Podróż służbowa jest ściśle związana z określonym w umowie o pracę miejscem pracy pracowni-ka. Skierowanie pracownika do pracy poza to miejsce wiąże się z koniecznością wypłaty takiemu pracownikowi diety i zwrotu innych kosztów delegacji służbowej.
Wysokość oraz warunki ustalania należności dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej zostały uregulowane w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jedno-stce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
W przypadku pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sfery budżetowej wysokość oraz warunki wypłaty tych należności określa się w układzie zbiorowym pracy, a jeśli taki nie obowiązu-je – w regulaminie wynagradzania. Jeżeli u pracodawcy nie obowiązuobowiązu-je również regulamin wyna-gradzania, warunki te należy ustalić w umowie o pracę zawieranej z pracownikiem. Gdy w żadnym z tych dokumentów nie uregulowano tych zagadnień, do pracowników zatrudnionych u pracodaw-ców prywatnych należy stosować reguły wynikające z rozporządzenia dotyczącego zwrotu kosz-tów podróży służbowych dla pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych.
Wysokość diety za dobę podróży służbowej zarówno na obszarze kraju, jak i poza jego granica-mi u pracodawcy prywatnego nie może być ustalona w kwocie niższej od diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostek sfery budżetowej. Oznacza to, że pracodawca spoza sfery budżetowej może ustalić dietę za podróże zagraniczne w wysokości diety za podróże krajowe (nie mniej niż 30 zł za dobę).
W ostatnich latach pojawiły się problemy dotyczące zagadnień związanych z podróżami służbowymi m.in. przedstawiciela handlowego. Dla pracownika zatrudnionego na takim stanowisku trudno nie-jednokrotnie ustalić faktyczne miejsce jego pracy do celów prawidłowego rozliczenia pracowniczych kosztów podróży służbowych.
Trudności w określeniu miejsca pracy pojawiają się w przypadku pracy, która jest świadczona stale w różnych miejscach, np. pracowników budowlanych, przedstawicieli handlowych czy pra-cowników zatrudnianych na stanowiskach kierowców w transporcie krajowym lub
międzynarodo-Kodeks kadr i płac / luty 2018 r.
66
wym. W takich sytuacjach wskazanie jako miejsca pracy siedziby pracodawcy wiązałoby się z ko-niecznością wypłaty pracownikom kosztów podróży służbowej niemal za każdy dzień ich pracy.
Zagadnienie to było często rozstrzygane w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Najczęściej w pi-śmiennictwie wskazuje się jako słuszne orzeczenie (wyrok SN z 1 kwietnia 1985 r., I PR 19/85, OSP 1986/3/46) dopuszczające maksymalne rozszerzenie w umowie o pracę miejsca pracy do pewne-go obszaru geograficznepewne-go, np. jednostki podziału terytorialnepewne-go kraju, a zatem określonepewne-go mia-sta, powiatu czy województwa.
Punktem wyjścia do oznaczenia miejsca wykonywania pracy pracownika mobilnego, którego cha-rakter pracy polega na stałym wykonywaniu pracy na pewnym obszarze, a nie incydentalnym prze-bywaniu w określonych miejscach, jest zatem określenie obszaru stałego wykonywania jego zadań wynikających z umowy o pracę. Nie będzie zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscach na pewnym obszarze, gdy przedmiotem umowy pracownika jest takie stałe wykonywanie pracy na określonym terenie.
Przykład
Pracodawca prowadzący zakład produkcyjny zatrudnił przedstawiciela handlowego, wska-zując mu w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy województwa: mazowieckie, podlaskie i warmińsko-mazurskie. Takie określenie miejsca wykonywania pracy było uza-sadnione tym, że zatrudniony przedstawiciel handlowy będzie stale wykonywał pracę pole-gającą na pozyskiwaniu nowych klientów na obszarze tych 3 województw. A zatem dopiero w przypadku, gdy przedstawiciel będzie musiał wykonać pracę na terenie innego wojewódz-twa, będzie to robił w ramach podróży służbowej.
Podobne problemy z określeniem miejsca wykonywania pracy będzie miał pracodawca zatrud-niający np. kierowców w transporcie międzynarodowym. Stałym rodzajem świadczonej przez nich pracy jest bowiem wykonywanie transportu na obszarze np. Unii Europejskiej lub innych krajów.
Pomocna w tym przypadku jest uchwała Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08, OSNP 2009/13–14/166), w której stwierdzono, że: „(…) kierowca transportu międzynarodowego odbywający podróże służbowe w ramach wykonywania umówionej pracy i na określonym w umo-wie obszarze jako miejsce świadczenia pracy nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775
§ 1 k.p. (…)”.
Zgodnie z tą interpretacją Sądu Najwyższego pracownikowi, który stale wykonuje transport na obszarze np. Unii Europejskiej, jako miejsce świadczenia pracy można wskazać kraje Unii. Sąd Najwyższy wydając takie orzeczenie zaznaczył jednak, że wskazanie miejsca pracy pracownika mobilnego jako pewnego obszaru jego aktywności zawodowej musi odzwierciedlać rzeczywisty stan. Ma to być obszar, na którym pracownicy mobilni będą na stałe zobowiązani do wykonywania czynności służbowych.
