Do udokumentowania ruchu środków trwałych w jednostce służą następujące dowody księgowe:

Do udokumentowania ruchu środków trwałych w jednostce służą następujące dowody księgowe:

OT „Przyjęcie środka trwałego”,

MT „Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego”, PT „Protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego”, LT „Likwidacja środka trwałego”.

Przyjęcie środka trwałego OT Druk powszechnego użytku.

Służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.

Wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji, przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód sporządzany jest w co najmniej trzech egzemplarzach z przeznaczeniem:

oryginał dla księgowości,

pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej przyjmującej środek trwały, w użytkowanie, druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.

W dowodzie „OT” podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki, a w szczególności powinien zawierać:

pełną nazwę środka trwałego, datę przekazania do użytkowania,

dane charakterystyczne środka trwałego (np. nr silnika, nr podwozia), nazwę dostawcy, numer i data faktury,

miejsce użytkowania, wartość nabycia, numer inwentarzowy.

Numer inwentarzowy powinien być trwale naniesiony na środek trwały przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.

Dowód „OT” podpisywany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami oraz osobę, której przekazano środek trwały w użytkowanie. Dowód OT zatwierdza Kierownik jednostki lub upoważniony pracownik.

Dowód OT podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej na kontach środków trwałych, w księdze inwentarzowej prowadzonej przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, oraz w tabeli amortyzacyjnej/umorzeniowej.

Czynności kontrolne dokonywane w komórce rachunkowości budżetowej polegają na sprawdzeniu zgodności formalnej i rachunkowej dowodu OT z dokumentami towarzyszącymi (protokołem odbioru, fakturami).

Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT Sporządza się na druku powszechnego użytku

Służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce.

Decyzja Kierownika jednostki o przekazaniu środka trwałego stanowi podstawę do wystawienia dowodu PT.

Protokół sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w pięciu egzemplarzach z przeznaczeniem:

oryginał i czwarta kopia dla jednostki przyjmującej środek trwały, pierwsza kopia dla księgowości, jednostki przekazującej środek trwały,

druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, trzecia kopia dla komórki organizacyjnej przekazującej dany środek trwały.

Pierwszą stronę dowodu wypełnia pracownik wystawiający, następnie przekazuje dokument do komórki rachunkowości budżetowej w celu określenia wartości początkowej środka trwałego i wysokości umorzenia. Potwierdzając te dane dokument podpisuje Główny księgowy, a zatwierdza Kierownik jednostki.

Następnie dowód podpisują osoby upoważnione do przyjęcia środka trwałego. Pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi dołącza do swojej kopii pokwitowanie odbioru środka trwałego.

Dowód PT winien być sporządzony przed przekazania środka trwałego.

Kontrola formalno-rachunkowa polega na zbadaniu kompletności podpisów i prawidłowości danych liczbowych dotyczących wartości inwentarzowej i umorzenia przekazywanego środka trwałego.

Likwidacja środka trwałego LT

Sporządza się na druku powszechnego użytku lub na druku własnym,

Służy do udokumentowania likwidacji (kasacji) środka trwałego lub odsprzedaży. Ponadto jest potwierdzeniem fizycznej likwidacji środka trwałego,

Dowód sporządzony jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi w trzech egzemplarzach na podstawie protokołu komisji likwidacyjnej lub rzeczoznawcy zatwierdzonego przez Kierownika jednostki, z przeznaczeniem:

oryginał dla księgowości,

pierwsza kopia dla komórki organizacyjnej, w której środek trwały był w użytkowaniu, druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.

Do dowodu LT powinny być załączone następujące dokumenty:

orzeczenie techniczne rzeczoznawcy lub protokół likwidacyjny komisji, rachunek – w przypadku sprzedaży,

gdy środek trwały nie jest odsprzedany, załącznik stanowi protokół fizycznej likwidacji.

Dowód LT podlega ewidencji syntetycznej i analitycznej w księgowości, w księdze inwentarzowej.

