Cykl życia projektu

Z unikalnością i złożonością projektu związane jest ryzyko, dotyczące po-prawności działań i ich rezultatów. Chcąc zminimalizować ryzyko, organizacje realizujące projekt dzielą go na fazy, pozwalające lepiej zarządzać procesem

wy-konawczym i pełniej dopasować uzyskiwany produkt na potrzeby firmy. Wszyst-kie fazy składowe projektu określa się mianem cyklu życia projektu, a jego dłu-gość wyznaczają określone terminy rozpoczęcia i zakończenia przedsięwzięcia.

Podawane są różne podziały projektu na fazy. Niezależnie od stosowanego nazewnictwa faz istotne jest, aby podzielony projekt poddawał się efektywniej-szemu zarządzaniu i umożliwiał lepsze zrozumienie procesu przeprowadzania zmiany. Warunkiem koniecznym podziału jest, aby każda faza projektu kończy-ła się wytworzeniem konkretnego produktu. W kolejnych fazach możliwe jest modyfikowanie zakresu projektu oraz kontrola zasadności i prawidłowości po-dejmowanych działań. Efektem podziału na fazy jest również stworzenie szansy na wcześniejsze zakończenie prac projektowych lub nawet zaniechanie realizacji przedsięwzięcia w uzasadnionych przypadkach. Niekiedy korzystniejsze dla organizacji jest odstąpienie od realizacji projektu niż kontynuacja kosztownych prac, dla których nie widać końca.

W różnych opracowaniach odmiennie dzielony jest projekt na fazy i inaczej są one nazywane. Najczęściej projekty realizowane są w czterech blokach dzia-łań, wyznaczających podstawowe fazy cyklu życia projektu [165, s. 31]:

 Uruchomienie.  Planowanie.  Realizacja.  Zamknięcie.

Przy czym, logika przebiegu projektu powinna odpowiadać uwarunkowa-niom konkretnej organizacji a podział cyklu życia powinien być istotnym ele-mentem stosowanej przez firmę metodyki realizacji przedsięwzięcia.

Rysunek 2.4. Przebieg krzywej osiągania ostatecznych celów projektu w czasie Ź r ó d ł o: opracowanie własne na podstawie [165, s. 33]

Przedstawiona na rys. 2.4 krzywa, obrazująca poziom osiągania ostatecz-nych celów projektu, odzwierciedla efekt: „powoli – szybko – powoli”, który jest rezultatem zmiany intensywności prac i poziomu wykorzystania zasobów

Czas Z aaw an sow an ie p roj ek tu w % ^100%

podczas kolejnych faz Początkowo, przez dłuższy okres ostateczne cele są osią-gane w niewielkim stopniu. Szybki przyrost ich poziomu następuje podczas realizacji, kiedy ma miejsce największe zaangażowanie przewidzianych zaso-bów. Spłaszczenie końcowego odcinka krzywej osiągania celów wskazuje na wyhamowanie wykorzystania zasobów podczas zamknięcia projektu.

Intensywność prac projektowych, mierzona zaangażowaniem zasobów, na początku i końcu cyklu jest niewielka, dopiero w środkowych fazach znacząco wzrasta. Trend ten wydaje się naturalny z uwagi na fakt, że na początku należy wykonać wiele działań przygotowawczych i stworzyć podstawę do realizacji. Z kolei na końcu odbywają się prace podsumowujące i umożliwiające zamknię-cie projektu.

Z punktu widzenia zaangażowania zasobów, cykl życia projektu przebiega zgodnie z krzywą przedstawioną na rys. 2.5.

