Adaptacja oznacza wprowadzenie nowo zatrudnionego pracownika do środowiska zawodowego i społecznego w miejscu pracy. Ma ułatwić pracownikowi przyswojenie nowych ról, wynikających z jego zakresu obowiązków oraz miejsca stanowiska w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa [7].
Elementem wprowadzenia do pracy powinny być celowe działania związane z przydzieleniem pracownikowi odpowiednich zadań, zgodnych z jego kwalifikacja-mi. Istotne jest wyeliminowanie niekorzystnych warunków pracy, poczucia niepewno-ści i zagrożenia, które towarzyszą nowemu pracownikowi podczas pierwszych dni w pracy. Prawidłowo przeprowadzony proces adaptacji ma umożliwić pracownikowi dogłębne poznanie biblioteki, w której będzie pracował, jej strukturę, cele, zasady działania oraz funkcjonowania. Nieprzygotowane wprowadzenie nowej osoby do pra-cy lub brak jakichkolwiek działań w tym zakresie ze strony pracodawpra-cy może prowa-dzić do wielu negatywnych skutków wpływających na mniejszą efektywność pracow-nika w pierwszych miesiącach zatrudnienia, mimo potencjału rozwojowego kandydata i wysokich jego kwalifikacji. Należy do nich zaliczyć między innymi:
• znaczne wydłużenie okresu osiągania pełnej efektywności pracy zawodowej, • niski poziom motywacji do pracy,
• trudności z akceptacją stylu zarządzania,
• poczucie zawiedzenia związane z oczekiwaniami nowego kandydata,
• alienację nowego pracownika (zarówno ze strony współpracowników, jak i czytelników),
• tworzenie niewłaściwego klimatu organizacyjnego,
• przekazywanie na zewnątrz negatywnego wizerunku biblioteki – utratę wizerun-ku dobrego pracodawcy,
• nadmierną fluktuację personelu.
Wskutek wystąpienia opisanych zjawisk najczęściej dochodzi do rezygnacji z pracy. Konrad Schwan i Kurt G. Seipel piszą: „Jak wykazują ogólnoświatowe bada-nia, pracownicy najczęściej zmieniają pracę podczas pierwszych 12 miesięcy zatrud-nienia. Pokazuje to, jak ważne jest dobrze przygotowane i troskliwe wprowadzenie na stanowisko i wdrożenie do zadań w pierwszych miesiącach w przedsiębiorstwie” [4].
Warto pamiętać, że proces wprowadzenia do pracy rozpoczyna się w momencie zatrudnienia wybranej osoby. Każdy pracownik, który obejmuje nowe stanowisko w Bibliotece Uniwersytetu Opolskiego, zostaje objęty programem wprowadzającym, którego zakres określa instrukcja dotycząca procedury wdrożenia nowego pracownika w Bibliotece Głównej i bibliotekach specjalistycznych Uniwersytetu Opolskiego [3]. Proces ten pomaga nowemu pracownikowi:
• stać się skutecznym we wczesnym etapie zatrudnienia,
• zrozumieć, gdzie pracuje (poznać kulturę organizacyjną instytucji), • wyjaśnić stawiane przed nim oczekiwania,
• poznać wartości, którymi kieruje się dyrekcja i zespół pracowników,
• zrozumieć, w jaki sposób będzie wspierany (poznać system zarządzania instytucją), • zyskać większą satysfakcję zawodową,
• szybko zyskać pewność siebie,
• uzyskać odpowiedzi na nurtujące go pytania,
• pomóc w integracji z zespołem współpracowników, zwiększyć poczucie przyna-leżności do danego działu czy komórki organizacyjnej,
• zmniejszyć napięcie i stres związany z podjęciem nowej pracy, • wypełnić zobowiązania prawne.
