Załącznik do Zarządzenia Nr 361 Zastępcy Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 13 listopada 2009r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami
Rozdział I Postanowienia ogólne
§ 1
Wewnętrzny regulamin organizacyjny zwany dalej „regulaminem” określa:
1) zadania Wydziału,
2) strukturę organizacyjną i symbole używane w korespondencji,
3) podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy, 4) zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji, 5) zasady sprawowania kontroli wewnętrznej,
6) postanowienia końcowe.
Rozdział II
Zakres działania Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami
§ 2
Do podstawowych zadań Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami należy:
1) tworzenie gminnego zasobu nieruchomości,
2) prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasób gminy,
3) prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasób Skarbu Państwa,
4) inicjowanie i opracowywanie koncepcji gospodarowania mieniem stanowiącym własność gminy,
5) gospodarka nieruchomościami stanowiącymi własność gminy w szczególności:
a) sprzedaż nieruchomości ( w tym: lokali mieszkalnych i użytkowych),
b) oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, trwały zarząd, dzierżawę i administrację,
c) aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego, użytkowania i trwałego zarządu, d) uwłaszczanie garaży,
e) przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności,
f) organizowanie przetargów dotyczących zbywania nieruchomości i dzierżawy stanowiących własność gminy,
g) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem opłat adiacenckich z tytułu podziału nieruchomości oraz uzbrojenia i budowy drogi,
h) prowadzenie spraw związanych z nabywaniem nieruchomości, i) prowadzenie spraw związanych z zamianą nieruchomości,
j) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania przez Prezydenta Miasta umów notarialnych dotyczących zbywania w trybie przetargowym i bezprzetargowym gruntów, nieruchomości zabudowanych, lokali mieszkalnych i użytkowych
stanowiących własność gminy,
k) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach pierwokupu,
l) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste w trybie przetargowym i bezprzetargowym nieruchomości gminy, a w sprawach, w których przepisy wymagają zgody Rady Miasta projektów uchwał,
m) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie przesunięcia terminów wnoszenia opłat za użytkowanie wieczyste,
n) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie zmiany stawki procentowej opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntu,
o) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie zmiany formy władania z użytkowania wieczystego w prawo własności dotyczące osób fizycznych i prawnych, p) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie umorzenia odsetek
dotyczących nieterminowego regulowania należności: rat za nabyty lokal mieszkalny, użytkowy lub grunt, opłat za użytkowanie wieczyste, czynszu dzierżawnego, opłat za bezumowne korzystanie z gruntu,
q) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach przekazywania terenów pod Pracownicze Ogrody Działkowe,
r) regulowanie stanów prawnych nieruchomości stanowiących własność gminy, s) sporządzanie analiz i sprawozdań o stanie mienia komunalnego,
t) wnoszenie nieruchomości gminnych w formie aportu do spółek,
u) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem oraz naliczaniem opłat planistycznych
„tzw. renty planistycznej” wynikających z dyspozycji Art. 36 ust. 4 ustawy z dnia 27 marca 2003r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym,
v) prowadzenie spraw związanych ze zmianą udziałów w nieruchomości wspólnej - przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawieranie przez Prezydenta Miasta ugód w formie aktów notarialnych prostujących błędne zapisy w umowach sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych.
w) Prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości na podstawie ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. /Dz.U.z 2005r. Nr 175, poz.1459/ o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości,
6) gospodarka gruntami Skarbu Państwa, w tym:
a) sprzedaż nieruchomości,
b) oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, trwały zarząd, dzierżawę i najem,
c) aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego, użytkowania, trwałego zarządu, dzierżawy i najmu,
d) uwłaszczanie garaży,
e) przekształcanie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, 7) prowadzenie spraw związanych z geodezją i kartografią,
8) zatwierdzanie projektów osnów szczegółowych,
9) ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych, 10) prowadzenie spraw związanych z rozgraniczaniem nieruchomości,
11) prowadzenie spraw związanych ze scalaniem i podziałami nieruchomości, 12) prowadzenie ewidencji gruntów i budynków,
13) prowadzenie spraw związanych z gleboznawczą klasyfikacją gruntów,
14) gospodarowanie Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, 15) organizowanie i prowadzenie systemu zarządzania miastem STRATEG,
16) prowadzenie i udostępnianie baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie,
17) prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i numeracją porządkową nieruchomości,
18) prowadzenie spraw związanych z ochroną gruntów rolnych i leśnych, 19) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją mienia,
20) prowadzenie spraw związanych ze zwrotem nieruchomości, 21) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczaniem nieruchomości,
22) składanie wniosków i zawiadomień wraz z dokumentacją do Sądu Rejonowego dotyczących wpisów w księgach wieczystych,
23) prowadzenie spraw związanych z pilotażem Budowa Zintegrowanego Systemu Katastralnego,
24) prowadzenie zamówień publicznych na prace geodezyjne i wycenę nieruchomości, 25) tworzenie i prowadzenie zasobu geodezyjnego i kartograficznego w granicach miasta
Olsztyn,
26) prowadzenie Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, 27) prowadzenie Geodezyjnej Sieci Uzbrojenia Terenu,
28) zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej miasta Olsztyn,
29) opracowanie projektu budowy, zasad funkcjonowania i wdrażania Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Olsztyn (MSIPMO),
30) przetwarzanie danych w celu utworzenia zasobu danych tematycznych i analiz przestrzennych dla miasta,
31) wykonywanie analiz przestrzennych i statystycznych,
32) wykonywanie tematycznych opracowań kartograficznych i opracowanie serwisów mapowych.
Rozdział III
Struktura organizacyjna i symbole używane przy korespondencji.
§ 3
W Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami tworzy się następujące komórki organizacyjne i stanowiska pracy:
1. Dyrektor Wydziału - GGN
2. I Zastępca Dyrektora Wydziału - GGN Z.a
3. II Zastępca Dyrektora Wydziału - GGN Z.b
4. stanowisko ds. obsługi sekretariatu - GGN.S 5. stanowisko ds. planowania i sprawozdawczości - GGN.a
6. stanowisko ds. finansowych – GGN.b
7. stanowisko ds. naliczania opłat – GGN.c
8. Referat Geodezji
a) kierownik Referatu – GGN.I
b) stanowisko ds. rozgraniczania i podziałów nieruchomości – GGN.I.a c) stanowisko ds. geodezji klasyfikacji gruntów, scaleń i podziałów nieruchomości
- GGN.I.b
d) stanowisko ds. zamówień publicznych i dokumentacji geodezyjnej - GGN.I.c e) stanowisko ds. dokumentacji geodezyjnej – GGN.I.d f) stanowisko ds. dokumentacji geodezyjnej i wycen nieruchomości – GGN.I.e g) stanowisko ds. wycen i dokumentacji geodezyjnej – GGN.I.f
9. Referat Katastru
a) kierownik Referatu – GGN.II
b) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków - GGN.II.a c) stanowisko ds. nazewnictwa ulic i numeracji porządkowej nieruchomości,
komunalizacji mienia, wniosków do KW – GGN.II.b d) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji – GGN.II.c
e) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji – GGN.II.d
f) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji – GGN.II.e
g) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji – GGN.II.f
h) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru transakcji oraz obsługi interesantów (BOK)– GGN.II.g i) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji oraz obsługi interesantów (BOK)– GGN.II.h j) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji, komunalizacji, wniosków do KW – GGN.II.i k) stanowisko ds. obsługi interesantów (BOK) - GGN.II.j l) stanowisko ds. ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru
transakcji – GGN.II.k
10. Referat Gospodarowania Nieruchomościami Skarbu Państwa
a) kierownik Referatu – GGN.III
b) stanowisko ds. sprzedaży i przekazywania nieruchomości oraz
ustanawiania trwałego zarządu – GGN.III.a
c) stanowisko ds. przekształcania użytkowania wieczystego,
aktualizacji opłat i dzierżaw oraz najmu – GGN.III.b d) stanowisko ds. ochrony gruntów rolnych, zwrotów, wywłaszczeń – GGN.III.c e) stanowisko ds. obsługi interesantów (BOK) - GGN.III.d f) stanowisko ds. odszkodowań oraz gospodarowania nieruchomościami
Skarbu Państwa - GGN.III.e
11. Referat Sprzedaży Nieruchomości i Regulacji Stanów Prawnych
a) kierownik Referatu – GGN.IV.
