W celu przeprowadzenia symulacji efektów wdrożenia modelu referencyjnego zarządzania przepływem produktów leczniczych w szpitalu podjęto badania we współpracy z wybranymi szpitalami i z wykorzystaniem przygotowanej wcześniej metodyki. Badania zostały przeprowadzone w trzech podmiotach leczniczych na terenie Wielkopolski, z których każdy reprezentuje innego rodzaju placówkę, tj. szpital powiatowy, szpital resortowy i szpital więzienny. Charakterystykę poszczególnych podmiotów zawiera tabela 18.
Tabela 18. Charakterystyka szpitali, uczestniczących w badaniach
Szpitale uczestniczące w badaniach Nazwa szpitala
użyta w badaniu
Szpital powiatowy Szpital resortowy Szpital więzienny
Forma prawna szpitala Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej Zakład opieki zdrowotnej dla osób pozbawionych wolności Organ założycielski Starostwo powiatowe Ministerstwo Spraw
Wewnętrznych
Ministerstwo Sprawiedliwości
Liczba łóżek 194 200 86
Źródło: Opracowanie własne.
Badania były prowadzone w terminie od stycznia 2015 roku do grudnia 2015 roku.
Rys. 33. Harmonogram prac badawczych Źródło: Opracowanie własne.
sty-15 lut-15 mar-15 kwi-15 maj-15 cze-15 lip-15 sie-15 wrz-15 paź-15 lis-15 gru-15 OPRACOWANIE ZAŁOŻEŃ MODELU REFERENCYJNEGO
ANALIZA STANU OBECNEGO SZPITAL RESORTOWY Analiza procesowa obsługi pacjenta Analiza procesu "Złożenie zamówienia u dostawcy" Analiza procesu "Przyjęcie dostawy" Analiza procesu "Kompletacja leków na oddział" Analiza procesu "Kompletacja i podanie leków pacjentowi" SZPITAL POWIATOWY Analiza procesowa obsługi pacjenta Analiza procesu "Złożenie zamówienia u dostawcy" Analiza procesu "Przyjęcie dostawy" Analiza procesu "Kompletacja leków na oddział" Analiza procesu "Kompletacja i podanie leków pacjentowi" SZPITAL WIĘZIENNY Analiza procesowa obsługi pacjena Analiza procesu "Złożenie zamówienia u dostawcy" Analiza procesu "Przyjęcie dostawy" Analiza procesu "Kompletacja leków na oddział" Analiza procesu "Kompletacja i podanie leków pacjentowi" WERYFIKACJA ZAŁOŻEŃ OPRACOWANEGO MODELU REFERENCYJNEGO Weryfikacja procesu "Złożenie zamówienia u dostawcy" Weryfikacja procesu "Przyjęcie dostawy" Weryfikacja procesu "Kompletacja leków na oddział" Weryfikacja procesu "Kompletacja i podanie leków pacjentowi"
Przyjęta metodyka badań obejmowała następujące etapy i czynności: a) analizę operacyjną:
analizę procesową i mapowanie przy użyciu standardu Business Process Model and Notation w systemie informatycznym iGrafx procesów: obsługi pacjenta, przepływu produktów ochrony zdrowia (od momentu złożenia zamówienia do dostawcy do momentu podania pacjentowi) i przepływu dokumentów,
identyfikację i analizę organizacji procesów wewnątrzszpitalnych,
analizę systemów identyfikacji pacjentów i produktów leczniczych, jak również możliwości standaryzacji systemów identyfikacji branżowej w międzyorganizacyjnych procesach świadczenia usług medycznych,
analizę uwarunkowań prawnych i organizacyjnych dla wybranych procesów realizowanych w szpitalach,
identyfikację i analizę sformułowanych na wstępie projektu ogólnych problemów, b) opracowanie wymagań efektywności zarządzania wybranymi procesami,
c) opracowanie usprawnień wybranych procesów z wykorzystaniem założeń modelu referencyjnego.
