami posiadającymi dostęp do gotówki lub innych aktywów podatnych na kradzież mogą zachęcać tych pracowników do zawłaszczenia tych aktywów.

Możliwości ⁹

7 Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw – Załącznik 1 – 2004

8 Na podstawie: Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw – Załącznik 1 – 2004

Niektóre cechy i okoliczności mogą zwiększyć podatność majątku na zawłaszczenie. Przykładowo, możliwości zawłaszczenia majątku wzrastają w związku z występowaniem następujących czynników:

 występują znaczące środki gotówkowe płatne na żądanie oraz przetwarzane,

 występują zapasy w małej ilości, ale o wysokiej wartości lub na które jest duże zapotrzebowanie,

 aktywa, jak np. obligacje, diamenty lub podzespoły komputerowe, są łatwo wymienialne,

 środki trwałe niewielkich rozmiarów przeznaczone do obrotu lub co do których nie ma jasności, kto jest ich właścicielem.

Nieodpowiednia kontrola wewnętrzna nad aktywami może zwiększyć podatność na ich zawłaszczenie.

Na przykład, zawłaszczenie aktywów może mieć miejsce, gdy występuje:

 nieodpowiedni podział obowiązków lub niezależnych kontroli,

 nieodpowiedni nadzór nad wydatkami kierownictwa, takimi jak koszty podróży i inne zwroty,

 nieodpowiedni nadzór ze strony kierownictwa nad pracownikami odpowiedzialnymi za majątek, np. niewłaściwy nadzór lub kontrola odległych lokalizacji,

 nieodpowiednia kontrola osób starających się o posadę w charakterze pracowników odpowiedzialnych za majątek,

 nieodpowiednia ewidencja majątku;

 nieodpowiedni system autoryzacji i zatwierdzania transakcji (np. zakupów),

 nieodpowiednie fizyczne zabezpieczenie środków pieniężnych, papierów wartościowych, zapasów lub środków trwałych,

 brak pełnego i dokonywanego na czas uzgadniania aktywów,

 brak odpowiedniej i sporządzanej na czas dokumentacji transakcji (np. not uznaniowych za zwrócone towary),

 niewykorzystywanie obowiązkowych urlopów przez osoby sprawujące kluczowe funkcje kontrolne;

 niewłaściwy poziom zrozumienia przez kierownictwo zagadnień dotyczących technologii informatycznej, co umożliwia pracownikom zajmującym się tą technologią informatyczną uczestnictwo w zawłaszczeniu,

 niewłaściwe kontrole dostępu do zautomatyzowanych danych, w tym kontrole i przeglądy rejestrów zdarzeń w systemie komputerowym.

Postawy/usprawiedliwienie ¹⁰

 Lekceważenie potrzeby nadzoru lub zmniejszenia ryzyka związanego z zawłaszczeniem aktywów.

 Lekceważenie znaczenia kontroli wewnętrznej nad zawłaszczeniem aktywów, które przejawia się w obchodzeniu dotychczasowych kontroli lub w niepodejmowaniu czynności zaradczych w związku ze znanymi usterkami kontroli wewnętrznej.

 Zachowanie wskazujące na niezadowolenie z jednostki lub sposobu traktowania przez nią pracowników.

9 Na podstawie: Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw – Załącznik 1 – 2004

10 Na podstawie: Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw – Załącznik 1 – 2004

 Zmiany sposobu zachowania lub stylu życia, co może wskazywać na zawłaszczenie aktywów.

 Przyzwolenie na drobne kradzieże.

R

4: Z

Jak już wspomniano wcześniej, żaden system nie jest całkowicie „odporny na oszustwa”. Nie oznacza to jednak, że nie można nic zrobić, by zapobiec oszustwom; wręcz przeciwnie, można podjąć nie tylko działania mające na celu zwalczanie oszustw kiedy już zaistniały, można też z wyprzedzeniem ograniczyć ryzyko oszustwa.

