Geneza, istota i cele negocjacji

Negocjacje jako proces osiągania porozumienia i dochodzenia do wspólnych celów wydaje się odgrywać szczególną rolę w funkcjonowaniu dzisiejszych przed-siębiorstw. Analizując współczesną rzeczywistość zarówno tę ekonomiczną, jak i społeczną, w której działają przedsiębiorstwa, można dostrzec, iż charaktery-zuje się ona znaczną złożonością i zmiennością. Dodatkowo proces globalizacji powodowany znacznym rozwojem technologii usprawniającej proces przekazu informacji i komunikacji międzyosobowej, wymusza na podmiotach gospodar-czych coraz większą elastyczność w relacjach z interesariuszami i kreatywność w podejmowanych działaniach14. Aby nadążyć za nieustannie zmieniającym się otoczeniem przedsiębiorstwa i wynikającymi z tego wyzwaniami, należy świado-mie identyfi kować potrzeby, projektować i wprowadzać takie rozwiązania organi-zacyjne, które pozwolą na sprawne i efektywne osiąganie celów. Taki stan rzeczy, tj. duża dynamika działania wymuszana poprzez zmiany w otoczeniu przedsię-biorstwa, proces globalizacji, ekspansja na nowe rynki, indywidualizacja klientów, jak również liczne konfl ikty wynikające m.in. z kryzysu gospodarczego wymusza-ją na współczesnych przedsiębiorcach stosowanie negocjacji jako formy realiza-cji licznych przedsięwzięć przedsiębiorstwa, zarówno z partnerami z otoczenia fi rmy, jak i pomiędzy różnego rodzaju grupami wewnątrz organizacji. Istotnym, wartym odnotowania faktem, w kontekście zastosowania negocjacji w funkcjo-nowaniu przedsiębiorstwa, jest duża złożoność i wysoki stopień skomplikowania procesu negocjacji wynikający ze znacznej dynamiki i skomplikowania środowi-ska przedsiębiorstwa. Wszystkie elementy współczesnego procesu negocjacji, tj. analiza celów, dobór partnerów, planowanie strategii, dobór taktyk, zastosowanie nowoczesnych technologii15 i fi nalne prowadzenie procesu powodują, iż współ-cześni negocjatorzy muszą posiadać wysokie kompetencje16, ustawicznie rozwijać

14 Pełniejszą charakterystykę specyfi cznej relacji przedsiębiorstwa z otoczeniem ukazuje podejście systemowe, por. ibidem, s. 28.

15 Odnosząc się do szczególnego charakteru współczesnych czasów określanych dobą internetu i wy-nikającego z tego przenikania się (uzupełniania lub/i zastępowania) rzeczywistości realnej i wirtu-alnej) nie sposób pominąć faktu, iż wiele negocjacji prowadzonych (wspomaganych) jest obecnie przy użyciu nowych technologii informacyjnych. Stwarzają one nieosiągalne do tej pory możliwości w zakresie różnych form negocjacji. Technologie te pozwalają na sprawne komunikowanie się i dzia-łanie przedsiębiorstwa z równą skutecznością zarówno na rynku lokalnym, ogólnokrajowym czy międzynarodowym. Podstawową funkcją nowych technologii pełnioną w procesie negocjacji jest funkcja komunikacyjna. Za pomocą e-maili, komunikatorów czy wideokonferencji negocjatorzy mogą szybko podejmować kontakty ze swoimi partnerami. Zaletą tego typu negocjacji, określanych mianem e-negocjacji, jest szybkość działania, szeroki zakres rozpoznania negocjacyjnego w zakresie możliwości i potencjalnych partnerów, pominięcie barier czasu i miejsca oraz niskie koszty. Problem ten omawiany jest także w pracy: A. Chodyński, Odpowiedzialność ekologiczna…, s. 187.

16 Osobami często odpowiedzialnymi za przygotowanie i prowadzenie negocjacji w przedsiębior-stwie są menadżerowie. Dlatego szczególnie istotna ze względu na interesy fi rmy jest trafna

diagno-się w zakresie sztuki negocjacji, nabywać nowe umiejętności, a przeddiagno-siębiorstwo jest zmuszone do nieustannego zwiększania zakresu przygotowań do prowadze-nia pertraktacji17 i wprowadzania coraz to nowych form negocjowania.