b) stanowisko ds. sprzedaży, przekazywania gruntów i przetargów – GGN.IV.a c) stanowisko ds. sprzedaży, przekazywania gruntów i przetargów – GGN.IV.b d) stanowisko ds. wykupu i zamian – GGN.IV.c e) stanowisko ds. wykupu i zamian – GGN.IV.d f) stanowisko ds. regulacji stanów prawnych i przetargów – GGN.IV.e g) stanowisko ds. regulacji stanów prawnych i przetargów – GGN.IV.f h) stanowisko ds. uwłaszczania garaży i przetargów – GGN.IV.g
12. Referat Opłat Adiacenckich, Przekształcania Użytkowania Wieczystego i Dzierżaw
a) kierownik Referatu – GGN.V
b) stanowisko ds. opłaty planistycznej i dzierżaw – GGN.V.a
c) stanowisko ds.opłat adiacenckich oraz uzgodnień dotyczących inwestycji wykonywanych na gruncie Gminy – GGN.V.b
d) stanowisko ds.opłat adiacenckich oraz uzgodnień dotyczących inwestycji wykonywanych na gruncie Gminy – GGN.V.c
e) stanowisko ds. dzierżaw - GGN.V.d f) stanowisko ds. dzierżaw - GGN.V.e g) stanowisko ds. przekształcania użytkowania wieczystego – GGN.V.f
13. Referat Sprzedaży Mieszkań i Lokali Użytkowych oraz Zmiany Udziałów
a) kierownik Referatu – GGN.VI.
b) stanowisko ds. sprzedaży lokali – GGN.VI.a
c) stanowisko ds. sprzedaży lokali – GGN.VI.b
d) stanowisko ds. zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej – GGN.VI.c e) stanowisko ds. zmiany udziałów w nieruchomości wspólnej – GGN.VI.d f) stanowisko ds. sprzedaży lokali oraz ewidencji sprzedanych lokali
– GGN.VI.e 14. Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej
a) kierownik Referatu – GGN.VII
b) stanowisko ds. ds. zasobu geodezyjnego i kartograficznego – GGN.VII.a c) stanowisko ds. ds. zasobu geodezyjnego i kartograficznego – GGN.VII.b d) stanowisko ds. ds. zasobu geodezyjnego i kartograficznego – GGN.VII.c e) stanowisko ds. kontroli dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej
– GGN.VII.d f) stanowisko ds. obsługi mapy numerycznej i Geodezyjnej
Sieci Uzbrojenia Terenu– GGN.VII.e
g) stanowisko ds. obsługi mapy numerycznej i Geodezyjnej
Sieci Uzbrojenia Terenu – GGN.VII.f
h) stanowisko ds. obsługi informatycznej ośrodka – GGN.VII.g i) stanowisko ds. obsługi mapy numerycznej i Geodezyjnej
Sieci Uzbrojenia Terenu – GGN.VII.h
j) stanowisko ds. obsługi mapy numerycznej i Geodezyjnej
Sieci Uzbrojenia Terenu – GGN.VII.i
k) przewodniczący Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej
– GGN.VII.j l) stanowisko ds. Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej – GGN.VII.k m)
15. Pracownia Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej
a) kierownik pracowni - GGN.VIII
b) analityk, projektant GiS – kartograf - GGN.VIII.a c) analityk, projektant GiS – kartograf - GGN.VIII.b d) analityk, projektant GiS – kartograf - GGN.VIII.c
§ 4
1) Dyrektor Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne Wydziału i stanowiska:
a) stanowisko ds. obsługi sekretariatu,
b) Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, c) Pracownię Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej.