Działania podejmowane w celu zapobieżenia oszustwom podejmowane są indywidualnie przez rządy państw członkowskich UE. Niniejsza publikacja nie ilustruje tych działań. Przedstawia natomiast zarys działań podejmowanych na szczeblu UE (rozdział 4.2) a także, przede wszystkim, opisuje co można zrobić na poziomie MŚP.

Przedsiębiorcy powinni zastosować jak najskuteczniejsze środki w celu ograniczania ryzyka oszustwa i budowania kultury opartej na uczciwości i etycznym postępowaniu. Poniżej przedstawiono praktyczne przykłady, z których mogą skorzystać przedsiębiorcy jeśli chcą walczyć z oszustwem.

W projektowaniu i wdrażaniu działań zapobiegających oszustwom mogą pomóc profesjonalni doradcy, w tym biegli rewidenci.

4.1 Co przedsiębiorca może zrobić, żeby zapobiegać oszustwom

Przedsiębiorcy powinni podjąć odpowiednie działania w cel minimalizacji ryzyka oszustwa. Takie działania obejmują m.in. wytworzenie w firmie kultury etycznego postępowania, rozpoznanie obszarów ryzyka, ustanowieni polityk i procedur, oraz ułatwianie sygnalizowania nieprawidłowości (whistle-blowing). Wielu przedsiębiorców może stwierdzić, że przy opracowaniu tych procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej będzie im potrzebna pomoc doradcy.

4.1.1 Kultura etycznego postepowania – standardy etyczne w środowisku pracy

Główna odpowiedzialność za zapobieganie oszustwu oraz za jego wykrywanie spoczywa na osobach sprawujących nadzór nad jednostką oraz na kierownictwie jednostki. Powinny one narzucić odpowiedni ton, tworzyć kulturę opartą na zasadach uczciwości i etycznym postępowaniu, a także wdrożyć odpowiednie kontrole w celu zapobiegania oszustwom oraz wykrywania oszustw i błędów w firmie. Oszustwo kierownictwa jest często trudniejsze do wykrycia od oszustwa popełnionego przez personel niższego szczebla, ponieważ kierownictwo często znajduje się w sytuacji, w której jego uczciwość jest zakładana, co da im możliwość ominięcia formalnych procedur kontroli. Jest zatem ważne, aby kierownictwo, pod nadzorem osób sprawujących nadzór, kładło silny nacisk na zapobieganie oszustwom, co mogłoby zmniejszyć możliwości wystąpienia oszustwa, oraz na działania zniechęcające do oszustwa, co mogłoby powstrzymywać przed popełnianiem oszustwa w związku z prawdopodobieństwem wykrycia i nałożenia kary. Wymaga to kultury opartej na zasadach uczciwości i etycznym postępowaniu. Taka kultura, oparta na mocnym zestawie fundamentalnych wartości, musi być przekazywana i demonstrowana przez kierownictwo i osoby sprawujące nadzór, wskazując pracownikom, w jaki sposób jednostka prowadzi swoją działalność.

Etyczna postawa na wszystkich szczeblach organizacji stanowi podstawę dla tworzenia środowiska o niskim ryzyku, natomiast zachowania nieetyczne sprzyjają oszustwom.

W związku z tym, pierwszym krokiem jaki należy podjąć by zmniejszyć ryzyko oszustwa jest budowa kultury opartej na zasadach uczciwości i etycznym postępowaniu. Kodeks Etyki opracowany przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC), w szczególności część C, która stosuje się do

zawodowych księgowych zatrudnionych w jednostkach gospodarczych, może być potraktowany jako punkt odniesienia i zastosowany do innych elementów łańcucha sprawozdawczości finansowej, jak na przykład sami przedsiębiorcy. Przedsiębiorcy powinni poświęcić czas na wprowadzenie w swoich firmach wysokich standardów etycznych. Budowanie kultury opartej na zasadach uczciwości i etycznym postępowaniu obejmuje narzucenie odpowiedniego tonu; tworzenie pozytywnego środowiska pracy; zatrudnianie, szkolenie i awansowanie pracowników; okresowo, wymaganie od pracowników potwierdzenia ich zakresu odpowiedzialności oraz podejmowanie odpowiednich działań w reakcji na rzeczywiste, podejrzewane lub zarzucane oszustwa. Rezultat będzie pozytywny, ponieważ wszyscy interesariusze (pracownicy, klienci, dostawcy i banki) będą wiedzieć, że mają do czynienia z organizacją godną zaufania.

