W gospodarowaniu środkami pieniężnymi wyodrębniamy obrót gotówkowy i obrót bezgotówkowy.
Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych winny zmierzać do stosowania obrotu bezgotówkowego. Obrót gotówkowy powinien być ograniczony do niezbędnego minimum.
A. Obrót gotówkowy
Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
Do dokumentów stosowanych w obrocie gotówkowym zalicza się:
Dowód wpłaty „KP’’(kasa przyjmuje) Dowód wypłaty „KW’’ (kasa wypłaci) Raport kasowy RK
Szczegółowy opis dokumentów KP, KW i RK, zasad ich sporządzania i ewidencjonowania zwarty jest w Instrukcji kasowej
Bankowy dowód wpłaty.
Bankowy dowód wpłaty przeznaczony jest do udokumentowania odprowadzenia gotówki z kasy na rachunek bankowy jednostki. Bankowy dowód wpłaty kasjer wypełnia w 3 egzemplarzach
w przypadku wpłaty w banku, w którym jednostka posiada rachunek bankowy lub
w 4 egzemplarzach, gdy wpłata dokonana jest w ramach zastępczej obsługi kasowej.
Ostemplowany przez bank, bankowy dowód wpłaty ujmowany jest przez kasjera, w raporcie kasowym jako rozchód gotówki z kasy.
Czek gotówkowy.
Służy do podjęcia gotówki z banku. Czek gotówkowy stanowi polecenie (dla banku) wypłacenia określonej kwoty gotówki. Czek gotówkowy podpisywany jest przez osoby wymienione na Karcie wzorów podpisów.
Treść czeku nie może być przerabiana, wycierana lub usuwana w inny sposób. Błędnie wypełniony czek podlega unieważnieniu poprzez przekreślenie go i wpisanie słowa „unieważniono’’;
unieważnione czeki pozostawia się w książeczce czekowej.
Książeczkę blankietów czekowych należy przechowywać w kasie pancernej i zabezpieczyć przed możliwością wykorzystania przez osoby nieupoważnione. Grzbiety książeczek wykorzystanych czeków w ciągu roku przechowywane są również w kasie pancernej, a po zakończeniu roku budżetowego przekazywane są do archiwum zakładowego. Książeczki czeków gotówkowych są drukami ścisłego zarachowania . Ewidencję książeczek czekowych należy prowadzić oddzielnie dla poszczególnych źródeł finansowania.
Rachunki kosztów podróży.
Podstawą rozliczenia kosztów podróży są:
a) polecenie wyjazdu służbowego, b) ewidencja przebiegu pojazdu,
c) umowa cywilnoprawna na korzystanie z samochodu nie będącego własnością pracodawcy w celu odbycia podroży służbowej
Polecenie wyjazdu służbowego.
Druk powszechnego użytku, który po wypełnieniu powinien spełniać wymogi prawidłowego (rzetelnego) dowodu księgowego.
Formularz „Polecenie wyjazdu służbowego’’ służy do udokumentowania kosztów podróży służbowej oraz ich rozliczeń.
Wystawiany jest w jednym egzemplarzu i zatwierdzany przez Kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną.
Wystawione polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać dane niezbędne do prawidłowego ustalenia należności z tytułu podróży służbowej tj. określone przez pracodawcę:
a) imię i nazwisko osoby delegowanej oraz stanowisko, b) cel podróży służbowej,
c) termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, d) nazwę miejscowości docelowej,
e) środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej.
Dla celów kontrolnych wystawione polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać kolejny numer.
Na poczet wydatków związanych z podróżą służbową pracownikowi może być wypłacona zaliczka.
Wysokość wypłaconej zaliczki powinna być wyszacowana proporcjonalnie do wysokości kosztów, które mają być poniesione. Odcinek polecenia wyjazdu służbowego stwierdzający fakt wypłacenia pracownikowi zaliczki stanowi dowód kasowy, ujmowany w raporcie kasowym po stronie rozchodów.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej następuje według aktualnych zasad określonych przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Sprawdzone rozliczenie podróży służbowej podlega zatwierdzeniu przez Kierownika jednostki i Głównego księgowego.
Zmiana przez pracownika rodzaju środka transportu określonego w poleceniu wyjazdu służbowego może spowodować odmowę zwrotu kosztów w części przekraczającej koszty przejazdu.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Pracownicy odbywający podróże służbowe własnym pojazdem samochodowym zobowiązani są do prowadzenia ewidencji przebiegu kilometrów, wymaganej przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, wg wzoru określonego obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Umowa cywilnoprawna
Podstawą zwrotu kosztów używania samochodu osobowego, nie będącego własnością pracodawcy jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem, dotycząca używania pojazdu dla celów służbowych, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.
Zwrot kosztów za używanie samochodu do przejazdów służących pracownikowi następuje na zasadach szczegółowo określonych w umowie cywilnoprawnej.
Rozliczenie następuje w okresach miesięcznych na podstawie oświadczenia pracownika.
B. Obrót bezgotówkowy
Podstawą zaewidencjonowania w księgach rachunkowych obrotu bezgotówkowego są dowody załączone do wyciągu bankowego.