Chcąc zdefi niować pojęcie negocjacji, uwzględniając ich zastosowanie w funk-cjonowaniu przedsiębiorstwa, należy odnieść się zarówno do cech ogólnych, cha-rakterystycznych dla tego procesu, jak również uwzględnić ich specyfi kę w rze-czywistości, w której działa przedsiębiorstwo.

Analiza wielu defi nicji procesu negocjacji wskazuje, iż najogólniej można tę rzeczywistość scharakteryzować jako rozmowę, której celem jest uzgodnienie wspólnego stanowiska w danej sprawie18. Jest to proces, w którym dwie strony o częściowo rozbieżnych, a częściowo zbieżnych interesach – dążą do osiągnięcia porozumienia19. Słowo negocjacja ma źródłosłów w języku łacińskim, gdzie

nego-tium oznacza interes. J. Waszkiewicz (1997) przedstawia etymologię tego słowa,

wskazując, iż negotium oznacza czas wypełniony praktycznymi zajęciami, obo-wiązkami, interesami20. Szukając początków tej sztuki osiągania wyznaczonych celów, należy odnieść się do pierwszej publikacji z zakresu negocjacji autorstwa francuskiego dyplomaty Francois de Calliers pod tytułem De la maniere de

ne-gocier avec les souverains z roku 171621. W dziele tym autor daje wykładnię sztuki negocjacyjnej, ukazuje znaczenie negocjacji dla rozwoju społeczeństwa, podkre-śla wielowymiarowość postępowania negocjacyjnego oraz ostrzega przed zagroże-niami wynikającymi z nieuczciwego postępowania negocjatorów.

Obecnie określenie negocjacje jest kojarzone i używane zamiennie z określe-niami: pertraktacje, rokowania, konfrontacja, układanie się, dogadywanie się, umawianie się, uzgadnianie czy mediacje22.

za i rozwijanie organizacyjnych kompetencji strategicznych kadry kierowniczej. Szersze omówienie tej problematyki można znaleźć w: J. Machaczka, Podstawy zarządzania, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Kraków 1999, s. 103–105.

17 Por. A. Kozina, Planowanie negocjacji w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekono-micznego w Krakowie, Kraków 2012, s. 10–11.

18 Z. Nęcki, Negocjacje w biznesie, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1995, s. 12. 19 Ibidem, s. 16.

20 Za: U. Kałążna-Drewieńska, Negocjacje w biznesie. Kluczowe problemy, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2006, s. 12.

21 W. Mastenbroek, Negocjowanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000.

22 Posługując się terminami negocjacji i mediacji, należy dokonać wyraźnego rozróżnienia pomię-dzy tymi dwoma procesami. Zarówno negocjacje, jak i mediacje są sposobem osiągania porozumie-nia w wyniku powstałego sporu. Mediacje jednak określa się, ze względu na ich specyfi kę, mianem negocjacji wspomaganych (facylitated negotiation), których zadaniem jest nie tylko rozwiązanie powstałego sporu, ale również utrzymanie relacji biznesowej pomiędzy stronami konfl iktu. Istot-nym elementem procesu mediacji jest sam mediator, będący osobą neutralną i bezstronną wobec przedmiotu sporu. Ten rodzaj rozwiązywania konfl iktów uznawany jest również za szczególną rolę menadżerską i będąc „specyfi cznym uzupełnieniem negocjacji (Daszkowski 1989) jest dokonywany przez bezstronną, neutralną i akceptowaną osobę trzecią, która nie posiadając kompetencji decyzyj-nych, pomaga stronom konfl iktu w osiągnięciu porozumienia”.

Istotnym wątkiem ujętym w defi nicji, którą zaproponował W. Ury (2004), jest równoczesne istnienie zgodności i sprzeczności między stronami co do celów. Ury określa negocjacje jako „proces dwustronnej komunikacji, którego celem jest porozumienie z innymi, gdy niektóre z interesów są wspólne, a inne sprzeczne”23. W podobnym ujęciu defi niują negocjacje W.B. Jankowski i T.P. Sankowski, określając je jako metodę uzyskiwania porozumienia, która zawiera element kooperacji i konkurencji24. Szczególnie ważnym elementem negocjacji, w kontekście zastosowania jej w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, jest pra-widłowa identyfi kacja stron postępowania, w wyniku złożoności systemu nie-jednokrotnie ciężka do przeprowadzenia. Na tę cechę negocjacji zwraca uwagę R.  Stocki, podkreślając, iż celem negocjacji jest „doprowadzenie do tego, by problemy trafi ły do ich prawowitych właścicieli. A prawowitym właścicielem danego problemu jest ten, kto może go rozwiązać, nawet jeśli sam problemu nie spowodował. Proces negocjacyjny to nic innego jak poszukiwanie prawowitego właściciela problemu i zachęcanie tej osoby do rozwiązania go”25.

