Podstawą prowadzonych działań w zakresie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej są Zasady kontroli zarządczej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie, które stanowią załącznik do Zarządzenia Nr 97/2019 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 15 maja 2019 r. w sprawie Zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie.
Istotnym elementem działalności Zarządu Województwa Lubelskiego jest kontrola sposobu realizacji celów i zadań powierzonych poszczególnym komórkom i jednostkom organizacyjnym UMWL (m.in. w ramach systemu funkcjonowania kontroli zarządczej). Zadania w tym zakresie realizowane są przez Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego (KA).
W ramach przeprowadzonych 4 kontroli wewnętrznych z zakresu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej zakresem kontroli objęto:
Wiarygodność sprawozdań, w tym zgodność informacji zawartych w półrocznych sprawozdaniach z 2020 r. z funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.
Efektywność i skuteczność przepływu informacji.
Proces zarządzania ryzykiem.
Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego w 2020 r. raz na pół roku zbierał informacje z dokonanych w komórkach organizacyjnych Urzędu przeglądów rejestrów ryzyk, jak również aktualizował rejestr ryzyk Urzędu do celów i zadań zaktualizowanego Zarządzeniem nr 73/2020 Marszałka Województwa Lubelskiego z dnia 2 czerwca 2020 r. Planu działalności Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie na rok 2020. Półroczny monitoring ryzyka miał na celu określenie czy ryzyko uległo zmianie, sprawdzenie czy punktowa ocena ryzyka wymaga podjęcia dodatkowych działań zaradczych, oraz zapewnienie skuteczności wdrożonych dotychczas mechanizmów kontroli.
Oddział kontroli w 2020 r. przeprowadził:
41 kontroli własnych w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych na podstawie uchwały Nr CIII/2182/2019 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 24 grudnia 2019 r. w sprawie przyjęcia Planu kontroli własnych w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych Województwa Lubelskiego na rok 2020 (z późn. zm.),
2 kontrole własne w Urzędzie na podstawie Planu kontroli własnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie na rok 2020, realizowanego przez
Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego, zatwierdzonego przez Marszałka Województwa Lubelskiego w dniu 31 grudnia 2019 r.,
5 kontroli poza planami (w tym 4 w wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych oraz 1 w Urzędzie) na podstawie decyzji Marszałka Województwa Lubelskiego.
Ogółem Oddział Kontroli przeprowadził 48 kontroli, ponadto brał udział w 1 kontroli prowadzonej w wojewódzkiej samorządowej jednostce organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną Urzędu.
Przeprowadzone kontrole:
kompleksowe – obejmowały sprawy organizacyjne, kadrowe, gospodarkę finansową, zamówienia publiczne, prawidłowość gospodarowania mieniem oraz realizację zadań statutowych,
gospodarki finansowej – obejmowały dochody/wydatki oraz przychody/koszty,
podmiotów leczniczych – obejmowały gospodarowanie mieniem,
sprawdzające – obejmowały realizację zaleceń pokontrolnych po kontrolach przeprowadzonych w latach 2018–2019,
wewnętrzne – obejmowały realizację zadań wynikających z ustaw i przepisów wykonawczych oraz przepisów wewnętrznych.
Oddział Audytu Wewnętrznego w Departamencie Kontroli i Audytu Wewnętrznego w 2020 roku zrealizował:
8 zadań zapewniających w komórkach organizacyjnych UMWL, które miały na celu dostarczenie Marszałkowi Województwa Lubelskiego niezależnej oraz obiektywnej oceny adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w komórce audytowanej;
8 czynności sprawdzających, których celem było dokonanie oceny przez audytorów wewnętrznych sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń.
Zadania przeprowadzone w komórkach organizacyjnych UMWL w Lublinie dotyczyły poniższych obszarów:
1. realizacji zadań dotyczących Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2014-2020, w tym:
a. przeprowadzenie poświadczenia skuteczności systemu zarządzania i kontroli w odniesieniu do roku budżetowego 2020;
b. oceny postępowań o zamówienie publiczne;
c. oceny przeprowadzania kontroli na miejscu;
d. oceny procesu identyfikacji i zgłaszania do rejestracji nienależnie/nadmierne pobranych płatności w obszarze działań delegowanych.