Podejście procesowe zastosowane w ramach przyjętej metodyki wpisuje się w nurt teorii nauk o zarządzaniu, zakładający kompleksowe spojrzenie na strukturę organizacji i zmieniające spojrzenie na strukturę organizacyjną z pionowego, liniowego, funkcjonalnego na poziome, horyzontalne, procesowe. Podejście takie ma na celu zwiększenie konkurencyjności organizacji w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu oraz usprawnieniu jej działania. [Żytniewski i Zadora 2013, s. 195-197]. Dlatego też punkt wyjścia analizy stanowił proces obsługi pacjenta oraz identyfikacja wąskich gardeł w podprocesach realizowanych w tzw. części szarej szpitala, związane z dystrybucją produktów leczniczych. Zastosowane podejście od ogółu do szczegółu, pozwoliło skoncentrować się na uchwyceniu całej przestrzeni związanej z obszarem obsługi pacjenta „z lotu ptaka” w celu identyfikacji potencjału optymalizacyjnego na gruncie logistyki w poszczególnych jednostkach organizacyjnych w badanych szpitalach.
Analizie poddane zostały następujące procesy:
a) złożenie zamówienia u dostawcy, rozumiane jako sekwencja czynności od momentu pojawienia się w systemie informatycznym zapotrzebowania na określone do leki do momentu potwierdzenia przez dostawcę gotowości do realizacji zamówienia,
b) przyjęcie dostawy, rozumiane jako sekwencja czynności od momentu fizycznego pojawienia się dostawy w szpitalu do momentu zatwierdzenia nowych stanów poziomów leków w aptece,
c) kompletacja leków na oddział, rozumiane jako sekwencja czynności od momentu pojawienia się w systemie informatycznym zapotrzebowania na określone leki z oddziału do momentu wydania leków i aktualizacji stanów aptecznych,
d) kompletacja i podanie leków pacjentowi, rozumiane jako sekwencja czynności od momentu pojawienia się w systemie informatycznym zlecenia lekarskiego do momentu potwierdzenia podania leków zgodnie z tym zleceniem w systemie informatycznym.
Przyjęta kolejność badania i jego logika zostały zdefiniowane w następujących krokach: a) opracowanie założeń modelu referencyjnego,
b) analiza procesowa stanu obecnego w badanych szpitalach,
c) weryfikacja możliwości wdrażania założeń modelu referencyjnego i konsekwencji proponowanych zmian w zakresie wybranych wskaźników, możliwych do oszacowania przy użyciu oprogramowania iGrafx.
Analiza procesowa i mapowanie procesów zostało wykonane przy użyciu standardu BPMN. Jest to standard opracowany przez organizację Object Management Group, a jego podstawowym celem jest dostarczenie sposobu opisu procesów biznesowych, zrozumiałego zarówno dla osób, monitorujących procesy w różnych podmiotach, jak również dla programistów, którzy odpowiadają za ich techniczną implementację [Drejewicz 2012, s. 9]. Stosowanie notacji BPMN wiąże się z wykorzystaniem określonych symboli przy budowie modeli analitycznych. W tabeli 19 zawarte zostały symbole użyte do budowy modeli w niniejszej dysertacji.
Tabela 19. Symbole notacji BPMN 2.0 użyte w mapach procesowych „AS IS” oraz „TO BE”
Symbol Nazwa
Początek procesu
Zdarzenie pośrednie / multiplikacja
Symbol Nazwa Bramka
Zdarzenie licznika czasu
Grupowanie
Odbiór komunikatu
Wysłanie komunikatu
Dokument / Obiekt danych
Koniec procesu
BetweenNorm(3;7)m Średni czas trwania czynności w danej jednostce czasu
Basen oznacza jednostkę organizacyjną (np. apteka)
Tor oznacza funkcję w ramach tej jednostki (np. kierownik apteki)
Źródło: [Drejewicz 2012].
W celu przeprowadzenia modelowania i symulacji przeanalizowanych procesów, zastosowano oprogramowanie iGrafx. Jest to jeden z najbardziej znanych i najczęściej wykorzystywanych programów, w których wykorzystuje się grafikę na potrzeby modelowania, symulacji i doskonalenia procesów biznesowych. Dzięki takiemu programowi możliwe jest sparametryzowanie poszczególnych procesów biznesowych, a następnie określenie konsekwencji proponowanych zmian. W ten sposób tworzy się mechanizm zarządzania zmianą, jak również płaszczyznę decyzyjną dla celów wytyczania kierunków usprawnień [Szarafińska i Becker 2010, s. 268-270].