Wszystkie zaś ustalenia uchwycone w konstytucji powinny mieć swoje źródło w wartościach i celach, jakie rodzina wyznaczyła, określając swoją tożsamość. Wśród nich mogą znaleźć się:
szacunek, tolerancja, szczerość, poważanie i kultura dyskusji. „Trzy najważniejsze wartości w rodzinie to – jak twierdzi Herbert Zötler, szef i przedstawiciel dwudziestego pokolenia jed-nego z najstarszych niemieckich przedsiębiorstw rodzinnych – poświęcanie sobie uwagi, oka-zywanie szacunku i pielęgnowanie przyjaźni”. Wartości, które rodzina zdefiniuje muszą jednak znaleźć potwierdzenie w życiu.
Przykładem mogą być zasady postępowania w sytuacjach konfliktowych, które przedsiębior-cze rodziny powinny ustalić i zapiać w konstytucji. Choć strategie właścicielskie ustanowione w konstytucji służą niedopuszczaniu do powstawania konfliktów, nie można ich całkowicie wy-eliminować. Konflikty są częścią naszego życia, kształtują nasz rozwój i nasze relacje, również w ramach instytucji takich jak rodzina czy firma. Współistnienie dwóch konkurencyjnych wobec siebie systemów w firmach rodzinnych tworzy zaś wyjątkowo „korzystne” warunki dla rozwoju konfliktów. Ich tendencja do eskalacji i chroniczności czyni je szczególnie niebezpiecznymi wła-śnie dla firm rodzinnych, gdyż kłótnie w rodzinie właścicieli należą do najczęstszych powodów upadków przedsiębiorstw rodzinnych.
155 Lewandowska A., Lipiec J., Konstytucje firm rodzinnych. W kierunku długowieczności, Wyd. Wolters Kluwer, Warszawa 2015, s. 179
156 Montemerlo D., Ward J.L., The Family Constitution: Agreements to Secure and Perpetuate Your Family and Your Business, Palgrave Macmillan, New York 2011.
6.4.2.
Profesjonalne zarządzanie sytuacjami konfliktowymi ustanowione w konstytucji może temu za-6.4.2.
pobiec. Tworząc zasady postępowania w sytuacjach konfliktowych w rodzinie właścicielskiej, należałoby odpowiedzieć sobie na następujące pytania: Na jakiej podstawie możemy stwier-dzić, że mamy do czynienia z sytuacją konfliktową? Kto powinien zostać o niej poinformowany?
W jakim czasie? Jaką metodą posłużymy się, by zakończyć konflikt?
Czy możemy skorzystać z pomocy osób trzecich? Jaką rolę mieliby oni odegrać: moderatora, mediatora, rozjemcy, przedstawiciela stron? Kiedy konflikt można uznać za rozwiązany?
Proces ustanawiania konstytucji jest bardzo ważnym doświadczeniem, przez które rodzina powinna przejść i któremu powinna udzielić co najmniej tyle samo uwagi, co owocowi tej pra-cy: konstytucji rodziny samej w sobie. Warto jednak wiedzieć, że proces ustanawiania konstytu-cji jest nieodmiennie związany z odkrywaniem tematów tabu, rozwiązywaniem konfliktów oraz konfrontowaniem firmy i rodziny z jej obawami, pragnieniami, celami. Gdy właściciele, członko-wie rodziny zaczną w sposób otwarty szukać najlepszych rozwiązań, mogą tym samym odkryć całą moc korzyści zarówno dla firmy, jak i dla rodziny.
Proces opracowywania konstytucji powinien objąć swym zasięgiem całą rodzinę biznesową:
nawet spis treści powinien zostać ułożony wspólnie przez całą rodzinę, najlepiej na jednym ze zjazdów rodzinnych lub na specjalnie poświęconych do tego celu spotkaniach. Rodzina jako całość powinna ustalić, kto będzie uczestniczył w formułowaniu konstytucji, kto przejmie rolę koordynatora i moderatora albo czy należy zaangażować specjalistów z zewnątrz. Rodzina po-winna też podjąć decyzję, w jaki sposób będą ratyfikowane poszczególne elementy konstytucji, a kiedy oraz w jaki sposób zatwierdzona zostanie konstytucja jako całość.
Ważne jednak, by rodzina zdawała sobie sprawę z tego, że nie tylko samo ustanawianie kon-stytucji wymaga wysiłku: jej wdrożenie jest także procesem długotrwałym i średnio zajmuje od 12 do 24 miesięcy157, wymaga także powołania komitetów wdrażających poszczególne aspekty konstytucji rodzinnej w ramach różnych subprojektów oraz komitetu nadzorującego.
157 Montemerlo D., Ward J.L., The Family Constitution: Agreements to Secure and Perpetuate Your Family and Your Business, Palgrave Macmillan, New York 2011.
Tab. 17. Etapy procesu ustanawiania konstytucji rodzinnej
Etapy procesu ustanawiania konstytucji rodzinnej Faza 1: Inicjacja procesu
Pierwsze impulsy dotyczące ustanawiania konstytucji, np. edukacja członków rodziny, poprzez:
•
Wysłuchanie doświadczeń innej rodzi-ny, która konstytucję już ustanowiła (np. w ramach zjazdu rodzinnego)•
Rozpowszechnienie publikacji nt.umów rodzinnych, w tym konstytucji rodziny
Cała rodzina Postanowienie, kto będzie uczestniczył w formułowaniu konstytucji:
•
Decyzja, czy współmałżonkowie i osoby nieletnie mogą brać udział w tym procesie•
W przypadku małych rodzin: cała rodzina jako komitet konstytucyjny•
W przypadku dużych rodzin: wybór komitetu konstytucyjnegoCała rodzina Wybór przewodniczącego (lub przewodni-czących) komitetu konstytucyjnego (uwaga:
im proces jest bardziej „rodzinny”, tym lepiej; dlatego przewodniczącym nie powi-nien być teraźniejszy prezes/prezesi firmy) Cała rodzina Decyzja, czy
moderatorem/koordynato-rem projektu będzie osoba z rodziny, czy też osoba z zewnątrz
Wybór koordynatora (jednogłośnie z zachowaniem prawa weta)
Określenie roli koordynatora
6.4.2.
Koordynator+cała6.4.2.
rodzina
Ustalenie sposobu podejmowania decyzji w czasie ratyfikowania poszczególnych kro-ków wypracowanych przez grupy subpro-jektów
•
Konsensus (w małych rodzinach)•
Przewaga większościwa, np. 75% lub przewaga mniejszościowa (w dużych rodzinach)Koordynator+cała rodzina
Ułożenie spisu treści umowy rodzinnej
Koordynator+cała rodzina
Decyzja, w jaki sposób konstytucja będzie zatwierdzona
•
Jeden głos to jedna osoba? Czy też jeden głos to ilość udziałów?•
Konsensus, prawo weta, przewaga większościowa czy mniejszościowaFaza 2: Formułowanie poszczególnych zagadnień (uwaga: proces ten długotrwaly i trwa ok. 6-8 miesięcy)
Stworzenie grup zadaniowych z członków rodziny
Ustalenie sposobu podejmowania decyzji w czasie prac grup subprojektów. Propono-wany konsensus, gdyż grupy te powinny być małe (tzn. 3–7 osób)
Koordynator Decyzja o technikach stosowanych w pracach grup subprojektowych (np. burza mózgów, dyskusje, prezentacje, dalszy podział obowiązków)
Decyzja, czy potrzebni są dodatkowi eksperci (np. prawnicy, finansiści, eksperci w zakresie ładu rodzinnego)
Wybór ekspertów
Koordynator + cała rodzina
Zaplanowanie ram czasowych na wypracowanie poszczególnych aspektów konstytucji
Ustalenie dat kolejnych spotkań rodzin-nych, na których wyniki prac będą przed-stawione
Koordynator + grupy odpowiedzialne za subprojekty + cała rodzina
Prezentacja wyników pracy grup na forum rodziny zarzą-du spoza rodziny o postępie prac
Koordynator + grupy odpowiedzialne za subprojekty
Ocena prawnych aspektów konstytucji przez prawników
Zarząd Ocena poszczególnych aspektów kon-stytucji przez zarząd (uwaga: szczególnie ważne dla zarządów, które mają członków spoza rodziny)
Faza 3: Całościowe zatwierdzenie konstytucji
Kto? Co? Etap
W przypadku rozbieżności zdań i niemoż-liwości zaakceptowania poszczególnych aspektów konstytucji wypracowanych przez grupy subprojektowe: powołanie zespołu negocjacyjnego do bilateralnego negocjo-wania tematów stanowiących kość niezgody
6.4.2.
Cała rodzina6.4.2.