Przykład
Przedsiębiorca prowadzący działalność transportową między Polską a Niemcami zatrudnił pracownika na stanowisku kierowcy samochodu ciężarowego. Zadaniem kierowcy jest wy-konywanie transportu między tymi dwoma krajami na stałych trasach. Pracodawca wyzna-czył mu jako miejsce pracy obszar Unii Europejskiej. Tak oznaczone miejsce świadczenia pracy będzie nieprawidłowe i zdaniem Sądu Najwyższego postanowienie umowy w tym za-kresie będzie nieważne w związku z jego sprzecznością z zasadami współżycia społeczne-go. Miejsce pracy kierowcy w tym przypadku można określić jako terytorium Polski i Niemiec.
Kodeks kadr i płac / luty 2018 r.
67
Uchwała Sądu Najwyższego z 19 listopada 2008 r. (II PZP 11/08, OSNP 2009/13–14/166) nie była jednak, jak się początkowo wydawało, korzystna dla pracodawców, gdyż niejako zakwestionowała prawidłowość wypłacanych kierowcom diet z tytułu podróży służbowej. Wypłacając te diety praco-dawcy nie odprowadzali od nich składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne ani zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. A zatem przyjęcie interpretacji zawartej w powołanej uchwale powodowało w konsekwencji konieczność wstecznego dokonania tych odli-czeń i odprowadzenia zaległych należności.
Z tego powodu ustawodawca dokonał zmiany w ustawie o czasie pracy kierowców, jednoznacznie rozstrzygając, kiedy kierowca przebywa w podróży służbowej. Po pierwsze, kierowca jest w podró-ży służbowej, gdy dokonuje na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki służbowe, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności jego filie, przedstawicielstwa i oddziały.
Przykład
Pracodawca ma siedzibę firmy transportowej w Warszawie oraz jej filię w Poznaniu. Kierowca otrzymał od pracodawcy polecenie wykonania przewozu drogowego z Poznania do Berlina.
W umowie o pracę jako miejsce świadczenia pracy miał on wpisane „obszar Unii Europej-skiej”. Mimo takich zapisów w umowie o pracę kierowca, zgodnie z przepisami ustawy o cza-sie pracy kierowców, będzie przebywał w podróży służbowej przez cały czas wykonywania przewozu do Berlina i z powrotem. Kierowca będzie bowiem wyjeżdżał poza filię oraz siedzi-bę pracodawcy. Za cały ten czas siedzi-będą mu również przysługiwały należności związane z po-dróżą służbową (diety, koszty noclegów itp.).
Po drugie, podróżą służbową zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami ustawy o czasie pra-cy kierowców jest również wykonywanie polecenia służbowego pracodawpra-cy wyjazdu poza miej-scowość, w której znajduje się siedziba, filia lub oddział pracodawcy, w celu wykonania przewozu drogowego.
Przykład
Pracodawca ma siedzibę zakładu w Krakowie. Jeden z jego kierowców wykonujących transport towarów z Krakowa do Gdańska zachorował będąc w Gdańsku i został umiesz-czony w tamtejszym szpitalu. Pracodawca polecił innemu pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierowcy udanie się do Gdańska i wykonanie przewozu drogowego z Gdańska do Krakowa za chorego kierowcę. Pracownik ten pojechał koleją do Gdańska, skąd wrócił samochodem do Krakowa. Pracownik pozostawał zatem w podróży służbowej zarówno jadąc z siedziby pracodawcy do Gdańska, jak i w drodze powrotnej, wykonując transport drogowy.
W wyroku z 24 listopada 2016 r. (K 11/15) Trybunał Konstytucyjny stwierdził, że warunki i specyfika podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, co do zasady niewielka liczba podróży, odby-wanie ich zazwyczaj w aglomeracjach miejskich pozwalających na zapewnienie odpowiednich wa-runków hotelowych są nieporównywalne z warunkami i specyfiką przebywania w podróży kierowcy w transporcie, zwłaszcza międzynarodowym (w której nierzadko pojawiają się trudności z zapew-nieniem pracownikowi warunków hotelowych). Ustawodawca, przyjmując w ustawie o czasie pracy kierowców autonomiczną definicję podróży służbowej, nie dokonał systemowego wyodrębnienia podróży służbowej kierowców, stanowiącej w istocie rodzaj wykonywanej przez nich pracy, od od-bywanej doraźnie podróży służbowej pozostałych pracowników (o jakiej mowa w przepisach Ko-deksu pracy).
Kodeks kadr i płac / luty 2018 r.
68
W ocenie TK uregulowanie należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem przez kierowców pracy w ciągłej podróży wymaga stworzenia odrębnych przepisów dla tej grupy pra-cowników, uwzględniających w sposób rzeczywisty specyfikę ich pracy. Potraktowanie w spo-sób identyczny w tym zakresie nierównych podmiotów – tj. pracowników sektora administracji i kierowców w transporcie (w szczególności międzynarodowym), a z drugiej strony także ich pracodawców – należy uznać za wadliwe z punktu widzenia konstytucyjnej zasady równości oraz poszanowania negocjacyjnego systemu określenia poziomu wynagrodzeń i diet. Ponad-to w niniejszej sprawie Trybunał Konstytucyjny uznał, że z uwagi na treść art. 8 ust. 8 rozpo-rządzenia nr WE 561/2006 oczekiwania pracodawców, iż zapewnienie odpowiedniego miejsca do spania w kabinie samochodowej zwolni ich z ponoszenia kosztów noclegu kierowców, były usprawiedliwione.
Wskazany wyrok jest niekorzystny dla pracowników-kierowców. Może być podstawą do oddala-nia przez sądy pozwów zatrudnionych o wypłatę ryczałtu za noclegi i żądaoddala-nia przez pracodawców zwrotu od pracowników wypłaconych im dotychczas kwot.