Kultura oparta na zasadach uczciwości i etycznego postępowania może istnieć tylko w sytuacji, w której jednostka zachowuje zgodność ze wszystkimi wymogami prawa. Jeśli cała jednostka działa z naruszeniem prawa, przedsiębiorca nie może oczekiwać od pracowników uczciwości: dlatego właśnie przedsiębiorcy powinni unikać wszelkich działań, które mogłyby zaszkodzić reputacji firmy.

Kiedy oszustwo zostanie wykryte, musi być ścigane prawnie, ponieważ perspektywa oskarżenia i skazania jest znaczącym czynnikiem zniechęcającym do oszustwa. Oskarżenie i skazanie implikują również, że firma nie zamiata problemów pod dywan i otwarcie zgłasza przypadki oszustwa odpowiednim władzom.

Konieczne jest sporządzenie jasnej deklaracji polityki w zakresie etycznych zasad działania, by zapewnić, że wszyscy członkowie organizacji będą uczciwie traktować kolegów, pracowników, klientów, dostawców i banki. Należy także zapewnić wyraźny kanał informacyjny dla potrzeb zgłaszania oszustw.

Niezbędne jest podnoszenie świadomości ryzyka oszustwa w biznesie, tak, by wszyscy zachowali czujność i aktywnie zapobiegali oszustwom. Podnoszenie świadomości ryzyka może np. przyjąć formę informowania wszystkich interesariuszy o posiadanej przez przedsiębiorstwo polityce i formalnych procedurach zapobiegania i zwalczania oszustw. Interesariusze powinni także mieć świadomość poważnych konsekwencji, jakie będą wyciągane względem osób dopuszczających się oszustwa. Powinni też otrzymać informacje odnośnie ich własnej roli w zakresie zapobiegania oszustwom w ogólności, jak też zagrożeniom specyficznym dla obszaru działalności danego przedsiębiorstwa.

4.1.2 Rozpoznanie obszarów ryzyka

Ważnym elementem umacniania kultury uczciwości i etycznego postepowania jest przyjęcie ustrukturyzowanego podejścia do zarządzania ryzykiem. Każdy typ organizacji ma do czynienia z określonymi typami ryzyka, które muszą być rozpoznane w celu ustanowienia odpowiednich kontroli.

Rozpoznanie obszarów ryzyka zależy od wielkości i typu jednostki. Rozpoznanie obszarów potencjalnej wrażliwości na oszustwo może być poważnym wysiłkiem, w zależności od jednostki której dotyczy. Zawodowy doradca może pomóc w ustaleniu priorytetów ryzyka i zweryfikować założenia dotyczące kluczowych obszarów ryzyka.

4.1.3 Określenie polityk i procedur

Solidny system kontroli wewnętrznej jest jednym z najefektywniejszych sposobów na wykrywanie oszustw i zapobieganie im. MŚP powinny tworzyć systemy kontroli wewnętrznej równie skuteczne jak duże przedsiębiorstwa, choć zwykle mniej złożone. Chodzi tu w dużym stopniu o udokumentowanie podstawowych polityk i procedur (w sytuacji idealnej, zajmowałby się tym niewielki zespół raczej niż jedna osoba – to tzw. „zasada czworga oczu”) i przekazanie ich wszystkim pracownikom. Przedsiębiorca powinien zapewnić jasne sformułowanie i wyraźny przekaz informacji o celach i politykach firmy.

Deklaracja polityki przedsiębiorstwa zawiera deklarację misji i zestaw zasad etycznych; jasno określa też konsekwencje wyciągane względem osób dopuszczających się oszustwa i sposobów zgłaszania podejrzeń oszustwa. Przedsiębiorca może wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oszustwa i poinformować o tym wszystkich członków firmy. Osoba taka może również pochodzić spoza struktur firmy.