2) I Zastępca Dyrektora Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne Wydziału i stanowiska:
a) stanowisko ds. planowania i sprawozdawczości, b) stanowisko ds. finansowych
c) stanowisko ds. naliczania opłat,
d) Referat Sprzedaży Nieruchomości i Regulacji Stanów Prawnych,
e) Referat Sprzedaży Mieszkań i Lokali Użytkowych oraz Zmiany Udziałów.
3) II Zastępca Dyrektora Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami bezpośrednio nadzoruje następujące komórki organizacyjne Wydziału:
f) Referat Geodezji, g) Referat Katastru,
h) Referat Gospodarowania Nieruchomościami Skarbu Państwa,
i) Referat Opłat Adiacenckich, Przekształcania Użytkowania Wieczystego i Dzierżaw.
4) W czasie nieobecności w pracy i w czasie udziału w spotkaniach Dyrektora Wydziału jego zadania i kompetencje z zakresu kierowania Wydziałem realizuje I Zastępca Dyrektora Wydziału.
5) Szczegółową strukturę organizacyjną Wydziału ilustruje schemat organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu.
Rozdział IV
Podział zadań na poszczególne komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy
§ 5
1. Do zakresu działania stanowiska ds. obsługi sekretariatu należy:
1) przyjmowanie i rejestrowanie wpływających podań, wniosków i pism oraz wysyłanie korespondencji wypływającej z Wydziału,
2) zaopatrywanie Wydziału w materiały biurowe, czasopisma i literaturę fachową, 3) prowadzenie spraw związanych z ewidencją urlopów, zwolnień lekarskich i innych
nieobecności oraz rejestrowanie wyjazdów służbowych, 4) prowadzenie ewidencji skarg i wniosków.
2. Do zakresu działania stanowiska ds. planowania i sprawozdawczości należy:
1) opracowywanie planów przychodów i wydatków Wydziału,
2) sprawowanie kontroli nad wykonaniem planu, o którym mowa w pkt. 1, 3) opracowywanie analiz ekonomicznych i finansowych oraz analiz skutków
prywatyzacji na potrzeby Wydziału,
4) prowadzenie spraw szeroko pojętej statystyki dla potrzeb Wydziału,
5) opracowywanie programów działania Wydziału i sprawozdań z jego wykonania, 6) sporządzenie planu wykorzystania zasobu,
7) prowadzenie Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym,
8) sporządzanie sprawozdań o stanie mienia komunalnego.
3. Do zakresu działania stanowiska ds. finansowych należy:
1) prowadzenie ewidencji sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy, sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych oraz nabycia na własność prawa użytkowania wieczystego,
2) nadzór nad prawidłową realizacją wszystkich spraw finansowych prowadzonych w Wydziale,
3) udzielanie pracownikom Wydziału pomocy w zakresie przepisów finansowych w sprawach realizowanych przez Wydział,
4) ustalenie obowiązującej interpretacji dotyczącej przepisów podatkowych w sprawach realizowanych przez Wydział.
4. Do zakresu działania stanowiska ds. naliczania opłat należy:
1) wystawianie faktur za dzierżawę gruntów,
2) miesięczne sporządzanie zestawień naliczonego podatku VAT od wydzierżawionych gruntów,
3) sporządzanie półrocznych sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta w zakresie gospodarki nieruchomościami komunalnymi,
4) pomoc przy prowadzeniu sekretariatu w tym : rejestrowanie wpływających podań, wniosków i pism oraz wysyłanie korespondencji wypływającej z Wydziału.
