51
Ministerstwo Gospodarki było jednym z 20 pilotażowych urzędów, któ-re wzięły udział w któ-realizacji projektu Wdrożenie metody CAF w wybranych ministerstwach i urzędach centralnych. Celem ww. projektu było podnie-sienie efektywności, czyli relacji pomiędzy osiąganymi wynikami a wyko-rzystywanymi zasobami, oraz skuteczności działania polskiej administracji publicznej.
W ramach projektu dokonano samooceny Ministerstwa Gospodarki, wska-zując obszary do poprawy m.in. w zakresie ustalenia jednolitego podejścia pro-cesowego oraz powołano zespół projektowy do realizacji projektu doskonalące-go pn. Wdrożenie mechanizmów monitorowania procesów Ministerstwa Gospo-darki i ich optymalizacji.
Zespół projektowy opracował dokument pn. Metodyka podejścia proce-sowego w Ministerstwie Gospodarki jako narzędzie do zarządzania procesami w Ministerstwie Gospodarki.
już w 2007 r. kierownictwo MG podjęło decyzję o wdrożeniu Systemu Zarządzania jakością wraz z Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Ko-rupcyjnym w związku z zaleceniami wynikającymi z I samooceny CAF prze-prowadzonej w tym samym roku. Z kolei w grudniu 2008 r. została przepro-wadzona certyfikacja I grupy – 14 komórek organizacyjnych Ministerstwa Gospodarki na zgodność z Systemem Zarządzania jakością (SZj) i Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK). W 2009 r. został prze-prowadzony I audyt nadzoru SZj i SPZK, połączony jednocześnie z certyfika-cją II grupy – pozostałymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa darki – oraz została podjęta decyzja przez kierownictwo Ministerstwa Gospo-darki o wdrożeniu Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI).
W 2012 r. I audyt nadzoru połączony z audytem certyfikującym Zintegrowany System Zarządzania (wszystkie komórki organizacyjne MG w zakresie SZBI) rzędziem kompleksowego zarządzania jakością (TQM) przeznaczonym dla administra-cji publicznej. Opracowano ją w oparciu o Model Doskonałości europejskiej Fundaadministra-cji Zarządzania jakością (eFQM). Metoda CAF zakłada, że osiąganie celów organizacji jest uzależnione od jakości przywództwa, strategii i planowania, ludzi, partnerstwa i zaso-bów oraz procesów. Są to tzw. kryteria potencjału, w ramach których organizacja powin-na podejmować określone działania, aby funkcjonować efektywnie. Działania te ocenia się w odniesieniu do wyników osiąganych przez organizację (zdefiniowanych w ramach tzw. kryteriów wyników). Metodę CAF opracowali eksperci powołani przez dyrektorów generalnych urzędów odpowiedzialnych za administrację w krajach członkowskich Unii europejskiej (Zespół na rzecz Innowacji w Usługach Publicznych – IPSG, działający w ramach nieformalnej Sieci Ue ds. Administracji Publicznej – eUPAN). Metoda po-wstała w 2000 r., natomiast w roku 2002 oraz 2006 przedstawiono kolejne zrewidowane wersje (CAF2002 i CAF2006). Obecnie aktualna wersja to CAF2013, ogłoszona pod-czas europejskiego Spotkania Użytkowników CAF w Oslo w 2012 r.
E. Tuźnik-Kosno, Systemy zapobiegania korupcji na przykładzie...
potwierdził prawidłowe funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Zarządza-nia w Ministerstwie.
Stosowanie podejścia procesowego w Ministerstwie Gospodarki ma na celu optymalizację oraz standaryzację procesów. Każda organizacja, wdrażając podejście procesowe, jest zobowiązana do identyfikacji i zarządzania procesa-mi w sposób gwarantujący, że wyroby/usługi będą spełniały wymagania oraz oczekiwania jej klientów. Realizację każdego procesu należy monitorować w celu weryfikacji jego skuteczności. Zarządzanie procesami trzeba rozpatrywać w aspektach: planowania, realizacji, monitorowania oraz doskonalenia.
Metodyka podejścia procesowego w Ministerstwie Gospodarki to doku-ment, który zawiera zalecenia odnoszące się do zdefiniowania procesów zacho-dzących w Ministerstwie oraz określa dokładnie kroki postępowania prowadzą-ce do opisania, wdrożenia, monitorowania i doskonalenia proprowadzą-cesów.
Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ), jako połączenie procesów, procedur i praktyk działania stosowanych w Ministerstwie, obejmuje re-alizację wszystkich usług publicznych pozostających w gestii urzędu, dla których powołano Ministerstwo Gospodarki. System ten dotyczy również działań związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa jako urzędu admini-stracji centralnej, mających na celu zapewnienie i ciągłe doskonalenie jako-ści, sprawnej obsługi obywateli oraz przedsiębiorców, wysokiego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych informacji, rozwiązań zarządczych i organi-zacyjnych w urzędzie.
ZSZ został wdrożony i jest utrzymywany we wszystkich komórkach orga-nizacyjnych oraz we wszystkich siedzibach Ministerstwa Gospodarki, tj. przy Placu Trzech Krzyży 3/5, przy ulicach Żurawiej 4a i Podskarbińskiej 32/34, jak również podczas realizacji zadań nim objętych poza siedzibą Ministerstwa. Do koordynowania prac w Ministerstwie Gospodarki związanych z ZSZ Dyrektor Generalny ustanowił i powołał Koordynatora ds. Zintegrowanego Systemu Za-rządzania (Koordynatora ZSZ).
Aktualnie Zintegrowany System Zarządzania w Ministerstwie Gospodarki tworzą:
– System Zarządzania jakością (SZj) – zgodny z wymaganiami normy ISO 90012;
2 Do głównych wymagań normy ISO 9001 należą m.in.: wprowadzenie nadzoru nad dokumentacją i zapisami, zaangażowanie kierownictwa w budowanie systemu zarzą-dzania jakością, usystematyzowanie zarzązarzą-dzania zasobami, ustanowienie procesów realizacji wyrobu, dokonywanie systematycznych pomiarów (zadowolenia klienta, wyrobów, procesów).
Wszystkie te wymagania są szczegółowo opisane w przedmiotowej normie i uwzględ-niają osiem zasad jakości:
53
E. Tuźnik-Kosno, Systemy zapobiegania korupcji na przykładzie...
– System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK) – stanowiący rozwinięcie wymagań normy ISO 9001 o dodatkowe wymagania związane z procesami antykorupcyjnymi;
– System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI) – zgodny z wyma-ganiami normy ISO/IeC 270013.
1) zorientowanie na klienta (pozycja organizacji na rynku jest zależna od jej klientów);
2) przywództwo (kierownictwo organizacji wypracowuje kierunki jego rozwoju);
3) zaangażowanie ludzi (najcenniejszym dobrem organizacji są ludzie);
4) podejście procesowe (skuteczność i efektywność organizacji zależą w głównej mierze od jakości realizowanych w niej procesów; bardzo dobre wsparcie w identyfikowaniu procesów pełni model APQC, dokładnie opisany w książce Modelowanie organizacji procesowej pod redakcją j. Auksztola i M. Chomuszko);
5) systemowe podejście do zarządzania (zarządzanie jakością jest traktowane jako zarzą-dzanie wzajemnie ze sobą powiązanymi procesami);
6) ciągłe doskonalenie (stałym celem organizacji jest ciągłe doskonalenie realizowanych w niej procesów);
7) rzeczowe podejście do podejmowania decyzji (podejmowanie decyzji opiera się na analitycznej, logicznej bądź intuicyjnej analizie wszelkich dostępnych danych i infor-macji);
8) wzajemne korzyści w stosunkach z dostawcami (tworzenie wzajemnie korzystnych stosunków z dostawcami materiałów i usług stanowi dla organizacji gwarancję wy-sokiej jakości).
3 IsO/IEC 27001 – norma międzynarodowa standaryzująca systemy zarządzania bez-pieczeństwem informacji. Została ogłoszona 14 października 2005 r. na podstawie brytyjskiego standardu BS 7799-2 opublikowanego przez BSI. W Polsce normę ISO /IeC 27001 opublikowano 4 stycznia 2007 r. jako PN-ISO/IeC 27001:2007.
ISO/IeC 27001:2005 (PN-ISO/IeC 27001:2007) jest specyfikacją systemów zarzą-dzania bezpieczeństwem informacji na zgodność, z którą mogą być prowadzone audy-ty, na podstawie których są wydawane certyfikaty.
Rys. Schemat Zintegrowanego Systemu Zarządzania w MG Zintegrowany System