Równie istotnym elementem negocjacji w kreowaniu pozytywnych relacji biznesowych jest zaufanie między partnerami negocjacyjnymi. Negocjacje mają za zadanie budować stopniowo zaufanie między stronami, a w oparciu o nie konstruować efektywne i stabilne porozumienia26. Szczególnie trafnym sposo-bem interpretacji procesu negocjacji, a zarazem przydatnym w odniesieniu do tematu tej pracy, jest podział defi nicji negocjacyjnych zaproponowany przez A. Kozinę27. Autor klasyfi kuje poszczególne ujęcia negocjacji, szeregując je we-dług integralnych cech. Na podstawie zaproponowanego podziału można opi-sać negocjacje jako: proces, metodę kierowania konfl iktami, metodę osiągania porozumienia, wzajemną zależność stron, proces podejmowania decyzji, proces komunikowania się, proces wzajemnej wymiany oraz proces tworzenia warto-ści. Wydaje się, że biorąc pod uwagę negocjacje jako formę zaspokajania potrzeb interesariuszy przedsiębiorstwa, każde z tych ujęć będzie wnosiło istotne infor-macje do procesu budowania modeli negocjacyjnych w fi rmie.

23 W. Ury, Odchodząc od Nie. Negocjowanie od konfr ontacji do kooperacji, Polskie Wydawnictwo Eko-nomiczne, Warszawa 2004, s. 24.

24 W.B. Jankowski, T.P. Sankowski, Jak negocjować. Strategie i etapy negocjacji, Wydawnictwo CIM, Warszawa 1995, s. 3.

25 R. Stocki, Doskonalenie umiejętności negocjacyjnych, Ofi cyna Ekonomiczna, Kraków 2002, s. 22. 26 Por. W. Mastenbroek, Negocjowanie…, s. 43.

Tabela 2. Interpretacje negocjacji

Aspekt

interpretacyjny ^{Charakterystyka podejścia Ujęcia / Autorzy} Negocjacje jako

proces

- działanie rozciągnięte w czasie - obejmuje szereg faz i etapów - składa się z działań realizowanych

sekwencyjnie i/lub cyklicznie - ogół zdarzeń i interakcji

zachodzących między stronami - działania poprzedzające osiągnięcie

porozumienia Thompson 2001 Dupont i Faure 2002 Negocjacje jako metoda kierowania konfliktami

- negocjacje są elementem sytuacji konfliktowej

- konflikt jest dążeniem stron do realizacji własnych celów i uzyskiwania jak najlepszych rezultatów

- podzbiór stosunków społecznych obejmujących rozwiązanie konfliktu - sekwencja wzajemnych posunięć,

przez które strony dążą do osiągnięcia możliwie korzystnego rozwiązania konfliktu

- konflikt jest powodem negocjacji, stanowi rozbieżność interesów stron lub jest przekonaniem o niemożności równoczesnej realizacji aspiracji Rubin i Brown 1975 Pruitt i Rubin 1986 Kennedy 1998 Mesjasz 2000 Nęcki 2000 Negocjacje jako metoda osiągania porozumienia

- ujęcie dotyczy zamierzonego wyniku negocjacji, korzystnego dla obu stron czynnikiem leżącym u podstawy negocjacji jest dążenie do osiągnięcia wzajemnych korzyści - negocjacje są drogą do

zmniejszenia rozbieżności lub umocnienia ugody

- to współpraca w opracowaniu obustronnie akceptowanych zmian, świadomych przekształceń wynikających z obustronnej chęci - to proces komunikowania się stron

w celu zawarcia porozumienia i zapewnienia sobie korzyści

Dąbrowski 1991 Samuelson i Marks 1998 Bellenger 1999

Aspekt

interpretacyjny ^{Charakterystyka podejścia Ujęcia / Autorzy} Negocjacje jako wzajemna zależność stron - występowanie kooperacji (współdziałania) i konkurencji (rywalizacji)