5. Do zakresu działania Referatu Geodezji należy:
1) prowadzenie spraw związanych z geodezją i kartografią, 2) zatwierdzanie projektów osnów szczegółowych,
3) ochrona znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych, 4) prowadzenie spraw związanych z rozgraniczaniem nieruchomości,
5) prowadzenie spraw związanych ze scaleniami i podziałami nieruchomości, 6) prowadzenie spraw związanych z gleboznawczą klasyfikacją gruntów,
7) przygotowywanie dokumentacji geodezyjno – prawnej dla celów gospodarki mieniem komunalnym i Skarbu Państwa,
8) prowadzenie zamówień publicznych na prace geodezyjne i wyceny nieruchomości, 9) odbiór dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej wykonywanej przez firmy
geodezyjne na zlecenie Prezydenta,
10) odbiór wycen sporządzanych przez rzeczoznawców na zlecenie Prezydenta.
6. Do zakresu działania Referatu Katastru należy:
1) prowadzenie postępowań administracyjnych z zakresu ewidencji gruntów i budynków, 2) prowadzenie ewidencji gruntów i budynków,
3) udzielanie informacji z ewidencji gruntów i budynków w formie ustnej oraz w formie wypisów i wyrysów,
4) prowadzenie spraw związanych z komunalizacją mienia,
5) prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i numeracją porządkową nieruchomości,
6) składanie wniosków i zawiadomień wraz z dokumentacją do Sądu Rejonowego dotyczących wpisu w księgach wieczystych,
7) prowadzenie rejestru transakcji,
8) udzielanie informacji z rejestru transakcji,
9) współdziałanie z MODGiK w sprawach z zakresu geodezji i kartografii.
7. Do zakresu działania Referatu ds. Gospodarowania Nieruchomościami Skarbu Państwa należy:
1) sprzedaż nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa,
2) prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasób Skarbu Państwa, 3) oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, trwały zarząd,
dzierżawę i najem,
4) aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego, użytkowania, trwałego zarządu, dzierżawy i najmu,
5) uwłaszczanie garaży,
6) prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego ustalonego na gruntach Skarbu Państwa w prawo własności,
7) udział w rozprawach w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w związku z dokonywaną aktualizacją opłat rocznych za użytkowanie wieczyste gruntów, 8) prowadzenie spraw związanych z ochroną gruntów rolnych i leśnych,
9) prowadzenie spraw związanych ze zwrotem nieruchomości, 10) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczaniem nieruchomości.
8. Do zakresu działania Referatu Sprzedaży Nieruchomości i Regulacji Stanów Prawnych należy:
1) sprzedaż nieruchomości stanowiących własność gminy,
2) oddawanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, trwały zarząd, administrację,
3) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania przez Prezydenta Miasta umów notarialnych dotyczących zbywania w trybie przetargowym i bezprzetargowym nieruchomości stanowiących własność gminy,
4) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach pierwokupu,
5) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste w trybie przetargowym i bezprzetargowym nieruchomości gminy, a w sprawach, w których przepisy wymagają zgody Rady Miasta projektów uchwał,
6) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie przedłużenia terminów rozpoczęcia i zakończenia zabudowy gruntu ustalonego w umowie notarialnej,
7) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie przesunięcia terminów wnoszenia opłat za użytkowanie wieczyste,
8) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie umorzenia odsetek dotyczących nieterminowego regulowania należności: rat za nabyty grunt, opłat za użytkowanie wieczyste,
9) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie zmiany stawki procentowej opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntu,
10) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie zmiany formy władania z użytkowania wieczystego na własność,
11) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach przekazywania terenów pod Pracownicze Ogrody Działkowe,
12) przygotowywanie pism informacyjnych dotyczących wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste gruntu w przypadku zmiany użytkownika wieczystego, 13) aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego, użytkowania i trwałego zarządu, 14) zbieranie opinii innych Wydziałów tutejszego Urzędu oraz jednostek organizacyjnych
w sprawach dotyczących zbywania nieruchomości komunalnych,
15) organizowanie przetargów dotyczących sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste nieruchomości,
16) regulowanie stanów prawnych nieruchomości stanowiących własność gminy, 17) wnoszenie nieruchomości gminnych w formie aportu do spółek,
18) uwłaszczanie osób prawnych,
19) prowadzenie spraw związanych z uwłaszczaniem garaży,
20) rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie pism do udzielania przez Prezydenta Miasta bonifikat w opłatach rocznych za użytkowania wieczyste gruntu,
21) wydawanie zaświadczeń do Sądu Rejonowego wyrażających zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej po spłacie całkowitego zadłużenia,
22) prowadzenie spraw związanych z wykupem i zamianą nieruchomości – negocjacje, przygotowanie i prowadzenie rozpraw,
23) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach wykupu i zamiany, 24) przygotowywanie dokumentacji do wszczęcia procedury wywłaszczeniowej, 25) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania przez Prezydenta Miasta
umów notarialnych dotyczących wykupu i zamiany nieruchomości stanowiących własność osób fizycznych i prawnych,
26) planowanie środków na wykupy nieruchomości w ramach Wieloletnich Planów Inwestycyjnych.