Oprócz deklaracji polityki, przedsiębiorstwo powinno dysponować procedurami obejmującymi jasny opis kluczowych procesów gospodarczych (zapasy, cykl produkcyjny, cykl zakupu/sprzedaży i banki).

Każdy z kluczowych etapów tego procesu powinien być krótko opisany, tak, by odpowiedni podział obowiązków, wymaganych uprawnień i punktów weryfikacji.

Podział obowiązków

Każda z ról w przedsiębiorstwie powinna być jasno zdefiniowana i przypisana. W mniejszych organizacjach, jedna osoba pełni zwykle kilka funkcji. Na ile to możliwe, należy stosować podstawowe zasady podziału obowiązków, np. towary nie powinny być zamawiane i opłacane przez tę samą osobę. Tam, gdzie nie jest możliwy podział obowiązków, należy wprowadzić kompensujące rozwiązania kontrolne.

Ważne jest, by zarówno przedsiębiorca jak i pracownicy byli w pełni świadomi ról, jakie przydzielono ich kolegom. Nie tylko zapewni to efektywne i sprawne działanie jednostki, ale także ułatwi spostrzeżenie możliwych prób oszustwa czy zmowy.

Wymogi w zakresie uprawnień

Każdy istotny proces gospodarczy, w ramach którego wypłacana lub pobierana jęt gotówka, musi wymagać podpisu autoryzacyjnego. Zamówienia, faktury, oraz wszelkie operacje bankowe muszą być potwierdzane podpisem przedsiębiorcy lub delegowanej osoby uprawnionej. Obok podpisu powinna być przystawiona pieczątka z datą.

Punkty weryfikacji

Polityki i procedury są niewystarczające, jeśli nie zostaną ustanowione sposoby kontroli ich przestrzegania.

W związku z tym, należy ustalić punkty weryfikacji. Powinna zostać wyznaczona osoba, która będzie sprawdzać, czy przestrzegane są wymogi w zakresie uprawnień. Tą osobą może być sam przedsiębiorca, osoba, której przedsiębiorca ufa, bądź doradca zewnętrzny. Weryfikacja powinna mieć charakter wyrywkowy.

Rozpoznanie obszarów ryzyka w MŚP i zarządzanie nimi

Zasięgnięcie rady i rozpoznanie ryzyka

Opracowanie środków zapobiegawczych w odpowiedzi na ryzyko

Wdrożenie środków reagowania i alokacja odpowiedzialności

Regularna ocena kontroli

Zapewnienie wysokiej jakości informacji finansowych Zrozumienie i ocena skali ryzyka

4.1.4 Sygnalizowanie nieprawidłowości (whistle blowing)

W niektórych przypadkach, oszustwa mogą być wykryte, lub też podejrzenie oszustwa może być powzięte, przez współpracowników. Bardzo ważne jest, by zachęcać takie osoby do zgłaszania takich przypadków, tak, by powstrzymać oszukańczą działalność. Równocześnie, należy upewnić się, że osoby zgłaszające oszustwo robią to w dobrej wierze i dysponują prawdziwymi dowodami.

Jak już wspomniano wcześniej, polityki i procedury MŚP powinny zapewniać kanał informacyjny dla potrzeb zgłaszania podejrzeń oszustwa. Należy zapewnić, by osoby zgłaszające oszustwa w dobrej wierze nie były nękane ani zastraszane przez osoby, które tego oszustwa się dopuściły – ich tożsamość powinna być w razie potrzeby chroniona. Ważne jest także, by zgłoszenie oszustwa nie wiązało się z nagrodą finansową, ponieważ mogłoby to być zachętą do zgłaszania fałszywych przypadków oszustwa w celu wyłudzenia nagrody.

Pracownicy powinni zgłaszać przypadki oszustwa przedsiębiorcy lub osobie wyznaczonej.

W przypadku wykrycia oszustwa przez samego przedsiębiorcę, dobra praktyka nakazywałaby konsultację z zawodowym doradcą, np. z biegłym rewidentem, w celu wspólnego zadecydowania o tym, jakie działania byłyby w danej sytuacji odpowiednie.

