A u t omatyzacja pr oces ów inform acyj nych

Uspr awn ienie funk cjon owan ia s ystemów in formacyjnych w przed siębiorstwach stało s ię koniecznością. Pierwsze jego próby po­

legały na w p rowadzeniu dla cel ów przetw arza nia danych różnych urządzeń te chni cznyc h i maszyn, jak maszyny księgujące czy maszyny licząco-anal lty czne .

Zadaniem tego procesu nazywa ne go mechan iza cją przetwarzania danych było w y równanie dyspropor cji w pr zeb iegach czasowych pomiędzy wy soko już zme chan izowanymi, a częściowo nawet zauto­

matyzowanymi procesa mi gospodarczymi, a ręczną techniką pr ze­

twarzania danych. Nie spowod ował o to jednak istotnych zmian w funkcjoowaniu samych s y stemów informacyjnych, choć w pr zy­

padku mas zyn licz ąco- analitycznych pojawiają się pierwsze pró­

by int egracji niektórych danych. Pozwoliło to na pewne w yrów­

nanie do tyc hczasowych dysproporcji w przeb iegu pr ocesów gos­

podarczych i proc esów info rmacyjnych, ale nie umożliwiło precyzyjnego prze widy wani a rozwoju, a wi ęc i ewentualnych za­

kłóceń, a tym samy m wcześni e j s z e g o przyg oto wani a odpowiednich decyzji.

Pojawi enie się elektr onic znyc h maszyn cyfrowych i zastoso­

wanie ich w przetwarza niu danych stworzyło daleko idące możl i­

1 2 2

-wości w zakresie kom pl eksowego (systemowego) usprawnienia funkcjonowania sys te mów informacyjnych. Pierwsze d o świadcze­

nia w tym zakresie wykazały, Ze usprawnienia orga nizacyjne dotychczasowych syst emów informacy jny ch są jedn ym z po dstawo­

wych waru nków efektywnego wyk orzy stan ia tych maszyn.

Na podstawie do świ adczeń uz yskanych podczas sto sowa nia kom­

puterów do przetwarzania danych pos zcze góln ych agend eko no­

micznych przedsiębiorstwa, takich jak płace, zaopatrzenie, zbyt, księgowość i inne, stwierdzono. Ze jedna i ta sama in­

formacja wyk orzy stywana jest dla wielu celów - w ręcznej tech­

nice przetwarzania danych zna jduje to wyraz w sporzą dza niu jednego dokumentu w wiel u kopiach, z których każdą przekazuje się innemu iżytkownikowi.

Możliwości techniczne kompuerów - ich wysoka szybkość o pe­

racyjna i coraz wię ksze pojem nośc i ur ządzeń pamięciowych, opa­

nowanie prac analit yczn ych i programowych, stają się prz esła n­

kami do tworzenia wspólnej dla całego przedsię bio rstw a bazy danych.

Analiza procesu przetw arza nia danych w poszczegó lnyc h ag en­

dach ekonomicznych wykazuje, że ws pó lne są im pewne metody postępowania, miano wici e takie, jak: zbiór danych, sortowanie, przetwarzanie, utrzymy wani e i ak tual izac ja zbiorów, agr ego­

wanie danych czy wr eszcie prez entacja w yników w postaci tabel, zestawień wynik owy ch itp. Fakt ten pozwala na konstruowanie standardowych progr amó w dla wykonywa nia tych op eracji przez system elektronicznej techniki obliczeniowej i możliwość integracji procesu przetwar za nia danych poprzez połączenie oddzielnych, wzaj emni e wyizolow an ych pr oces ów przetwarzania poszczególnych agend. Daje to moż liw ość nadania wyn iko m pr ze ­ twarzania - danym wyjści owym - większego stopnia pewności i jednoznaczności.

Postępujący rozwój metod ekono micz no-m atem at ycz nych i s ta­

tystycznych dzięki komp ut ero m zn ajduje poprzez op rac owywanie standardowych programów coraz więks ze za st oso wani e w za rzą­

dzaniu. Glosowanie metod cyb er netycznych przekszt ałca ko mpu­

ter z pierwotnego bardzo szybko liczącego urz ądzenia w istotny element procesu ir.formacyjno-decyzyjnego w przedsiębiorstwie.