9. Do zakresu działania Referatu Opłat Adiacenckich, Przekształcania Użytkowania Wieczystego i Dzierżaw należy:
1) prowadzenie całości spraw związanych z ustalaniem opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek uzbrojenia terenu w urządzenia infrastruktury technicznej,
2) prowadzenie całości spraw związanych z ustalaniem opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek jej podziału,
3) prowadzenie całości spraw związanych z ustalaniem opłat planistycznych z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w związku z uchwaleniem bądź zmianą miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wynikających, z art. 36 ust.4 ustawy z dnia 27 marca 2003r. o zagospodarowaniu przestrzennym,
4) prowadzenie całości spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości,
5) prowadzenie spraw związanych z przekształceniem prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości na podstawie ustawy z dnia
29 lipca 2005 r. /Dz.U.z 2005r. Nr 175, poz.1459/ o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości,
6) oddawanie nieruchomości stanowiących własność gminy w dzierżawę, 7) użyczanie nieruchomości stanowiących własność gminy,
8) naliczanie opłat za bezumowne korzystanie z gruntu,
9) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie umorzenia odsetek dotyczących nieterminowego regulowania należności; rat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego na własność, czynszu dzierżawnego, opłat za bezumowne korzystanie z gruntu,
10) zbieranie opinii innych Wydziałów Urzędu Miasta oraz jednostek organizacyjnych w sprawach dotyczących wydzierżawiania nieruchomości gminnych,
11) prowadzenie spraw związanych z wyrażaniem zgody na przebieg przez grunty gminy infrastruktury technicznej,
12) aktualizacja stawek czynszu dzierżawnego,
13) organizowanie przetargów dotyczących wydzierżawiania nieruchomości gminnych, 14) wydawanie zaświadczeń do Sądu Rejonowego wyrażających zgodę na wykreślenie
hipoteki z księgi wieczystej po spłacie całkowitego zadłużenia.
