WERYFIKACJA WYDATKÓW

Na podstawie art. 60 lit. b rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, IZ RPO WŁ/IP II przeprowadza weryfikację sprawdzającą w szczególności czy:

- wniosek Beneficjenta o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów, poświadczonymi przez Beneficjenta za zgodność z oryginałem, potwierdzającymi poniesione wydatki lub wraz z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, został przekazany do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację wniosków Beneficjenta o płatność,

- dostawy, usługi i roboty budowlane współfinansowane w ramach projektów zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z umową o dofinansowanie projektu,

- zadeklarowane przez Beneficjentów wydatki zostały rzeczywiście poniesione oraz zapłacone, - wnioski Beneficjenta o płatność są prawidłowe,

- wydatki zostały poniesione zgodnie z zasadami krajowymi i wspólnotowymi, w tym dotyczącymi w szczególności: konkurencji, zamówień publicznych, ochrony środowiska, niedyskryminacji, społeczeństwa informacyjnego oraz zakazu podwójnego finansowania wydatków.

Zgodnie z przepisami art. 13 ust. 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, ww. weryfikacje wydatków

Podstawę weryfikacji wydatków stanowią dokumenty potwierdzające poniesione wydatki:

- faktury lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty;

- inne dokumenty, określone przez IZ RPO WŁ/IP II poświadczające poniesione wydatki, jeżeli poniesione wydatki nie mogą być potwierdzone fakturami lub dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej.

IZ RPO WŁ przechowuje, w okresie o którym mowa w art. 90 ust. 1 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006, informacje i dokumenty dotyczące wszystkich przeprowadzonych weryfikacji i kontroli, tj. informacji i dokumentów dotyczących zakresu, terminu oraz wyników weryfikacji i kontroli, a także środków podjętych w wyniku wykrycia nieprawidłowości.

7.1 Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność.

Weryfikacja wniosków Beneficjenta o płatność obejmuje wszystkie wnioski i przeprowadzana jest w siedzibie IZ RPO WŁ/IP II. Celem weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność jest uznanie i sprawdzenie przede wszystkim kwalifikowalności wydatków w ramach projektu, zgodności z celami programu oraz zgodności z przepisami prawa polskiego i prawa wspólnotowego.

Całkowity termin weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ RPO WŁ wynosi do 20 dni roboczych od momentu przekazania wniosku Beneficjenta o płatność do IZ RPO WŁ. W przypadku IP II całkowity termin weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność wynosi 33 dni roboczych, w tym terminie uwzględnione jest 7 dni roboczych na sporządzenie zbiorczego wniosku o płatność przekazywanego do IZ RPO WŁ.

W sytuacji, gdy wniosek Beneficjenta o płatność zawiera błędy formalne, merytoryczne lub rachunkowe termin weryfikacji ulega wydłużeniu z uwagi na konieczność złożenia przez Beneficjenta korekty oraz ponowną weryfikację uzupełnionego/ poprawionego wniosku. Weryfikacja wniosku o płatność ulega zawieszeniu w przypadku konieczności sporządzenia aneksu do umowy o dofinansowanie lub przeprowadzenia kontroli doraźnej projektu

Wniosek Beneficjenta o płatność wraz z wymaganymi załącznikami służy uznaniu i potwierdzeniu kwalifikowalności wydatków. Weryfikacja obejmuje sprawdzenie wniosku Beneficjenta o płatność oraz dokumentacji poświadczającej poniesienie wydatków, przedkładanej w ramach wniosku Beneficjenta o płatność.

Załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność weryfikowanego przez IZ RPO WŁ obejmują:

- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków/kosztów kwalifikowalnych, wraz z dowodami zapłaty,

- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac, np.

protokoły odbioru,

- zaświadczenie, o statusie Beneficjenta jako podatnika VAT, wydane przez Urząd Skarbowy nie później niż trzy miesiące przed złożeniem wniosku Beneficjenta o płatność (ważność zaświadczenia od momentu jego wydania wynosi 3 miesiące),

- kartę wzorów podpisów wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu,

- kalkulacje kosztów ogólnych (np. opłaty za czynsz, wynajem lokalu, media, telefon, itp.) wykorzystywanych na potrzeby realizacji projektu wraz z opisem metodologii jaką zastosowano do ich wyliczenia,

- upoważnienie dla osoby potwierdzającej za zgodność z oryginałem, jeśli jest inna niż osoba podpisująca wniosek Beneficjenta o płatność,

- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie umów z wykonawcami, - inne dokumenty potwierdzające prawidłową realizację projektu.

