■ nie było możliwości oddania dnia wolnego za pracę w 6. dniu tygodnia, ponieważ praca ta przy-padła na koniec okresu rozliczeniowego,
■
■ pracodawca nie mógł uzgodnić z pracownikiem terminu odbioru dnia wolnego za pracę ponad przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy.
Okres rozliczeniowy
Okres rozliczeniowy to czas, w którym pracodawca (poza pewnymi wyjątkami) powinien rozliczyć się z pracownikiem zarówno w zakresie jego czasu pracy, jak i wynagrodzenia z tytułu pracy w go-dzinach nadliczbowych. W tym okresie zatem pracownikowi musi być udzielone tyle czasu wolne-go czy dni wolnych, aby nie zostały naruszone obowiązujące normy czasu pracy.
Każdy z pracowników powinien zostać poinformowany o obowiązującym w zakładzie w stosunku do niego okresie rozliczeniowym. Taką informację pracodawca zawiera w układzie zbiorowym pracy, regu-laminie pracy, a w sytuacji, gdy takich dokumentów nie posiada, w obwieszczeniu podanym do wiado-mości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 150 § 1 Kodeksu pracy).
Informacja dotycząca długości okresu rozliczeniowego powinna być precyzyjna. Nie można np. w regulaminie pracy używać zwrotu kodeksowego i wskazywać, że np.: „Pracownicy zakładu są zatrudnieni w podstawowym systemie czasu pracy w okresie rozliczeniowym nieprzekraczają-cym 4 miesięcy”. Z takiej informacji bowiem pracownik nie dowie się, czy obowiązujący go okres rozliczeniowy wynosi tydzień, miesiąc czy może 4 miesiące. Dlatego informacja dotycząca okre-su rozliczeniowego bez względu na to, w jakim dokumencie się znajduje, musi wskazywać jego konkretną długość. Ponadto należy wskazać początkowe i końcowe ramy okresu rozliczeniowe-go. Pracownik musi wiedzieć, czy 4-miesięczne okresy rozliczeniowe, które go obowiązują, rozpo-czynają się od stycznia, maja lub września, czy np. ze względu na większą ilość pracy pod koniec roku, a mniejszą z jego początkiem, zostały ustalone w następujący sposób: grudzień–marzec, kwiecień–lipiec, sierpień–listopad itd. Błędne jest również przyjmowanie, że obowiązujący w zakła-dzie pracy np. 3-miesięczny okres rozliczeniowy rozpoczyna się odrębnie dla każdego pracownika w dniu jego zatrudnienia przez pracodawcę.
Długość okresu rozliczeniowego została przez ustawodawcę ograniczona. W zależności od syste-mu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, maksymalna długość tego okresu jest okre-ślona obowiązującymi przepisami. W pewnych przypadkach okres ten może zostać wydłużony ze względu na okoliczności wskazane w Kodeksie pracy.
Obecnie istnieje możliwość wydłużenia okresów rozliczeniowych czasu pracy do 12 miesięcy. Do-tyczy to każdego systemu czasu pracy. Wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy jest dopuszczalne, gdy jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy. Zatem w praktyce każdy z pracodawców w każdym systemie czasu pracy może wprowadzić taki okres rozliczeniowy, powołując się na względy organizacyjne. Trudno będzie wów-czas zakwestionować tę podstawę.
Jedynym obostrzeniem jest w tym przypadku konieczność ustalenia przedłużonego okresu rozli-czeniowego w:
■
■ układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; je-żeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi repre-zentatywnymi w rozumieniu art. 24125a Kodeksu pracy, albo
■
■ porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Kopię zawartego porozumienia dotyczącego wydłużenia okresów rozliczeniowych pracodaw-ca przekazuje właściwemu miejscowo dla siedziby firmy okręgowemu inspektorowi pracy w ciągu 5 dni roboczych od jego zawarcia (art. 150 § 4 Kodeksu pracy).
Kodeks kadr i płac / luty 2018 r.