Rysunek 2.5. Zatrudnienie i koszt w cyklu życia projektu Ź r ó d ł o: opracowanie własne na podstawie [165, s. 33]

Na początku cyklu zaangażowanych jest niewiele zasobów, ludzi i środków finansowych. W tej fazie określa się cel projektu, identyfikuje i ustala potrzeby, ocenia wykonalność, opłacalność i ryzyko związane z przedsięwzięciem oraz identyfikuje czynniki decydujące o jego sukcesie. Podczas środkowych faz zwiększa się zatrudnienie i ponoszone są większe koszty. Poziom kosztów i zaangażowania ludzi maleje wraz z końcem cyklu życia projektu. Nachylenie krzywych przedstawionych na rys. 2.4 i 2.5 może być różne w następstwie od-miennych uwarunkowań projektu. Krzywe te ilustrują jednak generalny trend w działaniach projektowych, wymuszający odpowiednie zarządzanie przedsię-wzięciami. Z aan gaż ow an ie z aso b ów Czas realizacji Faza planowania i realizacji

(opracowanie kompletnego planu, realizacja i jej kontrola) Faza uruchomienia (koncepcja i wybór) Faza zamknięcia (ocena i zamknięcie)

W cyklu życia projektu istnieją silne i różnorodne powiązania między dzia-łaniami podejmowanymi w różnych fazach i stąd koniecznym się staje aktywne zarządzanie związkami występującymi podczas realizacji przedsięwzięcia.

Produkty, będące wynikami działań projektowych, w czasie realizacji są chronione przed negatywnym wpływem otoczenia przez system zarządzania projektem. Na system ten składają się działania polegające na opisywaniu i organi-zowaniu prac projektowych, dające się pogrupować w następujące kategorie:

 procesy inicjacji, obejmujące ustanowienie projektu i jego rozpoczęcie oraz powołanie zespołu projektowego i przekazanie mu uprawnień decyzyjnych;  procesy planowania, polegające na opracowaniu sposobu wykonania działań, zapewniających wykonanie produktu, dla którego ustanowiono projekt;

 procesy wykonawcze, polegające na takim koordynowaniu pracy ludzi i innych zasobów, aby zapewnić realizację tych procesów zgodnie z planem;

 procesy kontrolne, polegające monitorowaniu realizacji prac, wychwytywa-niu odchyleń od planu i w razie potrzeby podejmowawychwytywa-niu działań zaradczych;

 procesy zakończeniowe, obejmujące formalny odbiór i akceptację sys-temu informatycznego oraz przekazanie go do eksploatacji.

W projekcie zachodzą różnorodne i skomplikowane interakcje pomiędzy wymienionymi kategoriami procesów. Wyniki jednych procesów są źródłem innych. Graficznie uproszczenie interakcji zachodzących w procesie realizacji projektu przedstawiono na rys. 2.6. Dodatkowo wydzielone kategorie procesów nakładają się w różnych fazach cyklu życia projektu. Właśnie przekazywanie wyników pośrednich pomiędzy procesami jak również nachodzenie na siebie procesów powinno być regulowane przez system zarządzania projektem.

Rysunek 2.6. Interakcje zachodzące pomiędzy procesami w cyklu życia projektu Źródło: opracowanie własne na podstawie [207, s. 79]

Procesy inicjujące rozpoczynają ciąg prac projektowych. Procesy plani-styczne realizowane są aż do rozpoczęcia działań zakończeniowych. Początko-wo przebiegają bardzo intensywnie, a ich natężenie maleje wraz ze zbliżaniem się do prac zakończeniowych. Po zaplanowaniu, procesy wykonawcze przebie-gają z dużą intensywnością aż do momentu zakończenia. Procesy kontrolne, podobnie jak planistyczne, obejmują cały cykl życia projektu i prowadzone są z podobną intensywnością, która zależy od liczby prac realizowanych na danym etapie. Ich intensywność jest największa w środkowej fazie realizacji projektu.

Zależnie od uwarunkowań konkretnego projektu, jak również jego wielko-ści natężenie prac i czas trwania procesów mogą być różne. I tak, w projektach szczególnie nowatorskich i obarczonych dużym ryzykiem mogą przeważać pro-cesy kontrolne związane z identyfikacją ryzyka, jego oceną i określeniem sposo-bu redukcji zagrożeń. Z kolei, dla projektów, w których angażowani są ze-wnętrzni podwykonawcy, można się skoncentrować na procesach planowania i kontroli postępu prac.