1) Konto 975 - "Wydatki strukturalne"
Konto 975 służy do ewidencji wydatków strukturalnych w jednostkach, w których ewidencja wydatków strukturalnych nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont bilansowych.
Na stronie Wn konta 975 ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych według klasyfikacji wydatków strukturalnych.
Na stronie Ma konta 975 ujmuje się wartość wydatków strukturalnych.
2) Konto 980 - "Plan finansowy wydatków budżetowych"
Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych.
Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego zmiany.
Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:
1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetu;
2) wartość planu nie wygasających wydatków budżetu do realizacji w roku następnym;
3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.
Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.
Konto 980 nie wykazuje na koniec roku salda.
3) Konto 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego"
Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym.
Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:
1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych wdanym roku
budżetowym;
2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.
Ewidencja szczegółowa do konta 998 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.
Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.
4) Konto 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat"
Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych.
Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.
Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.
Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.
Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.
Księgi pomocnicze tworzy się do następujących kont księgi głównej:
011 – środki trwałe – według tabeli amortyzacyjnej, kartotek poszczególnych obiektów inwentaryzacyjnych,
013 – pozostałe środki trwałe – według kartotek poszczególnych obiektów inwentarzowych.
Jednostki budżetowe ujmują w księgach rachunkowych podatkowe i niepodatkowe dochody budżetu państwa i wydatki budżetu państwa faktycznie (kasowo) zrealizowane na rachunkach bankowych dochodów lub wydatków budżetowych w danym roku budżetowym, z uwzględnieniem okresu przejściowego określonego w odrębnych przepisach. Pozostałe zapisy operacji objętych wykonania budżetu przebiegają według zasady memoriałowej (w księgach i w miesięcznych sprawozdaniach Rb-27 i Rb-28 należności i zobowiązania ujmowane są zgodnie z zasadą
memoriałową do dnia wprowadzenia danych do programu Mrdos, po tym dniu należności i zobowiązania w księgach ujmowane są kasowo).
Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych:
Księgi rachunkowe jednostki budżetowej prowadzone są z wykorzystaniem programów komputerowych:
1. Sfinks zakupionego w firmie PC-Best w Szczecinie i wykonanego przez tą firmę
2. KADRY-PŁACE zakupionego w firmie SOFT-B wykonanego przez Pana Krystiana Besler.
3. MAGAZYN zakupionego i wykonanego przez Pana Piotra Zielonka.
Instrukcje poszczególnych programów stanowią załączniki:
1. załącznik nr 2.1 instrukcja do programu Sfinks,
2. załącznik nr 2.2. instrukcja do programu KADRY-PŁACE, 3. załącznik nr 2.3. instrukcja do programu MAGAZYN.
System komputerowy rachunkowości obejmuje następujące moduły:
księgę główną (Sfinks), środki trwałe (MAGAZYN), kadry,
płace.
Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera:
oznaczenie wersji oprogramowania, wykaz programów,
procedury i funkcje aplikacji,
wykaz zbiorów używanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w komputerowym systemie rachunkowości.
Opis systemu komputerowego rachunkowości:
Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program:
Sfinks w wersji 7.03 z późniejszymi aktualizacjami,
KADRY-PŁACE w wersji 9.0 z późniejszymi aktualizacjami, MAGAZYN
Zgodnie z decyzją Kierownika Jednostki programy te wykorzystywane są od dnia:
Sfinks – 01.01.2009 r.
KADRY-PŁACE – 01.02.1997 r.
MAGAZYN – od kwietnia 2005r.
Zasady stosowania algorytmów i parametrów poszczególnych programów zostały opisane w dokumentacji użytkownika, stanowiącej załączniki do niniejszego zarządzenia nr 2.1, 2.2, 2.3.
Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 13 z dnia 30.12.2010 r.
System ochrony danych i zbiorów
Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają sprawdzone zabezpieczenia pomieszczeń, w których przechowuje się zbiory księgowe. Są to atestowane zamki zamontowane w drzwiach oraz zabezpieczenie okien w postaci szyb antywłamaniowych.
Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie szafy.
Szczególnej ochronie poddane są:
księgowy system informatyczny, kopie zapisów księgowych, dowody księgowe,
sprawozdania budżetowe i finansowe.
Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:
regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, tzw. Backupów – na inne dyski twarde oraz dysk magnetooptyczny na koniec każdego dnia pracy,
odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (imienne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika),
profilaktykę antywirusową – stosowane są odpowiednie programy zabezpieczające, zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz, tzw. firewalls,
odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych.
W sposób trwały przechowywane są zatwierdzone sprawozdania finansowe (nie krócej niż 25 lat), a także dokumentacja płacowa (nie krócej niż 50 lat – listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od dnia, w którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenia społeczne.
Okresowemu przechowywaniu podlegają:
dowody księgowe dotyczące pożyczek i innych umów, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności,
dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty – przez okres 5 lat,
Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą.
Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce:
w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez niego osoby,
poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.
Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 13 z dnia 30.12.2010 r.
INSTRUKCJA W SPRAWIE GOSPODARKI KASOWEJ 1) Zasady ogólne
Prowadzenie kasy powierza się pracownikowi komórki Rachunkowości Podatkowej.
Do podstawowych obowiązków kasjera należy:
wystawianie czeków gotówkowych,
wypłacanie wszystkich należności gotówkowych,
przyjmowanie gotówki do kasy oraz terminowe odprowadzanie gotówki do banków, prowadzenie kwitariuszy przychodów i rozchodów,
sporządzanie raportów kasowych.
Obrót gotówkowy ogranicza się do niezbędnego minimum. Dotyczy on głównie wypłaty zaliczek na koszty delegacji służbowych.
Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi.
Na dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek, nieprawidłowy dowód należy anulować i wystawić poprawny.
W razie błędów popełnionych na dowodach źródłowych należy wystawić zastępczy dowód korygujący błąd, który będzie stanowił podstawę wypłaty gotówki z kasy.
Dowody wpłaty i wypłaty powinny być połączone w bloczki i ponumerowane z zachowaniem ciągłości numeracji w roku kalendarzowym.
Anulowane druki dowodów wpłaty i wypłaty należy przechowywać w bloczku.