Projekt wdraŜania nowego systemu informatycznego jest typowym przedsięwzięciem inwestycyjnym. MoŜna tu zatem stosować standardowe metody oceny opłacalności przedsięwzięć inwestycyjnych, polegające na porównaniu strumieni dochodów i wydatków w trakcie realizacji przedsięwzięcia (wdraŜania systemu) i później jego eksploatacji. NaleŜy przy tym uwzględnić czynnik czasu, wykorzystując dyskontowanie. Rozpoczęcie realizacji takiego przedsięwzięcia powinno poprzedzić przygotowanie studium wykonalności, w którym oceni się przedsięwzięcie od strony finansowej, ale równieŜ z punktu widzenia warunków prawnych, oddziaływania na otoczenie, stosowanych technologii czy zdolności podmiotu do jego zrealizowania.
Zasadniczo nie powinna sprawiać większych trudności ocena kosztów związanych
z przygotowaniem, realizacją czy teŜ później eksploatacją systemu informatycznego, jednak praktyka jest tu juŜ inna. Projektowanie i wdraŜanie duŜych, rozległych systemów informatycznych to przedsięwzięcie obarczone znacznym ryzykiem. Wynika ono ze złoŜoności obecnych procesów gospodarczych i tym samym systemów informatycznych, moŜliwości wykorzystania jedynie wybranych modułów standardowych i konieczności zaprojektowania i przygotowania modułów systemu pod często specyficzne potrzeby zamawiających. DuŜy odsetek przedsięwzięć polegających na wdraŜaniu, modernizacji, rozszerzaniu funkcji istniejących systemów informatycznych kończy się niepowodzeniem. Badania przeprowadzone w Standish Group12 pokazały, Ŝe w przypadku 23% przedsięwzięć informatycznych przerwano ich realizację i zrezygnowano z ukończenia. Kolejne 49% projektów zostało zakończonych, przekroczono jednak termin ich realizacji i/lub budŜet, a wdroŜone systemy nie osiągnęły zakładanej na wstępie funkcjonalności. Jak pokazały inne badania13, nie ma zaleŜności pomiędzy wydatkami na technologie informatyczne a róŜnymi miarami wyników (np. rentowność kapitału własnego, rentowność aktywów, rentowność inwestycji), które potwierdzałyby tezę, Ŝe firmy wydające więcej na technologie informatyczne osiągają lepsze wyniki14.
Dokonując kalkulacji wydatków na realizację przedsięwzięcia w obszarze wprowadzania technologii z zakresu informatyki i telekomunikacji, wyróŜnić moŜna następujące grupy wydatków:
1. Dokumentacja projektowa, koncepcja, studium wykonalności, projekt techniczny.
2. WdroŜenie lub unowocześnienie funkcjonalności istniejącego systemu informatycznego (zakup oprogramowania i sprzętu, serwis, wprowadzanie modyfikacji, integracja systemu − dostosowanie istniejącego oprogramowania do współpracy z nowymi modułami).
3. Związane z przesyłem danych (budowa sieci, opłata za korzystanie z sieci obcych operatorów).
4. ZaangaŜowanie pracowników w przedsięwzięcie, koszt czasu, który będzie związany z udziałem pracowników podmiotu w przygotowaniu dokumentacji, współpraca przy wdraŜaniu, udział w szkoleniach oraz koszty szkoleń.
5. Przystosowanie w siedzibie firmy pomieszczeń na elementy systemu (serwery), wykonanie potrzebnych remontów, zabezpieczenie, ochrona.
12 Badaniami objęto 28 tys. projektów informatycznych realizowanych w duŜych, średnich i małych organizacjach, wśród których znalazły się m. in. banki, firmy ubezpieczeniowe, produkcyjne, usługowe oraz handlu detalicznego i hurtowego. Zob. Extreme Chaos, Raport of the Standish Group Inc., 2001, www.pm2go.com, za: J. Cypryjański, op. cit.
13 Analizie poddano dane o 539 firmach z USA, Kanady i Europy, reprezentujących róŜne branŜe. Zob.
P.A. Strassmann, Will Big Spending in Computers Guarantee Profitability? „Datamation” 1997, Feb., za:
J. Cypryjański: op. cit.
14 J. Cypryjański: op. cit., s. 10.
6. Wynajem powierzchni dla elementów systemu, które będą umieszczone poza siedzibą podmiotu (zapasowe centra przetwarzania danych, rozlokowanie elementów systemu).