- połączenie sprzecznych i zbieżnych celów – osiągnięcie korzystnego rezultatu przez rozwiązanie konfliktu

- negocjacje to zamierzone interakcje między podmiotami dążącymi do określenia lub przekształcenia warunków wzajemnej zależności - istotą rzeczy jest świadomość

istnienia równolegle interesów wspólnych i sprzecznych

- negocjacje w sytuacji konfliktowej są lepsze niż działania alternatywne

Ilke 1964

Walton i McKersie 1965 Lax i Sebenius 1986 Fisher, Urry i Patton 2000

Negocjacje jako proces podejmowania decyzji

- we wstępnej fazie proces decyzyjny realizowany jest indywidualnie przez strony

- w negocjacjach są to uzgodnienia w zakresie dwóch par zbiorów - strony wybierają kryteria,

uwzględniając własne interesy, i ustalają zbiór alternatyw jako część wspólną wyjściowych możliwości rozwiązań

- negocjacje to proces, w którym przeciwstawne stanowiska są łączone we wspólną decyzję - poszukiwanie rozwiązań w drodze

stopniowego oferowania ustępstw i korzyści Raiffa 1982 Ebert i Wall 1983 Lewicki i in. 1994 Mesjasz 2000 Negocjacje jako proces komunikowania się

- negocjacje to wzajemna wymiana informacji „przenikającej” wszelkie działania stron

- to zwrotny proces komunikowania się

- to proces składający się z faz: inicjacji kontaktów, poszukiwania rozwiązań i rozwiązywania problemów

Dąbrowski 1991 Lewicki i in. 1994 Nierenberg 1994 Fisher, Urry i Patton 2000

Aspekt

interpretacyjny ^{Charakterystyka podejścia Ujęcia / Autorzy} Negocjacje jako

proces wzajemnej wymiany

- wymiana obustronna dotyczy wartości materialnych i niematerialnych

- dokonuje się na warunkach uzgodnionych przez strony poprzez wzajemne uzgodnienia i ustępstwa - negocjacje są podstawowym

sposobem uzyskania od innych tego, czego chcemy

Lewicki i in. 1993 Kennedy 1998

Fisher, Urry i Patton 2000 Nęcki 2000

Negocjacje jako proces tworzenia wartości

- negocjacje pozwalają na osiąganie przez partnerów wzajemnych korzyści i tworzenie dodatkowych wartości

- budowa wartości w procesie negocjacji jest możliwa, gdy jedna strona ma do zaoferowania drugiej coś, co dla niej samej nie ma dużej wartości, a dla drugiej ma wartość znaczną

- dzięki różnicom w ocenie wartości powstaje możliwość osiągnięcia porozumienia korzystnego dla obu stron

- celem negocjacji o „wartości dodanej” jest osiągnięcie

porozumienia poprzez zwiększanie wartości we współdziałaniu stron

Lax i Sebenius 1986 Albrecht i Albrecht 1993 Samuelson i Marks 1998 Lewicki i in. 2005

Źródło: opracowanie własne na podstawie: A. Kozina, Planowanie negocjacji w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Kraków 2012, s. 21–26.

Dokonując syntezy poszczególnych podejść negocjacyjnych, można określić je jako sposób rozwiązywania konfl iktów, dzięki któremu zwaśnione strony do-chodzą do satysfakcjonującego porozumienia. Możliwość zastosowania negocja-cji oraz ich powodzenie bezpośrednio będzie zależeć od stopnia trudności sytu-acji, przedmiotu konfl iktu i samego negocjatora. W procesie negocjacji można wyróżnić pewne charakterystyczne cechy. Są to28: obustronna wymiana korzyści, uczciwość negocjatorów jako zgodność z panującymi normami społecznymi, prawnymi i obyczajowymi, względna trwałość rezultatu negocjacji, przydatność społeczna negocjacji, sprawność prowadzenia rozmów, efektywność, pogłębienie dobrych stosunków między negocjującymi stronami. Każda z tych cech w

pro-28 E.M. Cenker, Negocjacje, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Komunikacji i Zarządzania w Poznaniu, Poznań 2002, s. 14.

cesie planowania negocjacji z interesariuszami, w równym stopniu powinna być wzięta pod uwagę w procesie planowania i doborze odpowiednich strategii nego-cjacyjnych.