4.2 Jakie działania podejmowane są na szczeblu europejskim i międzynarodowym

Na poziomie europejskim podjęto szereg działań mających na celu zwalczanie oszustw. Najważniejsze z nich to między innymi utworzenie Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych oraz Międzynarodowej Grupy Roboczej ds. Walki z Praniem Brudnych Pieniędzy.

4.2.1 Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF – Office Européen de Lutte Anti Fraude)

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych został utworzony w 1988 r., pod nazwą UCLAF, która w 1999 r, została zmieniona na OLAF (Office Européen de Lutte Anti Fraude).

OLAF ma w UE władzę administracyjną i sporządza raporty śledcze dla potrzeb prokuratury i władz dyscyplinarnych. Nie jest organem ścigania; jego status stanowi połączenie statusu instytucjonalnego, roli operacyjnej i roli w zakresie określania polityki. OLAF jest niezależny od Komisji i współpracuje z Europolem i Eurojustice. Większość jego działań (70%) to czynności dochodzeniowe; inne obszary działania to administracja, stanowienie polityki, infrastruktura, działania sprawdzające i reprezentacja.

4.2.2 Międzynarodowa Grupa Robocza ds. Walki z Praniem Brudnych Pieniędzy (FATF, Financial Action Task Force on Money Laundering)

W obszarze przestępczości gospodarczej pranie pieniędzy staje się coraz poważniejszym problemem, nie tylko dla dużych firm, ale również dla MŚP. Może być zdefiniowane jako przetwarzanie korzyści z przestępstwa w celu zamaskowania ich nielegalnego pochodzenia. Jeśli działalność przestępcza przynosi duże zyski, zaangażowana w nią osoba lub grupa musi znaleźć sposób na kontrolowanie tych środków bez zwracania uwagi na związane z nimi osoby lub ich działalność. W tym celu przestępcy maskują źródła środków, zmieniają ich formę, bądź też przenoszą je w miejsca, w których

prawdopodobieństwo zwrócenia czyjejś uwagi jest mniejsze. Z szacunków wynika, że znaczny odsetek wszystkich środków będących w obiegu na świecie to „brudne” pieniądze¹¹.

Zakres trzeciej Dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu pieniędzy z 2005 r. 2001/97/WE, obejmuje sektor finansowy, a także prawników, notariuszy, księgowych, oraz członków innych niezależnych zawodów prawniczych, uczestniczących w operacjach finansowych lub korporacyjnych, w tym doradców podatkowych¹², jak również agentów obrotu nieruchomościami, kasyna, trusty oraz usługodawców świadczących usługi dla firm.

Jeśli chodzi o MŚP, najczęstsze formy prania pieniędzy to malwersacja, obrót w oparciu o informacje poufne (insider trading), łapownictwo i oszustwa komputerowe. Mogą przynosić znaczne zyski i tym samym rodzić motywację do „legalizacji” środków zdobytych w drodze prania pieniędzy.

W odpowiedzi na rosnące obawy dotyczące prania pieniędzy, podczas szczytu Grupy G-7w Paryżu w 1989 r. utworzono Międzynarodową Grupę Roboczą ds. Walki z Praniem Brudnych Pieniędzy (Financial Action Task Force on money laundering, FATF) w celu opracowania skoordynowanej reakcji międzynarodowej. Jednym z pierwszych zadań FATF było opracowanie Rekomendacji – w sumie 40 – które wskazywały, jakie działania rządy krajowe powinny podjąć w celu wdrożenie efektywnych programów przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy.

Członkowie FATF to 33 kraje i jurysdykcje – w tym główne potęgi finansowe Europy, Ameryki Północnej i Południowej, oraz Azji – jak też Komisja Europejska i Rada Współpracy Zatoki Perskiej.

FATF współpracuje ściśle z innymi jednostkami międzynarodowymi zajmującymi się zwalczaniem prania brudnych pieniędzy.