107
Długość okresów rozliczeniowych w poszczególnych systemach czasu pracy
Lp. System czasu pracy
do 4 miesięcy do 12 miesięcy w przypadkach uzasadnionych obiektywny-mi lub technicznyobiektywny-mi przyczynaobiektywny-mi lub dotyczącyobiektywny-mi organi-zacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników
2. równoważny do 12 godzin (art. 135 Kodeksu pracy) równoważny do 24 godzin (pilnowanie mienia i ochrona osób – art. 137 Kodeksu pracy)
do 1 miesiąca ■■do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach,
■
■ do 4 miesięcy przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych,
■
■ do 12 miesięcy w przypadkach uzasadnionych obiek-tywnymi lub technicznymi przyczynami albo dotyczą-cymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników
3. równoważny do 16 godzin (dozór urządzeń – art. 136 Kodeksu pracy)
do 1 miesiąca do 12 miesięcy w przypadkach uzasadnionych obiek-tywnymi lub technicznymi przyczynami albo dotyczą-cymi organizacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników
4. praca w ruchu ciągłym
(art. 138 Kodeksu pracy) do 4 tygodni do 12 miesięcy w przypadkach uzasadnionych obiektywny-mi lub technicznyobiektywny-mi przyczynaobiektywny-mi albo dotyczącyobiektywny-mi organi-zacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników
do 1 miesiąca do 12 miesięcy w przypadkach uzasadnionych obiektywny-mi lub technicznyobiektywny-mi przyczynaobiektywny-mi albo dotyczącyobiektywny-mi organi-zacji pracy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników
Wydłużenie podstawowego okresu rozliczeniowego do 3 lub 4 miesięcy dla równoważnego systemu czasu pracy wymaga jednak zgody zakładowej organizacji związkowej.
W przypadku gdy u pracodawcy nie działa taka organizacja bądź nie wyraża ona zgody na takie przedłużenie, praco-dawca może dokonać przedłużenia tych okresów po zawia-domieniu właściwego inspektora pracy (art. 150 § 2 Kodeksu pracy). Taka informacja powinna zatem zostać przesłana do właściwego terytorialnie, ze względu na położenie zakładu pracy, okręgowego inspektoratu pracy lub jego oddziału.
Wprowadzenie 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego umożliwia pracodawcy niemal dowolne kształtowanie czasu pracy pracowników. Istnieje możliwość znacznego zintensyfi-kowania ich pracy w pewnych okresach i następnie udzielenia im dłuższego okresu wolnego w celu rekompensaty.
UWAGA!
Kodeks kadr i płac / luty 2018 r.
108
Przykład
W zakładzie obowiązuje równoważny system czasu pracy z możliwością przedłużenia dobo-wego wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę. Pracodawca w porozumieniu z przedsta-wicielami pracowników wydłużył do 12 miesięcy okres rozliczeniowy. Pokrywa się on z latami kalendarzowymi od stycznia do grudnia każdego kolejnego roku. W tak ustalonym systemie i okresie rozliczeniowym czasu pracy pracodawca w 2018 r. zaplanował pracownikom pracę w następujący sposób:
Styczeń 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12
Luty 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12
Marzec 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12
Kwiecień 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12
Maj 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12
Czerwiec 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12 – 12 12 12 12 12 12
Lipiec 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 – 12 12 12 12 12 12 – 4 12 12 12 12 12 – – – – – – – – – – – – – – – – –
Sierpień 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Wrzesień 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Październik 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Listopad 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Grudzień 2018
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –
Kodeks kadr i płac / luty 2018 r.
109
Pracownicy wypracują zatem w nieco ponad pół roku pełny roczny wymiar czasu pracy. Takie rozłożenie pracy w roku nie spowoduje naruszenia żadnych przepisów Kodeksu pracy. Za-chowane zostaną odpoczynki dobowe oraz tygodniowe. Praca w dni wolne wynikające z za-sady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy zostanie pracownikom w tym samym okresie rozliczeniowym czasu pracy zrekompensowana innymi dniami wolnymi od pracy. W miesią-cach niewykonywania pracy pracownikowi, który jest wynagradzany w inny sposób niż staw-ką godzinową lub miesięczną, będzie przysługiwało co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w danym roku. W przypadku pracowników wynagradzanych stawką miesięczną w miesiącach niewykonywania pracy w związku z tak zaplanowanym rozkładem czasu pracy będzie im przysługiwać wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę.