Normalizacja jako podstawa integracji systemów zarządzania

Obecnie funkcjonuje wiele dokumentów dotyczących różnych aspektów zarządza-nia (w zakresie jakości, środowiska, bezpieczeństwa pracy, informacji). Przyjęło się, że są one określane mianem znormalizowanych lub sformalizowanych syste-mów zarządzania³. W literaturze identyfikuje się też inne rodzaje systemów zarzą-dzania, na przykład zintegrowane, wyspecjalizowane (rysunek 1.1).

Rysunek 1.1. Sformalizowane i niesformalizowane systemy zarządzania

Źródło: Systemy zarządzania jakością i zarządzania środowiskiem, red. T. Borys, P. Rogala, Wyd. Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2007, s. 15.

Stosowane w organizacjach systemy zarządzania sformalizowanego mogą być wdrażane z zastosowaniem nienormalizowanego i znormalizowanego podejścia.

3 Zob. na przykład Systemy zarządzania jakością i zarządzania środowiskiem, red. T. Borys, P. Rogala, Wyd. Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2007, s. 47.

Znormalizowane – wymagania określone w normach, na przykład ISO

Niesformalizowane, na przykład modele doskonałości Sformalizowane

Systemy zarządzania

Nieznormalizowane – wymagania nie określone w normach,

ale w aktach prawnych i innych powszechnie dostępnych dokumentach,

na przykład dyrektywa EMAS

Podejście nieznormalizowane polega na budowaniu własnych wewnętrznych sys-temów zarządzania niepoddawanych zewnętrznej ocenie, opartych na własnych wewnętrznych wytycznych i założeniach. Podejście znormalizowane polega na sto-sowaniu systemów zgodnych z wymaganiami określonymi w normach i poddawaniu ich zewnętrznej ocenie przez niezależne akredytowane jednostki. Zagrożeniem zastosowania znormalizowanego podejścia w odniesieniu do zarządzania wybra-nym obszarem działalności jest nieuzasadnione przeświadczenie, że wdrożony znormalizowany system daje gwarancję skuteczności działania, przy minimalnym zaangażowaniu zasobów finansowych, materialnych i ludzkich.⁴

Coraz częściej wykorzystywanym narzędziem zarządzania jest normalizacja, powszechnie mająca zastosowanie we wszystkich dziedzinach życia społeczno-gospodarczego. W normie europejskiej PN-EN 45020: 2009 normalizacja jest definiowana jako działalność mająca na celu uzyskanie optymalnego, w danych okolicznościach, stopnia uporządkowania w określonym zakresie, poprzez ustala-nie postanowień przeznaczonych do powszechnego i wielokrotnego stosowania, dotyczących problemów istniejących lub możliwych do wystąpienia.⁵ Przedmiotem normalizacji w szerokim znaczeniu może być wyrób, proces lub usługa, a więc zarówno dowolny materiał, składnik, wyposażenie, jak i procedura, metoda, sys-tem zarządzania lub obszar działalności.⁶

Umiejętne i powszechne korzystanie z osiągnięć normalizacji przyczynia się do postępu cywilizacyjnego, promując najlepsze rozwiązania, sprzyjając ich upo-wszechnianiu i stosowaniu. Znormalizowane systemy zarządzania stanowią jedno z narzędzi, które może być wykorzystywane w procesie zarządzania organizacją.

Systemy te sprzyjają ustanowieniu niezbędnego, minimalnego zestawu wymagań, których spełnienie powinno umożliwić osiągnięcie zaplanowanych, zgodnych z wymaganiami klientów wyników.⁷

Wiodącą organizacją tworzącą międzynarodowe normy jest Międzynarodowa Organizacja Standaryzacji (International Standards Organisation – ISO), która została założona w 1946 roku w Londynie. Podstawowym obszarem działalności Międzynarodowej Organizacji Standaryzacji jest opracowywanie, upowszechnia-nie i wdrażaupowszechnia-nie dobrowolnych norm międzynarodowych dla biznesu, samorządów i społeczeństwa. Zgodnie z zasadami prac normalizacyjnych normy ISO są podda-wane okresowym przeglądom, w wyniku których podejmopodda-wane są decyzje

4 J. Ejdys, Model doskonalenia znormalizowanych systemów zarządzania oparty na wiedzy, Ofi-cyna Wydawnicza Politechniki Białostockiej, Białystok 2011, s. 9-10.

