1. Rodzaje kontroli.
Kontrole realizacji wydatków w ramach RPRD PT RPO WŁ przeprowadza DKiS. Ustala się następujące rodzaje kontroli:
- planowe – obejmujące swym zakresem wybrane zagadnienia oraz terminy określone rocznym planem kontroli realizacji wydatków w ramach RPRD PT RPO WŁ.
- doraźne – wynikające z bieżących potrzeb, wykonywane na polecenie Marszałka Województwa Łódzkiego poza przyjętym planem kontroli;
Kontrole planowe przeprowadzane są na podstawie Rocznego planu kontroli, którego projekt sporządzany jest przez DKiS. Roczny plan kontroli przekazywany jest do DRPO celem zatwierdzenia i stanowi część Rocznego planu kontroli IZ RPO WŁ.
2. Przedmiot kontroli.
Przedmiotem kontroli mogą być wybrane zagadnienia w zakresie:
- wykonania projektu w konfrontacji z określonymi zasadami jego realizacji, - przestrzegania procedur określonych ustawą Prawo zamówień publicznych,
- prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu, księgowania wydatków poniesionych w ramach projektu, w tym kontrola kwalifikowalności wydatków, ewidencja wydatków na kontach księgowych oraz badanie dokumentów finansowo - księgowych w zakresie spełniania wymogów ustawy o rachunkowości,
- terminowości realizacji zobowiązań finansowych, - sprawozdawczości i monitorowania projektu,
- przechowywania i archiwizacji dokumentacji przez beneficjenta realizującego projekt, w tym sposobu zabezpieczenia dokumentacji dotyczącej realizacji projektu, pracowników odpowiedzialnych za przechowywanie dokumentacji dotyczącej realizacji projektu,
- przestrzegania zasady trwałości projektu,
- przestrzegania zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych.
Zakres tematyczny kontroli zatwierdza Dyrektor DKiS lub jego Zastępca.
3. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.
Kontrola przeprowadzana jest na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez Dyrektora DKiS lub jego Zastępcę, w którym określono:
- organ upoważniony do kontroli,
- datę i miejsce wystawienia upoważnienia, - podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli, - nazwę i adres jednostki kontrolowanej,
- termin przeprowadzenia kontroli,
- badany okres,
- podpis osoby udzielającej upoważnienia wraz z informacją o zajmowanym stanowisku i funkcji.
Upoważnienie wystawiane jest w dwóch egzemplarzach.
4. Tryb przeprowadzania kontroli.
O terminie rozpoczęcia planowanej kontroli, Dyrektor DKiS lub jego Zastępca powiadamia Dyrektora DPR przynajmniej 5 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem kontroli. Zawiadomienie o przeprowadzeniu kontroli zawiera przede wszystkim nazwę podmiotu kontrolowanego, zakres kontroli, okres objęty kontrolą oraz czas jej przeprowadzenia. Kontrolujący przystępują do wykonywania czynności kontrolnych po okazaniu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, po okazaniu legitymacji służbowej lub dowodu osobistego. Czynności kontrolne przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej, w siedzibie:
- jednostki kontrolowanej,
- DKiS - gdy kontrolowany nie zapewnia odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli. W tej sytuacji kontrolowany zobowiązany jest do dostarczenia wymaganych dokumentów do siedziby DKiS,
4.1 Uprawnienia Zespołu kontrolnego.
Osoby wchodzące w skład Zespołu kontrolnego uprawnione są w granicach przyznanego upoważnienia do:
- swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową,
- wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z tematem przeprowadzanej kontroli, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,
- pobierania oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych,
- przeprowadzania oględzin: obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności,
- żądania od kierownika i pracowników jednostki kontrolowanej udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień i oświadczeń,
- korzystania z pomocy biegłych i specjalistów.
4.2 Materiały dowodowe.
Materiałami dowodowymi zebranymi w toku postępowania kontrolnego są w szczególności:
- pisemne wyjaśnienia złożone przez kierownika kontrolowanej jednostki lub pracowników,
- pisemne oświadczenia kierownika kontrolowanej jednostki, pracowników i osób związanych ze sprawą, a nie będących pracownikami kontrolowanej jednostki,
- rzeczy zabezpieczone, - protokóły z oględzin, - opinie rzeczoznawców,
- dokumenty zgromadzone w formie odpisów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.