2. poświadczenie skuteczności systemu zarządzania i kontroli oraz ocena realizacji zadań w ramach Programu Operacyjnego Rybactwo i Morze na lata 2014-2020;
3. realizacji procesu wydawania decyzji administracyjnych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Lubelskiego w Lublinie;
4. prowadzenia spraw z zakresu hurtowego obrotu alkoholem;
5. realizacji procesu przyznawania stypendiów wspierających rozwój umiejętności mieszkańców województwa lubelskiego w zakresie sportu.
Audytorzy wewnętrzni po przeprowadzeniu zadań audytowych w ww. obszarach każdorazowo sporządzali sprawozdania. W 2020 roku na 8 zadań zapewniających zalecenia wydano w 5 zadaniach audytowych, których celem było wyeliminowanie zidentyfikowanych nieprawidłowości oraz słabości systemu kontroli zarządczej. Ocena sposobu wdrożenia oraz skuteczności wskazanych zaleceń będą przedmiotem czynności sprawdzających przeprowadzonych przez Oddział Audytu Wewnętrznego, po upływie deklarowanego przez audytowanych czasu na ich wdrożenie.
Oddział Kontroli RPO ds. EFS przeprowadził w 2020 r. łącznie 144 kontrole, w tym:
105 kontroli planowych,
5 kontroli doraźnych,
30 wizyt monitoringowych planowych,
3 wizyty monitoringowe doraźne,
1 kontrolę instrumentów finansowych.
Kontrole w DKiAW dokonywane przez Oddział Kontroli RPO ds. EFRR w 2020 roku przeprowadzane były u Beneficjentów, z którymi zawarte zostały Umowy o dofinansowanie projektu.
Kontrole przeprowadzane były na podstawie ww. Umów o dofinansowanie. Projekty do kontroli były wybierane na podstawie zapisów zawartych w Rocznym Planie Kontroli. Projekty skontrolowane w roku 2020 przez Oddział kontroli RPO ds. EFRR były wybierane na podstawie Rocznego Planu Kontroli za rok obrachunkowy 2019/2020 oraz 2020/2021.
Kontrole miały charakter:
Kontroli projektów w miejscu ich realizacji lub w siedzibie beneficjenta polegających m.in.
na weryfikacji zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie, faktycznego finansowego zaawansowania realizacji projektu ze stanem wykazanym w dokumentach finansowych oraz w innych dokumentach przekazywanych do instytucji kontrolującej;
Kontroli pzp (zamówień publicznych/ zamówień udzielanych przez podmioty które nie są zobowiązane do stosowania ustawy prawo zamówień publicznych), które mają na celu weryfikację czy postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zostało przeprowadzone zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych lub wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
Kontroli trwałości prowadzonych w okresie pięciu lat od daty dokonania płatności salda końcowego na rzecz Beneficjenta, służących sprawdzeniu, czy w odniesieniu do współfinansowanych projektów nie zaszła jedna z okoliczności, o których mowa w art. 71 rozporządzenia ogólnego 1303/2013;
Kontroli doraźnych projektów podejmowanych w przypadku wystąpienia nieprawidłowości lub zaistnienia uzasadnionego podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości, zaistnienia podejrzenia popełnienia przestępstwa przez Beneficjenta lub otrzymania skierowanych do DKiAW/OK RPO ds. EFRR skarg i informacji dotyczących realizacji projektu.
Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego UMWL Odział Kontroli RPO ds. EFRR w analizowanym roku przeprowadził ogółem 418 kontroli, w tym:
117 kontroli własnych instytucji (na miejscu);
259 kontroli własnych instytucji na dokumentach z czego 210 stanowiły kontrole Prawa zamówień publicznych;
42 kontrole trwałości.
Spośród 418 kontroli 397 stanowiły kontrole planowe, 21 kontrole doraźne.