5 PN-EN 45020: 2009 Normalizacja i dziedziny związane. Terminologia ogólna, PKN, Warsza-wa 2009.

6 J. Łańcucki, Trzy filary zrównoważonego rozwoju. Metrologia, ocena zgodności, normalizacji, w: Znormalizowane systemy zarządzania, red. J. Łańcucki, Wyd. Uniwersytetu Ekonomicznego, Poznań 2010, s. 21.

7 Ibidem, s. 26.

śnie ich dalszego stosowania, wycofania lub nowelizacji. Do dnia dzisiejszego przyjęte one zostały przez ponad 80 państw jako normy krajowe.

Aktualna oferta ISO obejmuje 16,5 tys. standardów wskazujących praktyczne rozwiązania i korzyści z ich stosowania w odniesieniu do prawie wszystkich ob-szarów działalności człowieka. Działalność normalizacyjna ma na celu głównie opracowanie i stanowienie norm, które z kolei mają między innymi zapobiegać barierom technicznym, zapewniać funkcjonowanie wyrobów i redukować ich zbędną różnorodność, ułatwiać porozumiewanie się poprzez ujednolicenie pojęć i symboli, umożliwiać jednolite oceny jakości wyrobów, kształtować ich optymal-ną różnorodność oraz porządkować daoptymal-ną dziedzinę w zakresie pojęć, terminologii, metod, procesów, kryteriów.

Normy ISO dostarczają rozwiązań i pomagają w osiąganiu korzyści dla więk-szości sektorów działalności. Są to: rolnictwo, budownictwo, przemysł maszynowy i ciężki, dystrybucję, sprzęt medyczny, informacyjne i komunikacyjne technologie, środowisko, energetykę, zarządzanie jakością, ocenę zgodności i usługi. Zakres działalności normalizacyjnej ISO nie obejmuje elektrotechniki i elektroniki, zwa-nych ogólnie elektrotechnologią, za które odpowiada International Electrotechni-cal Commission, oraz telekomunikacji, stanowiącej domenę International Tele-communication Union.⁸

Działania oparte na normach stanowią przeciwieństwo działań opartych na ucze-niu się na błędach. Dobrze opracowane normy, z których organizacja czerpie wzorce, są przykładami optymalnych oraz skutecznych działań profilaktycznych nakierowanych na zaspokojenie potrzeb członków danej organizacji. Stosowanie podejścia znormalizowanego powadzi do formalizacji i dokumentowania szcze-gólnie typowych i powtarzalnych działań. Formalizowanie i dokumentowanie wią-że się między innymi z takimi korzystnymi zjawiskami, jak: wnikliwe analizowa-nie problemów, jednoznaczne przekazywaanalizowa-nie wyczerpujących informacji, opty-malne uporządkowanie celów i czynności, łatwość kontroli i egzekwowania odpo-wiedzialności, minimalizowanie błędów. Niewłaściwie prowadzona normalizacja sprzyja nadmiernej biurokratyzacji. Często również towarzysząca normalizacji formalizacja sprzyja utrwalaniu się rutynowych sposobów działania, co może być czynnikiem hamującym inwencję i wdrażanie korzystnych zmian.⁹

Międzynarodowe standardy ISO są to autorytatywne teksty publikowane przez instytucje takie, jak: organizacje standaryzacji, międzynarodowe organizacje non-profit, związki handlowe, stowarzyszenia organizacji. Podejście oparte na standa-ryzacji zakłada, że standardy:

 stosują ogólną terminologię używaną przez wszystkie organizacje, jed-nostki bez względu na rodzaj i typ działalności;