Dowód podlega kontroli przez pracownika rachunkowości budżetowej, odpowiedzialnego za ewidencję środków trwałych pod względem formalno-rachunkowym. Dowód podlega zatwierdzeniu przez Kierownika jednostki.

Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego Sporządzany wg wzoru własnego.

Służy do stwierdzenia faktu fizycznej likwidacji środka trwałego.

Protokół sporządza komisja w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem:

oryginał do księgowości,

pierwszej kopii pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi, drugiej kopii komórce organizacyjnej, w której środek trwały był użytkowany.

Protokół sporządza się w dniu dokonania likwidacji. Podstawą jego sporządzenia jest:

wniosek komisji o likwidacji środka trwałego, protokół oceny technicznej,

decyzja Kierownika jednostki,

W protokole komisja dokonuje dokładnego opisu sposobu fizycznej likwidacji. Dokument nie jest przedmiotem ewidencji, lecz stanowi załącznik do dowodu LT.

Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT Sporządzany na druku powszechnego użytku.

Dokument służy jako podstawa do zaewidencjonowania zmiany miejsca użytkowania środka trwałego.

Dowód wystawiany jest na podstawie decyzji Kierownika jednostki o przesunięciu środka trwałego lub zmiany miejsca użytkowania. Sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania danego środka trwałego w czterech egzemplarzach, z przeznaczeniem:

oryginał dla Referatu Organizacji i Logistyki kopia dla zdającego,

kopia dla przyjmującego, kopia dla księgowości.

Dowód stanowi podstawę do wydania środka trwałego przez osobę dotychczas materialnie odpowiedzialną, która zatrzymuje w aktach danej komórki organizacyjnej jedną kopię dowodu.

Niedopuszczalne jest przekazanie (oddanie) środka trwałego na polecenie ustne bez dowodu MT.

Za terminowość i prawidłowość sporządzania dowodu MT odpowiada pracownik odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi Za formalną i rachunkową stronę odpowiada pracownik Rachunkowości Budżetowej jednostki.

Spis inwentarza

Sporządzany jest na druku powszechnego użytku lub wzorze własnym,

Służy do udokumentowania rodzaju i liczby przedmiotów znajdujących się w danym pomieszczeniu w tym środków trwałych.

Formularz sporządza w dwóch egzemplarzach pracownik Referatu Organizacji i Logistyki jednostki, a zatwierdza kierownik tego Referatu.

Oryginał wywiesza się w pomieszczeniu, kopia pozostaje w aktach Referatu Organizacji i Logistyki.

Wartości niematerialne i prawne

Zgodnie z ustawą o rachunkowości do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, a w szczególności:

prawa autorskie, prawa do projektów, wynalazków, licencje na programy komputerowe i systemy operacyjne o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby jednostki lub do oddania do używania na podstawie umowy najmu.

Zasady wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz zasady obliczania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) są analogiczne jak dla środków trwałych i zgodne

z obowiązującymi przepisami.

Szczegółową ewidencję wartości niematerialnych i prawnych należy prowadzić analogicznie jak ewidencję środków trwałych.

Pozostałe środki trwałe w użytkowaniu

Do pozostałych środków trwałych w użytkowaniu zalicza się stopniowo zużywające się rzeczowe składniki majątkowe, których okres użytkowania jest krótszy od l roku, a cena zakupu lub koszt wytworzenia nie przekracza 3.500 zł.

Dla powyższych środków należy prowadzić ewidencję ilościowo - wartościową. Zapisów w/w ewidencjach po stronie przychodów należy dokonać na podstawie rachunków (faktur) oraz innych dowodów przychodowych, nadając przedmiotom kolejny numer wynikający z ewidencji.

Materiały

W jednostce budżetowej nie prowadzi się magazynu materiałowego. Materiały nabywane są

w ilościach zgodnych z decyzją Kierownika jednostki. Zakupione materiały są wydawane bezpośrednio po odbiorze poszczególnym komórkom.

Odpowiedzialnym za gospodarkę składnikami rzeczowymi jest Kierownik Samodzielnego Referatu Organizacji i Logistyki.