+ Przewodniczący komitetu konstytu-cyjnego
Podjęcie decyzji, czy głosowanie będzie tajne, czy jawne
Cała rodzina + Przewodniczący komitetu konstytu-cyjnego
Oficjalne głosowanie nad przyjęciem konstytucji rodzinnej
•
Zasady głosowania powinny być usta-lone w fazie 1 „Inicjacja procesu”Cała rodzina + Przewodniczący komitetu konstytu-cyjnego
Uroczyste złożenie podpisów pod konsty-tucją
Koordynator Przygotowanie kopii konstytucji dla każ-dego członka rodziny
Przewodniczący komitetu konstytu-cyjnego
Uroczyste wręczenie konstytucji dla każdego członka rodziny (np. na zjeździe rodzinnym) połączone z ceremonią całej rodziny (np. wystawny obiad)
Przewodniczący komitetu konstytu-cyjnego
Poinformowanie interesariuszy o osią-gniętym sukcesie ustanowienia konstytucji rodzinnej
•
Dyrektorów firmy spoza rodziny (np.na spotkaniu dyrektorów)
•
Pracowników firmy (np. w oficjalnym liście)•
Innych interesariuszy (np. umiesz-czenie wizji i misji rodziny na stronie internetowej firmy oraz powieszenie tablicy z wizją i misją w biurze)Faza 4: Wdrożenie ustaleń konstytucji (uwaga: proces ten jest długotrwały i trwa ok. 1–2 lat)
Stworzenie planu wdrożenia konstytucji z konkretnymi etapami, zadaniami, ter-minami i osobami odpowiedzialnymi za wdrożenia.
Wdrożenie konstytucji wymaga zazwyczaj wprowadzenia zmian w:
•
Dokumentach prawnych rodziny i firmy•
Organach ładu rodzinnego i korpora-cyjnego•
Procedurach i zasadach prowadzenia biznesu•
Procedurach i zasadach współdziała-nia rodziny•
W komitetach tych mogą pracować członkowie rodziny, dyrektorzy firmy, pracownicy firmy, eksperci z zewnątrz (np. moderator procesu sukcesyjnego, prawnicy, eksperci w zakresie ładu rodziny)•
Funkcję tę może przejąć Rada Rodziny6.4.2.
Faza 5: Rewizja6.4.2.
Kto? Co? Etap
osiągnięty (tak/nie)
Potrzeba działania (tak/nie) Cała rodzina Decyzja, jak często konstytucja będzie
rewidowana:
Najlepiej raz na 3–5 lat
Cała rodzina Decyzja, w jaki sposób konstytucja będzie rewidowana (np. na zjazdach rodzinnych) Członkowie komisji
rewizyjnej
Decyzja, w jaki sposób poprawki mogą być zgłaszane do komisji rewidencyjnej
Decyzja, w jaki sposób poprawki będą rozpatrywane
Cała rodzina Decyzja, w jaki sposób zmiany w konsty-tucji będą akceptowane:
•
Rekomendowana jest przewaga większościowa lub mniejszościowa (tak by konsensus lub prawo weta nie zablokowały lub niepotrzebnie nie spowolniły procesów zmian)Źródło: Narzędzie opracowane przez Widz M. w ramach projektu „Kody Wartości, efektywna sukcesja w polskich firmach rodzinnych”, Wyd. Lewandowska i Partnerzy, Poznań 2015, za: Montemerlo D., Ward J.L, The Family Consti-tution. Agreements to Secure and Perpetuate Your Family and Your Business, Palgrave Macmillan, New York 2011.
Konstytucja sama w sobie nie ma mocy prawnej, dlatego ważna jest także ocena niektórych aspektów prawnych konstytucji przez prawników oraz zatwierdzenie niektórych aspektów konstytucji przez zarząd firmy. Zazwyczaj w końcowym etapie ustanawiania konstytucji zaan-gażowani są również prawnicy, którzy przygotowują dokumenty wynikające z przyjętych przez rodzinę reguł. Do takich dokumentów należą m.in. intercyzy, testamenty, czy umowy spółki.
Wówczas wybrane aspekty zapisane w konstytucji są umocowane również prawnie. Moc praw-ną przyjmują też zapisy w statucie fundacji rodzinnej czy trustu rodzinnego, które też najczę-ściej są wynikiem decyzji podjętych przez rodzinę w procesie ustanawiania konstytucji.