4.3 Dokumentowanie kontroli.
Kontrolujący dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych zakładając i prowadząc w tym celu akta kontroli. Akta kontroli prowadzi się zgodnie z tokiem dokonywanych czynności, włączając do nich materiały dowodowe, o których mowa w pkt 4.2 i numerując kolejno strony akt. Na początku każdego tomu akt
zamieszcza się wykaz materiałów zawartych w danym tomie, wymieniając ich nazwy i wskazując odpowiednie strony akt.
Dokonując czynności kontrolnych, jako materiałem pomocniczym kontrolujący posługują się listami sprawdzającymi, które podlegają włączeniu do akt kontroli.
4.4 Informacja pokontrolna.
Dokonane w postępowaniu kontrolnym ustalenia kontrolujący opisują w informacji pokontrolnej w sposób uporządkowany, zwięzły i przejrzysty.
Informacja pokontrolna powinna zawierać:
- oznaczenie jednostki kontrolowanej z adresem,
- imiona i nazwiska osób składających wyjaśnienia i udzielających informacji w imieniu jednostki kontrolowanej;
- imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób wchodzących w skład Zespołu kontrolnego wraz ze wskazaniem osoby pełniącej funkcję kierownika Zespołu kontrolnego,
- numer i datę upoważnienia do kontroli,
- datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych z wymienieniem dni przerw w kontroli, - określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
- opis stwierdzonego w wyniku kontroli stanu faktycznego ze wskazaniem na podstawy dokonanych ustaleń zawartych w aktach kontroli,
- informację o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu prawach:
- przed podpisaniem informacji pokontrolnej – zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej umotywowanych zastrzeżeń wobec ustaleń zawartych w informacji pokontrolnej,
- odmowy podpisania informacji pokontrolnej z jednoczesnym obowiązkiem bezzwłocznego złożenia pisemnych wyjaśnień co do przyczyny odmowy,
- złożenia w terminie 7 dni roboczych od dnia podpisania informacji pokontrolnej pisemnych wyjaśnień o przyczynach i okolicznościach powstania nieprawidłowości przedstawionych w informacji pokontrolnej,
- adnotację w zakresie odmowy podpisania informacji lub wniesienia zastrzeżeń lub złożenia dodatkowych wyjaśnień,
- omówienie dokonanych w informacji poprawek, skreśleń, uzupełnień,
- zapis o pozostawieniu jednego egzemplarza informacji kierownikowi kontrolowanej jednostki ze wskazaniem daty,
- adnotację o dokonaniu wpisu do księgi ewidencji kontroli prowadzonej przez jednostkę kontrolowaną, - podpisy członków Zespołu kontrolnego i kierownika kontrolowanej jednostki oraz miejsce i datę podpisania
informacji,
- parafy kontrolujących i kierownika kontrolowanej jednostki na końcu tekstu każdej strony informacji.
Kierownik kontrolowanej jednostki na wniosek członków Zespołu kontrolnego organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń i określenia sposobów zmierzających do usprawnienia badanej działalności.
5. Zalecenia pokontrolne.
Zalecenia pokontrolne zawierają wskazanie uchybień i nieprawidłowości wynikających z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także zalecenia w sprawie ich usunięcia oraz zapobiegania ich powstawaniu w przyszłych okresach. Kierownik kontrolowanej jednostki/ jednostek w terminie określonym w zaleceniach pokontrolnych udziela pisemnej informacji o wykonaniu zaleceń i wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania. Informacja o wdrożeniu zaleceń podlega analizie w celu sprawdzenia stopnia realizacji wydanych zaleceń. Kierownik kontrolowanej jednostki/ jednostek, któremu przekazano zalecenia pokontrolne może w terminie 7 dni roboczych od dnia ich otrzymania złożyć w komórce kontrolującej pisemnie umotywowane zastrzeżenia w sprawie zawartych w nim ustaleń.
6. Ewidencja kontroli i sprawozdawczość.
DKiS prowadzi ewidencję kontroli i sporządza sprawozdanie z realizacji rocznego planu kontroli projektów własnych Pomocy Technicznej RPO WŁ oraz kontroli doraźnych. Sprawozdanie jest przekazywane do DRPO.
7. Standardy kontroli.
Kontrola w odniesieniu do projektów realizowanych w ramach VII osi priorytetowej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 będzie przeprowadzana zgodnie ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.