WDROŻENIE NOWEGO PRACOWNIKA DO PRACY
Za wdrożenie nowej osoby do pracy w Bibliotece Uniwersytetu Opolskiego od-powiada jej bezpośredni przełożony lub osoba przez niego wyznaczona. Najczęściej obowiązek ten spada na kierowników danych jednostek. Główną zaletą takiej sytuacji jest fakt, że to właśnie kierownik danej jednostki ma najlepsze rozeznanie, w jakim stopniu i na czym skupić uwagę nowego pracownika – czy podstawą efektywnie wy-konanej pracy będzie bardzo dobra znajomość programu komputerowego w zakresie obsługi czytelnika, czy w zakresie opracowania czasopism. Upowszechnienie infor-macji składających się na proces adaptacji może dokonywać się różnorodnymi meto-dami, takimi jak np. udostępnienie broszur o bibliotece, zapoznanie z regulaminem organizacyjnym, przydzielenie specjalnego opiekuna sprawującego opiekę nad wdro-żeniem, zapoznanie się z ludźmi, z którymi nowy pracownik będzie współpracował, prezentacja filmów o bibliotekach specjalistycznych itp. Część tych metod jest wyko-rzystywana w przeprowadzanych przysposobieniach bibliotecznych i może być pomocna również podczas wdrażania nowej osoby do pracy. Należy podkreślić, że sposób postę-powania wobec nowo zatrudnionego pracownika zależy od wielu innych czynników wa-runkujących skuteczność i efektywność wdrożenia. Należą do nich m.in. dotychczasowe doświadczenie zawodowe pracownika – inny tok postępowania przyjmiemy wobec pra-cownika mającego bogate doświadczenie zawodowe, dla którego biblioteka jest kolejnym
miejscem pracy, a inaczej postąpimy wobec pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy, szczególnie wobec absolwentów. Podstawowe znaczenie mają cechy osobowe ludzi (ich zdolność przystosowawcza) oraz kwalifikacje (mniej lub bardziej dopasowane). Istotnym czynnikiem jest czas trwania adaptacji nowej osoby do pracy. Bardzo ważne jest, by czas ten nie był bardzo długi.
Wprowadzanie pracownika w organizację powinno przebiegać stopniowo i ostroż- nie zarówno w sferze formalnej, jak i nieformalnej. Zła reakcja na środowisko pracy może doprowadzić do zniechęcenia pracownika, a tym samym zmniejszenia efektyw-ności jego działań, a nawet zrezygnowania z pracy. Nie ulega wątpliwości, że proces adaptacji jest dość skomplikowany i wymaga odpowiednich kwalifikacji nie tylko od kandydata, ale i od pracodawcy. Długość i charakter procesu wprowadzania w środo-wisko pracy zależy od rodzaju zadań, jakie dany pracownik ma do wykonania oraz od profesjonalnego przygotowania nowo zatrudnionego. Z doświadczenia wynika, że średni czas, jakiego przeciętny pracownik potrzebuje na wdrożenie, wynosi od dwóch do trzech tygodni w zależności od przyszłego stanowiska pracy. Nie ma idealnej re-cepty – znormalizowany kurs wprowadzający z pewnością nikogo nie zadowoli. Dla-tego bezpośredni przełożony ma kluczowe zadanie dostosowania poszczególnych elementów tego procesu do indywidualnych potrzeb nowo zatrudnionego pracownika.
Profesor Jacek Wojciechowski w książce pt.: Organizacja i zarządzanie
w bibliotekach pisze: „Prawidłowości oraz reguły organizacji nie mogą, rzecz jasna,
omijać bibliotek. Jak bowiem każda praca, również funkcjonowanie bibliotek opiera się na koniecznej sprawności organizacyjnej: wymaga dobrego zorganizowania. […] Występujące w bibliotekarstwie zasady i prawidłowości organizacji mają ścisły zwią-zek z ich zadaniami oraz merytoryczną specyfiką. […] Dlatego – jak wszędzie – ogól-ne reguły organizacji trzeba przystosować do biblioteczogól-nej specyfiki oraz do specyfiki lokalnej lub specjalistycznej” [6].
Na szybkiej i przede wszystkim skutecznej adaptacji zawodowej powinno zależeć zarówno pracodawcy, jak i osobie nowo zatrudnionej w bibliotece. Jest to element wciąż mało doceniany w praktyce kontroli zarządczej. Zakres wykorzystania metod i form może być bardzo szeroki, zaczynając od możliwości organizacyjnych, perso-nalnych, a kończąc na utrwalonej w tej dziedzinie tradycji, występującej w danej bi-bliotece. Wspólne omawianie zadań oraz osiągniętych postępów przez nowych pra-cowników i ich bezpośrednich przełożonych pozwala maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie niesie ze sobą cały proces adaptacyjny.
DOKUMENTACJA PROCESU WDROŻENIA
Wdrożenie pracownika w Bibliotece Uniwersytetu Opolskiego odbywa się zgod-nie z kolejnymi etapami określonymi w dokumencie „Karta wdrożenia”. Karta ta
sta-nowi załącznik do Instrukcji Nr 3/2011 dotyczącej procedury wdrożenia nowego pra-cownika w Bibliotece Głównej i bibliotekach specjalistycznych Uniwersytetu Opol-skiego. Sama instrukcja zawiera cztery krótkie paragrafy informujące o tym, co zostało wprowadzone, kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie określonych zasad oraz od kiedy dane zasady obowiązują.