Załącznikami do wyciągu bankowego są w szczególności:
- polecenie przelewu,
- bankowa nota memoriałowa, - czek gotówkowy ,
- bankowy dowód wpłaty.
Czek gotówkowy i bankowy dowód wpłaty zostały omówione w części dotyczącej obrotu gotówkowego.
Polecenie przelewu
Sporządzane jest na wzorze własnym (wydruki komputerowe, składanki).
Wystawiane jest na podstawie sprawdzonych dowodów źródłowych (faktur dostawców, list płac itp.). Polecenie przelewu sporządza pracownik rachunkowości budżetowej.
Polecenie przelewu podpisywane jest przez osoby upoważnione wg karty wzorów podpisów złożonej w banku.
W uzasadnionych wypadkach, gdy wykonanie usługi (np. w przypadku zgłoszenia udziału
w szkoleniu) uzależnione jest od wcześniejszego dokonania przelewu, należności za usługę – podstawą do dokonania przelewu środków stanowi – zlecenie dokonania przelewu (wg wzoru własnego) zatwierdzone przez Głównego księgowego i Kierownika jednostki. Obowiązek
wystawienia „Zlecenia przelewu” – istnieje również w przypadku refundacji środków pomiędzy poszczególnymi źródłami finansowania.
C. Dokumentacja własna księgowości
Do dokumentacji własnej księgowości zalicza się w szczególności:
polecenie księgowania, noty obciążeniowe, wezwanie do zapłaty,
wezwanie do uzgodnienia sald.
Polecenie księgowania Wzór powszechnie stosowany.
Polecenie księgowania stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, wynikających
z zestawień lub rejestrów oraz rozliczeń wewnętrznych, korygowania mylnych zapisów księgowych, a także księgowych rozliczeń zamykających okres sprawozdawczy.
Polecenie księgowania sporządza na bieżąco pracownik rachunkowości budżetowej w jednym egzemplarzu. Dokument przed dokonaniem zapisów w księgach rachunkowych podlega kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej przez Głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
Nota księgowa.
Wzór powszechnie stosowany.
Noty księgowe sporządzane są przez pracownika rachunkowości budżetowej na podstawie danych księgowych lub protokółów zatwierdzonych przez Kierownika jednostki. Oryginał doręczany jest adresatowi, kopia stanowi podstawę do dokonania zapisów w ewidencji księgowej. Noty podpisywane są przez sporządzającego, Głównego księgowego i Kierownika jednostki
Wezwanie do zapłaty.
Wzór powszechnie stosowany.
Służy do udokumentowania wezwania dłużnika do zapłaty nieuregulowanej należności.
Wezwanie wystawiane jest przez pracownika rachunkowości budżetowej, w dwóch egzemplarzach, po upływie terminu wyznaczonego do zapłaty. Oryginał wysyła się do dłużnika, kopia pozostaje w aktach.
Wezwanie do uzgodnienia sald.
Wzór powszechnie stosowany.
Służy do udokumentowania (potwierdzenia) uzgodnienia salda.
Zasady uzgadniania sald według aktualnie obowiązujących przepisów o rachunkowości.
Wezwanie wystawia pracownik rachunkowości budżetowej, w dwóch egzemplarzach (A i B).
Wezwanie wysyła się do adresata, który po sprawdzeniu salda, odsyła potwierdzony odcinek B.
D. Inwentaryzacja
Szczegółowe zasady, terminy i sposoby przeprowadzania inwentaryzacji zostały omówione w Instrukcji inwentaryzacyjnej.
E. Przechowywanie dowodów księgowych
Dokumentacja finansowo-księgowa (dowody księgowe) i księgi rachunkowe przechowywane są w siedzibie jednostki.
Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzonych ksiąg rachunkowych, w celu:
łatwego ich odszukania i sprawdzenia,
uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.
Po zakończeniu roku budżetowego, należy zapewnić łatwy dostęp do dowodów księgowych osobom upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie zabezpieczenia i zamknięcia pomieszczeń, szaf, regałów służących do przechowywania dokumentacji.
Zbiory dokumentów w segregatorach należy oznaczyć:
nazwą jednostki,
znakiem wskazującym na rodzaj dokumentacji,
symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii jego przechowywania zgodnie z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną.
W ramach ochrony danych, należy w szczególny sposób przechowywać i chronić przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszczeniem:
dokumentację dotyczącą ustalonych i przyjętych zasad przeprowadzania rachunkowości, księgi rachunkowe,
dowody księgowe,
dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe.
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu, pozostałe zbiory dokumentacji przechowuje się przez:
księgi rachunkowe – 5 lat,
karty wynagrodzeń pracowników albo ich odpowiedniki – przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych, jednak nie krócej niż przez 10 lat,
dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, albo objętych tym postępowaniem, karnym czy podatkowym – 5 lat od początku roku następnego po roku budżetowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone, spłacone lub przeterminowane, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – 3 lata, po okresie jej ważności, dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat,
pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat, liczonych od początku roku następnego po roku budżetowym, którego zbiory dotyczą.
F. Ochrona dokumentów księgowych
Zasady ochrony danych szczegółowo regulują przepisy rozdziału 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dokumentację księgową, a zwłaszcza: zakładowy plan kont, wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu
komputera, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe – należy przechowywać w sposób zabezpieczający przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.