1. PODSTAWA PRAWNA:
– art. 34 ustawy o szkolnictwie wyższym,
– pismo Rektora R-AA – w / 292 / 05 z dnia 27 czerwca 2005 r.
2. SPRAWOZDANIE OBEJMUJE OKRES SPRAWOZDAWCZY OD 1 WRZEŚNIA 2004 R. DO 31 SIERPNIA 2005 R.
3. STRUKTURA ORGANIZACYJNA I ETATYZACJA:
– stanowisko adytora wewnętrznego podlega bezpośrednio Rektorowi,
– tym sposobem Rektor zapewnia organizacyjną odrębność wykonywania w uczelni wszelkich czynności audytowych np. – czynności związanych z określeniem planu audytu na dany rok kalendarzowy, – sposobu wykonania zadań, – trybu i sposobu wykonania zadań wywołanych na wniosek kierownika jednostki (Rektora), – składa-nia sprawozdań z realizacji powierzonych zadań itp.
– etatyzacja w okresie sprawozdawczym – 1 etat.
4. WEWNĘTRZNA PODSTAWA PRAWNA FUNKCJONOWANIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W UZ:
– Zarządzenie Rektora Nr 36 w sprawie systemu kontroli i audytu wewnętrznego w Uni-wersytecie Zielonogórskim z dnia 04 07 2003 r.
– Karta audytu wewnętrznego,
– Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego w UZ.
5. WPROWADZENIE DO SPRAWOZDANIA:
– Nowelizacja ustawy o finansach publicznych z dniem 1 stycznia 2002 r. wywołała prawny obowiązek wprowadzenia systemu kontroli finansowej i audytu wewnętrzne-go w jednostkach sektora finansów publicznych. Na mocy Art. 5 pkt 4 przytoczonej ustawy, państwowe szkoły wyższe zaliczono do w/w sektora. W związku z powyższym uczelnie państwowe zobowiązane zostały do wprowadzenia w swych strukturach or-ganizacyjnych nowych jednostek, których zadaniem jest między innymi ocena syste-mu kontroli w zakresie gospodarowania finansami publicznymi oraz gospodarowania mieniem.
Wprowadzona bowiem nowela określa:
a) kontrole finansową jako zespół czynności kontrolnych dotyczących procesów związa-nych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publiczzwiąza-nych oraz gospodarowa-niem miegospodarowa-niem,
b) audyt wewnętrzny rozumiany jako ogół działań, przez które Rektor uzyskuje obiektyw-ną i niezależobiektyw-ną ocenę funkcjonowania Uczelni w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.
6. DZIAŁALNOŚĆ AUDYTU WEWNĘTRZNEGO W OKRESIE SPRAWOZDAWCZYM:
– z uwagi na ustawowy termin – „do końca października każdego roku – przedstawić – plan audytu na rok następny”:
a) audytor na przełomie września i października 2004 r opracował i przedłożył Rek-torowi „Plan audytu na rok 2005”,
b) przyjęty przez Rektora plan przekazano w ustawowym terminie do Ministerstwa Finansów,
c) plan zakłada wykonanie dwóch zadań – jedno dotyczące zasad gospodarowania środkami pochodzącymi z UE w uczelni, drugie związane jest z gospodarką finan-sową opartą o System Zarządzania Gospodarką Finanfinan-sową w UZ.
– w grudniu 2004 r audytor przedłożył Rektorowi zaktualizowane projekty regulami-nów:
a) Karta audytu wewnętrznego,
b) Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego w UZ.
– po odbytej konsultacji prawnej, Rektor przyjął powyższe dokumenty podpisując sto-sowne zarządzenia,
– w grudniu 2004 r audytor złożył Rektorowi sprawozdanie z wykonania zadań na-kreślonych w planie roku 2004. Rektor sprawozdanie przyjął i przekazał uwagi do określonych służb w uczelni,
– w związku z odbytą w roku 2004 kontrolą NIK w UZ, audytor złożył na piśmie wyja-śnienia dotyczące problemów poruszonych przez kontrolerów,
– zgodnie z procedurą postępowania audytowego, Rektor w dniu 27 01 2005 r. udzie-lił audytorowi upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego w zakresie określonym przez plan na rok 2005. Na podstawie powyższego upoważnienia, oraz w oparciu o plan i zakres tematyczny zadań, audytor opracował odpowiednie dla każdego zadania programy i harmonogramy.