7. Związane z instalacją sprzętu i oprogramowania w pojazdach, magazynach, centrach logistycznych, koszty uzgodnień i prac budowlanych związanych z umieszczeniem elementów systemu w terenie (np. monitoring, róŜnego typu czujniki identyfikujące ruch pojazdów lub przemieszczenia przesyłek itp.)
8. Energia elektryczna związana z działaniem urządzeń systemu informatycznego.
Wymienione zostały podstawowe grupy wydatków, ale w zaleŜności od budowy systemu − jego struktury, elementów, z których się składa, funkcjonalności − wystąpić mogą jeszcze inne pozycje wydatków, które uwzględnić naleŜy podczas szacunku kosztów.
Wprowadzenie technologii informatycznych umoŜliwia uzyskanie korzyści, które rozpatrywać moŜna w układzie operatora świadczącego usługi przewozowe/logistyczne, w układzie podmiotów tworzących łańcuch dostaw oraz uwzględniając równieŜ skutki zewnętrzne, związane przede wszystkim z oddziaływaniem transportu na środowisko.
W układzie operatora (przewoźnik, centrum logistyczne, operator logistyczny) są to korzyści związane z:
a) usprawnieniem procesu zarządzania, uporządkowaniem procesów zachodzących w podmiocie, lepszym i w czasie rzeczywistym dostępem do informacji, w tym informacji o kosztach oraz jakości świadczonych usług, b) efektywniejszym wykorzystaniem posiadanych zasobów, zarówno potencjału
przewozowego, jak i zatrudnionych osób; ułatwiają to systemy lokalizacji pojazdów, identyfikacji prędkości, czasu pracy, zuŜycia paliwa oraz mierzenia i rejestracji innych wybranych parametrów pracy pojazdów; pozwalają one kontrolować zachowania kierowców oraz prowadzić rozliczenia, wykorzystując nośniki stymulujące efektywność pracy,
c) poszerzaniem usług o róŜne dodatkowe elementy w postaci informacji o statusie przesyłki, miejscu, gdzie się znajduje, przewidywanym czasie dostarczenia,
d) zwiększenie elastyczności działania podmiotu, co ma duŜe znaczenie dla elastyczności działania całego łańcuch dostaw i w ten sposób dopasowywania się do wymogów zgłaszanych przez rynek,
e) poprawa bezpieczeństwa jako wynik wprowadzania systemów monitoringu wizyjnego wybranych obszarów i obiektów,
f) zarządzanie cenami usług, w szczególności elastycznego reagowania na zmiany cen środków produkcji, zmiany wysokości pobieranych opłat, moŜliwości w szerszym zakresie róŜnicowania cen oraz stosowania promocyjnych cen i dodatkowych upustów cen dla stałych klientów.
W układzie łańcucha dostaw korzyści wynikające z zastosowania technologii informatycznych upatruje się w15:
– skróceniu całego cyklu produkcyjnego i zmniejszenie zaangaŜowania kapitału.
– skracaniu czasów realizacji zamówień oraz reakcji na zmiany dotyczące danego zamówienia, przygotowanie przesyłek do transportu, obniŜenia kosztów gospodarki magazynowej,
– poprawie elastyczności działania łańcucha dostaw, co m.in. umoŜliwia odpowiednie reagowanie na zmieniające się zapotrzebowanie zgłaszane przez rynek, zarówno w zakresie wielkości i asortymentu produkcji, jak i parametrów jakościowych; zmniejsza się ryzyko nadprodukcji lub wystąpienia niedoborów i związanych z tym strat; podejmuje się decyzje w czasie rzeczywistym na podstawie istniejącego popytu,
– lepszym dopasowaniu się do oczekiwań konsumentów, indywidualizacji działań, stworzeniu systemów przepływu informacji od indywidualnych konsumentów, włączenia konsumentów w procesy projektowania i rozwoju produktów.
Z punktu widzenia podmiotu lub grupy/sieci podmiotów ocena wdraŜania technologii informatycznych dokonywana jest w układzie porównania kosztów i korzyści ponoszonych/uzyskiwanych przez oferujących lub korzystających z danych produktów lub usług. Są to tzw. oceny finansowe przedsięwzięć inwestycyjnych.