10. Do zakresu działania Referatu Sprzedaży Mieszkań i Lokali Użytkowych oraz Zmiany Udziałów należy:
1) sprzedaż lub oddanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność gminy w tym: lokali mieszkalnych i użytkowych wraz z prawami związanymi z
własnością lokalu oraz udziału w działce niezbędnej do racjonalnej obsługi budynku, 2) aktualizacja opłat z tytułu użytkowania wieczystego,
3) rozpatrywanie wniosków i przygotowywanie pism do udzielania przez Prezydenta Miasta bonifikat w opłatach rocznych za użytkowanie wieczyste gruntu,
4) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania przez Prezydenta Miasta umów notarialnych dotyczących zbywania w trybie przetargowym i bezprzetargowym nieruchomości stanowiących własność gminy - gruntów, lokali mieszkalnych i
użytkowych,
5) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawach sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych na rzecz najemców oraz w trybie przetargu wraz ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste ułamkowych części gruntu a w sprawach, w których przepisy wymagają zgody Rady Miasta projektów uchwał, 6) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie przesunięcia terminów
wnoszenia opłat za użytkowanie wieczyste oraz rat za nabyte lokale mieszkalne i użytkowe,
7) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie umorzenia odsetek dotyczących nieterminowego regulowania należności: rat za nabyty lokal mieszkalny lub użytkowy wraz z gruntem, opłat za użytkowanie wieczyste,
8) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie zmiany stawki procentowej opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste gruntu,
9) prowadzenie całości spraw związanych ze zmianą udziałów w nieruchomości wspólnej - przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania przez Prezydenta Miasta ugód w formie aktów notarialnych prostujących błędne zapisy w umowach sprzedaży lokali mieszkalnych i użytkowych,
10) przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta w sprawie zwrotu udzielonej bonifikaty przy sprzedaży lokali mieszkalnych i w sprawie darowizn,
11) zbieranie opinii innych Wydziałów tutejszego Urzędu oraz jednostek organizacyjnych i spółek komunalnych w sprawach dotyczących sprzedaży lokali mieszkalnych i
użytkowych,
12) przygotowywanie pism informacyjnych dotyczących wysokości opłat rocznych za użytkowanie wieczyste udziału w gruncie w przypadku zmiany właściciela lokalu, 13) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zlecenia wyceny sprzedawanych lokali
mieszkalnych i użytkowych,
14) przygotowanie dokumentacji będącej podstawą do sprzedaży nieruchomości lokalowych powstałych w wyniku adaptacji części wspólnych budynku,
15) przygotowywanie dokumentacji związanej z inwentaryzacją powierzchni użytkowych budynków komunalnych przeznaczonych do sprzedaży,
16) wydawanie zaświadczeń do Sądu Rejonowego wyrażających zgodę na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej po spłacie całkowitego zadłużenia,
17) prowadzenie ewidencji sprzedanych lokali.
11. Do zakresu działania Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej należy:
1) prowadzenie zasobu geodezyjnego i kartograficznego w granicach miasta Olsztyn, 2) prowadzenie komputerowej ewidencji sprzedaży materiałów zasobu,
3) prowadzenie Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu, 4) współpraca z branżami w zakresie uzgodnień dotyczących GESUT, 5) prowadzenie Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, 6) aktualizacja treści mapy zasadniczej miasta Olsztyn.
7) administrowanie komputerowymi zasobami baz danych w Ośrodku,
8) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania komputerowego w Ośrodku, 9) kontrola dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej przekazywanej do Ośrodka.
12. Do zakresu działania Pracowni Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej należy:
1) prowadzenie systemu zarządzania miastem STRATEG, 2) bieżący nadzór nad aktualizacją poszczególnych baz systemu,
3) inicjowanie, opracowywanie i realizacja planów rozwoju systemu,
4) opracowanie projektu budowy, zasad funkcjonowania i wdrażania Miejskiego Systemu Informacji Przestrzennej (MSIPMO),
5) przetwarzanie danych w celu utworzenia zasobu danych tematycznych i analiz przestrzennych MSIPMO,
6) opracowanie założeń do ogłoszenia przetargu na kolejne elementy systemu MSIPMO oraz udział w ich wdrażaniu,
7) współdziałanie z MODGiK w sprawach systemu STRATEG, MSIPMO,
8) prowadzenie i udostępnianie baz danych wchodzących w skład krajowego systemu informacji o terenie,
9) wykonywanie analiz przestrzennych i statystycznych,
10) wykonywanie tematycznych opracowań kartograficznych i opracowanie serwisów mapowych,
11) prowadzenie spraw związanych z pilotażem Budowa Zintegrowanego Systemu Katastralnego,
12) sporządzanie dokumentacji opis i mapa z ewidencji gruntów i budynków dla potrzeb gospodarki nieruchomościami Gminy Olsztyn i Skarbu Państwa oraz na zamówienia interesantów Urzędu Miasta,
13) prowadzenie ewidencji nieruchomości stanowiących zasób gminny,
14) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie informacji objętych zadaniami merytorycznymi Wydziału.