Okazuje s i ę bowiem, że może on przyjęć na siebie podejmowanie zdeterminowanych i zr utynizowanych decyzji, a tym samym uw ol­

nić od tych czynności organy zarządzające.

Największe mo żliwości przenies ieni a na komputer czynności związanych z b e zpośrednim pode jm owa niem decyzji występ ują przy ich najn iższ ych typach, a mi anowicie tam, gdzie alternatywy podejmowania decyzji okr eślone są pewnymi zas adami i nie ma dowolności decydowania, gdzie zmienne procesu są wzaje mnie uzależnione, a ich war t o ś c i dokład nie zdefiniowane. Sytuacje takie w y stępują prze de wszy s t k i m przy powtarzalnych i masowych operacjach, gdzie ma miejs ce ściśle normatywne postępowanie.

Ten typ po dejm owani a decyzji może być za utomatyzowany w sto­

sunkowo dużej mierze.

Podejmowanie decyzji, gdzie ob owiązujący jest jedynie cel, a więc wybó r drogi dla Jego os iąg nięcia pozostawia się do w y ­ boru podejmuj ącem u decyzje, charakter yzuj ące się pewną swobodą decydowania, może być z a u tomatyzowana w mniejs zy m stopniu.

Komputer może tu okazać istotną pomoc przy wy borze najlepszej drogi.

Na najwięks ze trudnoś ci napo tyka się w przypadku au toma ty­

zowania całych systemów, a w i ę c przedsiębiorstw. Komputer bywa tu stosowany jedynie dla c e l ó w dost arcz en ia podstawowych in­

formacji, których z adaniem jest zmniej sze nie nieokreślo no ści zachowania przyjmuj ącego , która w dalsz ym etapie powinna być zmniejszona na podsta wie doś wiadczenia, wiedzy i intuicji podejmującego decyzje.

Istotną rolę komputer może odegrać również przy po dejmowa­

niu niezdeterminowanych decyzji, których najwięcej występuje w planowaniu, tj. wyt yczaniu celów i strate gii ich osi ągni ę­

cia, co ogóln ie oznacz a przy st osowanie się systemu do oto cze­

nia.

W pr ocesie informacyjnym, którego przebieg przedstawiono na sch ema cie (patrz rys. 3) komputer z odpowie dnim i urządze­

niami towarzyszącymi, stanowi ącym i określony system elektr o­

nicznej techniki obliczeniow ej, może przejąć takie czynności, j ak:

124

-- zbiór danych wejściowych w ob ecnych warun kach przy dużym udziale czynnika ludzkiego (X*, E );

- zapamiętanie przez dowolny okres w pamięci syste mu (P) w postaci zapisu magne tycz ne go zebranych danych;

- automatyczne pr zetworzenie danych wejś ciowych wg o p r a c o w a ­ nych przez człowieka programó w (D) w odpow iedn ie dans w y j ­ ściowe i przechowywanie ich w dalszym cięgu w pamięci;

- według wł aściwych programów przypo rząd kowa nie odp owiednim informacjom i', uzyskanym w wyn iku wcze śnie jsze go przetwo­

rzenia danych, odpowiedn ic h decyzji;

- przesyłanie od powiednich decyzji na odpo wiednie miejsce ich realizacji lub danych poza sys temem przedsiębiorstwa.

Szybkość funkcjonowania całego systemu powinr.a zabezpieczyć dostarczenie od powiednich decyzji na miejsca ich realizacji w czasie określonym przez At.

Wewnętrzne i ze wnętrzne zakłócenia naru szaj ące stan równ o­

wagi systemu (przedsiębiorstwa) mogą być wyrównyw ane za pomocą regulatora.