Jednak regulacje prawne lub teŜ moŜliwość skorzystania z zewnętrznych bezzwrotnych źródeł finansowania, dostępnych w szczególności przy wdraŜaniu technologii informatycznych i rozwoju społeczeństwa informatycznego, wymuszają dokonanie ocen przedsięwzięć, w których uwzględnia się równieŜ oddziaływanie na osoby trzecie, czyli szeroko rozumiane otoczenie. Oznacza to, Ŝe dopiero tzw. ocena ekonomiczna przedsięwzięcia (ocena finansowa uzupełniona o wpływ oddziaływań zewnętrznych) pozwala na pełną ocenę korzyści i skutków, jakie związane są z realizacją danego przedsięwzięcia. MoŜe teŜ zaistnieć sytuacja, gdy w jej wyniku dochodzi do weryfikacji celowości realizacji inwestycji, zwłaszcza tych w sektorze TSL, co wynika z faktu wysokich kosztów zewnętrznych generowanych przez tę działalność.
Przedsięwzięcia wdraŜania technologii informatycznych w sektorze TSL pozwalają przede wszystkim na obniŜenie negatywnych skutków transportu i tym samym obniŜenie kosztów zewnętrznych w związku z:
a) lepszym wykorzystaniem środków transportowych, optymalne obiegi pojazdów, wykorzystanie ładowności oraz przebiegu, dostosowanie środka transportowego do rodzaju ładunku – w rezultacie zmniejszenie negatywnych skutków dla środowiska (emisja spalin, hałasu) związanych z ruchem pojazdów,
b) lepszym wykorzystaniem infrastruktury liniowej i punktowej,
15 Zob. Instrumenty zarządzania łańcuchami dostaw, op. cit., s. 28-65.
c) poprawą bezpieczeństwa m.in. w wyniku monitorowania ruchu pojazdu oraz zachowań kierowców,
d) tworzeniem łańcuchów dostaw, w których wykorzystuje się róŜne gałęzie transportu i tym samym korzysta z środków i gałęzi transportu w zakresie, jakim są predestynowane do danego rodzaju przewozów.
Podsumowanie
WdraŜanie systemów informatycznych w podmiotach, rozwój technologii przesyłania danych, w tym łączności bezprzewodowej, automatyczne przesyłanie danych oraz integracja systemów informatycznych róŜnych podmiotów pozwala na nowe podejście do zarządzania przepływem dóbr. Pozwala na kreowanie dodatkowych korzyści zarówno w podmiotach tworzących zintegrowane łańcuchy dostaw, korzyści identyfikowanych przez konsumentów jak teŜ przez osoby trzecie. Pomimo powszechnego przekonania o efektywności inwestycji związanych z wdraŜaniem technologii informatycznych, rozpoczęcie tych inwestycji poprzedzone powinno być analizami charakterystycznymi dla podejmowanych przedsięwzięć inwestycyjnych i rozwojowych. Pozwolą one na identyfikację podstawowych korzyści i tym samym kluczowych funkcji, które mają być realizowane przez systemy informatyczne, co w procesie wdraŜania pozwoli na zwrócenie uwagi na elementy podstawowe realizowanego przedsięwzięcia. Ułatwi to równieŜ tworzenie harmonogramów wdroŜenia tak, aby na pierwszym planie były kluczowe elementy systemów.
WdraŜanie technologii informatycznych dla wspomagania zarządzania łańcuchami dostaw pozwala na uzyskanie korzyści identyfikowanych na poziomie podmiotów tworzących łańcuch dostaw, w układzie całego łańcucha oraz korzyści zewnętrznych.
Korzyści te koncentrują się na obniŜaniu kosztów związanych z przepływem dóbr oraz kosztów produkcji dóbr, skróceniu czasów reakcji na zgłoszenie zapotrzebowania na dane dobro, poprawie jakości produktów oraz usług, a takŜe dostępności do informacji istotnych zarówno dla podmiotów tworzących łańcuchy dostaw, jak teŜ końcowych konsumentów.
INFORMATION SYSTEMS IN CREATION OF ADDED VALUE IN THE SECTOR OF TFL (TRANSPORT – FORWARDING – LOGISTIC) SERVICES Summary
Dynamical changes of the environment require constant adaptation of companies to new circumstances. They also create new managing concepts and demand effective communication.
Modern companies that strive to survive and compete efficiently on the market need to implement innovative solutions and to create modern products and services meeting customers’ needs and creating added value. Information systems in company management substantially increase the possibility of creating added value, both by influencing the companies’ expenditures and revenues, and by improving quality and offering a wider range of additional features which would tailor the services. It is especially important in the TFL sector (transport-forwarding-logistics), where the elements of a supply chain are often situated in different, often quite distant places.
NR 595 EKONOMICZNE PROBLEMY USŁUG NR 55 2010