Załączniki do wniosku Beneficjenta o płatność weryfikowanego przez IP II obejmują w szczególności:

- poświadczone za zgodność z oryginałem kopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków/kosztów kwalifikowalnych, wraz z dowodami zapłaty,

- poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione kopie dokumentów potwierdzające poniesione przez Beneficjenta koszty/wydatki, opisane w sposób identyfikujący poniesienie wydatku w ramach danego działania RPO WŁ,

- oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT / zaświadczenie o statusie podatnika VAT, - oświadczenie o braku podwójnego finansowania,

- oświadczenie sprzedawcy używanego środka trwałego,

- oświadczenie o cenie zakupionego używanego środka trwałego,

- oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie.

Weryfikacja wniosków Beneficjenta o płatność składa się z następujących podstawowych etapów:

- wniosek Beneficjenta o płatność wraz z załączonymi kopiami dokumentów przekazywany jest do właściwych komórek odpowiedzialnych za weryfikację wniosków Beneficjenta o płatność w IZ RPO WŁ/IP II.

- IZ RPO WŁ w terminie 20 dni roboczych/IP II w terminie 26 dni roboczych przeprowadza weryfikację wniosku Beneficjenta o płatność oraz dokumentów załączanych do wniosku Beneficjenta o płatność.

Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność obejmuje: weryfikację formalną, merytoryczną i rachunkową dokonywaną przez pracowników IZ RPO WŁ/IP II z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”.

Weryfikacja ta obejmuje w szczególności sprawdzenie czy wniosek został złożony na prawidłowym formularzu oraz sprawdzenie: kompletności złożonych dokumentów, zasadności poniesionego wydatku w ramach projektu, zgodności poniesionego wydatku z prawem unijnym i polskim oraz prawidłowości opisania dokumentu. Weryfikacja prowadzona jest na podstawie Listy sprawdzającej wniosku Beneficjenta o płatność.

- dane na temat wniosku Beneficjenta o płatność oraz wynik jego weryfikacji rejestrowane są w KSI (SIMIK 07-13).

- IZ RPO WŁ/IP II przekazuje Beneficjentowi pisemną informację o wynikach weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność.

Po pozytywnej weryfikacji wniosku Beneficjenta o płatność, następuje refundacja wydatków poniesionych przez Beneficjenta lub wypłacenie kolejnej transzy zaliczki lub rozliczenie wydatków państwowych jednostek budżetowych.

Informacja o wynikach weryfikacji jest archiwizowana przez IZ RPO WŁ/IP II.

7.2 Częściowa weryfikacja dokumentów poświadczających poniesienie wydatków.

Beneficjent zobowiązany jest załączyć do wniosku Beneficjenta o płatność poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty. Jednakże w szczególnie uzasadnionych przypadkach IZ RPO WŁ może zwolnić Beneficjenta z tego obowiązku. W takiej sytuacji Beneficjent do wniosku Beneficjenta o płatność w celu potwierdzenia poniesionych wydatków/kosztów załącza zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty wraz z oświadczeniem o prawdziwości tego zestawienia. Zestawienie to może mieć formę zestawienia faktur (innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej) bądź wyciągu dokumentacji księgowej Beneficjenta dokumentującego operacje dokonane w związku z realizowanym projektem i objęte złożonym wnioskiem Beneficjenta o płatność.

Możliwość załączenia przez Beneficjenta zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty musi wynikać z postanowień umowy o dofinansowanie projektu.

dokumentów potwierdzających poniesione wydatki/koszty wraz z oświadczeniem o prawdziwości poniesionych wydatków/kosztów.

W przypadku stosowania częściowej weryfikacji dokumentów poświadczających poniesienie wydatków, IZ RPO WŁ/IPII zobowiązana jest do przechowywania w formie pisemnej dokumentacji zawierającej opis i uzasadnienie stosowanej metody doboru próby dokumentów do kontroli, identyfikującej transakcje wybrane do celów weryfikacji.