Dobrze zorganizowany i funkcjonujący system informacji oparty na elektronicznej technice obliczeniowej (ETO) u możli­

wia znaczne ogran icze ni e siły oddzi ały wani a tych zak łóceń w wy­

niku pr zystosowania pie rwotnego stanu systemu do zmienionych warunków. Regulacyjne oddz iały wani e aparatu zarządzającego, obserwującego odchylenie, ułatwia po dejmowanie odpowied nic h decyzji int erwencyjnych w kierunku przyspo so bie nia systemu do nowych w a runków w celu realizacji do tychczasowych ce lów lub w przypadku istotnych zmian w otoc zen iu - rewizji celu, tj.

planu.

Uzyskanie pr zed stawionych korzyści związanych ze st o s o w a ­ niem komputerów jest możliwe jedynie w przypadku organ i z a c y j ­ nego jego włączenia w system informacyjno-decyzyj n y , w którym system Informacji i system podejmowania decyzji włą czone są w jeden nadsystem.

Uzyskanie takiego systemu w stosunku do aktualnych s yste­

mów zarządzania przedsiębi orst w oznacza w praktyce zbu dowanie nowego systemu. W procesie jego projektowania należy, zdaniem niektórych autorów, przestrzeg ać następuj ąc ych zasad:

- W systemie powinny s ię pojawiać tylko informacje o odp owied­

nim sk ładzie i ilości, tj. takie, w których byłyby wyeli mi­

nowane zbędne dla zarzą dzan ia zewnętrzne informacje we j ś c i o ­ we swym nad miar em ut rudn iają ce po dejmowanie decyzji.

- Pierwotna ewidencja techni czna i ekonomiczna, księgowość analityczna, analiza, staty styk a i inne informacje pierwotne utrzymywane przez pamię cio we urządzenia systemu komutera po­

winny być akt ual izowa ne i ut rzymywane w takim stania, aby mogły być w każdym mo menc ie przetwarzane.

- Odpowiednio opraco wane algorytmy powinny przetwarzać od po ­ wiednie inform acje wejś ciowe i prezentować je w postaci ta­

bel i zes taw ień wyni kowych, z przezna czen iem dla pod ejm ow a­

nia decyzji, zawieraj ącyc h kla syfi kacj ę i wyszcze góln ieni e wielkości odc hyle ń stanów rzeczywistych od planowanych bądź stanów rzeczyw istyc h od pr zeciętnych lub najlepszych i pro­

jekty planów ocz ekiwanego rozwoju lub podstawy do podej mo­

wania innych decyzji.

- Proces zar ządzania powini en być modelowany jako całość wszystkich prac zwi ąza nych z podejmowa niem decyzji, a p ro­

ces prz etwa rz ani a danych pozbawiony przetwarzania izol owa­

nych agen d wz ajemnie nie powiązanych.

Tam, gdzie jest to możliwe, należy dążyć do zmniejszenia zakresu inform ac ji we jściowych poprze z ich cen tr ali zacj ę na wyższych szc zeblach zarządzania.

- Należy wyeliminować z aktual nych syst em ów zarządzania wolne połączenia w z ajemnie nie za leż nych s ystemów informacyjnych i toków informacji.

- W za sadniczy sposób podw yżs zy ć wyma gania w stosunku do tre­

ści jakości i powiązań info rma cj i wejściow yc h modelowanego systemu*

- Doskonalić perm anentnie poszczeg ólne części całego systemu zarządzania w ki erunku osią gnięcia popr zez połączenia

zwrotne za mkniętego okrę gu automatycznej regulacji procesów ekonomicznych.

Zbudo wan ie takiego systemu pozwala na osi ągnięcie zamiast dotychczasowej s u b optymallzacji - ogólnej optym ali zacj i cał e­

go systemu.

126

-W krajach gospodarczo rozwiniętych, gdzie doś wiadczenia w stosowaniu ko mputerów dla celów przetwarzania danych są już większe, wykształciła się koncepcja “syst emów informacyjnych z a r z ą d z a n i a “ - Management Information Systems (MIS). Systemy ts świadomie są or ientowane na za rządzenie jako ich cal osta­

teczny. Dlatego też, poza wytwarz ani em bazy informacyjnej dla zarządzania, obejmują często algorytmy decyzyjne. Są zawsze powiązane z określonym przedsi ębio rstw em i tak konstruowane, aby Jak najbardziej do pomagały w rea liza cji jego celów.