Pranie brudnych pieniędzy z natury rzeczy pozostaje poza zakresem standardowych statystyk gospodarczych. Niemniej jednak, podobnie jak w przypadku innych aspektów nielegalnej działalności gospodarczej, opracowano ogólne szacunki, by mieć pojęcie o skali problemu. Na przykład, Międzynarodowy Fundusz Walutowy stwierdził, że zagregowana kwota pranych pieniędzy wynosi około dwóch do pięciu procent globalnego PKB.

11

12 W 2004 r., w wyniku Rekomendacji FATF, Komisja Europejska opublikowała projekt nowej Dyrektywy w sprawie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy “Projekt dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie przeciwdziałania korzystaniu z systemu finansowego w celu prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu”, która umożliwia państwom członkowskim przyjmowanie bardziej rygorystycznych zapisów prawa w celu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, zastępując Dyrektywę 2001/97/WE zmieniającą Dyrektywę 91/308/EEC w sprawie przeciwdziałania korzystaniu z systemu finansowego w celu prania pieniędzy. Rada ECOFIN przyjęła Trzecią Dyrektywę w sprawie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy w dniu 7 czerwca 2005 r., po jej zatwierdzeniu przez Parlament Europejski w dniu 26 maja 2005r.

R

5: R

Kluczowe znaczenie ma narzucenie przez kierownictwo odpowiedniego tonu, budowanie kultury opartej na zasadach uczciwości i etycznym postępowaniu, oraz ustanowienie środków kontroli pozwalających na zapobieganie nadużyciom i wykrywanie oszustw w jednostce. Wytworzenie takiej kultury pozwala zmniejszyć ryzyko oszustwa.

Część C Kodeksu Etyki IFAC, stosująca się do biegłych rewidentów i zawodowych księgowych zatrudnionych w jednostkach gospodarczych może być źródłem standardów etycznych stosowanych również do innych części łańcucha sprawozdawczości finansowej.

Ustanowienie odpowiedniego zestawu polityk, przy zastosowaniu zasady „czworga oczu” (czyli przez więcej niż jedną osobę) jest kluczowym elementem wszelkich działań mających na celu zapobieganie oszustwom, opisując:

 podział obowiązków;

 wymogi w zakresie uprawnień;

 punkty weryfikacji;

 zgłaszanie nieprawidłowości.

Zawodowi doradcy mogą odegrać istotną rolę jeśli chodzi o rozpoznanie i wdrożenie odpowiednich środków kontroli i zapobiegania oszustwom. Biegli rewidenci zazwyczaj pełnią rolę doradców biznesowych MŚP i mogą odegrać kluczową rolę doradzając w kwestii takich środków kontroli.

Z

I: P

Poniżej przedstawiono przykłady okoliczności, które zgodnie z doświadczeniem zawodowego doradcy mogą wskazywać na możliwość, że sprawozdania finansowe zawierają istotne zniekształcenie spowodowane oszustwem.

Rozbieżności w zapisach księgowych, w tym:

 transakcje, których nie ujęto w sposób kompletny lub we właściwym czasie lub zostały nieodpowiednio ujęte w związku z kwotą, okresem, klasyfikacją lub polityką jednostki,

 niepotwierdzone lub nieautoryzowane salda lub transakcje,

 dokonywane w ostatniej chwili korekty, które znacząco wpływają na wyniki finansowe,

 dowody wskazujące, że dostęp pracowników do systemów i zapisów nie odpowiada dostępowi, jaki jest niezbędny do wykonywania ich zatwierdzonych obowiązków,

 sugestie lub zażalenia składane biegłemu rewidentowi na temat domniemanego oszustwa.