Karta wdrożenia zawiera dziesięć najważniejszych tematów, z którymi przełożony musi zapoznać nowo przyjętą osobę w pierwszych dniach jej pracy. Tematy są podzie-lone na dwie części. Za wprowadzenie pierwszej części jest odpowiedzialny kierow-nik lub osoba przez niego wyznaczona, natomiast za wdrożenie drugiej odpowiada bibliotekarz systemowy.
Kierownik ma za zadanie przedstawić i omówić z nową osobą następujące działa-nia:
• ochronę danych osobowych i baz w systemach informatycznych Uniwersytetu Opolskiego,
• odpowiedzialność materialną za powierzone mienie, • zakres obowiązków,
• regulamin organizacyjny Biblioteki Głównej UO, • regulamin udostępniania zbiorów BG UO, • zasadę pobierania kaucji od czytelników,
• rejestrowanie i dokumentowanie wpłat ze świadczonych usług bibliotecznych, • instrukcję i obsługę kasy fiskalnej (dotyczy nowych pracowników działu udo-stępniania oraz bibliotek specjalistycznych),
• zapoznanie ze stanowiskiem pracy, zadaniami i strukturą Biblioteki Głównej oraz bibliotek specjalistycznych.
Zadaniem bibliotekarza systemowego jest praktyczne przeszkolenie nowej osoby z obsługi programu komputerowego ALEPH. Najtrudniej jest sprecyzować czas wdrożenia nowego pracownika przez bibliotekarza systemowego.
Każdy rodzaj działania na karcie wdrożenia ma datę, podpis osoby wdrażanej oraz podpis osoby pilotującej dane zadanie. Cały proces wdrożenia zamyka podpis przed-stawiciela pracodawcy, podpis pracownika oraz data zakończenia całego procesu w danej jednostce organizacyjnej.
PODSUMOWANIE
Niezależnie od formalnego ujęcia informacji, jakie powinny zostać przekazane nowemu pracownikowi podczas realizacji procesu wdrożenia, powinno odbywać się to w atmosferze życzliwości, otwartości i służenia radą ze strony współpracowników i kierownictwa, zwłaszcza gdy pojawią się jakiekolwiek wątpliwości lub problemy. Tylko wówczas cały proces adaptacji może przynieść w pełni zamierzone rezultaty.
Proces adaptacyjny związany z podjęciem nowej pracy powinien być stałym elemen-tem szeroko rozumianej kontroli zarządczej, powinien być przygotowany pod kąelemen-tem istniejących w bibliotece stanowisk pracy z uwzględnieniem ich specyfiki. Po do-świadczeniu zdobytym w czasie trwania wdrożenia nowy pracownik ma o wiele szer-szy obraz pracy w bibliotece czy też w konkretnym dziale, zarówno w sferze poznaw-czej, jak i sferze umiejętności.
LITERATURA
[1] Dąbrowicz M., Proces ustalania kryteriów oceny dla pracowników biblioteki szkoły wyższej, Zarzą-dzanie Biblioteką, 2009, nr 1, 41–59.
[2] Dereń E., Polański E., Wielki słownik języka polskiego, Krakowskie Wydawnictwo Naukowe, Kra-ków, 2008, 17.
[3] Instrukcja Nr 3/2011 dot. procedury wdrożenia nowego pracownika w Bibliotece Głównej i bibliote-kach specjalistycznych Uniwersytetu Opolskiego z dnia 1 kwietnia 2011 r. [dokument wewnętrzny Biblioteki Głównej Uniwersytetu Opolskiego].
[4] Schwan K., Seipel K.G., Marketing kadrowy, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa, 1997, 205. [5] Ściborek Z., Ludzie – cenny kapitał organizacji, Wydawnictwo Adam Marszałek, Toruń, 2004, 11. [6] Wojciechowski J., Organizacja i zarządzanie w bibliotekach, PWN, Warszawa, 1997, 85.
[7] Zając Cz., Zarządzanie zasobami ludzkimi, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Bankowej, Poznań, 2007, 112.
AN INNOVATIVE SYSTEM OF IMPLEMENTATION OF A NEW EMPLOYEE TO A SCIENTIFIC LIBRARY ON THE EXAMPLE OF THE MAIN LIBRARY OF OPOLE UNIVERSITY After making a hiring decision and signing of the new employment contract we should ensure that the new employees participate in orientation that effectively integrates them into the new work environ-ment at the library. The quality of this the process will determine how the new employee will use his potential in the new workplace and how quickly will become a full-fledged employee. Implementation of the Charter, which was developed by the executives of OU Central Library is designed to facilitate the process of adaptation and integration of the new hire to the workplace. This will enhance perception of new employees and will also enable him or her to reach the same level of efficiency as their more expe-rienced colleagues in a shorter time frame.
Lidia Derfert-Wolf
Biblioteka Główna Uniwersytetu Technologiczno-Przyrodniczego w Bydgoszczy