§ 6
Do obowiązków pracowników Wydziału, bez względu na zajmowane stanowisko i wykonywane zadania należy:
1. utrzymywanie systematycznych kontaktów z innymi pracownikami Wydziału oraz współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie przepływu informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań,
2. samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy oraz przestrzeganie ustalonych procedur kontroli finansowej,
3. sygnalizowanie bezpośredniemu przełożonemu o wszelkich trudnościach i niedociągnięciach w funkcjonowaniu Wydziału bądź Urzędu,
4. uprzejme traktowanie, dokładne informowanie interesantów oraz służenie im radą i pomocą,
5. doskonalenie kwalifikacji zawodowych, występowanie z inicjatywą i wnioskami dotyczącymi usprawnienia pracy Wydziału,
6. przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, tajemnicy służbowej, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz porządku i dyscypliny pracy,
7. dbałość o powierzone mienie Urzędu,
8. przestrzeganie i stosowanie procedur ISO 9001-2008,
9. umieszczanie informacji publicznej na stronie BIP przez upoważnionych pracowników.
§ 7
Szczegółowe zakresy obowiązków poszczególnych pracowników i zasady zastępstw określają indywidualnie ustalone zakresy czynności.
Rozdział V
Zasady obiegu dokumentów, znakowania, rejestracji oraz podpisywania pism i decyzji.
§ 8
1. Pracownicy Wydziału przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są przestrzegać postanowień Instrukcji Kancelaryjnej.
2. Przy wykonywaniu zadań Wydział stosuje zatwierdzoną dokumentację Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z normą PN-EN ISO 9001-2008.
§ 9
1. Korespondencja wpływająca do Wydziału, w tym zarejestrowana w elektronicznym systemie obiegu dokumentów Mdok, poddana zostaje następującej procedurze:
1) ostemplowaniu pieczęcią wpływu,
2) zadekretowaniu przez Dyrektora Wydziału,
3) przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji pracownikowi.
2. Korespondencja wychodząca z Wydziału (poprawnie sporządzona i podpisana) przekazywana jest do Kancelarii Urzędu.
§ 10
1. W Wydziale obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. Dekretacja korespondencji winna być dokonywana z uwzględnieniem symboli określonych w § 4 niniejszego regulaminu.
§ 11
1. Dyrektor Wydziału podpisuje – niezastrzeżone do podpisu Prezydenta, Zastępców Prezydenta - pisma wynikające z zakresu działania Wydziału oraz indywidualnych upoważnień Prezydenta,
2. Pracownicy Wydziału podpisują pisma i decyzje zgodnie z upoważnieniami wynikającymi z zakresów czynności lub zgodnie z odrębnymi innymi upoważnieniami.
Rozdział VI
Zasady sprawowania kontroli wewnętrznej.
§ 12
1. Celem kontroli wewnętrznej jest badanie prawidłowości realizacji zadań i efektywności działania komórki organizacyjnej.
2. Kontrolę wewnętrzną w stosunku do pracowników bezpośrednio im podległym wykonują:
1) dyrektor komórki organizacyjnej, 2) zastępca dyrektora,
3) kierownicy referatów.
3. Kontrolę funkcjonalną sprawuje dyrektor komórki organizacyjnej poprzez aprobowanie projektów pism sporządzanych przez pracowników komórki, związanych z realizacją zadań komórki, odpowiednio w formie „parafy” lub podpisu pod treścią pisma.
4. Każdy pracownik komórki organizacyjnej dokonuje samokontroli w zakresie realizacji zadań wynikających z jego zakresu czynności.
Rozdział VII Postanowienia końcowe.
1. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Wydziału mogą być dokonywane jedynie w trybie przewidzianym dla jego ustaleń.
2. Wszyscy pracownicy Wydziału maja obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem i fakt ten potwierdzić własnoręcznym podpisem.
Olsztyn, dnia ... 2009r.