– w lutym br. audytor przeprowadził podczas posiedzeń Kolegium Rektora dwie osob-ne narady otwierające postępowanie audytowe w uczelni w roku 2005,
– z uwagi na drugi ustawowy termin – „do końca marca każdego roku – przedstawić – sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni”:
– audytor opracował i przedłożył za zgodą Rektora do GIAW w Ministerstwie Finansów w ustawowym terminie:
a) sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok 2004, b) Kwestionariusz Komórki Audytu Wewnętrznego,
c) w załączeniu do sprawozdania złożono również do GIAW wnioski i uwagi własne dotyczące metodyki i zakresu składania sprawozdania z prac wykonanych przez audytora wewnętrznego w JSFP,
– w związku z zaistniałą sytuacją w uczelni na wniosek Rektora, audytor w okresie III – VII 2005 r przeprowadził dodatkowy audyt poza planem. Wyniki z przeprowadzenia powyższego audytu – audytor przedłożył: – Rektorowi, – Rektorowi Elektowi, – Dy-rektorowi Administracyjnemu w kwietniu/maju oraz sierpniu br. W oparciu o uwagi i wnioski pochodzące z audytu Rektor wywołał kolejny audyt poza planem. Audyt ten prowadzony będzie do końca października 2005 r.
Działalność audytu wewnętrznego w uczelni ma charakter działalności cyklicznej. Polega ona między innymi na przeprowadzaniu ciągłej analizy ryzyk jakie mogą wystąpić w uczelni, jej otoczeniu lub towarzyszyć naszemu działaniu. Stąd program ramowy audytu wewnętrzne-go dotyczy głównie: – analiz ryzyka, planowania i wykonania zadań audytowych, podnoszenia kwalifikacji niezbędnych do wykonania tych zadań – zadań często specjalistycznych i wrażli-wych. Podstawowym dokumentem działalności audytu w nadchodzącym roku akademickim będzie opracowany plan działalności służby audytowej w Uniwersytecie wraz z nakreślonymi zadaniami do wykonania.
8. PRZYWOŁUJĄC:
– pkt 3 i 5 niniejszego sprawozdania, – zdarzenia jakie miały miejsce w UZ z przeło-mu roku 2004/2005, – oraz nałożony na jednostki sektora finansów publicznych, w tym również państwowe szkoły wyższe obowiązek wbudowania w struktury działalno-ści uczelni, systemu zapewniającego poprawność i efektywność procesów gromadzenia i wydatkowania środków publicznych, określonego jako Publiczna Wewnętrzna Kontrola Finansowa – wyłania się problem dokonania takich zmian organizacyjno-prawnych, aby spełnione zostały wymogi dotyczące kontroli finansowej i audytu wewnętrznego oraz stosowania w uczelni powszechnie obowiązujących standardów w tym zakresie.
Jedną z czynności przybliżających nas do tego celu, będzie niewątpliwie wdrożenie zno-welizowanego zarządzenia rektora nr 36 z 2003 r.
Racjonalnym działaniem może się również okazać połączenie tych prac w uczelni z pra-cami wdrażającymi postanowienia nowej ustawy o szkołach wyższych.
9. UWAGA OGÓLNA:
– współpraca z jednostkami audytowanymi w roku poprzednim jak również dotychczasowa realizacja zadań audytowych obecnego okresu – przebiega prawidłowo. „Strony” au-dytowane ze zrozumieniem i aprobatą współdziałają w pracach nakreślonych w planie audytu.
– zarejestrowane w postępowaniu audytowym poza planem incydenty, mają osobisty wy-dźwięk osób w stosunku do których Rektor i Dyrektor Administracyjny podjęli kroki dys-cyplinujące,
– zdarzenia te nie zmieniły przychylności do audytu wewnętrznego a wręcz odwrotnie umoc-niły przekonanie o słuszności funkcjonowania systemu kontroli finansowej i audytu we-wnętrznego w uczelni
– należy nadmienić, że osoby te wniosły skargę na postępowanie audytora wewnętrznego UZ do Rektora, Senatu oraz Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie Finansów,
– obecnie trwają szczegółowe prace wyjaśniające dotyczące wniesionych skarg.
Odpowiedź do Ministerstwa Finansów jak również do Senatu UZ udzielona będzie na przełomie sierpnia/września br.