ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 2/NZP/2012. Zamawiający: FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, Kraków

(1)

Kraków, 26 listopada 2012 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 2/NZP/2012

Przedmiot: Dostawa mebli biurowych w tym mebli robionych na wymiar, wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych

Zamawiający: FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków

Projekt: Nowoczesne Zarządzanie Publiczne

Umowa nr: UDA-POKL.05.02.01-00-025/12-00, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego – Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Priorytet V – Dobre rządzenie.

I. WPROWADZENIE

1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z póź. zm.) zwanej dalej „ustawą”.

2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania na podstawie umowy o dofinansowanie projektu Nowoczesne Zarządzanie Publiczne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, nr umowy UDA-POKL.05.02.01-00-025/12- 00, zwanej dalej „umową”.

3. Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) i wynosi powyżej 14.000 EURO.

4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

II. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest dostawa mebli biurowych w tym mebli robionych na wymiar, wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik nr 1 do Zapytania.

(2)

Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

Lp. Nazwa elementu zamówienia Liczba szt.

Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)

1. Stół modułowy 1 39121000-6

2. Krzesła 30 39112000-0

3. Stoliki 4 39121000-6

4. Krzesła łączone/ławki 4 39113000-7,

39113300-0

5. Klimatyzator 1 39717200-3

6. Szafy biurowe na wymiar 8 39132100-7

7. Biurka na wymiar 6 39121100-7

IV. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA - JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych kompletnych w poszczególnych Częściach.

V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin realizacji zamówienia – dostawa w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy.

VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający następujące warunki:

1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

4) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o zapisy zawarte w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy.

Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w oparciu o oświadczenia, które ma dostarczyć Oferent.

VII. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ OFERENCI W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

I. Wraz z ofertą Oferent przekaże Zamawiającemu:

1) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiący Załącznik nr 3 do Zapytania;

2) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

(3)

3) Pełnomocnictwo do działania w imieniu Oferenta, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego.

Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 1) należy przedstawić w formie oryginału. Dokumenty, o których mowa w pkt. 2) mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) udzielającą pełnomocnictwa lub notarialnie. Ponadto, wszelkie dokumenty wystawione w innym języku niż polski winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Oferenta.

VIII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW

W przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji:

- pisemnie na adres:

FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków

- faksem na numer: (12) 633 51 54

- drogą elektroniczną na adres: mistia@mistia.org.pl

Korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna być opatrzona numerem referencyjnym sprawy tj.: 2/NZP/2012.

IX. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTMI

Do porozumiewania się z Oferentem w sprawach związanych z postępowaniem upoważnione są osoby:

Pan Krzysztof Malczyk, tel. (12) 633 82 85 wew. 133

X. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY

Oferty stanowiące odpowiedz na zapytanie należy składać w zamkniętej kopercie opisanej jako OFERTA i opatrzonej numerem sprawy (2/NZP/2012) do dnia 11 grudnia 2012 r. do godziny 10.00 w siedzibie Zamawiającego – FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków, Sekretariat. Decyduje data wpływu.

Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Oferenta, aby Zamawiający – w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofania – mógł zwrócić Oferentowi nienaruszoną ofertę.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zgubienie lub otwarcie oferty w przypadku, gdy nie zostanie ona oznakowana lub opieczętowana zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego.

Otwarcie ofert odbędzie się 11 grudnia 2012 r. o godzinie 12.00 w siedzibie Zamawiającego.

Otwarcie ofert jest jawne.

XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert.

(4)

XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy).

2. Oferta winna być sporządzona w jednym egzemplarzu.

3. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta, albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę.

4. Do oferty należy załączyć:

– dokumenty określone w pkt. VII zapytania;

5. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

1. Oferent określi cenę przedmiotu zamówienia poprzez podanie na formularzu oferty ceny brutto, netto i podatku VAT wyliczone w kosztorysie – załącznik 4. Ceny należy podać w polskich złotych.

2. Ceny jednostkowe oraz wartości określone w kosztorysie stanowiącym zał. 4 do zapytania muszą być wyrażone w jednostkach nie mniejszych niż grosze – dwa miejsca po przecinku (nie dopuszcza się podania cen według wartości wyrażonych w tysięcznych częściach złotego).

3. Aby obniżyć cenę oferty brutto w kosztorysie stanowiącym załącznik nr 4 do oferty należy:

- pomnożyć zamawianą ilość każdej pozycji zamówienia przez oferowaną cenę jednostkową netto,

- do tak obliczonej wartości netto należy dodać wartość podatku VAT, - zsumować wartości brutto wszystkich pozycji zamówienia.

4. Zaokrąglenia dokonywane przez arkusz kalkulacyjny typu Excell nie są traktowane jako błąd w obliczeniu ceny.

5. W przypadku niezgodności pomiędzy ceną wpisaną w ofercie a ceną wynikającą z kosztorysu, za cenę oferty uznaje się cenę podaną w kosztorysie (zał. 4).

6. W cenie należy uwzględnić wszystkie koszty, jakie mogą powstać w trakcie realizacji zamówienia, w tym koszty dostawy (załadunku, rozładunku, wniesienia, transportu), ubezpieczenia, gwarancji i serwisu, usługi wsparcia technicznego (jeśli dotyczy).

XIV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A OFERENTEM

Rozliczenia między Zamawiającym a Oferentem będą prowadzone w złotych polskich.

XV. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT.

Każda część zapytania ofertowego będzie oceniana przez zamawiającego oddzielnie.

Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru zamówienia włączając również gwarancje i wsparcie techniczne:

1. cena brutto – waga 100%

(5)

Przez kryterium cena brutto zamawiający rozumie określoną przez oferenta zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. XII i wpisaną w formularzu oferty cenę całkowitą brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia.

Ocena w ramach kryterium Cena brutto (Cb) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru:

Cbn

Cb = --- x 100 pkt Cbo

Cbn – oznacza najniższą cenę zaproponowaną brutto,

Cbo – oznacza cenę brutto zaproponowaną w ofercie badanej, Cb – liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium cena.

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej.

Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami.

XVI. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA.

Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferentów o uzyskanej punktacji i wyborze oferty najkorzystniejszej. Oferenta, którego ofertę wybrano Zamawiający poinformuje o terminie podpisania umowy.

XVII. UMOWA.

1. Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania stanowi wzór umowy, który uznaje się za integralną część zapytania ofertowego.

2. Zamawiający dopuszcza modyfikacje treści umowy – w zakresie niezbędnym do jej dostosowania do złożonej oferty oraz w zakresie logicznie wynikających z oferty zmian, ich spójności z treścią i kształtem zobowiązań umownych, ustalane drogą porozumienia między stronami.

3. Podpisanie umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 1 dzień od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze umowę w wyznaczonym miejscu i terminie.

XVII. INNE POSTANOWIENIA

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do dokumentacji postępowania (zapytania ofertowego wraz z załącznikami). O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej.

2. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.

(6)

3. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w pkt. 1 i 2 powyżej.

W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń.

4. Z postępowania wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta. Na potwierdzenie braku tych powiązań Oferent składa oświadczenie zawarte w formularzu oferty.

XIX. ZAŁĄCZNIKI

Wykaz załączników do Zapytania:

1) Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia;

2) Załącznik nr 2 – wzór formularza oferty;

3) Załącznik nr 3 – wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu;

4) Załącznik nr 4 – wzór kosztorysu;

5) Załącznik nr 5 – wzór umowy.

(7)

Załącznik nr 1 do Zapytania

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

I. Dostawa mebli biurowych w tym mebli robionych na wymiar, wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych.

Oferowane urządzenia muszą być:

- fabrycznie nowe,

- oznakowane znakiem CE lub znakiem równoważnym, zgodnie z właściwymi certyfikatami, - oznaczone czytelnym numerem identyfikacyjnym.

Lp. Nazwa elementu zamówienia

Liczba szt.

Wymagania techniczne (parametry) Uwagi

1. Stół modułowy 1 Stół konferencyjny modułowy,

składający się z elementów łączonych:

 6 stołów o wymiarach: długość 1800 mm, szerokość 700 mm, wysokość 730 mm, grubość blatu 25 mm, okleina PCV grubości 3 mm, kolor blatu beżowy (kolor wg życzenia klienta zgodnie z paletą dostępnych kolorów), nogi składane, rama czarna lub chromowana (z możliwością wyboru);

 Łączniki stołów w kształcie ćwierć koła;

2. Krzesła 30 15 szt. krzeseł bez podłokietników:

 wysokość całkowita 810 mm

 szerokość całkowita 470 mm

 głębokość całkowita 570 mm

 wysokość siedziska 470 mm

 szerokość siedziska 430 mm

 głębokość siedziska 460 mm

 rama czarna lub chromowana (z możliwością wyboru);

15 szt. krzeseł z podłokietnikami:

 szerokość całkowita (z podłokietnikami) 510 mm

(8)

 głębokość siedziska 460 mm

3. Stoliki 4 2 szt. :

 długość 1200 mm,

 szerokość 700 mm,

 wysokość 730 mm,

 grubość blatu 25 mm, okleina PCV grubości 3 mm,

 kolor blatu beżowy (kolor dostosowany do życzenia klienta zgodnie z paletą dostępnych kolorów),

2 szt. :

 długość 800 mm,

 szerokość 700 mm,

 wysokość 730 mm,

 grubość blatu 25 mm, okleina PCV grubości 3 mm,

 kolor blatu beżowy (kolor dostosowany do życzenia klienta zgodnie z paletą dostępnych kolorów),

4. Krzesła łączone/ławki 4 Potrójne:

 szerokość całkowita 1850 mm

 z podłokietnikami

 rama czarna lub chromowana (z możliwością wyboru);kolor siedziska do uzgodnienia przez zamawiającego zgodnie z paletą dostępnych kolorów 5. Klimatyzator 1 -orientacyjna wielkość pomieszczenia:

20 m2

(9)

-orientacyjna moc chłodnicza:

2000-2500 W

-napięcie zasilające: 230 V -przybliżone wymiary jednostki wewn.: 80 x 30 x 20 cm

-przybliżone wymiary jednostki zewn.:

80 x 60 x 30 cm -sterowanie: pilot

-zabezpieczenie przed zamarznięciem -gwarancja: 3 lata

6. Szafy biurowe na wymiar

8 Zestaw meblowy realizowany na wymiar pomieszczeń, wykonany z płyty grusza naturalna D1354 Kronospan + wstawki płyta U515:

 Szafy biurowe o wymiarach 240x84x35 – 6 sztuk,

 Szafy biurowe o wymiarach 240x42x35 – 2 sztuki wraz z osłonami na ściany o

wymiarach 140x30 – 2 sztuki.

7. Biurka na wymiar 6 Zestaw meblowy realizowany na wymiar pomieszczeń, wykonany z płyty grusza naturalna D1354 Kronospan + wstawki płyta U515:

 Biurko o wymiarach 75x140x70 – 4 sztuki,

 Stolik 78x78x75 – 2 sztuki.