Sprzeczne lub brakujące dowody, w tym:

 brakujące dokumenty,

 dokumenty, co do których występuje przypuszczenie, że zostały zmienione,

 brak dostępu do dokumentów w innej formie aniżeli w formie faksu lub w formie elektronicznej, podczas gdy oczekuje się występowania tych dokumentów w oryginale,

 znaczące i niewyjaśnione pozycje wynikające z uzgodnień,

 nietypowe zmiany w bilansie lub zmiany w trendach lub w ważnych powiązaniach lub wskaźnikach sprawozdania finansowego, na przykład należności rosnące szybciej niż przychody,

 niespójne, niejasne lub niewiarygodne odpowiedzi kierownictwa lub pracowników na zapytania lub zastosowane procedury analityczne,

 nietypowe rozbieżności między zapisami jednostki a odpowiedziami potwierdzającymi,

 duże ilości zapisów po stronie kredytowej oraz innych korekt wprowadzonych do zapisów dotyczących należności,

 niewyjaśnione lub niedostatecznie wyjaśnione różnice między kontem należności a kontem rozliczeniowym lub między oświadczeniami klienta a kontem należności,

 brakujące lub nieistniejące anulowane czeki w okolicznościach, kiedy anulowane czeki są zwykle zwracane do jednostki wraz z oświadczeniem banku,

 znaczące ilości brakujących zapasów lub aktywów rzeczowych,

 niedostępne lub brakujące dowody elektroniczne, niespójne z obowiązującymi w jednostce zasadami ich utrzymywania,

 mniej potwierdzeń na zapytania na temat sald, aniżeli można by oczekiwać lub więcej potwierdzeń, aniżeli można by oczekiwać,

 niezdolność do stworzenia dowodów dotyczących rozwoju kluczowych systemów oraz przetestowania zmian programu jak też wdrożenia w bieżącym roku działań dotyczących zmian i rozwoju systemu.

13 Poprawiony MSB 240: Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw – Załącznik 3 – 2004

Problematyczne lub nietypowe kontakty między biegłym rewidentem a kierownictwem, w tym:

 odmowa dostępu do zapisów, udogodnień, niektórych pracowników, klientów, sprzedawców lub innych, od których można oczekiwać dowodów badania,

 wyśrubowane wymogi czasowe nałożone przez kierownictwo w celu rozwiązania złożonych lub spornych zagadnień,

 skargi kierownictwa dotyczące przeprowadzonego badania lub zastraszanie członków zespołu

 wykonującego badanie przez kierownictwo, w szczególności w związku z krytycznymi uwagami biegłego rewidenta na temat dowodów badania lub w związku z rozwiązywaniem potencjalnego sporu z kierownictwem,

 nietypowa zwłoka jednostki w dostarczaniu wymaganych informacji,

 niechęć w ułatwieniu biegłemu rewidentowi dostępu do kluczowych plików elektronicznych w celu zastosowania wspomaganych komputerowo technik badania,

 odmowa kontaktu z pracownikami zajmującymi się kluczowymi operacjami IT, w tym operacjami bezpieczeństwa oraz personelem opracowującym systemy,

 niechęć do dodania lub zmiany informacji ujawnionych w sprawozdaniach finansowych, aby uczynić je bardziej kompletnymi i zrozumiałymi,

 niechęć do zajęcia się bez zbędnej zwłoki wykrytymi słabościami kontroli wewnętrznej.

Inne:

 Niechęć kierownictwa do zezwolenia biegłemu rewidentowi na osobiste spotkania z osobami sprawującym nadzór.

 Zasady rachunkowości, które wydają się odbiegać od norm obowiązujących w branży.

 Częste zmiany wartości szacunkowych, które nie są skutkiem zmiany okoliczności.

 Tolerowanie nieprzestrzegania kodeksu postępowania obowiązującego w jednostce.

Z

II: O

Główna odpowiedzialność za zapobieganie oszustwu oraz za jego wykrywanie spoczywa na osobach sprawujących nadzór nad jednostką oraz na kierownictwie jednostki. Niemniej jednak, jeśli jednostka wyznaczyła biegłego rewidenta, powinien on rozważyć ryzyko znaczącego zniekształcenia sprawozdań finansowych spowodowanego oszustwem. Międzynarodowy Standard Badania (MSB) 240 “ Odpowiedzialność biegłego rewidenta podczas badania sprawozdań finansowych dotycząca oszustw” to przyjęty międzynarodowy standard zawierający wskazówki odnośnie odpowiedzialności biegłego rewidenta w tym zakresie. Treść standardu opisana jest w akapicie 2 jego wprowadzenia:

“Niniejszy standard:

 Wprowadza rozróżnienie pomiędzy błędem a oszustwem i opisuje dwa typy oszustwa istotne dla biegłego rewidenta, czyli zniekształcenia wynikające z zawłaszczenia majątku i zniekształcenia wynikające z oszukańczej sprawozdawczości finansowej; opisuje zakresy odpowiedzialności odpowiednio osób sprawujących nadzór i kierownictwa jednostki za zapobieganie oszustwom i ich wykrywanie, opisuje zasadnicze ograniczenia ustawowego badania sprawozdań finansowych w kontekście oszustwa i określa odpowiedzialność biegłego rewidenta za wykrywanie istotnych zniekształceń spowodowanych oszustwem;

 Wymaga od biegłego rewidenta zachowania postawy sceptycyzmu zawodowego i uznania możliwości wystąpienia istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem pomimo wcześniejszych doświadczeń biegłego rewidenta w zakresie uczciwości i rzetelności kierownictwa jednostki i osób sprawujących nadzór;

 Wymaga od członków zespołu przeprowadzającego badanie omówienia podatności sprawozdań finansowych jednostki na istotne zniekształcenia będące skutkiem oszustwa, a od partnera odpowiedzialnego za zlecenie rozważenia tego, które zagadnienia należy zakomunikować tym członkom zespołu wykonującego badanie, którzy nie brali udziału w dyskusji;

 Wymaga od biegłego rewidenta:

○ Przeprowadzenia procedur w celu uzyskania informacji potrzebnych do identyfikacji ryzyka istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem;

○ Rozpoznania i oceny ryzyka istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem na poziomie sprawozdań finansowych i na poziomie stwierdzeń; dla tak ocenionych ryzyk, mogących skutkować istotnymi zniekształceniami, oceny struktury systemu kontroli w jednostce, w tym istotnych działań kontrolnych, oraz ustalenia, czy zostały one wdrożone;

○ Określenia ogólnej reakcji na ryzyko istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem na poziomie sprawozdań finansowych i rozważenie przydziału personelu i nadzoru nad nim; rozważenie polityki rachunkowości stosowanej przez jednostkę i włączenie elementu nieprzewidywalności przy wyborze charakteru, czasu i zakresu czynności badania jakie mają być wykonane;

○ Zaprojektowania i wykonania procedur badania dostosowanych do ryzyka związanego z obchodzeniem kontroli przez kierownictwo;

○ Określenia reakcji naocenione ryzyko istotnego zniekształcenia spowodowanego oszustwem;

○ Rozważenia, czy rozpoznane zniekształcenie może wskazywać na oszustwo;

○ Uzyskania od kierownictwa pisemnych oświadczeń odnośnie do oszustwa; oraz

○ Komunikacji z kierownictwem i osobami sprawującymi nadzór;

 Zapewnia wskazówki w zakresie komunikacji z instytucjami regulacyjnymi i organami ścigania;

 Zapewnia wskazówki w sytuacjach, w których, w wyniku zniekształcenia spowodowanego oszustwem lub podejrzenia oszustwa, biegły rewident znajduje się w sytuacji wyjątkowej, w której jego zdolność do kontynuowania badania podlega wątpliwości; oraz

 Określa wymogi w zakresie dokumentacji.”

Pełny tekst MSB dostępny jest w dokumencie “Handbook of International Auditing, Assurance, and Ethics Pronouncements” opublikowanym przez Międzynarodową Federację Księgowych (IFAC) oraz na witrynie internetowej IFAC www.ifac.org, a także na witrynie Krajowej Izby Biegłych Rewidentów www.kibr.org.pl.

Z

III: O

Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych http://europa.eu.int/comm/anti_fraud/

Międzynarodowa Grupa Robocza ds. Walki z Praniem Brudnych Pieniędzy http://www.fatf-gafi.org

IFAC – International Federation of Accountants http://www.ifac.org/

OLAF – Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych http://europa.eu.int/comm/anti_fraud/index_en.html

Panel Doradczy ds. Oszustw http://www.fraudadvisorypanel.org/