8 Ibidem, s. 22-23.

9 A. Hamrol, Zarządzanie jakością z przykładami, PWN, Warszawa 2008.

 wymagają, by organizacje wdrożyły i rozwijały sformalizowane systemy w celu kontroli obszarów, których dotyczą;

 wymagają wdrożenia systemu wewnętrznej i zewnętrznej kontroli, audytów;

 wymagają potwierdzenia zgodności z wymaganiami normy przez nieza-leżne, zewnętrzne, akredytowane jednostki certyfikacyjne.

Krajową jednostką normalizacyjną w Polsce jest Polski Komitet Normaliza-cyjny (PKN). Do jego zadań należy między innymi:

 określenie stanu i kierunków rozwoju normalizacji;

 organizowanie i nadzorowanie działań związanych z opracowywaniem i roz-powszechnianiem Polskich Norm i innych dokumentów normalizacyjnych;

 reprezentowanie Rzeczypospolitej Polskiej w międzynarodowych i regio-nalnych organizacjach normalizacyjnych;

 organizowanie i prowadzenie działalności szkoleniowej, wydawniczej, promocyjnej i informacyjnej dotyczącej normalizacji;

 opiniowanie projektów aktów prawnych związanych z normalizacją.¹⁰ Przedmiotem zainteresowania w niniejszej pracy są trzy najczęściej wdrażane przez organizacje znormalizowane systemy: zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego oraz zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, dla których wymagania zostały zdefiniowane w polskich normach:

 PN-EN ISO 9001: 2009 Systemy zarządzania jakością. Wymagania;

 PN-EN ISO 14001: 2005 Systemy zarządzania środowiskowego. Wyma-gania i wytyczne stosowania;

 PN-N-18001: 2004 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

Wymagania.

Wymienione normy są polskimi odpowiednikami norm europejskich (z wyjąt-kiem normy dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy, która jest normą krajową) i stanowią podstawę zewnętrznej certyfikacji systemów przez akredytowane jed-nostki certyfikujące.

Idea zarządzania jakością, zarządzania środowiskowego oraz zarządzania bez-pieczeństwem i higieną pracy opiera się na koncepcji stałego doskonalenia, której twórcą był Edwards W. Deming (1900-1993)¹¹; K. Ishikawa rozbudował natomiast cztery etapy koła Deminga, wprowadzając dwa dodatkowe elementy. Koncepcję stałego doskonalenia Deminga (tak zwany cykl Deminga) przedstawia rysunek 1.2.

10 Art. 11 ustawy z dnia 12 września 2002 r. o normalizacji (Dz. U. nr 169, poz. 1386 z późn. zm.).

11 W.J. Latzko, D.M. Sanders, Cztery dni z dr. Demingiem. Nowoczesna Teoria zarządzania, Wyd. Naukowo-Techniczne, Warszawa 1998.

Rysunek 1.2. Cykl Deminga uzupełniony przez K. Ishikawę

Wprowadzone przez Ishikawę dwa dodatkowe elementy zostały oznaczone kolorem szarym

Źródło: R. Welford, Corporate environmental management, Earthscan Publication, London 1996; K. Ishikawa, What is Total Quality Control?, Prentice Hall Inc., Englewood Cliffs, New Jersay 1985.

Planowanie jest podstawowym zadaniem kierownictwa. W praktyce polega na ciągłym określaniu nowych celów i zadań.

Realizacja oznacza osiąganie wcześniej założonych celów poprzez realizację konkretnych zadań, wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych, organizacyj-nych i procedur postępowania. Kontrola polega na opracowaniu efektywnego sys-temu rejestracji danych zapewniających ocenę stopnia realizacji ustalonych celów.

Korygowanie oznacza podejmowanie działań naprawczych w stosunku do zidenty-fikowanych w czasie kontroli niezgodności w funkcjonowaniu.